Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

Компенсация за использование личного автомобиля

Иногда работа связана с частыми поездками, для осуществления которых сотрудники используют свой личный транспорт. Если автомобиль в служебных целях используется по согласованию с руководителем, работник имеет право на получение компенсации. При этом денежное возмещение предусмотрено, даже если была осуществлена всего одна поездка.

Расчет размера возмещения

Выплаты производятся любому сотруднику компании, независимо от занимаемой им должности, который с разрешения руководства использует свое транспортное средство для служебных целей. В Трудовом кодексе РФ (статья 188) предусмотрено два вида денежной компенсации владельцу авто:

• Возмещение за пользование и естественный износ машины;
• Покрывание финансовых затрат, связанных со служебной эксплуатацией машины (выделяются деньги на приобретение бензина и т.п.).

В соглашении между сотрудником и начальством может быть указано, что сумма компенсации будет состоять сразу из двух этих частей.

В действующем законодательстве не указано никаких требований по поводу минимальной суммы выплат или схемы проведения расчета.

Но инстанции, контролирующие уплату налогов и взносов предприятиями, рекомендуют как основу для расчета денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, использовать такие официальные бумаги:

Поэтому стоит заключить с владельцем предприятия соглашение об использовании личного авто для осуществления рабочих поездок и в этом документе указать способ расчета денежного возмещения на свое усмотрение.

Наиболее часто устанавливаются расценки за каждый километр «служебного» пробега авто.

Как правильно документально оформить компенсационные выплаты

Денежное возмещение за служебные поездки сотрудника на личном автомобиле не облагается налогом. Но чтобы доказать, что выплаченная сумма не является заработной платой, необходимо правильно оформить документацию:

Обязательно составляется письменное соглашение между сотрудником и работодателем, которое оформляется как дополнение к трудовому договору. Если же использование личной машины для выполнения служебных заданий оговаривается на собеседовании при зачислении сотрудника в штат, условия компенсации расходов и за амортизацию авто прописывают в трудовом договоре отдельным пунктом.

К соглашению прилагается копия свидетельства о регистрации авто. Ведь финансовое возмещение предусмотрено, только если сотрудник использует в целях компании свое имущество. Спорным является вопрос компенсации, если сотрудник использует не личный транспорт, а тот, которым он пользуется по доверенности.

Обязательно наличие документов, подтверждающих факт совершения служебной поездки. Можно оформить путевые листы (это разрешено Постановлением Госкомстата России, вступившим в действие 28.11.97 года).

Можно учитывать «служебный» пробег, зафиксированный разными приборами, в том числе навигатором. Если для расчета размера выплаты не берут во внимание показатели километража, можно для ведения учета вести любые документы (маршрутный лист, журнал учета служебных поездок и т.

п.). Но если в документации учета служебного использования личного транспорта планируется вести документы своей формы, в них обязательно указываются реквизиты первичных официальных бумаг.

Кроме того, они должны быть утверждены согласно учетной политике предприятия (это предусмотрено в ст. 6 п. 3 и ст. 9 п. 2 закона «О бухгалтерском учете»).

Схема расчета размера выплат. Так как в законодательстве нет конкретных указаний по этому поводу, руководство может само определять схему определения суммы компенсации.

Например, это может быть фиксированная ежемесячная выплата.

Составление соглашения между руководителем и сотрудником – это важный этап. Ведь опечатки или неточности, присутствующие в документе, могут повлечь за собой дополнительные расходы предприятия на оплату налогов или страховых взносов.

Когда денежное возмещение облагается налогом?

Факт использования сотрудником личного автомобиля для выполнения служебных поручений должен указываться в бухгалтерских документах и отчетности. При этом налогом облагается не вся сумма компенсации, а только та часть, которая определена действующим законодательством.

Эти нормы распространяются на все организации и предприятия, в том числе и с упрощенной системой налогообложения.

Чтобы легче было определять размер обязательных страховых взносов, в Постановлении Правительства № 92 описаны основные категории транспортных средств с учетом объема мотора и размер выплат с учетом обязательного вычета налогов:

• Если объем двигателя автомобиля до 2000 кубов (легковые транспортные средства), то налогообложение вычитывается из суммы 1200 рублей;
• Когда объем двигателя более 2000 кубов, страховые взносы вычитывают с 1500 рублей;
• Для мотоциклов эта сумма составляет 600 рублей;

Если в служебных целях используются грузовые автомобили, то налоги вычитывают с полной суммы денежного возмещения. С 2017 года согласно ст. 272 НК РФ, компенсирование расходов на использование личного транспорта осуществляется только после обязательной уплаты налогов.

