В какой срок сотрудник должен отчитаться по подотчетным суммам

В какой срок отчитаться за подотчетную сумму по заработной плате

Перечень работников, с которыми договор о материальной ответственности действительно следует заключать, содержится в приложении к Постановлению Минтруда России от 31. 12. 02 № 85. Определения Подотчетные средства – это деньги, которые выдаются подотчетному лицу для осуществления расходов, связанных с деятельностью предприятия. Под такими расходами подразумевают:

• хозяйственные нужды;
• командировочные;
• представительские расходы.

Подотчетное лицо – это работник предприятия, получающий деньги для определенных расходов. Раньше выдавать средства можно было исключительно штатным сотрудникам.

Правда, в некоторых случаях бухгалтерии организаций обходили это правило. Поэтому с 2014 года организациям разрешено выдавать деньги подотчет работникам, с которыми заключены гражданско-правовые договора (п.

5 Указаний ЦБ РФ № 3210-У от 11 марта 2014 г.).

В какие сроки нужно отчитываться по подотчетным суммам

Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому получите письменное согласие сотрудника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд. Такие правила установлены в статьях 137, 248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 9 августа 2007 г.

№ 3044-6-0. Важно Максимальная сумма удержания Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 ТК РФ). Бухучет В день, когда сотрудник должен был отчитаться или вернуть полученные под отчет деньги, в бухучете сделайте запись: Дебет 94 Кредит 71 – отражена сумма, выданная под отчет сотруднику и не возвращенная в срок.
Удерживая деньги из дохода сотрудника, сделайте проводку: Дебет 70 Кредит 94 – удержана из зарплаты сотрудника невозвращенная подотчетная сумма.

В какой срок нужно отчитаться за подотчетные средства

Внимание Эта сумма удерживается из его зарплаты за апрель по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева, полученного в марте. Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие записи. В марте: Дебет 94 Кредит 71– 1000 руб. – отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок. При расчете налога на прибыль за март бухгалтер «Альфы» не учел в составе расходов сумму непогашенной дебиторской задолженности по подотчету.

В апреле: Дебет 44 Кредит 70– 15 000 руб.

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства?

Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан.

По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г.
№ 04-1-02/704).

Совет: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.

Какими документами оформить удержание Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель организации издает приказ о взыскании в произвольной форме.
Оформляют приказ не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета.

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

• 1 Срок возврата
• 2 Какими документами оформить удержание
• 3 Максимальная сумма удержания
• 4 Бухучет

Срок возврата Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен.

Однако этот срок должен установить руководитель организации, сделав соответствующую запись на заявлении работника о выдаче ему подотчетных сумм (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если срок возврата подотчетных сумм установлен руководителем, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 6.3

26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Что делать, если работник не вернул подотчетные суммы

Проводки при прощении долга по невозвращенному подотчету выглядят так: Дт Кт Описание операции 91 71 Списан долг на основании приказа 70 68 Удержан НДФЛ с суммы списанного долга 91 69 Начислены взносы по списанной задолженности Итоги При выдаче подотчетных сумм бухгалтер предприятия обязан вести учет сроков их возврата. Если подотчетник своевременно не отчитался за выданные суммы (или не вернул их), возможно удержание их из зарплаты.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

Процедуру такого удержания может инициировать как сотрудник, так и работодатель. Подробнее о том, как взыскать подотчет с директора предприятия, можно узнать из статьи «Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора».

Какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет в 2018 году

Если такая задолженность имеется, деньги в подотчет выдавать нельзя (абз. 3 п. 6.3 порядка № 3210-У).

• Подотчетное лицо обязано отчитаться о подотчетной сумме или вернуть в кассу предприятия неиспользованные средства не позднее чем через 3 дня после окончания срока, на который ему выдавались деньги. Если деньги выдавались на командировку, подотчетник обязан отчитаться в 3-дневный срок после возвращения.
• ВАЖНО! Если в указанный в заявлении период, на который выданы деньги в подотчет, работник заболел или ушел в отпуск, он должен отчитаться в течение 3 дней по выходе на работу. О том, как регламентируется выдача и возврат подотчетных средств, можно прочитать в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы». Еще один важный нюанс — максимально возможная сумма, которую можно выдать в подотчет. Здесь есть свои ограничения.

