Имеют ли юридическую силу договора посланные по электронной почте?

Имеет ли скан договора юридическую силу и как правильно заключить его в электронной форме?

Для работы с компанией или ИП нужно заключить договор. Иногда контрагент предлагает обменяться подписанными сканами договоров по электронной почте. Имеет ли этот скан договора юридическую силу, если оригиналами вы так и не обменялись? Вдруг в дальнейшем у вас возникнут разногласия и контрагент заявит, что платить не будет, договор не подписывал, а этот ваш скан — «филькина грамота».

Практика обмена сторонами сканами договора и связанных с ним документов в электронной форме набирает популярность. Это помогает значительно ускорить процесс работы, особенно если контрагенты находятся в разных городах и регионах, либо по иным причинам не могут или не хотят подписывать «живой» документ.

1. Общие требования к форме сделки
2. Как правильно обмениваться скан-копиями и электронными документами?
3. Тонкости использования электронной почты
4. Если условия об электронном взаимодействии нет…

Давайте разбираться, когда можно работать по скан-копиям и как себя обезопасить от признания такого соглашения незаключенным или недействительным.

Общие требования к форме сделки

По ГК РФ сделку можно заключить письменно, устно, конклюдентными действиями и молчанием. Письменная форма может быть простой и нотариальной. Большинство сделок в обороте заключается в простой письменной форме. Для этого нужно составить договор и подписать его.

Времена, когда подписью считалась только собственноручно начертанная чернилами закорючка на бумаге, прошли. Сейчас в качестве подписи может выступать любой символ, текст, графический образ, лично добавленный человеком к тексту документа. (например, факсимиле).

ГК РФ устанавливает ряд случаев, когда договор должен обязательно быть составлен на бумаге:

• для этой сделки закон предусматривает нотариальную форму;
• договор нуждается в государственной регистрации (в основном это сделки с недвижимостью).

Что касается простой письменной формы, то закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, пересылать их по почте, факсом или телеграммой. Можно подписать договор, отсканировать его и послать pdf-документ по электронной почте. Статья 434 ГК РФ устанавливает два условия применения такого способа:

1. должна быть возможность достоверно установить, что документы отправили друг другу стороны сделки (если вы отправляет скан-копию по электронной почте, то в случае спора нужно будет доказать, что адрес почты принадлежит вам);
2. документ в электронном виде должен где-то храниться с помощью электронных, магнитных, оптических и аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Чтобы не было проблем с признанием юридической силы сканированного договора, нужно обязательно следовать определенным правилам, которые выработаны практикой.

Как правильно обмениваться скан-копиями и электронными документами?

Обычно вопрос юридической силы сканов договора встает при возникновении разногласий и претензий.

Например, клиент заявляет, что передумал сотрудничать, отказывается платить за выполненную работу, скан юридической силы не имеет и поэтому все отношения регулируются нормами о неосновательном обогащении. Там правила уже другие.

Чтобы не попасть в такую неприятную ситуацию, нужно заранее обезопасить себя на этапе заключения договора. Есть три варианта действий, которые позволят избежать признания договора незаключенным:

1. подписать договор квалифицированной электронной подписью (КЭП);
2. прописать в договоре, что стороны в подтверждение сотрудничества направляют друг другу подписанные скан-копии с последующим обменом бумажными оригиналами;
3. указать в договоре, что электронные копии документов, направленные по электронной почте, считаются подписанными простой электронной подписью и по юридической силе равны бумажным документам.

Первый способ предельно ясен. Для его применения у вас и вашего контрагента должна быть в наличии действующая КЭП (по старому — ЭЦП). Подписываете ею договор и ни у кого не будет вопросов. Согласно ч. 3 ст.

6 Федерального закона от 06.04.

2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный КЭП, признается равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Распечатывать, подписывать бумажный экземпляр и сканировать его не нужно. Подписать договор с помощью КЭП можно прямо в текстовом или pdf-редакторе.

При втором и третьем способе скан-копия считается подписанной простой электронной подписью (ПЭП), идентификатором которой выступает адрес электронной почты (о видах электронной подписи и их применении читайте здесь).

В соответствии с ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи электронный документ, подписанный ПЭП, признается равнозначным бумажному, подписанному собственноручной подписью только в случае прямого указания закона или соглашения сторон. Поэтому в самом договоре нужно обязательно указать, что электронный образ документа равен бумажному.

Второй способ предполагает последующий обмен бумажными оригиналами, поэтому формулировка может быть примерно такой:

«Договор заключается в следующем порядке:

1. Сторона 1 направляет Стороне 2 по электронной почте проект договора в виде электронного документа, что является офертой к заключению договора.

2. Акцептом Стороны 2 признается совокупность следующих действий:

2.1 направление подписанной с его стороны скан-копии договора в формате jpeg или pdf на адрес электронной почты Стороны 1;

2.2. последующее направление подписанного подлинника договора в адрес Стороны 1 посредством почтовой связи.

3. Сторона 2 обязана направить Стороне 1 подписанный экземпляр договора в течение 3 (трех) рабочих дней с момента получения подлинника договора, подписанного Стороной 1.

4. При неисполнении Стороной 2 обязанности, предусмотренной пунктом 2.2 настоящего Договора, он считается подписанным по истечении 10 (десяти) календарных дней с момента получения Стороной 2 подлинника документа, подписанного со стороны Стороны 1».

Этот вариант предполагает направление бумажного подлинника хотя бы одной из сторон и страхует ее на случай, если другая сторона не направит в ответ свой экземпляр.

Можно обойтись и без обмена бумажными экземплярами. Для этого в договоре укажите, что электронные скан-копии равнозначны бумажному договору, подписанному собственноручной подписью.

