Смена главного бухгалтера

Как безболезненно поменять главного бухгалтера в компании

Допустим, решение о смене вашего штатного бухгалтера на фирму, оказывающую бухгалтерские услуги уже принято. Поэтому, мы не будем писать, на сколько это выгодно финансово и полезно для здоровья организации. Вопрос стоит в том, как поменять главного бухгалтера максимально безболезненно и без потерь для фирмы. Это мы и рассмотрим в данной статье.

Поменять главного бухгалтера на деле оказывается очень простым. Так же он не отнимает много времени и сил. Кроме того, является очень полезным и оздоровительным для фирмы.

Важность бухгалтерского дела в компании зачастую очень преувеличена. И на это влияет два фактора:

• Не знание, равным образом не понимание в бухгалтерии руководителя предприятия. Так как все, в чем мы плохо разбираемся кажется нам сложным а также не понятным.
• Излишняя эмоциональность бухгалтера. Который вечно требует донести документы и правильно проставлять запятые до десятичных дробей. Который почему то 4 раза в год закапывается в документах за столом. А на просьбу сделать акт сверки для контрагента или очередную платежку, нервозно дергая уголком правого глаза, «дипломатично» отправляет за дверь со словами: «- У меня квартальный отчет! Не трогайте меня эту неделю!».

На самом деле:

• В бухгалтерии нет ничего сложного. Поэтому потратив несколько часов за ноутбуком можно разобраться со всеми отчетами, которые должны быть сданы. А так же налогами, которые должны быть уплачены.
• А квартальный отчет формируется и сдается нажатием двух кнопок в 1С. При условии конечно, что в течении квартала все документы правильно сажались в учет.

Итак, пошаговая инструкция, как поменять главного бухгалтера. Чтобы спокойно, в течении часа передать бухгалтерию от прежнего бухгалтера на обслуживание в бухгалтерскую организацию:

1. Понять текущую ситуацию по отчетам для себя. Для этого вам необходимо понимать, какие отчеты к данному времени должны быть сданы в налоговые органы и ФСС. Если вы не знаете их перечень, то их можно уточнить в компании КУБ2Б™.

   Мы предоставим вам список необходимых отчетов.

   Обычно их не более 2-3 штук, можно подойти к бухгалтеру и спросить: — Я сейчас знакомлюсь с перечнем отчетов, которые необходимо сдавать, скажи пожалуйста, все ли отчеты из этого перечня сданы на данный период?

2. Узнать о наличии не отвеченных писем и требований из налоговой. О них так же можно прямо спросить у бухгалтера. Все требования и письма из налоговой приходят по почте на юридический адрес организации. В случае подключения к электронному документообороту, в личный кабинет системы, через которую сдаются отчеты.
3. Понимать, где ведется бухгалтерский учет. Это может быть программа 1С на компьютере организации. До сих пор некоторые бухгалтера могут вести все в записях журналов (и такое встречалось). Кроме этого может быть другая учетная система (например связанная с видом деятельности). Тут необходимо знать пароль (при их наличии) к этой учетной системе.
4. Узнать где физически лежат все первичные документы, кадровый учет и так далее. То есть шкаф/полка/сейф/ящик и его месторасположение в офисе.
5. Где установлен банк клиент (при его наличии) и пароли к нему.
6. Через что (какую программу) и как сдавались отчеты. Это может быть СБИС, Контур.Экстерн, 1С, личный кабинет на сайте налоговой. А так же по средствам обычной почты России. Если в электронном виде, то необходим ключ ЭЦП (электронно-цифровая подпись). Обычно это флешка, на которой записан файл ключа. Так же не забудьте уточнить пароль к этой системе.
7. Стоит конечно же упомянуть и о том, где лежат печати организации.

Даже если половину из этого вы не знаете, а бухгалтер просто исчез прихватив с собой все документы, то не стоит отчаиваться. Специалисты компании КУБ2Б™ знают, что необходимо делать в такой ситуации. А также восстановят все данные в считанные дни.

Существует ли более или менее благоприятные периоды чтобы поменять главного бухгалтера на фирму, оказывающую бухгалтерские услуги?

Благоприятность периода определяется лишь финансовыми затратами. Следовательно, если вы решите перейти на обслуживание в бухгалтерскую фирму в конце квартала, скажем в конце марта.

