Сроки хранения документов в 2019 году в организации: кадровых, бухгалтерских

Перечень Сроков Хранения Документов В Организации На 2019 Год

Федеральный закон от 22 октября 2004 г.

N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.)

Сроки хранения документов в 2019 году в организации: кадровых, бухгалтерских

Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет (п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ). Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет.

Бухгалтерские и кадровые документы нужно хранить в 2019 году в сроки, которые установлены законодательством. В нашей таблице вы найдете всю необходимую информацию. А если хотите найти срок хранения документа в один клик, воспользуйтесь электронным сервисом в конце статьи.

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов в 2019 году: таблица

• Передача может быть произведена посредством отправки через коммуникационные каналы связи или непосредственная передача электронных носителей.
• Распечатывать файлы не нужно.
• Необходимо составить опись передаваемых файлов. В ней нужно указать способ передачи информации (носителя).
• Перед отправкой оцифрованных файлов на хранение нужно убедиться, что они не повреждены и на носителях отсутствуют вирусы.
• В архиве должны быть созданы условия для сохранности и воспроизведения таких файлов.
• Передавать документы нужно на двух носителях, дублирующих друг друга.
• Электронные архивы нужно проверять не реже одного раза в пять лет.

Есть документы, которые учреждение должно хранить постоянно, например учетную политику. Таблица со сроками хранения, поможет определить какие бумаги можно выбросить. Ведь сроки у всех разные.

Если ошибетесь со сроком и уничтожите архив раньше, то учреждение оштрафуют.

Номенклатура дел: сроки хранения документов

Документы, регламентирующие охрану труда в организации также имеют небольшой срок хранения, чаще всего он составляет 5 лет. Столько же берегут командировочные удостоверения и соответствующие приказы. Некоторые бумаги (например, журнал выдачи инструкций) хранятся 24 месяца, а книга регистрации вводных инструктажей – 10 лет.

Документационное обеспечение работы с персоналом

• Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
• За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
• Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
• Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Сроки сдачи отчетности в 2019 году: таблица

Итак, сроки предоставления отчетности в 2019 году не изменились, остались на прежнем уровне и штрафы за ее непредставление.

По общим правилам «опоздание» с подачей декларации или «Расчета по страховым взносам» может повлечь штраф — 5% от суммы отраженного к уплате, но не перечисленного, налога за каждый месяц «просрочки», в т.ч. неполный (ст. 119 НК РФ).

Помимо бухотчетности, предприятия сдают отчетность налоговую и отчеты в фонды (ПФР и ФСС). Крайние сроки сдачи отчетов указаны в соответствии с законодательством — они сдвигаются на ближайший будний день, если выпадают на праздничный (нерабочий) или выходной день.

Необходимые сроки хранения кадровых документов

До принятие изменеений в НК госпошлина была 200 рублей. В соответсвии с Федеральным законом от 27 декабря 2009 г. N 374-ФЗ пункт 1 статьи 333.19 Налогового Кодекса изложен в новой редакции, вступающей в силу по истечении одного месяца со дня официального опубликования названного Федерального закона (с 29 января 2010г.

Порядок разработки и заключения коллективного договора имеет большое значение в равной степени и для работника, и для работодателя. Он рассмотрен в предложенном материале, так как это важный элемент взаимодействия сторон трудовых отношений, который не только позволяет соблюсти их интересы, но и обеспечивает законность заключения коллективного договора.

Помимо обязанности по составлению графика отпусков Трудовой кодекс устанавливает крайний срок, когда документ должен быть обязательно утвержден. В соответствии с трудовым законодательством график на 2019 год нужно успеть подготовить до 18 декабря 2017 года.

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, в случае если они хранятся в их , нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении , направлении в на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т.

Отчетность в 2019 году: сводный календарь

Даты предоставления отчетов в контролирующие органы прописываются в законодательных актах, регулирующих правила бухгалтерского, налогового, статистического учетов, начисления налоговых платежей, сборов. Если последняя дата предоставления отчета выпадает на нерабочий выходной или праздничный день, то она переносится на первый рабочий день. Такое правило прописано, например, в пункте 7 статьи 6.1 НК РФ.

