Можно ли начислить пособие по копии трудовой книжки?

Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает рабочий стаж человека. А с наступлением пенсионного возраста дает право на получение достойной пенсии. Но что делать, если по каким-то причинам трудовая была утеряна или испорчена? Можно ли заменить документ, и как оформить дубликат трудовой книжки. Выясним главные аспекты данного вопроса.

Определение

Трудовой книжкой называют персональный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве и производственном стаже гражданина.

Вся информация об этом документе изложена в ст. 66 Трудового кодекса. Бланк трудовой должен отражать следующую информацию о работнике:

1. Личные данные.
2. Данные о выполняемой работе.
3. Информацию о переводах, награждениях и увольнениях.
4. Наименования документов, на которые ссылаются все действия.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки, он должен соответствовать оригиналу и содержать всю ту информацию, которая была указана в первичном экземпляре.

Исключением могут являться случаи, когда в документе были указаны неверные данные или запись невозможно восстановить.

Когда выдается

Дубликат книжки выдается, когда использование оригинала становится невозможным. К таким случаям относят:

• утерю сотрудником;
• утерю работодателем;
• порчу документа;
• внесение неверных данных, касающихся увольнения или перевода.

Каждый из пунктов имеет свои особенности.

Если оригинал отсутствует, вместо утерянной трудовой книжки выдается дубликат. Особенности выдачи заключаются в написании сотрудником заявления об оформлении дубликата, внесения оплаты за бланк трудовой, если документ утерян по вине сотрудника.

В некоторых случаях человек может заметить пропажу трудовой не сразу, а через некоторое время после увольнения и при попытке устроиться на новую работу.

Что делать, если «старый» работодатель не хочет оформлять дубликат, ссылаясь на давность увольнения? Законодательно не утверждены сроки давности по выдаче дубликатов трудовой.

Как оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал пришел в негодность (сгорел, порвался, испачкался, намок)? Следует сделать запрос на последней работе с просьбой о выдаче повторного документа.

На титульном листе книжки должна стоять отметка, что это дубликат и стоять отметка о выдаче нового бланка.

В случае, когда записи в связи с порчей трудовой удалены или стерты, сотрудник должен предъявить документы, заверяющие трудовой стаж.

При утрате бланка трудовой работодателем рабочий стаж сотрудника может подтвердить комиссия. Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы. Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.

Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери. Дубликат бланка трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа.

Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).

Документы, которые необходимы для выдачи повторной трудовой книжки, предоставляются гражданином, но организация обязана всячески посодействовать в их получении.

Стоимость

Согласно нормам ведения и хранения трудовых книжек, гражданин, утративший бланк трудовой, обязан сообщить об этом работодателю с последней работы. При этом руководитель организации должен выдать заявившему лицу дубликат трудовой не позже 15 дней после написания заявления.

По установленным законодательством нормам, за дубликат трудовой книжки, образец заполнения которого должен быть у руководителя или уполномоченного лица, организация имеет право взимать плату, соответствующую расходам на приобретение бланка повторного документа.

Плата не берется только в следующих случаях:

• при утрате работодателем всех трудовых книжек в результате непредвиденных обстоятельств;
• при неверном заполнении титульного листа;
• при порче, случившейся не по вине сотрудника.

Следовательно, организация имеет право брать плату за предоставление дубликата с уже уволившегося сотрудника или если работник сам виноват в порче или утрате документа.

Алгоритм

Рассмотрим алгоритм того, как можно оформить дубликат трудовой книжки. При этом порядок оформления установлен законодательными нормами:

1. Лицо, утратившее бланк трудовой, должно написать письменное заявление в последнюю организацию, где гражданин работал или работает.
2. Организация по данному заявлению собирает сведения о трудовом стаже человека.
3. Подписывается приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.
4. Бланк дубликата оформляется с учетом установленных правил, вносится информация, соответствующая оригиналу документа.
5. Информация о выданном повторно документе заносится в журнал учета бланков трудовых.
6. Готовый документ гражданин получает, поставив подпись в журнале о его получении.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки – образец:

Документы

Чтобы получить дубликат трудовой, необходимо собрать и предоставить ряд документов, которые могли бы подтвердить трудовую деятельность гражданина. Если таковые отсутствуют, организация может обратиться в пенсионный фонд с запросом о том, какая деятельность велась и в какие периоды.

В случае массовой потери трудовых организация создает комиссию, которая будет выявлять рабочий стаж сотрудников путем запросов и обработки данных, исходя из предоставленной ими информации.

Как оформить дубликат трудовой книжки? Для начала следует написать заявление, где должны быть указаны:

• причина утраты;
• просьба о выдаче повторного документа;
• дата составления, подпись гражданина.

Заявление может быть написано от руки или в печатном виде. Некоторые организации держат готовые бланки для написания подобных заявлений.

