Как обнулить накопленный подотчет директора

Как грамотно обнулить подотчет директора в 2018 г

С этой суммы ему лично надо заплатить 1300 руб. НДФЛ (10 000 руб. x 13%), а организации — 3000 руб. взносов (10 000 руб. x 30%). Таким образом, покупка подорожает на 4300 руб. (1300 3000).

Кроме того, инспекторы доначислят пени и штрафы.

Хотя доначисления можно попробовать оспорить на том основании, что невозвращенные подотчетные деньги не являются доходом работника (постановление ФАС Поволжского округа от 1 апреля 2013 г. по делу № А55-15647/2012.

Если компания продолжает выдавать деньги под отчет при наличии задолженности по ранее выданным суммам, инспекторы могут взыскать штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Новый порядок ведения кассовых операций разрешает выдавать очередную сумму подотчетных только после того, как работник отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Формально санкций за это нарушение нет.

СА-4-7/23263 направило указанное постановление Президиума ВАС РФ нижестоящим налоговым инспекциям для использования в работе.

Также придется начислить на эти суммы и страховые взносы. При проверке контролирующие ведомства могут расценить такие авансы как выплату в пользу сотрудника (скрытые вознаграждения, неофициальная зарплата).

А значит, подотчетные суммы организация все равно должна будет включить в расчетную базу по страховым взносам (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Так что лучше сделать это сразу, чтобы избежать пеней и штрафов.

Официальных разъяснений Минтруда России по данному вопросу нет*.

Главбух советует: Можно не начислять страховые взносы, даже если сотрудник не приложил к авансовому отчету документы, подтверждающие покупку.

Как грамотно обнулить подотчет директора в 2018 году

Но инспекторы могут посчитать, что компания оформляет подотчет, только чтобы деньги в кассе не превышали лимит. То есть нарушает кассовые правила.

Сравниваем разные варианты

Способ № 1.

Переоформить долг по подотчету в заем. Данным способом могут воспользоваться любые компании. Однако переоформление подотчета в беспроцентный заем полностью не решит проблему с зависшим долгом.

Получится лишь отложить ее решение. Ведь директор должен будет вернуть компании деньги, которые он получил по договору займа.

Еще один минус. При беспроцентном займе появится доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах (подп.
1 п. 1 ст. 212 НК РФ). С суммы этой материальной выгоды нужно исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ по ставке 35 процентов.

Конечно, можно оформить процентный заем.

Внимание Можно поступить по-другому: сначала выдать директору заем из кассы, а потом он вернет компании деньги тоже наличными. Но здесь много ограничений. Выдать заем руководителю можно только из наличности, снятой с расчетного счета, а не из кассовой выручки (п.
4 Важно Указания № 3073-У).

Кроме того, безопаснее, чтобы сумма подотчетного долга, возвращаемого наличными в кассу, не превышала 100 000 руб. В пункте 6 Указания № 3073-У прямо сказано, что 100-тысячный лимит не распространяется на суммы, выдаваемые работникам под отчет.

Но для подотчетных, возвращаемых в кассу компании, такой оговорки нет.

Рано или поздно срок действия договора займа истечет. То есть у директора опять зависнет долг перед компанией.
В такой ситуации есть два варианта действий, но они с налоговыми рисками.

Первый — можно продлевать срок займа до бесконечности. Это позволит не платить ни НДФЛ, ни взносы.

И, наконец, самый «скользкий вариант» №3 : Провести в учете личные расходы директора.

Минусы: Этот способ подходит компаниям, которые готовы спорить с налоговиками. Личные расходы директора можно отразить в учете как затраты компании. Например, на мебель, электронику, автомобили. Конечно, если руководитель передаст документы на покупку, а машину оформит на организацию.

Но налоговики на выездной проверке наверняка потребуют предъявить им приобретенные основные средства или МПЗ. А использование личного автомобиля в деятельности компании надо будет подтверждать путевыми листами.
Проблематично будет обосновать покупку новой резины, если на балансе организации не числится автомобиль.

