Компенсация расходов на проезд по работе

Компенсация расходов на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте

Часть работодатель компенсирует своим сотрудникам расходы на оплату проезда в общественном транспорте путём денежных выплат или приобретения проездных документов. Облагаются ли данные выплаты страховыми взносами? Этот вопрос будет подробно рассмотрен далее.

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работодатель обязан возмещать расходы по проезду работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников устанавливаются:

• коллективным договором;
• соглашениями;
• локальными нормативными актами;
• трудовым договором.

В организациях установлен оптимальный для них порядок возмещения расходов на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте:

В соответствии с налоговым законодательством, а именно ст.419 НК РФ плательщиками страховых взносов признаются:

В случае, если плательщик выступает в нескольких категориях одновременно, — уплата страховых взносов производится раздельно по каждому основанию.

Читайте так же статью ⇒ «Страховые взносы для адвоката в 2018 году»

В соответствии ст. 420 НК РФ страховыми взносами облагаются выплаты или иные вознаграждения в пользу физических лиц:

• в рамках трудовых или гражданско-правовых отношений (предмет договора – оказание услуг, выполнение работ);
• авторов произведений (договор авторского заказа);
• по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями.

Читайте так же статью ⇒ «Страховые взносы ИП на патенте в 2018 году»

Какие выплаты не должны облагаться страховыми взносами?

Законодательством РФ (ст.420 НК РФ) предусмотрены выплаты в пользу физического лица, не подлежащие обложению страховыми взносами:

Страховые взносы на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте

В письме ФНС от 30 октября 2017 г. № ГД-4-11/22062@ дано подробное разъяснение вопроса обложения страховыми взносами оплаты проезда сотрудников в общественном транспорте. Так, согласно п.1 ст.

420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов — организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в пп. 2 п. 1 ст. 419 НК РФ), в частности, в рамках трудовых отношений.

Базой для исчисления страховых взносов для плательщиков страховых взносов — организаций определяется сумма выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ.

В ст. 422 НК РФ выплаты в виде возмещения работодателем стоимости проезда работников организации на общественном транспорте не поименованы.

Таким образом, учитывая, что на упомянутые выплаты действие ст. 422 НК РФ не распространяется, данные суммы подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Пример:

Читайте так же статью ⇒ «Страховые взносы на путёвки работникам в 2018 году»

Вопросы и ответы

1. Я работаю курьером и в некоторых случаях мне проще дойти пешком, чем стоять в пробках. Времени затрачивается столько же. Прошу своего директора определить для меня фиксированную сумму на оплату проезда, но он не соглашается. Я бы лучше на эти деньги приобрёл себе электросамокат и обслуживал его.

   Как мне аргументировать?

Ответ: В действительности имеют место быть оба варианта возмещения расходов на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте: как фиксированные выплаты, так и выплаты по итогам отчётного периода. Пробуйте аргументировать экономически своё видение – приведите временные, финансовые затраты.

В любом случае решение останется за руководителем.

1. Я работаю менеджером по продажам, пользуюсь общественным транспортом. В маршруткам нередки случаи, когда водители не предоставляют билетов. Как мне быть в данном случае? Электронных проездных билетов в нашем городе нет.

Ответ: Если в Вашей организации установлена система возмещения расходов на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте по итогам отчётного периода, то для подтверждения поездки Вам всё равно придётся приложить проездной документ или билет.

В противном случае факт поездки будет не зафиксирован. Законодательство РФ обязывает водителей, кондукторов предоставлять проездные билеты все пассажирам, совершившим оплату проезда. Непредоставление проездного документа – правонарушение.

Пробуйте обращаться в надзорные органы.

Источник: https://kfin.pro/kompensaciya-rashodov-na-oplatu-proezda-sotrudnikov-v-obschestvennom-transporte/

Компенсация проезда к месту работы и обратно как оформить

Работодатель часто оплачивает работникам стоимость мобильной связи, проезда к месту работы и обратно, оплачивает проезд в рамках трудовых обязанностей сотрудника. Нужно ли начислять на эти суммы страховые взносы?

Работодатель нередко оплачивает работникам стоимость проезда к месту работы и обратно или организует такой. Также возможна оплата проезда в рамках непосредственного выполнения работниками трудовых обязанностей.