Как оформить дубликат трудовой книжки – образец заявления:

После одобрения и принятия заявления руководитель организации должен издать приказ о выдаче дубликата.

Приказ должен:

• содержать номер;
• содержать основные тезисы, закрепляющие основание для выдачи дубликата;
• издаваться только в печатном виде;
• передаваться на ознакомление лицу, запросившему дубликат;
• иметь подпись гражданина, которому выдается дубликат.

Если вышеперечисленные требования не соблюдаются, выдача дубликата трудовой считается недействительной.

Чтобы подтвердить рабочий стаж, во внимание принимаются следующие документы:

1. Личное дело.
2. Приказы о принятии на работу, переводе, увольнении.
3. Удостоверения гражданина.
4. Трудовые договора.
5. Расчетная книжка.

Какие сведения вносятся в дубликат

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Начать оформление следует с заполнения титульного листа бланка, который должен содержать актуальную информацию. Сюда относится:

• фамилия, имя и отчество гражданина;
• дата рождения;
• наличие и вид образования;
• профессия.

Достоверность этих данных должна быть подтверждена документально. А именно для заполнения должны быть предоставлены паспорт и документ об образовании.

На титульном листе ставится подпись гражданина, получающего дубликат, и уполномоченного лица, а также печать организации.

Дубликат трудовой книжки – образец заполнения титульного листа:

Далее нужно внести информацию о стаже трудовой деятельности. Для этого в графе 3, в блоке «Сведения о работе», необходимо указать общий стаж работы. Эти сведения не заверяются печатью и подписью.

Следом заполняются все графы по порядку:

• дата поступления на работу;
• информация о должности, организации, основаниях увольнения или перевода;
• сведения о документе, на основании которого данные занесены.

В дубликат трудовой заносятся только те записи, которые подтверждаются документально. Иная информация не записывается. Все записи необходимо делать синей или черной ручкой, помарки, ошибки или сокращения не допускаются, в верхнем углу повторного документа пишется «Дубликат».

Сроки выдачи

Как уже выяснилось, весь процесс оформления дубликата начинается с написания заявления. Ответ от работодателя в виде предоставления дубликата должен поступить в течение 15 дней с момента подачи заявления. Это же правило распространяется и на бывшего работодателя, к которому работник может обратиться после увольнения. Здесь законодательство не предусматривает сроков давности.

Некоторые нюансы

Бывают случаи, когда организация оформляет дубликат бланка трудовой, а через некоторое время сотрудник находит оригинал документа.

В этой ситуации официальный статус может иметь только один документ, который последним зафиксирован в журнале учета бланков трудовых. Соответственно, это будет дубликат.

Оригинал работник может оставить на случай, если понадобится документальное подтверждение рабочего стажа в каких-либо органах.

Записи в дубликатах заверяются следующим образом:

• данные о стаже уполномоченный сотрудник не заверяет ни подписью, не печатью;
• после внесения всех сведений о предыдущих работах ставятся подписи уполномоченного лица и работника, а также печать компании.

Недействительная запись

Как оформить дубликат трудовой книжки, если запись в оригинале признана недействительной? Данный факт предусмотрен пунктом 1.2 Инструкции. Обычно такая запись выявляется либо после увольнения сотрудника, либо когда он запрашивает копию документа. При выявлении ошибки сотруднику необходимо написать заявление о выдаче дубликата без записи, которая признана недействительной.

Далее повторный документ оформляется по тем же правилам, что и в остальных случаях. И соответственно, он не будет содержать записей, признанных недействительными.

Если сотрудник уволился

Как сделать дубликат трудовой книжки, если сотрудник уволился?

Следует сразу сказать, что со стороны работодателя будет неправомерным, если он откажет гражданину в выдаче дубликата трудовой только на основании того, что тот уже уволился, а также не может предоставить данные о периоде работы после увольнения.

Организация обязана выдать дубликат на основании поданного сотрудником заявления, независимо от того, работает он в данной компании или нет. К тому же, законодательство не предусматривает таких оговорок, что гражданин обязан предоставлять информацию о работе, которая осуществлялась после увольнения.

Дубликат выдается такому гражданину на общих основаниях.

Книга учета

После того как дубликат трудовой книжки заполнен, сведения о нем вносят в журнал учета трудовых. Так как повторный документ имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, следовательно, и правила его учета и хранения будут такие же. Отличие только в пометке «дубликат».

Трудовая книжка является важным документом, который подтверждает не только деятельность человека, но и является гарантом будущих пенсионных начислений.

И даже несмотря на то что законодательство позволяет оформлять дубликаты утерянных или испорченных оригиналов, которые имеют ту же юридическую силу, все-таки лучше быть внимательным и осмотрительным с оригинальной трудовой книжкой.