• заявление на получение средств должно содержать информацию касательно формы выдачи: наличная либо безналичная;
• проинструктировать работника касательно того, что полученные им средства нельзя передавать другим сотрудникам, иначе при проверке не избежать сложностей;
• не выписывать деньги без предварительно составленного подотчётным лицом заявления, в противном случае предприятию будет грозить штраф в размере 50 тыс.

Какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет в 2018 году

В этом случае достаточно перед выдачей денег взять у работника заявление на компенсацию расходов в интересах предприятия и документы, подтверждающие их: квитанции, чеки, накладные и пр.

Взносы с материальной выгоды не уплачиваются.

Совет: злоупотреблять этим способом не надо, так как выданный заём тоже нужно будет когда-то возвращать. Возможен и такой вариант: списать сумму предоставленного займа на расходы фирмы после истечения срока исковой давности.

Но здесь есть свои нюансы.

О подробностях читайте в статье «Порядок списания договора займа (нюансы)».

Способ 5. Личные расходы директора

Кто может применять: ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета: попросите директора принести кассовые и товарные чеки, накладные, полученные при покупке им имущества в личное пользование или получении услуг. Отберите из них те, которые можно отразить в расходах фирмы (канцтовары, мебель, отделочные материалы, ремонтные работы и др.). Составьте по ним авансовый отчет.

ВАЖНО! Отношения, возникающие в результате избрания, назначения на должность или утверждения в должности, являются трудовыми.

Как производится выдача наличных денег под отчет

Налоговики на проверке могут решить, что дивиденды, выданные с нарушением порядка, таковыми не являются, а представляют собой обычный доход. Тогда НДФЛ пересчитают по ставке 13, а не 9 процентов.

Переоформить долг по подотчету в заем Для кого подходит: Для всех компаний.

Переоформление подотчета в беспроцентный заем не потребует больших финансовых и трудозатрат, но полностью не решит проблему с зависшим долгом.

Еще один минус. При беспроцентном займе возникнет материальная выгода от экономии на процентах, которые директору пришлось бы заплатить, если бы он, к примеру, взял кредит в банке (подп. 1 п. 1 ст. 212 НКРФ).

• кассовый расходный ордер.

Если средства списываются со счёта организации на производственные расходы, связанные с трудовыми поручениями, то для получения наличности может дополнительно понадобиться один из следующих документов:

• командировочное удостоверение;
• книга регистрации командировочных сотрудников;
• рабочее задание;
• доверенность на оплату расходов от лица компании;
• книга учётов имеющихся доверенностей.

Зачем и основные цели Подотчётные выплаты производятся с целью оплаты расходов, необходимых для нормальной работы предприятия.

Как правильно обнулить долг по подотчетным суммам сотрудника

Что такое выдача денег подотчет, и какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет в 2018 году.

Выдать материальную помощь или денежный подарок.

Не нужно платить НДФЛ и взносы с матпомощи до 4000 руб. в год. Подарок не облагается НДФЛ в пределах такой же суммы.

Взносы вообще начислять не нужно. В расходах подарки и денежную помощь учесть нельзя. Нужно заявление директора, приказ (для материальной помощи), договор дарения (для денежного подарка).

3.

Арендовать имущество директора или выплачивать компенсацию за его использование

Не нужно платить взносы, а если компания выплачивает компенсацию, то также не потребуется удерживать НДФЛ. На проверке надо будет доказать, что компания действительно использует имущество директора в производственной деятельности. Нужен договор аренды или соглашение и приказ о выплате компенсации за использование имущества директора.

4. Провести в учете личные расходы директора

Не нужно начислять НДФЛ и взносы.

Источник: http://federal-kzn.ru/kak-gramotno-obnulit-podotchet-direktora-v-2018-g/

Возврат подотчета проводки без реального возврата

Операция осуществляется на основании заявления. Это правило касается всех лиц без исключения.

На основании этого документа оформляется РКО. В заявлении нужно указать сумму, срок выдачи, дату и поставить свою подпись.

Заявление сначала попадает к бухгалтеру.

Он проверяет, закрыты ли старые расчеты с подотчетными лицами.

Если сотрудник не предоставил отчет о ранее использованных суммах, то выдавать ему новую наличность нельзя.

Представительские расходы, командировочные, суточные – на все израсходованные деньги должен быть представлен документ.

