Как отразить в бухучете представительские расходы

Учет представительских расходов — проводки

Представительские расходы — проводки по ним будут рассмотрены в статье — это затраты на мероприятия по проведению встреч и переговоров с представителями сторонних компаний. Рассмотрим основные проводки и порядок документального отражения данных затрат.

Проводки по представительским расходам в бухучете

Практически каждая компания сталкивается с представительскими затратами, приглашая стратегически важных партнеров для проведения переговоров, встреч, презентаций и иных мероприятий, связанных с заключением экономически выгодных для развития фирмы сделок. К ним относятся, в том числе:

• транспортное обеспечение гостей;
• затраты на обеды, завтраки и ужины для партнеров и представителей фирмы;
• услуги сторонних переводчиков;
• буфетное сопровождение мероприятия.

Также к представительским расходам относятся затраты на проведение заседания совета директоров фирмы.

В бухгалтерском учете все связанные с приемом и обслуживанием партнеров затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности и фиксируются в дебете коммерческих или управленческих затрат проводками:

Дт 44 (26) Кт 60 — получены услуги;

Дт 19 Кт 60 — выделен НДС.

Для проведения подобных мероприятий денежные средства могут быть выданы организаторам — сотрудникам фирмы. Данный факт отражается записью:

Дт 71 Кт 50 (51) — выданы ДС в подотчет на проведение деловых мероприятий;

Дт 26 (44) Кт 71 — отражены представительские расходы согласно авансовому отчету.

Дт 26 (44) Кт 10 (41, 43) — отражено списание ТМЦ на проведение мероприятия.

Компания ООО «Версаль» провела деловую встречу с представителями сторонней компании, программа которой включала: переговоры в бизнес-холле, посещение театра, последующий ужин в ресторане, размещение партнеров в гостинице и доставку их в аэропорт с утра. На билеты и ужин были выданы денежные средства из кассы в размере 50 000 руб. коммерческому директору Уварову И. Г. Остальные расходы были оплачены в безналичном порядке.

• аренда бизнес-холла — 27 325 руб. (включая НДС 4 168,22 руб.);
• буфетное обслуживание — 4 857 руб. (в т. ч. НДС 740,90 руб.);
• стоимость билетов в театр — 15 337 руб.;
• ужин в ресторане —23 456 руб.;
• стоимость проживания в гостинице — 8 500 руб.;
• транспортные расходы —2 856 руб.

Примечание: суммы принимаемые к НУ

27 325 – 4 168,22

Приняты расходы на аренду бизнес-холла

Договор, акт выполненных работ

Принят к учету входной НДС

Входной НДС нельзя принять к вычету (т. к. не принимаются расходы)

Приняты расходы на буфетное обслуживание

Договор, акт выполненных работ

Учтен входящий НДС

Принимается к вычету

Выданы ДС в подотчет

Учтена стоимость билетов в театр

Учтена сумма ужина в ресторане

Возвращены неистраченные ДС в кассу

Оплачены расходы на проживание в гостинице

Приняты к учету затраты на гостиницу

Договор, акт выполненных работ

Оплата услуг транспортной компании

Приняты к учету транспортные затраты

Договор, акт выполненных работ

Таким образом, затраты на проведение мероприятия обошлись фирме ООО «Версаль» в 77 421,88 руб.

Также напомним, что в налоговом учете представительские расходы — нормируемые и не могут превышать 4% от суммы заработной платы за текущий отчетный период. Также список принимаемых затрат при расчете налога на прибыль строго ограничен в ст.

264 НК РФ (применимые для НУ расходы перечислены в 1-м абзаце этой статьи). При этом размер расходов, превышающих лимит и не учтенных при подсчете прибыли в текущем квартале, может быть принят в течение года по мере увеличения затрат на оплату труда (п.

42 ст. 270 НК РФ).

