Журнал учета трудовых книжек: бланк, порядок ведения в 2019 году

Правила ведения и хранения трудовых книжек на 2019 год — п 31, 41, 42, 45

1   0   1899

Трудовая книжка – это персональный документ, отражающий процессы ведения соответствующей деятельности гражданином Российской Федерации. Законодательством РФ разработаны правила ведения и хранения этой документации.

Читайте в этой статье:

• какими конкретно законами регулируются данные требования;
• основные положения, разберём пункты;
• инструкция по ведению книжек работников работодателями;
• условия хранения;
• кто занимается заполнением соответствующих документов и иные особенности.

Чем регулируются

Трудовая книжка подтверждает стаж официально работающего лица, отражает данные о смене мест трудоустройства и указывает на причины увольнения.

Последний случай подразумевает возможное предупреждение других работодателей о недобросовестности сотрудника, ведшего деятельность на прежней работе. Также соответствующий документ нужен для награждения отличившихся граждан (ветераны труда) и установления им льгот.

Документ условно можно назвать равносильным паспорту и военному билету. Правила хранения и ведения трудовых книжек отражены в одноимённом Кодексе РФ и правительственном постановлении от 2003 года под номером 225.

Не стоит забывать о нюансах, касающихся регламента деятельности работодателей, имеющих статус физических и юридических лиц. Индивидуальные предприниматели заводят такие документы на работников в общем порядке, по ТК РФ.

Должностные лица компаний оформляют на работников, ведших трудовую деятельность на предприятии хотя бы 5 дней при условии, что соответствующая работа является основной.

Граждане с физическим статусом без юридической надстройки не имеют права вести трудовые книжки вообще работникам, принимаемым в первый раз.

П 31

Отдельные положения Постановления 225 заключены в пункты. П.31 гласит, что утерянные или иным образом утраченные трудовые книжки необходимо заменять новыми бланками. Осуществить соответствующую процедуру граждане обязаны в течение не более 15 суток.

П 41

Здесь речь заходит о необходимости внесения информации в журналы о трудовых книжках. Когда в этих документах меняются данные, отдел кадров заносит соответствующий факт в специальный реестр.

Сюда следует отнести моменты приёма, увольнения по собственному желанию или инициативе работодателя.

П 42

Этот пункт определяет, что бланки трудовых книжек являются документами, которые должны подвергаться строжайшей отчётности. Здесь говорится о порядке сохранности бумаг.

Пункт 45

Положение сообщает, что вся ответственность за оформление и сохранность трудовой книжки сотрудника лежит на руководителе. Оно имеет юридическую силу, пока работник ведёт официальную трудовую деятельность на конкретном предприятии.

Инструкция по ведению

Процедура заведения трудовой книжки на нового сотрудника:

1. Попросить соискателя показать вам оригинал паспорта гражданина РФ и документацию, свидетельствующую о его образовании.
2. Выясните, есть ли у него трудовая книжка? Если её нет, то берём новую заготовку документа — бланк.
3. Приступаем к заполнению титульного листа. Вписываем полностью имя, фамилию и отчество будущего работника. Затем пишем дату его рождения, данные о регистрации и иные сведения.
4. Укажите статус лица, его профессию в соответствии с полученным им образованием.
5. Ставим дату заполнения (только реальная).
6. Далее работодателю следует заверить титульный лист личной подписью и поставить печать в окне для штампов.
7. Попросите сотрудника расписаться в документе.
8. Теперь работодатель заполняет разворот. Графы 1 и 2 содержат порядковые номера и даты тех или иных записей.
9. Сведения о работе – сюда вписываем данные приёма или смены должности. Здесь же указывается факт увольнения.
10. Третья графа отведена для написания названия предприятия, наименования должности сотрудника, принятого на работу.
11. «Основания». Здесь ставится дата и номер приказа.
12. Печать не ставить! Штамп предприятие на развороте оставляет только при увольнении лица.
13. Отдаём книжку в отдел кадров на хранение.

