+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

С 1 июля авансовый отчет без этого документа запрещен

Содержание

012 Основные моменты при проверке авансовых отчетов налоговой инспекцией

С 1 июля авансовый отчет без этого документа запрещен

При проверке налоговая инспекция большое внимание уделяет расходам компании. Ведь чем меньше расходов принято для уменьшения прибыли, тем больше доход, а соответственно налог, который заплатит компания. Если фирма ошибочно увеличила свои доходы, то инспектор может этого не заметить, а вот если учтено слишком много расходов, то это обязательно будет отражено в документах проверки.

Авансовый отчет

Авансовые отчеты являются документами, в которых отражены расходы компании, поэтому они могут стать объектом проверки налоговой инспекции. Есть основные моменты, которым инспекторы  уделяют особое внимание, о них расскажем ниже.

В авансовых отчетах инспекторы часто находят ошибки, поэтому их нужно готовить с особой тщательностью.

1) Все расходы, указанные в авансовом отчете,  должны быть подтверждены документально

В случае, если документов нет,  а расход указан в авансовом отчете и возмещен сотруднику, то компания  не принимает этот расход для уменьшения прибыли, а так же она обязана удержать с сотрудника НДФЛ 13% (налог на доходы физических лиц), т.к. деньги выплаченные сотруднику без подтверждающих документов считаются его доходом.

Бывают ситуации, когда сотрудник не по своей вине не может приложить к авансовому отчету документы.

Например, фирма участвовала в выставке, при транспортировке было повреждено оборудование, об этом узнали только во время его установки и менеджер ответственный за мероприятие, с согласия директора, заплатил наличные деньги мастеру, который устранил неисправность.

Сотруднику должны возместить эти расходы, и удержать 13% НДФЛ по правилам.

В такой ситуации сотрудник может написать служебную записку о том, что он потратил сумму на ремонт оборудования, документы были потеряны и указать сумму+13% и приложить эту записку к авансовому отчету. Директор, зная ситуацию, подпишет такой авансовый отчет и даст распоряжение на возмещение, при этом сотрудник получит столько, сколько он фактически потратил.

Читайте о том, какие документы нужны для деловых поездок здесь.

2) Все документы, приложенные к авансовому отчету должны быть оригиналами , не копиями, и должны содержать все необходимые реквизиты или быть составлены по утвержденной форме (если это необходимо)

Каждый сотрудник должен предоставлять в бухгалтерию оригиналы документов, подтверждающих произведенные расходы. Если инспектор при проведении проверки увидит, что расходы подтвержденные копиями используются для уменьшения прибыли, он потребует убрать их из расчета и, тем самым будет увеличен налог на прибыль.

При покупке за наличность сотрудник должен обязательно предоставлять кассовый и товарный чеки. Товарный чек — это расшифровка к кассовому чеку, он нужен в тех случаях, когда в кассовом чеке не перечислены товары, которые куплены и их стоимость.

Если же кассовый чек содержит эту информацию, то товарный не нужен. К покупке, оплаченной картой нужен слип и чек с расшифровкой покупки. Полёт на самолёте в командировку обязательно должен быть подтвержден оригиналами посадочных талонов и т.д.

Под оригиналами документов так же подразумеваются все служебные записки, путевые листы, переводы иностранных документов и прочие необходимые документы.

Авансовка поможет Вам правильно организовать всю документацию и структурирует их учет. Прочитайте больше.

3) Инспектор обязательно проверяет целесообразность расходов

Компания может покупать всё, что угодно, но для уменьшения налога на прибыль использовать только те расходы, которые действительно необходимы в её деятельности.

Если при проверке налоговый инспектор сочтёт, что какие-то произведенные затраты «лишние», то он уберёт их из расчета налога на прибыль, тем самым налог, который нужно заплатить, увеличится.

Будут начислены пени за то, что компания не доплатила налог в нужном периоде.

Авансовка — технически лучшее решение для авансового отчета в России

Есть расходы, которые могут быть приняты для уменьшения прибыли только тогда, когда к ним приложены определенные документы — акты, приказы и проч., которые доказывают необходимость этих расходов или то, что именно эти затраты принесут компании прибыль в будущем.

Например, сотрудник компании закупил продукты и напитки и отчитался через авансовый отчет. Компания устроила фуршет для людей, которых может заинтересовать деятельность фирмы и ее продукция. Если просто списать такую покупку на расходы, то налоговый инспектор при проверке потребует убрать их из расходов, уменьшающих налог на прибыль, т.