Формулировка может быть такой:

«Договор заключается путем обмена Сторонами его скан-копиями по электронной почте в формате jpeg или pdf. Направленные таким образом документы считаются подписанными простой электронной подписью и признаются сторонами равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью сторон».

Помимо условия об электронном взаимодействии в договоре нужно обязательно прописать адреса электронной почты каждой из сторон. Это важно. Значение имеет даже то, какой именно электронной почтой вы пользуетесь при переписке.

Тонкости использования электронной почты

При заключении договора путем обмена сканами основной риск состоит в доказывании того, что электронное письмо было отправлено именно контрагентом.

Обмениваться сканами лучше всего с доменной почты. Это электронная почта, которая привязана к доменному имени сайта. Ее адрес имеет вид «логин@имя_сайта.ru».

Приобретение доменного имени — процедура официальная. Часто оно совпадает или сходно с фирменным наименованием компании, товарным знаком, коммерческим обозначением и т. д. Когда вы видите в строке отправителя доменную почту, у вас больше уверенности в том, что написал и отправил его именно сотрудник компании, которой принадлежит домен.

Случается, что в договоре прописан один адрес электронной почты, однако скан договора был отправлен с другого адреса того же домена. Даже в этом случае суд может признать договор заключенным.

В 2015 году АС Поволжского округа рассматривал дело о взыскании пени за просрочку оплаты по договору поставки. Покупатель подал встречный иск о признании договора незаключенным.

Стороны обменивались договорами по электронной почты. Покупатель переписку не отрицал, но указал, что в договоре указаны иные адреса электронной почты. Поставщик должен был отправлять письма с адреса ivanov[@]himstalcon.ru. Но скан подписанного договора он отправил с другого адреса —  kosova[@]himstalkon.ru.

Суд установил, что оба адреса закреплены за сотрудниками поставщика и являются персональными адресами на домене компании.

«То обстоятельство, что часть такой переписки исходила с электронного адреса ivanov[@]himstalcon.ru, а часть с kosova[@]himstalkon.

ru, не может служить основанием для признания договора незаключенным, как не соответствующим условиям договора, поскольку указанные адреса созданы на домене «@himstalkon.

ru», принадлежащем истцу» (Постановление АС Поволжского округа от 27.10.2015 по делу № А57-15703/2014).

Если переписку ведет сотрудник компании с адреса, не указанного в договоре, у него должны быть полномочия на заключение договора. Поэтому попросите приложить еще и скан-копию доверенности. Иначе договор могут признать незаключенным, как в деле № А40-118301/2015.

Покупатель предъявил иск к поставщику о взыскании неустойки за то, что тот не поставил товар. Стороны обменивались документами по электронной почте. Договор предусматривал последующий обмен оригиналами, но этого сделано не было.

У сотрудника, который вел переписку от имени истца, не было полномочий на заключение договоров. Вдобавок между сторонами отсутствовало соглашение об электронном взаимодействии.

Из этого следует еще одна рекомендация: в договоре должно быть условие не только о его заключении по электронной почте, но и положение о допустимости обмена таким способом иными документами (счетами, актами, доп. соглашениями и т. д.)

Свой собственный сайт есть не у всех компаний и ИП. Поэтому переписку они ведут с адресов, зарегистрированных в общедоступных почтовых системах: Яндекс, Mail.ru, Gmail.com и т. д.

Установить, кто вам пишет с этой почты, сложнее, но тоже возможно. Для этого может потребоваться компьютерно-техническая экспертиза или нотариально заверенный протокол осмотра доказательств.

Итак, правила использования электронной почты следующие:

• рекомендуется вести переписку с доменной почты;
• писать только с тех адресов и на те адреса, которые указаны в договоре;
• у сотрудника, который ведет переписку по поводу заключения договора, должна быть доверенность на это.

Еще одна рекомендация — включить в текст договора в порядке ст. 431.2 ГК РФ заверения о том, что указанные адреса электронной почты действительно принадлежат каждой из сторон и они обязуются обеспечить конфиденциальность доступов к ним.

Тогда в случае спора суд скорее всего признает договор заключенным. Разумеется, если у него нет иных пороков, которые являются самостоятельным основанием для признания договора незаключенным (например, не согласованы все существенные условия).

Если условия об электронном взаимодействии нет…

Порой стороны обмениваются сканами договоров, хотя в нем нет ни единого слова об этом. Даже в такой ситуации иногда договор могут признать заключенным — если стороны приступили к его исполнению.

На помощь здесь приходит принцип «эстоппель» — запрет на противоречивое поведение сторон сделки. В ГК РФ он встречается в нескольких нормах, одна из них — п. 3 ст. 432.

Сторона не вправе требовать признания договора незаключенным, если ранее каким-либо образом подтвердила его действие, например, приняла от другой стороны полное или частичное исполнение, либо сама начала исполнять свои обязательства.

Так, уплатив аванс и приняв работу исполнителя на условиях, указанных в скан-копии договора, заказчик не вправе отказаться от уплаты оставшейся части, ссылаясь на его незаключенность. С его стороны это будет недобросовестным поведением.

О заключении договора может свидетельствовать также переписка по электронной почте по поводу сделки, подписание актов, протоколов, дополнительных соглашений. Иными словами стороны вели работу по исполнению договора и это подтверждают документы и письма.

Также суд скорее всего признает юридическую силу скана договора, если его стороны ранее заключали другие сделки таким же способом и исполняли их. При таких обстоятельствах обмен документами по электронной почте является привычным способом для сторон.

Если дело дойдет до суда, то не забывайте также про ч. 3 ст. 75 АПК РФ и ч. 1 ст. 71 ГПК РФ: они признают документы, полученные посредством сети Интернет письменными доказательствами.

