Как отразить в бухучете и при налогообложении удержание подотчетных сумм, не возвращенных в срок?

Справочник Бухгалтера

• Введение
• Понятие «заработная плата» охватывает все  виды заработков: различные премии, доплаты, надбавки и социальные льготы, которые начисляются в денежной и натуральной формах, независимо от источников финансирования. Также включает денежные суммы, начисленные в соответствии с законодательством за непроработанное время, т.е. ежегодный отпуск, праздничные дни.
• Трудовые  доходы каждого работника определяются по их личным вкладам с учетом конечных результатов работы предприятия, регулируются налогами и максимальными размерами не ограничиваются. Минимальный размер оплаты труда работников предприятий всех организационно-правовых форм устанавливается законодательством. На данный момент к 2010 году минимальный размер оплаты труда составляет 10 000 рублей.
• Как правило, наибольшее разногласие во взаимоотношениях между работниками и работодателями вызывают вопросы, связанные с заработной платой. Это вполне объяснимо. Ведь для большинства людей заработная плата является основным источником дохода. А для работодателей — это одна из значительных статей расходов на персонал.
• Каждое  учреждение начисляет заработную плату  своим работникам. Одновременно производятся удержания, уменьшающие размер заработной платы. Поэтому работник заинтересован  в том, чтобы размер удержаний  был как можно меньше или причины для удержания отсутствовали вовсе.
• Service Temporarily Unavailable
• Удержание из зп подотчетных сумм
• Приказ об удержании из зарплаты работника неиспользованного остатка подотчетного аванса (образец заполнения)
• 10.6. Удержание (списание) не возвращенных работником подотчетных сумм
• Проводки по удержанию подотчетной суммы из заработной платы
• Заявление об удержании из заработной платы подотчетных сумм
• Edit in JSFiddle
• Проводки удержание подотчетных сумм из зп
• Как удержать из зарплаты сотрудника не возвращенные в срок подотчетные суммы
• Срок возврата
• Какими документами оформить удержание
• Максимальная сумма удержания
• Бухучет
• ДОСТУП ЗАПРЕЩЕН
• Similar articles:

Каждое  учреждение начисляет заработную плату  своим работникам. Одновременно производятся удержания, уменьшающие размер заработной платы. Поэтому работник заинтересован  в том, чтобы размер удержаний  был как можно меньше или причины для удержания отсутствовали вовсе

Трудовое законодательство устанавливает достаточно жесткие правила, которые определяют случаи, размеры и порядок удержаний из заработной платы работников. Их следует знать как работникам, так и ответственным лицам, занимающимся выплатой заработной платы работникам.

1 Удержания из заработной платы работников

К основным удержаниям из заработной платы  относятся:

1. НДФЛ (сумма начисленного в установленном порядке налога)

2. Суммы алиментов по исполнительным листам

3. Удержание невозвращенных во время подотчетных сумм

4. Возмещение причиненного материального ущерба

5. Удержания по суммам предоставленных сотруднику займов и процентов

6. Прочие удержания по заявлению сотрудника.

Все виды удержаний из заработной платы  отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с различными счетами, в зависимости от вида удержания.

№	операции	Дебет	Кредит
1	Удержан из зарплаты налог на доходы физических лиц (НДФЛ)	70	68
2	Удержана из зарплаты сумма алиментов по исполнительным листам	70	76
3	Произведено удержание  из зарплаты невозвращенных во время подотчетных сумм	70	71
4	Удержана из зарплаты сумма причиненного материального  ущерба	70	73-2
5	Удержана из зарплаты часть суммы в погашение  ранее выданного займа сотруднику	70	73-1
6	Произведены удержания из зарплаты по заявлению сотрудника в пользу третьих лиц	70	76

1.1 НДФЛ (сумма начисленного в установленном порядке налога)

Самым распространенным удержанием из заработной платы является налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Согласно ст. 207 «Налогоплательщики» НК РФ плательщиками этого налога признаются физические лица, получающие доходы от источников в Российской Федерации.

Налоговая ставка устанавливается в размере:

• 13% в отношении большей части доходов, получаемых физическими лицами, включая заработную плату и иные выплаты, производимые в пользу работников, вознаграждения за выполнение работ по договорам гражданско-правового характера и т.д.;
• 30% в отношении доходов физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации;
• 6% в отношении доходов от долевого участия в деятельности других организаций;
• 35% в отношении таких доходов, как стоимость любых выигрышей и призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ и услуг, в части превышения 2000 руб. за налоговый период и др.

При определении налоговой базы учитываются  все полученные налогоплательщиком в течение налогового периода доходы, включая заработную плату, оплату отпуска и больничных листов и иные виды доходов.

Налоговая база в отношении доходов, подлежащих обложению по налоговой ставке 13%, определяется как денежное выражение  таких доходов, уменьшенных на сумму налоговых вычетов.

Налог на доходы физических лиц в бухгалтерском учете отражается записью:

Дебет 70, Кредит 68 —    удержан из зарплаты налог на доходы физических лиц.

