Нужно ли отражать в кассовой книге всю итоговую сумму Z-отчета, если часть выручки поступила от покупателей по пластиковым картам

Покупатели рассчитываются при помощи пластиковых карт: учет и кассовые документы у поставщика

Магазины или поставщики услуг, которые принимают к оплате пластиковые карты покупателей, должны правильно отразить выручку в налоговом и бухгалтерском учете.

Кроме того, им необходимо оформить кассовые документы — например, при возврате денег клиенту.

В настоящей статье даны подробные рекомендации для тех, кто уже применяет данный способ расчетов, и для тех, кто только собирается его внедрить.

Как происходят расчеты при помощи карт

В последнее время поставщики товаров и услуг все чаще предоставляют покупателям возможность расплачиваться посредством пластиковых карт. Данный вид взаиморасчетов получил название эквайринг.

При эквайринге поставщик заключает договор с банком, и тот устанавливает в офисе или магазине электронное устройство (POS-терминал), позволяющее считывать информацию с денежной карты клиента.

Кроме того, банк открывает для поставщика счет, на который будет поступать выручка.

В момент оплаты необходимая сумма списывается с карты клиента, и через некоторое время (обычно через день-два) зачисляется на банковский счет продавца.

Если торговля осуществляется через интернет, покупатели чаще всего рассчитываются непосредственно на сайте поставщика без применения POS-терминала. В этом случае клиент заполняет специальную защищенную форму оплаты и указывает в ней информацию о своей карте. После этого деньги списываются с карты и поступают на счет поставщика. Такой способ расчетов условно называют интернет-эквайрингом.

За услуги эквайринга (в том числе интенрнет-эквайринга) банк взимает с поставщика плату в виде процента от суммы платежа. Процент удерживается сразу в момент прохождения оплаты, и выручка поступает на счет продавца уже за минусом процента.

Применение ККТ при эквайринге

Несмотря на то, что при расчетах посредством пластиковой карты наличная оплата не происходит, продавец в общем случае обязан использовать контрольно-кассовую технику. Это прямо следует из пункта 1 статьи 5 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ.

Данное правило в полной мере распространяется на обычный эквайринг, при котором задействованы электронные терминалы. Такую точку зрения не раз высказывали чиновники (см., например, письмо Минфина России от 20.11.13 № 03-01-15/49854; «Оплата товара с помощью платежной карты через терминал не освобождает организацию от обязанности пробить кассовый чек»).

Но до сих пор нет полной ясности, нужно ли использовать ККТ в случае интернет-эквайринга.

Несколько лет назад специалисты финансового ведомства отметили: при оплате через интернет (минуя POS-терминалы) выручка сразу поступает на расчетный счет продавца.

Значит, такая оплата приравнивается к безналичным расчетам, и у продавца нет необходимости применять контрольно-кассовую технику (письмо Минфина России от 09.06.09 № 03-01-15/6-293).

Однако позже появились официальные разъяснения Федеральной налоговой службы, где были сделаны противоположные выводы. По мнению авторов из ФНС России, ККТ нужно применять даже в ситуации, когда товары и услуги оплачены через интернет, ведь в Законе № 54-ФЗ нет исключений для подобного способа расчетов (см., например, письмо от 31.12.13 № ЕД-4-2/23721).

На практике интернет-магазины, как правило, поступают следующим образом.

Если клиент расплачивается в момент доставки, курьер приносит с собой переносной терминал и ККТ, с их помощью принимает оплату и распечатывает кассовый чек.

Если же покупатель переводит деньги заранее по интернету, то курьер кассовых чеков не выдает. Оплата подтверждается квитанцией, чеком или другим документом, сформированным платежной системой и распечатанным из интернета.

Оформление кассовых документов

Продавцы, принимающие оплату посредством POS-терминалов, пробивают наличную выручку на одну секцию контрольно-кассовой машины (ККМ), а выручку по эквайрингу — на другую.