Источник: http://fb.ru/article/307854/kak-oformit-dublikat-trudovoy-knijki-poshagovaya-instruktsiya-dokumentyi-i-rekomendatsii

Как заверить копию трудовой книжки правильно – образец заверенной копии трудовой

Заверенная выписка из трудовой книжки может понадобиться при разных обстоятельствах.

Рассмотрим, как правильно оформить заверение копии документа, чтобы потом не пришлось заново обращаться в отдел кадров, а также выясним, какие реквизиты, печати должны быть обязательно проставлены в трудовой.

статьи:

Где и как оформить копию (выписку) трудовой книжки с её заверением – инструкция

Трудовая книжка – юридически важный документ. В то время, когда гражданин работает, она должна находиться у специалиста отдела кадров, или же непосредственного руководителя организации.

Если же гражданин не числится в штате организации или не трудоустроен, то документ может и должен находиться на руках.

Способы заверения напрямую зависят от того, где храниться книжка:

1. В первом случае документ заверяет работодатель или начальник кадрового отдела.
2. При втором условии заверение проходит в нотариальной конторе.

Как правило, если вам отказывают в заверении, требуйте письменное объяснение, где пропишут причину отказа.

А вообще, на практике происходит так, что гражданину не отказывают, и без каких-либо проблем оформляют копию книжки — а затем и заверяют.

Оформление выписки документа осуществляется в несколько этапов:

1. Личное обращение в организацию. В нотариальной конторе достаточно устно огласить свою просьбу, а вот при обращении в кадровый отдел или к непосредственному руководителю вам необходимо будет написать заявление. Особенно часто такое требование выдвигают крупные компании, в которых больная численность работников.

2. Определение страниц, которые необходимо заверить. Подтверждения могут не требовать со всего документа, а лишь нескольких страниц. Стоит убедиться, какие периоды трудового стажа необходимы для подтверждения. Обычно специалист делает копию первого листа, где содержится информация о личности гражданина, и дополнительных листов книжки.

3. Ожидание и получение заверенной копии. При письменном обращении, отсчитайте 3 рабочих дня. Именно после этого времени вы сможете получить заверенную копию документа у должностного лица (пункт 7 Постановления Правительства РФ под номером 225, утвержденного 16 апреля 2003 года).

Не забудьте обговорить с нотариусом, сколько будут подготавливать документ. Возможно, вам заверят выписку из книжки в день обращения.

Заверение копии трудовой книжки или выписки из неё работнику для предоставления кредита в банке – о чем необходимо помнить?

Чаще всего трудовую книжку заверяют, чтобы получить в дальнейшем потребительский кредит в банковской организации.

Конечно, есть системы «двух документов» для получения займа, в которых не требуют заверять этот документ.

Но обычно условия кредитования лучше для тех граждан, которые трудоустроены и могут подтвердить свою занятость.

Заверять документ должен работодатель или начальник отдела кадров, если россиянин трудится на предприятии, или же нотариус.

Чтобы получить заверенную выписку, гражданину предстоит обратиться с личным письменным обращением, в котором обязательно указывать цель заверения.

Можно просто написать – «для предоставления в банк».

При заверении копии документа специалист должен учитывать такие особенности оформления:

1. Сделайте копии всех страниц документа. Возможно, сейчас вы занимаете должность обычного работяги, а ранее трудились в управленческом/административном составе. Это может повлиять на предоставление кредита.

2. Стоит делать копию в таком размере, каков размер настоящей, реальной книжки. Не стоит увеличивать масштаб.
3. Если вы сделали скан, то не рекомендуют распечатывать картинку, так как может измениться размер.

4. Обязательно должны быть указаны все реквизиты, стоять печать и подпись.
5. В выписке также указывают, кем работает заявитель. Достаточно написать «Работает по настоящее время/момент в должности…».

Заметьте, действует такая выписка всего лишь 1 месяц. Если вдруг работник уволился в этот период, устроился на новую работу, то копия будет недействительной.

Приведем пример: гражданин Занков обратился в банк за займом. Ему необходимо было предоставить документы: паспорт, копию трудовой книжки, справку с места работы о размере заработной платы.

Сделав заверенную копию и подав документы в банковскую организацию, спустя неделю Занков уволился. В трудовую книжку внесли соответствующую запись и документ выдали на руки.

В назначенное время Занкову была назначена консультация с банковским сотрудником. Явившись в банк, Занков предоставил оригинальные документы для сверки. Оказалось, что теперь заверенная выписка трудовой книжки была недействительной.

Гражданину потребовалась обращаться к услугам нотариуса, чтобы вновь заверить документ.

Как заверить копию или выписку трудовой книжки правильно – обязательные реквизиты, подпись и печать

Помните, что не всегда заверенные копии принимают. Случается так, что специалист отдела кадров не в то место поставил печать, и гражданин получает из-за этого отказ.