Облагаются ли НДФЛ и страховыми взносами суммы оплаты работодателем проезда работника от места постоянного жительства к месту работы, находящемуся в другом городе

Вопрос: Облагаются ли НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование суммы оплаты работодателем проезда работника от места постоянного жительства к месту работы, находящемуся в другом городе?

Оплата проезда предусмотрена трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору.

Ответ: Оплата работодателем стоимости проезда работников от места постоянного жительства до места работы и обратно при условии, что работники имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, признается их доходом, полученным в натуральной форме, и подлежит налогообложению НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды.

Лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно.

Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.

Оплата работодателем проезда к месту работы

Представители Минтруда России пояснили, что выплаты, возмещающие работникам стоимость проезда от места жительства к месту работы, не поименованы в «освобождающем» от взносов перечне,а значит, подлежат обложению страховыми взносами. Судя по норме пункта 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, в базу для начисления страховых взносов включают выплаты в пользу физических лиц, назначаемых в рамках трудовых отношений.

3 Апреля 2018Учет расходов на оплату проезда к месту работы и обратно

Отметим, эта норма не содержит указаний о возможности учета только при наличии совокупности таких условий.

Это подтверждают и многочисленные письма Минфина, при которых допускается учет соответствующих расходов при определении облагаемой базы не только при одновременном выполнении обоих условий, но и если эти расходы обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда (см.

Страховые взносы за оплату проезда работников

Работодатель нередко оплачивает работникам стоимость проезда к месту работы и обратно или организует такой. Также возможна оплата проезда в рамках непосредственного выполнения работниками трудовых обязанностей. Перед бухгалтером в этих случаях возникает вопрос: нужно ли начислять на эти суммы страховые взносы?

Чтобы ответить на этот вопрос, мы выбрали наиболее распространенные ситуации, связанные с оплатой проезда, после чего изучили свежие разъяснения контролирующих органов и судебную практику по этому вопросу.

Лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно.

Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.

Учет расходов на проезд, обучение и отдых работников

Многие компании, помимо заработной платы. гарантий и компенсаций, предусмотренных трудовым законодательством, по своей инициативе предоставляют своим работникам определенный набор компенсаций и льгот социального характера.

Работодатель в зависимости от желания и финансовых возможностей компании сам устанавливает конкретный набор таких выплат. Так, сотрудникам за счет собственных средств организации могут быть оплачены: обучение, проезд к месту работы и обратно, фитнес.

Как компенсировать транспортные расходы сотрудникам

Случаи, когда работодатель обязан оплатить проезд работников, установлены Трудовым кодексом РФ. В соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель возмещает сотрудникам расходы на дорогу при направлении в командировку. А в соответствии со ст. 168.

1 ТК РФ, возмещаются транспортные расходы, связанные со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Причем сотрудникам, которые по служебной надобности вынуждены перемещаться в пределах населенного пункта, также положена компенсация за проезд в общественном транспорте.

Особенно внимательно нужно относиться к проезду на такси. Такие транспортные расходы в командировке подлежат компенсации, только если их необходимость удастся обосновать. Например, сотруднику пришлось добираться из аэропорта до гостиницы в позднее время. Или добраться до пункта назначения иным общественным транспортом было невозможно.

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность в силу ст. 169 ТК РФ сотруднику положена компенсация за проезд к месту работы и новому месту жительства не только его самого, но и членов его семьи. А на основании ст.

325 ТК РФ некоторые наши сограждане могут даже бесплатно съездить в отпуск.

Такая компенсация за проезд к месту отдыха и обратно в пределах Российской Федерации положена один раз в два года лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и ежегодно — сотрудникам федеральных государственных органов и учреждений.

Чтобы получить такую компенсацию, сотруднику необходимо обратиться с заявлением к работодателю. В заявлении необходимо отразить сроки отпуска, сумму расходов к месту отпуска и обратно, приложить подтверждающие транспортные расходы документы (билеты).

Иные случаи, когда за дорогу платит работодатель

Вопрос доставки работников на работу и обратно трудовым законодательством не урегулирован, но многие работодатели оплачивают дорогу сотрудникам по собственной инициативе. А если такой пункт предусмотреть в трудовом или коллективном договоре, тогда, на основании п. 26 ст.

270 Налогового кодекса РФ, организация будет вправе не учитывать эти расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Работодатель чаще всего осуществляет доставку персонала собственным или арендованным транспортом, когда возможность доставки общественным транспортом отсутствует или затруднена из-за удаленности производства или особенностей режима работы.

