Оформление первичных учетных документов при пассажирских перевозках

Документальное оформление грузоперевозки

Какие документы необходимо иметь водителю, при выполнении перевозки груза? Давайте разберемся.

Осуществление любой грузоперевозки предполагает наличие определенным набором оформленных документов.

Основные среди них: водительское удостоверение человека, который будет находиться за рулем автомобиля, непосредственно документ на автомобиль, а именно – техпаспорт, документы на сам перевозимый груз.

Последние два – необходимы заказчику, для ведения отчетности, и по требованию предъявляются органам контроля.

Водительское удостоверение

Водительское удостоверение, или права – основной документ, получение которого подтверждает приобретение человеком статуса водителя. Они всегда должны находиться при себе.

Недопустима перевозка без наличия разнообразных лицензий, свидетельств, разрешающих пропусков.

Таких, например, как разрешительный документ на перевозку опасных грузов и товаров, пропуск для перевозки негабаритных или особо тяжеловесных грузов.

Трудовой договор, доверенность

В случае, если водитель, которому доверено управление транспортным средством, не его собственник, то у него на руках должно находиться нотариально заверенное разрешение владельца на право управления данным транспортным средством, иначе говоря – доверенность.

Как свидетельство, подтверждающее, что управляющий транспортом человек, является сотрудником компании или временным сотрудником и работает на заказчика на законных основаниях, водитель должен иметь при себе соответствующим образом оформленный трудовой договор.

ПТС, страхование ТС, техосмотр

ПТС (иначе – паспорт транспортного средства) является необходимым документом для совершения грузоперевозок.

Наравне с ним обязательными являются полис, подтверждающий факт заключения со страховой компанией договора ОСАГО и талон о прохождении процедуры технического осмотра. Наличие данных документов повысит безопасность рейса.

Путевой лист

При осуществлении грузоперевозки у водителя при себе должен быть оформленный транспортной компанией или отправителем груза путевой лист.

Как правило, предъявить путевой лист требуют различные органы контроля перевозок, а также он необходим для контроля работы водителя и автомобиля.

Путевой лист – довольно информативный документ. В нем отображается такая информация, как: пробег автомобиля до и после рейса; сведения о водителе; сведения о проведении медицинского осмотра водителя; маршрут следования;

время выезда и возврата в гараж.

Транспортная накладная (ТТН)

К необходимым документам при осуществлении грузоперевозки можно причислить товарно-транспортную накладную (ТТН), наличие которой подтверждает факт свершения сделки. Товарный раздел этого документа может являться основанием для оформления списания груза со склада или его принятие получателем.

Выписка товарно-транспортной накладной (ТТН) производится перед отправлением груза. Если одному получателю груз идет в двух машинах, то выписывается две накладные, т.е. – на каждую партию отправляемого в одной машине товара выписывается накладная. Если в одном автомобиле собраны партии товара разных получателей, то на каждого получателя будет выписана товарная накладная.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) должна выписываться непосредственно перед каждой поездкой. Для нескольких грузов для разных получателей накладная на каждую партию выписывается отдельно.

Согласно действующим правилам, товарно-транспортная накладная (ТТН) должна заполняться в четырех экземплярах. Действительной товарно-транспортная накладная (ТТН) считается, при наличии на ней печати фирм, которые данные накладные заполняли и подписи водителя.

Могут быть просроченными или действительными. Один экземпляр находится у отправителя груза, как документальное подтверждение списания товара со склада. Остальные экземпляры товарно-транспортной накладной (ТТН) хранятся у водителя до момента завершения перевозки.

Если в процессе погрузки произошло повреждение упаковки груза, водитель обладает правом внесения изменений в накладную, которая должна быть заверена грузоотправителем. По прибытию в конечную точку, водитель сдает один экземпляр накладной получателю.

В случае недостачи товара, получатель составляет соответствующий акт поставщику. Остальные экземпляры ТТН водитель сдает в бухгалтерию.