Работать по сканам можно, нужно лишь делать это правильно. Если вы учтете в работе все нюансы, в которых мы сейчас разобрались, то можно не бояться признания договора незаключенным.

Источник: https://lawyerlife.ru/bezopasnost-biznesa/yuridicheskaya-sila-skana-dogovora.html

Подписание договоров по электронной почте | Teslit.ru — TESLA Trial Lawers

Дата подготовки материала: 12.03.2018

В настоящей статье мы рассмотрим:

1. Правовые конструкции, которые позволяют производить заключение договора по электронной почте;

2. Существующие требования к оформлению обмена договорами с помощью электронных средств коммуникации;

3. Слабые и сильные стороны различных текстовых конструкций;

4. Возможные спорные ситуации. Типовая аргументация. Наши рекомендации. Образцы для скачивания;

5. Наши предложения.

1. Правовые конструкции, позволяющие использовать электронную почту для обмена документами:

Обмен документами по email, точно исходящими от другой стороны	Простая электронная подпись (ПЭП) (не обязательно ЭЦП)
Гражданский Кодекс РФ ст. 434	N 63-ФЗ «Об электронной подписи»

2. Требования к оформлению обмена договорами с помощью электронной почты

2.1. Использование емайл для подписания документов через механизм ГК

Договор заключен по электронной почте будет иметь полную юридическую силу, если соблюдены требования закона. Они определены в  ст. 434 п.

2, п,3 Гражданского Кодекса РФ и гласят, что документ должен передаваться  исключительно с использованием каналов связи, позволяющими достоверно установить, что он отправлен одной из сторон договора.

Но существуют некоторые нюансы, рассмотрим их более детально.

Необходимо:

№	Действие	Обоснование
1	Внедрить в основной договор положения о подписании документов через электронную почту	Вод конструкции согласно п. 2 и 3 ст 434 ГК РФ
2	Подписать договор в оригинале	Отсутствие оригинала соглашения влечет последствия ч.1. ст. 162 ГК РФПри отсутствии оригинала договора поставки, факты поставки можно доказать, например, накладными, то заключение соглашения о подписании документов через электронную почту доказать будет практически невозможно.
3	Прописать все электронные адреса каждой из сторон в договорах	Это снимает проблему доказывания, что документ исходит от стороны. Иногда удобнее указать, что письма любых электронных адресов, имеющих домен @сайтстороны.ru считаются отправленными непосредственно от Стороны.Если этого не сделать, то даже при наличии в договоре оговорки о том, что возможно подписание документов по электронной почте, не исключено поражение в суде с формулировкой «направлен истцом с неустановленного адреса электронной почты»
4	Прямо указать список лиц каждой из сторон, уполномоченных на подписание документов по электронной почте.	Прямое представление полномочий на осуществление взаимодействия по договору с правом внесения изменений, подписания необходимых документов, актов приемки и пр (в зависимости от предмета договора) будет содержать элементы 182 ГК РФ. Для этого надо: Указать полномочия Указать ФИО сотрудников. Такое усиление стандартной конструкции необходимо, когда приемка работ/услуг происходит сотрудниками Стороны а не самим руководителем или же когда сотрудниками проводятся какие-то значимые действия для договора, например подача заявок и пр.Такой вариант также можно рекомендовать, когда услуги оказываются в течение длительного периода времени и не имеют выраженного и очевидного итого результата (например обслуживание систем пожарной безопасности) и при отсутствии журнала производства работ имеются риски оспаривания Заказчиком объемов оказания услуг и так далее.Несоблюдение этого правила может привести к поражению в суде

Требования к оформлению

2.2. Подписание документов по электронной почте через механизм Электронной подписи

Необходимо:

№	Действие	Обоснование
1	Внедрить в основной договор соответствующие положения или заключить отдельное соглашение об электронном взаимодействии	Ввод конструкции согласно N 63-ФЗ «Об электронной подписи»
2	Подписать указанный договор в оригинале	Отсутствие оригинала соглашения влечет последствия  ч.1. ст. 162 ГКПри отсутствии оригинала договора поставки, факты поставки можно доказать, например, накладными, то заключение соглашения о подписании документов через электронную почту доказать будет практически невозможно.
3	Выполнить все условия по содержанию договора об электронном взаимодействии	Определить понятие простой электронной подписи (ПЭП), указав в договоре, что простая ЭП содержится в самом тексте документа, составленном в электронном виде согласно пп.1. п.1 ст. 9 Закона. Определить, что электронный документ — этолюбое электронное письмо, направленное по каналам электронной связи, содержащее в теле письма текст или сканированное изображение документа. Установить правила идентификации лица, имеющего право подписывать электронный документ,указав, что все письма, поступающие от предварительно утвержденного списка электронных адресов и подписанные с помощью ключа, являются отправленными соответствующими уполномоченными лицами стороны согласно пп.2 п.1. ст. 9 Закона. Список уполномоченных лиц и список их адресов электронной почты должен быть содержать следующие элементы, установленные ст. 182 ГК РФ. Для этого надо: Указать полномочия каждого из сотрудников Указать ФИО сотрудников, имеющих право совершать те или иные действия Установить, что Стороны договора обязаны соблюдать конфиденциальность доступак ключам ЭП. Установить, что является ключом ЭП. 5.1. Можно закрепить за каждой стороной код, который будет указываться в сообщении и обозначающий, что документ подписан ЭП.5.2. Можно указать, что ключом является отправка письма с определенного адреса электронной почты без использования дополнительного кода. Этот вариант может быть рекомендован только для случаев использования корпоративной почты. Указать, что Сторона будет обязана обеспечить ограниченный доступ к компьютерам, на которых имеется доступ к корпоративной электронной почте, только через логин и пароль, известный соответствующему сотруднику и что все действия, совершенные под учетной записью данного лица, являются действиями уполномоченного лица.6. Установить порядок ЭП, например, через сличение кода, являющегося электронным ключом, либо сличением адреса отправителя с данными соглашения об электронном взаимодействии согласно п. 2. ст. 6 Закона

Конкретное решение зависит от задач Заказчика. В настоящее время можно подписывать документ, используя самые различные программные средства, даже текстовый редактор Word позволяет это сделать.

