Расходы на компьютерную программу и принтер

Стоимость программного обеспечения к компьютеру: списываем в расходы

Воронов Н.В.

Довольно часто на практике индивидуальный предприниматель приобретает персональный компьютер без соответствующего программного обеспечения (ПО). В связи с этим возникает ряд вопросов.

В частности, в каком порядке следует учитывать в расходах стоимость ПО для компьютера? Нужно ли стоимость ПО выделять из стоимости компьютера? Какими документами следует подтверждать расходы на приобретение ПО в случае, когда заключение и исполнение сделки осуществляются через Интернет?

Мнение ФНС

В Письме от 13.05.2011 N КЕ-4-3/7756 налоговики разъяснили порядок формирования стоимости основных средств в целях налогообложения в случае приобретения вычислительной техники без какого-либо минимального ПО, а также в случае приобретения вычислительной техники вместе с конкретным ПО, позволяющим реализовывать заявленные продавцом потребительские свойства этой вычислительной техники.

К сведению. Индивидуальные предприниматели, согласно п. 1 ст. 221 НК РФ, при исчислении налоговой базы по НДФЛ в соответствии с п. 3 ст.

210 НК РФ имеют право на получение профессиональных налоговых вычетов в сумме фактически произведенных ими и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с извлечением доходов.

При этом состав указанных расходов, принимаемых к вычету, определяется предпринимателем самостоятельно в порядке, аналогичном порядку определения расходов для целей налогообложения, установленному гл. 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ.

Вначале чиновники напомнили, что понятия «амортизируемое имущество» и «основные средства» определены соответственно ст. ст. 256 и 257 НК РФ. Статьями 257 — 259.

Согласно п. 1 ст. 257 НК РФ под основными средствами в целях налогообложения понимается часть имущества, используемого в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или для управления хозяйствующим субъектом, первоначальной стоимостью более 40 000 руб.

Таким образом, материальный объект (совокупность материальных объектов) рассматривается в целях налогообложения как основное средство только в том случае, если он (она) способен (способна) исполнять определенную функцию, используемую хозяйствующим субъектом в производстве или управлении.

Эксплуатация персонального компьютера заключается в использовании конкретных свойств материальных объектов для обеспечения потребления хозяйствующим субъектом в производстве или управлении потребительских качеств тех или иных программных продуктов (результатов интеллектуальной деятельности).

С этой точки зрения при приобретении вычислительной техники и программных продуктов могут возникать следующие ситуации.

1. Вычислительная техника приобретается без ПО. В этом случае материальный объект сам по себе никак не может быть использован в деятельности налогоплательщика.

Статьей 257 НК РФ установлено, что первоначальная стоимость основного средства определяется как сумма расходов на его приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором оно пригодно для использования, за исключением НДС и акцизов.

В таком случае расходы на приобретение прав на ПО, необходимое для эксплуатации технического средства, следует рассматривать как расходы на доведение этого объекта до состояния, в котором он пригоден для использования. Такое ПО является неотъемлемой частью технического средства.

При этом объем и свойства необходимого ПО определяются целью (назначением), заявленной хозяйствующим субъектом (документально подтвержденным) при приобретении технического средства.

От редакции. Порядок учета расходов на приобретение персонального компьютера рассмотрен в статье С.Н. Кудряшова «Приобретение компьютера», N 6, 2011.

2. Вычислительная техника приобретается вместе с конкретным ПО, позволяющим реализовать заявленные продавцом потребительские свойства этой вычислительной техники.

В таком случае материальный объект уже готов к эксплуатации в объеме исполнения конкретных потребительских свойств. При этом выделения стоимости такого ПО из стоимости вычислительной техники не требуется, поскольку такое программное обеспечение также является неотъемлемой частью технического средства.

Начало использования организацией этих конкретных потребительских свойств будет означать начало эксплуатации объекта основных средств.

В Письме ФНС России от 29.11.2010 N ШС-17-3/1835 также указано, что стоимость ПО неотделима от стоимости компьютера (электронно-вычислительной техники), соответственно, их следует учитывать вместе.

