Как правильно оформить компенсацию за использование личной сим-карты

Как правильно оформить и списать в налоговом учете затраты на мобильную связь для сотрудников

Начну с того, что есть два способа учитывать расходы на мобильную связь. Первый – детализировать, то есть подробно просматривать перечень телефонных номеров, на которые звонили работники, отделяя рабочие от личных.

И второй способ – изначально лимитировать расходы на телефонные разговоры. То есть руководство компании определяет сумму, которую будут выделять сотруднику для оплаты телефона. К слову, необязательно выдавать работнику деньги, чаще всего оплату операторам связи компании переводят самостоятельно.

Чтобы определить сумму лимита, желательно сначала ввести в компании оплату переговоров путем детализации. Так вы сможете выяснить, сколько нужно на это денег реально.

В противном случае возможны конфликты из-за недостатка выделенных денег и возникающей у работников необходимости оплачивать рабочие звонки из личных средств.

Какой же вариант вам лучше выбрать? Подскажу дальше, на что ориентироваться. Но прежде отмечу: какой бы из способов вы не выбрали, разработайте правила пользования служебными мобильными телефонами (см. образец ниже. – Примеч. ред.). Этот документ поможет вам контролировать, как сотрудники расходуют средства.

Плюсы и минусы детализации

Очевидное преимущество детализации телефонных разговоров для вас, как бухгалтера, в том, что так вы будете готовы обосновать расходы на связь налоговым инспекторам. Ведь те зачастую требуют, чтобы у компании в наличии был детализированный счет. Ну и в целом плюс для руководства – можно следить, как сотрудники тратят свое рабочее время, кому звонят.

Однако есть и минусы. Возможны конфликты с работниками из-за перечня номеров, которые можно отнести к служебным. Например, менеджер отдела продаж может звонить своим родственникам и по работе, так как в настоящий момент они являются покупателями товара. Вдобавок детализация звонков может потребовать дополнительных затрат. В частности, придется постоянно заказывать выписки у оператора связи.

Плюсы и минусы лимитирования

Явный плюс лимитирования – компания может оптимизировать затраты на мобильную связь. Проще говоря, вы заранее знаете, сколько денег заплатите за переговоры того или иного сотрудника. А это позволяет планировать бюджет.

В противовес этому назову два очевидных минуса, которые встречались на моей практике. Во-первых, работники могут жаловаться на то, что им не хватает выделенной суммы. Во-вторых, вам периодически придется индексировать суммы лимита в зависимости от сезонности и объема работ. А это дополнительные расходы.

Что делать, если сотрудник вел личные переговоры за счет компании?

Заключив договор с оператором связи, компания должна будет оплачивать все выставленные счета за услуги мобильной связи в полном объеме. То есть независимо от того, служебные или личные переговоры вели ваши работники. Со служебными звонками мы разобрались.

А как быть с личными переговорами? Тут не важно, каким способом вы учитываете расходы на мобильную связь: детализируете или лимитируете. Все зависит от того, возмещает работник стоимость таких звонков или нет.

Сотрудник компенсирует стоимость звонков

Сначала разберем ситуацию, когда работник компенсирует затраты компании на его личные звонки. Действуйте так. После того как сотрудник возместит оплату телефонных переговоров, спишите потраченные суммы в составе прочих. Основание – подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Саму же сумму, которую возместит сотрудник, отразите как внереализационный доход.

Работник не возмещает плату за личные звонки

А вот обратная ситуация. Сотрудник не компенсирует работодателю потраченные на личные переговоры деньги. Так вот, стоимость личных звонков сотрудника при расчете налога на прибыль компания учесть не вправе. Поскольку такие затраты не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными.

Компания на общем режиме отражает в учете расходы на услуги мобильной связи

ООО «Вега» в июле заключило с оператором мобильной связи договор на оказание услуг на условиях 100-процентной предоплаты. Оператор предоставил организации два абонентских номера. По приказу руководителя ООО «Вега» мобильной связью вправе пользоваться коммерческий директор и главный бухгалтер.