Договор, подписываемый по электронной почте должен соответствовать и другим требованиям закона в части согласованности предмета, формы и так далее.Однажды нам на экспертизу поступило сканированное изображение счета, в котором Истец требовал оплатить услуги по настройке программного обеспечения, без указания детализации работ и пр. Мы сделали вывод о том, что договор не заключен в связи с отсутствием согласованности предмета сделки. По этой же причине мы не станем рассматривать подобные примеры, такие как продажа квартиры с подписанием документов по емайл и прочие очевидные ситуации.

3. Слабые и сильные стороны различных конструкций

ГражданскийКодекс	Простая электронная подпись
Формат высылаемого документа	Сканированное изображение документа, подписанного руководителем	Текст в теле письма
Возможность использования личной  почты (не корпоративной)	ДА	Осложнено.Для использования личной почты, рекомендуется создавать код, который будет выступать в роли ключа электронной подписи. А для корпоративной электронной почты можно указать, что ключом является отправка письма с указанного адреса, так как владелец адреса осуществляет допуск к компьютеру, на котором используется данная электронная почта, только под логином и паролем, который известен только уполномоченному лицу.
Сложность внедрения	Просто.Путем внедрения необходимых пунктов в основной договор	Осложнено.Рекомендуется составлять соглашение в отдельном документе, так как закон возлагает дополнительные обязательства по конфиденциальности ключа пп.2 ч.2. ст.9. N 63-ФЗ.Также рекомендуется установить  необходимые внутренние документы  по информационной безопасности.
Резюме	Система проста во внедрении, но может быть неудобно отправлять отсканированные экземпляры документов, если их много.	Можно уверенно подписывать документы, отправляя их в текстовом виде, но в случае несоблюдения ряда требований, которые определяются законом, существует риск признание документов недействительными.

Подписание документов через конструкцию ГК, судам более понятен и встречается чаще. НО, на наш взгляд, для усиления надежности стоит дополнительно вносить фразы о том, что стороны еще и достигли соглашения о подписания документов путем простой электронной подписи, так как, если даже оппоненту удастся доказать несоответствие требованиям N 63-ФЗ, то суд будет оценивать ситуацию с точки зрения 434 ГК РФ.

4. Спорные ситуации в суде. Типовая аргументация. Рекомендации

На практике юридическая сила договора по электронной почте зависит от того, получилось обеспечить в полной мере соответствие документов требованиям закона или нет. В результате чего, спор часто переходит в судебную плоскость.

4.1. Как доказать что документ исходит от стороны

Часто оппонент заявляет, что

• Электронная почта, с которой было отправлено письмо, не принадлежит компании или уполномоченному сотруднику;
• Письмо было отправлено иным лицом(неуполномоченным и/или неизвестным), которое завладело электронной почтой руководителя;

Позиция суда зависит от материалов конкретного дела. Но на указанную аргументацию можно возразить

• Выдержкой из Постановления ВАС N 18002/12

• Стоит сделать запрос (судебный или адвокатский) регистратору о принадлежности Домена, если использовалась корпоративная почта.
• Стоит проверить кому принадлежит Товарный знак, если в почте он используется.
• Можно сделать запрос в ПФР о том трудоустроен ли работник, отправивший письмо у Ответчика. (ПФР не отвечает на адвокатские запросы, запрос необходимо делать в рамках 78 АПК)

В споре о подписании документов путем электронной подписи необходимо помнить о других средствах доказывания. Исследование судебной практики однозначно говорит о том, что использование аргументации, прямо не связной с конструкциями подписания документов по электронной почте, существенно усиливает позицию в суде:

4.2. Конклюдентные действия.

В споре о подписании документов путем электронной подписи необходимо помнить о других средствах доказывания. Исследование судебной практики однозначно говорит о том, что использование аргументации, прямо не связной с конструкциями подписания документов по электронной почте, существенно усиливает позицию в суде:

Например, если сторона отрицает подписание договора по электронной почте, но использует результаты работ, то это может говорить о выполнении работ.

Если даже сторонами не было достигнуто соглашение об обмене договорами по электронной почте, но лицо своими действиями подтвердило получение результатов работ, то такие работы должны быть оплачены

4.3. Акцепт оферты.

Если лицо оплатило счет-оферту, в котором было указано, что оплата данного счета является акцептом всех условий, изложенных в нем, если оферта счета содержит все существенные условия сделки, то можно сделать вывод об акцепте указанной оферты, даже если она была направлена с помощью емайл.

Формирование конкретной позиции по делу производится на основании деталей сложившейся ситуации, поэтому в рамках настоящей статьи сложно описать их все.

Типовое исковое заявление

Ниже приведен типовой пример текста для обоснования позиции в суде о том, что договор был подписан по электронной почте:

Скачать  в ворде

 5. Наше предложение

Специалисты компании TESLA trial lawyers имеют опыт подготовки и экспертизы документов для организации подписания договоров по электронной почте.

Наличие в штате адвокатов, существенно повышает шансы на победу, ведь в такой категории споров часто требуется сбор дополнительных доказательств, которые сам суд неохотно истребует, например, сведения о принадлежности домена, с которого было отправлено письмо.