Правила ведения:

1. Записи о премиальном вознаграждении не фиксировать.
2. Трудовые заслуги закрепляются, даётся ссылка на соответствующее решение и указ.
3. Необходимо фиксировать данные о восстановлении непрерывного стажа работника, указание документа обязательно.
4. Если сотрудник изъявил желание записать в трудовую книжку информацию, касающуюся работы по совместительству, то его требования безукоризненно выполняем.
5. Сведения вносить нужно строго в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации! Записи сокращать запрещено, каждой из них следует присваивать порядковый номер.
6. При внесении данных о переводе или увольнении работника, предложите ему ознакомиться с соответствующей информацией и расписаться в личной карте.
7. Даты ставим исключительно арабскими цифрами, так: 20.02.2018.
8. Требования к средствам заполнения: шариковые, гелевые или перьевые ручки, заполненные чёрными, синими или фиолетовыми чернилами.
9. Основной язык – русский. Он действует на территории всей России. Допускается использование иных языков, признанных официальными в некоторых субъектах РФ.
10. Зачёркивать и исправлять неправильные данные запрещено. При возникновении соответствующих ошибок работодатель должен ниже указать, что предыдущая информация является недействительной.
11. Писать следует исключительно разборчивым, понятным почерком! Буквы выписываем чётко.
12. Голограммы приветствуются. Специальные стикеры идут в комплекте с книжками. Они защищают документацию от подделок и выдачи содержащейся в ней информации за недействительность. Оторвать без следа их невозможно. Клеить следует на даты, подписи или печати. Большую пользу голограммы приносят при увольнении работника в связи с провинностью. На обязательное их использование оснований нет – по желанию.

Правила хранения

Кроме требований к заполнению и ведению трудовых книжек существуют правила к учёту и хранению соответствующей документации. Когда работодатель заканчивает с оформлением документа, бумага направляется в отдел кадров.

Требования следующие:

• появление данных и их обновление фиксируется в журнале учёта. К нему имеет доступ либо сам работодатель, либо – начальник (уполномоченный сотрудник) отдела кадров. Здесь же фиксируется информация о вкладышах;
• место хранения должно быть максимально надёжным. Примеры: ящик, лоток, находящийся в железном шкафу или сейф. Недопустимы риски сгорания или промокания бумаг. Доступ третьих лиц должен быть исключён. Приветствуется пломбирование;
• во время официальной трудовой деятельности лица запрещается выдавать книжки. Работник получает их только после увольнения;
• в случае смерти работника документ кадровики хранят два года отдельно от остальных трудовых книжек, пока родственники не потребуют его выдачи им на руки;
• если родные люди умершего работника не явились, то документация подлежит консервации. Трудовая книжка лежит в отделе в течение 50 лет. По истечению соответствующего срока производится её утилизация.

Кто заполняет

Будущий или уже действующий работник лишён права заполнять графы трудовых книжек! В его ответственность входит исключительно заверение личными подписями внесённых работодателем данных.

Руководитель (владелец, генеральный директор) имеет право передавать свои полномочия персоналу предприятия. Завести трудовую книжку на соискателя имеет право главный бухгалтер.

Нередко работодатели пользуются деятельностью исполнительных органов, допущенных к приёму на работу обратившихся лиц. Такая обстановка присуща крупным компаниям, имеющим филиалы (сети). По разрешению руководителя заполнить книжку может также директор.

Правила ведения и хранения трудовых книжек на 2019 год не изменены. На оформителей возлагается серьёзная ответственность, потому что заполнение соответствующих документов производится строго по требованиям.

Их нарушение влечёт за собой недействительность документации. Помимо правил заполнения существуют наставления, касающиеся хранения трудовых книжек. Законодательством описываются также случаи, связанные со смертью работников.

по теме:

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristampro.ru/pravila-vedenija-i-hranenija-trudovyh-knizhek/

Журнал учета трудовых книжек: бланк, порядок ведения в 2018 году

Для учета трудовых книжек предусмотрены две книги: для учета выдачи новых бланков и для отражения движения заполненных книжек действующих сотрудников. Каждый работодатель, нанимающий сотрудников, заключает с персоналом трудовые договора и оформляет записи в трудовых книжках. Для отражения движения трудовых книжек законодательство требует вести 2 книги.

В статье:

1. Какие книги учета трудовых книжек бывают.
2. Кто ответственен за учет трудовых книжек.
3. Образцы книг учета трудовых книжек.

Какие нормы законодательства регулируют учет трудовых книжек?