Итоги обработки отчета показывают, кто, кому и сколько должен.

Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора

Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.

Проводим следующие операции:

Операция	Дт	Кт	Сумма, руб.
Возврат подотчета (фиктивный)	50, 51	71	700 000
Начисление дивидендов	84	75	700 000
Выделение НДФЛ с дивидендов	75	68	91 000 = 700 000 × 13%
Выплата дивидендов (фиктивная)	75	50, 51	609 000 = 700 000 – 91 000
Уплата НДФЛ	68	51	91 000

Сумма налогов и взносов к уплате: 91 000 руб.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя.

И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.

Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

1. Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
2. Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.
3. Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
4. Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;

О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье .

Погашение долга по подотчету при увольнении

Необходимо помнить, что при каждой выплате зарплаты удержать из нее можно не более 20% (ст. 138 ТК РФ). Если удержанной при увольнении суммы не хватит для покрытия долга, то остаток работник должен вернуть в кассу самостоятельно.

2 п. 2 ст. 265 НК РФ. Общий срок исковой давности равен 3 годам (ст. 196 ГК РФ)

Проводки по авансовым отчетам сотрудников

Выдача средств проводится по дебету 71, израсходованные средства – по кредиту 71.Каким образом необходимо отражать операции по расчету с подотчетными лицами в учете?

Рассмотрим типовые проводки на примерах.Представим, что сотрудник ООО «Престиж» получил наличные средства в сумме 6250 руб., НДС 954 руб. для покупки бумаги для предприятия. Фактически на бумагу было потрачено 7315 руб., НДС 1116 руб., о чем и был предоставлен авансовый отчет.Бухгалтер ООО «Престиж» оформит данную операцию в проводках таким образом:

Дт	Кт	Описание	Сумма	Документ
71	50	Сотрудник ООО «Престиж» получил аванс на приобретение бумаги	6250 руб	заявление сотрудника
10	71	Фактические расходы на приобретение бумаги учтены в составе себестоимости приобретенных материалов	7315 руб. Возврат товара поставщику: проводки по бухгалтерии. Как оформить возврат товара поставщику? Все последующие операции отображаются на субсчете 76.6 «Расчеты по претензиям».Рассмотрим эту ситуацию на примере.ООО купила партию гвоздей за 25 000 руб. До приемки был перечислен 50 % аванс.После оприходования был выявлен брак: у всех гвоздей отсутствуют шляпки. Оформим возврат товара поставщику. Проводки:ДТ60 «Авансы» КТ51 — 12 500 – перечислен аванс.ДТ68 КТ76 – 1906,78 – отражен НДС.ДТ41 КТ60 – 25 000 – товар принят к учету.ДТ19 КТ60 — 3813,56 – учтен НДС.ДТ60 КТ60 «Авансы» – зачтен аванс.ДТ68 КТ19 — 3813,56 – зарегистрирована фактура.ДТ76 КТ68 — 1906,78 – восстановлен НДС.ДТ76 КТ41 — 25 000 – возврат товара поставщику.ДТ76 КТ68 — 3813,56 руб.– учтен НДС.ДТ51 КТ76 – 12,5 тыс. Как вернуть подотчетные суммы на расчетный счет организации Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.Если локальными актами предприятия не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан. Учет расчетов с подотчетными лицами.проводки по счету 71. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом. Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет.Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Счет 71 в бухгалтерском учете: характеристика и проводки с примерами Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом: Важно: удержания с сотрудника можно производить только по письменному заявлению и не более 20% от заработной платы (ст.138 ТК РФ). Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ. Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

Источник: http://domzalog.ru/vozvrat-podotcheta-provodki-bez-realnogo-vozvrata-66644/

Как взыскать подотчетные деньги

Решение оформляется, как правило, в форме приказа или распоряжения. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. В данной ситуации лучше руководствоваться Письмом Роструда от 9 августа 2007 г. N 3044-6-0.и получить письменное согласие работника на удержание.

При этом ст.138 Трудового Кодекса РФ ограничивает размеры удержания до 20% от заработной платы работника. Поэтому неизрасходованные подотчетные суммы будут удерживаться ежемесячно при каждой выплате заработной платы работнику, пока не будут погашены полностью.