В какой срок отчитаться за подотчетные деньги

Достаточно часто и у сотрудников, и у бухгалтеров возникают вопросы о сроках возврата денег, выданных в подотчет. Срок отчета по подотчетным суммам 2018 Порядок выдачи денежных средств работнику под отчет прописан в пункте 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 г.

№ 3210-

У. Сотрудник, получивший деньги от организации, не позднее трех дней после истечения срока, на который выданы деньги в подотчет, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих траты документов. Денежные средства под отчет выдаются на основании распоряжения руководителя предприятия либо на основании заявления сотрудника.

Наиболее часто применяемым на практике основанием для выдачи денег под отчет является заявление работника.

Как оформляется удержание подотчетных сумм из зарплаты сотрудника

Также не стоит затягивать с приказом, иначе также придется обращаться в суд. Согласно Трудовому кодексу (ст. 138) одноразовое удержание из заработной платы не должно быть более 20 %.

А если работник уволился и не погасил задолженность? Законодательством установлено, что срок исковой давности равен 3 годам, в течение которых организация может обратиться в суд (ст. 196 ГК РФ). Если же этот срок закончился, то предприятию придется списывать эти деньги. Согласно ст.

265 НК РФ эта сумма должна быть включена в так называемые внереализационные расходы. Нередко бухгалтеры настаивают на том, чтобы сотрудник подписал специальный договор о материальной ответственности. Считается, что такой документ сможет гарантировать предприятию полный возврат средств.

На самом деле при выдаче денег под отчет эта процедура совершенно ни к чему. Деньги и так можно будет удержать из заработной платы.

Расчеты с подотчетными лицами

Возврат неизрасходованных авансовых подотчетных сумм может быть осуществлен одним из методов:

1. Работник подает заполненный авансовый отчет и на его основании вносит в кассу требуемую сумму.
2. У сотрудника нет возможности вернуть в установленные сроки деньги, он обращается к работодателю с письменной просьбой о произведении удержаний из заработной платы.
3. Руководитель компании издает распоряжение или приказ на удержание суммы задолженности из зарплаты (при условии, что сотрудник не имеет возражений).
4. При наличии разногласий между подотчетным лицом и руководством фирмы вопрос решается в судебном порядке.
5. Директор компании решил простить долг и признать его в качестве дохода работника.

Удержание невозвращенного вовремя аванса можно произвести из суммы ежемесячного заработка работника. Осуществляется эта процедура в соответствии с нормами ст.
Во втором случае, когда подотчетник не оспаривает факт задолженности, бухгалтер имеет право удержать с работника долг.

Для этого необходимо принять решение (издать приказ) об удержании долга в течение месяца от даты, установленной для сдачи авансового отчета в бухгалтерию или возврата подотчетных сумм. В приказе обязательно должна быть проставлена подпись сотрудника, свидетельствующая о том, что возражений у него не имеется. Эта норма установлена ст. 137 ТК РФ. Ст.

138 ТК РФ устанавливает ограничения на общий размер всех сумм, удерживаемых из заработной платы, — 20% (в некоторых случаях — 50 или 70%).

Источник: http://redtailer.ru/v-kakoj-srok-otchitatsya-za-podotchetnuyu-summu-po-zarabotnoj-plate/

Срок выплаты перерасхода по подотчетным суммам

Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, выдайте ему из кассы. Для этого оформите расходный кассовый ордер формы № КО-2. Номер и дату этого документа укажите в строке авансового отчета «Перерасход выдан по кассовому ордеру».

Ситуация: можно ли внести запись о компенсации перерасхода (реквизитах расходного кассового ордера, по которому произведена выплата) подотчетных сумм в авансовый отчет сотрудника после его утверждения Да, можно.