Порядку организации учета трудовых книжек на предприятии отведен раздел VI Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Данные правила подразумевают учет как новых бланков и вкладышей, так и отдельный учет поступивших работодателю уже заполненных трудовых от своих сотрудников.

Обратите внимание, что п. 44 вышеуказанных правил обязывает работодателей иметь в наличии необходимое количество чистых бланков книжек и вкладышей для выдачи своим сотрудникам. Необходимое количество определяется самостоятельно исходя из штатного расписания, регулярности поступления на работу новых сотрудников и т. п.

Помочь исправить опечатки в трудовой поможет статьи Нестыковки, которые надо исправить в трудовых книжках.

Правила учета трудовых книжек

Вышеуказанные Правила ведения и хранения трудовых книжек подразумевают ведение двух книг:

приходно-расходная книга для отражения приобретения и выдачи чистых бланков трудовых и вкладышей;
книга для учета поступления трудовых книжек при приеме на работу и выдачи трудовых книжек действующим или уволенным сотрудникам.

Обе эти книги ведутся на бланках, разработанных и утвержденных Минтрудом России (Постановление от 10.10.2003 № 69).

Допустимо распечатать книгу, прошить ее, заверить сшивку подписью руководителя и печатью при наличии. Далее записи следует вносить ручкой синего, голубого, фиолетового или черного цвета.

Для внесения исправлений никаких специальных правил в нормативно-правовых актах, посвященных трудовым книжкам, не предусмотрено.

Поэтому принято руководствоваться обычным порядком, когда неверная надпись аккуратно зачеркивается, рядом вносятся верные значения, делается запись «Исправленному верить», которая заверяется подписью ответственного лица. А вот использование корректирующих средств недопустимо.

Поступившие работодателю трудовые книжки с уже вшитыми в них вкладышами учитываются как один документ.

Кто ведет журнал учета трудовых книжек

Обе книги по учету трудовых ведутся тем же лицом, который отвечает за хранение документов по учету трудового стажа сотрудников. Это может быть как специалист отдела кадров, так и работник бухгалтерии.

Ответственность возлагается приказом руководителя, который содержит должность, фамилию, имя и отчество ответственного лица, а также конкретный перечень обязанностей, связанный с учетом и хранением трудовых книжек (как заполненных, так и чистых бланков.

Как правильно: журнал или книга учета движения трудовых книжек?

В нормативно-правовых актах, в которых описываются правила учета и хранения трудовых книжек такое название как «журнал» не упоминается. Оба регистра, отражающих движения трудовых книжек и вкладышей (заполненных или чистых бланков), называются книгами.

Чем отличается приходно-расходная книга учета трудовых книжек от простой книги учета трудовых книжек?

В одном из предыдущих разделов мы уже рассмотрели назначение каждой из книг. Напомним, что приходно-расходная книга содержит информацию о движении чистых бланков книжек и вкладышей к ним.

А вторая книга – это книга учета трудовых книжек (а также вкладышей) с уже внесенными записями о работе.

Обратите внимание, что если у работодателя прошло выбытие трудовой книжки или вкладыша по приходно-расходной книге учета бланков, то в книге учета заполненных трудовых должно быть отражено поступление.

Какие сведения отражаются в журнале учета?

В книге учета трудовых книжек отражаются:

порядковый номер записи;дата приема на работу нового сотрудника (в данной книге отражаются только сотрудники по основному месту работы);полные фамилия, имя и отчество сотрудника;реквизиты трудовой книжки (в зависимости от года выпуска бланка данное поле может содержать как серию и номер, так и один только номер);должность сотрудника (указывается должность, отраженная в приказе о приеме, вносить данные о переводе на другую должность законодательство не требует);структурное подразделение, в которое принят на работу сотрудник (при отсутствии такового поле может содержать прочерк);номер приказа о приеме, совпадающий с номером в записи о поступлении на работу в трудовой книжке;подпись ответственного лица, которое приняло от сотрудника трудовую книжку на хранение;сумма компенсации за выданный бланк новой трудовой книжки (или вкладыша) (если такой бланк не выдавался или у работодателя предусмотрена безвозмездная выдача бланков, в данном поле указывается прочерк);дата выдачи трудовой книжки при увольнении (обычно совпадает с датой самого увольнения);

подпись получившего свою трудовую сотрудника.

