С 19 августа — новые правила подотчета (указание ЦБ от 19 июня 2017 № 4416-У)

Откорректирован порядок ведения кассовых операций

Минюст России 4 августа 2017 г. зарегистрировал указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У. Этот документ внес изменения в Порядок ведения кассовых операций. Поправки начнут действовать с 19 августа 2017 г. Обо всех нововведениях — наш .

Кассовые до­кумен­ты

В новой редакции изложен подп. 4 п. 4 Порядка ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенного порядка ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утвержденного указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Порядок).

Напомним, что в этом подпунк­те установлена обязанность оформлять кассовые операции приходными и расходными кассовыми ордерами. Исключение — индивидуальные предприниматели, ведущие налоговый учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов нало­го­обложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности.

Такие бизнесмены кассовые до­кумен­ты могут не оформлять.

Комментируемые указания внесли в эту норму следующие дополнения.

Во-первых, установлено, что кассовые до­кумен­ты могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных до­кумен­тов. Понятие фискального до­кумен­та приведено в абз. 27 ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.

Под ним понимаются фискальные данные, представленные по установленным форматам в виде кассового чека, бланка строгой отчетности и (или) иного до­кумен­та, пре­ду­смот­ренного законодательством о применении конт­рольно-кассовой техники, на бумажном носителе и (или) в элект­ронной форме, в том числе защищенные фискальным признаком.

Во-вторых, введена обязанность оформлять отдельный приходный кассовый ордер на наличные деньги, принятые при осуществлении деятельности платежными агентами, банковскими платежными агентами (субагентами).

В связи с внесенными изменениями из Порядка исключен подп. 5.2 п. 5, содержащий схожие положения.

Обязанности кассира

Подвергся корректировке подп. 4.6 п. 4 Порядка.

Сейчас в нем сказано, что записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному и расходному кассовому ордеру, оформленному, соответственно, на полученные, выданные наличные деньги.

Специалисты Банка России исключили из процесса оформления кассовой книги кассира. То есть теперь этот кассовый до­кумен­т может вести любой работник организации, на которого возложены соответствующие обязанности.

Кроме того, с 19 августа 2017 г.

кассир в конце рабочего дня должен будет сверять фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых до­кумен­тов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и заверять записи в кассовой книге подписью.

Согласно действующей редакции указанной нормы кассир в конце рабочего дня сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых до­кумен­тов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставляет подпись.

Бумажные и электронные до­кумен­ты

В подпунк­те 4.4 п. 4 Порядка сказано, что у кассира должны быть печать или штамп, содержащие реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцы подписей лиц, уполномоченных визировать кассовые до­кумен­ты.

Уточнено, что образцы подписей должны быть у кассира в том случае, когда кассовые до­кумен­ты оформляются на бумажном носителе.

Таким образом, если в компании установлен электронный до­кумен­тооборот, снабжать кассира образцами подписей лиц, ответственных за оформление кассовой до­кумен­тации, нет необходимости.

Коррелирующие поправки внесены в положения п. 5 и 6 Порядка, в которых установлены правила оформления приходных и расходных кассовых ордеров.

Приходники

Проверять в приходном кассовом ордере наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (а при их отсутствии в штате компании — наличие подписи руководителя) и сверять ее с образцами кассиры будут только при оформлении этого до­кумен­та на бумажном носителе. Данное уточнение получил подп. 5.1 п. 5 Порядка.

Также в указанную норму внесены следующие дополнения. При оформлении приходного кассового ордера в электронном виде квитанция к этому до­кумен­ту может направляться лицу, которое вносит наличные денежные средства в кассу, по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.

В подпунк­те 5.1 п. 5 Порядка содержатся правила переоформления приходных кассовых ордеров в случае несоответствия вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере.

Если же приходный кассовый ордер был составлен в электронном виде, кассир должен будет проставить отметку о необходимости переоформления этого до­кумен­та.