Организация определяет доходы и расходы методом начисления. В июле «Вега» перевела на расчетный счет оператора авансовый платеж в размере 5000 руб. Проводка такая:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» КРЕДИТ 51
– 5000 руб. – перечислена предоплата за оказание услуг мобильной связи за август.

В августе оператор выставил детализированный счет и счет-фактуру. Общая стоимость телефонных переговоров в августе составила 4720 руб. (в том числе НДС – 720 руб.). По расшифровке счета бухгалтер определил, что личные телефонные переговоры сотрудники не проводили.
В учете следующие записи:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
– 4000 руб. (4720 – 720) – отражена стоимость служебных телефонных переговоров за август;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 720 руб. – учтен НДС на услуги мобильной связи;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
– 720 руб. – принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров.

Неизрасходованный аванс в размере 280 руб. (5000 – 4720) засчитывается в счет оплаты услуг связи в следующем месяце.

Какие документы необходимы,чтобы подтвердить расходы на мобильную связь

А во-вторых, утвержденный руководителем компании список работников, которым положена мобильная связь. Как вариант, все это можно закрепить в одном документе.

В-третьих, трудовые договоры или должностные инструкции в которых прописано, что для работы сотрудникам нужно использовать сотовый телефон. И наконец, в-четвертых, договор с оператором сотовой связи и детализированные счета.

Если сотрудник использует личную сим-карту, то еще понадобится копия договора работника, как физлица, с оператором связи. Также нужны счета оператора, в которых работник будет выделять деловые звонки. Их пусть подаст вам вместе с заявлением на компенсацию.

Как учесть расходы на корпоративные сим-карты и сами телефоны

Елена Юрьевна Сафарова окончила юридический факультет, работала адвокатом, до 2008 года работала в системе налоговой службы С 2008 по 2010 год — руководитель отдела правового консалтинга и судебных споров ЗАО «ЦБА». В настоящее время — консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом. Профессиональный лектор.

На семинарах мне часто задают вопрос: а можно ли списать расходы на покупку сим-карт и телефонных аппаратов? Конечно, можно. Главное, чтобы они были корпоративными.

Напомню, что корпоративной считается только сим-карта, которая принадлежит организации, а не работнику.

То есть компания самостоятельно заключает договор с оператором связи и передает сотруднику сим-карту по передаточному акту для того, чтобы тот пользовался ею в служебных целях. При этом собственником сим-карты все равно остается работодатель.

Организация может отнести затраты на их покупку к прочим расходам. Основание – подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но это относится только непосредственно к стоимости сим-карт. Ведь зачастую стоимость услуги по предоставлению номера и подключению к сети равна нулю.

При этом деньги, которые компания заплатила за сим-карты, оператор связи сразу зачисляет на счета абонентов. Тогда учитывать эти затраты нужно по мере расходования денег (подп. 3 п. 7 ст. 272, п. 1 , 2 ст. 318 НК РФ).

Сам телефонный аппарат считается корпоративным, если он в собственности компании. Поставьте имущество на баланс. Как правило, сотовые телефоны стоят дешевле 40 000 руб. Значит, это материальные расходы. Их можно списать целиком и сразу.

Можно ли списать компенсацию за то, что сотрудник использует личный телефон

Теперь рассмотрим такую ситуацию, довольно частую. Ваш работник использует свою сим-карту, чтобы вести служебные переговоры. Или же пользуется личным сотовым телефоном. Наконец, не исключено, что сим-карта и сама трубка принадлежат сотруднику.

За то, что человек использует для работы личное имущество, нужно выплачивать денежную компенсацию. Так сказано в статье 188 ТК РФ. Причем размер компенсации можно установить любой. Да и выплачивать деньги можно как угодно (либо наличными из кассы, либо на счет работника). Никаких требований и ограничений по данному поводу в законе нет.