Отчет за первый квартал еще не будет сдан вашим текущим бухгалтером, а заработную плату за март вам нужно будет заплатить.

Так как отчеты за первый квартал сдаются в апреле на основании предыдущих месяцев, то за бухгалтерские услуги в аутсорсинговую компанию необходимо будет заплатить за апрель и предыдущий квартал.

Поэтому лучше, если вы с бухгалтером сразу договоритесь, что за отработанный период отчет будет сдан. Но с учетом того, что стоимость бухгалтерского обслуживания обычно в 4-5 раз дешевле чем зарплата бухгалтера, то не думаю, что этот критерий нужно принимать слишком серьезно.

Не стоит отчаиваться!

В любом случае, при приеме компании на бухгалтерское обслуживание, мы производим полный аудит документов. А так же базы 1С, кадров и так далее. Кроме этого восстанавливаем недостающий учет.

Были даже случаи, когда при бухгалтерском аудите новой компании, переходящей к нам на бухгалтерское обслуживание, было обнаружено что сотрудник, который уже полгода получает официальную зарплату, до сих пор не трудоустроен по документам и по нему не сданы необходимые отчеты.

Наши специалисты 1С могут восстановить базы, настроить синхронизацию и привести в порядок учетную политику. А также помогут поменять главного бухгалтера в организации без потерь для неё. При необходимости можно организовать общий доступ к базе ведения бухгалтерии в 1С. Тогда руководитель предприятия всегда сможет зайти и получить необходимые управленческие отчеты.

Как сообщить бухгалтеру о том, что теперь бухгалтерией будет заниматься другая фирма?

Безусловно, все мы люди, и новость о расставании каждый бухгалтер может принять по разному. Тут встает вопрос, а не захочет ли он как-нибудь напакостить перед уходом…

На нашей истории таких случаев конечно еще не было. Передача бухгалтерии обычно производится без привлечения руководителя непосредственно от прежнего бухгалтера. Мы всегда стараемся поддерживать человеческие взаимоотношения и с понимаем относимся к каждой ситуации.

По опыту, проще всего сообщить бухгалтеру новость о смене следующим образом:

— Выяснилось, что у моего старого знакомого своя фирма по бухгалтерским услугам и я хочу передать им ведение бухгалтерии.

Итог.

Мы считаем, что смена бухгалтера на компанию, оказывающую бухгалтерские услуги очень полезна для фирмы. Кроме этого носит оздоровительный эффект. Почти всегда уменьшаются налоги, приводятся в порядок документы, отлаживаются бизнес процессы по платежам и документам.

В компании КУБ2Б™ целый штат бухгалтеров, знающих свое дело. Они профессионально будут вести учет, готовить отчеты и вести кадры. Мы всегда помогаем нашим клиентам перейти на обслуживание к нам.

Источник: https://www.qb2b.ru/blog/%D0%BA%D0%B0%D0%BA-%D0%BF%D0%BE%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%8F%D1%82%D1%8C-%D0%B1%D1%83%D1%85%D0%B3%D0%B0%D0%BB%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B0/

Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера

Предварительные мероприятия: отмена доверенностей
Банк-клиент
Инвентаризация
Проверка состояния учета и отчетности
Составление приказа
Акт приема-передачи дел
Как принимать дела у главного бухгалтера
Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?

Непродуманный порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера может иметь негативные последствия.

Важно учесть все нюансы вашего бизнеса, так как в законодательстве не прописано, как должны быть организованы прием и передача дел при смене главного бухгалтера.

В статье вы найдете пошаговую инструкцию и советы, как все провести грамотно и где подстраховка будет нелишней, а также образцы документов, необходимых при передаче дел.

Предварительные мероприятия

При увольнении главбуха мы рекомендуем до передачи дел провести предварительную работу.

Шаг 1. Отмена доверенностей

На главного бухгалтера, как правило, выписано немало доверенностей. Отмените их все, если уже принято решение об увольнении. Если доверенности не разовые – направьте соответствующие извещения (уведомления) контрагентам и структурам, которые рассматривают главбуха как представителя ваших интересов. Например, в ИФНС, ФСС, ПФР и т.д.