к. еда и напитки не нужны для ежедневного функционирования компании, которая занимается, например, продажей стоматологического оборудования. Фирме выгоднее, чтобы такого не произошло. Поэтому можно сделать приказ о том, что данное мероприятие — это представительские расходы и перечислить в нем поименно всех приглашенных гостей.

А в соответствии с Налоговым кодексом РФ, к представительским относятся как раз «расходы… на обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества».

Если же круг гостей не ограничен, то можно сделать приказ на списание таких расходов в качестве рекламных затрат.

Мы также планируем посвятить отдельную статью тому, что делать, если инспектор отказывается принять расходы к вычету.

4) Лимит расчета наличными

Банком России установлен предельный размер расчета наличными — 100 000руб. в рамках одного договора. Это правило относится и к расходам отраженным в авансовом отчете.

Сотрудник организации может что-то купить или оплатить в одном месте по одному документу на сумму не превышающую 100 000руб.

, при этом в другом месте и по другому документу он так же может произвести оплату на сумму не более 100 000руб.

За нарушение предельной суммы лимита расчета наличными компания может быть оштрафована на сумму от 40 000 руб. до 50 000 руб., а руководитель на сумму от  4 000 руб. до 5 000 руб.

Контроль за наличием и правильным составлением всех необходимых документов, а также умение доказать свою правоту при помощи законодательства и составить нужный акт или приказ  уменьшат претензии проверяющих органов.

Подробнее об авансовых отчетов в России вы можете прочитать здесь.

It's only fair to share…

Вы можете прочитать эту Немецкий Английский

Источник: http://xn--80aafbpx0aic0apb7duc.xn--80asehdb/2016/03/012-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B5%D1%80%D0%BA%D0%B5-%D0%B0%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D1%81%D0%BE%D0%B2%D1%8B%D1%85-%D0%BE%D1%82%D1%87%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2/

Как подтверждать подотчетные расходы с 1 июля?

С 1 июля авансовый отчет без этого документа запрещен

С 1 июля 2018 года большинство компаний обязаны применять онлайн-кассы. Поправки в 54-ФЗ ужесточили требования к подотчетным документам. Стало больше случаев, когда при выдаче подотчетных средств работнику нужно предоставить чеки. Сегодня специалисты «Дельта Финанс» расскажут об основных нюансах, которые должен знать руководитель подотчетного лица.

Надо ли пробивать чек при выдаче подотчетных средств?

При выдаче денег под отчет сотрудника не нужно применять ККТ. Эта операция не подходит под определение расчетов из №54-ФЗ.

Надо ли подотчетнику выбивать чеки при трате наличных?

Не спешите покупать мобильную кассу для подтверждения выдачи подотчетных средств. Налоговые инспекторы апеллируют к письму УФНС по г. Москве № 17-26/2/125945@ от 14 июня 2018 года. Оно говорит, что подотчетник должен выбить чек с признаком «расход» в момент оплаты наличными.

Однако квалифицированный эксперт в сфере бухгалтерского обслуживания ООО знает, что это необязательное условие. Статья 4.3 54-ФЗ говорит, что ККТ применяет «лицо, которое рассчитывается с покупателем». Таким образом, выбить чек — обязанность продавца. Работнику нужно лишь приложить чек к авансовому отчету.

Как подтвердить расходы на хозяйственные нужды?

Во-первых, объясните всем подотчетникам, что чеки ККТ — это святое. Без них не подтвердить покупку после выдачи подотчетных средств. Причем неважно, какой сущности этот чек: бумажный или электронный. Минфин РФ в своем письме № 03-01-15/24307 от 21 апреля 2017 года разъясняет, что чек, распечатанный по ссылке из e-mail или SMS, также подтверждает расходы.

Что делать, если онлайн-чека просто нет?

Хотя наличие чека — святое, отсутствие документа — не всегда нарушение. Например, бухгалтерское обслуживание ИП без работников, торгующих в розницу, не требует наличия ККТ. В таком случае, объясните подотчетному лицу, чтобы тот просил у продавца хотя бы одно подтверждение легальности работы без онлайн-кассы:

  • письмо в произвольной форме со ссылкой на норму,
  • копию заявления о постановке на учет на ЕНВД,
  • копию патента (ПСН).

Если после выдачи подотчетных средств работник принес только товарный чек и квитанцию, отразите покупку в бухгалтерском учете и книге учета. Оприходовать покупку без чека позволяет п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

Что делать, если онлайн-чек некорректен?

В нашей практике был случай, когда клиент принес некорректный чек от командированного сотрудника — без QR-кода. В таком случае принимать чек опасно. Списать расходы можно только если в остальных бумагах есть все нужные реквизиты и нет других недостатков — об этом говорит определение ВС РФ № 302-КГ16-450 от 9 марта 2016 года.