Тут с налогом на прибыль все просто. Компенсацию можете списать в составе прочих расходов. Основание – подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Обратите внимание, что нужно оформить дополнительный документ, например приказ. В нем пропишите порядок выплаты компенсации работникам за использование личных мобильных телефонов.

Удастся ли учесть в расходах плату за дополнительные услуги связи

Операторы часто предоставляют своим клиентам дополнительные услуги связи.

Например, международный и национальный роуминг, ая/факсимильная почта, режим ожидания/удержания и переадресации вызова, определитель и антиопределитель номера и т. д.

При расчете налога на прибыль такие расходы списывайте как прочие. На основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но для этого, конечно, нужны подтверждающие документы – счета, акты и т. д.

Не менее важно подтвердить, что дополнительные услуги связи действительно необходимы для работы сотрудников. Здесь ориентируйтесь на должностные обязанности. Можно составить локальный документ, в котором будет прописано, кто и как может использовать дополнительные услуги связи. А можете сделать проще – внесите аналогичную информацию в трудовые договоры и должностные инструкции сотрудников.

Конспект подготовил Роман Тимохин

2. «Как установить компенсацию работнику за то, что он использовал личное имущество для работы» («Семинар для бухгалтера» № 6, 2013).

3. «Коллеги рассказали, как безопаснее всего учитывать расходы на мобильную связь» («Семинар для бухгалтера» № 2, 2013).

Подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ В налоговом учете плата за услуги мобильной связи является прочим расходом.

В налоговом учете плата за услуги мобильной связи является прочим расходом.

1. К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся следующие расходы налогоплательщика:

25) расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи , вычислительных центров и банков включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, информационно-телекоммуникационная сеть «Интернет» и иные аналогичные системы);

Подпункт 3 пункта 7 статьи 262 НК РФ

В налоговом учете прочие расходы списывают целиком и сразу.

7. Датой осуществления внереализационных и прочих расходов признается, если иное не установлено статьями 261 , 262 , 266 и 267 настоящего Кодекса:

3) дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов , либо последнее число отчетного (налогового) периода – для расходов:

в виде сумм комиссионных сборов;

Статья 188 ТК РФ

За то, что сотрудник использует для работы личное имущество, ему положена компенсация

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Место проведения: г. Москва
Тема: «Расходы на услуги мобильной связи»
Длительность: 7 часов
Стоимость: 8900 рублей
Компания-организатор:
Первый Дом консалтинга «Что делать Консалт»,
тел. (495) 784-73-75,
4dk-seminar.ru

Источник: https://otchetonline.ru/pomoshh-buxgalteru/buhuchet/34211-kak-pravil-no-oformit-i-spisat-v-nalogovom-uchete-zatraty-na-mobil-nuyu-svyaz-dlya-sotrudnikov.html

Как осуществляется компенсация мобильной связи сотрудникам? 2019

Ряд специальностей связан непосредственно с переговорами, в том числе по телефону.

Так как мобильный является инструментом, нужным для обеспечения рабочей деятельности, услуги сотовой связи оплачиваются работодателем.

Компенсация предполагает частичный или полный возврат средств сотруднику за услуги связи. Возмещаются только траты на звонки по рабочим вопросам. Сопутствующие расходы должны быть правильно учтены.

Нормативная база

Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:

• Использование в работе собственности сотрудника (к примеру, сотового устройства).
• Амортизация объектов собственности.

Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи.

В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке.

Объем выплат нужно указать в трудовом договоре. Если трудовой договор уже составлен, пункт об объеме возмещения можно прописать во вспомогательном соглашении.

К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.

Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону

Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:

• Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
• Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
• Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
• Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.

Основные особенности возмещения затрат

Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.

Аренда телефона у работника

Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:

• Оформлением договора аренды телефона на основании статей 606-625 ГК РФ. В документе указывается срок аренды, объем компенсаций и порядок их выплаты.
• Оформлением договора безвозмездной эксплуатации устройства.

Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.

Детализация счета

Детализация счета необходима для того, чтобы установить фактическое время телефонных переговоров. Следовательно, на основании фактического времени можно определить размер выплат.

Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.

Лимиты трат на мобильную связь

Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:

• Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
• Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.

Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.

К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.

Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление НДФЛ, страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.

ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.

Бухгалтерский учет компенсационных расходов

Расходы на мобильную связь будут включены в учет только при наличии условия: направленность на извлечение прибыли. Если расходы не являются экономически обоснованными, налоговые структуры уберут их из себестоимости. Бухгалтерский учет предполагает использование следующих проводок:

• ДТ20, 26, 44 КТ73. Учет трат на сотовую связь.
• ДТ73 КТ50, 51. Траты на мобильную связь были компенсированы.

ВАЖНО! Учет в составе себестоимости может вестись только в том случае, если имеется первичный документ: счет-фактура от оператора с указанием конкретной фирмы.

Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета

Существуют следующие варианты оплаты:

1. Оплата авансом. Если сотовая связь оплачивается авансом, соответствующие платежи будут считаться авансовыми.
2. Карты экспресс-оплаты. Минус оплаты картами заключается в том, что отсутствие сопутствующих документов может вызвать нарекания со стороны налоговых органов.
3. Компенсация. Актуальна для тех случаев, когда работодатель не заключил договора с оператором, и сотрудники в своей работе используют личные сим-карты. Затраты на личные переговоры учитываются в составе прочих трат на счете 91.

Как правило, компании практикуют способ компенсации. Оплата экспресс-картами неактуальна, из-за того что этот вариант рискован.

Компенсация расходов сотрудника на сотовую связь

Тарасов В. Д., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Для оперативного решения производственных вопросов любое учреждение может использовать сотовую связь. Учреждение может компенсировать сотрудникам затраты на такой вид связи или оно само может заключить договоры с поставщиком данных услуг. Рассмотрим особенности порядка компенсации расходов сотрудников на сотовую связь.

Вначале скажем несколько слов об особенностях заключения договоров на услуги связи самим учреждением. Их необходимо заключать в соответствии с законодательством о закупках:

– с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (для казенных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет субсидий);

Источник: https://map-expo.ru/drugoe/kak-osushhestvljaetsja-kompensacija-mobilnoj-svjazi-sotrudnikam.html

Расходы на сотовую связь

Различные варианты корпоративной связи, и как это влияет на эффективность работы персонала.

Современный рынок предлагает потребителю большое количество всевозможных электронных устройств, спектр возможностей которых может быть как широким, так и узкоспециализированным, что сказывается на ценовой политике продаж этих гаджетов.

Помимо функционала эти устройства могут отличаться мобильностью, такие модели пользуются большим спросом чем стационарные. Тем не менее, современные мобильные телефоны лидируют на рынке гаджетов, поскольку они могут заменить любой из них.

Действительно, мобильные операторы предлагают своим клиентам не только мобильную связь, о и интернет, ММS, SMS, push-to-talk и прочие опции, которые позволяют пользоваться всеми возможностями по передаче и получению данных самого различного формата.

Согласно статистическим исследованиям сотовой связью пользуются практически все жители России, но это не означает, что у сотовых операторов не увеличивается количество клиентов. Дело в том, что иметь несколько сим-карт разных провайдеров становится нормой, все больше человек покупают второй телефон, чтобы иметь возможность недорого общаться с различными абонентами.

Еще один сектор прироста новых пользователей мобильной связи ― это компании, которые предпочитают выбрать и подключить безлимитные тарифы (http://www.corporacia.ru) Билайн, Теле2, МТС или Мегафон и держать своих сотрудников постоянно на связи. Действительно, можно обязать сотрудника день и ночь быть доступным по рабочему телефону.

