Оплата автомобиля для директора

Аренда автомобиля на ООО — как правильно арендовать авто у физического лица, ООО или ИП?

Не все организации имеют свой автопарк, иногда приходится заимствовать транспорт у сотрудников — или других фирм.

Расскажем, как зафиксировать документационно эксплуатацию автомобиля в служебных целях, и определим все нюансы оформления аренды транспортного средства для ООО у физического лица и компании.

  статьи:

Аренда автомобиля на ООО у частного лица – как правильно арендовать авто у работника этого же ООО, или у постороннего?

Часто руководитель организации предлагает компенсировать расходы в денежном эквиваленте владельцу авто через договор аренды транспортного средства.

Во многих случаях, этот вариант возмещения расходов становится оптимальным и выгодным для обеих сторон.

 Чтобы арендовать транспорт, необходимо следовать такой инструкции:

1. Обговорите все важные моменты аренды

Например:

1. На какой срок будет арендовано авто.
2. Кто сможет еще пользоваться машиной.
3. За какую плату будет происходить сделка.
4. Как будут возмещаться расходы – с их расчетом или определенной суммой ежемесячно.
5. Какие права останутся у владельца на транспорт, какие будут у арендателя.
6. В каких целях будет использоваться транспорт – для перевозки пассажиров несовершеннолетнего возраста, для транспортировки документации, для перевозки руководителя организации и т.п.
7. На какое расстояние будет ездить водитель.

Вопросов может быть много, поэтому ориентируйтесь, в зависимости от деятельности компании и вида транспортного средства.

2. Подготовьте документы

Рассмотрим, какие бумаги должны быть у руководителя ООО, если сделка проходит с физическим или юридическим лицом.

Неважно, работает ли гражданин в компании, с которой будет заключать договор. Процедура заключения договора аренды одинакова.

3. Заключите договор аренды

Существует 4 типа договоров, при которых возможна аренда транспортных средств. О них мы писали подробно.

Определите, какой тип вам подходит, и составьте договор. В нем следует указать все важные моменты.

Например, обязательно в договоре следует прописать:

1. Стоимость аренды.
2. Порядок оплаты.
3. Права и обязанности сторон.
4. Право передачи авто третьим лицам.
5. Сфера эксплуатации транспорта.
6. Ограничение пробега.
7. Расходы арендодателя и арендатора.

Можно прописать в договоре любые вопросы, которые вас волнуют, и только после этого подписывать документ.

Образец договора аренды автомобиля без экипажа:

Готовый бланк договора аренды автомобиля с экипажем можно бесплатно скачать здесь в формате WORD

Готовый бланк договора аренды транспортного средства у физического лица можно бесплатно скачать здесь в формате WORD

Готовый бланк договора аренды транспортного средства между юридическими лицами без экипажа можно бесплатно скачать здесь в формате WORD

Готовый бланк договора аренды транспортного средства между юридическими лицами с экипажем можно бесплатно скачать здесь в формате WORD

4. Оформите акт приема-передачи автомобиля

Составьте документ самостоятельно — или обратитесь к юристу.

Форма может быть произвольной, но — удовлетворять требованиям сторон.

Готовый бланк акта приема-передачи транспортного средства можно бесплатно скачать здесь в формате WORD

Старайтесь указывать правдивые данные об автомобиле, иначе ремонтировать транспорт потом придется самостоятельно (конечно, если не будет прописано в договоре другое).

5. Подготовьте документы, подтверждающие транспортные расходы

Чтобы бухгалтерия приняла ваши расходы по транспорту, нужно документально их подтвердить.

Оформите такие бумаги:

1. Путевые листы.
2. Квитанции, чеки, товарные накладные, счета-фактуры.
3. Если имеется договор с топливной компанией, то стоит сделать его копию.
4. Квитанции на оплату автостоянки.

Можно приложить и другие документы. Главное, чтобы они отражали транспортные расходы.

Образец путевого листа:

Пример заполнения путевого листа:

Оформляется путевой лист по форме, установленной бухгалтерией. Поэтому самостоятельно их оформлять не нужно. Получите форму, а затем впишите данные.

Нюансы аренды ТС для ООО у другого ООО или ИП – что предусмотреть?

Условий заключения договора аренды с другой компанией нет. Все нюансы обговариваются сторонами и прописываются в договоре.