Но иногда сотрудникам просто выплачивается денежная компенсация проезда к месту работы и обратно общественным транспортом.

Компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях

Если сотрудник использует для поездок по заданию предприятия личный автомобиль, то работодатель обязан ему компенсировать расходы на топливо и амортизацию авто. Для этого может быть предусмотрена выплата компенсации в трудовом договоре. Но следует помнить, что компенсацию включить в расходы при расчете налога на прибыль можно только в пределах норм:

• 1200 руб. в месяц — при двигателе 2000 см³ и меньше;
• 1500 руб. — при двигателе объемом более 2000 см³.

Размеры выплачиваемых компенсаций можно предусмотреть приказом руководителя.

Образец приказа о размере компенсаций за использование личных транспортных средств

Другим вариантом является заключение договора аренды транспортного средства. Этот способ позволит отразить в налоговом учете всю сумму расходов сотрудника на транспортное средство. Чтобы компенсация была правомерна, сотрудник должен подтвердить, что является владельцем автомобиля.

Поездки от дома до места работы на личном автомобиле компенсации не подлежат.

Порядок выплаты и размер компенсации

Чтобы расходы были возмещены, их необходимо подтвердить. Таким подтверждением понесенных работником расходов являются проездные документы, к которым прикладывается соответствующее заявление на компенсацию проезда.

Некоторые компании не считают нужным собирать эти документы и ежемесячно компенсируют сотрудникам с разъездным характером работы некую фиксированную сумму.

При оплате работодателем дороги к месту отдыха такая оплата производится по наименьшей стоимости дороги кратчайшим путем. В соответствии с ч. 4 ст. 325 ТК РФ, человек может подать заявление на компенсацию за проезд до отъезда в отпуск, исходя из примерной стоимости билета. А окончательный расчет производится по возвращении на основании предоставленных проездных документов.

Образец заявления на компенсацию транспортных расходов к месту отдыха

Для компенсации транспортных расходов необходимо предоставление подтверждающих документов: ж/д и авиабилетов, квитанций такси, актов выполненных работ транспортной организации. При выплате компенсации за использование личного транспорта должно быть заключено соглашение о ее назначении либо предоставлен договор аренды. Если подтверждающих документов нет, то:

1. Организация не сможет включить транспортные расходы в затраты при расчете налога на прибыль, ведь они должны быть не только обоснованны, но и документально подтверждены.
2. Если все же организация выплатит компенсацию, то контролирующие органы посчитают ее частью заработной платы и обяжут работника уплатить НДФЛ, а организацию — страховые взносы.

Учет возмещения транспортных расходов

Обоснованные и документально подтвержденные расходы на проезд сотрудников включаются в затраты предприятия и в бухгалтерском, и в налоговом учетах. В бухгалтерском учете они отражаются по дебету затратных счетов (26, 25, 44). В налоговом учете — включаются в расходы на основании:

• пп. 11 п. 1 ст. 264 — компенсация за использование личного транспорта в пределах норм;
• пп. 12 п. 1 ст. 264 — командировочные расходы.

Источник: https://clubtk.ru/kompensatsiya-transportnykh-raskhodov-sotrudnikam-v-2018-godu

Компенсация проезда к месту работы

Организации в условиях конкуренции стараются удержать квалифицированные кадры. Для таких целей они предоставляют социальный пакет, возмещают понесенные сотрудниками дополнительные расходы.

В статье речь пойдет о таких затратах, как оплата проезда к месту работы и обратно, предусмотренная трудовыми договорами, а именно: о приобретении для работников месячных, разовых проездных билетов на общественный транспорт, возмещении им расходов на проезд в общественном транспорте, об оплате организацией проезда сотрудников до работы и обратно спецмаршрутом.

У организации-«упрощенца», выбравшей объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при оплате проезда работников возникают вопросы о возможности учета затрат для целей исчисления единого налога, НДФЛ, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (далее — страховые взносы на ОПС), которые будут рассмотрены ниже.