Чтобы не случалось конфузных ситуаций, и документы не приходилось переделывать, следует правильно заверять выписку.

Рассмотрите внимательно полученную копию. На ней, в конце документа должна быть указана такая информация:

1. Номер записи.
2. Предложение – «Работает по настоящее время».
3. Должность специалиста.
4. Инициалы должностного лица.
5. Дата заверения.

Важно: обязательно должна стоять печать учреждения, компании, в которой вы работаете.

Также на копии каждого разворота, под ним, на листе должны быть:

1. Прописаны слова, которые оформляются без кавычек, – «Копия верна».
2. Указаны инициалы специалиста.
3. Вписана должность лица, заверяющего документ.
4. Стоять подпись кадрового специалиста.
5. Дата.

Чаще всего встречаются ошибки, связанные с неправильной постановкой печати. Она должна проставляться в специально-отведенном месте.

Общая схема заверения трудовой книжки такова:

Придерживайтесь его при оформлении выписки.

Учтите, чтобы:

1. Печати как бы фиксировали копию, расположенную на листе А4.
2. Печати были проставлены на каждой странице.
3. Заверяющие надписи располагают внизу, на каждой странице, где есть копия.

Сроки действия заверенной копии трудовой книжки – сколько стоит заверить копию трудовой у нотариуса?

Правильно оформленная копия будет юридически сильна в течение 1 месяца — конечно же, если за этот период в документ не были внесены поправки.

Актуальность теряется сразу же после появления в документе новых записей, например, из-за увольнения/сокращения/трудоустройства.

Стоимость данной услуги в нотариальных конторах разная, в зависимости от региона и города, в котором вы проживаете. Единые расценки никто не устанавливал.

1. Например, в Санкт-Петербурге оформление выписки обойдется вам в 100-300 рублей за страницу.
2. В Москве можно оформить вообще весь документ за 200 руб.

Обратитесь к нотариусу и узнайте, каковы у вас расценки, и возьмется ли специалист оформлять копию.

Некоторые юристы попросту отказывают в оформлении выписки, ссылаясь на то, что в документе есть исправления, помарки, которые были сделаны по вине работодателя.

Остались вопросы? Просто позвоните нам:

Источник: https://pravo812.ru/useful/767-kak-zaverit-kopiyu-trudovoj-knizhki-pravilno-obrazets-zaverennoj-kopii-trudovoj.html

Какие страницы трудовой книжки ксерокопировать для оформления детского пособия

Для того, чтобы избежать многократного посещения этого государственного органа необходимо предварительно собрать:

1. расчёт пособия по беременности и родам (если выдавалось);
2. оригинал трудовой книжки и его копию;
3. расчёт среднемесячного заработка (если родители не состоят на бирже труда);
4. справку, удостоверяющую, что второй родитель пособия не получал;
5. справку о составе семьи. Сюда вписываются все лица, проживающие на заявленной в домовой книге территории. Получить такую справку можно у квартального или в местном КСМе. Срок её действия составляет один месяц;
6. паспорт и его ксерокопию;
7. свидетельство о рождении ребёнка вместе с ксерокопией.
8. ксерокопию приказа об увольнении с последнего места работы;

Когда пакет документов готов, можно смело идти в соцзащиту и оформлять письменное заявление на выдачу пособия.

Где и как можно оформить детские пособия?

Мы же поговорим о федеральной материальной помощи. Это единоразовое федеральное пособие. Ваш врач-гинеколог даст вам бумагу о том, что вы поставлены на учет в женской консультации на сроке до 12 недель вашей беременности.

На сроке 30 недель беременности женщина уходит в так называемый декретный отпуск. При выходе в отпуск ей выплатят единоразовое пособие, равное 100% от ее средней заработной платы за предыдущие 2 года.

Для получения этих денег женщина должна принести в свою бухгалтерию больничный лист, выданный ей в женской консультации, и заявление об уходе в декретный отпуск. Это пособие на ребенка тоже единовременное.

Сколько времени и при каких условиях действительна копия трудовой книжки

Данные сроки относятся и к предоставлению ипотечного кредита.

Существуют банки, которые выдвинули условие о минимальном размере срока действия копии рабочей книжки. Тогда временные рамки данного документа сводятся к трем дням.

Основным пунктом в оформлении кредита является запись в конце копии книжки о том, что специалист в данное время работает в компании.

Действие ксерокопии заканчивается и тогда, когда работник увольняется из организации, где она была заверена.

Правила оформления детского пособия

Говоря простыми словами, они могут получить помимо пособия по рождению и родам, еще и выплату за раннюю постановку на учет.

Чтобы это сделать, необходимо не только обратиться к акушеру-гинекологу, но и предъявить такие документы:

1. СНИЛС.
2. оригинал паспорта, который подтверждает личность (при необходимости нужно будет сделать копии заполненных страниц);
3. полис ОМС;

Акушер-гинеколог заводит индивидуальную медицинскую карту, на основании которой беременной выдается справка о постановке на учет.