Бланк отзыва доверенности скачать >>>

Уведомление об отзыве доверенности скачать >>>

Если бухгалтер был наделен правом подписи платежных поручений – необходимо переоформить карточку с образцами подписей и оттиска печати. До сих пор в некоторых компаниях подпись генерального директора не проходит без подписи главного бухгалтера (банки называют такой порядок оформления подписей «взаимозависимым»).

Если подписи в банковской карточке не равнозначны, то, скорее всего, утверждение нового порядка (новой подписи) займет время, так как необходимо будет переоформить электронные сертификаты для Банк-Клиента. При возникновении срочных платежей можно будет оформить платежные поручения в бумажном виде, если такой вариант предусмотрен вашим договором банковского обслуживания.

Шаг 3. Инвентаризация

Проведите инвентаризацию имущества и обязательств организации. Главный бухгалтер не является материально ответственным лицом за товары (материалы) и основные средства.

Однако инвентаризация имущества поможет определить, насколько правильным был учет, организованный увольняемым.

Отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность – прямая обязанность главного бухгалтера, соответственно, инвентаризация расчетов особенно необходима.

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Убедитесь при проверке работы увольняемого главного бухгалтера, как минимум, в наличии:

• бухгалтерской, налоговой и управленческой (если такая ведется) отчетности;
• учетной политики и локальных нормативных актов;
• переписки с ИФНС и другими контролирующими органами (например, требований и актов сверки);
• бухгалтерской базы с корректными бухгалтерскими регистрами (например, если фирма применяет упрощенную систему налогообложения, то нередко можно обнаружить почти полное отсутствие учета).

Если отчетность главбух отправлял по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС), то, как правило, можно запросить отчет о состоянии отчетности в самой инспекции. Из него можно будет понять, вся ли необходимая отчетность сдана. Также проверьте требования, поступившие из налоговой, – на все ли из них даны ответы и насколько своевременно.

https://www.youtube.com/watch?v=noPOss6yX4E

Если после ухода главбуха не запланирована передача ведения учета на аутсорсинг, то лицо или комиссию, принимающих дела у прежнего главбуха, необходимо назначить приказом руководителя компании.

При ведении учета самой компанией в идеале принимающим лицом должны быть:

• новый главбух;
• действующий заместитель увольняемого работника.

К обязательным атрибутам рассматриваемого приказа можно отнести:

• срок (составление описи передаваемого может занять не один день);
• период, за который сформированы документы из описи.

Если увольнение происходит по собственному желанию, то устанавливать срок более двух недель противозаконно. При инициировании увольнения руководством компании или если причина увольнения – пенсионный возраст работника, допустимо установить сроки, комфортные для обеих сторон.

Подробнее о порядке увольнения главного бухгалтера можно почитать здесь >>>

Шаг 6. Акт приема-передачи дел

Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:

• все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
• локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
• ключи от сейфов;
• е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
• бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).

Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.

Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:

• непосредственно в самом акте;
• в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.

Например, текст в акте, имеющем приложения может выглядеть так:

«Акты сверки с поставщиками по состоянию на 31.12.2018 г. (Приложение 10 к настоящему акту)».

В самом приложении (в данном случае № 10) будет представлен перечень контрагентов компании. Также в качестве приложения к акту нередко используют оборотно-сальдовую ведомость, сформированную на момент передачи дел.

Как принимать дела у главного бухгалтера

Процесс приемки особенно затруднен, если обнаружено, что главный бухгалтер:

• халатно относился к своим должностным обязанностям, а бухгалтерский и налоговый учет требуют серьезных корректировок или даже восстановления;
• допустил серьезные ошибки в работе, например, некорректно реагировал на запросы и требования налоговой;
• утаил угрозу внеплановой налоговой проверки за периоды, по которым нес ответственность;
• несвоевременно уплачивал или недоплачивал налоги и взносы или же, наоборот, допустил переплату.

Случается, что главные бухгалтеры покидают своего работодателя в трудный момент, к примеру, при получении из налогового серьезного требования.
В случае таких ситуаций составление описи и подсчет количества папок – самая легкая часть приемки.

Шанс уменьшить убытки не слишком велик, так как в отличие от договоренностей с ауторсинговой компанией, получить возмещение с бухгалтера как с физического лица довольно сложно.

В лучшем случае будет присуждено удержание половины его зарплаты на новом месте, реальный размер которой проконтролировать непросто.