Мы сможем для Вас:

• Внедрить в ваш документооборот удобные и безопасные конструкции  для подписания документов через email,  +провести необходимый инструктаж, разработать чек листы и сделать все необходимое.
• Оценить перспективы спора и выработать основные направления защиты

Цена: от 15 000р.

Срок: от 3 дней.

Автор исследования: Роман Яковлев

Источник: http://teslit.ru/2018/03/11/%D0%BF%D0%BE%D0%B4%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B4%D0%BE%D0%B3%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D1%80%D0%BE%D0%B2-%D0%BF%D0%BE-%D1%8D%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D0%B9/

Как заключить договор по электронной почте. Заключение договора по интернету судебная практика

Вряд ли в России еще остался юрист, никогда не сталкивающийся с договором, который сторона подписала, отсканировала и отправила контрагенту по электронной почте. Практика, безусловно, очень удобная, однако с этим связан вполне закономерный вопрос: имеет ли договор, заключенный подобным образом, юридическую силу? Попробуем разобраться.

Электронный документ, передаваемый по каналам связи
Как предусмотрено в п. 2 ст. 434 ГК РФ, договор в письменной форме может быть заключен в числе прочего путем обмена электронными документами, передаваемыми по каналам связи.

Под электронным документом, передаваемым по каналам связи, понимается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Данный термин появился в ГК РФ относительно недавно – в ходе масштабных изменений норм обязательственного права, вступивших в силу с 1 июня 2015 г. Практически сразу он породил своего рода эффект завышенных ожиданий, и ряд специалистов рассматривали произошедшие изменения в том смысле, что теперь договоры по электронной почте заключать можно.

Тем не менее это не совсем так. Как и раньше, в п. 2 ст. 434 ГК РФ содержится общее требование о необходимости достоверно установить, что тот или иной документ исходит от стороны по договору.

Это правило в равной мере применяется и к электронным документам, передаваемым по каналам связи, и поэтому далеко не каждый такой документ может свидетельствовать о соблюдении сторонами простой письменной формы договора.

Каким образом можно достоверно установить, что электронный документ исходит от стороны по договору?

Наиболее очевидный способ – это использование усиленной квалифицированной электронной подписи. Как предусмотрено в Федеральном законе от 06.04.

2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», документ, подписанный такой подписью, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно.

По существу, с точки зрения закона именно использование такой подписи на электронном документе может сформировать достаточную уверенность в том, что его подписало определенное лицо.

Если стороны обменялось сканами подписанного договора по электронной почте, то этот способ, конечно же, не позволяет достоверно установить, что договор исходит именно от стороны по договору. А раз так, то и говорить о заключении в данном случае договора в простой письменной форме, как это предусмотрено в ст.434 ГК РФ, как минимум, проблематично.

Судебная практика по использованию сканов договоров

Надо признать, что судебная практика, которая складывается по данному вопросу в настоящий момент, является весьма разнородной. Как показывает анализ, шансы отстоять свою позицию все-таки есть, и о наличии договорных отношений могут свидетельствовать следующие индикаторы.

· Очевидные доказательства реальных переговоров по электронной почте с согласованием существенных условий будущих отношений.· Наличие реальных отношений, подтверждаемых систематическим документооборотом в электронной форме.

· Указание в договоре на применяемые электронные адреса, созданные в домене контрагентов, их реальное использование.

· Пересылка скана договора с электронной почты руководителя организации с указанием в его подписи его ФИО, должности, наименования организации и т.п.

В свою очередь, наличие скана договора может быть недостаточным при наличии следующих обстоятельств.· Отсутствие электронной переписки.· Отсутствие ясности относительно полномочий лица, ведущего переговоры.· Использование электронной почты на mail.ru, gmail.com, yandex.ru и т.п.

· Сомнения относительно четкости и ясности скана с признаками фальсификации.

Методы подтверждения юридической силы договоров, заключенных по электронной почте

Дополнительно к приведенным выше индикаторам на практике выработан ряд инструментов, которые можно использовать для обоснования юридической силы договора, заключенного посредством обмена сканами по электронной почте.

Подтверждение заключения договора конклюдентными действиями стороны договора

Как следует из п. 3 ст. 438 ГК РФ, совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора, по общему правилу, считается акцептом.

Иными словами, если стороны обменялись сканами по электронной почте и одна из сторон приступила к его исполнению (поставила товар, оплатила аванс и т.п.), то фактически эта сторона как бы акцептовала оферту другой стороны. Тем самым существование договора подтверждается.

Источник: https://www.advokatorium.com/index.php/ru/knowledge/kak_zaklyuchit_dogovor_po_elektronnoj_pochte

Можно ли заключать договоры по электронной почте и как это правильно сделать

Андрей Чумаков – о том, как юридически грамотно «легализовать» обмен электронными документами

IT-инструменты, которые использует Андрей Чумаков

• 1С:Бухгалтерия
• КонсультантПлюс
• Tilda
• MODx

Заключение договора по электронной почте стало обычной практикой в российском малом и среднем бизнесе.

Партнёры по сделке могут находиться на разных концах мегаполиса, в разных городах и даже в разных странах – и большие расстояния не являются проблемой для заключения договора. Но у многих предпринимателей и корпоративных юристов есть определённые опасения по поводу юридической силы такого рода документов.

О том, как правильно заключать договоры по электронной почте, порталу Biz360.ru рассказал основатель компании NewLawyers Андрей Чумаков.

Досье

Андрей Чумаков, юрист-предприниматель, основатель компании NewLawyers. Имеет высшее юридическое образование, является кандидатом юридических наук.