Единый налог

Для тех, кто применяет УСН, при уменьшении налогооблагаемой базы наибольшие трудности вызывает то, что перечень возможных расходов, на которые ее можно уменьшать, невелик, при этом расходы должны удовлетворять ряду критериев, приниматься к учету в соответствии с нормами гл. 25 НК РФ. При учете расходов нужно применять именно те нормы, предназначенные для плательщиков налога на прибыль, которые позволят уверенно сказать, что «упрощенец» вправе учесть их.

Расходы на проезд сотрудников к месту работы и обратно при применении УСН могут быть признаны расходами на оплату труда (пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Исходя из требований п. 2 ст. 346.16 НК РФ такие расходы учитываются в соответствии со ст.

255 НК РФ, согласно которой к расходам на оплату труда можно отнести затраты, связанные с содержанием работников, предусмотренные законодательством, трудовыми договорами и (или) коллективными договорами. В ст. 255 НК РФ рассматриваемые расходы прямо не поименованы, но ее п.

25 позволяет учесть их в качестве других видов расходов, произведенных в пользу работника.

Возможность учета расходов на проезд сотрудников до места работы и обратно следует из п. 26 ст.

270 НК РФ, согласно которому отказано в учете расходов на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Анализ нормы говорит о том, что расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно на общественном, ведомственном транспорте, специальном маршруте можно учесть в соответствии с указанным пунктом, в случаях если:

• необходимость такого проезда вызвана технологическими особенностями производства. Это означает, что местонахождение организации удалено от места жительства работников и общественный транспорт туда не ходит либо ходит, но нерегулярно, и в нужный момент отсутствует, например, поздно вечером или в ночное время. Данные затраты для целей их учета должны быть прописаны в коллективном или трудовом договоре;
• расходы на оплату проезда предусмотрены трудовыми и (или) коллективным договорами. В этом случае они являются расходами на оплату труда.Необходимость отражения в трудовом и (или) коллективном договорах обязанности организации оплачивать проезд работников вытекает из требования абз. 1 ст. 255 НК РФ: расходы должны быть предусмотрены нормами законодательства РФ, трудовыми и (или) коллективным договорами. Необходимость несения организацией данных расходов законодательством не предусмотрена, а их указания только в коллективном договоре недостаточно, так как ст. 270 НК РФ в п. 21 установлено еще одно ограничение: не учитываются расходы в виде расходов на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов). Рассматриваемые расходы, признаваемые расходами на оплату труда, должны быть отражены в трудовом договоре. Поэтому для организации важным условием, соблюдение которого позволит их учесть, является их указание в трудовых договорах или ссылка в них на коллективный договор, в котором такие расходы прописаны более подробно. Эти затраты не связаны с технологическими особенностями производства, а предусмотрены трудовыми договорами.

Для «упрощенцев» в п. 2 ст. 346.16 НК РФ содержится общее требование к расходам: они должны удовлетворять критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть должны быть экономически оправданны, документально подтверждены.

Обоснованием данных расходов будет служить то, что они связаны с предпринимательской деятельностью, так как обеспечивается доставка сотрудников именно до места работы и обратно.

Документальным подтверждением могут служить договор, заключенный с транспортной организацией, акт выполненных работ, проездные билеты сотрудников, иные документы.

Позиция финансового ведомства

Финансовое ведомство в письмах, адресованных тем, кто находится на общем режиме налогообложения, признает правомерность учета расходов на оплату проезда сотрудников до места работы и обратно в качестве расходов на оплату труда, но при этом говорит только о признании расходов в силу технологических особенностей производства.

Источник: https://berkutgun.ru/kompensacija-proezda-k-mestu-raboty/

Как отразить в учете расходы на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте — НалогОбзор.Инфо

Организация может оплатить сотрудникам проезд в общественном транспорте (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Способ оплаты организация выбирает самостоятельно (сотруднику могут возместить потраченные на проезд средства или приобрести для него билет).

Если проездной билет приобретает сотрудник, то ему выплачивается денежная компенсация. Основанием для ее начисления может быть заявление сотрудника (с приложенным проездным документом) и приказ (распоряжение) руководителя организации.

Выдача проездных

Ситуация: как оформить выдачу проездных билетов сотрудникам?

Проездные билеты нужно оприходовать в кассу. Ответственным за их сохранность является кассир. По мере необходимости сотрудники, которые вправе пользоваться проездными билетами, получают их под подпись, а по возвращении из поездки (по окончании срока действия) сдают обратно.