Специальные документы

Нередки случаи, когда груз требует оформления специальных документов, таких, например, как сертификат качества. Наличие такого сертификата или удостоверения качества продукта необходимо, если перевозке подлежат скоропортящиеся продукты.

Кроме этого, необходимо наличие листа контрольной проверки температуры груза, а также температуры груза в кузове. Оформить такие документы может как экспедитор, так и водитель. Если грузом являются живые животные, то необходимо ветеринарное свидетельство или карантинный сертификат.

Во всех перечисленных случаях, органами Госсанэпиднадзора автотранспорту должен быть выдан санитарный сертификат.

В случае отсутствия или неверного оформления документов на перевозимый груз, можно получить отказ экспедитора от сопровождения такой перевозки. Не стоит пренебрегать сбором и оформлением нужной документации, поскольку она является весомой частью в обеспечении успеха перевозки.

В случае, когда покупатель самостоятельно забирает товар у поставщика, оформление товарно-транспортной накладной (ТТН) не требуется. Для таких случаев существуют накладные продажи товара сторонней организации.

При перевозках груза до 3,5 тонн для собственных нужд организации, не требуется лицензирование.

Фирмы, специализацией которых является перевозка строительных материалов и промышленного оборудования, должны обеспечить свой автопарк наличием различного транспорта. Компания должна обладать возможностями выполнить перевозку практически любого вида груза, поскольку именно это условие поможет соответствовать требованиям современного рынка и отвечать запросам клиента.

• Анастасия
• Распечатать

Источник: http://dispetcher-gruzoperevozok.info/dokumentalnoe-oformlenie-gruzoperevozki/

Нормативные документы по оформлению путевых листов

Во исполнение части 1 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 46, ст. 5555) приказываю:  1. Утвердить прилагаемые обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

2. Признать утратившими силу Приказы Министерства транспорта Российской Федерации:

от 30 июня 2000 г. N 68 «О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте» (зарегистрирован Минюстом России 3 июля 2000 г., регистрационный N 2298); от 22 сентября 2003 г. N 191 «О внесении изменений и дополнений в Приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 30 июня 2000 г. N 68» (зарегистрирован Минюстом России 6 октября 2003 г., регистрационный N 5150).

Обязательные реквизиты и порядок
заполнения путевых листов

I. Общие положения

1. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов разработаны в соответствии с Федеральным законом от 8 ноября 2007 г.

N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 46, ст. 5555).
2.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

II. Обязательные реквизиты путевого листа

3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:1) наименование и номер путевого листа;2) сведения о сроке действия путевого листа;3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;4) сведения о транспортном средстве;5) сведения о водителе.4.

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.5.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:1) для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;2) для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.6.

Сведения о транспортном средстве включают:1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.7. Сведения о водителе включают:1) фамилию, имя, отчество водителя;2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

III. Порядок заполнения путевого листа

9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.12.

В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т. п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации.

В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.13.

Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку — в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.   

Федеральная служба государственной статистикиписьмо

от 3 февраля 2005 г. n иу-09-22/257

Источник: https://hr-portal.ru/doki/normativnye-dokumenty-po-oformleniyu-putevyh-listov

Правила организации пассажирских перевозок

Перевозчик обязан качественно в требуемом объеме выполнять услуги, удовлетворяющие спрос населения на передвижение и гарантировать при этом безопасность пассажиров.

А также эффективно использовать транспортные средства и снижать транспортные расходы.

Правила организации пассажирских перевозок, закрепленные в нормативных документах, призваны обеспечить четкую организацию скорейшей доставки пассажиров с необходимыми им удобствами.

Общие правила

Организация пассажирских перевозок базируется на систематическом анализе направленности и плотности пассажиропотоков с помощью специальных методик.

На основе полученных данных:

• разрабатываются рациональные маршруты (при необходимости открываются новые и/или изменяются существующие), перенаправляются низкорентабельные и ликвидируются убыточные маршруты, выявляются потребности граждан;
• определяется количество единиц транспорта на маршрутах;
• нормируется скорость движения транспорта и режим труда водителя;
• составляется расписание движения и график выпуска транспорта на линию;
• координируется работа всех видов пассажирского транспорта и контролируется регулярность его движения;
• организуется обслуживание пассажиров на вокзалах, автостанциях, в пути.