Пример.Прораб ООО «Стройинвест» П.Н. Кузьмин получил 20 января 2013 г.

Как выдать средства денежные в ПОД ОТЧЕТ, как сдать Авансовый ОТЧЕТ

Мюллер С приказом ознакомлен(а): ________ Е.В.

Иванов________ А.С. Петрова14.09.2019 Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те суммы, что получили авансом и предоставить товарные чеки.

Размер средств, выдаваемых в подотчет директору, законодательно не регламентирован.3. Подотчетное лицо при наличных расчетах с поставщиками — не более 100000 рублей по одному договору.к меню ↑Как происходит выдача денег? Дана пошаговая инструкция.Только при наличии организация вправе оформить расходный кассовый ордер (п.

6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У)

Как правильно выдать деньги в подотчет директору?

В связи с этим существует распространенное мнение о том, что заявления директора как такового для получения им денег под отчет не нужно, а его роль может выполнить распоряжение, отдаваемое руководителем финансовой службе, кассирам или бухгалтерии.

На наш взгляд, подобное оформление подотчетных сумм не исключает рисков, заключающихся в том, что контролирующие органы могут счесть такие суммы выданными неправомерно, поскольку в указании № 3210-У четко обозначено название документа-обоснования для получения средств под отчет — заявление (а не распоряжение или какой-либо другой документ). А вот ставить разрешающую визу на своем заявлении директору не стоит.

Хотя ее наличие не будет считаться нарушением порядка оформления выдачи подотчетных средств. Все остальные правила, приведенные в предыдущем разделе статьи, — в т.

Требование к подотчетнику, которое поможет защититься от доначислений

Что обязательно должно быть в документе.

Необходимо указать фамилию, имя, отчество и должность сотрудника, в адрес которого выставляется требование.

Отметить реквизиты первичных документов, подтверждающих факт выдачи денег под отчет. А также зафиксировать срок представления авансового отчета, оправдательных документов и возврата неизрасходованных средств.

Кроме того, необходимо указать срок, по истечении которого сотрудник должен был представить авансовый отчет или вернуть денежные средства.

Помимо этого в требовании нужно зафиксировать условие о том, что если сотрудник не вернет деньги или не представит авансовый отчет в установленный срок, то руководитель компании издаст приказ о взыскании задолженности из зарплаты работника.

Дополнительные меры безопасности. Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен.

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция

: — истечения срока, на который выдавались деньги; — возвращения из командировки; — выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (например, товарные и кассовые чеки). Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю. Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм.

После этого авансовый отчет утверждается руководителем. Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п.

6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.

Источник: http://rusdolgi.ru/kak-vzyskat-podotchetnye-dengi-29860/

Как списать подотчетные суммы

Но для подотчетных, возвращаемых в кассу компании, такой оговорки нет. Рано или поздно срок действия договора займа истечет. То есть у директора опять зависнет долг перед компанией. В такой ситуации есть два варианта действий, но они с налоговыми рисками.

Первый — можно продлевать срок займа до бесконечности. Это позволит не платить ни НДФЛ, ни взносы. Но компанию могут обвинить в том, что она скрывает облагаемый доход директора. Второй — через три года списать не возвращенный в срок заем как безнадежный.

Здесь проверяющие могут усомниться в том, что компания не смогла удержать долг у своего же директора. И решат, что фактически долг прощен. Значит, надо платить НДФЛ (письмо ФНС России от11 октября 2012г. №ЕД-4-3/17276) и взносы (письмо Минздравсоцразвития России от17мая 2010г. №1212–19).

Выдать директору матпомощь или денежный подарок Для кого подходит: Для любой компании.

В бухгалтерии распространены случаи не возврата подотчётных сумм. Чаще всего при таких обстоятельствах бухгалтеры оформляют данную операцию как удержание подотчетных сумм из заработной платы сотрудника.
Мы расскажем о разных вариантах.

Для удержания суммы из зарплаты сотрудника надо издать приказ о данном удержании и ознакомить сотрудника под роспись. Это нужно сделать в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств.