Вы можете ознакомиться с образцом заполнения книги учета трудовых книжек.

 Образец заполнения

Как выглядит титульный лист для книги учета трудовых книжек 

В законодательстве нет отдельных указаний относительно заполнения титульного листа для книг по учету трудовых книжек. Поэтому создать титульный лист допускается в свободной форме. Можно указать, кроме самого названия регистра учета, еще и наименование работодателя, и другую информацию.

Посмотрите пример оформления титульного листа на нашем сайте.

Гораздо больше требований предъявлено к последней странице (задней стороне обложки) книг учета трудовых. Чиновники требуют наличие надписи «Пронумеровано и прошнуровано ____ листов», а также сургучной печати или пломбы.

Где найти бланк книжки учета трудовых книжек

Бланки обеих книг учета трудовых в первую очередь следует искать в постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Обратите внимание, что каждая страница (независимо от того, приобрели вы типографскую форму книги или распечатали ее самостоятельно на компьютере) должна быть пронумерована.

Кроме того, имейте в виду, что срок хранения данных по учету трудовых книжек составляет несколько десятилетий, а потому следует предусмотреть защиту регистра с тем, чтобы не допустить выцветшего или ветхого состояния бумаги спустя несколько лет.

Книга учета движения трудовых книжек

Вы можете скачать книгу учета движения трудовых книжек на нашем сайте. Увеличьте количество строк исходя из потребностей вашей организации или ИП.

 Образец заполнения

Ведется ли учет трудовых книжек в бухгалтерском учете?

В бухгалтерском учете даже на забалансовых счетах нет необходимости отражать поступившие от работников трудовые книжки. А вот движение чистых бланков книжек и вкладышей следует показывать в бухгалтерском учете.

Для отражения каждого из бланков строгой отчетности в плане счетов выделен отдельный забалансовый счет 006. Поэтому поступившие бланки попадают в Дт 006. Соответственно списание бланков производится по кредиту.

Помните, что в отношении забалансовых счетов не применяется принцип двойной записи.

Приобретение бланков сразу относится на расходы и отражается проводкой:

Дт 91 Кт 60

При необходимости выделяется и принимается к вычету НДС:

Дт 19 Кт 60

Дт 68 Кт 19

Операция по удержанию расходов на бланк трудовой книжки или вкладыша из заработной платы отражается операцией:

Дт 70 Кт 73

А возврат расходов на бланк работником самостоятельно в кассу предприятия оформляется проводкой:

Дт 50 Кт 73

После выдачи трудовой необходимо начислить внереализационный доход:

Дт 73 Кт 91

Плательщики НДС выделяют и налог от дохода (даже при безвозмездной передаче бланка):

Дт 91 Кт 68

Источник: https://www.26-2.ru/art/352023-jurnal-ucheta-trudovyh-knijek

Журнал ведение трудовых книжек и записи в них 2019

Трудовая книжка представляет собой бланк установленной Правилами формы с соответствующими степенями защиты с указанием серии и номера объемом 20 разворотов, страницы которого пронумерованы и имеют разделы, куда вносятся записи соответствующего вида (сведения о работнике (так называемый титульный лист), сведения о работе, сведения о награждениях).

Правила ведения трудовых книжек в РФ в 2016 году

Законодательные нормы напрямую накладывают обязательства на работодателя по организации правильных условий по хранению и ведению трудовой книжки. Строгий учет данного документа на предприятии обуславливает наличие ответственного должностного лица.

Правила ведения и хранения трудовых книжек на 2019 год в РФ

В случае, когда осуждение работника произошло незаконно, что подтверждается оправдательным приговором, постановлением (определение) о прекращении уголовного преследования за отсутствием события преступления, состава преступления, и в связи с этим внесены были записи в трудовую книжку, то эти записи признаются недействительными. Работник, в отношении которого были произведены записи в трудовую книжку, должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки без наличия записей об увольнении в связи с осуждением или уголовным преследованием.

Новый порядок ведения трудовых книжек

• на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;
• при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).

Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Учет трудовых книжек: что важно знать бухгалтеру и кадровику

Обратите внимание, что каждая страница (независимо от того, приобрели вы типографскую форму книги или распечатали ее самостоятельно на компьютере) должна быть пронумерована.