Осуществлять пассажирские перевозки может индивидуальный предприниматель или компания, получившие специальное разрешение (лицензию) на этот вид деятельности.

Перевозчик за полученную от пассажира плату обязуется, предоставив место в транспорте, доставить пассажира в место назначения.

Право на проезд закрепляется договорами перевозки — билетом, электронным или в бумажном виде, и багажной квитанцией.

При льготном проезде, а также на железнодорожном и авиатранспорте, билет оформляется по документам, удостоверяющим личность пассажира и его право на льготу. Перепродажа или передача билетов другим лицам не допускается.

НА ЗАМЕТКУ! Проезд без билета, по поддельному или выписанному на другое лицо билету, или по льготному билету без предъявления документа, удостоверяющего право на льготу, влечет штраф за безбилетный проезд и оплату проезда от пункта посадки до места назначения или пункта, в котором безбилетник покинет транспорт. Если невозможно установить место посадки безбилетника, стоимость проезда рассчитывается от начальной точки отправления транспорта.

Общими правилами перевозки пассажиров определены условия:

• бронирования мест;
• оформления билетов;
• обслуживания пассажиров;
• перевоза домашних животных, багажа, ручной клади;
• разрешения конфликтных ситуаций между пассажирами и сотрудниками перевозчика.

Перевозчик вправе установить свои правила, не противоречащие общим правилам пассажирской перевозки и не ухудшающие качество обслуживания пассажиров.

Пассажир может быть удален из транспорта, если он:

• пьян и нарушает общественный порядок, беспокоит (высаживается сотрудниками полиции);
• в болезненном состоянии, проявления которого нарушают покой окружающих, и нет возможности его отдельного размещения (высаживается медиками на той станции, где есть специализированные медицинские учреждения).

Заказные и регулярные перевозки

Пассажирские перевозки могут подразделяться по степени участия пассажира в определении параметров перевоза.

Выделяются перевозки:

1. Заказные. Маршрут, время отправления, места остановок определяет пассажир. Транспорт предоставляется на основе договора фрахтования, с условиями, определяемыми соглашением сторон.

При предоставлении услуг легкового такси договор фрахта заключается пассажиром непосредственно с водителем. Легковое такси имеет на крыше оранжевый фонарь и цветографическую схему на кузове.

В салоне — информация о фрахтовщике, водителе, контролирующем качество перевозок органе и условиях оплаты услуг легкового такси.

2. Регулярные. Осуществляются по заранее составленному расписанию.

2.1. Остановочные пункты оснащаются:

• информационными указателями;
• защитой от атмосферных осадков (при отправлении более 100 пассажиров в сутки);
• либо размещаются на территории вокзалов, автостанций (при отправлении от 250 человек в сутки и максимальном интервале отправления транспорта по маршрутам более 2 часов).

2.2. Транспорт оснащается указателями номера маршрута, с проставлением начальной и конечной остановки. В салоне должны быть указаны адрес, телефон и наименование перевозчика, контролирующий орган, стоимость проезда, места расположения огнетушителей и кнопок остановки и т. д.

Виды пассажирских перевозок и нормативные документы

Действующие редакции законов Российской Федерации (РФ) определяют условия и основы взаимодействия транспортных структур между собой, с пользователями услуг транспорта (пассажирами), с учетом специфики видов используемого для перевозки транспорта. Основные нормативные акты для каждого вида транспорта представлены в Таблице 1.

Таблица 1.

Источник: http://auto-lawyer.org/poleznye-stati/pravila-organizacii-passazhirskix-perevozok.html

Как организовать заказные перевозки? Первые шаги и необходимые документы

Что такое заказные перевозки и какими должны быть первые шаги перевозчика, который решил начать этот бизнес? Нужно ли ему получать лицензию или теперь достаточно отправить уведомление в Ространснадзор? В статье вы найдете ответы на эти вопросы и узнаете, какие документы всегда должны быть при себе у водителя заказного автобуса, что проверяет ГИБДД, а что – транспортная инспекция, получите другую полезную информацию.