Более 10 лет работал в одной из компаний «Большой четвёрки», где занимался сопровождением сделок M&A, реструктуризацией и подготовкой бизнеса к приходу инвесторов, представлением интересов инвесторов и стартапов в ходе переговоров. Совместно с партнёрами запустил сервис  NewLawyers.

Lite, который помогает компаниям малого и среднего бизнеса экономить на юридическом обслуживании при сохранении высокого уровня юридической защиты бизнеса.

Имеют ли юридическую силу сканы договоров, пересылаемые по электронной почте

Договор в письменной форме может быть заключён, в числе прочего, путём обмена электронными документами. С юридической точки зрения под таким документом понимается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Таким образом, можно предположить, что если скан договора был отправлен по электронной почте, то этого достаточно для признания договора заключённым. Однако этот вывод верен только в том случае, когда, как требует закон, есть возможность достоверно установить, что договор исходит от второй стороны.

Далеко не каждое сообщение, отправленное по электронной почте, такую возможность даёт. Более того – когда вы получаете от вашего контрагента сообщение с приложенным к нему сканом договора, то вы на самом деле не знаете, кто конкретно его отправил и какими полномочиями он обладал.

Каким же образом можно достоверно установить, что договор, отправленный по электронной почте, исходит от второй стороны?

Наиболее очевидный способ – это использование усиленной квалифицированной электронной подписи.

Как предусмотрено в федеральном законе «Об электронной подписи» (N63-ФЗ от 6 апреля 2011 года), документ, подписанный такой подписью, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

По существу, с точки зрения закона, именно использование такой подписи на электронном документе может сформировать достаточную уверенность в том, что его подписало конкретное лицо.

В настоящий момент существует достаточно большое количество специализированных облачных сервисов, которые позволяют обмениваться электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью, даже без установки специализированного программного обеспечения на локальный компьютер.

Методы подтверждения юридической силы договоров, заключённых по электронной почте

Впрочем, если вы всё же пошли простым путём и ограничились заключением договора по электронной почте, то отчаиваться не стоит. Дело в том, что судебная практика, которая складывается по данному вопросу, всё-таки оставляет хорошему юристу шанс защитить интересы своей компании в случае возникновения спора с контрагентом.

Как показывает анализ, о наличии договорных отношений могут свидетельствовать следующие индикаторы:

• Очевидные доказательства реальных переговоров по электронной почте с согласованием существенных условий будущих отношений;
• Наличие реальный отношений, подтверждаемых систематическим документооборотом в электронной форме;
• Указание в договоре на применяемые электронные адреса, созданные в домене контрагентов, и их реальное использование.
• Пересылка скана договора с электронной почты руководителя организации с указанием в подписи его ФИО, должности, наименования организации и т.п.

В свою очередь, скана договора может быть недостаточно при наличии следующих обстоятельств:

• Отсутствие электронной переписки, опосредующей обмен сообщениями по электронной почте;
• Отсутствие ясности относительно полномочий лица, ведущего переговоры;
• Использование электронных ящиков на сервисах mail.ru, gmail.com, yandex.ru и т.п.
• Сомнения относительно чёткости и ясности скана при наличии признаков фальсификации

Кроме того, есть несколько дополнительных рекомендаций, выполнение которых может помочь вашему юристу защитить ваши интересы в суде.

1. Подтверждение договора его фактическим исполнением

Закон говорит, что если одна сторона предложила другой стороне заключить договор (сделала оферту), а другая сторона просто приступила к его исполнению (совершила акцепт), то договор можно считать заключённым.

Иными словами, если вы послали вашему контрагенту скан подписанного договора по электронной почте, и контрагент начал его исполнять (поставил товар, оплатил аванс и т.п.), то он фактически подтвердил существование этого договора. В судебной практике периодически случаются дела, подтверждающие правильного такого подхода.

2. Фактическое заключение договора

Также в законодательстве содержится положение, согласно которому если одна сторона приступила к исполнению договора (например, поставила товар), а другая сторона это исполнение принимает (например, оприходует товар на склад), то впоследствии она, по общему правилу, не вправе требовать признания этого договора незаключённым.

Иными словами, если вы, например, обменялись сканами договора по электронной почте, частично отгрузили товар и контрагент его принял и вообще ведёт себя так, как будто происходящее не является для него чем-то необычным или неожиданным, то можно вести речь о фактическом заключении указанного договора, ведь стороны приступили к его исполнению.

3. Последующее одобрение договора

Наконец, последняя идея, которой можно воспользоваться в случае судебного спора. Закон говорит, что если сделку от имени организации заключил представитель без полномочий, а впоследствии организация эту сделку одобрит, то она рассматривается в качестве заключённой от имени организации. Причём не с момента одобрения, а с момента её заключения неуполномоченным представителем.

Примечательным в данном случае является то, насколько широко трактуется понятие «последующего одобрения» сделки. Под ним, в частности, могут пониматься:

• письменное или устное одобрение — независимо от того, кому оно адресовано;
• признание представляемым претензии контрагента;
• иные действия представляемого, свидетельствующие об одобрении сделки (например, полное или частичное принятие исполнения по оспариваемой сделке, полная или частичная уплата процентов по основному долгу, равно как и уплата неустойки и других сумм в связи с нарушением обязательства; реализация других прав и обязанностей по сделке, подписание уполномоченным на это лицом акта сверки задолженности);
• заключение или одобрение другой сделки, которая обеспечивает первую или заключена во исполнение либо во изменение первой;
• просьба об отсрочке или рассрочке исполнения;
• акцепт инкассового поручения.