Кроме того, имейте в виду, что срок хранения данных по учету трудовых книжек составляет несколько десятилетий, а потому следует предусмотреть защиту регистра с тем, чтобы не допустить выцветшего или ветхого состояния бумаги спустя несколько лет.

Обратите внимание =>  Что Лучше Дарственная Или Завещание На Дом И Землю

Журнал учета трудовых книжек: бланк, порядок ведения в 2019 году

Какой бы срок основной работник не находился в декретном отпуске, в его трудовой книжке он не фиксируется. В частности, это следует из 66-й ст. Трудового кодекса, где перечисляется, какие сведения должны вноситься в данный документ (п.4). В книжку работника обязательно вписывают:

Декрет: запись в трудовой книжке

Таким образом, запись об увольнении по собственному желанию будет выглядеть так: «Уволен по собственному желанию пункт 3 часть 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Обратите внимание, что никаких сокращений в трудовой книжке быть не должно. Очень часто встречаются различные сокращения: ООО (Общество с ограниченной ответственностью), Пр.

(Приказ ), гендиректор (генеральный директор) и тому подобное. Еще раз отмечу, что это недопустимо.

Трудовая книжка: порядок ведения

Если вы обнаружили в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» трудовой книжки сотрудника неправильную или неточную запись, ее нужно исправить. Исправления можно внести двумя способами.

Первый – сотрудник самостоятельно обращается в организацию, которая допустила в трудовой книжке ошибку, и там ее исправляют в установленном порядке.

Второй способ – организация, где сотрудник трудится сейчас, направляет запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа вносит в трудовую книжку исправления.*

Как правильно исправить запись в трудовой книжке

Кроме того, журнал учета трудовых книжек докажет, что при увольнении работник забрал свою трудовую книжку и компания ее не задерживала.

В практике есть случаи, когда сотрудникам удавалось взыскать с бывшего работодателя заработок, не полученный якобы по причине того, что компания не выдала вовремя книжку, и из-за этого сотрудник не мог устроиться на новую работу (определение Московского городского суда от 23.11.10 № 33-36331).

Обратите внимание =>  Сколько вопросов на экзамене в гаи в 2019 году

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

С 15 января 1939 года в СССР была введена трудовая книжка единого образца для рабочих и служащих всех государственных и кооперативных предприятий и учреждений, утвержденная постановлением Совета Народных Комиссаров: фиолетовая обложка, ни серий, ни номеров, ни водяных знаков. Примечательно, что частично новая форма трудовой была скопирована с аналога, за пять лет до этого введенного в гитлеровской Германии. Использовалась до 1974 года.

Трудовая книжка в электронном виде

Журнал учёта трудовых книжек — важный документ, заполнение которого следует производить в строгом соответствии с действующими нормами закона. Книга должна быть опломбирована или опечатана, а кроме того, храниться в безопасных условиях. Каждое сделанное исправление необходимо подтверждать подписью ответственного специалиста на внутренней стороне обложки.

Журнал учёта трудовых книжек

Про дубликаты, да и вообще про заполнение трудовых, советую почитать (если ещё не читали ):Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках»Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

(документы небольшие, достаточно прочитать, а потом уже заглядывать по необходимости)

Как перенести записи о трудовой деятельности, ошибочно внесенные в раздел — Сведения о награждениях, если вкладыш уже выдан

Право на безопасный труд гарантировано гражданам РФ статьей 7 Конституции страны. Каждый работодатель обязан создавать своим сотрудникам условия труда, не угрожающие их здоровью и жизни. Совокупность мероприятий, направленных на обеспечение безопасности работников, получили название «системы охраны труда».

Какой перечень журналов должны быть на предприятии по инструктажу по охране труда: полный список необходимый для сторонних лиц

Каждый официально трудоустроенный человек имеет трудовую книжку. Это основной документ, в котором отражаются все сведения о трудовой деятельности. Она должна быть правильно оформлена.

Существуют правила, которые утверждены на законодательном уровне: Постановление Правительства РФ № 225 и Постановление Минтруда РФ № 69, в которых утверждены форма трудовой книжки, ее образцы, правила ведения оговоренного документа, а также порядок обеспечения бланками предприятий с освещением некоторых моментов оформления книжки о труде.