Подробнее о видах ответственности уволенного главного бухгалтера, вплоть до уголовной, читайте здесь >>>

Отметим, что аутсорсинговые компании, как правило, разделяют ответственность со своими клиентами. Например, наша компания имеет расширенный полис страхования ответственности.

Вне рамок аутсорсинга передача документов новому главному бухгалтеру подразумевает дополнительные несколько шагов. Так, чтобы сменить главного бухгалтера новому специалисту недостаточно изучить должностную инструкцию – желательно войти в курс дела под руководством прежнего главбуха.

Когда новый клиент приходит на бухгалтерское обслуживание в 1С-WiseAdvice, всегда стандартно считается, что первые 3 месяца он находится на адаптации.

И нам так же, как и главным бухгалтерам, требуются пояснения процессов в компании и введения в курс дела.

Подобный адаптивный период позволяет вовремя выявить «тонкие» места в учете и в последующем избежать серьезных проблем в процессе обслуживания.

Далее, в процессе обслуживания каждый наш сотрудник занимается участком, в котором он специалист, а его работа подвержена многоуровневому контролю:

• работу бухгалтера контролирует главный бухгалтер;
• работу главного бухгалтера контролирует куратор;
• работу куратора контролируют аудиторы и методологи.

Кроме того, проходит ежедневный аудит качества учета программой «Электронный аудитор».

«Электронный аудитор» – уникальная разработка IT-специалистов нашей компании. Это программа, которая ежедневно проверяет бухгалтерские базы на предмет отклонений от стандартов учета. При наличии подозрительных ситуаций – сразу же поступает сигнал специалистам группы контроля качества, которые все перепроверяют вручную и при обнаружении ошибки оперативно вносят исправления.

Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?

Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.

Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:

• провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
• войти в курс дела;
• точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.

Если есть сомнения, что главбух не хочет передавать дела не в силу занятости, а из-за допущенных ошибок, лучше провести аудит и на основе его результатов нивелировать последствия некачественной работы уволившегося главного бухгалтера.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/poshagovaya-instruktsiya-po-peredache-del-pri-smene-glavnogo-bukhgaltera/

Передача дел при смене главного бухгалтера

Организация передачи дел при смене главного бухгалтера прежде всего является задачей заведующего детским садом, т. к. согласно п. 1 ст. 7 Федерального закона от  06.12.2011 №  402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон №  402-ФЗ) ответственность за организацию бухгалтерского учета возложена на руководителя организации.

Перед увольняющимся главным бухгалтером, в свою очередь, стоит задача завершить текущие дела и осуществить передачу дел при смене главного бухгалтера.

При увольнении по собственному желанию главный бухгалтер, как и все работники, обязан письменно уведомить руководителя не позднее чем за две недели (ст. 80 ТК РФ).

Правопреемник также заинтересован в правильном проведении процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера, т. к. ему необходимо оценить реальное состояние организации бухгалтерского учета в детском саду.

Наконец, процедуру передачи дел при смене главного бухгалтера необходимо провести для разграничения ответственности между увольняющимся и принимаемым на работу бухгалтерами, т. к. каждый из них может быть оштрафован за нарушение ведения бухгалтерского учета.

Пройдите повышение квалификации в «Школе менеджера образования»

Курс «Управление образовательной организацией» — это знания и навыки по управлению ресурсами, кадрами, развитием образовательной организации.

Дистанционно! Вы сами выбираете удобное время для обучения!

Документальное оформление передачи дел при смене главного бухгалтера

В п. 6 Положения о главных бухгалтерах, утв. постановлением Совмина СССР от  24.01.

1980 № 59 «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных трудовых и финансовых ресурсов», предусмотрено, что прием и сдача дел при назначении и увольнении главного бухгалтера должны оформляться актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.

Передачу дел при смене главного бухгалтера рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте образовательной организации: например, в коллективном договоре, положении о бухгалтерии образовательной организации (с учетом форс-мажорных обстоятельств, а также особенностей организационной структуры образовательной организации), должностной инструкции главного бухгалтера, порядке передачи дел при смене главного бухгалтера и т. п.