Благодаря этому в Z-отчете наличная выручка отражается обособленно от выручки по эквайрингу. В результате сумма, оприходованная в кассу, должна совпадать с наличной выручкой.

Что касается общего итога по Z-отчету, то он должен отличаться от оприходованной выручки на сумму, полученную при помощи карт.

https://www.youtube.com/watch?v=qjbTfygmUaU

Поясним на примере. Допустим, покупатели заплатили наличными 500 000 руб., а при помощи пластиковых карт — 300 000 руб. Итог по Z-отчету составляет 800 000 руб. (500 000 + 300 000), в кассу оприходовано 500 000 руб. Разница между этими величинами равна 300 000 руб., что соответствует выручке по эквайрингу.

Журнал кассира-операциониста следует заполнить следующим образом:

• в графе 11 «Сдано наличными» указать наличную выручку;
• в графе 12 «оплачено по документам» указать количество» оплат через терминал;
• в графt 13 «оплачено по документам, сумма» указать общую сумму, которая прошла по терминалу в течение смены;
• в графе 14 «Сдано всего» указать сумму показателей из графы 11 и графы 13.

Приходно-кассовый ордер (ПКО) следует выписать не на итоговую величину по Z-отчету, а только на сумму наличной выручки. Далее сведения о «приходнике» необходимо отразить в кассовой книге. Таким образом, кассовая книга должна содержать данные только о наличной выручке, сведения о выручке по эквайрингу в нее не попадают.

Выручка по эквайрингу в налоговом и бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете доходы в виде выручки, полученной посредством пластиковых карт, формируются в тот день, когда клиент расплатился за товар или услугу.

До тех пор, пока деньги, списанные с карты клиента, не поступят на банковский счет поставщика, их следует отражать на счете 57 «Переводы в пути».

После зачисления на банковский счет их необходимо списать в дебет счета 51 «Расчетные счета».

В налоговом учете момент формирования доходов зависит от системы налогообложения поставщика. При основной системе с методом начисления доходы в виде выручки по эквайрингу формируются в день, когда средства списаны с карты клиента.

При кассовом методе и «упрощенке» доходы допустимо показать в момент, когда деньги поступили на банковский счет. Это подтвердил Минфин России в письме от 03.04.09 № 03-11-06/2/58 (см.

«Когда «упрощенец» должен учесть доходы, если клиент расплатился при помощи пластиковой карты»).

Обратите внимание: несмотря на то, что выручка поступает на расчетный счет за минусом процента, удержанного банком, доходы необходимо сформировать на полную сумму выручки. Компании и предприниматели на УСН должны показать в книге учета доходов и расходов именно полную, то есть не уменьшенную на банковский процент выручку.

Далее те, кто применяет ОСНО, могут включить процент банка в расходы на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Налогоплательщики на упрощенной системе с объектом «доходы минус расходы» также вправе признать затраты на основании подпункта 9 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Если же объектом налогообложения «упрощенщика» являются доходы, то списать банковский процент не удастся.

В бухучете плата за услуги банка относится к прочим затратам на основании пункта 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации».

Пример

Торговая компания находится на основной системе налогообложения и применяет метод начисления. С банком заключен договор эквайринга, стоимость услуг составляет 2 процента от суммы, поступившей с использованием пластиковых карт клиентов.

31 марта клиенты расплатились за товар при помощи карт через POS-терминал, величина выручки равна 10 000 000 руб. 01 апреля данная сумма за минусом процента, удержанного банком, была зачислена на счет компании.

В банковской выписке процент выделен отдельной строкой.

31 марта бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 62    КРЕДИТ 90  – 10 000 000 руб. — отражена выручка от продаж;

ДЕБЕТ 57    КРЕДИТ 62  – 10 000 000 руб. — поступила оплата через терминал. В налоговом учете сформирован доход в размере 10 000 000 руб.

