Корпоративная связь с личными номерами сотрудников, как учесть в бухучете

Корпкарта: как использовать, чтобы бухгалтер и налоговая были довольны

В феврале мы провели вебинар на тему «Как пользоваться корпоративной картой». Может показаться, что тема уже давно изъезженная. На самом деле нет. Мы получили тучу откликов и вопросов от предпринимателей.

В этой теме действительно много нюансов, которыми обычно не делятся бухгалтеры. Поэтому мы подготовили текстовый вариант для тех, кому не удалось посмотреть видео: что такое корпкарта, как можно использовать, какие нужны отчётные документы и что делать, если их нет. Читайте ниже.

Запись вебинара доступна по ссылке и ждёт тех, кому удобнее смотреть.

Корпоративная карта — это карта, которая выпущена банком и привязана к расчётному счёту вашей компании.

Иногда для корпоративной карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо придётся на такой счёт переводить деньги с основного счёта.

По сути, оплата по корпкарте — это точно такая же операция, как оплата по счёту, только удобнее, потому что можно платить на месте.

Неименные карты могут использовать все сотрудники компании, главное — отслеживать, кто именно совершает покупки. Если у вас такая карта, попросите сотрудников, имеющих доступ к карте, собирать все документы по операциям.

Что делать с корпоративной картой

Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное — не забывайте документы по каждой операции.

Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.

Оплата в интернете — тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар — товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.

Какие расходы по корпкарте уменьшают налог

Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.

Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов — валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.

А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань — это будет прямыми затратами на текущую деятельность.

Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.

Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:

• только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
• вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
• легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.

Котик в офис — это сложно принять к учёту, потому что придётся доказывать сотрудникам налоговой, что он собственными лапами увеличит число клиентов.

Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?

Все ООО, АО и другие компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты. Неподтверждённые покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами.

https://www.youtube.com/watch?v=yK_YhXcuejA

Если у вас ИП на УСН «доходы», Патенте и ЕНВД, можете совсем не отчитываться, так как налоговая не будет проверять расходную часть в целях налогового учёта, а обязанности ведения бухучёта у вас нет.

Индивидуальные предприниматели на УСН «доходы минус расходы» и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах — для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.

Ещё ИП могут рассчитываться корпкартой за любые личные покупки, наказаний за это не предусмотрено, просто такие расходы не будут влиять на налог.

Какие документы нужно собирать?

Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили — товар или услугу.

В документах должны быть реквизиты:

– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;

– название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;

– весь перечень и количество услуг или товаров;

– сумма оплаты;

– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.

Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок — дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке — тогда он будет полноценным закрывающим документом.

В менее крупных магазинах при оплате картой продавцы выпишут обычный кассовый чек, который выдают всем физлицам. К нему не забудьте попросить товарный чек. Если у вас УСН, вы без проблем сможете учесть полную стоимость покупки с такого чека в расходах. Если ОСНО — сможете учесть только сумму без НДС. Такой НДС нельзя принять к вычету и учёсть при расчёте налога на прибыль.

Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной — можете разработать для компании.

По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно — это будет быстрее и поможет избежать ошибок.

Можно снимать наличку по корпкарте?

Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так — выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.

Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать непотраченные деньги обратно на счёт. Их сумма будет отражена как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.

Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?

Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз — безопасная сумма. Когда снимаете больше, подключается финансовый мониторинг банка. Если финмониторинг заподозрит что-то неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.

А вносить деньги на счёт?

Вносить деньги на счёт можно только в трёх случаях:

• делаете займ компании;
• возвращаете средства;
• вносите выручку от реализации вашей продукции или услуг.

Для компаний на каждое внесение денег должен быть документ. На возврат подотчётных средств — это авансовый отчёт, где отражено, что выданные деньги от компании не использовались в полной объеме. Для внесения займа подтверждающим документом будет договор займа, в котором указаны сумма, дата внесения и срок возврата. Если розничная выручка — бухгалтер формирует расходно-кассовый ордер.

https://www.youtube.com/watch?v=O3A0uuPkpYI

Для ИП тоже нужно документально подтверждать внесение денег по корпоративной карте, кроме взноса личных средств. Взнос личных средств ИП налогами не облагается.

Источник: https://knopka.com/blog/188/

Расходы на сотовую связь

Различные варианты корпоративной связи, и как это влияет на эффективность работы персонала.

Современный рынок предлагает потребителю большое количество всевозможных электронных устройств, спектр возможностей которых может быть как широким, так и узкоспециализированным, что сказывается на ценовой политике продаж этих гаджетов.

Помимо функционала эти устройства могут отличаться мобильностью, такие модели пользуются большим спросом чем стационарные. Тем не менее, современные мобильные телефоны лидируют на рынке гаджетов, поскольку они могут заменить любой из них.

Действительно, мобильные операторы предлагают своим клиентам не только мобильную связь, о и интернет, ММS, SMS, push-to-talk и прочие опции, которые позволяют пользоваться всеми возможностями по передаче и получению данных самого различного формата.

