Как действовать, если вы утратили бухгалтерские документы
Контрагент не возвращает документы – что делать?
Контрагенты часто не возвращают подписанные со своей стороны документы. Причины разные: забыли, потеряли, не желают тратиться на пересылку.
Но такая забывчивость и безответственность контрагента опасна спорами при проверке и доначислениями по налогам.
В статье мы подскажем, какие меры предпринять, если партнеры постоянно задерживают документы.
Возьмите на заметку эти советы и используйте те, которые вам подходят.
Как ускорить возврат подписанных документов от партнера
1. Начинаем с себя:
- назначаем ответственных лиц за возврат документов;
- устанавливаем конкретные сроки по их возврату.
Совет: распределение данных функции между различными подразделениями и сотрудниками лучше всего прописать в регламентах, положениях об отделах и других документах, а также прописать в локальных нормативных правовых актах.
Возможно, вам также будет полезно: «Бесплатные шаблоны локальных нормативных актов»
2. На стадии заключения договора пропишите в нем, как вы будете обмениваться с контрагентом документами, а именно:
- какими способами вы и ваш партнер будете обмениваться документами;
- за чей счет будет происходить пересылка.
А если вы уже работаете с контрагентом, но документы от него получаете с опозданием, рекомендуем закрепить вышеуказанные условия в дополнительном соглашении к уже действующему договору.
Например, можно использовать следующие формулировки:
Стороны признают юридическую силу документов, исходящих от Стороны 1 по электронной почте: 111@site.by, от Стороны 2: 222@ site.by.
Стороны обязуются обеспечить доступ к адресам электронной почты, указанным в настоящем пункте, только лицам, уполномоченным принимать решения по настоящему Договору.
Документы-оригиналы, переданные на подпись другой Стороне, должны быть возращены не позднее 10 (десяти) календарных дней с момента получения.или
Стороны признают подлинность настоящего договора и документов, составленных во исполнение договора, подписанных Сторонами и переданных посредством электронной и факсимильной связи, позволяющих достоверно установить, что документ исходит от Стороны по настоящему договору. Сторона, передавшая документы, обязана представить оригиналы документов другой Стороне в течение 10 (десяти) календарных дней с момента их отправки.
Прописать в договоре (дополнительном соглашении) отправку документов заказным письмом с уведомлением о вручении или экспресс-почтой (т.е. более дорогими способами), возможно только, если контрагент согласен прописать такое условие в договоре.
3. Попросите у партнера отсканированные копии документов.
Для начала можно связаться с партнером и выяснить, в чем причина задержки. Возможно, документы не подписаны, потому что товар все еще в пути или директор партнера в командировке и нет другого уполномоченного лица.
Отсканированные копии документов помогут вам убедиться, что партнер согласился с данными в первичных учетных документах или подписал договор без протокола разногласий.
4. Напишите письмо на имя директора компании-контрагента, в котором просите (требуете) предоставить оригиналы документов.
Разговор с сотрудниками контрагента не всегда результативен. Если документов долгое время нет, а сотрудники не могут дать никакой конкретной информации, имеет смысл обратиться напрямую к руководителю.
В письме потребуйте предоставить документы в ближайшее время. Или попросите директора вашей компании помочь. Письмо от его имени или звонок по телефону могут ускорить их получение.
5. В крайнем случае, можно заполнить документы за вашего партнера и дать ему на подпись при встрече.
6. На стадии заключения договора или в уже действующем договоре стороны вправе предусмотреть штрафные санкции за несвоевременный возврат документов.
Например, за несвоевременную передачу Стороне 1 документов, Сторона 2 уплачивает штраф в размере 10 базовых величин. Для определения размера штрафа применяется размер базовой величины, установленный на день его уплаты.
Почему это важно
Во-первых, за приобретение/хранение/реализацию (и т.д.
) товаров и оказание услуг без соответствующих документов, а также если эти документы не соответствуют действительности, организации или предпринимателю грозит штраф до 50 БВ величин с конфискацией товаров, выручки, полученной от реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг, или без конфискации (ч.4. ст. 12.17. КоАП РБ).