В настоящий момент действует огромное количество статистических форм. Они постоянно меняются, вводятся новые и исключаются те, которые признаны неэффективными. Также постоянно устанавливаются новые сроки сдачи отчетности. В 2019 году также изменились порядки заполнения многих статформ.

Таблица по срокам хранения документов организации

1. Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Источник: https://zakonandporyadok.ru/opeka/perechen-srokov-hraneniya-dokumentov-v-organizatsii-na-2019-god

Таблица сроков хранения документов в организации в 2019 году — скачать

Документация, которая ведется организацией, не может быть в свободном распоряжении, поскольку она является отчетной.

В любом случае те бумаги, по которым делопроизводство завершено, размещаются в архиве на некоторый срок, оговоренный в законодательстве.

Если этого не будет выполнено, то возможно привлечение виновных лиц к административной или гражданской, и даже уголовной ответственности.

Чтобы не стать фигурантом нарушения, следует разобраться, какие сроки сохранения бумаг существуют, и что за дополнительные требования к этому процессу предъявляются.

Список документов, необходимых для учета

В законе 125-ФЗ устанавливается, что архивные бумаги, которые размещаются в частной собственности, могут либо храниться самими организациями, либо же передаваться в специальные учреждения, к примеру архивы и библиотеки.

Все такие документы, приказы, планы и договора размещаются по месту исполнительного органа общества, либо в месте, которое известно его участникам.

Наиболее часто организация создает собственный архив, в отношении которого распространяются специальные нормы.

Решение о создании своего места хранения является внутренним, и руководство фирмы выдает специальное положение, где прописывается, как именно и в каком порядке будет создаваться место хранения.

Именно там оговаривается и то, кто именно будет отвечать за его формирование и сохранность, каким людям дается допуск к документам, и сколько они будут храниться.

Сроки того, сколько должны сохраняться те или иные бумаги, определяются в Приказе Министерства культуры под номером 558.

В нем говорится о том, что сроки хранения могут разделяться на пять типов:

1. Постоянно.
2. До прохождения надобности.
3. Пока не будут заменены новыми.
4. До прекращения существования организации.
5. На определенный срок.

Постоянно хранится достаточно внушительный перечень документов, отличающийся по составу, в нем есть корпоративные бумаги, к примеру Устав, протоколы собрания, документы об имущественных правах и прочие. Также это книги доходов и расходов, внутренние акты и гражданско-правовые договора, но не все.

До отсутствия необходимости хранятся законы и нормативные акты, исполнительные листы сотрудников; книги и журналы, в которых ведется учет копий, журналы учета совместителей и образцы подписей ответственных материально лиц.

До того, как будут заменены новыми, будут находиться на хранении:

• кодексы профессиональной этики;
• типовые номенклатуры дел;
• списки паролей к компьютерной технике, на которой хранится личная информация;
• формы первичных бумаг;
• нормативы по труду;
• перечни тех профессий, которые связаны с тяжелыми или вредными условиями занятости;
• планы эвакуации;
• списки детей, имеющихся у сотрудников.

До того, как организация будет ликвидирована, необходимо сохранять описи бумаг, которые выставлены организацией на аукционы или торги при приобретении земель или недвижимости, но в целом весь документальный набор должен передаваться в архивы при закрытии компании.

И наконец, на протяжении определенного срока хранятся:

Бухгалтерские бумаги

Для подавляющего количества документов бухгалтерского типа срок хранения установлен на уровне пяти лет, но есть и отличия в некоторых видах, и это следует рассмотреть подробнее.

В то же время, сроки хранения документов в организации в 2019 году, таблицу можно скачать здесь.

Остальные бумаги хранятся в среднем 5 лет, но лучше обратиться к специалистам в этой сфере, чтобы разобраться в нормах.

По налогам

Налоговые бумаги следует хранить в обязательном порядке, поскольку любая проверка выявит нарушения и выпишет соответствующий штраф.

В них отражаются все действия и траты с доходами, но обычно они хранятся четыре года, если иное не установлено законом.

По страховым взносам

Страховые взносы дают человеку возможность в дальнейшем после выхода на пенсию получить государственное довольствие, и если произойдет сбой, или появятся споры, то потребуется документальное подтверждение.

Поэтому подобные бумаги нужно обязательно хранить, и не уничтожать их раньше срока.