По мнению автора, логика в позиции налоговиков, безусловно, присутствует. Действительно, сама по себе вычислительная техника без установленных на нее программ бесполезна.

Если говорить об операционной системе, то без нее компьютер вообще не сможет работать, даже в качестве счетной (печатной) машинки.

При этом, если учесть, что индивидуальный предприниматель соблюдает нормы интеллектуального права, следует иметь в виду, что применять ПО можно будет только на одном компьютере.

Обращаем ваше внимание, что при приобретении вместе с компьютером ПО с правообладателем заключается лицензионный договор, то есть в данном случае нематериальный актив не формируется, соответственно, выделять стоимость ПО из стоимости компьютера не нужно.

Столичные налоговики думают иначе

Источник: http://x5443x.ru/publ/1-1-0-37

Практикум по теме

В результате выполнения работы на основе расчетов по двум предлагаемым методикам и сравнительного анализа ТСО должно быть представлено обоснование выбора принтера для офиса с учетом поставленных задач.

Постановка задачи

Фирма занимается производством печатной продукции на заказ. Для реализации своей деятельности фирма использует принтеры и МФУ.

Стоимость владения офисной техникой, предназначенной для создания бумажных отпечатков — это затраты, которые фирма несет для получения определенного числа отпечатков.

Основные составляющие, учитывае­мые при расчете ТСО (стоимости владения):

1. Стоимость приобретения;
2. Административные расходы;
3. Стоимость расходных материалов (картриджи, тонер, фото­валы, и другие модули формирования изображений);
4. Гарантийное и профилактическое обслуживание;
5. Постгарантийное обслуживание и ремонт, не подпадающий под гарантию.

  Требуется:

• определить стоимость владения для партии принтеров, на период их службы;
• провести сравнительный анализ ТСО партий принтеров;
• выбрать принтер для офиса, для которого ТСО минимульна.

  Предполагается, что потребитель закупает пять принтеров. Со­гласно действующим нормативам по обороту оргтехники (дополнения к Налоговому кодексу РФ) срок службы принтера составляет 5 лет.

Методики расчетов затрат по каждой из составляющих стоимости владения приведены в описании каждого задания.

Задание 1. Расчет Стоимости приобретения принтеров

Для выполнения задания:

1. В таблице Excel создайте новый файл.
2. Листы книги назовите в соответствии со статьями затрат:

Стоимость приобретения

Расходные материалы

Административные расходы

Гарантийное и профилактическое обслуживание

Постгарантийное обслуживание и ремонт

1. Сохраните книгу в своей папке с именем ТСО. xls;

Расходы на приоб­ретение устройств и другие данные приводятся в таблице 1.

В данных таблицы 1 учитывается, что в цену принтера включена стоимость дополнительных опций и ПО.

1. Придумайте форму представления результатов расчетов.
2. Рассчитайте стоимость приобретения каждого вида оборудо­вания на листе «Стоимость приобретения».

Задание 2. Расчет Стоимости расходных материалов

Стоимость владения принтером или МФУ зависит от стоимости расходных материалов.

Например, затраты пользователя на замену картриджей подчас превышают стоимость самого принтера.

По достижении объема печати, равного ресурсу узлов, пользова­тель покупает ремкомплект (или отдельные узлы), что также должно учитываться при определении стоимости владения.

1. Рассчитайте затраты этой статьи расходов на листе «Расход­ные материалы» на весь период эксплуатации оборудо­вания.
2. Для расчета этой статьи затрат используйте следующие дан­ные: на каждом принтере ежемесячно печатается 3000 стра­ниц.

Таблица1. Данные для расчетов

Задание 3. Расчет Административных расходов

Административные расходы в ключают в себя такие затраты, как:

• время, необходимое на проверку и настройку оборудования, отбраковку некондиционных экземпляров;
• подключение устройств к локальной сети;
• установку и настройку драй­веров и управляющих программ;
• обучение сотрудников.