Оформление детского пособия — какие документы нужны

Он составляет 40% от полученного результата, при этом минимальный размер пособия: Максимальный размер выплат во всех случаях ограничен 14625 рублям. Для оформления пособия по месту работы понадобятся документы:

Тем, кто не работает, понадобятся другие документы: Получение и оформление такого пособия происходит в местном отделении Управления соцзащиты населения.

Для этого ему нужно представить документы:

1. Решение суда об установлении опеки.
2. Документы, подтверждающие личность ребенка.
3. Паспорта обоих супругов.

Размер пособия составляет небольшую сумму – около 15000 рублей на ребенка.

Какие нужны документы для получения детских пособий? Список необходимых документов

Так, работающая женщина для получения декретных должна предоставить:

1. заявление;
2. номер счета, на который должны поступать средства.
3. справку с работы или учебы супруга;
4. свидетельство о рождении;

Неработающая женщина должна предоставить более объемный пакет документов, а именно:

1. свидетельство о рождении;
2. справку о средней зарплате;
3. данные счета для получения денежных средств.
4. копию трудовой книжки и приказа;
5. заявление;
6. документ из ЦЗ;

Как видно, получение детских пособий и оформление всех документов не занимает много времени.

Ежемесячное детское пособие: необходимые документы и процедура оформления

А именно: Законодательством предусмотрено несколько случаев, при которых денежные средства на ребенка не предназначены, а выплата ранее оформленного пособия прекращается:

1. если опекуны ребенка уже получают материальную помощь на его содержание;
2. переход ребенка на полное государственное содержание;
3. лишение родительских прав по отношению к ребенку, на которого оформляется дотация.

В соответствии с указом президента, с 2013 года во многих регионах началось введение нового ежемесячного пособия на ребенка в возрасте от 1,5 до 3 лет для многодетных семей.

Для получения ежемесячной денежной помощи на третьего и последующих детей семьи должны соответствовать следующим условиям: Для оформления повышенных детских пособий матерям, чьи бывшие супруги уклоняются от уплаты алиментов, кроме основного пакета документов, необходимо предоставить: Повышенный размер денежных выплат назначается и выплачивается в случае:

1. если ребенок усыновлен одинокой женщиной.
2. если в свидетельстве о рождении ребенка нет пометки об отце или же запись была сделана со слов матери (при вступлении в брак за ней сохраняются все права матери-одиночки);

Какие документы нужны для оформления детских пособий

Для того, чтобы избежать многократного посещения этого государственного органа необходимо предварительно собрать:

Когда пакет документов готов, можно смело идти в соцзащиту и оформлять письменное заявление на выдачу пособия. Сотрудники социальной защиты обязаны в десятидневный срок произвести начисления.

Если родители желают оформить пособие до четырнадцати лет, то к стандартному пакету документов (паспорт + ксерокс, свидетельство о рождении, справка о составе семьи, трудовая книжка + копия) придётся предоставить: справку о доходах каждого из родителей за последний год, взятую в налоговой инспекции; справку с места работы о заработной плате за последние три месяца.

Для чего нужна копия трудовой книжки?

Эта копия часто представляет собой простую ксерокопию или скан-образ (в электронном виде) каждого листа трудовой книжки, включая вкладыш в нее (если он имеется).

В некоторых случаях (если того требует законодательство или внутренние локальные акты организации) необходимо копировать и пустые листы трудовой книжки, заверять копию трудовой книжки подписью должностного лица организации, выдавшей ее, а также печатью.

Ситуации, в которых у гражданина могут потребовать предъявить копию трудовой книжки, разнообразны.

Источник: http://credit-helper.ru/kakie-stranicy-trudovoj-knizhki-kserokopirovat-dlja-oformlenija-detskogo-posobija-25741/

Правомерен ли отказ работодателя выдать копию трудовой книжки

18.03.2019

Трудовая книжка может пригодиться работнику в следующих случаях:

• если работник обратился в банк за кредитом;
• при подаче прошения на получение загранпаспорта, визы;
• при оформлении ипотеки на покупку жилья, пособий на услуги по ЖКХ;
• при усыновлении ребенка;
• при прочих юридических и финансовых процедурах, требующих подтверждения стажа работника и состояния трудовой деятельности.

Сама трудовая книжка становится доступной для работника только в случае его увольнения. До этого она должна находиться в отделе кадров учреждения. Работодатель же обязан выдать сотруднику заверенную директором организации копию трудовой книжки в трехдневный срок с момента запроса (подачи заявления).

Эта операция осуществляется бесплатно. Однако работодатель вправе потребовать от заявителя компенсацию затрат на изготовление дубликата.

