Журнал учета трудовых книжек: бланк, образец, заполнение

Книга учета движения трудовых книжек 2019 | Скачать образец

Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.

В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:

1. Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
2. Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
3. Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
4. Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
5. Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.

Общие требования к журналу учета трудовых книжек

Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.

Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Основные требования к внешнему виду документа:

1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.

2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.

3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.

4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:

• название документа;
• количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
• дату начала ведения журнала;
• подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.

Инструкция по заполнению книги учета

Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:

Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.

В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.

При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.

Как внести исправления в книгу

Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

1. В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
2. Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
3. Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

Ответственность за несоблюдение правил учета

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Источник: http://nalog-spravka.ru/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html

Скачать бланк журнала учета трудовых книжек

Работников отдела кадров, лиц ответственных за архив может интересовать доступность к общепринятым бланкам для оформления журнала трудовых книг.

Обычно онлайн запрашиваются формы книг, необходимые для временного хранения оригиналов документов. Касается случаев, если требуется принятый в делопроизводстве образец правильного заполнения журнала по учету трудовых книжек.

Что это такое

Представляет собой прошитый и опломбированный реестр. Хронологическая отчетность упрощает просмотр записей по движению трудовых книжек и вкладышей к ним.

Система учета, хранения оригиналов утверждена официально. Процедура ведения журнала содержится в инструкциях, закреплена на законодательном уровне.

Скачать бесплатно бланк журнала в формате excel можно здесь.

Несложная форма позволит:

• обеспечить строгий учет как уже заполненных трудовых, принятых на хранение от лиц, устроившихся на официальную работу, так и чистых подшивок. В запасе должны иметься новые экземпляры, предназначенные для оперативного оформления отношений в будущем;
• задействовать специально оформленный внутренний журнал для оперативной работы с оригиналами трудовых и вкладышей;
• вести достоверные записи по движению и выдаче документов с фиксацией оперативной информации по каждому сотруднику.

Такой журнал систематизирует делопроизводство, экономит время на разбирательствах, когда приходится выдавать справки, вести отчет по заполнению вкладышей или движению трудовых книжек работающих или увольняющихся сотрудников.

Касается ситуаций, если необходимо срочно найти необходимые документы, выписки, приказы или приходится работать непосредственно с оригиналами для выяснения общего стажа или последнего места работы.

Обязательно ли его вести

На практике удобнее всего использовать унифицированную форму журнала, которую заполняют для хранения трудовых книг. Общепринятый вид одобрен постановлением № 69 Минтруда РФ (10.10.2003).  Это касается типового образца, где предусмотрено 13 граф.

Ведя учет и перемещая – не забывайте соблюдать хронологию, вначале заполняя первую графу. Регистрация должна охватывать не только берущиеся на учет книги о трудовой деятельности сотрудников, но количество вкладышей к ним.

Регистрируя всех поступающих на официальную работу, работодатель обязан строго соблюдать закон, придерживаться действующих инструкций. Как правильно вести учет трудовых книг отражено в постановлении № 225 Правительства РФ (16.04.2003) п. 40, где указаны особенности оформления отчетного документа.

Рассматриваемый вид отчетной документации обязателен к заполнению. Проще скачать образец журнала учета трудовых книжек, чтобы быстро прошить нужное количество листов.

Кроме взятия на учет книги о трудовой деятельности от вновь поступившего на работу, в этом журнале принято делать отметки о:

• передаче (под роспись) на руки уволившемуся его документа;
• оформлении вкладыша, если чистые страницы закончились и нужно подшить листы для новых записей;
• выдаче дубликата (в случаях необходимости);
• заполнении нового бланка, когда сотрудник оформляется на первое место работы.

Необходимо придерживаться хронологического порядка, требуемого для реестра, чтобы не нарушить правильность всех записей.

Форма строго обязательна к заполнению. Работодатель не вправе отказаться от ведения такого журнала, что зафиксировано постановлением № 225 Правительства РФ (16.04.2003).

Имея перед глазами образец, где указаны все графы (13 по общепринятой форме) заполняемого журнала, лица, ответственные документировать прием на работу и увольнение сотрудников, смогут без труда переносить сведения из персональных книжек в нужные ячейки бланка.

Образец заполнения:

Для учета движения документации при оформлении этого журнала – грамотно подпишите книгу, не забыв заполнить информацию для титульного листа. Указывается название предприятия и документ, где на титульной страничке принято заполнять даты (начало и окончание в оформлении книги).