Кроме того, сумма входного НДС может быть принята к вычету лишь в том случае, когда представительские расходы учтены при подсчете налогооблагаемой прибыли (п. 7 ст. 171 НК РФ). Если такие затраты не принимаются к расчету прибыли, то и входной НДС с этих трат должен быть списан в расходы, не влияющие на расчет налога, проводкой Дт 91.2 Кт 19.

В условиях примера сумма затрат на аренду бизнес-холла не принимается при расчете прибыли (письмо Минфина РФ от 12.03.2003 №04-02-03/29), соответственно, и сумма входного НДС не может быть включена в книгу покупок, даже при наличии корректно оформленных документов. Таким образом, бухгалтеру нужно будет списать НДС в размере 4 168,22 руб. в прочие расходы:

Дт 91.2 Кт 19 — 4 168,22 руб.

Более подробно о налоговом учете представительских затрат читайте в статье «Как правильно отражаются представительские расходы в налоговом учете».

Документальное подтверждение представительских расходов

Источник: http://nanalog.ru/uchet-predstavitelskih-rashodov-provodki/

Как отразить в учете представительские расходы командированного сотрудника — НалогОбзор.Инфо

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:

• на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;

• на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

• на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: можно ли отнести к представительским расходам затраты на алкогольную продукцию, закупленную для организации встречи (банкета и т. п.)?

Ответ: да, можно.

Налоговый кодекс РФ разрешает учесть в составе представительских расходов затраты на проведение официальных приемов, не уточняя при этом перечень подобных затрат (п. 2 ст. 264 НК РФ). Поэтому затраты на алкогольную продукцию можно учесть без применения дополнительных лимитов (с учетом только ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов).

Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176, от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136. Подтверждает ее арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 15 января 2013 г. по делу № А55-14189/2012, Уральского округа от 10 ноября 2010 г. № Ф09-7088/10-С2 и др.).

Бухучет

В бухучете представительские расходы в полном объеме спишите на затраты по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99). При этом в учете составьте следующие проводки:

Дебет 26 (44) Кредит 71

– отражены представительские расходы;

Дебет 19 Кредит 71

– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

Документальное оформление

Представительские расходы, понесенные в командировке, оплачивает сотрудник. Поэтому он должен составить авансовый отчет (в свободной форме или по типовой форме № АО-1) и приложить к нему документы, подтверждающие размер и назначение затрат.

Например, счета-фактуры и чеки ККТ из ресторанов и кафе, акты выполненных работ при оплате услуг переводчиков, проездные билеты, накладные, товарные чеки и чеки ККТ при приобретении продуктов питания и напитков для буфетного обслуживания и т. д.

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с компенсации представительских расходов, произведенных сотрудником во время командировки, не нужно платить:

• НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221);

• взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование(подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);

• взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Налог на прибыль

Представительские расходы, в том числе и те, которые сотрудник понес во время командировки, уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но для этого нужно, чтобы они отвечали требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ: были документально подтверждены, экономически обоснованны и направлены на получение дохода.

Ситуация: какими документами можно подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов?

Любыми первичными документами, которые подтверждают такие расходы и их экономическую обоснованность.

Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформить первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 313 НК РФ).

При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно, например, с помощью:

• сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;

• приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;

• отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;

• акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации;

• иных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере расходов.

Формы документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, ст. 313 НК РФ).

По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:

• цели и результаты проведенных мероприятий;

• состав участников (принимающей и приглашенной сторон);

Такие требования изложены в письмах ФНС России от 8 мая 2014 г. № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288, от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26.

О том, можно ли признать экономически обоснованными представительские расходы, которые не привели к положительному результату (подписанию договора), см. Какие расходы по налогу на прибыль являются экономически обоснованными.

Пример оформления и отражения в бухучете представительских расходов, произведенных во время командировки

На I квартал ООО «Альфа» утвердило смету представительских расходов в размере 33 700 руб.