Например, следует обсудить:

1. С кем будет заключаться договор, с руководителем организации или ее представителем.
2. Входить ли транспорт в автопарк компании или же принадлежит частому лицу.
3. Будет ли ТС с экипажем или без.

4. На какой срок планируется арендовать авто.
5. Как будет рассчитываться арендная плата.
6. Каким способом будет выплачиваться аренда, в каком размере.
7. Кто будет отвечать за транспорт в случае несчастных случаев, ДТП.

8. Каковы будут права на автомобиль у сторон, кто сможет пользоваться и т.п.

Процедура заключения договора аренды — такая же, как мы указали выше. Все нюансы прописываются в договоре.

Собираются документы на транспорт, личные документы представителей организации, документация компаний (устав и др.), банковские бумаги.

Не забудьте про доверенность! Если заключается договор с представителем ООО или ИП, то у него должна быть оформлена доверенность, причем обязательно заверенная нотариусом!

По сути, если следовать инструкции, то проблем с оформлением у вас не возникнет.

Перечитывайте документы, прежде чем подписать. Если не хотите заниматься их оформлением — обратитесь к юристу.

Остались вопросы? Просто позвоните нам:

Источник: https://pravo812.ru/useful/825-arenda-avtomobilya-na-ooo-kak-pravilno-arendovat-avto-u-fizicheskogo-litsa-ooo-ili-ip.html

5 шагов при покупке автомобиля на ООО

• Шаг 1. Оформление сделки по покупке автомобиля
• Покупка машины по договору купли-продажи
• Покупка машины в лизинг
• Шаг 2. Оформление полиса ОСАГО
• Шаг 3. Оплатить госпошлину за регистрацию
• Шаг 4. Подготовка документов для регистрации машины в ГИБДД
• Шаг 5. Регистрация машины в ГИБДД

В большинстве случаев машины покупают обычные люди в личных целях, но и у различных организаций зачастую возникает необходимость купить автомобиль. Увы, не все руководители компаний в курсе, как купить машину на организацию, в частности на ООО, и что для этого требуется. Итак, компании понадобилось приобрести машину.

Шаг 1. Оформление сделки по покупке автомобиля

Автомобиль можно приобрести, как правило, 2 способами:

Последний способ, правда, не совсем полноценная покупка, но об этом ниже. Рассмотрим оба варианта.

Покупка машины по договору купли-продажи

Это самый популярный вариант, который используется и при покупке автомобилей между обычными людьми. Не имеет значения и состояние автомобиля – новый или «б/у».

Такой договор составляется в письменной форме в соответствии с требованиями главы 30 Гражданского кодекса РФ.

Как и при обычной покупке авто гражданином, покупатель должен потребовать от продавца отдать ему помимо самой машины, еще ПТС и другие документы на авто (инструкция, сервисная книжка и т.д.). Обе стороны при этом сами вносят информацию о продаже авто в ПТС.

Покупка машины в лизинг

Финансовые трудности или другие причины заставляют компании брать машины в лизинг. Что это значит? Компания платит за временное пользование автомобилем, который купила не она сама, а посредник (лизингодатель) по ее указанию.

«Неполноценность» покупки в лизинг состоит в том, что собственность на машину не переходит к «покупателю», а сохраняется за лизингодателем до окончания срока действия договора лизинга. В ПТС ничего вносить не нужно, т.к.

собственник не поменялся.

Почему же тогда такой способ называют «покупкой» в лизинг? Потому что, как только закончится срок лизинга, у компании появляется право приобрести этот автомобиль (опять же по договору купли-продажи), а уплаченные деньги по договору лизинга будут учтены при оплате машины. А если, например, деньги на покупку лизингового авто появятся раньше, то не дожидаясь окончания срока лизинга, автомобиль все же можно приобрести. Главное, чтобы лизингодатель был не против.

Шаг 2. Оформление полиса ОСАГО

Как и автомобиль обычного автовладельца, автомобиль ООО должен быть застрахован. При этом Закон «Об ОСАГО» предписывает это сделать не позже 10 дней с даты покупки авто. Поэтому перед регистрацией купленной машины в ГИБДД, необходимо обратиться в страховую компанию или к страховому брокеру и оформить полис ОСАГО.