Кадровые

Кадровые бумаги также должны храниться на протяжении долгого времени, но и тут вступает в действие индивидуальное нормирование.

: по данной теме

Утилизация старых бумаг

Если срок хранения документации истек, то их необходимо уничтожить в оговоренном законом порядке, и для этого следует составить соответствующий акт, в котором будут указаны названия и количество дел, подлежащими деструкции.

Это распоряжение подписывается особой комиссией, утверждаемой генеральным директором по личному приказу.

Далее все бумаги любым удобным способом изымаются из хранения и уничтожаются, причем не оговорено, как это должно произойти.

Какой предусмотрен штраф за их отсутствие

Если на предприятии не будет первички, счетов и налоговых регистров, то налоговая инспекция, которая придет с проверкой, вправе выписать штраф на уровне 10-30 тысяч рублей.

Они могут проверить места хранения, и при выявлении нарушения оформят наказание по статье 120 НК РФ.

Если же не будет документов, которые подтверждают расходы на нужды хозяйственного характера, то проверка снимет расходы по прибыли, а также вычеты по налогу на добавленную стоимость. Как вариант, они вполне могут посчитать размер нужного налога методом расчета.

Для каждого типа бумаг существует свой срок, который нужно обязательно соблюдать, а если уничтожить их раньше, то проверка из налоговой инспекции накажет компанию.

Поэтому следует заранее узнать, какой период должен соблюдаться при сохранении документов и какие вообще могут быть такие сроки.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristhere.ru/tablica-srokov-hranenija-dokumentov-v-organizacii/

Срок хранения документов в организации в 2019 году: таблица — Evle

Сроки хранения документа — необходимая деталь при их ведении, ведь это важнейший критерий, по которому можно оценить их значимость. По этой причине сразу несколько министерств внесли необходимые правила.

На этот момент стоит обратить внимание, потому что некоторые положения из приказов разных министерств противоречат друг другу, поэтому здесь нужно не ошибиться и не запутаться в нюансах.

Каковы сроки хранения кадровых документов в организации в 2019 году расскажет таблица, которую можно скачать в статье.

Законодательная база

За разъяснениями сначала следует обратиться к закону «О бухгалтерском учёте» — с ним можно ознакомиться по этой ссылке, а после к перечню из этого приказа Министерства Культуры.

Первый поясняет, что все документы бухучёта хранятся от 5 лет, но не сообщает о том, есть ли зависимость типа информации.

Там же идёт указание на приказ Министерства культуры, где сроки хранения зависят от вида данных внутри документа.

Положения обоих приказов распространяются как на бумажные, так и электронные носители. Период хранения документа начинается не с того года, когда он в последний раз использовался, а со следующего.

Если в разных актах законодательства написаны различные сроки, то ориентироваться нужно на тот, что дольше, чтобы перестраховаться и избежать проблем с проверяющими органами.

Подробнее о сроках хранения для основных документов

Документы, с точки зрения, срока их хранения можно поделить на следующие группы:

1. Временные, хранящиеся до 10 лет.
2. Долгосрочные — от 10 лет.
3. Постоянные — от 75 лет.

Бумаги, ценность которых определили для долгосрочного хранения, передаются после 2 лет содержания у владельца в специальный архив. Но перед этим они проходят экспертный анализ, цели которого таковы:

1. Утверждение срока содержания.
2. Сортировка документов на допустимые к уничтожению и нет.
3. Определение срока хранения документов, которые могут понадобиться, но не имеют большой ценности.
4. Обозначение, для какой сферы документ окажется полезен.

После экспертизы обычно подводится итог, в котором вся документация поделена на 12 разделов, где в каждом есть особые правила хранения документов. Интерес вызывают разделы 1 и 4.

Раздел 1

Он поясняет учёт кадровой документации. Хранение необходимо для оригиналов и копий, а сроки могут быть самыми разнообразными:

1. Все графики, табеля, списки и журналы с учетом рабочего времени.
2. Информация о предоставлении отпусков и их даты.
3. Столько же длится хранение материалов о лицах, не принятых на работу.

1. Сведения о правилах поведения на рабочем месте и распорядке дня.
2. Все данные о деятельности каждого отдельного сотрудника, особенно о занимаемых ими должностях и стаже. Документы, созданные до 2003 для личного состава, хранятся больше — 50 лет, созданные после 2003 — 75 лет.