1.2 Суммы алиментов  по исполнительным листам 

Алименты  на содержание несовершеннолетних детей  удерживаются с дохода работника, как  по основному месту работы, так  и при работе по совместительству.

Источник: https://1atc.ru/uderzhanie-iz-zp-podotchetnyh-summ/

Отражение подотчетных средств в бухгалтерском учете, Комментарий, разъяснение, статья от 01 сентября 2012 года

Российскийбухгалтер, N 9, 2012 год
ПолинаКвитковская,
эксперт журнала

В бухгалтерском учетедля отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетнымсуммам предназначен специальный счет 71″Расчеты с подотчетными лицами» в соответствии с планомсчетов, утвержденным приказомМинфина РФ от 31 октября 2000 года N 94н.

На данном счетесобирается вся информация о расчетах с работниками по суммам,выданным им под отчет на хозяйственно-операционные икомандировочные расходы.

На выданные под отчетсуммы счет 71″Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции сосчетами учета денежных средств.

На израсходованные подотчетнымилицами суммы счет 71″Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденциисо счетами, на которых учитываются затраты и приобретенныеценности, или другими счетами в зависимости от характерапроизведенных расходов.

Подотчетные суммы, невозвращенные работниками в установленные сроки, отражаются покредиту счета 71″Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94″Недостачи и потери от порчи ценностей».

В дальнейшем эти суммысписываются со счета 94″Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70″Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут бытьудержаны из оплаты труда работника) или 73″Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могутбыть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет посчету 71″Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме,выданной под отчет.

Первичные бухгалтерские документы

Принимая авансовый отчету подотчетного лица, бухгалтер торговой организации принимаетдокументы, подтверждающие расходы подотчетной суммы.

Все хозяйственныеоперации, проводимые организацией, согласно статье 9Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ «Обухгалтерском учете» должны оформляться оправдательнымидокументами. Эти документы являются первичными документами, наосновании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный бухгалтерскийдокумент — письменное свидетельство о совершении хозяйственнойоперации, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейшихпояснений и детализации.

Хозяйственные операции,не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учетуи не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетныедокументы принимаются у подотчетных лиц к учету в том случае, еслиони составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированныхформ первичной учетной документации.

Разработанные иутвержденные унифицированные формы первичной учетной документации всоответствии с постановлениемПравительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года N 835 «Опервичных учетных документах» должны применяться всемиорганизациями независимо от их организационно-правовой формы.

Работник не возвратил сумму неиспользованного аванса

Ввышеприведенном примере были перечислены все основные требования,предъявляемые к подотчетным суммам и правила их списания.

Несмотряна то что любая организация стремится организовать свои расчеты сподотчетными лицами таким образом, чтобы подотчетное лицо вовремяотчитывалось по выданным суммам, закрепляя порядок отчетности иправила списания подотчетных сумм специальным приказом, нередковозникает ситуация, когда работник несвоевременно предоставил отчетпо подотчетным суммам и не вернул в кассу неиспользованный остаток.Как поступить бухгалтеру в данном случае? В такой ситуации вопросможет быть решен двумя способами:

-работодатель принимает решение об удержании суммы задолженности иззаработной платы работника;

-работодатель принимает решение не удерживать с работника суммузадолженности. Тогда данная сумма целиком учитывается в составедоходов физического лица.

Взависимости от принимаемого способа осуществляется и отражениеданных операций в бухгалтерском учете.

Во-первых, необходимоотметить, что принять решение об удержании суммы невозвращенногоаванса из заработной платы работника работодатель имеет право наосновании статьи137 Трудового кодекса РФ:

«Удержания из заработнойплаты работника производятся только в случаях, предусмотренныхнастоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Удержания из заработнойплаты работника для погашения его задолженности работодателю могутпроизводиться:

-для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счетзаработной платы;

-для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенногоаванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводомна другую работу в другую местность, а также в других случаях;

-для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетныхошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случаепризнания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых спороввины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи155) или простое (часть третья статьи157)».

Всоответствии с данной статьей для погашения неизрасходованного исвоевременно не возвращенного аванса, выданного в связи сослужебной командировкой или переводом на работу в другую местность,а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средствна хозяйственные нужды) работодатель имеет право произвестиудержания из зарплаты работника. При этом решение об удержаниипринимается не позднее одного месяца со дня окончания срока,установленного для возвращения аванса, и при условии, если работникне оспаривает оснований и размеров удержания. В случае нарушенияуказанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос опорядке возмещения ущерба решается в суде.

Пример

Работнику организации,ответственному за проведение официального приема, в феврале быливыданы денежные средства в подотчет в сумме 15000 рублей.

После проведенияофициальных переговоров работник предоставил в бухгалтерскую службуорганизации авансовый отчет, к которому были приложены документы,подтверждающие представительские расходы, а именно:

счет-фактура ресторана, вкотором был организован заключительный обед, на сумму 13570 рублейс учетом НДС и документы об оплате данного счета;

счет-фактура оттранспортной организации за услуги доставки участников переговоровк месту встречи на сумму 1062 рубля, в том числе НДС и платежныедокументы.