Движение проездных билетов нужно отразить в специальной ведомости, которую организация разрабатывает самостоятельно (ч. 1, 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

При этом необходимо иметь в виду, что первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Ситуация: должна ли организация закрепить приобретенный ею проездной билет на общественный транспорт за конкретным сотрудником?

Ответ: нет, не должна.

Организация вправе приобрести один или несколько проездных билетов, не закрепляя их за конкретными сотрудниками. При этом билет выдается сотрудникам по мере надобности с последующим его возвратом.

В приказе по организации могут не оговариваться должности и фамилии сотрудников, имеющих право пользования таким проездным билетом. Но нужно оговорить правила его хранения и использования.

Кроме того, предусмотрите в приказе порядок подтверждения служебного характера поездок.

Бухучет

Сумму компенсации отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». При начислении компенсации сделайте запись:

Дебет 26 (44, 08…) Кредит 73

– начислена компенсация расходов, связанных с приобретением проездных билетов.

Выплату компенсации отразите так:

Дебет 73 Кредит 50

– оплачен проездной билет.

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО‑2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Если организация приобретает билеты централизованно (по безналичному расчету или через подотчетное лицо), то прежде чем выдать их сотрудникам, билеты нужно оприходовать на баланс. Проездные билеты являются денежными документами. Поэтому в бухучете их поступление отразите на счете 50-3 субсчет «Проездные документы» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 60 (76)

– оприходованы в кассу проездные билеты, приобретенные в транспортном агентстве;

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71

– оприходованы в кассу проездные билеты, приобретенные через подотчетное лицо (на основании авансового отчета).

Списание проездных билетов отразите проводкой:

Дебет 26 (44…) Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»

– списана стоимость использованных проездных билетов.

Пример отражения в бухучете расходов на приобретение проездных билетов для сотрудников

1 марта ООО «Торговая фирма «Гермес»» через подотчетное лицо приобрело единый проездной билет на 60 поездок стоимостью 1300 руб. По правилам, установленным в организации, приобретенные билеты хранятся в кассе организации и выдаются сотрудникам при совершении ими поездок по городу в служебных целях.

Список сотрудников, имеющих право пользования проездными билетами, утвержден приказом руководителя организации. Выдачу и возврат проездных билетов кассир «Гермеса» фиксирует в специальной ведомости. По окончании срока действия проездных билетов их стоимость списывается на расходы.

1 марта сотруднику организации А.С. Кондратьеву был выдан проездной билет. Использованный билет сотрудник возвратил в конце месяца.

В учете организации сделаны следующие записи.

1 марта:

Дебет 71 Кредит 50
– 1300 руб. – выдано под отчет для приобретения месячного проездного билета (на основании расходного кассового ордера);

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71
– 1300 руб. – оприходован в кассу проездной билет (на основании авансового отчета);

Дебет 71 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– 1300 руб. – выдан проездной билет сотруднику.

31 марта:

Дебет 50-3 субсчет «Проездные документы» Кредит 71
– 1300 руб. – возвращен проездной билет сотрудником;

Дебет 44 Кредит 50-3 субсчет «Проездные документы»
– 1300 руб. – списана стоимость использованного проездного билета.

НДФЛ и страховые взносы

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ при оплате сотруднику расходов на проезд в общественном транспорте? Разъездной характер работ сотруднику не установлен.

Ответ: да, нужно.

По мнению Минфина России, те компенсации, которые прямо в Трудовом кодексе РФ не предусмотрены, облагаются НДФЛ (см., например, письмо Минфина России от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/248).

В трудовом законодательстве прямо предусмотрена компенсация сотрудникам с разъездным характером работ (ст. 168.1 ТК РФ). При соответствующем документальном подтверждении она освобождена от НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ, письма Минфина России от 27 августа 2007 г.

№ 03-03-06/3/14 и от 4 мая 2006 г. № 03-05-01-04/112). Оплата расходов на проезд остальным сотрудникам прямо в законодательстве не предусмотрена.

Независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, на сумму оплаты проезда сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Такие выплаты осуществляются в рамках трудовых договоров и не содержатся в закрытом перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ч. 1 ст. 20.1, ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО

Порядок расчета налога на прибыль при оплате проезда сотрудникам зависит от того:

• установлен ли сотруднику, которому оплачивается проезд, разъездной характер работ;

• предусмотрена ли оплата проезда сотруднику в трудовом (коллективном) договоре.