Важно

Данные деньги не признаются доходом работника и не облагаются НДФЛ, зато мы должны на эту сумму начислить страховые взносы. Но если в дальнейшем деньги будут возвращены, то вы сможете зачесть или вернуть сумму начисленных взносов.

Как списать долг по подотчётным средствам

А использование личного автомобиля в деятельности компании надо будет подтверждать путевыми листами. У организации возникает еще и обязанность платить транспортный налог.

Наконец, через компанию можно провести далеко не все расходы директора. Проблематично будет обосновать покупку новой резины, если в организации нет автомобиля. Или приобретение мотоцикла, если вы не развозите никаких товаров покупателям. Если доказать обоснованность таких покупок невозможно, то лучше их в учете не показывать, а выбрать другой способ закрыть подотчет. Июнь 2014 г.

Что делать, если работник не вернул подотчетные суммы

В любом случае предварительно получите одобрение руководителя. Ведь его подпись будет нужна на оформляемых документах.

А чтобы убедить его в необходимости разобраться с зависшими подотчетами, расскажите о негативных последствиях как для него самого, так и для компании (см. ниже.). Чем незакрытый подотчет рискован для директора и компании 1.

Накопившийся подотчет проверяющие сочтут личным доходом директора. Тогда налоговая начислит с этой суммы НДФЛ, а фонды — взносы. Предположим, директор взял из кассы 10 000 руб. и не отчитался за них. С этой суммы ему лично надо заплатить 1300 руб. НДФЛ (10 000 руб.

x 13%), а организации — 3000 руб. взносов (10 000 руб. x 30%). Таким образом, покупка подорожает на 4300 руб. (1300 3000). И это без учета пеней и штрафов. Конечно, доначисления можно оспорить.

Как списать зависшую подотчетную сумму?

Удержание подотчетной суммы из зарплаты Если все же ни прямых, ни косвенных подтверждений затрат не удалось собрать, работодатель вправе удержать сумму подотчета из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ). Для этого необходимо:

• в месячный срок с момента истечения установленного для возврата подотчетных сумм издать приказ об удержании;
• ознакомить с ним под расписку работника, который, в свою очередь, должен в письменной форме согласиться с основанием для удержания.

Если согласие работника не получено, взыскать деньги с него можно только через суд.

При этом следует помнить, что общая сумма удержаний не должна превышать 5-й части заработка, причитающегося к выдаче на руки (ст. 138 ТК РФ). При невозможности взыскать полную сумму сразу устанавливают несколько выплат.

Характеристика операций выдачи денежных средств подотчет

Выдача средств подотчет осуществляется на хозяйственно-производственные затраты, на административные расходы филиалов, на оплату служебных командировок, на выплату заработной платы. Такой вид операций является разновидностью кассовых операций предприятия.

Поэтому для правильного соблюдения регламента выдачи и списания сумм подотчета необходимо руководствоваться нормативными положениями по ведению кассовых операций. Вам понадобится

• — приказ руководителя организации;
• — авансовый отчет;
• — книга учета приходно-расходных ордеров;
• — расходный кассовый ордер;
• — приходный кассовый ордер;
• — квитанция о внесении неиспользованных средств.

Инструкция 1 Выдайте наличные денежные средства подотчетному лицу, согласно расходному кассовому ордеру.

Ох уж этот подотчет…

Ведь невозвращенные подотчетные деньги не становятся доходом работника автоматически (постановление ФАС Поволжского округа от1 апреля 2013г. поделу №А55-15647/2012). Но зачем компании лишние проблемы на ровном месте? 2.

Выдача нового подотчета при незакрытом старом может обернуться для компании штрафом до 50 000 руб. по статье 15.1 КоАП РФ. Новый порядок ведения кассовых операций, как и его предшественник, разрешает выдавать очередную сумму подотчетных только после того, как работник отчитался по предыдущему авансу (п.

6.3

Указания Банка России от11марта 2014г. №3210-У). Санкций за это нарушение нет. Но инспекторы могут обвинить компанию в том, что она умышленно оформляет подотчет, чтобы избежать сверхлимитного остатка.

А это нарушение кассовой дисциплины. Погасить долг по подотчету дивидендами Для кого подходит: Для прибыльной компании, директор которой одновременно является учредителем.