В марте менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев был в командировке в Ростове-на-Дону. Цель командировки – предварительные переговоры с ООО «Торговая фирма «Гермес»» о совместном продвижении товаров и сопутствующих услуг. На основании приказа руководителя Кондратьев оплачивает расходы, понесенные в ходе встречи с представителем «Гермеса».

На обед c представителем «Гермеса» А.С. Кондратьев потратил сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.). Сумма расходов отражена в авансовом отчете Кондратьева и подтверждена первичными документами.

По возвращении из командировки Кондратьев представил в бухгалтерию:

• авансовый отчет с документами, подтверждающими командировочные расходы;
• отчет о переговорах с указанием представителей организации-партнера и перечня вопросов, решаемых на встрече;
• акт об осуществлении представительских расходов;
• счет-фактуру ресторана на сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.).

После утверждения авансового отчета бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводки:

Дебет 26 Кредит 71
– 5000 руб. – приняты к учету представительские расходы, произведенные во время командировки;

Дебет 19 Кредит 71
– 900 руб. – учтен НДС по представительским расходам, произведенным во время командировки.

Ситуация: можно ли отнести к представительским расходам при расчете налога на прибыль затраты на приобретение сувениров для участников деловой встречи?

Ответ: да, можно при соблюдении определенных условий.

Перечень представительских расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, приведен в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В нем не предусмотрены затраты на приобретение сувениров для участников деловой встречи. Поэтому эти расходы учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Такой вывод следует из писем Минфина России от 25 марта 2010 г.

В то же время представители налоговой службы не отрицают возможности учесть стоимость сувениров в составе представительских расходов организации при соблюдении определенных условий, а именно:

• на сувенире присутствует логотип организации;

• сувенирная продукция вручается участникам деловой встречи во время официального приема в целях установления (поддержания) взаимного сотрудничества.

Такой вывод содержится в письмах МНС России от 16 августа 2004 г. № 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12/041966.2 и подтвержден арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Московского округа от 31 января 2011 г. № КА-А40/17593-10, от 5 октября 2010 г. № КА-А41/11224-10).

При расчете налога на прибыль представительские расходы учтите в пределах нормы. Норма составляет 4 процента от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором представительские расходы были произведены.

Сверхнормативные представительские расходы при расчете налога на прибыль не учитывайте. Это следует из пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. В бухучете представительские расходы признаются в полной сумме (без учета нормативов).

Учет доходов и расходов для расчета налога на прибыль нужно вести нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ). Следовательно, нормативы, которые привязаны к конкретным показателям (выручке, расходам на оплату труда и т. д.), рассчитываются по итогам каждого отчетного (налогового) периода по налогу на прибыль (п. 2 ст. 285 НК РФ).

Поэтому нормируемые расходы, которые по итогам месяца (квартала) являются сверхнормативными, по итогам следующего отчетного периода или по итогам года могут уложиться в норматив.

В этом случае организация вправе списать часть нормируемых затрат, которая не была учтена в расходах в предыдущем отчетном периоде (в пределах норматива, рассчитанного по итогам текущего отчетного периода (года)).

Поэтому при возникновении сверхнормативных расходов в бухучете отразите вычитаемую временную разницу и соответствующий ей отложенный налоговый актив (п. 11, 14 ПБУ 18/02). При его отражении сделайте проводку:

Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

– отражен отложенный налоговый актив с суммы сверхнормативных представительских расходов, признанных в бухгалтерском и не признанных в налоговом учете.

При включении в расходы части нормируемых затрат, которые по итогам предыдущего отчетного периода были признаны сверхнормативными, спишите соответствующую сумму отложенного налогового актива:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 09

– погашен отложенный налоговый актив (в части представительских расходов, признанных в текущем отчетном (налоговом) периоде в пределах норматива).