В таком локальном акте правил по передаче дел при смене главного бухгалтера следует отразить:

• обязанность главного бухгалтера принимать и сдавать дела;
• сроки сдачи и приема дел;
• ответственных за прием дел от главного бухгалтера (специально созданная комиссия или уполномоченный работник), в т. ч. и в ситуации, когда правопреемника еще не нашли или увольняющийся бухгалтер отсутствует;
• процедуру инвентаризации имущества и обязательств;порядок проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности, наличия бухгалтерских и налоговых документов и регистров (осуществляется либо аудиторами, либо образовательной организацией самостоятельно);
• непосредственно процедуру приема-передачи дел (документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской, статистической и налоговой отчетности, ценностей, ключей от сейфа, печатей и штампов и др.).

В состав комиссии по передаче дел при смене главного бухгалтера могут быть включены завхоз, бухгалтер, экономист, а также другие работники учреждения, уполномоченные на то руководителем.

Приказом (распоряжением) руководителю следует создать комиссию по передаче дел при смене главного бухгалтера и утвердить ее состав. В приказе необходимо отразить:

• причину проведения процедуры приема-передачи дел;
• сроки проведения приема-передачи дел;
• лицо, ответственное за сдачу дел (указывается Ф. И. О. увольняющегося главного бухгалтера, руководителя или иного уполномоченного руководителем лица);
• лицо, ответственное за приемку дел (указывается Ф. И. О. нового главного бухгалтера, а при его отсутствии — руководителя или иного уполномоченного руководителем лица);
• других лиц, участвующих в  приеме-передаче дел (при необходимости).

Проверка состояния передаваемых дел при смене главного бухгалтера

Независимо от того, был ли заключен с главным бухгалтером договор о материальной ответственности, при его увольнении целесообразно провести инвентаризацию денежных средств и документов, находящихся в кассе и на счетах в органах федерального казначейства.

Также рекомендуется осуществить выборочную проверку, например, по существенным показателям дебиторской и кредиторской задолженности, доходов и расходов.

При любом сроке приема-передачи дел главный бухгалтер, увольняющийся по своей инициативе, имеет право прекратить работу, если истекли две недели с момента предупреждения об этом работодателя (ч. 5 ст. 80 ТК РФ).

Чтобы избежать ошибок при расчете и перечислении налогов при смене главного бухгалтера, следует провести инициативную сверку взаиморасчетов с налоговым органом. Акт этой сверки, подписанный работником налоговой инспекции, можно приложить к акту приема-передачи дел.

Если главного бухгалтера увольняют за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей при наличии дисциплинарного взыскания (п. 5 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации от  30.12.

2001 №  197-ФЗ; далее - ТК РФ), или за принятие необоснованного решения, повлекшего ущерб имуществу организации (п. 9 ч. 1 ст.

81 ТК РФ), или по иной причине в соответствии с законодательством РФ, настоятельно рекомендуется обратиться к специализированной организации для проведения аудиторской проверки постановки и ведения бюджетного и налогового учетов.

Заключение аудиторской проверки (или его копию) следует приложить к акту приема-передачи дел. Если в ходе проверки выявлены недочеты, ошибки, недостачи, руководитель имеет право потребовать объяснений от увольняющегося главного бухгалтера.

Составление списка передаваемых дел

После проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности надо выяснить, что включать в передачу дел при смене главного бухгалтера.

Во-первых, увольняющийся главный бухгалтер передает те документы, за которые он отвечает: первичные учетные, налоговые и иные документы; бухгалтерскую, статистическую и налоговую отчетность; бухгалтерские и налоговые регистры; учетную политику, рабочий план счетов бухгалтерского учета; процедуры кодирования; программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) и т. д.

Профессиональная этика увольняющегося главного бухгалтера — довести все текущие дела до конца и передать необходимые документы и отчетность в надлежащем виде.

Во-вторых, в соответствии с подп. 8 п. 1 ст. 23 части первой Налогового кодекса Российской Федерации от  31.07.

1998 №  146-ФЗ (далее - часть первая НК РФ) в обязанности организаций входит в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т. ч.

 документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Аналогичное требование установлено в подп. 5 п. 3 ст. 24 части первой НК РФ для налоговых агентов.

Исчисление указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Кроме того, в соответствии с правилами организации государственного архивного дела организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение устанавливаемых законодательством сроков, но не менее пяти лет.