Это первый вопрос, который возникает при желании «уйти в бизнес». Ответ, на первый взгляд, прост и очевиден – на том, что люди всегда будут делать и за что всегда будут платить.

Они будут есть (производство и продажа продуктов питания), одеваться (торговля одеждой и обувью различных ценовых сегментов), умирать (похоронные услуги). И, конечно, ездить.

Так что пассажирские перевозки выглядят вполне привлекательным видом предпринимательской деятельности.

Однако следует учитывать, что это рынок с крайне высокой конкуренцией. Он давно «окучен» государственными, муниципальными и частными автотранспортными предприятиями. Поэтому на регулярных и таксомоторных перевозках начинающему индивидуальному предпринимателю мало что светит.

В отличие от регулярных и таксомоторных, заказные перевозки осуществляются по договорам и разовым заказам организаций и населения.

В чем разница?

Пассажирские перевозки делятся на регулярные, которые предполагают движение автобусов по расписанию, разовые заказные, когда автобус заказывают специально для перевозки группы людей, а также перевозки пассажиров легковым такси.

При этом для регулярных перевозок требуется получение лицензии, что означает обязанность перевозчика иметь ремонтную базу, оборудованные стоянки для автобусов, организовывать предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей, предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств и регулярное проведение его технического обслуживания, проводить инструктажи водителей по безопасности дорожного движения и контролировать соблюдение водителями режима труда и отдыха.

Указанные требования являются лицензионными. Их соблюдение контролируется Федеральной службой по надзору в сфере транспорта (Ространснадзор), а нарушители привлекаются к строгой административной ответственности вплоть до приостановления и прекращения действия лицензии.

Первые шаги

Для заказных перевозок получать лицензию не нужно, поскольку в 2009 году был введен уведомительный порядок осуществления предпринимательской деятельности по перевозке пассажиров автобусами (заказные перевозки), и по данному виду деятельности было отменено лицензирование (Постановление Правительства РФ от 16.07.2009 г. № 584 «Об уведомительном порядке начала осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности» [2]).

Как же уведомить власти о том, что вы начали бизнес – заказные перевозки?

Нужно составить и отправить (в двух экземплярах) в Управление государственного автодорожного надзора (непосредственно или заказным почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении, либо в виде электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью заявителя) уведомление, составленное по установленной форме (информация о порядке предоставления государственной услуги размещена на официальном сайте Ространснадзора www.rostransnadzor.ru).

Нужно будет указать 1) полное и сокращенное, в том числе фирменное (при наличии) наименование юридического лица, его организационно-правовую форму, фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя; 2) почтовые адреса юридического лица, его филиалов и представительств, мест фактического осуществления заявленного вида (видов) деятельности, мест фактического осуществления заявленного вида (видов) деятельности индивидуальным предпринимателем; 3) основной государственный регистрационный номер юридического лица или основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации индивидуального предпринимателя; 4) идентификационный номер налогоплательщика, дату постановки юридического лица или индивидуального предпринимателя на учет в налоговом органе; 5) вид деятельности, виды работ (услуг), выполняемых в составе деятельности, о начале которой сообщается в Уведомлении.

Кроме того, тип, марку, модель транспортного средства; год выпуска; пассажировместимость / грузоподъемность (при перевозке грузов); государственный регистрационный знак транспортного средства; идентификационный номер (VIN); право владения транспортным средством (собственность; срок окончания договора аренды или договора лизинга или доверенности); наличие прибора регистрации труда и отдыха водителя (тахографа); наличие договора обязательного страхования гражданской ответственности перевозчика (ОСАГО).

Уведомление вносится в Реестр уведомлений. Данная госуслуга должна быть предоставлена Заявителю в день обращения.