Как получить трудовую книжку впервые

Трудовая книжка – это персональный документ, фиксирующий данные о трудоустройстве человека и его взаимоотношениях с работодателями. При ведении требует соблюдения определенных правил, которые необходимо знать обеим сторонам, участвующим в процессе ее заполнения (работник и работодатель).

Правила ведения и хранения трудовых книжек практические нюансы

05 Дек 2018      yurisaktobe         38      

Источник: http://aktobeyurist.ru/zhilishhnye-subsidii/zhurnal-vedenie-trudovyh-knizhek-i-zapisi-v-nih-2019

Порядок ведения трудовых книжек 2019

1. О сотруднике: полные ФИО, дата рождения, наличие образования, специальность.
2. О работодателе: наименование предприятия, его организационно-правовая форма.
3. О трудовой деятельности: прием на работу, поощрения, перевод с согласия работника на другую должность, увольнение.

Если трудовая книжка была утеряна, то работнику необходимо оформить дубликат. Для этого требуется обратиться непосредственно к работодателю. Он обязан выдать дубликат, в который будут внесены сведения о трудовом стаже сотрудника.

Однако для того, чтобы завести новую трудовую книжку, потребуются документы, подтверждающие утерю предыдущего.

Бухгалтерский учет трудовых книжек в 2019 году

Необходимость в ведении бухучета трудовых книжек не возникает, если работник приносит форму для хранения в кадровом органе. После трудоустройства в документе производится соответствующая запись с последующей регистрацией в журнале учета. При этом действия ограничивается кадровым учетом.

1. Стоимость оформленного бланка учтена в расходах: Дт 91/2 Кт 10 на сумму 100 рублей;
2. Отражено начисление НДС: Дт 91/2 Кт 68/1 на сумму 18 рублей;
3. Произведено списание бланка на основании справки: Кт 006 на сумму 100 рублей;
4. Стоимость бланка отражена в доходах: Дт 73/3 Кт 91/1 на сумму 118 рублей;
5. Сумма задолженности удержана при начислении заработной платы по заявлению лица: Дт 70 Кт 73/3 на сумму 118 рублей.

Правила ведения и заполнения трудовой книжки в 2019 году

• все ведение осуществляется на русском языке ;
• при прописывании дат используются только арабские цифры (1,2,3 и т.д .) ;
• чернила могут быть черного цвета, стандартного синего и фиолетового оттенка. Ручка может быть гелевой, перьевой или перьевой. А также устойчивой к свету и влаге ;
• записи вписываются максимально аккуратно ;
• исправления не допускаются ( путем зачеркивания , стирания, замазывания и т.п .) ;
• нельзя сокращать слова ;
• со всеми новыми данными в документации сотрудник должен ознакомиться под роспись в личной карточке установленной форме.

Рекомендуем прочесть:  Имеют Ли Права Судебные Приставы Взломать Дверь

Важно! Если необходимо исправить ту или иную запись в трудовой, то нужно осуществить запись под следующим порядковым номером с отметкой о том, что предыдущая запись является недействительной и вносятся правильные сведения.

1. Кодекс о труде РФ. Он предписывает обязанность работодателя знать правила ведения и хранения трудовых книжек.
2. Кодекс об административных правонарушениях, устанавливающий меры и пределы ответственности за различные нарушение нормативов и законов в области делопроизводства отделов управления персоналом.
3. Постановление о трудовых книжках:
   • утверждает бланк трудовой книжки и вкладыша к ней ;
   • содержит правила заполнения данного документа .
4. Инструкция по заполнению трудовой книжки. Она устанавливает:
   • четкий порядок заполнения трудовой книжки ;
   • информацию и данные необходимые для внесения ;
   • правильное и грамотное исправление выявленных ошибок.

Скачать для просмотра и печати:

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

При ведении важно использовать те же формулировки, что и в ТК РФ. Поэтому при расторжении договоров и других действиях следует проставлять ссылка на соответствующую статью. Закон предусматривает, что в документе следует упоминать о награждениях за заслуги в труде, а вот данные о премиях указывать не нужно.

Правила, связанные с ведением, утверждены специальным Постановлением Правительства, которое датируется еще 2003-м годом. В нем указано, что при первом трудоустройстве работника его работодатель должен обязательно оформить после приема на работу трудовую книжку.