Если по итогам года норматив представительских расходов будет меньше суммы фактически понесенных затрат, то уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму сверхнормативной разницы нельзя ни в текущем, ни в следующем году (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Отложенный налоговый актив, не погашенный полностью до окончания налогового периода, в последнем квартале (месяце) налогового периода спишите на счет прибылей и убытков (п. 17 ПБУ 18/02) следующей проводкой:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 09

– списан отложенный налоговый актив в части представительских расходов, не признанных в налоговом учете в текущем налоговом периоде.

УСН

Представительские расходы (в т. ч. и произведенные в командировке) не влияют на расчет единого налога при упрощенке. В организациях, которые платят единый налог с доходов, – потому что они вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

В организациях, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, – потому что этот вид расходов отсутствует в закрытом перечне, приведенном в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Суммы НДС по представительским расходам также не уменьшают налоговую базу организаций на упрощенке (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы представительские расходы (в т. ч. и произведенные в командировке) не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Представительские расходы могут быть связаны одновременно с деятельностью на общей системе налогообложения и на ЕНВД. В таком случае сумму расходов нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Представительские расходы командированного сотрудника, который занят только одним видом деятельности организации, распределять не нужно.

Предельную величину представительских расходов определите исходя из величины расходов на оплату труда, относящихся к общей системе налогообложения.

Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре, распределите по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/podotchetnye_summy/kak_otrazit_v_uchete_predstavitelskie_raskhody_komandirovannogo_sotrudnika/59-1-0-1550

Представительские расходы в бухгалтерском учете

Стратегическая политика многих современных компаний в 2014 году направлена на развитие контактов с действующими и перспективными контрагентами — это требуется, прежде всего, для того, чтобы повысить рентабельность предоставляемых услуг или продукции, а также расширить круг своих клиентов и обозначить влиятельное положение на рынке.

Зачастую такие контакты требуют определенных расходов, которые можно списать на представительские, и выделяются из средств самой организации. Как правильно оформить представительские расходы таким образом, чтобы не возникло проблем со сдачей документов в налоговые органы в 2014 году?

Представительские расходы — что это?

Для начала нужно разобраться, что же такое представительские расходы и что они могут в себя включать.

Такой вид затрат очень специфичен, так как законодательным образом, какие же из них можно отнести к представительским, четко и точно нигде не регламентировано.

Итак, налоговое законодательство на 2014 год устанавливает следующий перечень затрат, которые можно отнести к этому виду:

• Все затраты на оплату официального приема представителей сторонних организаций, а также сотрудников данной организации, прибывающих на него из других городов (стран), в том числе затраты на буфетное обслуживание (только во время официального мероприятия) и транспортную доставку участников приема до места его непосредственного проведения.
• Затраты на оплату труда переводчиков, которые не состоят в штате принимающей организации, если их присутствие необходимо при проведении переговоров (потребуется внештатное оформление).

Следует учитывать, что налоговые органы не примут во внимание те документы, в которых будут указаны затраты, понесенные компанией на организацию досуга принимаемых лиц, в том числе на развлекательные или оздоровительные мероприятия.

Даже если мероприятие планируется на срок до нескольких дней и в несколько этапов, то средства, израсходованные на экскурсионные программы (в качестве примера) нельзя отнести к потребительским затратам.

Так что оформление подобных издержек осуществляется по иным статьям.

Правильно оформить такой вид затрат не сложно, главное понимать границу между прочими и потребительскими издержками. Руководству организации и бухгалтерам нужно четко представлять, что можно включать в смету на мероприятие и предъявлять в качестве доказательства представительских издержек, а что точно не примут налоговые органы в качестве такого вида затрат.

Спорные моменты при отнесении расходов

Многие компании, учитывая не совсем четкую формулировку, что же такое представительские расходы, относят к ним те затраты, которые налоговые органы считают в составе прочих. Например, проживание участников официального приема на территории принимающей стороны — в гостиницах, отелях, санаториях и т.д. (статья 264 Налогового Кодекса Российской Федерации).