Есть подозрения, что работник сам напечатал или купил чек? Не тратьте время на экспертизу. Не отражайте расходы в бухучете и требуйте от сотрудника принести остальные бумаги или произвести возврат подотчетных средств.

Аналогичная ситуация, когда в чеке нет ИНН.

Что делать, если работник принес слип без чека?

Предположим, вы перевели подотчетные средства на карту сотрудника. При оплате товара или услуги сотрудник получил товарный чек и слип из терминала. Кассового чека нет — как правило, он остается у кассира, если тот применил онлайн-кассу.

Заранее разъясните сотруднику, чтобы он попросил от продавца отдать бумажный чек или выслать электронный вариант на e-mail. Если «поезд ушел», учитывайте расходы на основании слипа и товарного чека, однако будьте готовы доказать затраты инспектору ФНС.

Выдача подотчетных средств наличными, а оплата — картой

Вы не переводили подотчетные средства на карту, а дали деньги из кассы, но сотрудник все равно расплатился кредиткой. Тут все просто: возьмите у подотчетника слипы — чеки об оплате с карты. Того требует Минфин в письме № 03-03-06/2/19106 от 6 апреля 2015 года.

В большинстве слипов терминалы печатают фамилию и имя владельца карты на латинице. Если использовалась карта коллеги или родственника, примите расходы к учету и попросите вашего работника приложить к авансовому отчету две бумаги:

  1. Пояснительную записку, почему работник не сам оплатил товар.

  2. Расписку владельца карты о том, что подотчетник вернул ему деньги.

Как подтвердить расходы на командировку?

Накладки случаются и при подтверждении командировочных расходов:

  1. Работник потерял посадочный талон на самолет. Запросите у авиакомпании справку о перелете с ФИО сотрудника, маршрутом, № рейса, № посадочного места, ценой билета и датой рейса. Справка платная, около 1000 рублей.

    Однако можно попробовать признать расходы после выдачи подотчетных средств распечаткой электронного билета и приказом о командировке — иногда это помогает (письмо Минфина № 03-03-РЗ-84409 от 18 декабря 2017 года).

  2. Работник ездил на своем авто в другой город и приложил чеки на топливо. Сначала попросите сотрудника составить путевой лист с маршрутом поездки, а затем отразите в бухучете расходы на бензин (пункт 7 ПП РФ №749 от 13 октября 2008 года).

  3. Работник привез из гостиницы только счет. Гостиницы могут не применять онлайн-кассы до 2019 года, если принимают наличку и выписывают бланки строгой отчетности. Поэтому вы можете без опаски отразить расходы на проживание.

Воспользуйтесь услугой бухгалтерского обслуживания ООО от компании «Дельта Финанс», чтобы не беспокоиться о подтверждении выдачи подотчетных средств. Закажите бесплатную консультацию бухгалтера или позвоните по телефону +7 (495) 230-20-11. Наши клиенты не знают проблем с бухучетом — любая ошибка сотрудника застрахована на сумму операции.

Источник: https://dfinance.ru/blog/kak-podtverzhdat-podotchetnye-raskhody-s-1-iyulya

Помощник бухгалтера в 1С

С 1 июля авансовый отчет без этого документа запрещен

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Итак, начнём

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание – по кредиту.

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов… ну, например, за электричество:

Почему я сказал активов? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

  • Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
  • Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
  • Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ “Выдача наличных”):

В виде операции указываем “Выдача подотчетному лицу”:

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом “Списание с расчетного счета”:

Также не забываем указать в виде операции “Перечисление подотчетному лицу”:

Проводка получилась такой:

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ “Выдача денежных документов”:

А на закладке “Денежные документы” указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

Отдельно упомяну:

  • Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации – лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
  • Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
  • В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку – то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

  • всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
  • всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
  • к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты…)

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ “Авансовый отчет”:

Пробежимся вкратце по его закладкам:

Примеры авансовых отчётов из жизни

Заполняем закладку “Авансы”:

Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.

Заполняем закладку “Товары” (купили кучу всего и поставили на десятку):

Вот проводки этой закладки:

Заполняем закладку “Оплата”(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):

Вот проводки:

Примеры заполнения закладки “Прочее”.

Оплата услуг связи:

Оплата объявлений в газете:

Списание суточных и долга за командировочных билетов:

Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):

Кстати, на закладках “Товары” и “Прочее” присутствует галка “СФ”, если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная:

Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:

После заполнения документа “Авансовый отчёт” осталось лишь его распечатать :

Мы молодцы, на этом всё 

Кстати, подписывайтесь на новые уроки…  

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора). Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.

Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:

Источник: https://helpme1c.ru/uchimsya-oformlyat-avansovye-otchyoty-na-primerax-1sbuxgalteriya-8-3-redakciya-3-0

Налоговые риски при учете авансовых отчетов

С 1 июля авансовый отчет без этого документа запрещен

Большой интерес у проверяющего инспектора всегда вызывают авансовые отчеты предприятия.

Налоговики при своем визите проверят наличие оправдательной документации, подтверждающей правомерность затрат, а также соответствие чеков, квитанций, слипов банковских карт утвержденному законом порядку их оформления.

А в случае, если инспектор обнаружит нарушения при оформлении расходов организации, предприятию грозит начисление штрафов.

Поэтому рекомендуется внимательно относиться к оформлению такого документа, как авансовый отчет. Как заполнять бланк отчета, зависит от того, утвержден ли на предприятии типовой бланк или внедрен внутренний документ с адаптированной структурой отчета.

Закон допускает применение на предприятии произвольной формы авансового отчета, главное – это соблюдение правил учета информации о расходовании подотчетных средств.

В качестве затрат, отнесённых к расходам предприятия, могут быть приняты только подотчетные суммы, выданные сотруднику для оплаты товаров или услуг, которые выполнены в интересах организации.

В качестве расходов признаются товары или услуги, оплата которых позволит предприятию увеличить доходы или избежать дополнительных расходов. В этом случае расходы разрешено учесть, как экономически обоснованные.

Оплаты, произведенные без экономического обоснования, не подлежат учету в качестве расходов организации. Такие траты признаются расходами на личные нужды подотчетного лица, а суммы таких покупок удерживаются из дохода сотрудника с последующим начислением НДФЛ.

Дата авансового отчета и дата утверждения авансового отчета

Среди информации, обязательной для указания в авансовом отчете, присутствуют две даты: дата составления авансового отчета и дата его утверждения.

Есть также и даты на кассовых чеках, билетах, квитанциях, товарных чеках, бланках строгой отчетности, которые работник прилагает в качестве обоснования затрат.

Разберемся, о чем они могут рассказать налоговому инспектору, и как правильно оформить авансовый отчет, утверждение которого происходит позднее его составления.

Рассмотрим авансовый отчет: дата составления – это число по календарю, когда сотрудник составляет отчет о расходовании выданных ему подотчетных средств, прикладывает все чеки и квитанции, оформленные в соответствии с требованиями закона и подписывает бланк. Кстати, отчитаться за денежные средства, полученные подотчет, сотрудник обязан не более, чем через 3 дня после совершения покупки, оплаты услуги или возвращения из командировки.

Даты на подтверждающей расходы документации должны соответствовать отчетному периоду, указанному в распоряжении руководителя предприятия. Руководитель обязан в приказе о выдаче подотчетному лицу денежных средств указать срок, на который деньги выдаются сотруднику, и дату, когда работник обязан отчитаться за расходы.

Подписанный авансовый отчет сотрудник передает в бухгалтерию, где в установленный руководителем срок, он проверяется на правильность составления и соответствия подтверждающей документации требованиям закона.

Дата утверждения авансового отчета, что это за реквизит бланка отчетности за полученные подотчет суммы?  Утверждение авансового отчета выражается в подписи руководителя на бланке предоставленной отчетности по расходам денежных средств, полученным сотрудником, после проверки этого отчета бухгалтером. Соответственно, при подписи отчета руководитель ставит дату утверждения авансового отчета – она-то и отражается в налоговом учете. НК признает именно дату утверждения, как дату, с которой связаны все налоговые последствия для работодателя.
Например, при возвращении из командировки в другие регионы, сотрудник составляет авансовый отчет с регионов. Дата составления и утверждения будут отличаться от дат, которыми выписаны оправдательные документы, и именно дата утверждения авансового отчета по командировке играет важную роль в налоговом учете.

Последний день месяца, в котором авансовый отчет по командировочным расходам утвержден, фиксируется, как дата фактического получения дохода работником. Соответственно, при расчете НДФЛ будет указана именно дата утверждения авансового отчета по командировке (при оплате суточных).

По налогу на прибыль при рассмотрении авансовых отчетов дата их утверждения признается датой расходов на представительские или другие подобные нужды организации.

В документе «Авансовый отчет» дата составления и дата утверждения могут не совпасть, если руководитель подпишет подтверждение позднее их составления.