1. Отчеты и журналы о технике безопасности.
2. Данные об оценках и улучшениях условий труда, медицинских осмотрах, обеспечении безопасности работников, системе управления охраной труда.
3. Графики командировок.

1. До востребования хранятся все трудовые книжки и прочие документы сотрудников.

1. Личные дела руководства компании.
2. Коллективные договоры.

Раздел 4

Особые сроки хранения касаются и документации из бухгалтерии. Более того, здесь также важны условия сохранения, потому что большая часть бумаг переводится в хранилища:

1. Учетные регистры, вся первичка, отчеты после обработки отправляются на хранение в изолированные хранилища.
2. Для бланков строгой отчетности будут нужны сейфы с большей защитой — шкафы, из металла.

Ответственность за хранение несёт сотрудник, назначенный главным бухгалтером, даже если официально в компании нет такой должности. Он будет также следить за тем, чтобы изъятие и уничтожение документов происходило по всем правилам, описанным в законодательстве.

Если бухгалтерские документы, которые подлежат хранению, тем более долгому, будут утеряны, испорчены или украдены, то главный бухгалтер обязан сообщить об этом руководству, а те, в свою очередь, в полицию.

Хранение базовых документов бухгалтерского учета зависит от их вида:

• Все бланки и первичные документы – от 3 лет.
• Данные о финансовых операциях, особенно кассовая документация – 5 лет. Счета-фактуры хранятся минимум в течение 4 лет.
• При отсутствии лицевого счета все платежные ведомости хранятся 75 лет.

Изъятие или уничтожение документов допустимо только после налоговой проверки в периоде, когда у них истёк срок хранения. Решение о дальнейшей судьбе данных принимает не руководство компании, а специальная комиссия. Она и занимается размещением документов в архивах.

Особые правила

Существуют и более развёрнутые данные о хранении, которые необходимы для специфической документации:

• Все приказы, сводки, доклады, распоряжения и прочая подобная документация подразделяются на три вида:

1. Связанные с основной деятельностью компании хранятся постоянно или пока необходимы, если они присланы для справки.
2. О личном составе – 75 лет, но в это же время о командировках внутри страны, отпусках, дежурствах и т. д. – 5 лет.
3. Столько же, то есть 5 лет, хранятся данные обо всех административно-хозяйственных распоряжениях.

• Отчеты и балансы из бухгалтерии, а также приложения и пояснительные записки к ним:

1. Сдающиеся ежеквартально – 5 лет, но если нет годовых – постоянно. Столько же лет хранится переписка о балансах и отчетах, а также свидетельства о постановке на учет в налоговой.
2. 12 месяцев необходимо для хранения отчетов, подающихся каждый месяц. Если нет квартальных отчетов, то они хранятся постоянно.
3. Все остальные документы, в числе которых годовые отчеты, ликвидационные и прочие балансы, аналитические таблицы, отчеты о выплатах на страховые нужды – хранятся постоянно.
4. Протоколы об утверждении балансов хранятся постоянно, но квартальные – всего 5 лет.

1. Постоянно хранятся только годовые отчеты или квартальные, если годовых нет.
2. Месячные на хранении 12 месяцев, но если нет квартальных – 5 лет.
3. 5 лет также хранится основная часть всей подобной документации – отчеты о перечислении необходимых налогов, льготах, освобождениях от уплаты взносов, подтверждения зачислений налогов в бюджетные и внебюджетные фонды, а также данные о задолженностях.
4. Решение о продолжительности хранения подобных документов принимает комиссия.

• Информация о сметах расходов:

1. Годовые и сводные хранятся всё время.
2. Квартальные – 5 лет, но если годовых нет – постоянно.

• Сведения отдела кадров особенно важны для любой организации, поэтому решение об их хранении принимает специальная комиссия. Но есть минимальные сроки годности:

1. Сведения о премировании, зарплатные ведомости, данные о пособиях и выплатах налогов за сотрудников, об их общем доходе, отпусках и больничных хранятся 5 лет.
2. Информация о лицевых счетах работников хранится 75 лет.