О начислении налогов с компенсаций стоимости проезда сотрудникам, которым установлен разъездной характер работ, см. Как оформить и отразить в учете расходы, связанные с разъездным характером работы сотрудников.

Если организация оплачивает проезд сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, стоимость проездных билетов:

• не учитывайте при расчете налога на прибыль – если обязанность организации оплатить проезд не предусмотрена в трудовом (коллективном) договоре (п. 21 ст. 270 НК РФ).

Если расходы не будут подтверждены документально, они также не уменьшат налогооблагаемую прибыль (ст. 252 НК РФ). И в бухучете организаций, применяющих общую систему налогообложения, появятся постоянные разницы и соответствующие им постоянные налоговые обязательства (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на оплату проезда сотрудника общественным транспортом. Организация применяет общую систему налогообложения

В марте по приказу руководителя ООО «Производственная фирма «Мастер»» компенсировало начальнику цеха В.К. Волкову стоимость проездного билета на пригородную электричку (900 руб.). Работа Волкова не носит разъездного характера и трудовым договором не предусмотрено возмещение расходов на проезд.

При расчете налога на прибыль сумма компенсации не учитывается.

Страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация платит по основному тарифу. На страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – по тарифу 0,4 процента.

Детей у Волкова нет, поэтому соответствующий стандартный налоговый вычет ему не предоставляется. Со всей стоимости проездного билета бухгалтер «Мастера» удержал НДФЛ.

В учете организации сделаны следующие записи:

Дебет 25 Кредит 73
– 900 руб. – начислена компенсация расходов на проезд;

Дебет 73 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 117 руб. (900 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 198 руб. (900 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 26,10 руб. (900 руб. × 2,9%) – начислены страховые взносы в ФСС России;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 45,90 руб. (900 руб. × 5,1%) – начислены страховые взносы в ФФОМС;

Дебет 25 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 3,60 руб. (900 руб. × 0,4%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 180 руб. (900 руб. × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с компенсации, не уменьшающей налогооблагаемую прибыль.

УСН

Налоговую базу организаций, которые применяют упрощенку и платят единый налог с доходов, расходы на оплату проездных билетов не уменьшают (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, учет расходов на оплату проездных билетов зависит от того:

• установлен ли сотруднику, которому оплачивается проезд, разъездной характер работ;

• предусмотрена ли оплата проезда сотруднику в трудовом (коллективном) договоре.

Если организация оплачивает проезд сотрудникам, которым не установлен разъездной характер работ, стоимость проездных билетов:

• учтите при расчете единого налога в составе расходов на оплату труда – если обязанность организации оплатить проезд предусмотрена в трудовом (коллективном) договоре (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ). Затраты учтите в момент оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ);

• не учитывайте при расчете единого налога – если обязанность организации оплатить проезд не предусмотрена в трудовом (коллективном) договоре (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, ст. 252 НК РФ).

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы сумма расходов на оплату проездных билетов в общественном транспорте не влияет.

ОСНО и ЕНВД

Расходы, относящиеся к деятельности организации на ЕНВД, при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Поэтому компенсацию расходов на оплату проезда в общественном транспорте, которые одновременно заняты в деятельности, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения, нужно распределить.

Пример распределения расходов на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД. Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно (по кассовому методу).

В учетной политике организации сказано, что расходы, относящиеся к нескольким видам деятельности, распределяются пропорционально доле доходов, полученных от разных видов деятельности за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Чтобы распределить стоимость билета между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом товарооборота.

Общая сумма доходов, полученная «Гермесом» от различных видов деятельности за март, составляет:

• по оптовой торговле (без учета НДС) – 1 850 000 руб.;
• по розничной торговле – 1 130 000 руб.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме товарооборота за март составляет:
1 850 000 руб. : (1 850 000 руб. + 1 130 000 руб.) = 0,621.

Доля расходов на оплату проезда в общественном транспорте, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за март, равна:
900 руб. × 0,621 = 559 руб.

Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь–март.

Доля расходов на оплату проезда сотрудников в общественном транспорте, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
900 руб. – 559 руб. = 341 руб.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/doplaty_nadbavki_kompensacii/kak_otrazit_v_uchete_raskhody_na_oplatu_proezda_sotrudnikov_v_obshhestvennom_transporte/45-1-0-1175