Согласно 402-ФЗ дата составления является обязательным реквизитом авансового отчета, порядок утверждения авансовых отчетов Закон никак не регламентирует. Не дает Закон пояснений и, в какие сроки руководитель обязан подписать отчеты. В то же время все налоговые последствия возникают при рассмотрении налоговиками именно даты утверждения авансового отчета.

Для урегулирования вопросов, связанных с датами составления и утверждения, руководителю надлежит разработать и утвердить в организации внутренний документ: приказ или положение о порядке формирования и предоставления авансовых отчетов на предприятии.

Кроме того, этот вопрос рекомендуется отразить и в учетной политике компании. Во внутренней документации руководитель вправе предусмотреть, что отражение в учете авансовых отчетов бухгалтеру следует вести по дате составления отчета. Такое распоряжение не противоречит закону, потому что дата утверждения не является обязательным реквизитом авансового отчета.

Тогда при случае, когда дата утверждения авансового отчета не совпадает с датой составления, бухгалтер отразит в учете авансовые отчеты по дате их составления, а на вопрос налоговиков о правомерности своих действий предоставит приказ руководителя.

Авансовый отчет за расходы прошлых лет

При утверждении на предприятии документации, регламентирующей порядок оформления и учета авансовых отчетов, следует обязательно указать срок предоставления авансового отчета.

Если руководителем не установлены сроки предоставления отчетности по израсходованным подотчетным средствам, они составляют по закону три дня с даты осуществления затрат или с даты возвращения сотрудника из командировки.

Ведь бывают случаи, когда авансовый отчет не может быть предоставлен в установленный законом срок, да и в сроки, прописанные в учетной политике и приказе об авансовых отчетах, работник по уважительной причине не уложился. Такие случаи, как исключения, также следует учесть в документации об авансовых отчетах, чтобы бухгалтер смог учесть предоставленные с опозданием расходы.

К таким случаям относятся, например, предоставленные чеки за предыдущий год по затратам на долгосрочную командировку. В этом случае бухгалтеры авансовые отчеты проводят с опозданием. 
Дата утверждения авансового отчета (расходы прошлых лет учитываются особым образом) в этом случае может совпадать с датой составления авансового отчета.

Авансовый отчет по дате утверждения за расходы прошлых лет учитывается бухгалтером на основании распоряжения руководителя компании.

Нарушение правил оформления авансовых отчетов за расходы прошлых лет могут негативно сказаться на заключении результатов проверки работы бухгалтерии предприятия после визита проверяющего инспектора.

Поэтому сотрудникам рекомендуется сдавать авансовый отчет вовремя, финансистам внимательно проверять все даты на чеках, квитанциях и накладных. Авансовые отчеты с расходами прошлых лет, учтенные с ошибками, инспектор может признать экономически необоснованными затратами и не зачесть такие расходы, что повлечет пересчет налогов, штрафные санкции и начисление дополнительных платежей.

Налоговики не советуют затягивать с авансовыми отчетами и утверждать их в течение месяца совершения расходов.

Авансовые отчеты по командировке за границу

Аванс для расходов в загранкомандировке на предприятии вправе получить лицо, которое заключило с организацией трудовой договор и не имеет задолженностей по предыдущим суммам, выданным этому лицу подотчет. Запрещено выдавать подотчет денежные средства лицам, не находящимся с организацией в трудовых отношениях, а также передавать для совершения расходов выданные деньги третьим лицам.

Выплата производится бухгалтером компании наличными денежными средствами через кассу, при этом кассир выписывает на имя сотрудника соответствующие документы. Деньги правомерно перечислить работнику на зарплатную банковскую карту, личную карту сотрудника или предоставить подотчетному лицу для расчетов корпоративную банковскую карту.

При необходимости предоставить денежные средства работнику для оплаты расходов в заграничной командировке, бухгалтер может выдать или перечислить работнику денежные средства в валюте (сотрудник также будет обязан собрать все чеки и квитанции, чтобы затем вложить их в авансовый отчет) на карточку. Подтверждение, что курсовая разница возникла, прикрепляется бухгалтером в виде пояснительной записке об изменении курса валюты за подписью руководителя к авансовому отчету.

В пояснительной записке рекомендуется указать, какая с момента перечисления валюты до даты утверждения авансового отчета возникла курсовая разница: положительная или отрицательная. Далее курсовую разницу бухгалтер учитывает в бухгалтерском учете.

Для предприятий, относящихся к бюджетной сфере, командировки оформляются по такому же алгоритму, что и в коммерческой организации.

Авансовый отчет (в бюджетном) по командировке за границу (в валюте также выдаются денежные средства наличными или перечисляются на банковскую карту) оформляется с приложением оправдательной документации и пояснительной запиской в случае возникновения курсовой разницы.