Базовая стоимость рабочего дня технического ИТ-специалиста в том или ином регионе следующая:

Для Дальневосточного, Центрального, Уральского федеральных округов – $32 доллара ($4/час),

C еверо-Западного и Сибирского – $28 ($3,4/час);

Поволжского и Южного ФО – $20 ($2,5/час) – т.е. средневзвешенная стоимость рабочего часа в среднем по России состав­ляет $3,5/час

Таблица 2. Затраты времени в расчете на одно устройство ( по экспертной оценке тестовой лаборатории «СК-Пресс»).

1. Рассчитайте Административные расходы на соответствую­щем листе книги.

Задание 4. Расчет Профилактического и гарантийного обслуживания

Профилактическое и гарантийное обслуживание — это затраты на ремонт (замену вышедших из строя) устройств в период действия гарантии (1- 3 г ) в соответствии с данными табл.3.

Затраты времени на обращение в сервисный центр – 1 рабочий день (полдня на доставку и полдня на обратную процедуру), финансовые затраты рассчитываются по формуле:

гед:

SR – стоимость затрат в период действия гарантии;

IR — число инцидентов, требующих обращения в сервис в период действия гарантии;

V – средняя стоимость разового обращения в Сервисный Центр;

L – установленный гарантийный срок

Таблица 3. Средняя стоимость обращения в сервисный центр по РФ.

1. Рассчитайте стоимость гарантийного обслуживания, по формуле, представленной выше, используя данные таблицы 3. Приведенные данные определены в ходе опросов.
2. Результаты расчетов приведите на листе книги ТСО «Гарантийное и профилактическое обслуживание».

Задание 5. Расчет Постгарантийного обслуживания

Постгарантийное обслуживание — э то затраты на поддержание работоспособности устройств по истечении действия гарантии. В этом случае ремонт производится через обращение в спец фирму (средняя стоимость ремонта c учетом комплектующих составляет $75). На ремонт или обращение отводится 1 день:

где:

Iпостгар – число инцидентов, требующих обращения в центр;

VR — средняя стоимость ремонта;

C – стоимость комплектующих узлов;

G – срок службы оборудования;

L – гарантийный срок.

Таблица 4. Средняя стоимость обращения в сервисный центр по РФ.

1. Рассчитайте постгарантийные затраты на ремонт на соответствующем листе, используя таблицу 4.
2. Найдите общую стоимость владения партией принтеров для разных видов принтеров на год.
3. Найдите общую стоимость владения партией принтеров для разных видов принтеров на весь период владения.
4. Найдите стоимость владения партией принтеров в год без стоимости их покупки.
5. Постройте диаграмму стоимости владения партией принтеров на весь период службы.
6. Постройте диаграммы, представляющие разные виды затрат для каждого принтера.
7. Постройте диаграммы, отображающие составляющие стоимостей владения без стоимости покупки для разных принтеров.
8. Выберите принтер для офиса, для которого ТСО минимульна.
9. Сделайте свои предложения по снижению ТСО.
10. Оформите отчет в виде файла TCO 1«фамилия c тудента». xls и сохраните в папке ИМ на диске «0» и в своей папке.

Постановка задачи

На сайте Компании АБИУС осуществляется сервис определения ТСО, а также сравнение и подбор принтера или копира.

Методика расчета ТСО

Стоимость владения, это затраты, которые пользователь несет для получения определенного числа отпечатков.
Стоимость владения складывается из:

• стоимости самого принтера (копировального аппарата);
• стоимости расходных материалов и узлов, имеющих ограниченный ресурс, которые приходится менять в процессе эксплуатации принтера (копира).

Если: A — цена принтера (копира) (у.е.) В — цена картриджа (у.е.) С — число отпечатков (стр.) D — ресурс картриджа (стр.) Е — цена узлов печати (ремкомплект)(у.е.) K — ресурс узлов печати (стр.)

То упрощенная формула расчета стоимости владения выглядит так:

A+B*ОКРУГЛВНИЗ((C/D);0)+E*ОКРУГЛВНИЗ((С/K);0)

Первый отпечатанный лист стоит цену аппарата и стартового картриджа.