Строго соблюдая нумерацию записей, последовательно в каждой графе бланка необходимо будет заполнить сведения с занесением:

Как пронумеровать

Придерживаясь установленного порядка для оформления бланка, лица ответственные за журнал по движению трудовых книжек, обязаны правильно пронумеровать подшивку. Документ предполагает сквозную нумерацию страниц, обязательно прошивается. Номеровать допустимо как страницы, так и отдельные листы.

При этом обеспечивается строгая отчетность в журнале, где невозможно самостоятельно добавить или преступно изъять из книги отдельные элементы. Не нарушая правил отчетности, журнал должен иметь заверительную запись.

Кто подписывает

Рассматриваемая форма книги заполняется ответственным лицом и на задней обложке журнала содержит стандартные сведения. В них входят:

• название отчетного журнала;
• общее количество листов (или страниц);
• дата начала ведения реестра;
• подпись с указанием должности лица заверяющего и его ФИО.

Для оформления этого реестра рекомендована твердая обложка. Не только на случай принятия на работу или для увольнения используется книга, но и для случаев, рассмотренных в этой статье выше.

Периодом ведения данного журнала считается заполнение всех прошитых листов. В делопроизводстве предусмотрен срок хранения записей этой книги до 75 лет.

Как прошить   

Для любого документа важно правильно прошить все страницы, чтобы невозможно было изъять отдельные листочки. Цельность реестру гарантирует прочная и сплошная шелковая нить, применяемая для прошивки.

Ее концы еще до начала ведения этого документа должны пройти пломбировку на задней обложке. Форма заверяется специальной печатью и нанесением других реквизитов с подписью ответственного лица.

Скрепление ниток в прошивке с заверительной записью должно подкрепляться пломбой (иметь сургучную печать). Недопустимо применять в виде аналога пломбы из бумажных фрагментов или наклейку. В Правилах о ведении и хранении трудовых (4 абз., п. 41) допустимо использовать только опломбирование сургучом.

Исправление ошибок

Когда возникают ситуации – если требуется исправить определенную запись или неверно занесенные сведения, выявленное несоответствие аккуратно зачеркивается. Затем делают запись с корректной формулировкой, указывая все исправления. Сообщают на внутренней части обложки, придерживаясь аналогии по внесению изменений в трудовой.

Если требуется корректировать ошибку, конкретизируется каждая неверная запись с порядковым номером, ставятся дата и роспись, что заносятся в журнал ответственным лицом.

Все исправления выявленных ошибок и несоответствий проводятся без нарушения требований действующего законодательства РФ. Недопустимо нарушать правила при ведении этого реестра.

Важно вовремя исправлять найденные ошибки или явные несоответствия, при этом все отметки должны быть аккуратными и иметь «читабельный» вид.

Ответственность за отсутствие

Для руководителя важно постоянно вести этот документ, который хранится у того, кто за реестр ответствен. Каждая запись должна производиться в строгом соответствии с правилами ведения журнала.

При отсутствии в организации такого документа, или в случаях неправильного ведения, заполнения книги учета трудовых книжек, контролирующий орган вправе расценить ситуацию как явные несоответствия в делопроизводстве и законодательства.

Чтобы вас не оштрафовали по несоответствиям КоАП РФ (ст.5.27), рекомендуется придерживаться общих правил в заполнении и ведении этого реестра.

В каждой организации придерживаются установленных норм в ведении журналов. Если рассматривать выдачу на руки сотрудникам этого реестра, то стоит отметить, что:

• журнал для учета трудовых книжек попадает к увольняющемуся лицу при получении его трудовой;
• если человек решил уволиться, то заполняют 12 и 13 графы книги, в которой ведется строгий учет трудовых;
• графа 12 указывает точную дату возврата книжки уволившемуся с предприятия;
• графа 13 имеет место для росписи непосредственно самого сотрудника – он, получая трудовую, расписывается в реестре, тем самым свидетельствуя отсутствие каких либо претензий к работодателю.

Все тонкости в соблюдении алгоритма действий при приеме и увольнении сотрудников помогут не нарушить хронологию этого реестра, что очень важно при выдаче справок и другой оперативной информации. Ценно, когда в деле принимают участие опытные кадровики, знающие определенные нюансы в делопроизводстве.

Соблюдая корректный формат в датах сделанных записей, ответственные лица за оформление и ведение журнала, смогут избежать штрафов и административных взысканий.

Необходимо помнить, что в этой форме содержится правильное написание должностей (регламентируемое штатным расписанием компании).

Отражая идентификацию (ФИО) владельцев трудовых книжек, при заполнении журнала по учету и архивации оригиналов, недопустимо делать сокращения не только в фамилии хозяина книжки, но и просто ставить инициалы.