Полис, оформленный на ООО будет стоить чуть дороже, но не значительно. Количество водителей, которые имеют право садиться за руль, неограниченно. Впрочем, это очень удобно для самой компании. Если, допустим, водителей в организации много или меняются они довольно часто, не придется каждый раз вносить изменения в полис.

Для оформления полиса понадобится:

• Свидетельство о регистрации ООО (правда, на практике, страховые компании часто запрашивают иные документы ООО);
• ПТС;
• Диагностическая карта;
• Заявление.

Полис ОСАГО необходимо оформлять, по крайней мере, по 2 причинам:

1. Без него ГИБДД не зарегистрирует автомобиль.
2. За отсутствие полиса ОСАГО предусмотрен штраф – 800 рублей (п. 2 ст. 12.37 КоАП).

Шаг 3. Оплатить госпошлину за регистрацию

Перед тем как, ехать в ГИБДД необходимо оплатить госпошлину. Ее размер и для граждан, и для юрлиц одинаков. Общий размер госпошлин на начало 2015 года увеличен и составляет 2 850 рублей: 2000 рублей – за выдачу номеров; 500 рублей – за выдачу СТС, 350 рублей – за внесение изменений в ПТС.

Узнать реквизиты для оплаты, а также уточнить размеры госпошлин можно непосредственно на официальном сайте ГИБДД www.gibdd.ru.

Во избежание возможных разногласий с органами ГИБДД в части правомерности уплаты госпошлины, рекомендуется оплачивать квитанцию путем безналичного перевода со счета организации.

Подтверждением оплаты будет являться наличие оригинала платежного поручения с отметкой банка.

Шаг 4. Подготовка документов для регистрации машины в ГИБДД

Теперь нужно поставить автомобиль на учет в ГИБДД. Но перед тем, как это сделать, готовим необходимые документы.

Документы, которые необходимо обязательно предоставить

• Заявление об изменении собственника или владельца (его можно заранее заполнить, скачав с официального сайта ГИБДД).
• Доверенность от ООО или, если заявителем является сам генеральный директор, приказ/протокол/решение о назначении.
• Паспорт заявителя.
• ПТС.
• Свидетельство о регистрации автомобиля (СТС).
• Договор купли-продажи.
• Полис ОСАГО.

Дополнительные документы

Помимо вышеуказанных обязательных документов, Административным регламентов МВД о регистрации автомобилей (утв. Приказом МВД России от 07.08.2013) предусмотрен дополнительный перечень документов, которые предоставляются по желанию (но, не смотря на это, их все равно могут требовать в некоторых регионах):

• Сведения документа об уплате госпошлины (достаточно будет лишь предъявить платежку).
• Копия выписки из ЕГРЮЛ.
• Свидетельство о постановке на учет в налоговой обособленного подразделения (ОП).
• Положение об ОП/приказ о создании ОП/устав ООО с содержащимися сведениями об ОП;
• Свидетельство/разрешение, выданные ГПР при Минюсте РФ (для филиалов и представительств).

Документы для регистрации авто, полученных по договору лизинга

Если заключен договор лизинга, то обязанность по регистрации машины может быть возложена, как на лизингодателя, так и на ООО. Кто именно зарегистрирует авто, не имеет значения. Стороны должны сами договориться.

В случае, когда стороны решили, что регистрировать автомобиль будет ООО, то такая регистрация возможна лишь на срок договора лизинга.

В дополнение к указанным выше документам в ГИБДД необходимо будет предоставить:

• Договор лизинга.
• Договор купли-продажи, по которому лизингодатель купил машину.
• Приказ ООО о наделении обособленного подразделения машиной (если такое подразделение приобрело авто).

Когда Вы выкупите автомобиль, нужно будет его заново перерегистрировать на ООО уже не как на владельца, а как на собственника.

Шаг 5. Регистрация машины в ГИБДД

После того, как все документы для регистрации автомобиля собраны, необходимо в течение 10 дней с даты покупки машины, обратиться в ГИБДД. Причем обратиться можно в любое подразделение на территории России, которое удобно. Машину в любом случае зарегистрируют по адресу организации или по адресу ее обособленного подразделения. По закону вся процедура должна занимать не больше 1 часа.

По итогу Вам должны выдать новое свидетельство ТС, сами «номера» (если не оставлены прежние), а также ПТС с отметкой ГИБДД.