Согласно статистическим исследованиям сотовой связью пользуются практически все жители России, но это не означает, что у сотовых операторов не увеличивается количество клиентов. Дело в том, что иметь несколько сим-карт разных провайдеров становится нормой, все больше человек покупают второй телефон, чтобы иметь возможность недорого общаться с различными абонентами.

Еще один сектор прироста новых пользователей мобильной связи ― это компании, которые предпочитают выбрать и подключить безлимитные тарифы (http://www.corporacia.ru) Билайн, Теле2, МТС или Мегафон и держать своих сотрудников постоянно на связи. Действительно, можно обязать сотрудника день и ночь быть доступным по рабочему телефону.

Профессии бывают разные, а потому в случае аврала специалист может понадобиться в любое время суток. При этом работник не может сослаться на то, что телефон отключили на неуплату, аппарат сломался и так далее.

На корпоративном плане всегда будут деньги, более того, звонки внутри сети корпоративного заказчика чаще всего бесплатные, что напрямую экономит средства на разговоры между подчиненными.

Вообще безлимитный корпоратив подразумевает бесконечное количество минут разговоров внутри сети, а потому корпоративные абоненты могут не считать время разговоров, обсуждая как рабочие вопросы, так и личные дела. Эта обычная практика в компаниях, если это не мешает рабочему процессу, то руководство закрывает на это глаза.

Что касается разговоров с абонентами других операторов, то оплаченные минуты совсем не бесконечны. Скорее, наоборот, в корпоративную безлимитку (http://www.corporacia.

ru/bezlimitnie_tarify) может входить заранее оговоренное число минут такого общения, а за превышение лимита компании придется доплатить. Это первый и не единственный подводный камень безлимитного тарифа от Билайн, МТС, Мегафон или Теле2.

При превышении установленного лимита на звонки по определенным направлениям, будь то определенные регионы или другие провайдеры, компании будет выставлен счет, который будет превышать планируемые траты на связь.

Если такие траты оправданы, то для определенной категории сотрудников можно повысить величину оплаченных минут на другие сети, а для всех остальных оставить на прежнем уровне, исключив возможность превышать лимит ― для корпоративных тарифов от Билайн, МТС, Мегафон подобная дифференциация является нормой хотя бы потому, что провайдер всегда готов предоставить массовому заказчику эту возможность.

https://www.youtube.com/watch?v=Di1ItFovKMQ

Безлимитный корпоратив для крупных компаний ― это стабильный крупный доход для любого мобильного оператора, а потому такие заказчики получают значительные скидки, индивидуальные условия тарифного плана, различные бонусы, подарки, опции, недоступные для физических лиц, возможность купить красивые номера Билайн (http://www.corporacia.ru/krasivie_nomera-beeline), МТС, Мегафон по минимальной цене и т.д.

Тем не менее, такие бонусы отнюдь не являются бескорыстным подарком со стороны провайдера связи, поскольку пользователь тарифа оплачивает приличный пакет услуг, а если добавить к этому большое количество абонентов, которое закупается для крупной компании, то для провайдера предоставление нескольких опций не представляет проблемы. Обслуживание связи крупного корпоративного клиента ― это приличная гарантированная прибыль. Отсюда следует простой вывод, что чем крупнее компания-заказчик, тем на большие уступки готов пойти провайдер.

Наличие у сотрудников корпоративного безлимита является важным элементов формирования корпоративного духа.

Вслед за Европой российские компании начинают вести работу над созданием сплоченной команды, которая нацелена на получение общего результата ― в качестве инструментов для создания такого сообщества единомышленников выступают корпоративные праздники и бесплатна телефонная связь.

Нет сомнений, что наличие такой связи вызывает чувство причастности к группе, чего и следовало добиться. Помимо этого дифференциация наборов доступных опций у различных категорий работников позволяет повысить статус конкретного сотрудника, предоставив ему возможность пользоваться в рамках корпоративной связи роумингом, интернетом и прочими услугами.

Если по условиям безлимитного тарифа компания оплачивает только фиксированное количество минут разговора, а остальные расходы работник должен оплачивать самостоятельно, то это значительно снижает как популярность подобного тарифа среди сотрудников, так и вызывает нежелание пользоваться мобильным телефоном для решения рабочих вопросов по истечению бесплатных минут. Такое ограниченное использование корпоративного безлимита значительно ограничивает его преимущества, но позволяет руководству найти работника даже в нерабочее время. Как правило, это вызывает недовольство и негативное отношение коллектива к такому решению вопроса. Если настроение в коллективе является важным фактором для достижения плановых результатов развития бизнеса, то стоит потратить больше денег на мобильную связь для персонала, но получить от них в итоге полноценную отдачу в работе.