Соблюдая несложные правила в регистрации поступающих и оформляемых документов, ответственные лица смогут быстро находить нужные сведения и отметки. Реестра требует внимательного заполнения всех 13 граф.

Принимаемые на хранение работодателем оригиналы, оформляемые вкладыши должны проходить регистрацию в этом реестре под отдельными порядковыми номерами.

Аккуратность ведения журнала позволит отразить реальность действий по перемещению трудовых и вкладышей каждого отдельно взятого сотрудника.  

по теме:

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristampro.ru/skachat-obrazec-zhurnala-ucheta-trudovyh-knizhek/

Книга учета движения трудовых книжек

• Скачать актуальный бланк книги учёта трудовых книжек (формат Word)

• Скачать образец заполнения книги учёта движения ТК.

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга), которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

В Книге делаются записи о следующих событиях:

• Получение от принятого работника его трудовой;
• Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
• Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
• Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
• Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.

Требования к внешнему виду Книги

Опираясь на законодательно установленные правила и решения Московского суда, касающиеся их нарушения, можно составить список требований, которые нужно учесть при оформлении Книги:

• У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения (не год, как для большинства реестров, а до момента заполнения всех листов) и предусмотренный срок хранения Книги – до 75 лет.
• Все листы Книги должны соответствовать форме, утвержденной в Постановлении Минтруда России № 69 от 10.10.2003.
• Книга должна обладать сквозной нумерацией и быть прошита. Исходя из сложившейся практики, можно утверждать, что оба варианта – и нумерация страниц, и нумерация листов – будут верными. Главное, обеспечить этими действиями невозможность добавления или изъятия из цельной Книги отдельных элементов.
• На задней обложке Книги должна стоять заверительная запись, содержащая:
  • название журнала;
  • число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью;
  • дату заведения реестра;
  • подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности заверяющего лица.

Важно! Право на заверение Книги закреплено только за руководителем организации или ИП. Ни его заместитель, ни лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, не могут расписаться в записи на обороте журнала.

• Скрепление нитей прошивки и заверительной записи должно быть произведено сургучной печатью или пломбой. Причём при скреплении Книги нельзя использовать в качестве замены пломбе бумажную наклейку, ведь абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек разрешает только вариант с сургучом.

Несоблюдение вышеуказанных правил рассматривается как административное правонарушение и может вызвать наложение на организацию штрафа или даже приостановление деятельности юридического лица.

Заполнение Книги учёта движения трудовых книжек

Унифицированной формой из Приложения №3 к Постановлению Минтруда №69 от 10.10.2013 предусмотрено 13 столбцов. Рассмотрим особенности заполнения сведениями отдельных граф.

Содержит порядковый номер строки, вносимой в Книгу. Все записи журнала, от первой до последней, должны иметь сквозной номер.

Графа 2-4 «Дата приема на работу, запол­нения трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее»

Указывается соответственно число, месяц и год производимой записи. Формат внесения даты предусмотрен такой же, как и при заполнении самих трудовых книжек, т.е. арабскими цифрами, по два (число и месяц) и четыре (год) элемента.

Учитывая, что дата заполнения трудовой книжки в организации может отличаться от даты оформления сотрудника (от пяти до семи – при первичном заполнении книжки для работника – дней), то лучше, если дата, указанная в текущих графах, будет соответствовать моменту заполнения трудовой, а не поступления сотрудника на работу.

Графа 5 «ФИО владельца трудовой книжки»

Графа 6 «Серия и номер трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее»

Отражаются реквизиты поступающих, заведенных или выбывающих бланков трудовых, в которых ведутся записи. Формат реквизитов может различаться в зависимости от периода выпуска бланков:

• с 1938 года – серия и номер на бланках не предусматривались. В Книге делается запись «б/н» или ставится прочерк;
• с 1974 года – серия содержала римские цифры и буквы, а номер имел 7-значный формат;
• с 2003 года – серия обозначается русскими буквами, номер состоит из 7 арабских цифр.

Важно! Реквизиты вкладыша в трудовую книжку регистрируются в Книге, только если он оформляется в этой организации. Если сотрудник при поступлении на работу передает свою трудовую книжку с уже имеющимся в нём вкладышем, занесению в графу 6 подлежат только серия и номер самой трудовой книжки.

Графа 7 «Долж­ность, профес­сия, специ­альность работ­ника»

Заполняется названием трудовой функции, которую исполняет сотрудник. Формулировка должности должна совпадать со сведениями, указанными в трудовом договоре и других первичных документах: приказе о приёме на работу, штатном расписании, личной карточке и пр.