Еще один особенный случай учета расходов на командировку относится к производственной практике студентов на дневной форме обучения. Одаренных учащихся некоторые учебные заведения направляют на практику в самые престижные подразделения предприятия, предоставляющего такую возможность, которые иногда функционируют не в том же городе России, где студент учится.

Если предприятие заинтересовано в студенте, как в перспективном сотруднике в будущем, руководитель организации вправе принять решение о направлении его на производственную практику за счет предприятия.

Возникает случай, когда студенту оплачивают проезд до места прохождения преддипломной практики из кассы предприятия. Надлежит ли в этом случае запросить с учащегося авансовый отчет? Что важнее: даты в билетах или даты по графику производственной практики студентов 2019 года обучения?

В рассматриваемом случае студент не связан с предприятием, направляющим его на практику, трудовыми отношениями. Находясь на дневной форме обучения, студент не вправе заключить трудовой договор с предприятием, соответственно, он не может от лица компании нести расходы в интересах организации. Поэтому выплаты на подобные цели предприятие может произвести только из чистой прибыли.

При оплате затрат на командировки из чистой прибыли, организация не ограничена законодательством документацией для подтверждения правомерности таких расходов. Поэтому даты на билетах и даты, указанные в графике производственной практики могут не совпадать, для налогового учета это не имеет никакого значения.

Выводы

Дата, когда отчет по авансам был составлен – обязательный реквизит авансового отчета, дата утверждения – таковым не является, но ее НК рассматривает, как точку отсчета для наступления налоговых последствий для организации.

Руководителю надлежит утвердить на предприятии алгоритм заполнения и учета отчетов по полученным авансам подотчет, прописать срок предоставления и порядок их утверждения.

Налоговики проверят правильность оформления авансовых отчетов и прикрепленную к ним подтверждающую документацию. Копии чеков и квитанции не будут приняты инспектором, как подтверждение затрат. Все неправильно оформленные отчеты не будут признаны проверяющим, бухгалтеру организации потребуется доначислить налоги, уплатить пени и штрафы.

Во избежание спорных ситуаций с налоговиками рекомендуется строго выполнять требования закона по выдаче подотчетных сумм и оформлению авансовых отчетов.
 

Источник: http://NalogObzor.info/publ/stati_iz_tematicheskikh_zhurnalov/utverzhdenie_avansovogo_otcheta_bez_nalogovykh_riskov/71-1-0-2071

Авансовый отчёт в 1С

С 1 июля авансовый отчет без этого документа запрещен

Командировка – это не только рабочий момент, но и маленькое путешествие. Отправляться в путешествие без денег – плохая идея.

Разберёмся, как быстро и правильно оформить авансовый отчёт (командировочные), как вовремя отчитаться, чтобы потом бухгалтер не удерживал эту сумму из зарплаты.

В первой части статьи поговорим о правовых нюансах вопроса, во второй –наглядно расскажем и покажем, как это оформляется в программе.

Для чего нужен авансовый отчёт

Авансовый отчёт необходим для подтверждения сотрудником расходов во время командировки, с дальнейшим детальным отчётом. Подотчётному лицу выдаётся некая сумма для будущих командировочных расходов: оплатить жильё, купить еду, оплатить работы или услуги, связанные с целью командировки, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Список  лиц, которым будут выдаваться такие суммы, сроки (дни когда работник будет в командировке), цели (для чего сотрудник отправился в путешествие), а также порядок выдачи в организации наличных денег утверждаются в учётной политике, либо в положении или отдельным приказом.

Если командированный везёт с собой материальные ценности и с ним не заключён договор о материальной ответственности, оформите разовую доверенность о передаче ценностей.

Сроки авансового отчёта, подтверждение расходов и размер суточных

Сроки, на которые выдаются такие авансы, утверждаются соответствующим приказом (законодательством сроки не ограничены). Основанием для выдачи средств служит командировочное удостоверение (больше не нужно оформлять командированным сотрудникам ни служебное задание, ни удостоверение) или приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную командировку.

Отчитывается сотрудник о потраченных деньгах и подтверждает расходы чеками не позднее трёх рабочих дней с момента окончания срока аванса или после возвращения из командировки. Сотрудник передаёт в бухгалтерию авансовый отчёт с подтверждением расходов для окончательного расчёта. Форма авансового отчёта составляется в единственном экземпляре.

Размер суточных определяется в учётной политике, в приказе по организации. Какой выбрали размер суточных, такой и принимаете в расход с точки зрения расчётов по налогу на прибыль. Минимальный и максимальный размер суточных закон не устанавливает. Установлены нормативы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ и взносами: 700 рублей по России, 2 500 за границей РФ.