Обычно документы, входящие в передачу дел при смене главного бухгалтера полностью перечисляются в акте приема-передачи дел, но если номенклатура документов большая, то к акту отдельно прилагается опись передаваемых дел и ценностей.

Так, например, в акте приема-передачи дел (приложение) отражается передача:

• учетной политики образовательной организации (с распределением обязанностей между работниками бухгалтерии, системой документооборота);
• бухгалтерской и налоговой отчетности за три последних календарных года и за текущий год;
• выписок по счетам в банке, договоров, актов сверки расчетов и других расчетных документов;
• документов о регистрации контрольно-кассовой техники;
• регистров бухгалтерского и налогового учета;
• материалов инвентаризаций;
• актов аудиторских, налоговых и иных проверок за последние три года;
• актов сверки по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами;
• материалов о недостачах, растратах и хищениях, переданных и не переданных в органы расследования;
• материалов судебных разбирательств с контрагентами, работниками или контролирующими органами, в которых образовательная организация на текущий момент принимает участие и т. п.

Форма актаприема-передачи дел законодательством не утверждена, однако составлять его надо с соблюдением требований Закона №  402-ФЗ, в частности ч. 2. ст. 9, где перечислены обязательные реквизиты первичного учетного документа. Акт приема и передачи дел при смене главного бухгалтера утверждается руководителем образовательной организации.

Действия после передачи дел при смене главного бухгалтера

Заведующему детским садом следует напомнить работнику, принятому на должность главного бухгалтера, об ответственности, предусмотренной Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях от  30.12.2001 №  195-ФЗ (далее — КоАП РФ) для должностных лиц, относящихся к финансовым работникам (таблица).

Административная ответственность должностных лиц, относящихся к финансовым работникам

Вид нарушенияОтветственностьОснование

Нарушение порядка представления статистической информации	Штраф от 3 тыс. до 5 тыс. руб.	Ст. 13.19 КоАП РФ
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций	Штраф от 4 тыс. до 5 тыс. руб.	Ст. 15.1 КоАП РФ
Нарушение сроков подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе	Штраф от 500 до 1000 руб.	П. 1 ст. 15.3 КоАП РФ
Ведение деятельности без постановки на учет в налоговом органе	Штраф от 2 тыс. до 3 тыс. руб.	П. 2 ст. 15.3 КоАП РФ
Нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии счета в банке или иной кредитной организации	Предупреждение или штраф от 1 тыс. до 2 тыс. руб.	Ст. 15.4 КоАП РФ
Нарушение сроков представления налоговой декларации	Предупреждение или штраф от 300 до 500 руб.	Ст. 15.5 КоАП РФ
Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля	Штраф от 300 до 500 руб.	П. 1 ст. 15.6 КоАП РФ
Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, под которым понимается искажение сумм начисленных налогов или любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%	Штраф от 2 тыс. до 3 тыс. руб.	Ст. 15.11 КоАП РФ
Несоблюдение установленного порядка ведения учета, составления и представления отчетности по валютным операциям	Штраф от 4 тыс. до 5 тыс. руб.	П. 6 ст. 15.25 КоАП РФ

Главный бухгалтер может быть привлечен и к уголовной ответственности. Согласно пп. 7, 17 постановления Пленума Верховного Суда РФ от  28.12.2006 № 64 «О практике применения судами уголовного законодательства об ответственности за налоговые преступления» главный бухгалтер (бухгалтер) может выступать субъектом по следующим преступлениям:

• уклонение от уплаты налогов и (или) сборов с организации (ст. 199 Уголовного кодекса Российской Федерации от  13.06.1996 №  63-ФЗ (далее — УК РФ));
• неисполнение обязанностей налогового агента (ст. 199.1 УК РФ).

Кроме того, после проведения процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера рекомендуется:

• на основании приказа руководителя оформить новые банковские карточки с подписями во всех банках, в которых у организации открыты счета;
• со дня приема дел завести недостающие учетные регистры;
• исправить ошибки, выявленные при проверке состояния бухгалтерского и налогового учета и отчетности, а при необходимости подать в налоговые органы уточненные декларации;
• уведомить налоговую инспекцию о смене главного бухгалтера. В нормативных документах не закреплена данная обязанность, но поскольку главный бухгалтер подписывает отчетные документы, проинформировать налоговые органы будет нелишним. К  письму-уведомлению, заверенному печатью образовательной организации, нужно приложить копию приказа о назначении главного бухгалтера за подписью руководителя, а также паспортные данные нового работника

​

​

​Что делать, если некому передать дела при смене главного бухгалтера?