Получается, что процедура покупки автомобиля ООО во многом схожа с процедурой покупки авто обычным гражданином, за исключением некоторых нюансов, которые присущи лишь юридическим лицам.

Источник: http://PravoZakon.net/business-law/130/

расходы на бензин директору

«. Директор нашей компании использует свой личный автомобиль в служебных целях. Как оформить эту операцию, чтобы мы могли учесть в расходах затраты на бензин. »

Если компания использует автомобиль по договору аренды, то расходы на бензин она вправе списать (п. 2 ст. 616 ГК РФ, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Правда, с арендной платы надо удержать НДФЛ (подп. 4, 6 п. 1 ст.

Как оформить расходы на бензин директору

Сколько я ждал этого момента,когда я узнал что поедем в курган за машиной моей радости не было предела. И если вы ограничены в средствах, то мы вам рекомендуем приобрести бензиновые генераторы данной фирмы.

Вот если бы в тайге(тундре)без проблем можно было бы как оформить расходы на бензин директору любым бензином и в супермаркете преобресть качественное импортное масло и поломавшуюся запчасть к своей любимой «иномарке»,то пожалуй большинство пересело бы на Ямахи и протчие бонбардье.

Личные расходы директора: можно ли жить за счет фирмы?

Любые расходы руководителя могут быть оплачены из бюджета компании – за счет прибыли, остающейся после выплаты всех налогов. Впрочем, некоторые расходы можно «повесить» на затраты, уменьшив налог на прибыль и фактически увеличив свой собственный доход.

Необходимо отметить, что законодательство РФ о налогах не содержит норм, связывающих отнесение затрат фирмы на уменьшение полученных фирмой доходов с тем, какое лицо производит эти расходы: руководитель или не руководитель.

Нормы расхода топлива: как безопаснее списать ГСМ

Как только компания приобретает либо берет в аренду автомобиль, в учете появляется постоянная статья расходов — бензин ГСМ). Его можно списывать на основании данных о фактически выработанном топливе.

То есть брать те цифры, которые указывают водители в путевых листах. Однако часто работодатели не готовы верить водителям на слово и предпочитают контролировать расход бензина при помощи нормы расхода топлива.

О возмещении работнику расходов на гсм

Генеральный директор предложил оплачивать сотруднику бензин и установил лимит 50 л. в месяц, т.к. сотрудник использует личное транспортное средство для поездок по работе.

На основании ст.188 Трудового кодекса РФ при использовании работником в служебных целях личного автотранспорта работнику выплачивается компенсация за его использование и возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Правильное списание затрат на бензин

Существует 3 варианта. 1. КОМПЕНСАЦИЯ за использование личного имущества. Самый простой для оформления, но экономически не целесообразный.

Сумму можно установить любую, но налогооблагаемая база по Прибыли уменьшается только на 1200 или 2000 руб. (в зависимости от объёма двигателя).

НДФЛ и страховые взносы в принципе начисляться не должны, но проверяющие доначислят обязательно с суммы превышения лимитов.

Расходы на бензин директору

Расходы на бензин при использовании корпоративного транспорта можно и нужно вычитать из налогов. Они списываются в размере фактических данных о затратах на топливо, но их еще нужно обосновать. Рассказываем по-порядку, как это сделать компаниям с общей и с упрощенной системой налогообложения.

Первое, что нужно прописать в учетной политике — принцип учета расхода топлива. Тут два варианта.

Тема: Земельный налог

При составление авансового расчета по земельному налогу не знаю какой КПП поставить. Земельный участок находится в другом регионе, в котором нет обособленного подразделения.

Раньше в старой форме декларации была формулировка «КПП по иному месту нахождения». В новую редакцию она не вошла. В налоговой того региона говорят. что не имеет значения, какой ставить(((.

Вот я в смущении, что делать.

теперь мой вопрос, может кто-нибудь сталкивался? Получаем недвижимость по отступному.

Транспортный налог учет транспортных средств, гсм, затрат на автопарк: 2012-1

1. Можно выплачивать работнику компенсацию за то, что он использует автомобиль в служебных целях. Для этого с сотрудником нужно заключить соглашение об использовании данного имущества. НДФЛ на сумму компенсации начислять не нужно. Это предусмотрено пунктом 3 статьи 217 НК РФ. Страховые взносы тоже платить не придется (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г.