Регулирование и ответственность

Отсутствие лицензирования, однако, не означает, что заказные перевозки могут осуществляться перевозчиками по своему усмотрению. Такие перевозки должны быть организованы в соответствии с «Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом» (Постановление Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112). [3]

Согласно разделу 3 указанных Правил, перевозка пассажиров и багажа по заказу осуществляется транспортным средством, предоставляемым на основании договора фрахтования, условия которого определяются соглашением сторон в соответствии со статьей 27 Федерального закона № 259:

1. Перевозка пассажиров и багажа по заказу осуществляется транспортным средством, предоставленным на основании договора фрахтования, заключенного в письменной форме.
2. Договор фрахтования должен включать в себя:
   • сведения о фрахтовщике и фрахтователе;
   • тип предоставляемого транспортного средства (при необходимости — количество транспортных средств);
   • маршрут и место подачи транспортного средства;
   • определенный или неопределенный круг лиц, для перевозки которых предоставляется транспортное средство;
   • сроки выполнения перевозки;
   • размер платы за пользование транспортным средством;
   • порядок допуска пассажиров для посадки в транспортное средство, установленный с учетом требований, предусмотренных правилами перевозок пассажиров (в случае, если транспортное средство предоставляется для перевозки определенного круга лиц). [4]

Это необходимо знать

В автобусе постоянно должны находиться: страховка ОСАГО, свидетельство о регистрации транспортного средства, путевой лист на поездку, приложение к договору о правилах поведения пассажиров в автобусе (по договору заказчик несет ответственность за ознакомление пассажиров с этими правилами и за их соблюдение).

Тахограф имеет право проверять только сотрудник транспортной инспекции.

На каждого пассажира междугороднего следования должна быть оформлена страховка.

В случае проверки сотрудниками ГИБДД нужно предъявить водительское удостоверение, путевой лист со штампом прохождения врача и механика, страховку, диагностическую карту автобуса, документы на автобус.

Это, безусловно, не все. Организация пассажирских перевозок – процесс сложный, многогранный и ответственный. И при осуществлении этого вида деятельности откроется еще масса нюансов. Но вышеописанные шаги позволят вам понять, с чего начать.

В добрый путь!

Понравилась ли Вам статья?

Нравится00

Источник: https://tiap.ru/news/zakony/kak-organizovat-zakaznye-perevozki/

Первичный учет при грузоперевозках автомобильным транспортом

Согласно национальному законодательству, любой факт хозяйственной деятельности надлежит сопровождать первичным учетным документом. Каждая сфера имеет свой пакет, в том числе и грузоперевозки автомобильным транспортом.

Документы первичного учета еще недавно выписывали лишь на бумаге. С развитием технологий они стали издаваться и в электронном виде с цифровой подписью. Лицо, которое отвечает за оформление факта хозяйственной деятельности, также обеспечивает его своевременную передачу для регистрации в бухгалтерии.

Документы при погрузке

Факт погрузки фиксируется товарно-транспортной накладной, подтверждается актом взвешивания ТС, еще — актом контрольной проверки правильности погрузки.

ТТН

Форма 1-Т, или товарно-транспортная накладная, сокращенно — ТТН, введена Постановлением Госкомстата за № 78. Это документ строгой отчетности. Он выполняет несколько функций:

• учет, расчеты за автомобильные перевозки грузов;
• мониторинг движения, списание, оприходование товарно-материальных ценностей;
• складской, бухгалтерский, оперативный учет.

ТТН применяется на предприятиях, занятых в сфере эксплуатации автотранспорта, выступающих грузоотправителями и грузополучателями. Форма собственности при этом не имеет значения.

Документ ценен тем, что позволяет определить момент, когда была совершена отгрузка, и перешло право собственности. По нему осуществляется сверка с датой соответствующего путевого листа.

ТТН составляет отправитель на имя получателя груза для каждого рейса. Заполняются все поля, а если данные отсутствуют, то пустые ячейки перечеркиваются. О том, что продукция принята к транспортировке, свидетельствует подпись водителя или экспедитора.