Срок, в течение которого организация должна компенсировать перерасход денег сотруднику, законодательством не ограничен. Поэтому внести запись о погашении долга в авансовый отчет можно и после его утверждения.

Запрета на этот счет Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, не содержат. Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм во время его отпуска Да, можно.

На расчет единого налога при упрощенке с доходов и на расчет ЕНВД возмещение сотруднику перерасходованных подотчетных сумм не влияет, поскольку организации, применяющие эти спецрежимы, вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль стоимость товаров (работ, услуг), приобретенных через сотрудника, до того, как организация компенсировала ему перерасход Ответ на этот вопрос зависит от того, какой метод учета применяет организация при расчете налога на прибыль.

Внимание

Если организация рассчитывает налог на прибыль методом начисления, то момент компенсации сотруднику перерасхода для признания затрат по приобретенным товарам (работам, услугам) не важен. Расходы признавайте в период их осуществления. Об этом прямо сказано в пункте 1 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

Коммерческие предприятия нередко сталкиваются с необходимостью осуществления расчетов наличными деньгами. Подотчетные суммы выдаются через кассу организации или переводятся на карту ответственного лица.

По факту исполнения производственной задачи получатель обязан представить авансовый отчет об использовании выданных средств.

• Общие сведения
• Порядок возмещения перерасхода по авансовому отчету
• Часто задаваемые вопросы

При этом нужно разобраться какой документ оформляется после авансового отчета при перерасходе подотчетником предоставленной ему суммы. Перерасход денежных средств может быть вызван производственной необходимостью или изменением стоимость товаров и услуг, на которые предоставлялись подотчетные суммы.

Например, работнику пришлось обращаться в нотариальную контору, выполнять шиномонтажные работы или делать ксерокопии документов.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

Это предусмотрено в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Ситуация: можно ли внести запись о компенсации перерасхода (реквизитах расходного кассового ордера, по которому произведена выплата) подотчетных сумм в авансовый отчет сотрудника после его утверждения? Да, можно.

Срок, в течение которого организация должна компенсировать перерасход денег сотруднику, законодательством не ограничен. Поэтому внести запись о погашении долга в авансовый отчет можно и после его утверждения.

Запрета на этот счет указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, не содержат. Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм во время его отпуска? Да, можно.
Дожидаться, когда сотрудник выйдет из отпуска, не обязательно.

Компенсация расходов по авансовому отчету

В сложившейся ситуации организации следует самостоятельно принять решение по вопросу начисления страховых взносов на суммы компенсации расходов, не подтвержденных оправдательными документами. Есть аргументы, позволяющие не удерживать НДФЛ с сумм, возмещаемых подотчетному лицу, при отсутствии оправдательных документов.

Они заключаются в следующем. Подотчетные суммы, израсходованные сотрудником на хозяйственные нужды организации, не остаются в его распоряжении. Следовательно, не признаются его доходом для целей главы 23 Налогового кодекса РФ и не облагаются НДФЛ.

Такую точку зрения поддерживают некоторые арбитражные суды (см., например, определение ВАС РФ от 9 июня 2008 г. № 7332/08, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 5 мая 2009 г. № А33-6849/2008-Ф02-1857/2009, ФАС Уральского округа от 20 февраля 2008 г. № Ф09-516/08-С2). Как принять неизрасходованную часть суммы Общие правила.

Шесть непростых ситуаций, связанных с подотчетными суммами

ФАС Северо-Западного округа от 9 июня 2014 г. № А26-5684/2013). ФНС России письмом от 24 декабря 2013 г. № СА-4-7/23263 направило указанное постановление Президиума ВАС РФ нижестоящим налоговым инспекциям для использования в работе.

Также придется начислить на эти суммы и страховые взносы. При проверке контролирующие ведомства могут расценить такие авансы как выплату в пользу сотрудника (скрытые вознаграждения, неофициальная зарплата).