Графа 8 «Наиме­нование места работы, куда принят работник»

Вносятся данные, также взятые из трудового договора и штатного расписания и содержащие краткое название работодателя и наименование отдела или службы, где будет работать сотрудник.

Графа 9 «Дата и № приказа о приёме на работу»

Включает реквизиты приказа или иного документа (например, протокола общего собрания), на основании которого сотрудник утверждён в должности. Как и при заполнении бланка трудовой, в этой графе номер приказа указывается после его даты, а не до. Столбец заполняется только при регистрации движения трудовой книжки, а при выдаче вкладыша графа прочёркивается.

Графа 10 «Расписка ответст­венного лица, приняв­шего или запол­нившего трудо­вую книжку»

Ставится личная подпись (без расшифровки) лица, которое назначено ответственным за ведение и хранение трудовых книжек в организации и которое зафиксировало запись в Книге.

На практике бывают случаи, когда новый сотрудник приходит на работу в кадровую службу и обнаруживает, что Книга в организации до сих пор не велась. Тогда, оформив докладную записку на имя руководителя, чтобы освободить себя от ответственности за отсутствие обязательного журнала в предыдущих периодах, новый кадровик оформляет Книгу «с нуля».

При этом он должен внести в реестр те трудовые книжки, которые на данный момент уже хранятся в организации. Сведения об имеющихся трудовых заполняются с учётом хронологии, т.е. книжки, поступившие раньше, нужно указать первыми, а позже – последними. Но так как новый кадровик сам лично у работников эти книжки не принимал, в графе 10 по этим строкам он расписываться не должен.

Графа 11 «Полу­чено за запол­ненные трудо­вые книжки или вкла­дыши в них (руб.)»

Содержит сумму, переданную сотрудником в счёт оплаты за новый бланк, заполненный на него. В случае, если внутренний распорядок работодателя не предусматривает взимания расходов на бланки с работников или если суть события, вносимого в Книгу, не связана с тратой нового бланка (например, регистрация уже ранее заполнявшейся трудовой нового сотрудника), то в графе 11 ставится прочерк.

Графа 12 «Дата выдачи на руки трудо­вой книжки при прекра­щении трудо­вого дого­вора»

Заполняется датой последнего дня работы сотрудника у данного нанимателя.

Графа 13 «Рас­писка работ­ника в полу­чении трудо­вой книжки»

Эта графа может содержать:

• при получении лично – подпись сотрудника, получающего на руки при увольнении свою трудовую книжку;
• при неявке работника за трудовой – реквизиты уведомления (заказного письма или телеграммы), содержащего обращение к бывшему работнику с просьбой явиться в организацию для получения своей трудовой книжки;
• при отправке трудовой книжки почтой – дату отправки.

В последних двух случаях чеки и квитанции, полученные в почтовом отделении, необходимо подшить в личное дело бывшего сотрудника.

Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек

Источник: https://ip-spravka.ru/zapolnenie-trudovoj-knizhki/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek

Правила заполнения книги движения трудовых книжек — СИЗ, нормы, инструкции

• Скачать актуальный бланк книги учёта трудовых книжек (формат Word)

• Скачать образец заполнения книги учёта движения ТК.

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга), которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

В Книге делаются записи о следующих событиях:

• Получение от принятого работника его трудовой;
• Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
• Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
• Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
• Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.

Журнал учета трудовых книжек

Для учета принятия и выдачи трудовых книжек (и вкладышей) работодатель ведет специальную книгу, в которой отражается все физическое движение этих документов. Бланк такой книги утвержден специальным Постановлением Министерства труда за номером 69 от 10 октября 2003 года. О том, как правильно заполнять документацию и на что обратить внимание в первую очередь – прямо сейчас.

Источник: http://rossiz.ru/pravila-zapolneniya-knigi-dvizheniya-trudovyh-knizhek/

Журнал учета трудовых книжек: образец заполнения и бланк (скачать бесплатно

Все работодатели обязаны вести журналы (книги) учета трудовых книжек по специальной форме. Рассмотрим бланки этих форм и особенности их заполнения в 2019 году.

Внимание! Эти документы помогут вам организовать учет трудовых книжек в соответствии со всеми требованиями законодательства:

Зачем нужны книги учета движения трудовых книжек

Трудовая книжка — это документ строгой отчетности. Законодательство содержит требования по их учету и хранению (разд. VI Правил, утв. пост. Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Поэтому все работодатели ведут специальные книги учета трудовых книжек.