Во-вторых, существует вероятность, что контрагент не согласился с результатами работ, услуг или отказался от каких-нибудь товаров. Вы узнаете об этом, только когда все-таки получите документы. А если вы уже отразили операции в учете, не дожидаясь их, то придется корректировать и выручку, и сумму налогов.
В-третьих, взыскать основной долг и штрафные санкции без необходимых документов может быть затруднительным.
Если у Вас нет договора или он не подписан, основной долг можно взыскать на основании других документов, в которых указаны все существенные условия договора, такие как ТТН или акт выполненных работ (оказанных услуг), а вот штрафные санкции в полном объеме взыскать не получится — подлежат взысканию только проценты за пользование чужими денежными средствами, но не пеня.
Еще несколько советов
1. Что делать если утрачен договор или первичный учетный документ?
Воспользуйтесь заверенной копией.
В случае утраты документа, составленного на бумажном носителе, законодатель предусмотрел возможность использовать копию данного документа, заверенную в соответствии с требованиями законодательства, и соответственно отражать хозяйственную операцию на основании данной копии (п.
64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства Юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4,).
2. Если ваш партнер повел себя недобросовестно и нарушил договоренности по оплате, ему выгодно затягивать с предоставлением бухгалтерских документов и других подтверждений сделки.
Как обратиться с исковым заявлением в суд, если затягивать нельзя?
Подать иск можно даже, если не хватает необходимых документов. Подготовьте те документы, которые есть. Экономический суд вынесет определение об оставлении искового заявления без движения и укажет на недостатки заявления. В соответствии со ст.
В случае, если причины, послужившие основанием для оставления искового заявления без движения, будут устранены в установленный срок, заявление считается поданным в день его первоначального поступления в суд и принимается к производству судом.
Возможно, вам также будет интересно: «Как взыскать дебиторскую задолженность»
3. Ваш партнер реорганизуется или ликвидируется – не страшно. Если вы утеряли документы, можно обратиться к правопреемнику или ликвидатору.
А вот после ликвидации получить заверенные копии документов не получится:
- после ликвидации вашего партнера его печать подлежит уничтожению;
- в архив сдаются документы постоянного хранения и документы по личному составу, к которым ни первичные учетные документы, ни договора по хозяйственной деятельности не относятся.
P. S. Остались вопросы? Позвоните нам по телефону +375 29 622-31-29 и задайте их нашим специалистам.
Источник: https://buhuchet.by/articles/kontragent-ne-vozvrashhaet-dokumenty-chto-delat.html
Бывший директор ответит штрафом за отказ вернуть документы в компанию
06.12.2017
Компания[i], не получившая от своего бывшего руководителя документы, связанные с ее деятельностью, вправе не только потребовать их передачи, но и взыскать в судебном порядке судебный штраф за просрочку такой передачи по день фактического исполнения. Такая возможность является действенным инструментом к понуждению экс-руководителей к возврату документов в компанию.
Смена директора и передача документов новому руководителю
В процессе деятельности любой компании образуется значимый объем документации, как обязательной в силу требований закона, так и не обязательной.
По общему правилу обеспечить наличие и хранение обязательных в силу закона документов должен исполнительный орган компании (далее – «директор»), поскольку именно он в силу закона осуществляет руководство текущей деятельностью юридического лица, а без таких документов невозможно осуществлять свои полномочия[ii]. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации.
Отдельно следует отметить, что, например, ведение и хранение бухгалтерской документации директор может передать главному бухгалтеру компании, впрочем, оставаясь при этом ответственным за организацию ведения бухгалтерского учета и хранение бухгалтерских документов.
Таким образом, если директор не осуществляет непосредственного хранения бухгалтерской документации, а только организует ее хранение, то испрашивать такую документацию у директора можно только в случае, если непосредственно на него была возложена обязанность по хранению бухгалтерской документации.
Для осуществления своих полномочий директор имеет доступ ко всей документации, связанной с деятельностью компании, и как его исполнительный орган отвечает за сохранность документов.