Порядок списания ГСМ при служебном использовании личного авто

Как именно предприятие должно определять расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство, указано в распоряжении Минтранса АМ-23-р («О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»). Этот документ утвержден Правительством РФ постановлением № 395 от 30.07.2004 года. Согласно этим нормативным документам, сотрудник получает возмещение, если:

• Была оформлена первичная документация по учету расходов ГСМ;
• Составлена ведомость потребления топлива (горюче-смазочных материалов другого вида) в бухгалтерии.

Порядок списания расходов на ГСМ определяется на каждом предприятии в индивидуальном порядке. Большинство компаний практикуют возмещение своим сотрудникам расходов на топливо и сопутствующие материалы по схеме, получившей название «Учет по лимитам».

Это значит, что в месячном бюджете компании закладывается определенная сумма компенсационных выплат. Если водитель превысил этот лимит и потратил больше денег, сверхрасходы ему не будут возмещены. Это условие обязательно прописывается в трудовом договоре, подписанном сторонами.

Кроме того, они могут быть указаныв других официальных бумагах.

Предприятию не обязательно устанавливать финансовый лимит. Существует много способов контролировать расход ГСМ на служебные нужды. Например, большинство работодателей предпочитают выдавать сотрудникам топливные талоны, которые дают право бесплатно заправлять автомобиль на конкретной автозаправочной станции.

Система «учета по лимитам» прекрасно зарекомендовала себя на предприятиях, сотрудники которых каждый день (периодически) передвигаются по одному и тому же маршруту, расходуя приблизительно одинаковое количество топлива за рейс.

В противном случае, чтобы компенсировать превышение лимита, необходимо специальное распоряжение руководства о выделении дополнительных средств на покрывание расходов.

Оно оформляется на основе справки, подтверждающей сверхлимитную стоимость ГСМ.

Источник: http://nebopro.ru/blog/carusepayoff

Оформление необходимых документов

В трудовом договоре между работодателем и водителем должен быть пункт о том, что работнику полагается компенсация за использование автомобиля в служебных целях.

Выглядит данный пункт (из трудового договора) приблизительно так:

Далее должен быть составлен приказ руководителя, в котором отражают размер компенсации, а также сведения относительно автомобиля, который будет использован в служебных целях. Это может выглядеть таким образом:

Основанием служит пункт 9 трудового договора, который мы приводили в качестве примера выше.

После того как срок действия договора истечет, нужно будет составить приказ. В документе следует указать причину разрыва договора, а также дату, с которой прекращается выплата компенсации. Приказ обязательно должен быть подписан главным бухгалтером предприятия.

При отсутствии необходимости использовать автомобиль сотрудника на постоянной основе имеет смысл заключить договор на разовое использование автомобиля сотрудника. Такой вариант также является законным. 

От чего может зависеть сумма компенсации?

Согласно ст.188 ТК РФ, работник вправе рассчитывать на два вида компенсации:

• за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
• на возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

В некоторых случаях компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях может облагаться НДФЛ.

Приведем пример. Предположим, что водитель не является собственником автомобиля. Транспортное средство принадлежит его брату. В этом случае работник заключает договор аренды со своим родственником. В такой ситуации на размер компенсации, получаемой служащим за использование автомобиля, будет начислен и подоходный налог.

Кроме того, на выплату компенсации за использование транспортного средства может влиять объем двигателя автомобиля. Размер выплаты компенсации меняется следующим образом:

• при объеме мотора до 2 тысяч см 3 выплачивается 1 200 рублей;
• при объеме мотора более 2 тысяч см 3 выплачивается 1 500 рублей;
• для мотоциклов  – 600 рублей.

Эти нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Нормы компенсации по грузовым автомобилям не установлены. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностью (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Сумма компенсации за использование автомобиля зависит от вида транспортного средства и от объема его двигателя из-за различного расхода бензина.

При выплате компенсации в превышении установленных норм, на суммы превышения начисляется НДФЛ.

Организация или ИП должны иметь определенный перечень документов, подтверждающих, что отсутствует база для начисления НДФЛ:

• документ, подтверждающий принадлежность используемого автомобиля работнику;
• расчет компенсации;
• путевые листы (несмотря на то, что Федеральный арбитражный суд Центрального округа в своем Постановлении по делу № А62-5333/2008 от 25.05.2009 года считает, что путевые листы в данном случае необязательны, во избежание споров с ИНФС рекомендуем не игнорировать их оформление);
• кассовые чеки на ГСМ, парковку и мойку.