Заявление, причем только письменное

Согласно части 1 статьи 62 трудового законодательства РФ, выдача копии трудовой книжки осуществляется на основании обращения работника к руководителю организации с письменным заявлением. В нем указывается, для чего нужна работнику копия документа и куда она должна быть представлена, ставится дата, расписывается заявитель.

Потом работник отдела кадров тоже ставит дату получения и роспись. Это делается с целью соблюдения законодательного требования об указанном сроке выдачи документа.

Затем руководителем подписывается приказ о выдаче копии, основываясь на причинах запроса. Заверенная копия приказа вручается заявителю после его регистрации.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение этого приказа обычно возлагается на работника отдела кадров или бухгалтерии.

Пример заявления (docx, 13 кб)

«Копия верна»

Копию можно выполнить на ксероксе, также разрешается отсканировать, а потом распечатать или просто напечатать на компьютере вручную, но в таком размере, в каком оригинал.

Трудовая книжка может копироваться полностью или частично (лишь затребованные листы). Но в том и в другом случае обязательно наличие копии титульной странички. А также обязательно нужно указывать, где хранится подлинник (название фирмы, номер дела, дату).

На всех скопированных листах ставится отметка «Копия верна». А на последней страничке работодатель делает запись о том, что сотрудник в настоящее время работает в данной организации.

Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), пост, который он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать.

Копия обычно считается действительной на протяжении одного месяца, иногда – двух недель, если дело касается больших кредитов в банке.

Отдельные случаи

Если востребованный дубликат сотрудник получил до того, как уволиться или выйти в отставку, данный документ будет считаться недействительным и его необходимо будет переоформить. В этом случае порядок выдачи копии тот же, с той лишь разницей, что на последней страничке записывается: предъявитель сего уже не является работником данной организации. Тут же указываются причины увольнения.

А может случиться так, что компания, в которой работало лицо, ликвидирована или реорганизована, и ему просто некуда обратиться со своей проблемой. В этом случае делается копия трудовой книжки, полученной при увольнении на руки, и она заверяется в какой-либо нотариальной конторе.

: выдача работнику документов, связанных с работой

Сотрудник организации обратился с требованием выдать ему копию трудовой книжки и справку о зарплате. Он собирается оформить пособие в органе социальной защиты населения по месту жительства.

Работник хочет получить копию и справку сразу же в день обращения. Однако специалиста, который занимается заверением документов, на месте нет.

В какой срок можно удовлетворить требование работника, не нарушив срок выдачи копии трудовой и справки.

Обязанность работодателя

Работодатель должен удовлетворить просьбу работника и выдать ему заверенную копию и другие документы, связанные с работой (ст. 62 ТК РФ, п. 7 правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Однако день в день делать это не обязательно.

Выдача заверенных документов сразу же после обращения сотрудника – это право, а не обязанность организации. Ведь законодательство устанавливает трехдневный срок выдачи копии трудовой книжки. Что касается справки о зарплате – срок выдачи этого документа тот же.

К сведению

К документам и копиям документов, связанных с работой, относятся: трудовая книжка, копии приказа о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о зарплате, справки о страховых взносах и т.д. Все эти документы перечислены в статье 62 Трудового кодекса РФ.

Течение срока

Отметим, что течение срока подготовки запрошенных работником документов начинается со дня получения письменного заявления от сотрудника. Отсчитав три дня от этой даты, кадровику станет понятно в какой срок выдать копию трудовой. Добавим, что такое заявление может быть оформлено в произвольной форме. Образец заявления выглядит так.

Узнайте, в каких случаях может понадобиться выдача копии трудовой книжки в 2016 году, как правильно заверить копию трудовой, должен ли работник подавать заявление на получение копии, а также как заверить копию трудовой книжки сотрудника, который вышел на пенсию или уволился из организации.

Из этой статьи вы узнаете:

• зачем сотруднику может понадобиться копия трудовой;
• как оформляется процедура выдачи копии трудовой книжки;
• каким образом заверить копию трудовой для работающего и для уволенного сотрудника.

Копия трудовой книжки выдается работодателем по требованию работника в течение трех дней с момента обращения.

Статьей 62 Трудового кодекса РФ закреплен порядок выдачи сотрудникам копий любых документов, связанных с работой (к ним относятся не только трудовая книжка или справка о заработной плате, но и ряд приказов, например, о приеме на работу, об увольнении или переводе на другую должность). Согласно законодательным требованиям, все копии выдаются безвозмездно и заверяются надлежащим образом. Отказать сотруднику в их выдаче работодатель не имеет права.

Когда может понадобиться копия трудовой книжки?

Трудовая книжка — важный документ, оригинал которого выдается на руки работнику только при увольнении. Но в жизни часто возникают ситуации, связанные с необходимостью ознакомления третьих лиц с содержанием трудовой — например, при оформлении кредита или для получения визы.