Расходники

Аналогичные поправки внесены и в п. 6 Порядка. Так, проверять наличие подписей на расходном кассовом ордере, расчетно-платежной ведомости и платежной ведомости нужно будет только при составлении этих до­кумен­тов на бумаге (подп. 6.1 п. 6 Порядка).

Подпунк­т 6.2 п. 6 Порядка дополнен следующим положением. В случае оформления расходного кассового ордера в элект­ронном виде получателем наличных денег может проставляться элект­ронная подпись.

Обратите внимание: согласно подп. 4.7 п. 4 Порядка электронная подпись, используемая при оформлении кассовых до­кумен­тов, должна соответствовать требованиям Федерального закона от 06.04.

2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Есть поправки и для подотчетников. Сейчас согласно подп. 6.3 п.

 6 Порядка для выдачи наличных денег работнику под отчет расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица. С 19 августа 2017 г.

подотчетные денежные средства могут быть выданы работнику и без его заявления — на основании распорядительного до­кумен­та организации или индивидуального предпринимателя.

Кроме того, утратило силу положение, согласно которому выдача наличных денег под отчет осуществлялась при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Источник: https://www.eg-online.ru/article/352381/

Памятка для подотчетных лиц с июля. Деньги под отчет: что изменилось в правилах выдачи

В 2019 году правила для выдачи подотчетных не изменились. В статье вы узнаете о значении подотчетных сумм, порядке их выдачи и расходования, а также скачаете бесплатно памятку для подотчетников.

Компания вправе потребовать от сотрудников вернуть подотчетные, если они вовремя за них не отчитались. Как оформить и отразить в учете:

Выдача в подотчет в 2019 году

В 2019 году действуют правила, которые Центробанк утвердил с 19 августа 2017 года (Указание от 19 июня 2017 г. № 4416-У). Вы можете упросить себе работу, если воспользуетесь правилами, которые перечислены ниже.

Кому можно выдать подотчет в 2019 году

Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель должен издать приказ.

Не стоит делать список сотрудников, имеющих право получать в 2019 году, частью приказа об учетной политике. Если список подотчетников утвердить отдельным документом, его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях.

В 2019 году деньги вправе получить даже те сотрудники, которые не отчитались по прошлым авансам. Раньше нельзя было выдавать подотчетные суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные авансы.

К слову, подотчет при задолженности компании выдавали и прежде, хотя формально действовали по правилам. Когда подходил срок авансового отчета, бухгалтеры делали приходник на весь аванс, как будто сотрудник ничего не потратил. Затем в тот же день оформляли расходник на того же сотрудника на сумму старого и нового авансов.

• Вопрос — может ли кассир быть подотчетным лицом?
• Может. Никаких ограничений по этому поводу в законе нет. Решение о том, кто в компании вправе получать подотчет, отдано на откуп директору (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Например, кассирам-операционистам выдают под отчет разменный фонд.

Лимит подотчетных сумм с 2019 года

В 2019 году лимиты выдачи в подотчет денежных средств не установлены в законодательстве, максимальную сумму подотчетных определяет руководитель компании. Сколько можно выдавать в подотчет, он указывает на заявлении работника или в приказе.

Как выплатить подотчетные суммы

Наиболее привычный способ выплатить аванс на хознужды или командировку — выдача денег в подотчет из кассы. Еще один способ — выдача . Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций. Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной.

Кроме того, в 2019 подотченые деньги году разрешили перечислять на зарплатную карту работника (письмо Минфина России от 21 июля 2017 г. № 09-01-07/46781). Но тогда реквизиты зарплатной карты, на которую будете отправлять деньги, отразите в приказе директора. Либо пусть сотрудник напишет их в заявлении на подотчет.

Чтобы налоговики не решили, что вы отправили сотруднику зарплату, и не потребовали НДФЛ с подотчетных сумм в 2019 году, заполните платежку особым образом. В поле 24 «Назначение платежа» уточните, что перечисленные деньги являются подотчетными.

Подотчетнику напомните, чтобы к авансовому отчету приложил не только кассовый чек и документы по расходам, но и слип, который подтвердит оплату с карты.