Учтем расходы на бензин

Купив или взяв в аренду автомобиль, фирма должна быть готова платить за его содержание. Прежде всего, конечно же, оплачивать бензин. Поговорим о том, как учесть расходы на ГСМ. Разберем наиболее интересные и актуальные вопросы, с которыми может столкнуться организация, списывая «топливные» затраты.

Подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса разрешает включить стоимость бензина в состав прочих расходов.

Источник: http://juristi-online.ru/rashody-na-benzin-direktoru-28094/

Директор на служебном автомобиле. Что осталось за кадром

Директор управляет служебным автомобилем. Во многих организациях директора и руководители экономят на штате личного водителя и управляют служебным автомобилем сами.

Если вас интересует вопрос в общем понимании: «Вправе ли директор при наличии в штате водителей в свое рабочее время управлять служебным автомобилем?», то на этот счет есть хорошая статья на ресурсе Гарант

Но, я рассмотрю вопрос в разрезе именно обеспечения безопасности дорожного движения.

Неоторые думают что это очень просто: отдал служебный авто директору и все.

Некоторые идут еще дальше: личный автомобиль сдают своей же организации в аренду, и не понимают, что в результате этих шагов они «вошли» в правовое поле обеспечения безопасности дорожного движения.

Теперь директору, управляющему служебным автомобилем , надо проходить стажировку, инструктажи, периодические и предрейсовые медицинские осмотры. Соответственно, и выпуск на линию необходимо осуществлять каждый день.

А если это единственный автомобиль в организации, то директор становится ответственным за обеспечение безопасности дорожного движения и надо подумать кому делегировать эти полномочия.

Что делать? На кого ляжет ответственность при ДТП?

Мне однажды задали еще один интересный вопрос:

…Наше начальство все время ссылается на доверенности, выданные нашей организацией на право пользования ТС. Но какой приоритет она дает ответственному лицу за БДД, освобождает ли от ответственности или теперь они обеспечивают БДД сами? И если у нас 10 сотрудников постоянно водят автомобили по доверенности, то нужно ли включать пункты должностной инструкции водителя в их инструкции?

…Прочитайте полезную статью до конца, а затем возвращайтесь сюда. Я предлагаю вам стать пользователем нашего нового ресурса, где собраны видео-статьи. Например «Нужен ли директору путевой лист если его авто…»

Переходим ЗДЕСЬ

ДИРЕКТОР И ДОВЕРЕННОСТЬ НА СЛУЖЕБНЫЙ АВТОМОБИЛЬ

Давайте сначала закроем вопрос с доверенностями. Между доверенностью на право управлением автомобилем и ответственностью за БДД нет вообще никакой связи.

Потому, что Доверенность дает всего лишь ПРАВО пользоваться (а точнее управлять) автомобилем.

А есть ОБЯЗАННОСТЬ обеспечивать БДД в организации.

И эту обязанность руководитель может делегировать вместе с ответственностью не по доверенности, а только Приказом на компетентное лицо.

И управление автомобилем не является мероприятием, направленным на обеспечение БДД, так как обеспечение БДД — это мероприятие направленное на предупреждение ДТП и снижение тяжести их последствий).

Теперь, что касается вопроса, когда служебным автомобилем управляют специалисты, начальники, руководители, директора.

Согласно статьи 20 ФЗ-196 О БДД у юридического лица возникает обязанность по обеспечению БДД при выполнении двух условий:

• Есть служебные авто, которыми владеет организация на праве собственности или аренды;
• Эксплуатация авто, а именно есть сотрудники (неважно какая должность) которые выполняют функции водителя и управляют ими.

• К сведению!Для специалистов, ответственных за обеспечение БДД, у нас есть готовое решение, которое немедленно упакует вашу работу на 100%. Это Пакет Готовых Шаблонов (более 90 форм, образцов и шаблонов), который успешно прошел реальные надзорные проверки.

Подробнее…

ЯВЛЯЕТСЯ ЛИ ДИРЕКТОР ВОДИТЕЛЕМ АВТОМОБИЛЯ

Если генеральный директор на служебном автомобиле совершит ДТП с пострадавшими, то к ответственности могут привлечь его как водителя, его как руководителя организации (обязан обеспечить БДД), и вас как ответственное лицо непосредственно уполномоченное проводить все соответствующие мероприятия (у вас есть должностная инструкция и есть Приказ).