Согласно п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, расходы, понесенные работником на ремонт, техобслуживание, запчасти, уплату транспортного сбора, прохождение техосмотра, которые за него выплачивает работодатель, являются доходом работника и облагаются НДФЛ.

Порядок выплаты компенсации

Существует ряд определенных правил выплаты компенсации:

• размер компенсации работнику за использование личного автомобиля в производственных целях выплачивается один раз в месяц;
• компенсация не начисляется, если личный автомобиль не эксплуатируется в производственных целях (работник находится в отпуске, командировке, на больничном); 

Источник: http://tbis.ru/kadry/kompensaciya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya

Проводки компенсация за использование личного транспорта

Трудовой договор, Дополнительное соглашение к трудовому договору

Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401)

Расчетная ведомость (ф. 0504402)

Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401)

Заявка на кассовый расход (ф. 0531801)

Выписка из лицевого счета получателя бюджетных средств (ф. 0531759)

Приложение к Выписке из лицевого счета получателя бюджетных средств (ф. 0531778)

1. Предварительные настройки

1.1. Для отражения расчетов по начисленным компенсациям в справочнике Контрагенты (меню Расчеты) необходимо создать условного контрагента Все сотрудники (для отражения з/пл в учете).

В реквизите Вид контрагента указывается Физическое лицо (рис. 1).

1.2. На закладке Расчетные счета/договоры карточки контрагента Все сотрудники (для отражения з/пл в учете) указывается условный договор, который будет использоваться для отражения обязательств по начислению компенсаций (рис. 2).

2. Начисление компенсации за использование личного транспорта в служебных целях

2.1. Для формирования бухгалтерских записей по данным о заработной плате, пособиях и компенсациях предназначен документ Отражение зарплаты в учете меню Расчеты (рис. 3).

Документ можно заполнять вручную или автоматически, с помощью загрузки данных полученных из иной программы, используемой для расчета заработной платы.

В данном примере рассмотрим режим ручного заполнения документа.

2.2. Дата документа устанавливается автоматически по текущей дате компьютера, при необходимости ее можно изменить (рис. 4). Номер — присваивается после записи.

Далее заполняются реквизиты шапки документа:

• ИФО — выбирается из справочника Источники финансового обеспечения (балансы), заполняется при необходимости;
• В группе Первичный документ указываются реквизиты первичного документа.

2.3. В табличной части документа выбором из выпадающего списка выбирается соответствующая операция, указываются КФО, КПС и КЭК. При необходимости в графе операции указываются дополнительные сведения.

Для операций начисления сумм по оплате труда и страховых взносов группа реквизитов Кредит заполнится автоматически. В группе Дебет необходимо указать счет дебета, для данного примера — 401.20.

Для операции удержания НДФЛ после указания КФО, КПС и КЭК реквизиты Дебета и Кредита заполнятся автоматически.

После проведения документа Отражение зарплаты в учете автоматически формируется документ Принятое денежное обязательство, реквизиты которого заполняются данными документа-основания (рис. 5).

В шапке документа необходимо указать лицевой счет, по которому принимается обязательство. В табличной части документа указывается условный Договор для отражения з/пл в учете.

Созданный документ Принятое денежное обязательство необходимо провести отдельно, после чего можно просмотреть сформированные проводки и распечатать Бухгалтерскую справку (ф. 0504833).

2.5. После проведения документа Отражение зарплаты в учете можно просмотреть сформированные проводки (рис. 6).

3. Перечисление компенсации за использование личного транспорта в служебных целях

3.1. Для отражения перечисления компенсации на банковскую карту сотрудника в программе используется документ Заявка на кассовый расход меню Казначейство/Банк (рис. 7).

Денежные средства для выплаты компенсации перечисляются организацией вместе с заработной платой совокупной суммой на специальный зарплатный счет. К документу перечисления (Заявке на кассовый расход) прилагается список работников с указанием их лицевых счетов и сумм, подлежащих зачислению на каждый счет.

3.2. При вводе нового документа реквизит Дата устанавливается автоматически по текущей дате компьютера, дату можно изменить вручную. Номер — присваивается после записи.

Далее заполняются реквизиты шапки документа:

• Лицевой счет — лицевой счет, с которого производится перечисление;
• ОФК/УФК — орган Федерального казначейства, в котором осуществляется обслуживание лицевого счета;
• Получатель платежа — банк, с которым заключен договор на перечисление денежных средств на пластиковые карты сотрудников;
• Счет получателя — зарплатный счет учреждения в этом банке;
• ИФО — выбирается из справочника Источники финансового обеспечения (балансы), заполняется при необходимости;
• Счет кредита – выбором из списка указывается счет бухгалтерского учета кассовых расходов, для данного примера 304.05.