Заполняем авансовый отчёт в «1С:Бухгалтерия 3.0»

Открываем раздел «Банк и касса» → группа документов «Касса» и создаём авансовый отчёт.  Устанавливаем дату документа и выбираем подотчётное лицо. Авансовый отчёт оформляется в той валюте, в которой выданы работнику денежные средства. Валюта отчёта меняется в окне «НДС», в сумме – «Редактировать цену и валюту». По умолчанию отчёт формируется в рублях. В документе четыре вкладки.

Вкладка «Авансы»

Здесь все документы, с помощью которых выдали нашему сотруднику авансы: выдача денежных документов, выдача наличных, списание с расчётного счёта.

Итого получено авансов на сумму 26 000 руб.

Вкладка «Товары»

Отражаем документы, которые передаёт нам сотрудник. Вводим документы во вкладке «Товары»: чеки, накладные, счета-фактуры на приобретённые материальные ценности.  Оприходуем на склад материалы крепёж и упаковка: вид документа расхода – Накладная № 35 от 01.11.2017. Предъявлен счёт-фактура поставщика, заполняем реквизиты, счета учёта заполнились автоматически по справочнику «Номенклатура».

Вкладка «Оплата». Отразим погашение нашей задолженности контрагенту.

Вкладка «Прочее»: отражаем суточные, расходы на приобретение билетов, представительские расходы. Обратите внимание на субконто «Представительские расходы»: в отличие от «Командировочных расходов», по субконто «Представительские» в конце месяца 1С пронормирует наши расходы в целях расчёта налога на прибыль, поэтому важно правильно заполнить субконто на затратном счёте.   

Занесли всё, итого сотрудник израсходовал 25 965, остался остаток 35 рублей. Проводим документ, в момент проведения создаются входящие счета-фактуры, и документ делает все необходимые проводки. Посмотрим, нажав на кнопку «ДтКт»: заполнены все показатели. Распечатываем отчёт (АО-1), даём подписать подотчётному лицу и подшиваем документ.

Неизрасходованный остаток

Остался неизрасходованный остаток 35 рублей, сотрудник должен отчитаться в течение трёх рабочих дней и внести 35 рублей в кассу. Проще всего сделать это из авансового отчёта: «Создать на основании» → «Поступление наличных». Документ заполняется автоматически, уточняем только дату документа и статью движения денежных средств: выбираем «Прочие поступления по текущим операциям».

Итак, мы рассмотрели порядок заполнения авансового отчёта в «1С:Бухгалтерия 3.0». Если остались вопросы по заполнению авансового отчёта в 1С, проконсультируем бесплатно и в течение 15 минут. Заказать консультацию здесь. 

Источник: https://www.4dk.ru/news/d/20180117103910-avansovyy-otchet-v-1s

Авансовый отчет без чеков

С 1 июля авансовый отчет без этого документа запрещен

Расходы по выданным сотруднику наличным средствам необходимо подтверждать квитанцией. Однако оформить авансовый отчет для бухгалтерии можно и без кассового чека. Существует ряд нюансов, которые нужно учитывать при использовании других отчетных документов.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

Документы, дополняющие отчетность по выданным средствам

В большинстве случаев отчетность требуется для подтверждения работниками командировочных расходов.

Сотрудник, получивший деньги из кассы для выполнения служебных поручений, обязан предоставить в бухгалтерию или руководителю отчет, к которому прикрепляются документы, подтверждающие профессиональные затраты.

Это могут быть затраты на проезд до места назначения и обратно, оплата гостиницы, в некоторых случаях питание.

Все документы, служащие для авансового отчета, содержат основные реквизиты (дату, регистрационный номер и пр.) и информацию о расходах на услуги и товары. Кроме кассового чека, могут использоваться:

  • Бланк строгой отчетности. В его роли может выступать билет на самолет или поезд, талон, абонемент на посещение курсов или тренингов.
  • Приходный кассовый ордер. Его заполняет бухгалтер или руководитель организации.
  • Товарный чек. Его, в отличие от кассовой квитанции, заполняет продавец от руки или в электронном виде. Он не является фискальным документом: то есть его не всегда  выпускает официально зарегистрированная касса.

Провести авансовый отчет без чеков бухгалтерия может только тогда, когда к нему приложен один из перечисленных выше документов. В первую очередь, это необходимо для отчетности, но есть и другие причины.