В школе учителя нам постоянно говорили: «Не смейте списывать!». Мы кивали в знак согласия, но всё равно списывали. То же самое – в институте.

Нас предупреждают, увещевают, мы киваем и делаем своё дело. Почти все, кроме откровенных «ботаников», конечно. А теперь мы выросли. Но привычка к списыванию, видимо, осталась.

Приходят ко мне, взрослому налоговому консультанту с 20-летним стажем, такие же взрослые директора и главные бухгалтеры, заглядывают просительно в глаза и вопрошают: «Как списать? А что потом делать?». Возможно, кто-то ответил бы: «Сухари сушить». Но не всё так плохо. Ведь речь идёт не о списывании на ЕГЭ, а о безопасном списывании подотчётных денег.

Безопасном с налоговой точки зрения. А вообще такое возможно? Что ж, давайте разбираться. Разговор по понятиям Вначале нужно определиться с понятиями. О чём мы, собственно, говорим.

Как списать подотчетные суммы без документов

— Статьи Осторожно! Проверяющие могут приравнять подотчетный долг директора к его личным доходам и начислить на эту сумму НДФЛ и взносы. Зависший на директоре подотчет — проблема многих компаний.

Как правило, деньги, которые берет руководитель из кассы, оформляют на хозяйственные нужды. Но часто документов для подтверждения таких затрат нет.

Со временем незакрытая сумма подотчетных становится настолько солидной, что может привлечь внимание проверяющих из налоговой службы и фондов. Конечно, идеальный вариант обнулить подотчет — чтобы директор вернул все деньги в кассу или представил подтверждающие документы.

Но добиться этого не всегда возможно. Тогда пригодятся другие способы. В статье вы найдете пять самых жизнеспособных и сможете выбрать оптимальный для вашей компании (см.

также таблицу ниже).

Как списать подотчетные суммы директора

Способ хорош тем, что ничего не надо искусственно оформлять: директор-учредитель получает свои же деньги и вносит их в счет подотчетного долга. Главное, чтобы должник на это согласился. Возможно, аргументы, приведенные выше, его убедят.

Как правило, дивиденды выплачивают по итогам года. Но общее собрание акционеров (участников) может принять решение выплачивать дивиденды по итогам квартала, полугодия или девяти месяцев. Это так называемые промежуточные дивиденды. Тогда каждый раз, получая промежуточные дивиденды, часть их директор-учредитель может направлять на погашение подотчета.

Вам надо будет удержать НДФЛ по ставке ниже обычной — 9, а не 13 процентов (п. 4 ст. 224 НКРФ). Взносы с дивидендов платить не требуется, ведь это выплаты не в рамках трудовых отношений (письмо ФСС РФот18 декабря 2012г.

№15-03-11/08–16893).

Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру бухгалтеру или руководителю. При этом подотчетному лицу выдается расписка (отрезная часть авансового отчета), подтверждающая получение авансового отчета и оправдательных документов.

А что произойдёт, если сотрудник не отчитался в эти три дня?Если это – нарушение кассовой дисциплины то организацию или должностное лицо могут оштрафовать за одно из нарушений ведения кассовых операций, которые перечислены в статье 15.1 КоАП РФ. Но в том-то и дело, что в этот перечень нарушение сроков предоставления авансового отчёта не включёно! Значит, наказать нас за это никто не имеет права.

Кстати, руководитель организации своим приказом может установить любой срок, на который выдаются деньги под отчет. Например, от 3 до 300 дней. Скажем, для топ-менеджеров 300 дней, а для всех остальных — 3 дня. Это ваше право. Но лучше этого не делать.

Источник: http://1privilege.ru/kak-spisat-podotchetnye-summy/

Как правильно обнулить подотчет

Расходы можно учесть при расчете налога на прибыль конечно, если их обосновать. На проверке будет сложно доказать обоснованность расходов. Понадобится авансовый отчет с подтверждающими документами (накладными, чеками и т. п.).

Все способы, кроме первого, подойдут и для случаев, когда деньги числятся за другим сотрудником компании, например заместителем директора и т. д.

В любом случае предварительно получите одобрение руководителя. Ведь его подпись будет нужна на оформляемых документах. Чтобы убедить его в необходимости разобраться с зависшими подотчетами, расскажите о возможных негативных последствиях как для него, так и для компании.