• Документы о ведении производства:

1. 5 лет после истечения срока хранятся – бухгалтерский учет, данные о ревизиях, описи, инвентаризации и проверках кассы, главная книга, финансовая документация, подтверждающая какие-либо выплаты, договоры о расчетах между фирмами, переписки, сведения о хищении средств, перерасходах, недосдачах и долгах по кредитам, гарантийные письма и т. д.
2. Данные о стоимости имущества компании и операциях с векселями хранятся всё время.

Последним пунктом будут книги учета. В них могут содержаться сведения о ценных бумагах, счетах и платёжных поручениях, реестр хозяйственного имущества, продажи товаров и услуг с НДС и без, доверенностях, основных средствах компании и т. д. Все подобные документы находятся на хранении минимум 5 лет с последней ревизии.

Если перечень информации будет удобнее в виде таблицы, то такую можно скачать по ссылке.

Ответственность

Правонарушение, связанное с неправильным учетом документов, является административным и рассматривается в гражданском суде. Обычно архивное законодательство опирается на:

• Правила хранения, установленные Министерством Культуры. Новее, чем от 2007, документа нет.
• Статьи 13.20 и 13.25 КоАП.

Среди основных мер наказания – предупреждения и штрафы. Последние чаще всего минимальные, если дела касается архивов государственных учреждений. К юридическим лицам правила строже – штраф составляет до 300 000 рублей.

Хранение документов — необходимая мера, чтобы у любой организации всегда был к ней доступ. Поэтому важно правильно соблюдать условия и сроки, строго следуя существующему законодательству.

Срок хранения документов в организации в 2019 году: таблица Ссылка на основную публикацию

Источник: https://evle.ru/buhgalterskij-uchet/srok-hraneniya-dokumentov-v-organizatsii-v-2019-godu-tablitsa

Сроки хранения документов в 2019 году таблица

Бухгалтерские и кадровые документы нужно хранить в 2019 году в сроки, которые установлены законодательством. В нашей таблице вы найдете всю необходимую информацию. А если хотите найти срок хранения документа в один клик, воспользуйтесь электронным сервисом в конце статьи.

При определении сроков хранения документов в 2019 году компания должна полагаться на действующее законодательство:

• Налоговый кодекс РФ
• Федеральные законы от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ
• Перечень типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).  

Сроки хранения документов в организации в 2019 году (таблица)

Программа Упрощенка 24/7 ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Попробовать онлайн

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету в 2019 году

Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет (п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ). Согласно Федеральному закону  № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет.

Что касается некоммерческих организаций, то для них Перечень типовых управленческих документов установил  такой же срок хранения документации  — 5 лет.

Как долго хранить кадровые документы

Срок хранения документов по личному составу в 2016 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2016 №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), оформленные с 2003 года необходимо сохранять на протяжении 50 лет. Ранее срок составлял 75 лет.

Документы, которые были оформлены до 2003 года, по-прежнему нельзя уничтожать до того, как их срок хранения достигнет 75 лет.

Срок хранения прочих кадровых документов мы привели в таблице ниже.

Обратите внимание, Минфин уточнил сроки хранения первички для упрощенцев, подробности в статье Первичка на УСН. Что оставить, что выкинуть, что распечатать.

Сервис. Сроки хранения документов 

По общему правилу, срок хранения документов начинают отсчитывать с 1 января  года, следующего за годом составления документа. Однако, есть некоторые особенности. Например:

• при получении убытка (в том числе и от реализации имущества) налогоплательщик должен сохранять документы в течение всего периода учета убытка в налоговом учете
• при покупке амортизируемого  имущества документы хранят 4 года после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса
• по безнадежной дебиторской задолженности – 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным.

 Согласно п. 2.3 Правил, утверж­денных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 по истечении срока хранения документы можно уничтожить.

Для этого составляют акт «О выделении документов на уничтожение», который подписывает экспертная комиссия, которая состоит из сотрудников компании.

Если перечень документов к уничтожению очень большой, то можно указать только вид документов. К примеру, авансовые отчеты за  ____ год.

Вариантов как избавиться от ненужной документации два: собственными силами или с помощью сторонней организации. Все зависит от объемов. Если документов немного, то можно воспользоваться шредером.

