Что предпринять, если отсутствует первичный документ

Содержание

Судебная практика: споры о первичных документах

Первичные документы играют важную роль в бизнесе, ведь это — и учет и оформление различных операций. Именно они являются основными доказательствами в судебных процессах. Однако, в них самих могут быть допущены ошибки или неточности, которые могут привести в суд. Именно о таких спорах и пойдет речь в свежем обзоре судебной практики.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Отсутствие в путевом листе данных о маршруте транспортного средства делает невозможным списание понесенных расходов на горюче-смазочные материалы. К такому выводу пришел Арбитражный суд Поволжского округа.

Суть спора

Организация обратилась в арбитражный суд с исковым заявлением о признании недействительным решения органа ФНС, вынесенного по результатам проверки. Проверяющие исключили из состава расходов налогоплательщика затраты, понесенные на горюче-смазочные материалы.

Поводом для такого решения инспекции стало заполнение путевых листов не в соответствии с установленными требованиями. Сотрудники предприятия не указывали в этих первичных документах информацию о конкретном маршруте следования автомобиля.

В связи с чем в документах отсутствовали данные о количестве израсходованных каждым автомобилем ГСМ в ходе рейсов.

Кроме того, в путевых листах не прописывались показания спидометра на момент выезда транспортного средства из гаража и его возвращения в гараж, а также не было указано время по графику (число, месяц, часы, минуты).

Все эти данные, по мнению налоговиков, нужны для подтверждения фактического времени работы водителя и автомобиля. Организация с выводами налоговиками не согласилась и оспорила их в судебном порядке. Налогоплательщик пояснил, что вся необходимая информация о маршрутах была зафиксирована в другом документе — журнале «Регистрации поездок личного транспорта в служебных целях».

Решение суда

Суды трех инстанций поддержали позицию налоговиков. Арбитражный суд Поволжского округа в постановлении от 2 декабря 2016 г. N Ф06-15152/2016 указал, что путевой лист, утвержденный постановлением Госкомстата от 28.11.

97 № 78, является первичным документом, подтверждающим произведенные расходы на ГСМ.

Если в таком путевом листе отсутствует информация о конкретном месте назначения ТС, а также указание наименования организации-заказчика и ее адреса, то расходы на топливо являются неподтвержденными.

Судьи отметили, что по нормам главы 25 Налогового кодекса РФ налогоплательщики вправе уменьшить полученные ими доходы на сумму произведенных расходов. При этом материальные расходы также связаны с операциями по реализации товаров (работ, услуг).

Следовательно, для признания за налогоплательщиком права на вычеты по НДС требуется подтверждение факта совершения реальных хозяйственных операций по реализации товаров (работ, услуг).

Правила ведения налогового учета установлены статьей 9 и первичные документы должны соответствовать этим требованиям.

Довод налогоплательщика о том, что необходимые сведения содержались в журнале регистрации поездок личного транспорта суды отклонили по причине того, что из этого документа не понятно о какой именно марке автомобиля идет речь. Также по данным этого документа невозможно посчитать точное количество израсходованного бензина.

Суды еще раз напомнили, что требование о корректном заполнении путевых листов распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе, служебных автомобилей, специализированных и такси) и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.

2.Выцветший кассовый чек не может служить основанием для вычета по НДС

Кассовый чек, приложенный к путевому листу и подтверждающий факт приобретения топлива на заправке, не может служить первичным документом и основанием для получения вычета по НДС, если он выцвел и данные на нем перестали читаться. Так решил Арбитражный суд Северо-Кавказского округа.

3. Ошибки в больничном листке не всегда являются основанием для отказа в зачете расходов работодателя на выплату пособия

Если при заполнении больничного листка врач допустил ошибку в написании фамилии больного, это не может являться безусловным условием для отказа работодателю в возмещении средств, потраченных им на выплату пособия работнику. Такое решение принял Арбитражный суд Западно-Сибирского округа.

4. Утеря или порча счетов-фактур лишает налогоплательщика права на вычет НДС

Если организация-налогоплательщик не смогла предъявить в ходе проверки органом ФНС оригиналы счетов-фактур, на основании которых ей был заявлен вычет по НДС, налоговики вправе отменить вычет и привлечь налогоплательщика к ответственности. К такому выводу пришел Арбитражный суд Волго-Вятского округа.

Опасные ошибки в первичных документах

Что предпринять, если отсутствует первичный документ

Каждая операция в учете должна быть подтверждена первичным документом. Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства.

Если контролирующие органы обнаружат при проверке ошибки или неточности в первичке, компанию могут оштрафовать.

На что обратить внимание при работе с первичными документами, как защитить себя от штрафов и претензий налоговиков, расскажем в данной статье.

Контур-Норматив.

Как должен выглядеть первичный документ, можно узнать из Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Именно в этом документе перечислены обязательные реквизиты любого первичного документа.

В учете организация может использовать унифицированные либо самостоятельно разработанные формы первичной документации. Если компания использует не унифицированные формы, порядок их применения нужно закрепить в учетной политике.

Контролирующие органы при проверках тщательно изучают все первичные документы. Если в них обнаружат ошибки или нестыковки, компании может грозить штраф. Помимо санкций, ФНС может потребовать исключить из расходов компании операцию, проведенную по первичному документу с ошибками.