Прежде всего накопившийся подотчет проверяющие могут посчитать доходом директора. Тогда налоговики начислят с этой суммы НДФЛ, а фонды — взносы. Предположим, руководитель взял из кассы 10 000 руб. и не отчитался за них.

Тогда каждый раз, получая промежуточные дивиденды, часть их директор-учредитель может направлять на погашение подотчета. Вам надо будет удержать НДФЛ по ставке ниже обычной — 9, а не 13 процентов (п.

4 ст. 224

НК РФ). Взносы с дивидендов платить не требуется, ведь это выплаты не в рамках трудовых отношений (письмо ФСС РФ от 18 декабря 2012 г. № 15-03-11/08–16893).

В бухгалтерском учете начисленные дивиденды отражают так:

Дебет 84 Кредит 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов»

— начислены дивиденды директору-учредителю.

Как видим, ничего сложного в этом способе нет. Единственное ограничение — дивиденды рискованно выдавать из наличной выручки.

Ее можно тратить только на цели, перечисленные в новом Указании Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У. А дивиденды в этом документе не упоминаются.

К уменьшению по налогу на прибыль можно поставить сумму в 911 400 руб. (700 000 + 211 400). Значит, налога на прибыль к уплате будет меньше на 182 280 руб.

(911 400 × 20%).

В целом с подотчетной суммы в 700 000 руб. вы заплатите налогов и сборов на сумму 120 120 руб. (302 400 – 182 280). А если у организации нет прибыли, то придется все 302 400 руб.

Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.

Способ 1.
Начисление дивидендов

Кто может применять: организации, у которых по итогам отчетного периода есть прибыль.

Процедура обнуления подотчета: после окончания квартала, полугодия или года составляем протокол учредителей и справку о начислении промежуточных (или годовых) дивидендов.

Как правильно обнулить подотчет директора

Важно

— 75 000 руб. — возвращен аванс подотчетником.

Можно поступить по-другому: сначала выдать директору заем из кассы, а потом он вернет компании деньги тоже наличными. Но выдать заем руководителю можно только из наличности, снятой с расчетного счета, а не из кассовой выручки (п.

4

Внимание

Указания № 3073-У).

Когда срок действия договора займа истечет, то у директора опять зависнет долг перед компанией. В такой ситуации есть два варианта действий.

Первый — можно продлевать срок займа.

Это позволит не платить НДФЛ и взносы. Но налоговики могут посчитать, что заем фактически является облагаемым доходом директора.

Второй — через три года списать не возвращенный в срок заем как безнадежный долг. Но тогда проверяющие могут усомниться в том, что компания не смогла удержать его у директора.

С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы* (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Аргументы такие.

Нельзя утверждать, что сотрудник присвоил себе сумму подотчетных денег, пока не доказано обратное. А вот аргументировать то, что аванс был потрачен на те цели, на которые был выдан, – можно.

Для этого необходимо будет составить документы, подтверждающие расходование денег и оприходование товаров (работ, услуг).
Это могут быть:

– отчет об использовании наличных денежных средств;

– акт рабочей комиссии об установлении факта расхода наличных денежных средств, выданных в подотчет;

– объяснительные у сотрудников, не сдавших расходные документы, с информацией о товарах и т. д.

Можно даже составить документы, подтверждающие то, что указанная сотрудником цена приобретения не отличается от рыночной.

Но компанию могут обвинить в том, что она скрывает облагаемый доход директора.

Второй — через три года списать не возвращенный в срок заем как безнадежный. Здесь проверяющие могут усомниться в том, что компания не смогла удержать долг у своего же директора.

И решат, что фактически долг прощен. Значит, надо платить НДФЛ (письмо ФНС России от 11 октября 2012 г. № ЕД-4-3/17276) и взносы (письмо Минздравсоцразвития России от 17 мая 2010 г. № 1212–19).

Способ № 3. Выдать директору матпомощь или денежный подарок

Для кого подходит: Для любой компании.

Способ не требует ни наличия прибыли, ни особых условий в трудовом договоре с директором. Конечно, можно выдать директору и премию. Но она в полном объеме облагается НДФЛ и взносами.