У очень многих неверное представление о том, кто такой водитель. Многие полагают, что водитель — это штатный водитель.

А если начальник управляет служебным авто, то это не водитель по штату, значит мероприятия по отношению к нему (стажировка, инструктаж, обучение) проводить не надо.

Это не так.

Согласно статьи 2 ФЗ-196 «О БДД» водитель транспортного средства — лицо, управляющее транспортным средством. Поэтому «водителя» надо понимать не как штатного водителя, а как любого сотрудника, управляющего транспортным средством. А если точнее выполняющего функции водителя.

Директор, управляя служебным автомобилем, кроме обязанностей директора, выполняет работу водителя. Потому управление автомобилем это функции не директора, а это функции водителя.

Поэтому у любого сотрудника, управляющего служебным автомобилем (не важно директор он или начальник, или специалист или водитель), в должностной инструкции должны быть прописаны функции (обязанности) водителя.

Но мало считать директора водителем. Необходимо проводить с ним все мероприятия, предусмотренные действующим законодательством.

Поймите, что служебный автомобиль и функции управления им (то есть функции водителя) неразрывно связаны. Поэтому если любой сотрудник начинает управлять служебным автомобилем, то он автоматически принимает на себя функции водителя.

То есть он становится водителем, к которому предъявляются требования. Потому что автомобиль — это не рабочий кабинет или рабочий стол. Это источник повышенной опасности.

• К сведению!Стать экспертом по БДД можно от «немедленно» до 30 дней. Для вас и/или вашего специалиста запущена новая онлайн Программа-содействие. Участие в ней абсолютно бесплатное.

Подробнее…

Мне как-то задали вопрос. А есть ли закон, обязывающий вносить в должностную инструкцию должностных лиц, управляющих служебным автомобилем, обязанности водителя.

А ссылки на такой закон нет. Это вытекает из логики. Приведу показательный пример из смежной области: вы принимаете на работу дворника с должностной инструкцией дворника, но по факту он у вас еще и токарь — подрабатывает на станке.

Первый момент. Спросить с него за результат его работы как токаря и за исправность станка, который он эксплуатирует, вы сможете только если у него в должностной инструкции будут обязанности токаря и ответственность токаря.

Второй момент. Для того чтобы работать на станке (опасном производственном объекте) необходимо иметь соответствующую квалификацию, пройти стажировку, инструктажи и регулярные медицинские осмотры.

Риск второго момента заключается в том, что если дворнику оторвет палец на токарном станке, то при разборе несчастного случая специальной комиссией выяснится, что дворник:

• Не имел квалификации;
• Не проходил стажировку;
• Не проходил инструктажи;
• Не проходил регулярные медицинские осмотры;
• И вообще у руководства не было основания допускать его к токарному станку, так как у него нет в должностной инструкции обязанностей, прав и ответственности токаря

Если вы проведете аналогию со связкой «директор-водитель» и «токарный станок-автомобиль» вы все поймете.
ВЫВОД и КОНКРЕТНОЕ РЕШЕНИЕ:

• Поэтому либо директор проходит все мероприятия как водитель (инструктажи, стажировки, медосмотры и т.д.) или нанимайте штатного водителя. Либо делайте ход конем: отдавайте служебный автомобиль в аренду директору. Только скорее всего ваша бухгалтерия не пропустит этот вопрос. Но это уже отдельная тема.

…Время от времени появляется очень актуальный и интересный материал или ценное предложение.

Оставьте свой E-mail, чтобы быть в курсе и держите себя в теме последних событий. Подписная форма НИЖЕ.

Источник: http://trans-co.ru/?p=5308

Как оформить и отразить в бухгалтерском учете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника — НалогОбзор.Инфо

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя?

Ответ: да, можно.

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007).

Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях?

Ответ: да, может.

Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 Трудового кодекса РФ.

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

• председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);

• тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

• копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);

• копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы?

Ответ: да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

• не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Совет: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения.

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

• подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;

• свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;

• обосновывающие расчет суммы компенсации;

• подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73

– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73
– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/doplaty_nadbavki_kompensacii/kak_oformit_i_otrazit_v_bukhgalterskom_uchete_kompensaciju_za_ispolzovanie_lichnogo_avtomobilja_sotrudnika/45-1-0-1152