Можно выделить несколько опасных моментов, на которые обращает внимание ФНС:

Отсутствие первичного документа
Повреждения в документах
Нечитаемый документ
Отсутствие в документах обязательных реквизитов
Неправомерное внесение исправлений

Если операция отражена в учете компании, а подтверждающий совершение операции документ отсутствует, ФНС может посчитать сделку фиктивной

Важно отслеживать весь документооборот компании и своевременно запрашивать оригиналы документов от контрагентов.

На практике некоторые компании сначала обмениваются сканами подписанных документов, а впоследствии заменяют сканы оригиналами.

Это удобно, когда организации находятся далеко друг от друга и получить оригиналы в момент совершения сделки не представляется возможным. Порядок подписания документов и получения их оригиналов можно закрепить в договоре.

Тогда контрагент будет обязан отправлять подписанные документы в оговоренные в договоре сроки.

Обнаружив отсутствие первичного документа, ФНС может оштрафовать организацию по ст. 120 НК РФ:

на 10 000 рублей при разовом нарушении;
на 30 000 рублей при повторяющемся нарушении;
на 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей при занижении налоговой базы.
Кроме того, должностное лицо ждет административный штраф (ст. 15.11 КоАП РФ).

ФНС может убрать расходы из налогооблагаемой базы, если они не подтверждены документально (ст. 252 НК РФ).

Например, если в учете компании отражены услуги на ремонт компьютера, но нет подписанного двумя сторонами акта оказанных услуг, ФНС вправе исключить сумму услуг из расходов.

В таком случае налоговый инспектор доначислит компании налог, и придется сдавать уточненную декларацию по налогу на прибыль.
Если документы утеряны из-за форс-мажорных обстоятельств или стихийных бедствий, их нужно постараться восстановить.

Повреждения в документах

Изначально документ может соответствовать всем требованиям законодательства. Но его можно случайно повредить, например, при подшивке в архив. Бухгалтеру следует внимательно прокалывать и сшивать документы, чтобы не нарушить реквизиты документа.

Важно сохранить в первичке обязательные реквизиты. Но даже при повреждении некоторых реквизитов ФНС может принять документ.

Если на основании первичного документа возможно идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, остальные ошибки проверяющие органы сочтут несущественными (письмо ФНС РФ от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@).

Получается, если бухгалтер по неосторожности пробил документ дыроколом в месте указания номера и номер документа определить невозможно, это не помешает идентифицировать участников сделки, а значит, на основании такого документа можно учесть расходы.

В случае серьезных повреждений первички безопаснее запросить дубликаты документов у контрагентов.

Нечитаемый документ

В первичном документе должны быть читаемы все реквизиты. Если документ нечитаем, можно считать, что его и вовсе нет.

Причинами невозможности прочесть данные в документе может стать неисправный принтер (закончились чернила), выгорание документа на солнце, выцветание с течением времени.

Очень часто из-за особенностей бумаги выцветают кассовые чеки. Решение проблемы здесь одно: снимать с каждого чека ксерокопию и заверять ее подписью ответственного лица и печатью организации.

Источник: https://www.puhanet.com/2017/06/01/%D0%BE%D0%BF%D0%B0%D1%81%D0%BD%D1%8B%D0%B5-%D0%BE%D1%88%D0%B8%D0%B1%D0%BA%D0%B8-%D0%B2-%D0%BF%D0%B5%D1%80%D0%B2%D0%B8%D1%87%D0%BD%D1%8B%D1%85-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%B0%D1%85/

Как защититься от проблем при оформлении первичных документов? | IT-компания Простые решения

Что предпринять, если отсутствует первичный документ

Каждая операция в учете должна быть подтверждена первичным документом. Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Если контролирующие органы обнаружат при проверке ошибки или неточности в первичке, компанию могут оштрафовать.

На что обратить внимание при работе с первичными документами, как защитить себя от штрафов и претензий налоговиков, расскажем в данной новости.

Можно выделить несколько опасных моментов, на которые обращает внимание ФНС:

Отсутствие первичного документа
Повреждения в документах
Нечитаемый документ
Отсутствие в документах обязательных реквизитов
Неправомерное внесение исправлений

Отсутствие первичного документа

Если операция отражена в учете компании, а подтверждающий совершение операции документ отсутствует, ФНС может посчитать сделку фиктивной.

Тогда контрагент будет обязан отправлять подписанные документы в оговоренные в договоре сроки.

Обнаружив отсутствие первичного документа, ФНС может оштрафовать организацию по ст. 120 НК РФ:

на 10 000 рублей при разовом нарушении;
на 30 000 рублей при повторяющемся нарушении;
на 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей при занижении налоговой базы.

Кроме того, должностное лицо ждет административный штраф (ст. 15.11 КоАП РФ).

ФНС может убрать расходы из налогооблагаемой базы, если они не подтверждены документально (ст. 252 НК РФ).

Повреждения в документах

Получается, если бухгалтер по неосторожности пробил документ дыроколом в месте указания номера и номер документа определить невозможно, это не помешает идентифицировать участников сделки, а значит, на основании такого документа можно учесть расходы.

В случае серьезных повреждений первички безопаснее запросить дубликаты документов у контрагентов.