С этой суммы ему лично надо заплатить 1300 руб. НДФЛ (10 000 руб. x 13%), а организации — 3000 руб. взносов (10 000 руб. x 30%). Таким образом, покупка подорожает на 4300 руб. (1300 3000).

Кроме того, инспекторы доначислят пени и штрафы. Хотя доначисления можно попробовать оспорить на том основании, что невозвращенные подотчетные деньги не являются доходом работника (постановление ФАС Поволжского округа от 1 апреля 2013 г. по делу № А55-15647/2012.

Если компания продолжает выдавать деньги под отчет при наличии задолженности по ранее выданным суммам, инспекторы могут взыскать штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Новый порядок ведения кассовых операций разрешает выдавать очередную сумму подотчетных только после того, как работник отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Формально санкций за это нарушение нет.

НДФЛ Долг никуда не исчезнет, просто срок его погашения отодвинется во времени Договор займа Выдать материальную помощь или денежный подарок Не нужно платить НДФЛ и взносы с матпомощи в пределах 4000 руб. в год.

Подарок не облагается НДФЛ в пределах такой же суммы, а от взносов вообще освобожден Нельзя списать на расходы подарки и денежную помощь Заявление.

Приказ (для материальной помощи), договор дарения (для денежного подарка) Арендовать личное имущество директора или выплачивать компенсацию за его использование Не нужно платить страховые взносы, а в случае с компенсацией — и НДФЛ На проверке надо будет доказать, что имущество директора действительно используется в производственной деятельности компании Договор аренды или соглашение о выплате компенсации и приказ Провести в учете личные расходы директора как расходы компании Не нужно начислять НДФЛ и взносы.
С 1 января 2014 года акционерные общества выплачивают дивиденды строго по безналичному расчету (п. 8 ст. 42 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). А это означает, что сначала понадобится перечислить деньги на банковскую карточку или расчетный счет директора, а затем он должен будет вернуть эти деньги компании, то есть погасить подотчетный долг.

Оформлять зачет и выдавать наличные, как в случае с ООО, рискованно.

Налоговики на проверке могут решить, что дивиденды, выданные с нарушением порядка, таковыми не являются, а представляют собой обычный доход. Тогда НДФЛ пересчитают по ставке 13, а не 9 процентов.

Способ № 2.

Переоформить долг по подотчету в заем

Для кого подходит: Для всех компаний.

Переоформление подотчета в беспроцентный заем не потребует больших финансовых и трудозатрат, но полностью не решит проблему с зависшим долгом.

Судьи согласились, что НДФЛ компания удерживать не должна, и отменили доначисления».

5. Статья: Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора

«Зависший на директоре подотчет — проблема многих компаний. Как правило, деньги, которые берет руководитель из кассы, оформляют на хозяйственные нужды. Но часто документов для подтверждения таких затрат нет. Со временем незакрытая сумма подотчетных становится настолько солидной, что может привлечь внимание проверяющих из налоговой службы и фондов.

Конечно, идеальный вариант обнулить подотчет — чтобы директор вернул все деньги в кассу или представил подтверждающие документы. Но добиться этого не всегда возможно. Тогда пригодятся другие способы. В статье вы найдете пять самых жизнеспособных и сможете выбрать оптимальный для вашей компании (см. также таблицу ниже).

С суммы этой материальной выгоды придется исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ по ставке 35 процентов.

Конечно, можно оформить процентный заем, причем проценты установить такие, чтобы у работника не возникало материальной выгоды.

Но это еще более трудоемкий вариант, ведь понадобится оформлять документально и проводить в учете не только сумму займа, но начисление и уплату процентов.

Кроме того, у организации возникают доходы в виде процентов по займу, с которых надо заплатить налог на прибыль.

Что касается формы расчетов, безопасный вариант здесь — это перечислить заем директору по безналу, а он потом погасит этими деньгами свой подотчетный долг.

Пример 2: Как долг по подотчету заменить на договор займа

Долг директора перед компанией по подотчетным средствам составляет 92 000 руб.

Источник: http://pravogarant23.ru/kak-pravilno-obnulit-podotchet/