Один экземпляр накладной крепится к путевому листу.

Акт взвешивания автомобиля

Форма этого и следующего акта не установлена. Документ используется с такой целью:

• у грузоотправителя — учет объемов перевозок;
• оформление счета за услугу;
• учет перевозок грузов автомобильным транспортом.

Акт применяется у юридических лиц, которые отправляют и получают грузы. На бумажном носителе его составляют в трех экземплярах в соответствии с нормами ГОСТ Р7.0.97-2016. Оформление возлагается на отправителя или получателя совместно с перевозчиком.

Акт составляется по результатам контрольного взвешивания от пяти до десяти автомобилей. Это позволяет определить средний вес груза в единице транспортного средства. При необходимости проводится взвешивание или измерение объема перевозимой продукции. Причем ни одна из сторон, подписавших ранее договор, не имеет права отказаться от такой процедуры.

Хранится документ в бухгалтерии отправителя и перевозчика.

Акт контрольной проверки правильности погрузки

В документообороте автомобильных перевозок он выступает подтверждением факта погрузки. Он позволяет сверить реальные данные с теми, что отображены в накладной, и является дополнением к ТТН. Акт составляют субъекты хозяйствования всех видов собственности, которые выступают отправителями груза. Для этого на основании приказа предприятие создает специальную комиссию.

Документ издают в двух экземплярах. Для него обязательными являются следующие реквизиты:

• название;
• номер по порядку;
• число, месяц, год составления;
• название организации, отправляющей груз, ее юридический адрес;
• состав комиссии для проверки и реквизиты документа, на основании которого она создана;
• номер автомобиля, которыйобследуется;
• час, дата проведения проверки (начало и конец);
• выводы комиссии — название продукции, ее количество по факту и в соответствии с накладной.

Хранится акт в бухгалтерии отправителя и перевозчика груза.

Документы, регистрирующие маршрут, время в пути и назначение

Главенствующее место в учете автомобильных перевозок занимает путевой лист. Применяются четыре его формы — ТМФ № 3-спец, 4-С, 4-п, 4-м.

Еще один вид документации — карточка учета рабочего времени.

Все из перечисленных ниже документов обязательны к применению как у юридических лиц, так и у индивидуальных предпринимателей, которые совершают свою деятельность, эксплуатируя легковые и грузовые автомашины.

ТМФ № 3-спец

Эту форму создали для того, чтобы отображать работу, выполненную у двух заказчиков. Это основной первичный документ, который позволяет вести учет использования спецавтомобиля. На его же основе проводится начисление заработной платы водительскому составу.

Все путевые листы, независимо от конкретной формы, выписываются в одном экземпляре. Их заполняет диспетчер или другое уполномоченное руководством предприятия лицо, а открепные талоны — организация-владелец транспортного средства. На основании отрывной части документа проводятся расчеты между заказчиком и перевозчиком.

Для этой и последующих форм обязательными в путевом листе считаются такие реквизиты:

• название;
• номер;
• период действия;
• оттиск штампа и печати предприятия, которому принадлежит транспорт;
• сведенияо ТС и его владельце;
• данные водителя.

Все виды путевых листов выдаются под расписку водителя. Обычно документ имеет силу сутки или смену.

Согласно правилам документооборота автомобильных перевозок, заполненные бланки хранятся минимум пять лет. К ним прилагают товарно-транспортные документы, по которым можно сверить данные.

К форме ТМФ № 3-спец, а также ТМФ № 4-с прилагается сертификат или паспорт качества перевозимой продукции.

ТМФ № 4-с

Данный документ применяют, если работа водителя, занятого в перевозке грузов, осуществляется сдельно. Путевой лист в этом случае выдается с ТТН. На основании форм ТМФ-4с и 4п списывается топливо, начисляется заработная плата водительскому коллективу. Документ также подтверждает производственный характер расходов.

До выдачи путевой лист издается диспетчером либо иным уполномоченным сотрудником, потом — представителем владельца автомобиля, заказчиком. На заказчика возлагается обязанность заполнения отрывных талонов.