Таким образом, принятыена основании авансового отчета представительские расходы составили14632 рубля.

Так как подотчетное лицополучило аванс в сумме 15000 рублей, а израсходовало только 14632рубля, у работника осталась неиспользованная сумма в размере 368рублей. Данная сумма не была возвращена работником в кассу.

Руководитель организациипринял решение об удержании неизрасходованной суммы из заработнойплаты работника. Работник согласен с решением руководителя.

Пример

Предположим, что сумманачисленной заработной платы данному работнику с начала годасоставила:

Вянваре — 5000 рублей;

Вфеврале — 5000 рублей;

Данный работник имеетправо на личный стандартный налоговый вычет в размере 400 рублей.Сначала бухгалтер организации определяет сумму налога на доходыфизических лиц за февраль.

Сначала года:

НДФЛ = (5000 + 5000 — 400 х 2 мес.) х 13% = 1196рублей.

Так как за январь суммаудержанного налога с данного физического лица составила 598 рублей,следовательно, НДФЛ к удержанию за февраль составит 598 рублей.

Учитывая, что общая суммаудержаний при каждой выплате заработной платы не должна превышать20%, определяется максимальная сумма удержания (сверх удержанногоналога на доходы физических лиц)

(5000 рублей — 598 рублей) х 20% = 880,40 рублей.

Таким образом, привыплате заработной платы за февраль с работника будут удержаны:

налог на доходыфизических лиц — 598 рублей;

сумма неизрасходованногои невозвращенного аванса, выданного на представительские расходы -368 рублей.

На руки работнику будутвыданы 4034 рублей (5000 рублей — 598 рублей — 368 рублей).

Вданном примере сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса(368 рублей) меньше максимально возможной суммы удержания (880,40рублей), по этому вся сумма удержана в одном месяце. В том случаеесли задолженность работника превышает максимально допустимую суммуудержания, то погашение производится частично.

Сначала погашаетсязадолженность в сумме, равной предельно допустимой, оставшаясясумма удерживается при последующих выплатах заработной платы.

Обратите внимание!

Удержания из заработнойплаты работника нужно производить с учетом требований статьи138 Трудового кодекса РФ, согласно которой общий размер всехудержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50%заработной платы, причитающейся работнику.

Пример

Воспользуемся исходнымиданными примера, рассмотренного выше. Однако в данном вариантеруководитель организации принял решение не удерживать сподотчетного лица сумму задолженности в размере 368 рублей.

Вэтом случае сумма невозвращенного аванса признается суммой доходафизического лица.

Согласно пункту 1статьи 210 Налогового кодекса РФ:

«1.

При определенииналоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученныеим как в денежной, так и в натуральной формах, или право нараспоряжение которыми у него возникло, а также доходы в видематериальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей212 настоящего Кодекса.

Если из доходаналогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иныхорганов производятся какие-либо удержания, такие удержания неуменьшают налоговую базу».

Исходя из этогоорганизация, принимая решение не удерживать с работника суммуневозвращенного аванса, обязана исчислить, удержать у физическоголица и уплатить сумму налога. Налогообложение производится поставке 13%.

Таким образом, с даннойсуммы необходимо произвести удержание налога на доходы физическихлиц.

Сумма дохода уфизического лица с начала года составит:

вянваре — 5000 рублей;

вфеврале — 5000 рублей + 368 рублей.

Определим сумму налога надоходы физических лиц.

Сначала года:

НДФЛ = (5000 рублей + 5368 рублей — 400 х 2 мес.) х 13% =1244 рублей.

Так как за январь суммаНДФЛ, удержанного с данного работника, составила 598 рублей, то кудержанию за февраль следует 646 рублей.

Следовательно, на рукиработник получит сумму в размере 4354 рубля (5000 рублей — 646рублей).

Используя этот вариант,бухгалтер неизменно столкнется с вопросом, нужно ли начислять суммуЕСН и взносов на обязательное социальное страхование от несчастныхслучаев на производстве и профессиональных заболеваний на суммуневозвращенного аванса, если данная сумма учитывается в составедоходов физического лица.

Врассматриваемом выше примере сумма невозвращенного авансаотражается в бухгалтерском учете в составе прочих расходов:

Дебет 91″Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы» Кредит73″Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты повозмещению материального ущерба».

Данные расходы неучитываются для целей налогообложения прибыли на основании пункта49 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Следовательно, наосновании пункта 3статьи 236 НК РФ стоимость невозвращенного аванса не признаетсяобъектом налогообложения по ЕСН, так как данные расходы не снижаютналогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Данная точка зренияверна только для плательщиков налога на прибыль.

Пункт 3статьи 236 Налогового кодекса РФ:

«Указанные в пункте 1настоящей статьи выплаты и вознаграждения (вне зависимости отформы, в которой они производятся) не признаются объектомналогообложения, если:

уналогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены красходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыльорганизаций в текущем отчетном (налоговом) периоде;

уналогоплательщиков-индивидуальных предпринимателей или физическихлиц такие выплаты не уменьшают налоговую базу по налогу на доходыфизических лиц в текущем отчетном (налоговом) периоде».