(с) www.corporacia.ru

При приобретении сотового телефона необходимо установить на телефон SIM-карту. В соответствии с п. 2 Правил оказания услуг подвижной связи «SIM-карта» — карта, с помощью которой обеспечивается идентификация абонентской станции (абонентского устройства), ее доступ к сети подвижной связи, а также защита от несанкционированного использования абонентского номера».

Способ учета SIM-карт обязательно нужно закрепить в учетной политике организации для целей как налогового, так и бухгалтерского учета.

Для целей налогового учета расходы на приобретение SIM-карты будут включаться в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст.

264 НК РФ), для целей бухгалтерского учета — в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).

Рассмотрим два варианта учета SIM-карт.

Первый вариант

При приобретении SIM-карты, срок использования которой не установлен, организация осуществляет единовременный платеж.

Для целей налогового учета затраты на приобретение SIM-карты включаются в состав текущих расходов организации в том периоде, в котором они были произведены.

Чтобы не увеличивать трудозатраты, организация в учетной политике должна закрепить положение о том, что в бухгалтерском учете расходы по приобретению SIM-карт с неустановленным сроком использования учитываются в том периоде, когда эти расходы осуществлены.

Пример 1. С расчетного счета организации на расчетный счет оператора связи перечислены денежные средства за SIM-карту. Стоимость SIM-карты — 500 руб. (в том числе НДС — 76 руб.).

Данный платеж является единовременным.

В бухгалтерском учете организации используется субсчет 60-1 «Расчеты по авансам выданным».

Данные хозяйственные операции в бухгалтерском учете организации будут отражены следующим образом:

Д-т 60-1, К-т 51 — 500 руб. — перечислена предоплата за SIM-карту;

Д-т 19, К-т 60 — 76 руб. — начислен НДС;

Д-т 68, К-т 19 — 76 руб. — принят к вычету НДС;

Д-т 60, К-т 60-1 — 500 руб. — зачтена сумма предоплаты.

Второй вариант

При покупке SIM-карты расходы на ее приобретение зачисляются на лицевой счет абонента в счет оплаты будущих услуг связи. В бухгалтерском учете организации стоимость таких SIM-карт не учитывается.

Стоимость SIM-карты отражается на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные», до тех пор, пока оператор сотовой связи не выставит счет за оказанные услуги.

Пример 2. Воспользуемся условиями предыдущего примера, только теперь стоимость SIM-карты зачисляется оператором связи на личный счет абонента в счет оплаты будущих услуг сотовой связи. Через месяц за разговоры, произведенные по сотовому телефону в прошлом месяце, оператор связи выставил организации счет на общую сумму 300 руб. (в том числе НДС — 46 руб.).

В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом:

Д-т 60-1, К-т 51 — 500 руб. — оплачена SIM-карта;

Д-т 26, К-т 60 — 254 руб. — отражены в составе общехозяйственных расходов услуги связи (300 руб. — 46 руб.);

Д-т 19, К-т 60 — 46 руб. — учтен НДС, предъявленный оператором связи;

Д-т 68, К-т 19 — 46 руб. — принят к вычету НДС;

Д-т 60, К-т 60-1 — 300 руб. — зачтена часть стоимости SIM-карты в счет оплаты расходов на услуги связи.

Без мобильной связи в настоящее время представить себе хозяйственную деятельность предприятия практически невозможно. Техническое обеспечение такой связи решается двумя способами:

в служебных целях используются личные телефоны сотрудников с последующей компенсацией их расходов.

Каждый из них имеет как достоинства, так и недостатки. Рассмотрим эти способы.

Использование сотового телефона сотрудника

При использовании личных сотовых телефонов сотрудников в служебных целях у бухгалтера предприятия возникают вопросы возможности учета суммы компенсации в целях налогообложения прибыли организаций и необходимости налогообложения выплаченной компенсации. В основе решения этих вопросов лежат положения п. 1 ст. 252 НК РФ. Для того чтобы расходы на сотовую связь можно было учесть при расчете налога на прибыль организаций, должны одновременно выполняться условия, перечисленные в этом пункте:

размер таких расходов должен быть экономически обоснован;

эти расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, т.е. носить производственный характер;

указанные расходы должны быть документально подтверждены.

Документальное подтверждение расходов

Одной из причин возникновения конфликтов между налоговыми органами и налогоплательщиками является то, что действующим налоговым законодательством не определен точный перечень документов, на основании которых можно признавать расходы на сотовую связь в целях налогообложения прибыли.

По мнению официальных (налоговых и финансовых) органов в минимально необходимый комплект документов входят:

договор с оператором мобильной связи на оказание услуг связи;

перечень должностей работников, которым необходима сотовая связь для исполнения ими своих служебных обязанностей;

детализированные счета оператора связи.

Наличие первых двух документов никаких возражений у налогоплательщиков не вызывает, а вот по поводу детализированных счетов возникают споры.