Если в силу обстоятельств бывший сотрудник не может принять участие в передаче дел при смене главного бухгалтера, то передающей стороной может быть руководитель образовательной организации.

Другой вариант: новый главный бухгалтер вместо акта приема и передачи дел при смене главного бухгалтера составляет служебную записку на имя руководителя с подробным описанием состояния дел.

Однако лучше всего в данном случае обратиться к услугам аудиторов.

.

Приложение

На заметку

Главным бухгалтерам не обязательно иметь специальное высшее образование

Источник: https://www.resobr.ru/article/58657-qqe-15-m3-peredacha-del-pri-smene-glavnogo-buhgaltera

Смена главного бухгалтера

Смена главного бухгалтера – ситуация, которая требует особого подхода. Ведь это не рядовой, а руководящий работник, который отвечает за ведение бухучета, своевременную сдачу отчетов.

Он может обладать правом банковской подписи, распоряжаться деньгами компании. То есть это уполномоченное лицо, которое несет полную материальную ответственность за ущерб, причиненный компании (ч. 8 ст. 243 ТК РФ). В статье вы найдете советы и на случай, если сами увольняетесь, и на случай, когда приходите на смену прежнему главбуху.

Что учесть при увольнении

Главный бухгалтер вправе предупредить работодателя о расторжении трудового договора за две недели и уволиться по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ). Другого порядка кодекс не предусматривает.

Работодатель не может продлить срок отработки главбуха в одностороннем порядке. Так что после увольнения сотрудника работодатель не вправе заставить его проводить передачу дел другому лицу. Поэтому желательно, чтобы новый главбух принял дела до того, как старый уволится. Но на практике не всегда удается быстро найти замену. Как быть?

В этом случае руководитель компании может:

• принять дела сам;
• назначить другого специалиста компании исполнять обязанности главбуха (на то время, пока не найдет подходящую кандидатуру);
• приказать передать дела специализированной организации, с которой заключит договор на ведение бухучета.

Смена главного бухгалтера: кому и как передать дела

Поскольку главбух за многое в компании отвечает лично, надо определить порядок передачи дел. Это важно, чтобы обезопасить компанию от причинения ущерба. А также чтобы разграничить ответственность старого и нового главбуха по нарушениям, которые могут обнаружить впоследствии.

Передачу дел проводят на основании приказа руководителя компании. Нормативный порядок не установлен. Поэтому работодатель должен разработать его сам и утвердить приказом или другим локальным нормативным актом. С этим документом надо ознакомить главбуха под подпись. Иначе требование его выполнять будет незаконным.

В качестве основы можно, например, использовать старый ведомственный документ – Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами… (утв. Минздравом СССР 28 мая 1979 г. № 25-12/38).

Порядок передачи дел, если происходит смена главного бухгалтера, такой.

Шаг 1. Издайте приказ.

Укажите в нем лиц, ответственных за прием и передачу дел; сроки и порядок проведения и оформления этой процедуры. Утвердить приказ должен руководитель организации.

Шаг 2. Подготовьте документы, проверьте состояние дел.

Старый главбух должен проверить и привести в порядок все документы – проследить, чтобы их распечатали, подшили и т. д. То есть подготовить к передаче.

Шаг 3. Составьте акт приема-передачи и проведите передачу дел.

В этом процессе участвует комиссия. Акт приема-передачи дел составьте в произвольной форме. Укажите наименования, даты и другие реквизиты передаваемых документов. Поставьте дату передачи бумаг.

Новый главбух может потребовать вписать в акт информацию об отсутствующих документах, о выявленных расхождениях и несоответствии учетных данных.

Отметим, что при смене главбуха проводить полную инвентаризацию не обязательно. Закон этого не требует.

Акт приема-передачи дел подписывают все участники. Затем его утверждает руководитель организации. Составьте акт в двух экземплярах. Один из них хранится в организации, второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Шаг 4. Уведомьте налоговую и банк о смене главбуха.