Источник: http://docs.cntd.ru/document/902372120

Удержание подотчетных сумм из заработной платы: можно ли по закону удержать из зарплаты подотчет, в том числе при увольнении, образец приказа и заявления

Вычесть деньги из зарплаты можно по инициативе работника. Для этого необходимо оформить заявление на удержание средств.

Рассмотрим, как выглядит бланк, каким правилам стоит следовать при оформлении документа, а также приведем примеры готовых заявлений.

статьи:

Правила написания заявления на удержание средств из зарплаты

Оформляя заявление на вычет денежных средств из заработной платы, следуйте таким правилам:

1. Распределите заявление на 3 части: вступительную, основную и заключительную.
2. Во вступлении должна быть «шапка». В ней пропишите: название организации, ФИО начальника, свои инициалы, адрес проживания, название должности, которую занимаете.
3. Далее укажите название документа. В нашем случае, это либо «Заявление», либо «Заявление на удержание из заработной платы». Кавычки не нужны, как и точка в конце предложения.
4. В основной части обозначьте вашу просьбу об удержании средств, а также пропишите, в каком размере будет удерживаться сумма, сколько раз (разово или ежемесячно, поквартально), на счет кого будет перечисляться она, в какой период.
5. Затем можно указать реквизиты счета, на который будут перечислены средства.
6. В заключении поставьте дату, когда подается документ, и свою личную подпись.

Порядок удержаний из заработной платы – виды удержаний, разные ситуации и права сторон

Заявление оформите на листе формата А4 в двух экземплярах. Один вариант отдайте работодателю, другой — оставьте себе.

Он может пригодиться, когда деньги будут перечисляться на счет третьего лица — например, при оплате кредита.

Готовый бланк заявления на удержание средств из заработной платы — скачать

Оформить заявление будет проще, если вы скачаете готовый бланк и впишете в него все необходимые данные.

Готовый бланк заявления на удержание из зарплаты можно бесплатно скачать здесь в формате WORD

Примеры заявлений на вычет из заработной платы — разовое, ежемесячное удержание, удержание по желанию работника в счет оплаты кредита, займа, коммунальных услуг и т.п

Приведем примеры заявлений, написанных работниками в разных жизненных ситуациях и при разных типах денежных вычетов.

Оформление приказа на удержание средств из зарплаты работника — правила написания, готовый бланк и примеры приказов

Заявление на удержание алиментов из заработной платы:

Воспользовавшись данными примерами и готовым бланком, вы можете составить свое заявление на удержание любы типов из заработной платы. Следуйте указанным выше правилам, тогда проблем с написанием документа не возникнет.

Остались вопросы? Просто позвоните нам: Вам помогла наша статья? Поделитесь в соц сетях!

Источник:

Правила написания заявления на удержание подотчетных сумм из заработной платы – образец, ограничения по взысканию

• В некоторых случаях работник может получать от своего работодателя подотчетные суммы – как правило, это средства, предназначенные для целевого использования.
• После всех операций, совершенных с такими деньгами, сотрудник должен отчитаться перед руководством предприятия о произведенных расходах с помощью авансового отчета.
• Иногда выделенные средства расходуются не полностью, а остаток подлежит возврату в финансовую службу организации.

к оглавлению ↑

Как удержать из зарплаты подотчет?

Существуют строго определенные сроки, в которые необходимо предоставить авансовый отчет по использованным деньгам.

Сроки предоставления отчета:

• Три дня (рабочих) после истечения срока, на который средства были выданы.
• Если расходы осуществлялись работником, находящимся в командировке, то предоставить информацию по подотчетным суммам ему следует также, не позже трех рабочих дней, следующих за днем возвращения.

Обычно эта процедура предполагает составление работником авансового отчета, в котором детально указываются все операции с подотчетными суммами, включая даты, размер и характер понесенных расходов.

Если по тем или иным причинам вернуть всю сумму оставшихся подотчетных денег не получается, то она удерживается из заработной платы работника.

Остаток суммы, подлежащий удержанию, чаще всего, не вызывает разногласий между сторонами (работником и работодателем). Поэтому ни тот, ни другой не обременяют себя лишними бумагами, и взыскание из зарплаты происходит без дополнительного документального оформления.

Но на самом деле, трудовое законодательство определяет порядок и правила такого удержания.

Сотруднику необходимо написать работодателю заявление с просьбой взыскивать определенную часть из своей зарплаты в счет погашения не возвращенных подотчетных сумм.

В заявлении можно указать периодичность и размер подлежащих удержанию выплат (в пределах требований, установленных Трудовым кодексом, о которых будет сказано чуть ниже).

После написания заявления руководитель предприятия в течение одного месяца (не больше) издает приказ об удержании средств подотчета из заработной платы, который принимается финансовым органом учреждения к исполнению. Работник, с которого будут удерживаться деньги, знакомится с приказом под роспись.