А значит, подотчетные суммы организация все равно должна будет включить в расчетную базу по страховым взносам (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Так что лучше сделать это сразу, чтобы избежать пеней и штрафов.

Официальных разъяснений Минтруда России по данному вопросу нет.

В какой срок должен отчитаться подотчетное лицо — сиз, нормы, инструкции

Рекомендуем посмотреть материал «Какую сумму можно выдавать под отчет в 2016 году?». Как обязано отчитаться подотчетное лицо Для списания с работника денег, полученных в подотчет, существует установленная форма, называемая «Авансовый отчет».

Бланк авансового отчета (АО) в графах о расходовании сумм заполняет подотчетное лицо самостоятельно. К АО прилагаются первичные документы, подтверждающие факт расхода.

Скачать бланк авансового отчета В соответствующих столбцах таблицы обратной стороны бланка АО подотчетное лицо указывает:

• порядковый номер записи;
• дату расходования средств (выдачи первичного документа);
• номер первичного документа;
• наименование первичного документа;
• сумму расхода.

Если списываются суточные расходы, не имеющие первичных документов, указывается дата расхода, ставится размер суточных, утвержденный на предприятии.

Внимание

Если принято решение простить долг подотчетному лицу, необходимо издать соответствующий приказ (можно также ограничиться получением соответствующей резолюции руководителя на заявлении подотчетного лица о прощении ему долга). Дата резолюции (или приказа) считается датой списания долга с должника (п. 2 ст. 415 ГК РФ). В этот день необходимо начислить НДФЛ на сумму списываемой с должника задолженности.

В соответствии с п. 6 ст. 226 НК РФ необходимо удержать с налогоплательщика (подотчетного лица) сумму НДФЛ и в этот же день (или на следующий) перечислить налог в бюджет. Удержать НДФЛ можно при выплате подотчетному лицу заработной платы.

Через сколько дней должно отчитаться подотчетное лицо

Ведь отчитаться сотрудник должен в течение 3-х рабочих, а не календарных дней.Стоит отметить, что Указание Банка России №3210-У содержит в абз.2 п.6.3 указание на 3 дня срока для отчета по подотчетным средствам, как на максимальный срок, в течение которого нужно отчитаться. Но при этом не будет ошибкой, если сотрудник предоставит авансовый отчет гораздо раньше.

Например, задолго до окончания срока, на который выданы ему средства под отчет. Кроме того, в Указании Банка РФ №3210-У не содержится ограничения и на длительность самого срока, на который могут быть выданы средства. Иными словами, деньги можно выдать и на месяц, и на полгода, и даже на год.

Причем, этот срок следует утвердить в приказе или в распоряжении руководителя предприятия (предпринимателем).

Важно

ГКУ по договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Сделка, совершенная поверенным, создает, изменяет, прекращает гражданские права и обязанности доверителя.

При этом доверитель обязан выдать поверенному доверенность на осуществление юридических действий, предусмотренных договором поручения (ч. 1 ст. 1007 ГКУ).

1 ст. 218 ГКУ). Обязанности доверителя (в данном случае — предприятия-работодателя) прописаны в ч. 2 ст. 1007 ГКУ.

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию

А знаете ли вы, сколько сроков предусмотрено для отчета перед предприятием по полученным подотчетным средствам? На самом деле их несколько. И каждый — установлен для своего этапа отчетности.

С какого момента возникает обязанность по сдаче авансового отчета? Единственный нормативный документ, который устанавливает сроки для отчета по выданным под отчет деньгам, — это Указание Банка России №3210-У от 11.03.2014 г.

« О порядке ведения кассовых операций». В п. 6.3 (абз.2) данного Указания установлено, что для сдачи авансового отчета установлен срок в три рабочих (!) дня.

И многие начинающие бухгалтеры ошибочно начинают отсчет этого трехдневного срока с момента выдачи денежных средств под отчет.
На самом деле течение трехдневного срока для отчета начинается:

• со дня, следующего за днем окончания срока, на который выданы средства под отчет.