Доказать при подаче документов, что это именно представительские расходы, как правило, не удается. Но, как показывает практика, отстоять свои интересы и доказать, что расходы именно представительские, компания может в судебном порядке — если видит в этом существенную собственную выгоду, естественно.

Также многие компании пытаются отнести на представительские расходы и обслуживание собственных работников, прибывающих для решения насущных производственных вопросов.

Но Федеральной антимонопольной службой дано четкое указание по поводу того, что такие расходы не могут быть включены в представительские, — Постановление от 11 августа 2006 года № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1. Никакие судебные решения при этом не будут вынесены в пользу компании-спорщика.

Оформление расходов — документальное подтверждение

Что касается подтверждения, то Налоговый кодекс регламентирует обязательное наличие документов, подтверждающих фактическое понесение компанией затрат (статья 252 пункт 1), без которых оформление не является возможным. Что к ним относится? На этот вопрос дает ответ УФНС по г Москве в частности, перечисляя необходимые документы (письмо от 6 октября 2006 года), без которых оформление невозможно:

1. Руководящие документы (распоряжение или приказ) генерального директора (начальника) компании, разрешающие осуществление расходов на официальное мероприятие.
2. Утвержденная смета планируемых затрат, которая составляется на основании расценок предприятий, обслуживающих мероприятий. Как правило, это затраты транспортной компании, на аренду конференц-зала (при необходимости), стоимость буфетного обслуживания и приобретаемых продуктов питания. Также в смету могут быть включены планируемые затраты на изготовление сувенирной продукции и наборов для сопровождения мероприятия (блокноты, ручки, пособия, памятки с логотипом компании).
3. Подписанный руководителем акт о фактических затратах с их подробной расшифровкой и указанием конкретных сумм.
4. Отчет, в котором указывается информация о мероприятии: его цель и полученные результаты, программа, место и дата проведения, полный состав участников (как представителей компании, так и приглашенных сторон), а также полная сумма понесенных расходов. Вопрос, кто составляет данный отчет, какой отдел организации, решает руководитель. Чаще всего эта функция поручается кадровым работникам, которых приглашают и в качестве секретарей мероприятия.

Обязательно учитывайте, что все подтверждающие платежные документы должны признаваться ими в налоговой инспекции. Зачастую компании прикладывают в качестве доказательства счета из организаций общепита, которые никак нельзя считать именно как платежные документы.

В этом случае вопрос можно урегулировать и решить только в судебном порядке, как правило, арбитраж выступает на стороне компании, но чтобы не рисковать, позаботьтесь об наличии корректных документов заранее.

Кроме того, в некоторых налоговых инспекциях представительские расходы могут не признать, если результатом мероприятия не станет выгодное для компании продолжение бизнеса (не заключен договор и т.п.).

Если такое произойдет и с вашей организацией, то смело отстаивайте свои интересы в судебном порядке, ведь налоговое законодательство 2014 года не рассматривает обязательное наличие заключенных договоров или иные аналогичные документы в качестве первичного подтверждения — достаточно упомянуть об их вероятном появлении в итоговом отчете.

Как рассматриваются представительские расходы в стандартном российском бухгалтерском учете? ПБУ 10/99 позволяет списать представительские расходы, как затраты на обычные виды деятельности. Их отражение в 2014 году осуществляется по дебету счета 26 и 44 (в случае, если компания занимается торговлей) в совокупности со счетами 60, 71 и 76.

В отдельных ситуациях такой вид затрат может относится на капитальные вложения, если мероприятие проводилось с целью решения вопроса по капитальному строительству или модернизации, приобретения любых видов основных средств или иных нематериальных активов. Тогда их отражение выполняется по дебету 08 счета.

Если же цель мероприятия — продажа каких-либо активов, ценных бумаг или основных средств компании, то затраты можно списать на прочие операционные в дебет 91 счета 2 субсчет.