Источник: https://warmedia.ru/%D1%80%D0%B0%D1%81%D1%85%D0%BE%D0%B4%D1%8B-%D0%BD%D0%B0-%D1%81%D0%BE%D1%82%D0%BE%D0%B2%D1%83%D1%8E-%D1%81%D0%B2%D1%8F%D0%B7%D1%8C/

prednalog.ru

В процессе деятельности работники пользуются телефонами. И многие компании оплачивают расходы на мобильную связь. Но при расчете налога на прибыль возникает вопрос: в какой сумме списывать расходы на телефонные переговоры. Отделять ли личные звонки от служебных, и как это правильно сделать? Как отразить в учете расходы на телефонные аппараты и сим-карты?

Как определить сумму расходов на мобильную связь?

Существует два способа для определения затрат на услуги связи для работников.

Основной способ – детализация переговоров, т.е. рассмотрение всех звонков, которые были произведены с телефонного номера, и вычленение из них служебных звонков.

Второй способ основан на первом. Сначала вы детализируете все телефонные переговоры с данного номера, чтобы знать конкретную сумму, которую работник тратит на служебные переговоры, а затем лимитируете расходы, т.е.

выдаете сотруднику определенную сумму ежемесячно для телефонных переговоров.

Перечисление денежных средств на телефонный номер можно сделать и без участия самого работника: путем перечисления средств с расчетного счета работодателя оператору связи.

Любой из этих способов должен быть ориентирован на какой-то экономически обоснованный документ. А для этого необходимо в компании разработать правила пользования служебными мобильными телефонами. Так руководителю будет проще контролировать звонки сотрудника. В правилах нужно учесть такие принципы:

1. Сотрудник может использовать телефонные переговоры только в рамках своих служебных обязанностей.

2. Телефонные звонки должны лимитироваться, лимит устанавливается руководителем компании в определенной сумме.

3. При использовании служебных телефонов в личных целях сотрудник обязан вернуть компании сумму за личные переговоры на основании ст.232 ТК путем ее удержания из его заработка или в кассу компании.

Данные правила подписываются лицом, отвечающим за услуги телефонной связи в компании, и главным бухгалтером, и заверяется подписью руководителя и печатью.

Преимущества и недостатки детализации переговоров

Преимуществом детализации разговоров является то, что руководитель может отследить служебные и личные звонки работника и увидеть, как работники используют свое рабочее время. К тому же обоснованность таких расходов легко доказать налоговикам, которые требуют детальный отчет.

Но бывают ситуации, когда трудно отделить служебные звонки от личных, например, когда родственники работника покупают продукцию компании и работнику приходится тратить время на разговоры с ними. К тому же для детализации расходов необходима выписка оператора связи, при заказе которой требуются дополнительные средства.

Преимущества и недостатки лимитирования

Преимущества лимитирования в том, что компания может оптимизировать расходы на мобильную связь, т.е. вы можете планировать бюджет, если заранее знаете суммы ваших расходов.

Недостатки лимитирования в том, что сотруднику может не хватать денег на переговоры и он будет должен оплачивать их из своего кармана. К тому же нужно будет проводить периодическую индексацию лимита в связи с повышением тарифов, сезонностью работ и пр. А это дополнительные затраты.

Как учесть расходы, если сотрудник вел переговоры в личных целях за счет компании?

Если телефон служебный, он зарегистрирован на компанию, соответственно, все выставляемые счета будут выписываться на компанию и оплачиваться ею в полном объеме. И это не зависит от того, были ли разговоры личные или служебные.

Но что делать с личными переговорами? Здесь все операции по учету расходов на мобильную связь зависят от того, возмещает ли работник расходы на телефонные переговоры или нет. Способ учета расходов здесь роли не играет.

Теперь поговорим о компенсации расходов на мобильную связь.

Сотрудник возмещает расходы на мобильную связь

Когда сотрудник возмещает расходы на личные переговоры, оплаченная им сумма учитывается в составе внереализационных доходов компании. Одновременно эту же сумму необходимо включить в прочие расходы компании (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если сотрудник не компенсирует расходы за личные звонки

Если сотрудник не возмещает работодателю плату за личные телефонные переговоры, то эту сумму учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Эти расходы не будут являться экономически обоснованными и никакого отношения к деятельности компании не будут иметь.

Рассмотрим случай на примере.

Пример 1. Компания на ОСНО учитывает расходы на мобильную связь.

В июне 2013 ООО «Альфа» заключило договор на оказание услуг мобильной связи с оператором, определив в условиях 100-%-ную предоплату.

В организации три абонентских номера, которыми пользуются главный бухгалтер, финансовый директор, и старший менеждер. Метод определения затрат и доходов в ООО «Альфа»- метод начисления.

В июне бухгалтер перечислил за услуги мобильной связи авансом 6500 рублей. Делаем проводку

Д-т 60 К-т 51= 6500 – перечисление денежных средств за мобильную связь

В июле 2013 был выставлен счет-фактура за услуги мобильной связи за июль на сумму 6254 руб. (в т.ч. НДС 954 руб.). При детализации номеров личных переговоров выявлено не было. Делаем проводки:

Д-т 26 К-т 60 = 5300 рублей (6254-954) -учтена стоимость служебных переговоров за июль 2013Д-т 19 К-т 60 = 954 рублей — входной НДС на мобильную связь

Д-т 68 К-т 19 = 954 рублей — входной НДС принят к вычету

Какими документами можно подтвердить расходы на телефонные переговоры по мобильному телефону?