С помощью трудовой книжки можно подтвердить трудовой стаж, профессиональный опыт, наличие постоянной работы. Оформление субсидии на оплату коммунальных услуг, усыновление ребенка, покупка жилья в ипотеку, получение заграничного паспорта и другие юридические процедуры обычно сопровождаются проверкой трудового статуса, поэтому работнику приходится обращаться за документами в отдел кадров.

Поскольку оригинал вплоть до момента прекращения трудовых отношений должен оставаться у работодателя, вопрос решается довольно просто: производится выдача копии трудовой книжки. Если копия отражает содержание всех заполненных страниц оригинала и по всем правилам заверена работодателем, сотрудник может использовать такой документ для подтверждения наличия постоянной работы.

Оформление заявления на выдачу копии трудовой

Обратите внимание: часть первая статьи 62 Трудового кодекса содержит прямое указание на письменное заявление работника о выдаче необходимого документ.

Обязанность работодателя по выдаче соответствующего документа возникает с момента подачи такого заявления.

В дополнение к соблюдению требований законодательства такой подход позволяет упорядочить документооборот и избежать претензий со стороны сотрудников, считающих, что работодатель затягивает сроки выдачи трудовой книжки.

Заявление пишется на имя руководителя и составляется в свободной форме: сотрудник указывает причину, по которой возникла необходимость в получении трудовой, проставляет текущую дату и заверяет документ личной подписью.

Сотрудник отдела кадров ставит на заявлении дату его поступления и также расписывается.

Это необходимо для того, чтобы проследить за соблюдением установленного законом трехдневного срока выдачи необходимого работнику документа.

Руководитель издает приказ о выдаче копии, ссылаясь на заявление и указанные сотрудником причины запроса.

Но даже заверенная надлежащим образом копия трудовой действительна в течение ограниченного срока: некоторые банки требуют переоформить документ, если с момента его выдачи прошел месяц (а в некоторых случаях, если речь идет о кредите на солидную сумму — две недели). А если после получения копии работник успел уволиться или перевестись на другую должность, документ автоматически считается недействительным, и его снова приходится переоформлять. Поэтому обязательно указывайте на заверенной копии трудовой книжки дату выдачи.

Как заверить копию трудовой книжки бывшего сотрудника?

Когда производится выдача копии трудовой книжки работнику, который уже уволился или вышел на пенсию, процедура оформляется в несколько ином порядке. Сначала по стандартной схеме копируются и заверяются все страницы трудовой, а затем на последнем листе делается запись о том, что предъявитель копии уже не работает в организации (с указанием причины увольнения).

Обычно выдача копии трудовой книжки в таких случаях производится по последнему месту работы. Но если нет возможности обратиться к работодателю (например, компания была ликвидирована или упразднена в результате реорганизации), делается копия трудовой, находящейся на руках у работника после увольнения, после чего документ заверяется в любой нотариальной конторе.

Здравствуйте. Живу в Перми, но официально работаю на Москву. Трудовая книжка там в организации. Вчера попросил отправить мне копию трудовой с печатью и справку 2НДФЛ. На что мне сказали что-то невразумительно про то, что я в прошлом году уезжал в Германию и просил трудовую. На самом деле, я ездил к родственникам и нужно было показать трудовую в посольстве для перестраховки.

Но в итоге всё обошлось и трудовая не пригодилась. Так вот меня вроде как уволили и дать справку не могут, ибо я официально не работаю уже год (!!!). Я вообще по нятия об этом не имел.

Так вот что делать в данной ситуации? Могут ли меня восстановить задним числом и вернуть мне утраченный трудовой год? Могут ли вообще уволить заочно, чтобы работник был в неведении? Помогите пожалуйста.

Ответ

Здравствуйте, Николай.По состоянию на момент оказания настоящей консультации в действия работодателя не содержится нарушения ст.62 Трудового кодекса РФ, которой предусмотрена обязанность работодателя выдать работнику документы, связанные с работой.

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны бытьзаверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Обратите внимание на то, что ст.62 Трудового кодекса РФ предусмотрена обязанность работодателя выдать документы работнику по письменному заявлению последнего. В связи с этим о неправомерности отказа работодателя в выдаче документов можно судить лишь в случае, если вы обратитесь к работодателю с письменным заявлением и работодатель в установленный срок не выдаст запрашиваемые документы.

Относительно вашего возможного увольнения. В данном случае увольнение выступает (является) мерой дисциплинарного взыскания, порядок применения которого установлен ст.193 Трудового кодекса РФ.

Так как вы не знали о том, что трудовой договор с вами расторгнут, следует вывод, что работодателем была нарушена ст.193 Трудового кодекса РФ, следовательно расторжение с вами трудового договора неправомерно. Увольнение может быть оспорено вами в районный (городской) суд.

