Списание дебиторской задолженности при отсутствии первичных документов

Как списать дебиторскую задолженность если нет первичных документов

Иногда во время инвентаризации расчетов с клиентами организации обнаруживают наличие дебиторской задолженности и предпринимают все законные меры для устранения проблемы. Например, отправляют должнику претензии по взысканию задолженности, однако они могут вернуться без ответа, и срок исковой давности может пройти.

Кроме того, первичные документы, обосновывающие возникновение договорных отношений с дебитором, со временем могут быть потеряны. Что делать в сложившейся ситуации, будет ли такой долг считаться безнадежным? Рассмотрим, как списать дебиторскую задолженность, если нет первичных документов.

Списание дебиторской задолженности без первичных документов

Для того, чтобы списать дебиторскую задолженность, необходим ряд документов, подтверждающих наличие просроченных платежей и обязательств конкретного лица.

Если деловые бумаги, доказывающие образование дебиторского долга (соглашения сторон, счета, акты сверки, квитанции об оплате), по какой-либо причине были утрачены, дальнейшее взыскание будет весьма сложным.

Необходимо доказать не только наличие долгов, но их безнадежность, для того, чтобы процесс списания задолженности соответствовал нормам закона. Согласно п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, можно аннулировать в полном размере безнадежный долг в том случае, если:

• прошел период исковой давности;
• произошла ликвидация дебитора;
• должник исключен из ЕГРЮЛ;
• невозможно исполнить обязательство;
• исполнительный процесс прекращен из-за невозможности взыскать долг.

Внимание! Для установления срока исковой давности необходимо предоставить документы, устанавливающие дату образования дебиторского долга (соглашение сторон, расчетные квитанции, акты оказания услуг и т. п.).

Компания без подтверждения безнадежной задолженности или с прошедшим периодом исковой давности (он составляет три года) не сможет произвести учет таких расходов при составлении налоговой базы.

Поэтому следует поискать любые доказательства, возможно, сохранилась деловая переписка с должником, или есть копии первичных документов.

Так для того, чтобы списать дебиторскую задолженность при отсутствии первичных документов, понадобится следующее:

• акт инвентаризации счетов с контрагентами по форме № ИНВ-17, т. к. порой только благодаря ему выясняется наличие долгов;
• бухгалтерская справка (пишется в свободной форме на основании данных платежных документов и программе учета).

Причины отсутствия первичных актов и мотивы списания дебиторской задолженности нужно указать в бухгалтерской справке. Такие действия необходимы для оформления соответствующего приказа директора предприятия. Списать задолженность можно на счет 91 субсчет «Прочие расходы».

Кроме того, организация может провести собрание по решению вопроса списания дебиторской задолженности, выслушав все доводы и предложение от компетентных лиц. По его итогам составляется протокол заседания, где будут отражены причины повестки и принятое решение. Рассмотрим, что представляет собой данный документ.

Даже при отсутствии первичных документов можно списать безнадежную дебиторскую задолженность, для этого потребуется провести заседание по спорному вопросу.

Протокол заседания (образец)

Списание дебиторской задолженности происходит, согласно постановлению комиссии по зачислению и отчислению активов. Данная процедура соответствует стандартам п. 34 Инструкции МФ РФ № 157н и начинается с составления протокола заседания по принятию такого важного решения.

Законом не регламентирован образец оформления протокола о списании долгов, каждая компания вправе разработать свой формуляр, ориентируясь на правила делового письма и собственный распорядок. В основном все протоколы оформляются по одним и тем же параметрам (если это не противоречит закону). Так в документе следует отразить следующую информацию:

1. Название юридического лица.
2. Наименование деловой бумаги («Протокол»).
3. Реквизиты документа: номер, дата написания, адрес пребывания комиссии.
4. Структура собрания с регистрацией присутствующих участников.
5. Повестка слушания (размер дебиторской задолженности, которую необходимо списать, причины).
6. Список выступивших лиц и рассмотренных объектов (что нужно списать, мотивы, возможное заключение экспертов и т. д.).
7. Постановление.
8. Результат ания по поднятой проблеме.
9. Подписи председателя комиссии и секретаря.

Протокол составляют на специальном бланке или на листе формата А4, в нем фиксируются ключевые моменты заседания в режиме реального времени либо по материалам, предъявленных секретарю. Рассмотрим несколько нюансов составления данного документа:

• всегда указывается актуальная дата проведения собрания;
• по каждому типу проблемы оформляется отдельный протокол;
• к номеру документа помимо числовых могут присваиваться и буквенные значения;
• при проведении совместных слушаний пишут номера через «/»;
• если присутствовало 15 участников и более, то в тексте самого документа весь перечень лиц можно не указывать, достаточно дать ссылку на отдельный список (его следует приложить к протоколу);
• в случае вхождения в состав комиссии сотрудников из разных компаний необходимо отразить их место работы и должность;
• все вопросы повестки нумеруются и их следует писать так: «О…» или «Об…»;
• основное содержание документа пишется в прошедшем времени («предложил», «отметил» и т. п.).