Во избежание проблем с налоговой, при списании расходов на мобильную связь в компании должны быть следующие документы:

— правила пользования служебными мобильными телефонам;

— перечень работников, которые могут использовать служебные мобильные номера.

Оба эти документа утверждаются руководителем.

-должностная инструкция либо пункт в трудовом договоре, где прописано, что сотруднику для работы положен сотовый телефон.

— договор с оператором мобильной связи, детализированные ежемесячные счета.

Если работник использует личную сим-карту, необходима копия его договора с оператором, детализация его счета и заявление на возмещение затрат на мобильную связь.

Как учесть стоимость самих телефонов и расходы на корпоративные сим-карты?

Производственная необходимость иногда требует от работодателя покупку корпоративных сим-карт и телефонных аппаратов. Можно ли списать такие расходы в себестоимость? Можно, и здесь нет никаких проблем.

Корпоративная сим-карта принадлежит организации, а не отдельному сотруднику. Компания сама заключает договор с оператором связи, а затем передает сим-карту сотруднику на основании передаточного акта. Собственник сим-карты — это работодатель.

Расходы на покупку корпоративных сим-карт нужно отнести к прочим расходам (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). В основном, это расходы на стоимость самой сим-карты.

В этом случае учитывать эти расходы нужно по мере затрачивания денег (пп. 3 п. 7 ст. 272, п. 1 , 2 ст. 318 НК РФ).

Если собственник телефонного аппарата – компания, телефонный аппарат является корпоративным. Соответственно, он ставится на баланс. В связи с небольшой стоимостью (до 40000рублей), телефонные аппараты учитываются в составе материальных расходов и списываются в себестоимость целиком.

Если сотрудник использует личный телефон, имеет ли он право на компенсацию?

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник для работы использует свою сим-карту или использует свой личный сотовый телефон. Либо и сим-карта, и сам телефонный аппарат находятся в собственности сотрудника.

При использовании личного имущество в служебных целях, сотруднику положена денежная компенсация (ст. 188 ТК РФ). Размер компенсации и способы ее оплаты в законе не оговариваются.

Поэтому сумма компенсации может быть любой на усмотрение начальства. Только при этом необходимо оформить приказ о порядке выплаты компенсации за использование личных сотовых телефонов в служебных целях.

Эта компенсация в полном объеме включается с состав прочих расходов (пп. 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Можно ли учесть в расходах стоимость дополнительных услуг связи?

Часто операторы предоставляют дополнительные услуги связи для своих абонентов (международный роуминг, режим ожидания и переадресации вызова, ая почта, определитель номера и другие). Эти расходы при определении базы по налогу на прибыль можно списать как прочие (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документы, которыми можно подтвердить такие расходы – счета, акты и пр.

К тому же, необходимо доказать экономическую обоснованность таких затрат. Здесь нужно руководствоваться должностными обязанностями. Либо, как и по аналогии с мобильной связью: составить приказ о пользовании дополнительными услугами связи и список лиц, имеющих на это право.

Можно внести данные в трудовые договора сотрудников и прописать необходимые пункты в должностных инструкциях.

Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку «Получить книгу».

Источник: http://prednalog.ru/rashodyi-na-mobilnuyu-svyaz-kak-pravilno-oformit-i-uchest-v-zatratah/

Подключаем корпоративные симки и учитываем расходы

Постепенно стираются с памяти времена, когда даже не наши родители, дедушки и бабушки, а мы сами еще не пользовались мобильными телефонами, мессенджерами, социальными сетями и прочими «благами цивилизации». Да, имелся стационарный телефон дома, и он был на всех один.

Люди писали друг другу письма, отправляли телеграммы, на работе пользовались служебной связью, «сторонние» звонки осуществляли с помощью таксофонов в городе. За какие-то двадцать с лишним лет все кардинально изменилось. Теперь в офисе нужен не только «стационарный» интернет, но и мобильный.

Страница в социальной сети стала использоваться в качестве дополнения к резюме соискателя, а в мессенджерах начальники рассылают поручения своим подчиненным. Представить такое раньше было практически невозможно. И все-таки мы имеем это сегодня. Как ни крути, а нашему коллеге бухгалтеру нужно во все вникнуть, что-то даже отразить в бухучете.

Из нашей статьи вы узнаете, как подключить и вести учет расходов на корпоративную связь. Если в вашей компании этого нет, то ждите – скоро появится!

Жадина-говядина, соленый огурец…

Потребность в использовании корпоративной мобильной связи в виду динамично развивающегося коммерческого сектора сильна по определению и это едва ли можно опровергнуть.