1. Важно: Правильная процедура оформления удержания (изложенная выше) способна защитить интересы и работника, и работодателя, если в дальнейшем у них возникнут неразрешимые разногласия, которые придется решать в суде.
2. Поэтому не стоит пренебрегать всеми бюрократическими формальностями.
3. Следует помнить, что если стороны не пришли к договоренности о величине возвращаемой подотчетной суммы, то вынести окончательное решение способен только суд.
4. Без его согласия удержания средств с работника недопустимы.
5. Такие действия со стороны работодателя станут грубейшим нарушением трудового права и поставят его в заведомо невыгодную позицию.
6. Ещё одним вариантом решения вопроса с возвратом подотчетных денег может стать прощение долга, если руководитель счел, что сотрудник хорошо справился с поручением и заслуживает дополнительного премирования.
7. В этом случае деньги, которые решено не взыскивать, проводятся бухгалтерией как доход работника.

к оглавлению ↑

Как написать правильно?

Для правильного составления заявления о взыскании подотчетных сумм из заработной платы, требуется обязательно указать следующие моменты:

• Полное наименование компании, которая выдала денежные средства, с указанием ее организационно-правовой формы, названия, юридического адреса.
• Фамилию, имя и отчества руководителя предприятия.
• Сведения о заявителе (помимо его ФИО можно указать и паспортные данные, а так же должность и структурное подразделение, в котором он работает).
• Описательная часть – в ней будет кратко изложена ситуация, предшествовавшая подаче заявления (когда, кем, на что и в каком количестве выдавались деньги), а так же добровольное согласие на удержание из заработной платы и указание на отсутствие спорных вопросов.
• Заключительная часть – определены порядок, периодичность и продолжительность удержания.
• Дата написания.
• Подпись заявителя с обязательной расшифровкой.

Заявление подается на имя руководителя организации, который ставит на него свою резолюцию.

к оглавлению ↑

Скачать образец

Скачать пример заявления об удержании из зарплаты подотчетной суммы по авансовому отчету – word.

• Так выглядит образец:
• Для удержания из зарплаты алименты заявление нужно писать по такому образцу.

к оглавлению ↑

Ограничения по взысканию по ТК РФ

Законодательство, безусловно, устанавливает ограничения по размеру взысканий, которые могут быть обращены работодателем на заработную плату своего подчиненного.

Детально они определены в ст. 137—138 Трудового кодекса РФ. Общее правило говорит о том, что суммарная величина всех удержаний не должна быть больше 20% (в некоторых случаях допустимо взыскивать до 50% или даже до 70%, но это большая редкость) от заработной платы (то есть тех ее составляющих, которые определены положениями ст. 129 ТК РФ).

Важно: некоторые суммы и виды доходов не будут подвержены никаким взысканиям даже в том случае, если в ходе судебного заседания требования работодателя будут удовлетворены, и он получит исполнительный документ, который передаст в ФССП.

Нельзя удержать из заработной платы:

• Компенсацию за вред, причиненный здоровью.
• Выплаты по потере кормильца.
• Компенсационные выплаты за вред (болезни, увечья и т.д.), причиненный при выполнении служебных обязанностей (временная или стойкая утрата трудоспособности).
• Единовременную материальную помощь, выплачиваемую в связи с семейными обстоятельствами, чрезвычайными ситуациями природного и техногенного характера.
• Получаемые социальные пособия.

Как удержать алименты из зарплаты?

к оглавлению ↑

Выводы

Таким образом, подотчетные средства обязательны к возврату. Отчетность необходимо предоставить в трехдневный срок.

В реальной жизни удержание нередко производится на основании устного согласия, но это неправильно.

Следует оформлять процесс в виде приказа на удержание, изданного на основе поданного работником заявления. При отсутствии согласия по сумме возврата следует обратиться в суд.

Величина удержаний не должна быть более 20%. Можно больше, если работник сам этого просит, или так велит закон.

Источник:

Удержание подотчетных сумм из заработной платы – готовьтесь, должники

Другое дело – если от выданного в подотчет аванса имеется остаток. И даже если работник представил вам все оправдательные документы, то вряд ли он спешит внести в кассу неизрасходованные деньги. Неужели бегать за ним по пятам, или же удержание подотчетных сумм можно произвести менее травмирующим для психики бухгалтера образом – например, из заработной платы нерадивого сотрудника?

Когда заканчивается ваше терпение

Законодательство не ограничивает сроки, на которые можно выдавать в подотчет денежные средства сотрудникам. Этот срок руководитель может установить в приказе по организации или утвердить в Положении о выдаче денежных средств в подотчет.

Не позже, чем через 3 рабочих дня после окончания установленного срока, работник обязан отчитаться за полученные деньги. Если аванс выдавался на командировочные расходы, то срок отчета – не позднее 3 рабочих дней со дня его выхода на работу после командировки (п.6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Издаем приказ об удержании

Если работник в установленные сроки не возвращает остаток полученных подотчетных сумм, то работодатель может удержать эти деньги из его заработной платы. Для этого сначала издается приказ.

Приказ оформляется не позднее месяца со дня окончания срока, который установлен для отчета сотрудника.