Какие документы оформить, чтобы выдать подотчет

Чтобы выдать подотчет в 2019 году, оформляют любой из двух документов (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У):

• распорядительный документ руководителя. Например, приказ или распоряжение;
• заявление работника с визой руководителя.

Значит, можете больше не собирать заявления о выдаче подотчетных с каждого работника. Правила разрешают заменять заявления приказами или распоряжениями директора. Это удобно в трех ситуациях.

Первая — бывает, что получить подпись на приказе проще, чем заявление. К примеру, если деньги берет сам директор. Вторая — если в один день подотчетные получают несколько сотрудников.

Третья причина — сотрудник каждый месяц получает одну и ту же сумму.

Если выберете первый вариант, составьте приказ (распоряжение) на каждую выдачу наличных денег, к которым подотчетник не написал заявление. Укажите в документе:

• фамилию, имя и отчество подотчетника;
• сумму наличных;
• срок, на который они выдаются;
• подпись руководителя;
• дату;
• регистрационный номер документа.

Хотя заявления на выдачу подотчетных больше не нужны, многие компании продолжают их использовать. В этом случае проследите за отметками руководителя. Он должен проставить сумму и срок, на который выдаете наличные, подпись и дату. Образец заявления в подотчет в 2019 году смотрите в конце статьи.

Выдавать деньги по заявлению удобнее, когда они нужны для разовой покупки. А если выдаете сотруднику сумму на расходы в деловой поездке, в любом случае компания издает приказ на командировку. Тогда удобно указать информацию о выдаче подотчетных прямо в нем.

• Важно
• Если выдавать деньги без заявления от подотчетника или распорядительного документа руководителя, проверяющие из ФНС решат, что фактически подотчетных нет. Сумму прибавят к остатку по кассе и, если он окажется выше лимита, который действует в компании, оштрафуют на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Срок составления отчета по подотчетным суммам

Ограничений по срокам, на которые выдаются подотчетные, в законодательстве нет. Особые правила установлены в отношении командировочных расходов. Отчитаться за эти суммы сотрудник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. Изменить этот срок руководитель организации не может.

Как погасить перерасход или взыскать неиспользованный аванс

Расходы превысили выданный подотчет. При проверке авансового отчета может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано. Если перерасход обоснован, то организация должна его возместить.

Возмещаемые подотчетному лицу суммы — это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. Эти суммы выплачены сотруднику не в счет оплаты труда.

Кроме того, они не приносят сотруднику экономической выгоды (дохода). Поэтому независимо от применяемой системы налогообложения выплаченные подотчетному лицу деньги не облагаются ни НДФЛ, ни взносами.

Конечно, если есть подтверждающие документы.

Подотчет потрачен не весь. Теперь обратная ситуация — работнику выдали больше денег, чем он потратил.

Если неизрасходованный подотчет в 2019 году сотрудник не вернул в срок, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель организации должен издать приказ о взыскании в произвольной форме.

Оформить приказ нужно не позже чем через один месяц со дня окончания срока, установленного для отчета сотрудника.

С сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Когда истечет срок, не позднее которого сотрудник должен был отчитаться или вернуть полученные под отчет деньги, в бухучете придется отразить недостачу материальных ценностей.

Работник потратил собственные деньги.И еще одна возможная на практике ситуация. Работник потратил собственные деньги. На практике может возникнуть вопрос — как провести такую покупку и оформить документы?

Сразу скажем, что сотрудник может не оформлять авансовый отчет. Ведь по общему правилу этот документ составляют работники, которые предварительно получили деньги на нужды компании. То есть отчет нужен, чтобы сотрудник показал, на что он израсходовал деньги предприятия. А если компания работнику ничего не выдавала, то и отчитываться не за что.

На основании заявления сотрудника оформите расходный кассовый ордер. По нему выдайте деньги из кассы.

Налоги с выданного подотчета в 2019 году

Для целей налогообложения операцию по передаче подотчета 2019 рассматривайте как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает.