Однако далеко не каждая организация может позволить себе такое «удовольствие», что и пододвигает ее руководителей к мысли как-то «сэкономить» на этом, предложив своим сотрудникам своеобразную сделку.

«У нас очень маленькая фирма, работаем в сфере полиграфии. Штат сотрудников в общей сложности равен пяти сотрудникам. Амбиций у нашего директора много, и он всеми силами старается привлечь каждого из работников, в том числе меня (бухгалтера), к поиску новых клиентов.

Понятное дело, что входящий поток обращений у нас оставляет желать лучшего, ибо он (директор) экономит не только на каждой мелочи, а на более серьезных вещах, например, на рекламе в городе. Вот и приходится нам всем звонить потенциальным клиентам «по-холодной». В офисе установлен один стационарный телефон и на всех его не хватает.

Мы уже смирились с этими звонками, но когда я ему предложила как-то решить вопрос со связью, он «посоветовал» мне немного подождать, обещая, что в следующем году все решит. Говорит, что пока этого сделать не может.

Ладно, я уже молчу о том, что вся эта работа никак не соотносится с должностными инструкциями, но есть и статья 163 ТК РФ, где работодатель просто обязан предоставить работникам все необходимые средства для обеспечения нормальной выработки. Не знаю, что и делать»…

Пример этого «убогого» положения нашей коллеги наглядно показывает, с какими сложностями приходится сталкиваться работникам, если их дирекция не решает вопрос с корпоративной связью. При этом не стоит смотреть на данный вопрос только в негативном ключе. Существует и более «цивилизованные» варианты его решения.

https://www.youtube.com/watch?v=H0dBYJtP91A

Читайте статью: «Что делать, если сотрудник просит переоборудовать его рабочее место»?

Как бывает еще?

В более порядочных по отношению к своим сотрудникам компаниях вопрос с корпоративной мобильной связью решается двумя простыми способами и их важно отличать между собой, т.к. они требуют различного документального оформления и бухгалтерского учета:

• Корпоративная сотовая связь: договор с сотовым оператором заключает работодатель, а сотрудникам выдаются в пользование сим-карты, принадлежащие работодателю;
• Компенсация расходов сотрудников на сотовую связь: каждый работник заключает договор с сотовым оператором от своего имени и использует личную сим-карту для служебных звонков.

История с нашим клиентом, как минимум, попадает под второй вариант компенсации расходов. Для того, чтобы последовать эту пути, необходимо отразить согласие работника на использование личного номера телефона в рабочих целях, а также непосредственно самого аппарата.

Как именно будет компенсироваться «амортизация» мобильного телефона, а также расходы на связь, должны будут решить работодатель и работник при приеме на работу или же непосредственно в процессе выполнения должностных обязанностей.

Вариантом такого локального акта может стать «Положение об обеспечении работника мобильной связью» с подписью генерального директора, а также печатью организации. Отразить данные расходы будет несложно:

Что касается подлинно корпоративной связи, то, как это было сказано выше, бухгалтеру не потребуется брать у сотрудника расписку о согласии на использование личного номера телефона, т.к. сим-карты будут приобретаться от имени и на имя организации, что автоматически предполагает безналичный способ оплаты. Наш клиент по услуге «Аренда 1С Предприятие» уже имел схожий опыт:

«Когда мы открывали с директором фирму, он поручил мне заняться оформление корпоративных сим-карт для новых сотрудников.

Обратившись к знаменитому сотовому оператору, нам порекомендовали подготовить следующий пакет документов: 1) Свидетельство ЕГРЮЛ; 2) Банковские реквизиты; 3) Доверенность на мое имя от генерального директора (если бы обращался он сам, то от него бы потребовался паспорт, а так пригодился еще и мой + копия директорского). Далее нам выставили счет, мы его оплатили и буквально через 5 рабочих дней нам прислали сим-карты. На мой взгляд, все получилось достаточно быстро и без каких бы то ни было хлопот. Впоследствии, пользуясь корпоративной мобильной связью, мне показалось, что это очень удобно. Скажу по секрету, иногда звоню и по личным делам. Какая разница, у нас все равно безлимитный тариф»…

Узнав о том, что в компании произошло подключение корпоративной мобильной связи, мы не забыли уточнить, как бухгалтер отражает в учете расходы на нее. Наиболее оптимальным вариантом оказался следующий способ:

Читайте статью: «Расходы организации. Делим на прямые и косвенные»

Есть нюансы

Источник: https://scloud.ru/blog/podklyuchaem_korporativnye_simki_i_uchityvaem_raskhody/

Как правильно оформить и списать в налоговом учете затраты на мобильную связь для сотрудников

Начну с того, что есть два способа учитывать расходы на мобильную связь. Первый – детализировать, то есть подробно просматривать перечень телефонных номеров, на которые звонили работники, отделяя рабочие от личных.