Обратите внимание, произвести удержание подотчетных сумм можно только в случае, если сотрудник не оспаривает размер и основание удержаний. Поэтому он обязательно должен расписаться в приказе. Если работник против, то взыскание возможно только через суд. Основание: ст.137,248 ТК, письмо Роструда от 09.08.2007г. №3044-6-0.

Из месячной заработной платы сотрудника удерживать можно не более 20% от начисленной суммы согласно ст.138 ТК. Однако если работник не возражает, с его письменного согласия можно вычитать и больше.

Бухгалтерский учет

• Невозвращенные своевременно подотчетные суммы – это недостача материальных ценностей:
• Дебет 94 – Кредит 71 – списана сумма, выданная в подотчет и невозвращенная в установленные сроки сумма
• Дебет 70 – Кредит 94 – удержана невозвращенная сумма из заработной платы сотрудника.
• Основание: Инструкция по применению плана счетов.

Как при выдаче в подотчет, так и при удержании невозвращенных подотчетных сумм, не образуется ни доходов, ни расходов. Поэтому налоги и взносы не начисляются.

Как создать в вашей организации Положение о подотчете, читайте здесь . Как правильно составить авансовый отчет, смотрите тут .

Источник: https://admvbr.ru/nalogi/uderzhanie-podotchetnyh-summ-iz-zarabotnoj-platy-mozhno-li-po-zakonu-uderzhat-iz-zarplaty-podotchet-v-tom-chisle-pri-uvolnenii-obrazets-prikaza-i-zayavleniya.html

Долги остались за уволенными. Что делать?

Бухгалтерам компаний порой приходится сталкиваться с ситуациями, когда сотрудник увольняется, но остается должен компании определенную денежную сумму. В этих случаях прежде всего интересует вопрос: как поступить с образовавшейся задолженностью уволившегося работника? Ответы на этот вопрос содержатся в нашей статье.

Все ситуации с долгами работников компаний можно разделить на 2 группы. Первая. Работник находится в процессе увольнения, но уже ясно, что суммы окончательного расчета не хватит, чтобы компенсировать его задолженности перед компанией. Вторая.

Работник уже уволился, и ему больше не причитаются к выплате денежные средства, но его долг перед компанией остается не погашенным. Разберем обе эти ситуации.

Рассмотрим также порядок списания и отражения в бухгалтерском и налоговом учете сумм различных задолженностей уволенных работников.

Основные виды долгов уволенных

Причины возникновения задолженностей сотрудников перед работодателем различны. Но главная заключается в том, что работник имеет право в любое время расторгнуть трудовой договор с компанией по собственной инициативе.

Работнику при этом достаточно предупредить работодателя в письменной форме за 2 недели до дня своего увольнения. В последний день работы руководитель обязан выдать такому сотруднику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет1.При этом у сотрудника могут существовать задолженности перед компанией.

Но работодатель не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки и суммы окончательного расчета.

Существуют различные виды задолженностей уволенных работников перед компаниями. На практике чаще всего встречаются следующие виды долгов уволенных работников:

• дебиторская задолженность по зарплате, образовавшаяся из-за выданного сотруднику денежного аванса, полностью им не отработанного;
• задолженность уволившегося работника по выданным ему подотчетным суммам;
• задолженность сотрудника по своевременно не погашенному займу;
• задолженность уволившегося работника за неотработанные дни отпуска.

Способы возврата долга

Как ликвидировать задолженность сотрудника перед компанией? Есть несколько основных способов избавления от такой задолженности:

• удержание суммы долга из суммы окончательного расчета увольняющегося;
• добровольное возвращение работником задолженности работодателю;
• взыскание задолженности уволенного работника в судебном порядке;
• прощение долга.

Эти способы могут применяться как по отдельности, так и комбинированно.Удержать долг увольняющегося сотрудника можно из суммы окончательного расчета. Это возможно в том случае, если сумма окончательного расчета больше суммы образовавшейся задолженности.

Нужно иметь в виду, что в большинстве ситуаций, кроме случаев полной материальной ответственности, работника можно в бесспорном порядке привлечь лишь к ограниченной матответственности, то есть он несет такую ответственность в пределах своего среднего месячного заработка2.

Но если сотрудник увольняется, то с него нельзя удержать более 20 процентов суммы, причитающейся ему при увольнении, так как окончательный расчет — это разовая выплата3.

Следует также учитывать, что трудовым законодательством строго определены случаи, в которых работодатель может удерживать задолженности работника перед фирмой из зарплаты увольняющегося сотрудника4. Кроме того, такие удержания можно произвести, только если работник не оспаривает оснований и размеров удержаний5. При этом следует получить письменное согласие работника на такие удержания6.

ПримерМенеджер отдела снабжения компании Николаев Н.К. увольняется. Он должен фирме подотчетную сумму в размере 12 000 руб. Работодатель пропустил месячный срок на удержание из зарплаты этой своевременно не возвращенной суммы. При увольнении работник дал письменное согласие на удержание из суммы его окончательного расчета своей задолженности.