Онлайн журнал для бухгалтера

Эту информацию организация берет непосредственно с оригиналов или нотариальных копий предоставленных личных документов – паспорта, диплома и др. Правила внесения записи в трудовую книжку обязывают фиксировать каждую новую позицию подписями работодателя и сотрудника. После внесения всех данных и проверки информации трудовую хранят в кадровом отделе компании.

Важное дополнение: в случае прохождения военной срочной службы перед устройством на работу эти данные наниматель указывает перед записями от своей организации в общем порядке. Правила ведения трудовых книжек в РФ в 2019 году обязывают документально подтверждать все карьерные события, включая прохождение военной службы. При этом документом-подтверждением выступает номер военного билета.

Новое в порядке ведения трудовых книжек

С 13 октября 2019 г. вступили в силу изменения в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек, утвержденную постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 N 40 «О трудовых книжках» (далее — Инструкция N 40) . В целом правила ведения трудовых книжек остались прежними, за исключением некоторых моментов.

Рекомендуем прочесть:  Как Снять С Регионального Капитала 100 Тысяч

Пример записи в трудовой книжке о приеме на работу по срочному трудовому договору на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника:
«Принят в юридический отдел на должность юрисконсульта II квалификационной категории с заключением срочного трудового договора».

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей 2019 год

35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Правила ведения и хранения трудовых книжек в 2019 году

Регистрация этих документов ведется в приходно-расходной книге по учету бланков и в книге учета движения трудовых. В них вносят данные обо всех действиях с документацией. Проводится обязательное опломбирование. Этим занимается кадровая служба (отдел кадров). Если человек уволился или умер, а книжка остается не востребованной, то она продолжает храниться у работодателя в архиве.

Что делать, если документ утерян на предприятии при несчастном случае, совершенно непреднамеренно (ураган, торнадо)? Уже не вы, а работник отдела кадров будет искать сведения с ваших предыдущих мест работы. Если начальство специально не выдает вам на руки трудовую при увольнении, вы можете обратиться в суд. Вам возместят моральный ущерб и расходы на оформление дубликата.

Трудовые книжки

Начальник отдела кадров назначен приказом ответственным за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек. Нужно ли издавать приказ о назначении ответственного лица за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек на лицо, которое будет временно исполнять обязанности начальника отдела кадров, пока та в отпуске?

Да, нужно, если ранее в отношении этого лица приказ не был издан. Ведь обычно в приказ о назначении лица, ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек (например, начальника отдела кадров), вторым пунктом указывается, на кого возлагается такая ответственность в случае его отпуска, болезни, отсутствия по иным причинам.

05 Авг 2018      toplawyer         214      

Источник: http://lawyertop.ru/oplata-i-vyplaty/poryadok-vedeniya-trudovyh-knizhek-2018

Журнал учета трудовых книжек: образец 2019 | как оформить, книга учета движения трудовых книжек

Как заполнить журнал учета трудовых книжек и как его вести? Читайте в нашей стате, скачайте готовый образец документа.

Требования к учету трудовых книжек

Трудовые книжки сотрудников относятся к документам строгой отчетности. Все книжки действующего основного персонала хранятся у нанимателя, и он полностью ответственен за них.

Для четкого отслеживания движения документов закон обязывает предприятия вести «Журнал учета трудовых книжек и вкладышей в них» (пост. Правительства №225 от 16.04.2003). В нем делаются отметки о создании новой книжки или вкладыша, принятии на сохранение документа от нового служащего, окончательной выдаче при расчете.

Учёт кадровой документации обязателен для всех без исключения работодателей.

Порядок заполнения журнала учета трудовых книжек

Лучше всего приобрести готовый журнал унифицированного образца, с ним будет удобно работать, он долговечен и практичен. Все реже возникает вопрос о форме книги, но, тем не менее, кое-где он встречается и нужно его прояснить. В настоящее время действительна форма Минтруда от 10.10.2003, содержащая 13 граф.

Однако, в некоторых компаниях продолжают действовать реестры от 1974 г с 14-ю графами, и они имеют право на существование до тех пор, пока страницы в них не закончатся. После этого нужно будет перейти на формуляр нового образца.