И второй способ – изначально лимитировать расходы на телефонные разговоры. То есть руководство компании определяет сумму, которую будут выделять сотруднику для оплаты телефона. К слову, необязательно выдавать работнику деньги, чаще всего оплату операторам связи компании переводят самостоятельно.

Чтобы определить сумму лимита, желательно сначала ввести в компании оплату переговоров путем детализации. Так вы сможете выяснить, сколько нужно на это денег реально.

В противном случае возможны конфликты из-за недостатка выделенных денег и возникающей у работников необходимости оплачивать рабочие звонки из личных средств.

Какой же вариант вам лучше выбрать? Подскажу дальше, на что ориентироваться. Но прежде отмечу: какой бы из способов вы не выбрали, разработайте правила пользования служебными мобильными телефонами (см. образец ниже. – Примеч. ред.). Этот документ поможет вам контролировать, как сотрудники расходуют средства.

Плюсы и минусы детализации

Очевидное преимущество детализации телефонных разговоров для вас, как бухгалтера, в том, что так вы будете готовы обосновать расходы на связь налоговым инспекторам. Ведь те зачастую требуют, чтобы у компании в наличии был детализированный счет. Ну и в целом плюс для руководства – можно следить, как сотрудники тратят свое рабочее время, кому звонят.

Однако есть и минусы. Возможны конфликты с работниками из-за перечня номеров, которые можно отнести к служебным. Например, менеджер отдела продаж может звонить своим родственникам и по работе, так как в настоящий момент они являются покупателями товара. Вдобавок детализация звонков может потребовать дополнительных затрат. В частности, придется постоянно заказывать выписки у оператора связи.

Плюсы и минусы лимитирования

Явный плюс лимитирования – компания может оптимизировать затраты на мобильную связь. Проще говоря, вы заранее знаете, сколько денег заплатите за переговоры того или иного сотрудника. А это позволяет планировать бюджет.

В противовес этому назову два очевидных минуса, которые встречались на моей практике. Во-первых, работники могут жаловаться на то, что им не хватает выделенной суммы. Во-вторых, вам периодически придется индексировать суммы лимита в зависимости от сезонности и объема работ. А это дополнительные расходы.

Что делать, если сотрудник вел личные переговоры за счет компании?

Заключив договор с оператором связи, компания должна будет оплачивать все выставленные счета за услуги мобильной связи в полном объеме. То есть независимо от того, служебные или личные переговоры вели ваши работники. Со служебными звонками мы разобрались.

А как быть с личными переговорами? Тут не важно, каким способом вы учитываете расходы на мобильную связь: детализируете или лимитируете. Все зависит от того, возмещает работник стоимость таких звонков или нет.

Сотрудник компенсирует стоимость звонков

Сначала разберем ситуацию, когда работник компенсирует затраты компании на его личные звонки. Действуйте так. После того как сотрудник возместит оплату телефонных переговоров, спишите потраченные суммы в составе прочих. Основание – подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Саму же сумму, которую возместит сотрудник, отразите как внереализационный доход.

Работник не возмещает плату за личные звонки

А вот обратная ситуация. Сотрудник не компенсирует работодателю потраченные на личные переговоры деньги. Так вот, стоимость личных звонков сотрудника при расчете налога на прибыль компания учесть не вправе. Поскольку такие затраты не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными.

Компания на общем режиме отражает в учете расходы на услуги мобильной связи

ООО «Вега» в июле заключило с оператором мобильной связи договор на оказание услуг на условиях 100-процентной предоплаты. Оператор предоставил организации два абонентских номера. По приказу руководителя ООО «Вега» мобильной связью вправе пользоваться коммерческий директор и главный бухгалтер.

Организация определяет доходы и расходы методом начисления. В июле «Вега» перевела на расчетный счет оператора авансовый платеж в размере 5000 руб. Проводка такая:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» КРЕДИТ 51
– 5000 руб. – перечислена предоплата за оказание услуг мобильной связи за август.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
– 4000 руб. (4720 – 720) – отражена стоимость служебных телефонных переговоров за август;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 720 руб. – учтен НДС на услуги мобильной связи;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
– 720 руб. – принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров.

Неизрасходованный аванс в размере 280 руб. (5000 – 4720) засчитывается в счет оплаты услуг связи в следующем месяце.

Какие документы необходимы,чтобы подтвердить расходы на мобильную связь

Без проблем списать затраты на услуги сотовой связи удастся, если в наличии есть следующий комплект документов. Во-первых, правила пользования служебными мобильными телефонами.

А во-вторых, утвержденный руководителем компании список работников, которым положена мобильная связь. Как вариант, все это можно закрепить в одном документе.

В-третьих, трудовые договоры или должностные инструкции в которых прописано, что для работы сотрудникам нужно использовать сотовый телефон. И наконец, в-четвертых, договор с оператором сотовой связи и детализированные счета.

Если сотрудник использует личную сим-карту, то еще понадобится копия договора работника, как физлица, с оператором связи. Также нужны счета оператора, в которых работник будет выделять деловые звонки. Их пусть подаст вам вместе с заявлением на компенсацию.