Таким образом, протокол заседания комиссии по списанию дебиторской задолженности (образец можно посмотреть здесь) является важным актом для успешного и законного решения проблемы.

После этого, в соответствии с указанным документом, оформляется акт о списании дебиторской задолженности по установленной регламентом организации форме и определяется необходимый комплект деловых бумаг. Решение комиссии будет считаться законным, если на заседании присутствовало не менее 2/3 членов собрания.

В протоколе заседания комиссии по списанию дебиторской задолженности указывается список присутствующих и выступивших лиц, а также итог принятого решения, далее подготавливаются необходимые для проведения процедуры документы.

Служебная записка (образец)

Служебная записка на аннулирование дебиторского долга нужна для информирования сотрудников между подразделениями организации о принятом на заседании комиссии решении. Пишут данный документ в свободной форме, однако следует включить в текст письма следующие параметры:

• реквизиты адресата: ФИО, должность, контакты;
• название акта («Служебная записка»);
• номер документ и дата написания;
• заголовок, раскрывающие предмет письма («О списании дебиторской задолженности»);
• основное содержание (описание проблемы и пути решения, результат протокола заседания комиссии);
• подпись уполномоченного сотрудника с расшифровкой.

Грамотно составленная служебная записка на списание дебиторской задолженности (образец можно посмотреть на нашем сайте) помогает оперативно решать возникшие проблемы и уведомить сотрудников об итогах заседания комиссии. Следующий шаг предполагает составление официального документа о передаче долга.

Акт передачи дебиторской задолженности (образец)

Акт списания дебиторской задолженности не имеет строго регламентированной формы и пишется произвольно, однако он должен соответствовать стандартам Приказа Министерства финансов РФ № 34н и содержать следующую информацию:

1. Реквизиты организации: наименование, адрес, ИНН, контакты.
2. Цель документа (списание дебиторской задолженности).
3. Мотивы осуществления указанной процедуры (инвентаризация, дата её проведения и результаты анализа, реквизиты соответствующего приказа).
4. Причины проблемы (реквизиты соглашения сторон, размер долга, сроки).
5. Доказательства досудебного урегулирования спора (деловая переписка, претензии).
6. Подпись уполномоченного лица и дата.

Кроме того, можно подобным образом составить акт передачи задолженности другому лицу. При этом необходимо передать все документы, подтверждающие наличие договорных отношений с должником (соглашение, счета-фактуры, накладные, акта оказания услуг и т. д.).

Акт приема передачи дебиторской задолженности (образец можно посмотреть здесь) должен содержать следующие данные:

1. Реквизиты компании: название, адрес, ИНН, контакты.
2. Заголовок документа.
3. Реквизиты договора, на основании которого возникло обязательство.
4. Обязанности должника, размер задолженности.
5. Срок передачи деловых бумаг.
6. Список документов.
7. Подпись уполномоченного лица и дата.

Таким образом, благодаря указанных официальным актам можно аннулировать дебиторскую задолженность даже при отсутствии первичных документов. Необходимо только соблюсти определенный порядок: проведение заседания комиссии, ание по решению списания долгов, составление соответствующих документов.

Заключение

Списать дебиторскую задолженность можно даже в том случае, если утрачены первичные документы. Важно доказать, что по итогам инвентаризации были выявлены безнадежные долги. Затем необходимо созвать компетентную комиссию для принятия правильного решения. Далее успех всей процедуры зависит от грамотной подготовки документов.

Источник: http://fandream.ru/kak-spisat-debitorskuyu-zadolzhennost-esli-net-pervichnyh-dokumentov/

Как списать

Случается, что возникшую дебиторскую задолженность взыскать не возможно. По этому вопросу написано много, но бухгалтеры продолжают совершать ошибки. А если впереди еще и аудиторская проверка… Мы узнали, как можно сократить ошибки.

Напомним, что дебиторская задолженность – это имущественные требования организации к другим лицам, являющимся ее должниками. А теперь вспомните, как давно вы читали «святая святых» всех бухгалтеров – приказ Минфина от 29 июля 1998 г.

№ 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (далее по тексту – приказ № 34н). В данной конкретной ситуации нас интересует пункт под номером 77.

Предлагаю его еще раз внимательно изучить: «Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в порядке, предусмотренном пунктом 70 настоящего Положения, или на увеличение расходов у некоммерческой организации. Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника».

Мы видим, что данный пункт не оставляет выбора, списывать или нет задолженность. Однако есть возможность подобрать подходящий вариант учета. Создавать резерв или нет, выбираем сами, обязательно отражая это в учетной политике.

И снова инвентаризация

Бухгалтерия должна мониторить состояние дебиторской задолженности предприятия, и когда выявляется просроченная, то организовать инвентаризацию. Аудит дебиторской задолженности используется для предотвращения увеличения безнадежных долгов, грозящих предприятию банкротством.

Однако мы не должны забывать и о том, что организация ежегодно обязана проводить инвентаризацию с целью подтверждения достоверности и полноты зарегистрированных фактов финансово-хозяйственной деятельности на основании статьи 12 Закона РФ № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. «О бухгалтерском учете» и приказа Минфина № 49 от 13 июня 1995 г.

«Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Надо отметить, что управление дебиторской задолженностью включает в себя: ранжирование ее по срокам возникновения (0–30 дней; 31–60; 61–90; 91–120; свыше 120 дней); вычисление аналитических показателей; оценку реального состояния дебиторской задолженности и вероятности безнадежных долгов. Работа с дебиторской задолженностью – важная и необходимая деятельность на предприятии.

Начнем с оформления приказа о проведении инвентаризации – форма унифицированная № ИНВ-22. В некоторых бухгалтерских программах есть возможность данный документ сформировать автоматически. Но не стоит к этой процедуре относиться халатно.

К сожалению, тенденция современного учета такова, что бухгалтеры «малышей» ведут большую часть учета в ПК и потому забывают распечатать и правильно оформить документы. Согласимся, что зачастую суммы отражаются на синтетических счетах бухгалтерского учета верные.

Но все же без надлежаще оформленных первичных документов (с наличием соответствующих подписей и печатей) бухгалтерский учет достоверным и полным считаться не может.

Типичные ошибки

На практике аудиторы чаще всего встречаются с типичными ошибками при списании задолженности, такими как:

• несвоевременное списание задолженности с истекшим сроком исковой давности;

• неправомерное признание задолженности безнадежной с последующим списанием;

• несвоевременное отражение НДС;

• непринятие мер по взысканию дебиторской задолженности;

• нарушение сроков хранения документации в архиве;

• нарушение методологии бухгалтерского учета;

• формальное проведение инвентаризации (применение документов неунифицированной формы, отсутствие предусмотренных реквизитов, наличие подписей лиц, не назначавшихся в комиссию, и т. д.).

А после обнаружения любых из вышеперечисленных ошибок аудиторы впоследствии могут написать такую фразу в своем заключении: «В отсутствие исполнения требований установленных Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина от 13 июня 1995 г. № 49, результаты инвентаризации признать действительными нельзя». Согласитесь, такие слова читать совсем не хотелось бы. Поэтому отнесемся к данному вопросу со всей серьезностью.

Постараться нам нужно еще и потому, что неправильное оформление документов может привести к оспариванию нашего права на принятие в качестве внереализационных расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, суммы списанной дебиторской задолженности в суде (п. 2 ч. 2 ст. 265 НК РФ).

По результатам

Впоследствии назначенная комиссия проводит инвентаризацию расчетов с дебиторами. В ходе подготовки данных можно провести сверку расчетов, о которой мы уже писали в февральском номере.

По результатам инвентаризации оформляется «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» (унифицированная форма № ИНВ-17).

Документ составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, а другой остается в комиссии.

Обратите внимание, что именно этот документ чаще всего забывают оформить. На основании акта инвентаризации и подтверждающих документов составляется письменное обоснование для списания дебиторской и кредиторской задолженности.

Так же может быть составлена бухгалтерская справка.

Собираем «первичку»

Напомним, что первичными документами, подтверждающими истечение срока исковой давности, являются:

• договоры, на основании которых осуществляется отгрузка продукции (товаров, работ, услуг) покупателю;

• документы на отгрузку продукции (товаров, работ, услуг) покупателю;

• платежные документы, подтверждающие дату выплаты аванса поставщику (при невыполнении поставщиком обязательств по поставке);

• акты сверки задолженности и т. д.

При списании в бухгалтерском учете дебиторской задолженности, срок исковой давности по которой не истек, можно доказать, что право на ее списание имеется, представив следующие документы:

• определение суда о завершении конкурсного производства или о ликвидации должника;

• выписку из ЕГРЮЛ о ликвидации должника;

• решение суда или уведомление ликвидационной комиссии о невозможности удовлетворения требований кредитора из-за недостаточности имущества ликвидируемой организации;

• акт судебного исполнителя о невозможности взыскания долга с организации-должника и т. д.

На основании первичных учетных документов руководитель организации издает приказ (распоряжение) о списании дебиторской или кредиторской задолженности в бухгалтерском учете.

И наконец отразим все операции на счетах бухгалтерского учета.

1. Без создания резерва:

Дебет 91.2 Кредит 62 (76)

– 1 000 000 руб. – списана дебиторская задолженность, нереальная для взыскания. Целесообразность отражения данных издержек на счете 91 мы находим в пунктах 11 и 14.3 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина от 6 мая 1999 г. № 33н в редакции от 8 ноября 2010 г.:

Дебет 007

– в случае списания задолженности из-за неплатежеспособности должника.

2. При создании резерва по сомнительным долгам вносим запись:

Дебет 91.2 Кредит 63

– 1 000 000 руб. – сформирован резерв сомнительных долгов по результатам инвентаризации;

Дебет 63 Кредит 62 (76)

– 1 000 000 руб. – списана за счет созданного резерва задолженность ООО «Должник»;

Дебет 007

– в случае списания задолженности из-за неплатежеспособности должника.

23 Января 2012, 13:00

Источник: http://www.raschet.ru/articles/19/5120/