Как и в предыдущем случае, на их основе производятся расчеты за предоставленные услуги. Сам путевой лист остается в организации, которой принадлежит автотранспорт.

Его хранят с документами, в которых подтверждается время работы автомобиля.

ТМФ № 4-п

Лист оформляют по этой форме, если оплата труда рассчитывается по повременному тарифу, а также при обслуживании до двух заказчиков в день. Особенности заполнения указаны в предыдущих разделах.

Если за смену перевозятся товарно-материальные ценности, в бланк также вписывают номера ТТН и прилагают по одному экземпляру к путевому листу.

ТМФ № 4-м

Это разновидность путевого листа, которая выдается при осуществлении междугородних перевозок. Однако необходимость в его заполнении возникает, если рейс длится дольше суток.

Карточка учета рабочего времени

Она отображает затраты времени на протяжении дня. Записи проводятся кратко, в соответствии с принятыми обозначениями. Так, буква П — это подготовительные работы, Р — время, затраченное на выполнение задания по специальности, О — временные растраты. Учет ведет сам работник либо другие должностные лица, которые мониторят его деятельность.

Это финансовый документ, по которому начисляется заработная плата. Составляют его, как и путевые листы, индивидуальные и юридические лица, в количестве двух экземпляров (первый — заказчику, второй — исполнителю). Заполняет карточку представитель заказчика.

Нет установленной формы этого акта. Но он должен содержать обязательные реквизиты:

• номер отделения;
• номер задания;
• Ф.И.О. работника;
• дни недели;
• часы каждый день;
• общее количество отработанного времени.

Карточки сдают в бухгалтерский отдел, и на их основании потом проводят соответствующие начисления. Они считаются действительными, если существует трудовой договор и расчетно-платежная ведомость.

Требования к заполнению первичных учетных документов

Запрещается внесение исправлений или подчистка в одностороннем порядке. Корректировка возможна только после согласования с участниками хозоперации. Под изменениями подписываются лица, которые ранее составляли документ, указывается дата.

Исправления вносятся так. Сначала зачеркивают неправильный текст одной линией, чтобы можно было прочесть предыдущий текст. Тут же, над строкой указываются новые данные.

Программы для ведения учета

Для того чтобы облегчить учет перевозок грузов автомобильным транспортом, разработаны специальные компьютерные программы. Программное обеспечение выпускается не только для ПК, но и для мобильных устройств на платформе Android.

Автоматизация этих процессов делает методы планирования учета и анализа автомобильных перевозок более точными и достоверными, поскольку все документы хранятся в базе данных, что исключает потерю хотя бы одного из звеньев цепочки.

Компьютерные программы в сфере автомобильных перевозок упрощают работу с документацией на всех этапах, поскольку позволяют автоматически сформировать отчеты различной степени сложности и помогают ориентироваться в показателях. Благодаря фильтрам легко найти нужного контрагента, товар и другую информацию.

В зависимости от потребностей предприятия, внедряются специальные настройки, которые ограничивают видимость части данных для рядовых сотрудников, делая ее доступной только руководству. Предусматривается возможность использовать фотоотчеты, составлять базы по заданным критериям — например, по контрагентам, сотрудникам, поставщикам и др.

Среди таких продуктов:

• 1С:Предприятие 8. Управление транспортным предприятием.
• Учет работы автотранспорта.
• Автоперевозки 3 и другие.

Правильное заполнение актов, накладных, путевых листов крайне важно. При проверке органами надзора сверяются данные в разных документах.

И если информация не совпадает, то это наталкивает инспекторов на мысль о фальсификации и влечет за собой более глубокую проверку деятельности предприятия и наложение штрафных санкций.

К тому же, от правильности составления первичной документации зависит достоверность отчетности и планирование хозяйственной деятельности.

Источник: https://svezem.ru/article/pervichnyy-uchet-pri-gruzoperevozkah-avtomobilnym-transportom/