Налог на прибыль

До того момента, пока организация фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет. Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль.

Страховые взносы с подотчетных денег

На суммы, выданные под отчет, не нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги — это не вознаграждение за выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно перечислять эти обязательные платежи, а компенсация будущих расходов.

НДФЛ с подотчета в 2019 году

Деньги, потраченные на хознужны и командировки не считаются выплатами в пользу сотрудников, если есть документы, подтверждающие расходы. Это объясняется тем, что выданы они на время и с условием отчета об их использовании. То есть, никакой выгоды от подотчетных денег работники не получают. Поэтому НДФЛ с подотчетных сумм не удерживайте.

Памятка для подотчетного лица

Все российские предприятия могут вести расчеты с использованием наличных денег. Случаи такого применения денежных расчетов установлены Центробанком России в соответствующих указаниях. Одним из допустимых способов является выдача денег под отчет.

Наличные расчеты

Гражданское законодательство России не ограничивает оборотоспособность денег. Любая организация или физическое лицо имеет возможность использовать денежные средства для своих нужд. Единственным условием является законность такого применения. Право на расходование денег не ставится в зависимость от их формы. Данные предписания предусмотрены в главе 6 Гражданского кодекса России .

Лимит наличных

Источник: https://yuriste.ru/pamyatka-dlya-podotchetnyh-lic-s-iyulya-dengi-pod-otchet-chto-izmenilos-v/

Новый порядок ведения кассовых операций с 19 августа 2017 года

С 19 августа 2017 года действует новый порядок ведения кассовых операций. Изменения затронули электронный документооборот и выдачу денег под отчет. Все изменения в одной таблице в статье.

С 19 августа 2017 года действуют новые правила, по которым компании и предприниматели должны вести кассовые операции (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У). Поправки не отменяют  Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, а лишь вносят в него изменения.

В основном они связаны с работой с подотчетными лицами и оформлением кассовых документов на основании чеков ККТ. Все изменения можно посмотреть в таблице.

Таблица со всеми изменениями в порядке ведения кассовых операций

Что учесть в работе по новому порядку ведения кассовых операций

Общий приходный или расходный кассовый ордер. Компании могут составлять общий приходник или расходник на несколько сумм в конце рабочего дня. Но учтите, что на эти средства у кассира должны быть кассовые документы.

К примеру, подотчетник вернул долг за аванс наличными, то чек в таком случае ему не выдают. Значит, включить эти деньги в сумму общего приходника нельзя. Для расходника самая частая ситуация – покупателю возвращают деньги за товар. И если в течение дня вы вернули средства троим, то можно оформить один документ на всю сумму.

Выдача денег под отчет. Здесь сразу два важных изменения. Первое – аванс можно выдать сотруднику, у которого есть долг по старым подотчетным средствам. Но в положении о подотчете безопаснее установить размер долга по выданным суммам, сверх которого нельзя выдавать деньги. Это убережет от претензий директора о растрачивании денег и поможет дисциплинировать работников. 

Второе изменение – компании по новым правилам вправе выдавать деньги под отчет как по заявлению от подотчетника, так и только на основании распорядительного документа.

Если в один день вы выдаете аванс сразу нескольким работникам, то можно составить один приказ. Но в нем надо прописать, кому выдаю деньги, какую сумму, на какие цели и на какой срок. Если деньги решили перечислить на карточку работника, в приказе укажите его банковские реквизиты.

Электронные кассовые документы. В старых правилах, которые действуют до 19 августа 2017 года, была возможность оформлять кассовые документы в электронном виде. Новые поправки в порядок ведения кассовых операций дополнили эту возможность.

Для электронных расходных кассовых ордеров в правилах появилась возможность ставить электронные подписи получателя денег.

Какие штрафы есть за нарушение порядка ведения кассовых операций

Налоговики вправе оштрафовать за нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ):

• компанию на сумму от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
• должностное лицо на сумму от 4 000 руб. до 5 000 руб.

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/91264-ismenenia-kassovogo-porydka-v-tablitse