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения (штрафы)

За нарушение сроков хранения предусмотрены штрафы. Согласно ст. 120 НК РФ:

• 10 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за 1 налоговый период
• 30 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за несколько налоговых периодов
• не менее 40 000 руб. или 20% от суммы неуплаченного налога если в результате отсутствия документов  налоговая база была налогоплательщиком занижена.

Штраф также предусмотрен и Кодексом по административным правонарушениям, но для должностных лиц.  В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ — от 2 000 до 3 000 рублей.

Источник: https://www.26-2.ru/art/352235-sroki-hraneniya-dokumentov

Срок хранения документов в архиве организации: таблица

Как долго нужно хранить архивные документы в 2019 году? Как их уничтожить? Какая ответственность грозит тем, кто нарушил сроки хранения? Обо всем читайте в нашей статье, скачайте полезную таблицу о сроках хранения кадровых, бухгалтерских, налоговых документов

Таблица: сроки хранения документов в организации в 2019 году

При определении сроков хранения кадровых, налоговых, бухгалтерских документов необходимо обращаться к целому ряду источников. Перечислим их:

• Налоговый кодекс,
• Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ,
• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ,
• Перечень типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Для вашего удобства мы создали таблицу, в которой указаны сроки хранения самых распространенных документов.

Скачать таблицу >>>

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету

Документация, созданная в процессе бухгалтерского учета, подлежит хранению в течение 5 лет (Федеральный закон № 402-ФЗ) после отчетного года.

https://www.youtube.com/watch?v=DrVqK0mPOx0

Налоговый кодекс обязывает индивидуальных предпринимателей и юридических лиц хранить документы 4 года (п.п. 8 п.1 ст. 23). В Перечне типовых документов установлено, что некоммерческие организации также должны хранить архивы 5 лет.

► Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле

Как считать сроки хранения документов

Срок хранения кадровой документации начинается с дня создания. В некоторых случаях важно учесть срок действия документа – например, график отпусков был составлен в 2018 году, и был актуальным весь 2019-й. Срок хранения графика в архиве начнется с даты окончания его действия.

В большинстве случаев срок хранения бухгалтерских и налоговых документов считается с 1 января следующего после составления года . Например, авансовый отчет был создан в 2016 году. Следовательно, его срок хранения надо начинать с 1 января 2017 года. Но важно учесть, что это правило имеет исключения.

Все документы по дебиторской задолженности хранятся 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным. Если речь об убытке, то документы хранятся в течение всего периода учета. Минфин России в письме от 3 апреля 2007 г.

Покупка амортизируемого имущества обязывает хранить документы 4 года после окончания отчетного периода, в котором прошло списание этого имущества с баланса организации.

Как уничтожить старые документы

После того как срок хранения документов в организации кончился, они подлежат уничтожению. Важно оформить утилизацию правильно.

Шаг 1. Создается экспертная комиссия, она может быть постоянной или временной. В нее входят работники предприятия, обязательно назначается председатель. В сложных случаях уместно пригласить работника Росархива.

Шаг 2. Комиссия определяет массив документов, которые уже не нужно сберегать. Он оформляется в виде акта «О выделении документов на уничтожение», который подписывают члены комиссии. В перечне утилизируемых документов можно не перечислять отдельно каждое наименование, а указать вид. Например: акты сверки за 2000 год.

Шаг 3. В зависимости от объема работы выбирается способ уничтожения. Если документов не очень много, достаточно пропустить их через шредер либо сжечь. Если архивы для утилизации большие, проще воспользоваться услугами специализированной организации.

► Как восстановить утраченные документы и что делать, когда это невозможно

Ответственность за нарушение сроков хранения

Поскольку все сроки хранения регламентированы законодательно, а не устанавливаются самовольно, при выявлении нарушений организация будет наказана. Налоговый кодекс в 120-й статье предусматривает штрафы:

• 10 000 р – за отсутствие документов бухгалтерского и налогового учета по одному отчетному периоду.
• 30 000 р – то же, когда нет сведений по двум и более периодам.
• От 40 000 р либо 20 процентов от суммы налога, если недостача документов повлекла уменьшение базы налогообложения.

Кроме того, должностное лицо, ответственное за документы, получит административное взыскание по ст. 15.11 КоАП РФ: 2000-3000 р.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098102-18-m11-sroki-hraneniya-dokumentov-v-organizatsii-v-2019-godu-tablitsa