Альтернатива обмену сканами по электронной почте

Есть ещё один способ «легализовать» обмен юридически значимыми документами в электронной форме, если по каким-либо причинам использование усиленной квалифицированной электронной подписи, о которой говорилось выше, представляется вам неудобным.

Этот способ предполагает заключение т.н. соглашения между участниками электронного взаимодействия. С его использованием можно, в частности, договориться об обмене договорами по электронной почте, причём такая корреспонденция будет иметь юридически значимый характер.

Подписывать такое соглашение в виде отдельного документа совсем необязательно. Соответствующие правила вполне могут быть внедрены в любое другое соглашение, которое вы заключаете с контрагентом: даже в соглашение о намерениях (при условии придания этим положениям юридической силы), в предварительный или в рамочный договор. 

Есть ещё один важный момент, о котором необходимо помнить. В вашем стандартном договоре, скорее всего, имеется положение, предусматривающее, например, что любое уведомление, направленное с определённого адреса электронной почты, является надлежащим уведомлением.

Важно понимать, что такой (или аналогичной) фразы недостаточно для появления соглашения между участниками электронного взаимодействия. Это связано с тем, что закон предусматривает целый набор условий, которые необходимо включить в договор, чтобы он приобрёл статус соглашения между участниками электронного взаимодействия.

Поэтому обратитесь к вашему юристу, чтобы он всё грамотно зафиксировал.

Источник: https://biz360.ru/materials/mozhno-li-zaklyuchat-dogovory-po-elektronnoy-pochte-i-kak-eto-pravilno-sdelat/

Юридическая сила документов, передаваемых по факсу и электронной почте

В XXI веке всеобщей глобализации факсимильная и электронная связь – самые популярные способы обмена информацией. Мобильность и возможность обмениваться документами за считанные секунды, находясь в разных городах и странах, уже давно считается чем-то само собой разумеющимся.

Вот только с использованием документов, переданных по факсу или электронной почте, в суде возникают свои нюансы. Ведь назначение документа – доказывать своим существованием определенные факты, обстоятельства. И если он не имеет юридической силы, т.е.

в спорных ситуациях не может быть признан доказательством в суде, то толку от него мало! Поэтому давайте разберемся, что нужно учесть при работе с такими документами, чтобы обеспечить им юридическую силу.

Доказать факт передачи факсимильного или отправленного по электронной почте сообщения сложно. Особую значимость приобретают вопросы авторства, подлинности и конфиденциальности документов. Ведь в него внести изменения легче, чем в бумажный документ.

Информацию можно утратить не только по чьему-либо злому умыслу, но и из-за технических сбоев.

Конечно, есть способы повысить надежность доставки сообщения: подтверждение получения (прочтения) письма, электронная цифровая подпись (далее – ЭЦП), контрольная сумма…

Иногда законодательство предусматривает требования к форме для некоторых видов документов. Например, нотариально удостоверенные документы и документы, требующие последующей регистрации в органах управления, оформляются только на бумаге.

Заключать ли договор «по факсу»?

В судебной практике встречаются дела, в которых деловая переписка сторон (а иногда и заключение договоров) велась по факсимильной связи или электронной почте.

Судебно-арбитражная практика

Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от 12.10.1999 по делу № КГ-А40/3285-99 не принял во внимание пояснения ответчика о том, что договор заключался в порядке ст. 434 ГК РФ путем обмена документами с помощью телефаксов.

Возражения истца были таковы: номер факса, с которого якобы посылался подписанный истцом договор, истцу никогда не принадлежал и истец им никогда не пользовался.

Поскольку нет доказательств, что документ действительно исходит от стороны по договору, нет и основания для признания договора заключенным в порядке, установленном п. 2 ст. 434 ГК РФ.

Оперативность в работе территориально удаленных партнеров важна. Но и отгружать товар (предоставлять услуги) по договору, который потом будет оспорен, рискованно: товар будет отгружен (услуга оказана), а денег вы можете так и не дождаться. Поэтому гораздо чаще поступают иначе:

– сначала заключают договор в письменной форме путем составления одного бумажного документа, подписанного сторонами;

– а впоследствии налаживают оперативный обмен документами, составляемыми во исполнение этого договора, с помощью почтовой, факсимильной, электронной или другой связи. Причем необходимо прописать в договоре, какие из последующих документов и при каких условиях обе стороны будут признавать имеющими юридическую силу.

Наличие в письменном договоре условия о возможной передаче документов по факсу или электронной почте рассматривается судом как соглашение о передаче документов любым подобным способом.

Такой подход к делу менее рискован.

Кстати, документы, переданные в электронной форме, использовали в судебной практике еще в советский период. Но если арбитражные суды без оговорок считают их доказательствами, то суды общей юрисдикции до недавнего времени такие документы вообще не использовали.

Статья 71 Гражданского процессуального кодекса РФ указывает, что документы, полученные при помощи электронных видов связи, могут выступать доказательствами, но вот нормы, в каких случаях их использовать, нет. В результате такие документы редко применяются в гражданских процессах: требование о подтверждении их достоверности есть, а вот механизм подтверждения не установлен.

Факсимильные документы

Когда договор заключается с помощью факса, он имеет силу, пока одна из сторон его не оспорит.

Чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, согласно гражданскому законодательству, нужна его идентификация. В реквизитах сторон договора фиксируются номер факса, адрес и название организаций.

Те же данные должны присутствовать на факсимильной копии, это позволит определить время и отправителя документа.

Судебно-арбитражная практика

Предметом рассмотрения в Международном коммерческом арбитражном суде при Торгово-промышленной палате РФ (далее – МКАС при ТПП РФ) стал вопрос о действительности изменений контракта, совершенных посредством сообщений по факсу. Доводы ответчика об их недействительности, поскольку они не были совершены в письменной форме, не были признаны обоснованными.