Руководитель при осуществлении им прав и исполнении обязанностей должен действовать в интересах компании добросовестно и разумно.
Данное правило распространяется и на момент прекращения полномочий руководителя, ведь юридическому лицу (и, соответственно, новому директору) для продолжения нормального функционирования объективно необходимы документы, находящиеся у теперь уже бывшего руководителя.
Какие документы директор должен хранить и сколько
Компания (в лице директора) обязана обеспечить хранение:
- документов, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Например, общество с ограниченной ответственностью обязано бессрочно с момента своего создания[iii] вести список участников общества, а первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность -минимум 5 лет;
- документов, предусмотренных уставом компании;
- документов, предусмотренные внутренними документами компании, решениями общего собрания участников (акционеров), совета директоров (наблюдательного совета) компании и ее исполнительных органов.
А утеря обязательных документов или их порча влечет для директора обязанность по их восстановлению.
Спорным оставался вопрос о периоде времени, за который могут быть истребованы документы у бывшего директора.
Неоднократно суды ограничивали максимально возможный период пятью годами, обосновывая свои решения тем, что именно такой срок определен законом для хранения первичных учетных документов и бухгалтерской отчетности.
В качестве дополнительного довода звучало и отсутствие возможных в таком случае налоговых претензий по документам старше такого срока, и отсутствие ценности для общества по причине истечения сроков их хранения.Однако высшая судебная инстанция страны – Верховный суд РФ – определила, что общество обязано хранить документы, связанные с его деятельностью, за весь период осуществления такой деятельности, и принимать меры к возврату или восстановлению (при наличии такой возможности) отсутствующих документов.
Внутренними регламентами компании могут быть предусмотрены сроки хранения и процедура уничтожения документов компании, если законодательством императивно не предусмотрен больший срок хранения для данного вида документов[iv]. Такие внутренние положения в компании утверждаются соответствующим органом управления. Как правило, это обще собрание участников (акционеров) либо совет директоров.
Истребования документов у бывшего директора и их передача
После прекращения своих полномочий теперь уже бывший директор обязан передать вновь избранному руководителю компании имеющуюся у него документацию компании. Если этого не происходит, то следует направить ему письменное требование о предоставлении документов.
При этом новый руководитель не должен доказывать наличие у бывшего директора тех истребуемых документов, которые компания обязана иметь и хранить в силу требований закона. Данный вывод подтверждается судебной практикой.
В отношении же остальных документов будет действовать иное правило – новый руководитель должен будет доказать, что запрошенные им документы, во-первых, существовали и, во-вторых, находились у бывшего директора в период исполнения им своих полномочий либо передавались ему. Например, акт приема-передачи электронных ключей от банковского счета (новый директор может получить копию такого документа в обслуживающем банке), электронные базы данных (аналогичный документ от контрагента), выписки движения средств по банковским счетам и т.п.
Факт передачи документов от бывшего директора новому руководителю желательно зафиксировать письменно (актом либо иным аналогичным документом). А наиболее значимые документы во избежание последующих разночтений и споров желательно описать как по основному содержанию, так и по количеству листов.
Если же запрашиваемые документы находятся у третьих лиц и об этом имеются соответствующие доказательства, то обязать бывшего директора их вернуть будет невозможно (например, документы находятся у следственных органов после выемки, о чем имеются соответствующие процессуальные документы; либо документы находятся в организации, с которой у компании заключен договор на ведение бухгалтерского учета, и они ей переданы по акту). Новый руководитель будет требовать документы уже от этих лиц.
Бывший директор документы не передал. Ответные действия компании
В случае, когда бывший директор проигнорировал требование нового руководителя общества о передаче документации общества, получать документы придется с помощью судебного решения.
В суде бывший директор должен будет:
- Либо представить доказательства передачи документации новому руководителю компании (либо доказательства попытки их передачи и отказа нового руководителя от их принятия);
- Либо доказательства и правовые основания, в силу которых документы были утеряны или уничтожены, переданы на хранение, либо выбыли из его владения помимо его воли (например, в результате выемки уполномоченными органами власти).