За ведение журнала старого образца грозит штраф. Его нужно закрыть, письменно пояснив причину закрытия, и завести новый. При этом старый документ недопустимо уничтожать, ведь он содержит важные сведения. Следует также учесть, что преждевременная утилизация ведомости будет большей ошибкой, нежели ведение ее не по форме.

Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в 2019 году не представляет особой сложности, поскольку структура ее довольно проста и понятна. Достаточно лишь придерживаться общих правил.

Графа 1. Нумерация событий сквозная, в хронологическом порядке и не обновляется по окончании календарного года.

► Когда сомневаетесь, что дальше делать с трудовой книжкой: пять ситуаций с готовыми решениями

Графа 5. ФИО сотрудника – полностью, разборчиво

Графа 6. Реквизиты документа, в отношении которого произошло событие. Если происходит выдача нового документа, предварительно нужно проверить, зафиксирован ли он в приходно-расходной книге.

При приеме от сотрудника уже заполненного на другом месте трудоустройства бланка с вкладышем, регистрируется только трудовая книжка.

Графа 7. Вакансия сотрудника по штатному расписанию.

Графа 8. Наименование подразделения, куда зачисляется владелец книжки. Нет подразделения – ставим прочерк, не оставляем ячейку пустой.

Графа 9. Реквизиты распоряжения, являющегося основанием события.

Графа 10. Подпись лица, осуществившего прием/выдачу и внесшего в ведомость запись.

Графа 11. Взнос, уплаченный служащим за бланк документа. Если оплата имела место, ее размер прописан в документе-основании. При бесплатном предоставлении — прочерк.

Графа 12. Дата выдачи на руки — совпадает с датой увольнения. Если выдача лично в руки невозможна, документ отправляется почтой с отметкой о реквизитах уведомления.

Графа 13. Роспись служащего в получении.

Книга ведется до полного окончания места для записей.

Скачать бланк >>>

Кто должен вести и заполнять

Согласно закону, ведет и заполняет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в 2019 году назначенный служащий кадрового отдела. Если такового не имеется, обычно эта функция передается другой службе, чаще всего, бухгалтерии. В небольших фирмах ведением занимается лично директор.

► Как внести в книгу учета запись о вкладыше в трудовую книжку

Как правильно оформить

Два главных правила оформления журнала регистрации трудовых книжек:

• нумерация страниц;
• прошивка.

Оба действия выполняются до начала заполнения книги. Начать стоит с оформления титульного листа, но здесь все предельно просто – вписывается номер тома и дата начала. Остальные данные вносятся тогда, когда журнал будет окончен.

В готовом журнале странички уже пронумерованы, если же используется самодельный (соблюдающий установленную форму), то нумеруется каждая страница. В следующем томе будет продолжаться нумерация из предыдущего.

► Как скорректировать обложку книги учета трудовых книжек, если компания изменила организационно-правовую форму

По окончании книги она продолжает храниться у кадровика, поскольку многие сведения должны быть под рукой. За ненадобностью передается в архив, где хранится 75 лет (согласно п. 695 Перечня, утверждённого Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Как прошить и опломбировать

Прошивается журнал при помощи полиамидной нити, банковского шпагата через предварительно сделанные отверстия. Концы выводятся на обороте обложки и заклеиваются контрольным листком с указанием количества листов и визой руководителя. Подробнее о прошивке читайте здесь.

Опломбировать контрольный листок надо сургучной печатью, голограммой или пломбой.

Как исправить ошибки

Ошибки в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей в них крайне нежелательны, тем более, что в законодательных актах нет пояснений по их исправлению. Основываясь на практике кадровиков, можно сказать, что оптимальным способом будет внесение ниже ошибочной записи в этой же графе отметки о том, что запись недействительна и текста правильной записи.

Никаких зачеркиваний делать не нужно. Каждое исправление заверяется автографом сотрудника, который его сделал, проставляется дата.

► Семь грубых ошибок в работе с трудовыми книжками, которые не пропустит инспектор

Ответственность за отсутствие

Ответственность за неведение книги учета трудовых книжек предусматривается ст.5.27 КоАП. Штрафы могут быть весьма существенными:

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/6762-kniga-ucheta-dvijeniya-trudovyh-knijek-i-vkladyshey-v-nih-rekomendatsii-po-vedeniyu