Учет и оформление осуществляется именно в том периоде 2014 года, в котором представительские расходы были понесены вне зависимости от времени их фактической оплаты, — главное предоставить соответствующие документы. Для этих целей подойдет также и авансовый отчет.

Немаловажный вопрос — облагаются ли представительские расходы НДФЛ и ЕСН? По этому поводу имеется конкретный ответ:

• ЕСН — в 2014 году представительские затраты не облагаются, так как такой вид расходов относится к связанным с производством.
• НДФЛ — в 2014 году представительские затраты не облагаются, так как ни каким образом не относятся к категории доходов.

Заключение

Если у вас в порядке все платежные документы и документы, подтверждающие представительские расходы в 2014 году, то проблем, как их правильно и законным порядком оформить и списать, возникнуть не должно. В противном случае о списании под видом представительских иных расходов вам придется забыть, хоть на практике различные арбитражи и выступают на стороне компаний, а не налоговых органов.

Источник: http://CleverBuh.ru/buxgalterskij-i-nalogovij-uchet/predstavitelskie-rasxody-v-buxgalterskom-uchete/

Представительские расходы

Одной из задач секретаря или помощника руководителя является организация мероприятий по приему представителей контрагентов – встречи, обеда или ужина, помощи при размещении в гостинице, обеспечения необходимыми канцелярскими товарами, подготовки небольших презентов.

Часто от того, как встречен деловой партнер, зависит, будет ли подписан так нужный организации контракт. В настоящей статье мы рассмотрим порядок оформления представительских расходов организации и дадим несколько советов по практической организации их учета и контроля.

Что это такое?

Что такое представительские расходы, разъясняет нам п. 2 ст.

264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ), согласно которому к представительским расходам относятся те расходы, которые организация осуществляет в рамках проведения официальных приемов и обслуживаний сотрудников других организаций.

Кроме того, к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания органов управления организацией.

Стоит заметить, что использование законодателем термина «участники» не совсем удачно, поскольку данный термин в действующем законодательстве применяется прежде всего к лицам, владеющим долями в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью.

Так, речь идет о лицах, участвующих в работе органов управления обществом. Отметим, что к ним относятся как сотрудники организации, т.е. физические лица, состоящие с ней в трудовых или гражданско-правовых отношениях (члены совета директоров, правления), так и приглашенные эксперты. В настоящей статье акцент делается на представительских расходах, связанных с ведением переговоров, поскольку именно с этим видом расходов наиболее часто приходится сталкиваться помощникам руководителя и секретарям-референтам.

Законодатель особо оговаривает, что к представительским расходам относятся:

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) как для приглашенных, так и для официальных лиц самой организации, участвующих в переговорах;
• расходы на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
• расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

При этом указывается, что к данным расходам нельзя отнести расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такая оговорка сразу ставит крест на возможности отнести к расходам для целей налогового учета и оплату гида-экскурсовода, и совместный поход представителей компании с ее гостями в спортзал, на футбол или в сауну. Ниже мы рассмотрим эту проблему подробнее.

В плане налогового администрирования представительские расходы относятся к одной из проблемных областей учета – налоговые органы сплошь и рядом отказывают компаниям в принятии их к учету. Поэтому оформление подтверждающих такие расходы документов требует особого внимания.

Документальное оформление представительских расходов можно разделить на три основных этапа.

Первый этап: оформление общих распорядительных документов организации

Такие документы должны фиксировать порядок организации вышеперечисленных мероприятий, определять процедурно-организационные вопросы, внутренние процедуры и регламенты.

На этом этапе, например, можно предусмотреть, какие мероприятия должны быть осуществлены и какие расходы допустимы в зависимости от «категории» гостя.

Одно дело – встречать рядового снабженца одной из полусотни организаций-поставщиков и совсем другое – председателя правления инвестиционного банка, от которого зависит, будет ли модернизировано производство.