По мере увеличения числа отпечатков они в среднем становятся все дешевле, пока не заканчивается стартовый картридж.
Пользователь покупает новый картридж, и стоимость владения скачком увеличивается на стоимость картриджа.

Пока второй картридж не кончится, пользователь не тратит денег, затем покупает третий и т.д. По достижении обьема печати, равного ресурсу узлов, пользователь покупает ремкомплект (или отдельные узлы), что также увеличивает стоимость владения.

Данная формула не учитывает затрат на обслуживание — оплату труда по закупке, транспортировке и замене картриджей и узлов.

Однако очевидно, что чем реже будут проводиться эти работы, тем меньше будет стоимость владения принтером.
Следовательно, иметь принтер или копировальный аппарат с картриджем и узлами, рассчитанными на больший ресурс выгодно.

Задание 1. Знакомство с сервисами оценки ТСО

5. Ознакомьтесь с результатами в виде таблицы технических и ценовых характеристик на странице:

http://www.kyocera-toner.ru/choose/result.php

Если для выбранных моделей указаны стоимость аппаратов, ресурсных узлов и расходных материалов и их ресурсы, то можно оценить Стоимость Владения (затраты на печать определенного числа отпечатков), кликнув по ссылке “ Сравнить Стоимость Владения».

http://www.kyocera-toner.ru/choose/calc.php

6. Сравните результаты расчета по одноименным статьям расхода и одинаковым принтерам с результатами предыдущей части работы;

Скриншот с результатом расчёта поместите в отчёт.

8. Сделайте вывод о стоимости одной страницы при увеличении числа отпечатков.

9. Сделайте вывод об обеих методиках и поместите его в отчет.

10. Отчет сохраните в файле ТСО2«фамилия студента».doc в папке ИМ на диске «0» и в своей папке.

Контрольные вопросы

1. Что такое ТСО?
2. Какие статьи расходов учитываются при определении ТСО принтеров?
3. Каким образом рассчитывается стоимость расходных материалов?
4. Как рассчитать административные расходы?
5. Как рассчитать расходы на гарантийное обслуживание?
6. Как рассчитать расходы на посгарантийное обслуживание?

Источник: http://eos.ibi.spb.ru/umk/11_3/15/15_P1_R1_T2.html

Десять шагов к правильному выбору принтера

Многие владельцы персональных компьютеров рано или поздно задумываются о приобретении принтера или МФУ – универсального устройства с функциями печати, сканирования, копирования и работы с факсимильными сообщениями.

Но как выбрать подходящий аппарат, который бы отвечал всем требованиям пользователя? Какой принтер лучше купить: бюджетный или дорогой? Цветной или монохромный? С картриджами или СНПЧ (системой непрерывной подачи чернил)? И, наконец, какие картриджи купить для своего новенького печатающего аппарата? На эти и многие другие вопросы мы постараемся ответить в нашем обзоре.

1. Определяем объемы печати

Если вы планируете покупку принтера (МФУ), подумайте и посчитайте, сколько документов вы будете печатать: 50 в месяц или 50 тысяч в день? В первом случае лучше выбрать простой струйный принтер за 2000 рублей, либо воспользоваться услугами печатных центров, и больше не переживать по этому поводу.

Если вы регулярно печатаете высококачественные фотографии для семейного фотоальбома, вашим надежным помощником станет все тот же струйный фотопринтер. Но прежде чем бежать сломя голову в магазин за фотопринтером, нужно тщательно взвесить все «за» и «против» и подумать, готовы ли вы морочиться с СНПЧ и заправкой принтера или вам проще сотрудничать с фотолабораторией?

Если вы печатаете более 100 страниц в месяц, советуем приобрести базовую модель лазерного принтера за 4000 рублей. Здесь и качество документов будет выше, и заправлять его нужно будет реже, чем струйник. Но учтите: цветной лазерник за эти деньги вы не купите, а монохромные фотографии любой лазерный принтер печатает хуже, чем его струйные собраться.

Если вы подыскиваете принтер для офиса, рекомендуем для начала определить количество устройств на компанию.