О смене главного бухгалтера надо уведомить налоговую инспекцию и переоформить доверенность на нового главбуха, так как главбух сдает отчеты в ИФНС и представляет интересы компании (участвует в различных комиссиях, сверках, дает пояснения т.д.). 

Если у главбуха было право подписи платежек, сообщите о смене главбуха банку и замените образцы подписей. Иначе банк не будет отвечать за причиненные компании убытки (постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 26 октября 2015 г. № Ф09-7319/15).

Смена главного бухгалтера: какие возникают проблемы

На практике смена главбуха не всегда проходит мирно. Работник может допустить небрежность, недобросовестность и т. д. За нарушения в работе, как мы сказали, его могут оштрафовать административно (разъяснения – в письме Минфина от 17 ноября 2016 г. № 03-02-08/67567).

Дисциплинарные и материальные взыскания применяют к главбуху, как и к любому работнику (ст. 192, 238, 241, 243 ТК РФ). Уголовная ответственность грозит главбуху за уклонение от уплаты налогов, если он умышленно участвовал в этих преступлениях (ст. 199, 199.1 УК РФ).

В чем-то может быть виноват и работодатель. Ответы на частые вопросы – в таблице.

Таблица. Как разрешить споры, связанные с уходом главбуха

Какая проблема

Как поступить

Как быть, если главный бухгалтер отказывается сдавать дела?	Постарайтесь договориться по-хорошему. У работодателя, по сути, нет рычагов давления на увольняющегося по собственному желанию недобросовестного сотрудника. Особенно если нет приказа о передаче дел (или другого нормативного акта). Чтобы подать иск в суд, нужны факты материального ущерба. А то, что главбух не участвует в передаче дел, еще не говорит о том, что он не исполняет свои обязанности, как указано в ст. 2.4 КоАП РФ, ч. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ. Он просто затрудняет работу для нового главбуха
Что делать, если главный бухгалтер не отчитался за подотчетные деньги?	Удержите при окончательном расчете. Правда, общий размер удержаний не может превышать 20% сумм, которые должен получить работник при каждой выплате (ст. 138 ТК РФ). Однако есть арбитражка в пользу работодателя: он вправе удержать всю сумму без ограничения, так как оснований для взыскания этой задолженности через суд нет (определение ВС РФ от 14 марта 2014 г. № 19-КГ13-18). Иначе остается договориться и подписать документ о возврате денег частями. Либо все-таки идти в суд
А если главбух уволился, скажем, 31 марта и не сдал отчеты (например, годовой баланс и т. д.)?	Здесь два варианта – либо договориться с главбухом, либо идти в суд. Но работодатель должен доказать, что недобросовестные действия главбуха принесли прямой действительный ущерб компании. То есть это привело к лишним затратам работодателя. Такой ущерб работник обязан возместить работодателю (ст. 238 ТК РФ). Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника
Как быть, если нарушения, допущенные предыдущим бухгалтером, обнаружили после его увольнения?	Уволившегося главбуха можно привлечь к материальной ответственности за ущерб, который он нанес организации. Поскольку расторжение трудового договора после того, как работник причинил ущерб, не освобождает стороны договора от материальной ответственности (ст. 232 ТК РФ). К административной и уголовной ответственности бывшего работника можно привлечь только за те нарушения, в отношении которых установлена его вина (п. 1 ст. 1.5 КоАП РФ, ч. 1 ст. 5 УК РФ). Поэтому если не истек срок исковой давности, компания вправе требовать, чтобы бухгалтер ответил за прошлые нарушения
Что можно сделать, если поменялось несколько главбухов и налоговики доначислили организации налоги, штрафы и пени за прошлые периоды?	Компания может попросить инспекцию о снисхождении. Приведите доводы в возражениях на акт налоговой проверки – укажите на увольнение как на смягчающее вину обстоятельство (перечень не закрытый). Есть судебные решения, когда судьи признали частую смену руководителя и бухгалтера обстоятельством, смягчающим ответственность, и снизили штраф (постановления ФАС Поволжского округа от 13 мая 2009 г. по делу № А65-20641/2008, от 22 июля 2008 г. по делу № А12-18829/07)

Источник: https://www.stroychet.ru/article/76825-qqq-17-m6-02-06-2017-kak-peredavat-dela-pri-smene-glavbuha