Средние и небольшие компании в большинстве случаев подобные документы не оформляют. Такой подход не является нарушением или ошибкой при условии, что в учетной политике определен порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском учете организации, а в приложении к ней утверждена смета расходов.

Но стоит отметить, что учетная политика – это «узкий», специализированный документ, призванный решать задачи бухгалтерского учета, а с делегациями работают многие службы. Поэтому мы рекомендуем составлять в организации специализированные документы, определяющие порядок работы.

Причем они могут быть как общего (Пример 1), так и индивидуального характера (Пример 2).

ПРИМЕР 1

Приказ об организации работы с официальными делегациями

Общество с ограниченной ответственностью «Корпорация „Тау„»

ПРИКАЗ

Источник: https://www.profiz.ru/sr/5_2013/predst_rashodi/

Проводки представительские расходы

По мнению контролирующих органов, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:– цели и результаты проведенных мероприятий;– дата и место проведения;– состав участников (принимающей и приглашенной сторон);– сумма затрат и т. п. Кроме того, расходы должны быть подтверждены первичными документами, подтверждающими приобретение товаров для представительских целей или оплату услуг сторонних организаций. . . Отражение в учете представительских расходов ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1 – выданы денежные средства на оплату представительских расходов. ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71 – списана сумма представительских расходов. Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% от затрат организации на оплату труда (ст. 264 НК РФ).

Учет представительских расходов — проводки

Представительские расходы, связанные с Основными Средствами Основные Средства — Новое Если представительские расходы на переговоры с подрядными организациями непосредственно связаны со строительством ОС, то их включение в первоначальную стоимость объекта правомерно. И при этом не должны применяться положения о нормировании представительских расходов. Ведь нормируется сумма затрат, признаваемых в составе прочих расходов.

Инфо

А в данном случае представительские расходы не являются отдельными. Они формируют первоначальную стоимость ОС и будут списаны через механизм амортизации. Пример 2 Торговая фирма ведет строительство офисного помещения с привлечением подрядчиков.

В апреле 2017 г. проведены официальные переговоры с представителями подрядной организации в ресторане. Для этого из кассы под отчет выданы денежные средства в размере 25 000 руб.

Представительские расходы: особенности бухгалтерского и налогового учета

Представительские Расходы в Командировках Командировочные Расходы Представительские расходы, понесенные в командировке, оплачивает командированный сотрудник. Он должен составить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие размер и назначение затрат:

• счета-фактуры и чеки ККТ из ресторанов и кафе,
• акты выполненных работ при оплате услуг переводчиков,
• проездные билеты, накладные, товарные чеки и чеки ККТ при приобретении продуктов питания и напитков для буфетного обслуживания и т. д.

С компенсации представительских расходов, произведенных сотрудником во время командировки, не нужно платить: – НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);– взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;– взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Учет представительских расходов

Пример оформления и отражения в бухучете представительских расходов, произведенных во время командировки На I квартал ООО «Альфа» утвердило смету представительских расходов в размере 33 700 руб.

В марте менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев был в командировке в Ростове-на-Дону.

Цель командировки – предварительные переговоры с ООО «Торговая фирма «Гермес»» о совместном продвижении товаров и сопутствующих услуг.

На основании приказа руководителя Кондратьев оплачивает расходы, понесенные в ходе встречи с представителем «Гермеса». На обед c представителем «Гермеса» А.С. Кондратьев потратил сумму 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.). Сумма расходов отражена в авансовом отчете Кондратьева и подтверждена первичными документами.

Представительские расходы

То есть возникают различия при определении прибыли в бухгалтерском и налоговом учетом. Чтобы разобраться с этим моментом, рассмотрим пример учета представительских расходов.

Пример расчета представительских расходов В мае 2013 года организация встречала своих партнеров, были запланированы следующие мероприятия по этому поводу: официальный обед в ресторане, культурное мероприятие — посещение сауны.