Как вариант: одна производительная система печати в холле, либо несколько простеньких принтеров в кабинетах.

Но не забывайте, что использование централизованного подхода к организации печати (система печати в холле) оборачивается хоть и незначительными, но регулярными затратами рабочего времени сотрудников.

Далее определяем тип принтеров, принимая в расчет, что печатающая техника по нагрузке делится на персональную, малую, среднюю и крупную.

Персональные принтеры предназначены для домашних пользователей или малых офисов, они рассчитаны на печать до 5000 документов в месяц. К этой категории относится большинство струйных принтеров и МФУ, а также базовые модели светодиодных и лазерных печатающих устройств.

Малые устройства – это самый распространенный класс принтеров (МФУ), который используется, в основном, в небольших офисах или отдельных кабинетах. Такие устройства рассчитаны на печать от 5000 до 10000 страниц в месяц.

Крупная офисная техника по своей производительности приближается к мини-типографиям и может использоваться для печати брошюр небольшими тиражами. Такие устройства могут в одиночку обслуживать большой офис с документооборотом свыше 50000 страниц в месяц. Если для вас важна скорость работы принтера, нужно учитывать, что чем выше класс устройства, тем выше скорость его печати.

2. Планируем бюджет печати

Логика выбора принтера разбивается вдребезги, если вы имеете ограниченный бюджет. Имейте в виду, что денежные вложения после приобретения принтера не заканчиваются, а только начинаются. Чтобы избежать незапланированных затрат, нужно знать такие понятия, как «цена копии», «стоимость пользования», «полная стоимость копии».

Цена копии включает расходы на приобретение бумаги, картриджей и других расходных материалов. Бумагу в расчетах, как правило, не учитывают, тем не менее, ее стоимость составляет примерно 25 копеек за один лист.

Стоимость пользования состоит из цены копии, а также из стоимости оборудования, профилактического техобслуживания, ремонтных работ и запасных частей.

Полная стоимость копии – это стоимость пользования, поделенная на количество копий, которое предполагается получить за весь жизненный цикл оборудования. Средний жизненный цикл принтеров и МФУ составляет 3-5 лет, в зависимости от нагрузки. Уточнить его можно в технической документации, которая прилагается к устройству.

3. Определяемся с цветностью печати

Статистика показывает, что реальный объем цветной печати составляет, в среднем, 5 % от совокупного документооборота. И ради этих 5 % частенько приобретаются цветные принтеры, которые стоят на порядок дороже монохромных устройств.

Подумайте сами: цветные фотографии с новогоднего корпоратива можно без проблем распечатать в ближайшей фотолаборатории, причем очень качественно и недорого, не заморачиваясь при этом на выборе принтера и расходных материалов.

И если фотки с корпоративов – это единственные ваши фотографии, которые вы планируете печатать в цвете, советуем все же купить монохромный принтер.

4. Обращаем внимание на систему картриджей

Лазерные картриджи могут быть составными (состоят из нескольких частей) или монолитными, сконструированными по принципу «все в одном».

Струйные картриджи могут быть комбинированными (сразу три цвета чернил в одной чернильнице) или раздельными (каждый цвет чернил – в отдельной чернильнице).

Существуют также упомянутые выше СНПЧ – системы непрерывной подачи чернил, которые значительно снижают себестоимость печати.

Комбинированные струйные картриджи больше подходят для цветной домашней печати или нечастой цветной печати в офисе. В условиях интенсивной эксплуатации такие картриджи демонстрируют низкую экономическую эффективность, поскольку после окончания одного цвета чернил в мусорное ведро отправляется вся чернильница, в которой остались красители других цветов.

Если вы планируете регулярно печатать на струйном принтере фотографии для семейного архива, выбирайте принтер (МФУ) с системой раздельных картриджей. Здесь каждую чернильницу можно менять независимо от остальных чернильниц. А если вы планируете печатать много фотографий и хотите при этом максимально снизить их себестоимость, выбирайте устройство с СНПЧ.