Источник: https://mmars.ru/vse-o-trudovyh-knizhkah/is-the-refusal-of-the-employer-to-issue-a-copy-of-the-work-record-card.html

Как лучше заверить копию трудовой книжки для Пенсионного фонда

В Пенсионном фонде обязательно требуют заверенные копии всех страниц трудовой книжки для начисления пенсии. Если копия заверена неправильно, то официальным документом она считаться не будет. Куда обратиться и как заверить копию трудовой книжки для Пенсионного фонда?

Куда следует обратиться

Существуют три варианта решения этого вопроса:

• Вы работаете в крупной организации.

В таком случае нужно обратиться в отдел кадров и попросить копию (заверенную) трудовой книжки.

• Вы работаете в небольшой организации.

Обратитесь к секретарю, главному бухгалтеру или уполномоченному лицу, назначенному приказом руководителем предприятия. В организациях с небольшим штатом обычно эти сотрудники занимаются решением вопросов по оформлению документов. Директор компании тоже уполномочен заверять все копии документов, в том числе и трудовых книжек для Пенсионного фонда.

В этом случае трудовая книжка будет у вас, и делать копию придется тоже вам. Заверить ксерокопии имеет право либо нотариус, либо сотрудник Пенсионного фонда, либо доверенное лицо организации, в которой вы работали в последнее время. Не нужно забывать, что заверка копии у нотариуса требует затрат времени и денег.

Как заверить правильно копию?

Чтобы правильно оформить данный документ, надо последовательно выполнять следующие действия:

1. Необходимо снять копии со всех станиц, причем каждую страницу, включая титульный лист, на отдельном листе формата A4.
2. Нужно проставить на каждом листе надпись или штамп «Копия верна», затем – дату и подпись ответственного лица, заверившего копию, с расшифровкой фамилии.
3. Следует поставить печать предприятия так, чтобы в ее поле попал текст отксерокопированного документа и подпись.
4. Необходимо указать на последнем листе копии номер записи и написать фразу: «Работает по настоящее время» или «Уволен(а) с (указывается дата), по (указываются обстоятельства)». Ниже записанного ставят дату заверки копии, занимаемую должность и подпись того лица, кто заверил. Рядом с подписью пишут фамилию и инициалы. Печать должна охватить подпись.
5. Следует обязательно пронумеровать и прошнуровать все листы. Концы ниток на обратной стороне полученной книги связывают, заклеивают небольшим (достаточно 5?5 см) чистым листом бумаги. На этом листе лицо, заверившее копию, оформляет запись: «Пронумеровано и прошито (указывается количество листов)» и ставит подпись, фамилию и инициалы. Затем нужно поставить печать, которая должна охватить всю написанную информацию.

Заверенную копию администрация обязана вам предоставить в течение трех дней. Проверьте, чтобы копия трудовой книжки для Пенсионного фонда была заверена на каждом листе.

Что недопустимо при снятии копии с трудовой книжки

Существует несколько запретных моментов при снятии копий с трудовой книжки:

• Сканирование документа не допускается.
• Масштаб при снятии копий с трудовой книжки менять нельзя.
• Приписки, исправления в копиях недопустимы.
• Копия должна быть очень хорошего качества, с четкими буквами и цифрами.

Срок действия заверенной кем-либо ксерокопии трудовой книжки для Пенсионного фонда длится один месяц. Какие-либо новые записи в трудовой книжке в этот период делать не рекомендуется, так как копия будет считаться недействительной.

Что делать, если сотрудники Пенсионного фонда требуют трудовую книжку

Сотрудники Пенсионного фонда могут потребовать оригинал трудовой книжки, чтобы самим заверить копии. Это неправильно, так как законодательством предусмотрена работа сотрудников Пенсионного фонда с копиями трудовых книжек без нотариального заверения.

В этом случае лучше предоставить подлинник трудовой книжки с копиями. Сотрудник организации не имеет права отдавать работнику трудовую книжку по требованию. Выдается она только после увольнения. Поэтому вы правильно поступите, если попросите сотрудника отдела кадров (или доверенное лицо, имеющее доступ к хранению трудовых книжек) самого отнести нужные документы в Пенсионный фонд.

Не надо забывать, что повреждение или утеря трудовой книжки влекут за собой административную ответственность. Если утеряна трудовая книжка, то предусмотрено наложение взысканий: от 1000 рублей до 5000 рублей – для должностных лиц, от 30000 рублей до 50000 рублей – для юридических лиц.

Есть один момент, который облегчает заверку таких документов. Больших усилий заверение копии трудовой книжки для Пенсионного фонда не потребует, если вы закажете специальный штамп. Он будет содержать реквизиты в полном наборе, а вам останется только поставить печать и расписаться.

• Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-luchshe-zaverit-kopiyu-trudovoy-knizhki-dlya-pensionnogo-fonda