01 апреля бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 91    КРЕДИТ 57  – 200 000 руб.(10 000 000 руб. х 2%) — удержана стоимость услуг банка;

ДЕБЕТ 51    КРЕДИТ 57  – 9 800 000 руб.(10 000 000 — 200 000) — деньги зачислены на банковский счет В налоговом учете сформированы расходы в размере 200 000 руб.

Возврат денег, полученных посредством платежной карты

Если клиент по той или иной причине отказался от товара или услуги, оплаченной при помощи пластиковой карты, продавец обязан вернуть ему деньги. При этом возврат должен произойти на карту, вернуть средства наличными из кассы нельзя.

Оформление кассовых документов зависит от того, в какой момент покупатель отменил покупку. Если это произошло в тот же день, когда состоялась сама покупка, кассиру нужно пробить чек ККМ на возврат по секции эквайринга.

Плюс к этому необходимо оформить акт о возврате по форме КМ-3. В журнале кассира-операциониста сумму возврата следует отразить в строке 15.

Если покупатель вернул деньги на следующий день или позже, кассовый чек на возврат не пробивается, и акт по форме КМ-3 не составляется.

В бухучете при возврате денег на карту клиента чаще всего используют сторно проводок, созданных в момент покупки. Проще говоря, отмену выручки показывают двумя проводками. Первая — по дебету счета 90 и кредиту счета 62, вторая — по дебету счета 62 и кредиту счета 57. Затем после списания денег с банковского счета поставщика делается проводка по дебету счета 57 и кредиту счета 51.

Источник: http://xn----7sbbdknpgz5cdmgk4ay4ll.xn--p1ai/archives/14443

Документы операционной кассы

Авторы:

Елена Кузьмина, Юлия Азарова

группа компаний «Юриспруденция Финансы Кадры»

Обратите внимание, статья опубликована более двух лет назад (15 лет, 5 месяцев, 13 дней). За это время, законодательство могло измениться. Уточнить актуальность данной информации вы можете у наших специалистов, тел.: +7 (495) 287-16-75, 287-16-76.

В соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г.

№ 54-ФЗ (далее — Закон о ККТ) при продаже товаров наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт осуществляются с применением контрольно-кассовой техники.

Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждены письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104) действуют лишь в части не противоречащей Закону о ККТ.

Прием и выдачу наличных денег, оформление кассовых документов, ведение кассовой книги, ревизию кассы и контроль за соблюдением расчетно-кассовой дисциплины производят в соответствии с Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации (утверждены положением Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П) и Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее – Порядок [*]).

Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 утверждены формы первичной учетной документации (КМ), — они обязательны, в том числе для организаций, торгующих в розницу.

Перечень форм первичной документации для учета кассовых операций в торговле опубликован в рубрике «Справочник» № 1, 2003, стр. 86.

В общем случае магазину розничной торговли при наличных и приравненных к ним расчетам надо действовать по схеме:

Журнал кассира-операциониста

Основной документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе магазина, — журнал кассира — операциониста (форма № КМ-4). Его заводят для каждого кассового аппарата отдельно.

Журнал шнуруют, нумеруют и скрепляют подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Все записи в журнале ведет кассир — операционист в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой.

Записи подтверждают подписями кассир администратор организации, старший кассир. Если в журнал вносят исправления, то они должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

При оформлении трудности обычно возникают в ситуациях, когда приходится оформлять операции оплаты пластиковыми картами и возврат товара. Рассмотрим на примерах заполнение формы № КМ-4 для различных случаев.

Расчеты денежными средствами и кредитными картами

Если покупатели расплачиваются с помощью кредитных карт, то чек пробивать нужно, хотя наличные деньги и не поступают в кассу. Как отразить такую операцию в документах кассы?

ПРИМЕР 1

ООО «Лотос» торгует в розницу хозяйственными товарами и имеет один кассовый аппарат. На нем работает кассир-операционист Максимова Н.А.

, с которой заключен договор о полной материальной ответственности.

В ее обязанности входит, в частности, ведение журнала кассира-операциониста, составление справки-отчета кассира-операциониста (форма № КМ-6) и составление акта о возврате денежных сумм покупателям.