Он также согласен внести в кассу компании деньги наличными, если удержанной суммы не хватит. Сотрудник имеет статус резидента РФ по уплате НДФЛ. Права на вычеты по НДФЛ у него нет. На день увольнения бухгалтер компании начислил ему в качестве окончательного расчета сумму в размере 37 000 руб. Кассир выдал окончательный расчет.

Сумма удержания в счет погашения долга составила:

(37 000 руб. – 37 000 руб. x 13%) x 20% = 6438 руб.

Сумма к выплате:

37 000 руб. – 37 000 руб. x 13% – 6438 руб = 25 752 руб.

Сумма, которую работник должен внести для погашения долга: 12 000 – 6438 = 5562 руб. Бухгалтер компании сделал следующие записи:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71

– 12 000 руб. — отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

– 12 000 руб. — отражена сумма, подлежащая взысканию с подотчетного лица;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

– 37 000 руб. — начислена сумма окончательного расчета;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68

– 4810 руб. — удержан НДФЛ с суммы окончательного расчета;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73

– 6438 руб. — удержана сумма задолженности по подотчетным суммам;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

– 25 752 руб. — выдана на руки сумма окончательного расчета после удержания НДФЛ и части задолженности по подотчетным суммам;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73

– 5562 руб. — получена в кассу компании денежная сумма, добровольно внесенная Николаевым Н.К.

Взыскание по суду

Как поступить в том случае, если работодатель, например, имея право на удержание сумм за неотработанный отпуск, не может его произвести в связи с отсутствием выплат, а сотрудник не желает вносить излишне полученные отпускные в кассу компании? Есть 2 возможности: простить долг либо взыскать его в судебном порядке7.

Но согласно пункту 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках если работодатель, имея право на удержание, фактически при расчете не смог его произвести, то дальнейшее взыскание (через суд) не производится8.

Хотя в настоящее время на регистрации в Минюсте России находится приказ Минздравсоцразвития России, которым данная норма Правил признается утратившей силу. Если приказ будет зарегистрирован, то работодатель сможет после увольнения сотрудника взыскивать через суд суммы задолженности.

Пока же в случае отказа работника от добровольного погашения суммы долга по неотработанному отпуску взыскать ее в судебном порядке весьма проблематично, но возможно. В судебной практике существуют решения о взыскании с уволенных задолженности за неотработанные отпускные9.

Однако судебная тяжба с уволившимся сотрудником может длиться долго. Что делать бухгалтеру? В этом случае следует скорректировать в налоговом учете расходы по налогу на прибыль на суммы излишне выплаченных отпускных или авансов10.

Необходимо будет произвести перерасчет налоговой базы по налогу на прибыль и самой суммы налога на прибыль и сдать в ИФНС уточненные декларации11. При этом уменьшать сами начисления страховых взносов, взносов по «травматизму», а также суммы НДФЛ не следует, так как деньги были реально получены работником и не возвращены, сдавать «уточненки» по этим взносам не нужно.

ПримерПри увольнении секретаря полиграфической компании выяснилось, что у него образовалась задолженность за неотработанные дни отпуска текущего года. Ему были излишне начислены отпускные на сумму 20 000 руб.

Он должен был вернуть в кассу компании наличными деньгами сумму в размере 17 400 руб. ((20 000 руб. – (20 000 руб. x 13%)) — начисленные отпускные за минусом НДФЛ. Работник отказался возвращать в кассу компании эти деньги.

Компания обратилась в суд с иском к работнику о возврате излишне выплаченных отпускных. Фирма применяет общую систему налогообложения. Она платит взносы по «травматизму» по тарифу 0,2%, страховые взносы в ПФР — по ставке 20%, ФСС России — 2,9% и ФОМС — 3,1%.

Сотрудник родился в 1957 г. Права на вычеты НДФЛ у него нет.На дату увольнения сотрудника бухгалтер сделал следующие записи в учете:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

– 20 000 руб. (сторно) — уменьшена сумма излишне начисленных отпускных;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70

– 20 000 руб. — отражена сумма излишне начисленных отпускных;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-1

– 40 руб. (20 000 руб. x 0,2%) (сторно) — уменьшена сумма взносов по «травматизму» с суммы излишне начисленных отпускных;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1

– 40 руб. (20 000 руб. x 0,2%) — начислены взносы на страхование по «травматизму»;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-1

– 580 руб. (20 000 руб. x 2,9%) (сторно) — уменьшены взносы в ФСС России с суммы излишне начисленных отпускных;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1

– 580 руб. (20 000 руб. x 2,9%) — начислены взносы в ФСС России;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-2

– 4000 руб. (20 000 x 20%) (сторно) — уменьшены взносы в ПФР с суммы излишне начисленных отпускных;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-2

– 4000 руб. (20 000 руб. x 20%) — начислены взносы в ПФР;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69-3

– 620 руб. (20 000 руб. x 3,1%) (сторно) — уменьшены взносы в фонды ОМС с суммы излишне начисленных отпускных;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-3

– 620 руб. (20 000 руб. x 3,1%) — начислены взносы в фонды ОМС.Далее. Нужно сделать следующие записи на дату обращения в суд:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 70