Как учесть расходы на корпоративные сим-карты и сами телефоны

Елена Юрьевна Сафарова окончила юридический факультет, работала адвокатом, до 2008 года работала в системе налоговой службы С 2008 по 2010 год — руководитель отдела правового консалтинга и судебных споров ЗАО «ЦБА». В настоящее время — консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом. Профессиональный лектор.

На семинарах мне часто задают вопрос: а можно ли списать расходы на покупку сим-карт и телефонных аппаратов? Конечно, можно. Главное, чтобы они были корпоративными.

Напомню, что корпоративной считается только сим-карта, которая принадлежит организации, а не работнику.

Организация может отнести затраты на их покупку к прочим расходам. Основание – подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но это относится только непосредственно к стоимости сим-карт. Ведь зачастую стоимость услуги по предоставлению номера и подключению к сети равна нулю.

При этом деньги, которые компания заплатила за сим-карты, оператор связи сразу зачисляет на счета абонентов. Тогда учитывать эти затраты нужно по мере расходования денег (подп. 3 п. 7 ст. 272, п. 1 , 2 ст. 318 НК РФ).

Сам телефонный аппарат считается корпоративным, если он в собственности компании. Поставьте имущество на баланс. Как правило, сотовые телефоны стоят дешевле 40 000 руб. Значит, это материальные расходы. Их можно списать целиком и сразу.

Можно ли списать компенсацию за то, что сотрудник использует личный телефон

Теперь рассмотрим такую ситуацию, довольно частую. Ваш работник использует свою сим-карту, чтобы вести служебные переговоры. Или же пользуется личным сотовым телефоном. Наконец, не исключено, что сим-карта и сама трубка принадлежат сотруднику.

За то, что человек использует для работы личное имущество, нужно выплачивать денежную компенсацию. Так сказано в статье 188 ТК РФ. Причем размер компенсации можно установить любой. Да и выплачивать деньги можно как угодно (либо наличными из кассы, либо на счет работника). Никаких требований и ограничений по данному поводу в законе нет.

Тут с налогом на прибыль все просто. Компенсацию можете списать в составе прочих расходов. Основание – подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Обратите внимание, что нужно оформить дополнительный документ, например приказ. В нем пропишите порядок выплаты компенсации работникам за использование личных мобильных телефонов.

Удастся ли учесть в расходах плату за дополнительные услуги связи

Операторы часто предоставляют своим клиентам дополнительные услуги связи.

Например, международный и национальный роуминг, ая/факсимильная почта, режим ожидания/удержания и переадресации вызова, определитель и антиопределитель номера и т. д.

При расчете налога на прибыль такие расходы списывайте как прочие. На основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но для этого, конечно, нужны подтверждающие документы – счета, акты и т. д.

Не менее важно подтвердить, что дополнительные услуги связи действительно необходимы для работы сотрудников. Здесь ориентируйтесь на должностные обязанности. Можно составить локальный документ, в котором будет прописано, кто и как может использовать дополнительные услуги связи. А можете сделать проще – внесите аналогичную информацию в трудовые договоры и должностные инструкции сотрудников.

Конспект подготовил Роман Тимохин

1. «Советы, с которыми вы легко учтете все интернет-расходы компании» («Семинар для бухгалтера» № 7, 2013).

2. «Как установить компенсацию работнику за то, что он использовал личное имущество для работы» («Семинар для бухгалтера» № 6, 2013).

3. «Коллеги рассказали, как безопаснее всего учитывать расходы на мобильную связь» («Семинар для бухгалтера» № 2, 2013).

Подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ В налоговом учете плата за услуги мобильной связи является прочим расходом.

В налоговом учете плата за услуги мобильной связи является прочим расходом.

1. К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся следующие расходы налогоплательщика:

25) расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи , вычислительных центров и банков включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, информационно-телекоммуникационная сеть «Интернет» и иные аналогичные системы);

Подпункт 3 пункта 7 статьи 262 НК РФ

В налоговом учете прочие расходы списывают целиком и сразу.

3) дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов , либо последнее число отчетного (налогового) периода – для расходов:

в виде сумм комиссионных сборов;

в виде расходов на оплату сторонним организациям за выполненные ими работы (предоставленные услуги);

Статья 188 ТК РФ

За то, что сотрудник использует для работы личное имущество, ему положена компенсация

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Место проведения: г. Москва
Тема: «Расходы на услуги мобильной связи»
Длительность: 7 часов
Стоимость: 8900 рублей
Компания-организатор:
Первый Дом консалтинга «Что делать Консалт»,
тел. (495) 784-73-75,
4dk-seminar.ru

Источник: https://otchetonline.ru/pomoshh-buxgalteru/buhuchet/34211-kak-pravil-no-oformit-i-spisat-v-nalogovom-uchete-zatraty-na-mobil-nuyu-svyaz-dlya-sotrudnikov.html