В противном случае будет действовать презумпция вины бывшего директора. И суды прямо указывают, что при отказе директора от дачи пояснений или их явной неполноты, он не может быть освобожден от обязанности доказывания.
Штраф за непередачу документов
Судебные споры по делам об истребовании документов у бывших руководителей юридических лиц относятся к корпоративным спорам и рассматриваются арбитражными судами.
Законом не предусмотрен порядок и сроки передачи документов бывшим директором новому.
При таких обстоятельствах суды идут по аналогии и берут в расчет срок, установленный законом для самой компании как срок предоставления документов и информацию о деятельности компании по требованию ее участника (акционера). К примеру, для обществ с ограниченной ответственностью это 5 рабочих дней, для акционерных обществ – 7 рабочих дней.
Чтобы понудить ответчика по делу (бывшего директора) к своевременному исполнению решения суда, компания-истец вправе одновременно с заявлением об истребовании документов просить суд установить для бывшего директора денежный штраф за неисполнение в срок судебного решения о передаче документов, указав конкретную сумму в самом иске.
Конкретный размер судебной неустойки определяется судом на основе принципов справедливости, соразмерности нарушения и негативных последствий от такого нарушения, а также недопустимости извлечения выгоды из незаконного или недобросовестного поведения недобросовестного ответчика.
Иными словами, в результате присуждения такого штрафа исполнение судебного решения должно оказаться для бывшего директора более выгодным, чем неисполнение решения суда.
Заявление о взыскании судебной неустойки может быть рассмотрено как в ходе основного дела, так и уже после вынесения решения суда, если ответчик его не исполняет (однако, в последнем случае неустойка не будет начисляться за период, предшествующий подаче такого заявления). При этом уплата судебной неустойки не прекращает основного обязательства по передаче документации компании.
Варианты судебной неустойки могут быть различными и определяются самой компанией-истцом при подаче соответствующего заявления в суд. Это и твердая денежная сумма, взыскиваемая единовременно (штраф), и неустойка, взыскиваемая за определенный период (например, день, неделя, месяц, квартал и т.п.).Однако более эффективным представляется использование прогрессивной шкалы с увеличением суммы в каждый последующий период неисполнения бывшим директором-ответчиком судебного решения (например, за первую неделю неисполнения судебного решения — одна сумма, за вторую неделю неисполнения — сумма в большем размере и т.д.).
Судебная практика еще не выработала сколь-нибудь значимые принципы определения размера такого штрафа. В ряде случаев присужденная неустойка явно недостаточна для стимулирования бывшего директора к немедленному исполнению решения (например, 100 рублей за каждый день просрочки, но не более 50 000 рублей).
Но это, скорее, следствие как новизны самой нормы о судебной неустойке[v], так и обстоятельств конкретного дела.
Ведь уже имеются и другие решения, в которых суд присуждает размер неустойки, проигнорировать которую уже явно сложно (например, 100 тысяч рублей за первую неделю просрочки, 200 тысяч рублей за вторую и так далее по 100 тысяч рублей сверх предыдущей суммы за каждую последующую неделю[vi]).
Что это значит для бизнеса?
Компания и ее участники (акционеры) имеют действенный юридический механизм влияния на бывших директоров и иных членов органов управления при удержании ими значимой для компании документации;
Данный механизм имеет законодательное обоснование, подтвержден судебным опытом и может быть использован на практике.
Помощь консультанта:
Специалисты юридической фирмы «Клифф» готовы:
- Предоставить дополнительную информацию и консультации по вопросам взаимодействия с органами управления обществами, включая бывших директоров;
- Разработать внутренние процедуры и документы, связанные с оборотом корпоративной и иной важной документации компании;
- Представить интересы клиента в переговорах либо в суде в деле об истребовании документации от бывших руководителей компании.
Для получения дополнительной информации обращайтесь к специалистам Корпоративной практики.
[i] В настоящей статье мы рассматриваем две самых распространенных формы коммерческих организаций – общество с ограниченной ответственность и акционерное общество.Источник: https://pravo.cliff.ru/about/publications/korporativnoe-pravo/korporativnoe-pravo_2048.html