Истец доказал, что:

• факсимильные сообщения об изменении условий поставки товара были выполнены на бланках московского представительства фирмы ответчика, подписаны представителем ответчика, являющимся тем же лицом, которое подписало с истцом основной контракт и чьи полномочия сторонами не оспариваются;
• в верхнем левом углу факсов имеется отбивка, содержащая название отправителя – фирмы ответчика и номер факса (который принадлежал представительству этой организации в Москве).

Не имеет значения, какой факс использовал для передачи сообщений представитель ответчика (установленный в его офисе или в офисе представительства). Поэтому МКАС при ТПП РФ сделал вывод о том, что указанные документы действительны и направлялись именно ответчиком.

Судебно-арбитражная практика

Ссылаясь на невыполнение заказчиком его обязанностей, предусмотренных контрактом, подрядчик расторг контракт и требовал погашения задолженности.

Но, по утверждению заказчика, оставшаяся часть задолженности им уже была погашена путем перечисления средств на счет, принадлежащий подрядчику в АКБ «СБС-АГРО».

Спор разгорелся из-за того, что важное письмо подрядчик отправил по факсу, а заказчик утверждал, что не получал его.

Подрядчик своим письмом информировал заказчика о том, что его счет в АКБ «СБС-АГРО» не является оперативным с 17.08.1998 г., а также дал указание оплатить выставленные счета на счет в иностранном банке.

Данное письмо было отправлено факсимильной связью, и подрядчик представил аппаратное доказательство отправки письма, датированное 28 августа 1998 г.: отметку факса об отправлении «Aug 28 1:54 PM» и отметку аппарата заказчика о получении факса «Aug 28 1:55 PM».

Заказчик же не представил доказательств того, что письмо не было им получено 28 августа по факсу: журнал регистрации входящих факсов и документов заказчиком велся нерегулярно (о чем свидетельствует приобщенная к делу копия журнала) и в нем не значатся многие полученные факсы, а не только спорное факсимильное письмо подрядчика. В результате МКАС при ТПП РФ счел доказанной задолженность заказчика в сумме, указанной в исковом заявлении.

Пример 1

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

Но наличие наименования отправителя и номера факса на факсимильном документе не всегда может убедить суд. Здесь тоже есть риски. Ведь отбивку можно смоделировать, перепрограммировав факс или воспользовавшись графическим редактором.

Поэтому, чтобы дополнительно подтвердить время и факт отправки / получения документа по факсу, следует еще вести журналы учета входящей и исходящей корреспонденции. Записи в подобных журналах служат дополнительными доказательствами.

Организация-отправитель в своем журнале исходящей корреспонденции должна фиксировать отправку документов, осуществляемую не только курьером или по обычной почте, но и по факсу1 (см. Пример 1). Если сложно организовать регистрацию всех факсимильных сообщений, то это нужно делать по крайней мере в отношении наиболее важных из них.

Если при этом факсимильное сообщение будет зарегистрировано и в журнале входящей корреспонденции организации-получателя, то это будет дополнительным основанием его юридической силы для суда. Если же его там не окажется, то наличие регистрации в журнале организации-отправителя все равно будет принято судом во внимание.

А дальше все будет зависеть от совокупности факторов, которые стороны представят на рассмотрение суду.

Если журнал регистрации ведется в письменном виде вручную (что усложняет последующее искажение его содержания), то его представление в оригинальном виде на судебном разбирательстве будет убедительным доказательством. Хотя возможно и представление заверенных копий листов журнала. Лучше, если это будет нотариально заверенная копия. Ей больше поверят, чем копии или выписке, заверенной руководителем предприятия.

Если нужно доказать отправку или принятие факса, а аппаратного уведомления и возможности представить выписку из журнала регистрации нет, то можно просить суд направить запрос оператору связи. В ответ на него предоставляется информация об абонентах и времени отправки (приемки) сообщений между интересующими номерами факсов.

Документы, переданные по электронной почте

Электронный адрес отправителя – один из реквизитов, идентифицирующих документ.

Но часто возникает серьезная проблема с установлением личности отправителя документа, ведь при формировании электронного адреса может быть использовано любое, в том числе и вымышленное имя пользователя.

Технически можно установить, с какого именно компьютера отправлен документ, но сложно персонифицировать отправителя и гарантировать, что отправка произведена уполномоченным лицом.

К тому же в практике часто приходится сталкиваться с различного рода недобросовестностью и злоупотреблениями со стороны отправителей электронных сообщений. Так, в суде заинтересованная сторона может настаивать на том, что доступ к почтовой программе имеет широкий круг лиц, и доказательства отправки спорных документов уполномоченным лицом отсутствуют, даже если она была произведена с его компьютера.

Единственный закон, устанавливающий случаи и порядок использования аналогов подписи – это Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ. Он говорит, что ЭЦП представляет собой реквизит электронного документа, призванный обеспечивать:

• удостоверение источника документа (могут быть подписаны такие поля документа как «автор», «внесенные изменения», «метка времени » и т.д.);
• защиту документа от подделки (ЭЦП становится недействительной при случайном или намеренном изменении документа);
• идентификацию владельца сертификата ключа подписи (лица, подписавшего документ).

В соответствии с Законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ ЭЦП на электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи лица на бумажном документе, заверенном печатью2.

И тогда получается, что обмен электронными сообщениями, подписанными ЭЦП, даже по незащищенным каналам связи (к числу которых относится и обычная электронная почта) рассматривается как обмен полноценными документами.

Судебно-арбитражная практика

Источник: https://hr-portal.ru/article/yuridicheskaya-sila-dokumentov-peredavaemyh-po-faksu-i-elektronnoy-pochte