Теперь о лазерной печати. Если вы являетесь персональным пользователем, ничего не смыслите в печатающей технике и не можете самостоятельно отделить блок фотобарабана от тонер-тубы, лучше выбирайте принтер (МФУ) с монолитным картриджем.

После окончания ресурса такого картриджа вы легко извлечете его и установите на его место новый расходник. Если вы покупаете принтер для офиса и заботитесь о снижении затрат на печать, лучше выбирайте принтер (МФУ) с составными картриджами.

В таких картриджах фотобарабан заменяется отдельно от тонер-тубы, а потому имеет продолжительный жизненный цикл.

5. Определяем количество пользователей

Чем больше сотрудников используют печатающее устройство, тем быстрее оно «умирает». Экономически выгодно организовать печать централизованно: поставить в холле мощный аппарат, которым будет пользоваться весь офисный персонал.

Но здесь возникают новые проблемы: сотрудники путают документы, происходят дублирующие перепечатки, нарушается конфиденциальность засекреченных документов.

Существуют мощные печатающие устройства, оснащенные системой контроля доступа с помощью идентификационных карт, но такие устройства стоят очень дорого из-за дополнительного оборудования и уникального программного обеспечения, и их внедрение должно быть экономически обосновано.

6. Продумываем процесс обслуживания устройства

Любая печатающая техника нуждается в регулярной профилактике. Одни пользователи проводят ее собственными силами, другие пользуются услугами аутсорсинговых компаний.

Если в компании 50 устройств для печати, причем часть из них установлена в удаленных филиалах и подразделениях, то руководству следует определить, кто будет обслуживать парк офисной техники: внешняя компания или штатные специалисты.

Конечно, содержать штатного специалиста по печати могут позволить себе только крупные и средние компании.

А если специалист после обучения уволится, то компании придется обучать  нового сотрудника. Впрочем, об организации систем печати в крупных и средних офисах можно написать целые тома научных изданий.

7. Определяем среднюю плотность заполнения листа

Прежде, чем совершить окончательный выбор и приобрести печатающее устройство, необходимо определить среднюю предполагаемую плотность заполнения листа. Некоторые читатели спросят: «К чему такие сложности?». Объясню.

Технические характеристики печатающих устройств их производители определяют на основе международных стандартов ISO при 5%-ном заполнении страницы текстами и изображениями.

Если процент заполнения листа увеличивается, увеличивается и скорость расхода красителей в картриджах.

Ниже представлены примеры 5%-ного и 15%-ного заполнения печатного листа:

Топовый картридж HP CB436A рассчитан на печать 2000 листов при 5%-ном заполнении страницы. Следовательно, при 15%-ном заполнении листа он напечатает в три раза меньше, то есть 666 страниц.

Ещё один пример: картридж C7115A имеет ресурс 2500 листов при 5%-ном заполнении страницы. Следовательно, при 15%-ном заполнении документов он напечатает в три раза меньше, то есть 834 листа.

8. Определяем дополнительные опции

Дополнительные опции значительно увеличивают стоимость печатающего аппарата. Поэтому нужно тщательно продумать, какие функции вам понадобятся для работы с документами и изображениями, а на какие вы впустую потратите деньги.

Рассмотрим основные функции, которые можно встретить в современных принтерах (МФУ).

Печать, отправка факсов, копирование, сканирование. Простые (однофункциональные) принтеры решают только одну задачу – печатают документы. Если к печатающему модулю добавлены модули копирования, сканирования, работы с факсимильными сообщениями, то принтер превращается в многофункциональное устройство, которое сокращенно называется МФУ.

Дуплекс – это устройство двусторонней печати. Если у принтера есть дуплекс, пользователю не придется вручную переворачивать документ, чтобы отпечатать его оборотную сторону. Принтер все сделает автоматически.

Мобильная печать – это довольно новая, но уже популярная опция печати через локальную беспроводную сеть. Она позволяет распечатывать документы и изображения прямо с мобильных гаджетов, в том числе смартфонов и планшетов, не подключая их к принтеру с помощью проводов.

Источник: http://orgtehis.ru/articles/10shagov/