Например, отчетные средства, выданные сотрудникам на профрасходы, компания-работодатель может принимать к снижению налоговой базы. Чтобы уменьшить сумму выплат, необходимо предоставить в налоговый орган установленный законом перечень документов, которые свидетельствуют о расходах сотрудника.

Сотруднику эти документы потребуются для подтверждения работодателю затрат на выполнение служебного задания или покупку товаров для нужд организации.

В законах, регламентирующих порядок составления отчетов по авансовым средствам, нет информации, что к этому документу должны в обязательном порядке прикрепляться кассовые чеки.

Но в официальном бланке (форма АО-1) есть ячейки, в которых необходимо зафиксировать сведения о квитанциях и других документах, которые подтверждают расходы.

Необходимо ввести их номер и дату, а также расшифровать содержание затрат, указать их общую сумму.

Рассмотрим подробнее технологию составления авансовых отчетов без кассовых чеков, но с применением других документов, а также условия их использования в рамках отчетности.

Бсо вместо чека

Дополнить авансовый отчет можно авиа- или ж/д билетом, талоном на питание и другими видами бланков строгой отчетности.

Особенность БСО в том, что составляется он только при предоставлении услуг. При продаже товаров бланк не предоставляют.

Единственное условие использования бланка строгой отчетности в авансовом отчете без чека: прилагаемый документ должен полностью соответствовать требованиям п. 3 Постановления № 359 от 6.05.08, а именно содержать следующие реквизиты:

  • наименование (например, «Пассажирский билет», «Багажная квитанция» и т.д.);
  • серию и номер;
  • наименование организации, предоставляющей услугу, ее юридический адрес и ИНН;
  • расшифровка предоставляемой услуги;
  • дата оплаты услуги;
  • ФИО, должность, подпись представителя организации;
  • печать, при ее наличии.

Законодательно установленный бланк этого документа включает два раздела: основной и отрывной. После заполнения бланка работник получает отрывную часть, которую и прилагают к авансовому отчету без товарного и кассового чеков и на основе которого заполняют соответствующие графы отчетного документа.

Единственное исключение: если корешок БСО не отрывной. Например, в транспортном билете. В этом случае к отчету прикрепляются обе части бланка.

Работнику, взявшему под отчет денежные средства, необходимо убедиться в соблюдении правил заполнения БСО и наличии в нем требуемых реквизитов. Только грамотно и правильно заполненный бланк является полноценной заменой кассовому чеку.

Авансовый отчет без чека: используем ПКО

Приходный кассовый ордер фиксирует поступление денежных средств в кассу компании. Этот документ так же состоит из двух частей: основного и отрывного корешка, который по аналогии с БСО нужен работнику для составления авансового отчета.

В отличие от БСО, приходно-кассовый ордер используется не только при предоставлении услуг, но и при фиксации сделки купли-продажи различных товаров.

Требования к ПКО для отчетности:

  • базовые реквизиты: номер, дата, название организации и другие;
  • печать компании, предоставившей услугу или продавшей товар (при наличии): должна захватывать обе части документа примерно наполовину;
  • сумма покупки или оплаты услуги в числовом формате с расшифровкой прописью.

Перед тем, как принимать ПКО и прикреплять его к отчету, необходимо убедиться в наличии реквизитов и его соответствии форме КО-1, установленной Госкомстатом.

Товарный чек – замена кассовому

Прикрепление товарного чека к отчету – еще один способ отчета по деньгам, выданным компанией.

Использовать товарные чеки имеют право индивидуальные предприниматели, а также предприятия, использующие ЕНВД. Строгой формы для его оформления законодательством не установлено.

Этот документ должен содержать номер, дату, наименование компании или ФИО предпринимателя, предоставляющего услуги или реализующего товары. Чеки без печати могут прилагаться к авансовому отчету, если содержат все перечисленные реквизиты.

Также в документе должны быть перечислены приобретенные товары или использованные услуги, указано их количество, стоимость и итоговая сумма, затраченная на их приобретение.

Как сохранить документы для отчета?

Минус квитанций и чеков, необходимых для отчета по выданным организацией средствам, – качество их печати. Текст быстро выцветает, изображение становится нечетким. Такой документ не может выступать как полноценное подтверждение расходам сотрудника.

Решить эту проблему можно двумя способами. Первый – распечатка копии чека и ее нотариальное заверение. Второй – сделать фото документа и сразу загрузить его в облачное приложение Hamilton Авансовый отчет. Информация автоматически сохранится и послужит надежным подтверждением профессиональных расходов сотрудника.

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ О ПРИЛОЖЕНИИ

Источник: https://hamiltonapps.ru/avansovyj-otchet-bez-chekov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.