В связи с этим организация имела следующие расходы:

• доставка партнеров в ресторан и обратно — 4000 руб.;
• обед в ресторане — 20000 руб.;
• доставка партнеров в сауну и обратно — 4000 руб.;
• услуги сауны — 30000 руб.

Согласно НК РФ расходы на посещение сауны мы не можем признать в качестве представительских расходов, также как и доставку партнеров в сауну и обратно. Общая сумма представительских расходов составила 24000 руб.

Налоговый учет представительских расходов

Внимание

Отражение представительских расходов в проводках В бухгалтерском учете расходы на представительские встречи относят к расходам по обычным видам деятельности в сумме фактических затрат, которые были понесены предприятием за отчетный период. Рассмотрим примеры отражения в учете расходов на проведение представительских мероприятий. Представительские расходы во время командировки Сотрудник ООО «Магнит» Свиридов К.Л.

был направлен в командировку в г. Саратов для проведения переговоров с представителями ООО «Металлист». Цель проведения переговоров — совместный выпуск и продвижение продукции. Согласно приказу руководителя, Свиридов оплачивает расходы на проведение деловой встречи.
Расходы на проведение мероприятия (обед в ресторане) составили 7450 руб., НДС 1136 руб.

Представительские расходы в бухучете — основные проводки

В этом случае организация вправе списать часть нормируемых затрат, которая не была учтена в расходах в предыдущем отчетном периоде (в пределах норматива, рассчитанного по итогам текущего отчетного периода (года)).

Поэтому при возникновении сверхнормативных расходов в бухучете отразите вычитаемую временную разницу и соответствующий ей отложенный налоговый актив (п. 11, 14 ПБУ 18/02).

При его отражении сделайте проводку: Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – отражен отложенный налоговый актив с суммы сверхнормативных представительских расходов, признанных в бухгалтерском и не признанных в налоговом учете.

• транспортное обеспечение гостей;
• затраты на обеды, завтраки и ужины для партнеров и представителей фирмы;
• услуги сторонних переводчиков;
• буфетное сопровождение мероприятия.

Также к представительским расходам относятся затраты на проведение заседания совета директоров фирмы.

В бухгалтерском учете все связанные с приемом и обслуживанием партнеров затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности и фиксируются в дебете коммерческих или управленческих затрат проводками: Дт 44 (26) Кт 60 — получены услуги; Дт 19 Кт 60 — выделен НДС. Для проведения подобных мероприятий денежные средства могут быть выданы организаторам — сотрудникам фирмы.

Подотчетное лицо представило счет и кассовый чек на сумму 23 600 руб., остаток возвращен. В мае 2017 г. произведены затраты: — подрядчик разработал проектную документацию, стороны подписали акт на сумму 236 000 руб. (в т. ч. НДС — 36 000 руб.

);- подрядчик выполнил строительные работы, стороны подписали акт на сумму 1 180 000 руб. (в т. ч. НДС — 180 000 руб.). Проводки за Апрель 2017 г.: ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50– 25 000 руб. — выданы денежные средства под отчет; ДЕБЕТ 08-3 КРЕДИТ 71– 23 600 руб.

— представительские расходы, связанные со строительством ОС, отражены в составе вложений во внеоборотные активы; ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71– 1400 руб. — отражен возврат выданной под отчет суммы. Проводки в Мае 2017 г.: ДЕБЕТ 08-3 КРЕДИТ 60– 200 000 руб.

— отражены проектные работы; ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60– 36 000 руб. — выделен НДС; ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19– 36 000 руб.

Представительские расходы сверх норм проводки

Важно

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 1800 руб. – учтена сумма НДС по представительским расходам на основании счета-фактуры. Расходы организации на оплату труда работников в I квартале составили 180 000 руб.

Представительские расходы проводка

285 НК РФ). Поэтому нормируемые расходы, которые по итогам месяца (квартала) являются сверхнормативными, по итогам следующего отчетного периода или по итогам года могут уложиться в норматив.