Показания денежного счетчика фирмы ООО «Лотос» за 1 июля 2004 года равны: на начало дня – 80 525 руб.; на конец дня – 95 266 руб.; сумма выручки за день составила:

95 266 руб. — 80 525 руб. = 14 741 руб.

Два покупателя расплатились за товар с кредитных карт, а не наличными. В этом случае все равно необходимо пробить чек. Деньги, списанные с карт, поступают на расчетный счет организации, а не в кассу, но фигурируют в Z-отчете.

Поэтому итоговая сумма по Z-отчету не совпадает с фактической наличностью. Выручка от продажи хозтоваров, которые были оплачены пластиковыми картами, составила 6385 руб.

Следовательно, денежная сумма, которая фактически находится в кассе, равна:

14 741 руб. – 6385 руб. = 8356 руб.

В конце рабочего дня (смены) после того как Максимова Н.А. пробила итоговый чек (Z отчет), ей необходимо заполнить журнал кассира-операциониста. В нем отражают показания счетчиков и сумму дневной выручки. Прежде всего, заполняют графу 1, где указывают дату снятия отчета.

В графу 2 вписывают номер отдела (секции), по которому пробита выручка. В графе 4 кассир указывает порядковый номер контрольного счетчика на конец рабочего дня (Z-отчета).

Показатели в столбце 5 заполняют только при проверке, перерегистрации ККТ, снятии ККТ с учета или при передаче машины в ремонт.

В графу 6 переносят показания денежного счетчика на начало дня. В нашем примере эта сумма составила 80 525 руб. Показания счетчика заверяют подписями кассира (столбец 7) и администратора организации (столбец 8). На конец рабочего дня показания денежного счетчика составили 95 266 руб.

Эту сумму следует занести в графу 9 журнала. Разница между показаниями счетчика на начало и конец рабочего дня (смены) 14 741 руб. — это сумма выручки за рабочий день, которую необходимо вписать в графу 10.

В графе 11 журнала отражают выручку за рабочий день (смену), сданную наличными в кассу предприятия (8356 руб.). Сумму, оплаченную по кредитным картам, следует занести в графу 13 журнала кассира-операциониста, а в графе 12 отмечают, каким количеством чеков оплачены такие покупки.

Все данные в конце рабочего дня (смены) заверяют подписями ответственные лица (графы 16,17,18).

Бухгалтер магазина составил приходный ордер только на ту сумму, которая фактически находится в кассе (письмо Управления МНС России по г. Москве от 25 октября 2002г. № 29-12/51251) и отразил операцию следующими проводками:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»
— 8356 руб. – внесены наличными денежные средства от покупателей;

ДЕБЕТ 57 субсчет «Оплаты платежными картами» КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»
— 6385 руб. – приняты оплаты по пластиковым картам;

А после получения выписки банка:

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 57 субсчет «Оплаты платежными картами»
— 6385 руб. — зачислены денежные средства, оплаченные с карт, на расчетный счет.

Оформление возврата денежных сумм

Покупатели могут вернуть товар как в день его покупки, так и позже. Оформление возврата денежных средств из кассы в этих случаях будет разным.

Возврат в день продажи

Если возврат товара производится в день его продажи, то никаких проводок делать не нужно, так как в учете изначально не отражается факт реализации возвращенного товара.

Сумму возврата кассир отражает в графе 15 журнала. Возврат денег из кассы кассир может осуществить только по чеку, выданному в данной кассе и на соответствующую покупке сумму.

Руководитель организации должен подписать чек – это разрешение кассиру сделать возврат денег из кассы.

В конце рабочего дня (смены) составляют Акт по форме № КМ-3 (Подробнее об оформлении акта возврата денежных сумм покупателям читайте в приложении № 2, 2003, стр. 75.) в одном экземпляре.

Если при возврате товара надлежащего качества у покупателя не сохранился чек или какие-либо другие документы, подтверждающие факт покупки в этом магазине, то возврат денег непосредственно из кассы невозможен.