Вести учет зарплаты и кадров удобно в программе БухСофт. Она подходит для ИП, ООО, бюджетных учреждений, НКО, банков, страховых организаций и т.д.

Программа включает в себя полный кадровый учет, табели, расчет зарплаты для любой системы, калькуляторы больничных и отпускных, выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование всей отчетности (ФСС, 2-НДФЛ, РСВ, персучет и т.д.) и многое другое.

Начать работу

Какие книги учета трудовых книжек ведут работодатели

Есть две обязательные формы.

• приходно-расходная книга учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к пост. Минтруда от 10.10.2003 № 69);

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к Постановлению № 69).

Все листы указанных документов нужно пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью генерального директора и скрепить сургучной печатью либо опломбировать.

Приходно-расходная книга учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Ведением этого документа занимаются бухгалтерии работодателей. Записи в  книгу учета бланков трудовой книжки вносят сразу после их получения от поставщика. Документ должен содержать сведения по всем операциям, связанным с покупкой и выдачей работникам бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Так, в книге указывают:

• серии и номера трудовых книжек;
• стоимость бланков и т. д.

Образец приходно-расходной книги учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Образец заполнения документа выглядит так:

Журнал учета движения трудовых книжек

Журнал регистрации трудовых книжек ведут кадровые подразделения работодателя. При отсутствии кадровых служб, ведением может заниматься бухгалтерия. В журнал движения трудовых книжек вносят:

• информацию о дате приема человека в штат;
• его ФИО;
• серию и номер трудовой книжки и вкладыша к ней;
• должность работника;
• его место работы;
• реквизиты документа, на основании которого человека приняли в штат.

Правила оформления книги учета движения трудовых книжек

Начинают заполнять книгу движения трудовых книжек с титульного листа. В нем указывают, дату начала ведения документ.

Далее книгу:

• пронумеровывают;
• прошнуровывают;
• заверяют подписью директора компании;
• скрепляют сургучной печатью или опломбировывают.

Затем приступают к заполнению самого журнала трудовых книжек.

В графе 1 указывают порядковые номера записей о движении трудовых книжек и вкладышей. Нумерацию ведут в сквозном порядке.

В графах 2, 3 и 4 ставят дату (число, месяц, год):

• приема человека в штат;
• заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.

Как правило эти даты не совпадают. Причины в следующем:

• согласно ст. 66 ТК РФ трудовые книжки заводят на сотрудников, которые отработали более 5 дней;
• согласно п. 8 Правил оформление трудовых книжек, устраивающимся на работу впервые, производят в присутствии таких лиц не позднее недели, начиная со дня приема на работу.

Согласно ст. 65 ТК РФ человек предъявляет трудовую книжку при трудоустройстве. Поэтому в данной графе ставят дату получения книжки от работника или дату оформления при первичном трудоустройстве.

В графе 5 указывают полность ФИО владельца трудовой книжки.

Графа 6 предназначена для серии и номера трудовой книжки или вкладыша в нее.

В графе 7 указывают должность (профессию, специальность) человека в соответствии с трудовым договором. Вместо них также можно указать конкретную трудовую функцию (ст. 57 ТК РФ).

Графа 8 предназначена для названия структурного подразделения организации, в которое приняли нового работника. Заполняют при наличии названия в трудовом договоре. При сложной структуре компании указывают не только подразделение, но и вышестоящее над ним.

В графе 9 указывают:

• дату;
• и номер документа (приказа, распоряжения, протокола), на основании которого человека приняли в штат.

Отметим, эту графу заполняют только при приеме на работу. В ней ставят прочерк при регистрации вкладышей в трудовые книжки уже работающему в штате человеку.

В графе 10 свою подпись ставит ответственный за ведение трудовых книжек.

В графе 11 указывают сумму в рублях, которую заплатил работник за бланк трудовой книжки или вкладыш. Этот реквизит заполняют только при регистрации:

• оформленных впервые трудовых книжек;
• выдаваемых работникам вкладышей.

При предъявлении работником имеющейся у него книжки, в графе 11 ставят прочерк.

Также прочерк ставят при безвозмездной выдаче трудовых книжек.

Графы 12 и 13 заполняют при увольнении:

• в графе 12 увольняющийся ставит дату выдачи ему трудовой книжки (как правило она совпадает с датой увольнения);
• в графе 13 увольняющийся расписывается в получении книжки.

Образец заполнения журнала движения трудовых книжек

Приведем заполненный журнал учета трудовых книжек (образец):

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/1978-vedenie-jurnalov-ucheta-trudovyh-knijek-v-2019-godu