– 17 400 руб. — отражена сумма претензии на дату получения денежных средств от бывшего работника;

ДЕБЕТ 50, 51 КРЕДИТ 73-2

– 17 400 руб. — получены денежные средства от бывшего работника в удовлетворение претензии;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68

– 2600 руб. (20 000 руб. x 13%) (сторно) — уменьшена сумма ранее начисленного налога на доходы физлиц;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70

– 20 000 руб. (сторно) — сторнирована сумма излишне начисленных отпускных;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1

– 40 руб. (20 000 руб. x 0,2%)(сторно) — сторнированы взносы на страхование по «травматизму»;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1

– 580 руб. (20 000 руб. x 2,9%) (сторно) — сторнированы взносы в ФСС России;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-2 субсчет

– 4000 руб. (20 000 руб. x 20%) (сторно) — сторнированы взносы в ПФР;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-3

– 620 руб. (20 000 руб. x 3,1%) (сторно) — сторнированы взносы в фонды ОМС.Если суд не удовлетворит иск компании к работнику, все ранее произведенные расходы будут считаться произведенными за счет расходов, не учитываемых для целей налогообложения.В бухгалтерском учете тогда следует сделать запись:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73

– 17 400 руб. — отражен отказ по исковой сумме. В рассмотренной ситуации следует учитывать важный момент.

Если компания не сможет вернуть по суду излишние выплаченные суммы и не уменьшит в налоговом учете расходы на сумму начисленных неотработанных отпускных, то по истечении срока исковой давности эти расходы в виде образовавшейся дебиторской задолженности не могут повторно учитываться как внереализационные расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль12.

Списание долга

Предположим, сотрудник уволился и не вернул неотработанный аванс по зарплате или задолженность за неотработанные дни отпуска, но бухгалтер в налоговом учете своевременно уменьшил расходы по налогу на прибыль на сумму излишне начисленных отпускных и сдал в ИФНС уточненные декларации по налогу на прибыль.

В суд работодатель не обращался, и срок исковой давности давно истек. Что делать бухгалтеру с такой задолженностью?
В налоговом и бухгалтерском учете дебиторская задолженность по зарплате подлежит списанию по истечении срока исковой давности в составе внереализационных и прочих расходов соответственно.

Пунктом 12 Положения по бухучету 10/99 «Расходы организации» (ПБУ 10/99) установлено, что к прочим расходам организации относятся суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, и другие долги, нереальные для взыскания.

Поэтому дебиторская задолженность по зарплате, по которой истек срок исковой давности, включается в состав прочих расходов13. Общий срок исковой давности устанавливается в 3 года14.

В бухгалтерском учете списание дебиторской задолженности по заработной плате с истекшим сроком исковой давности надо отразить записью:ДЕБЕТ 91-2 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 70 – списана сумма дебиторской задолженности.

В налоговом учете к внереализационным расходам относятся убытки, полученные компанией в отчетном (налоговом) периоде, в виде суммы безнадежных долгов.И если истек срок исковой давности, то такие долги перед компанией признаются безнадежными15.

Поэтому дебиторская задолженность по зарплате, по которой истек срок исковой давности, признается для целей налогообложения прибыли безнадежной и подлежит включению в состав внереализационных расходов16.

И для целей налогообложения не имеет значения, принимала компания действия по взысканию такой задолженности или нет17.
При выплате аванса в середине месяца у компании не возникает необходимость исчисления, удержания и перечисления в бюджет НДФЛ. Такая обязанность появляется один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен доход18. Поэтому при увольнении сотрудника, получившего неотработанный аванс, удержать НДФЛ с такого аванса удается не всегда. Кроме того, раз сотрудник не отработал аванс, то и доход у него не возник, но деньги он получил. Часто не удается удержать НДФЛ и с невозвращенных подотчетных сумм уволившихся работников. Когда в таких случаях у уволившегося сотрудника возникает доход и как поступить с НДФЛ? Что делать, если компания решила простить и списать долг уволенного работника?
Здесь нужно учитывать, что моментом признания расходов от списания безнадежной дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности будет являться дата истечения срока исковой давности19. Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования, приказа руководителя организации20.
Поэтому в момент признания суммы невозвращенной задолженности по подотчетным суммам или невозвращенной задолженности по зарплате (неотработанному авансу) уволенного работника прочим расходом компании (в бухгалтерском учете) и внереализационным расходом (в налоговом учете) у уволенного работника возникает доход, который подлежит обложению НДФЛ21. И фирма обязана не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли такие доходы у уволенного работника, письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ и о сумме задолженности бывшего сотрудника22.
Если говорить об излишне полученных работником отпускных, то при списании такого долга по истечении срока исковой давности не нужно сообщать о неудержанном НДФЛ. Поскольку при выплате отпускных налог удерживается работодателем в общем порядке.

Авторы статьи:
Ю.В. Ирлица,
эксперт журнала

Экспертиза статьи:
С.В. Мягкова,служба Правового консалтинга ГАРАНТ,

профессиональный бухгалтер-эксперт

Источник: https://www.garant.ru/company/garant-press/ab/270851/02/