3.3. На закладке Заявка заполняются:

• Договор или иное основание возникновения обязательств – из одноименного справочника выбирается договор организации с банком на перечисление заработной платы;
• Сумма платежа — сумма к перечислению;
• Признак авансового платежа — для данного примера устанавливается значение Нет;
• Очередность платежа — номер группы очередности платежа в соответствии со ст. 855 ГК РФ;
• Вид платежа — вид платежа;
• Срок платежа — в соответствии с Положением о безналичных расчетах реквизит не заполняется до указаний Банка России;
• Назначение платежа — многострочное текстовое поле для ввода информации о назначении платежа.

3.4. В табличной части на закладке Документ-основание (рис. 9) вводятся данные документов, служащих основанием платежа. В первой строке таблицы реквизиты автоматически заполняются значениями карточки документа-основания, указанного на закладке Заявка, при необходимости могут быть изменены.

Закладка Налоговый платеж в данном примере не заполняется.

Реквизиты закладки Контрагент по умолчанию автоматически заполняются значениями, указанными в карточке контрагента, выбранного в шапке документа (реквизиты Получатель платежа и Счет получателя), при необходимости они могут быть изменены.

3.5. В табличной части закладки Расшифровка (рис. 10) общая сумма кассовой выплаты (документа) детализируется по кодам бюджетной классификации для формирования разд. 3 Заявки на кассовый расход:

• КФО — код финансового обеспечения, допустимый хозяйственной операцией;
• Раздел лицевого счета — вид средств, за счет которых должна быть произведена кассовая выплата;
• КПС — по каждому виду средств указываются классификационные признаки счетов, по которым должны быть произведены выплаты;
• КЭК — соответствующий выплате код экономической классификации;
• Вид БК получателя, Код по БК получателя – вид и код бюджетной классификации, по которым должно осуществляться зачисление средств;
• Сумма — сумма в рублях по соответствующим кодам бюджетной классификации;
• Назначение платежа — заполняется, если назначение платежа меняется в зависимости от кода бюджетной классификации или сумм, указанных в Заявке;
• Примечание — в случае необходимости указывается в скобках код цели, а также иная информация, необходимая для исполнения бюджета.

3.6. Далее заполняется закладка Бухгалтерские операции (рис. 11). Здесь приводятся корреспонденции, которые будут сформированы при проведении документа.

Большинство реквизитов заполняются автоматически значениями, заданными в шапке документа и на закладке Назначения платежа.

В качестве Субконто 2 группы Дебет следует указать условного контрагента Все сотрудники (для отражения з/пл в учете).

Проведение документа Заявка на кассовый расход возможно только после установки флага Оплачено на закладке Исполнение.

После проведения документа можно просмотреть сформированные проводки (рис. 12) и распечатать Заявку на кассовый расход.

4. Отчеты, формируемые на основании введенных данных

4.1. Начисление компенсаций отражается в Журнале операций № 6 расчетов по оплате труда по ф. 0504071 (рис. 13) меню Бухгалтерский учет — Регламентированные регистры бухгалтерского учета.

4.2. Перечисление заработной платы, компенсаций и пособий по временной нетрудоспособности на банковские карты сотрудников отражается в Журнал операций № 2 с безналичными денежными средствами по ф. 0504071 (рис. 14) меню Бухгалтерский учет — Регламентированные регистры бухгалтерского учета.

Вероятно, уже совсем скоро компании и ИП, имеющие наемных работников, должны будут представлять в центры занятости сведения о численности сотрудников.

Президент РФ предложил свой вариант пенсионной реформы.

С 20.08.2018 действует новый сертификат ключа проверки подписи.

Если организация сдала дополняющую СЗВ-М на физлиц, сведений о которых не было в первоначальном отчете, до того, как об этой оплошности стало известно сотрудникам ПФР, штрафные санкции неправомерны.

К заморозке банковского счета приведет опоздание со сдачей расчета по страховым взносам на 10 и более рабочих дней (Федеральный закон от 29.07.2018 № 232-ФЗ).

Страхователи, состоящие на учете в филиале № 11 Московского Отделения ФСС, теперь должны обращаться в другие отделения Соцстраха.

ТИПОВАЯ СИТУАЦИЯ™ актуальна на 19 сентября 2018 г.

Как выплатить и учесть компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях

Источник: http://nskstars.ru/provodki-kompensacija-za-ispolzovan/