Но отсутствие у потребителя кассового или товарного чека либо иного документа, удостоверяющих факт и условия покупки товара, вовсе не основание для отказа в удовлетворении его требований о возврате денег за некачественный товар.

Как же поступить в такой ситуации? Лучшим решением будет возврат денег не из операционной, а из главной кассы предприятия на основании заявления покупателя, заверенного подписью руководителя магазина. Возврат в этом случае оформляют не актом по форме № КМ-3, а расходным кассовым ордером, на котором покупатель расписывается.

ПРИМЕР 2

Магазин ООО «Малыш» торгует детскими товарами. Кассовый аппарат обслуживает кассир Семенова А.Н. Показания денежного счетчика фирмы за 1 июля 2004 года равны: на начало дня – 388 562 руб.; на конец дня – 405 203 руб.Таким образом, сумма выручки за день:

405 203 руб. — 388 562 руб. = 16 641 руб.

Один из покупателей вернул товар надлежащего качества на сумму 2500 руб., предъявив кассовый чек. Деньги были возвращены ему из операционной кассы. На эту сумму был составлен акт о возврате денежных сумм покупателям (форма № КМ-3). После этого сумма денежной наличности в ККМ получилась такой:
16 641 руб. – 2500 руб. = 14 141 руб.

Обратите внимание, что в этом случае сумма на Z-отчете не будет совпадать с суммой сданной в главную кассу выручки. Это и не нужно. Сумма, оприходованная в главную кассу по приходному кассовому ордеру должна совпадать лишь с той, что указана в графе 11 журнала кассира-операциониста.

Возврат в последующие дни

Если возврат товара произошел не в день его продажи, то предусмотрен иной порядок действий.

Прежде всего, покупатель должен оформить заявление на возврат денег в произвольной форме. После этого составляют накладную на возврат товара и выдают покупателю деньги из основной кассы организации.

Сумма, возвращенная покупателям, не фигурирует в журнале кассира-операциониста. Акт по форме № КМ-3 не составляют.

При возврате денежных сумм необходимо составить расходный кассовый ордер и отразить операцию в кассовой книге и в бухгалтерском учете сделать сторнирующие проводки.

Заполнение справки-отчета кассира-операциониста

Еще одним документом, который нужно заполнять, является справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6).

В конце рабочего дня кассир заполняет этот документ в одном экземпляре. В нем отражаются показаниях счетчиков ККТ на начало и конец рабочего дня (смены), сумма выручки, а так же сумма денег, возвращенная покупателям. Отчет подписывает кассир-операционист и сдает в бухгалтерию организации вместе с выручкой за день и распечатанным Z-отчетом.

В первую графу справки вписывают порядковый номер контрольного счетчика (Z-отчета). Во второй и третьей графе указывают номер отдела, секции. Четвертую графу заполняют только при проверке, перерегистрации ККТ, снятии ККТ с учета или при передачи машины в ремонт.

В графах 5 и 6 отражают показания контрольного счетчика на начало и конец рабочего дня (смены). В 7 графе указывают сумму выручки за день, а в 8 графе — сумму, возвращенную покупателям по неиспользованным кассовым чекам.

Бухгалтер на основании справки-отчета составляет приходный кассовый ордер на полученную сумму и делает записи в кассовой книге.

В заключении хотелось бы обратить внимание на сроки хранения документов. Журнал кассира-операциониста, контрольные ленты, Z-отчеты и другие документы, которые касаются денежных расчетов с покупателями, должны хранится в течение сроков, установленных для первичных документов, но не менее пяти лет. Руководитель предприятия несет прямую ответственность за их сохранность.

[*] — Порядок утвержден письмом ЦБ РФ от 4 октября 1993 г. № 18.

«Учет в торговле» (Отраслевое приложение к журналу «Главбух»), №3-2004.

Источник: https://www.uf-k.ru/publication/dokumenty-operacionnoy-kassy.html