Профессии бывают разные, а потому в случае аврала специалист может понадобиться в любое время суток. При этом работник не может сослаться на то, что телефон отключили на неуплату, аппарат сломался и так далее.

На корпоративном плане всегда будут деньги, более того, звонки внутри сети корпоративного заказчика чаще всего бесплатные, что напрямую экономит средства на разговоры между подчиненными.

Вообще безлимитный корпоратив подразумевает бесконечное количество минут разговоров внутри сети, а потому корпоративные абоненты могут не считать время разговоров, обсуждая как рабочие вопросы, так и личные дела. Эта обычная практика в компаниях, если это не мешает рабочему процессу, то руководство закрывает на это глаза.

Что касается разговоров с абонентами других операторов, то оплаченные минуты совсем не бесконечны. Скорее, наоборот, в корпоративную безлимитку (http://www.corporacia.

ru/bezlimitnie_tarify) может входить заранее оговоренное число минут такого общения, а за превышение лимита компании придется доплатить. Это первый и не единственный подводный камень безлимитного тарифа от Билайн, МТС, Мегафон или Теле2.

При превышении установленного лимита на звонки по определенным направлениям, будь то определенные регионы или другие провайдеры, компании будет выставлен счет, который будет превышать планируемые траты на связь.

Если такие траты оправданы, то для определенной категории сотрудников можно повысить величину оплаченных минут на другие сети, а для всех остальных оставить на прежнем уровне, исключив возможность превышать лимит ― для корпоративных тарифов от Билайн, МТС, Мегафон подобная дифференциация является нормой хотя бы потому, что провайдер всегда готов предоставить массовому заказчику эту возможность.

Безлимитный корпоратив для крупных компаний ― это стабильный крупный доход для любого мобильного оператора, а потому такие заказчики получают значительные скидки, индивидуальные условия тарифного плана, различные бонусы, подарки, опции, недоступные для физических лиц, возможность купить красивые номера Билайн (http://www.corporacia.ru/krasivie_nomera-beeline), МТС, Мегафон по минимальной цене и т.д.

Тем не менее, такие бонусы отнюдь не являются бескорыстным подарком со стороны провайдера связи, поскольку пользователь тарифа оплачивает приличный пакет услуг, а если добавить к этому большое количество абонентов, которое закупается для крупной компании, то для провайдера предоставление нескольких опций не представляет проблемы. Обслуживание связи крупного корпоративного клиента ― это приличная гарантированная прибыль. Отсюда следует простой вывод, что чем крупнее компания-заказчик, тем на большие уступки готов пойти провайдер.

Наличие у сотрудников корпоративного безлимита является важным элементов формирования корпоративного духа.

Вслед за Европой российские компании начинают вести работу над созданием сплоченной команды, которая нацелена на получение общего результата ― в качестве инструментов для создания такого сообщества единомышленников выступают корпоративные праздники и бесплатна телефонная связь.

Нет сомнений, что наличие такой связи вызывает чувство причастности к группе, чего и следовало добиться. Помимо этого дифференциация наборов доступных опций у различных категорий работников позволяет повысить статус конкретного сотрудника, предоставив ему возможность пользоваться в рамках корпоративной связи роумингом, интернетом и прочими услугами.

Если по условиям безлимитного тарифа компания оплачивает только фиксированное количество минут разговора, а остальные расходы работник должен оплачивать самостоятельно, то это значительно снижает как популярность подобного тарифа среди сотрудников, так и вызывает нежелание пользоваться мобильным телефоном для решения рабочих вопросов по истечению бесплатных минут. Такое ограниченное использование корпоративного безлимита значительно ограничивает его преимущества, но позволяет руководству найти работника даже в нерабочее время. Как правило, это вызывает недовольство и негативное отношение коллектива к такому решению вопроса. Если настроение в коллективе является важным фактором для достижения плановых результатов развития бизнеса, то стоит потратить больше денег на мобильную связь для персонала, но получить от них в итоге полноценную отдачу в работе.

(с) www.corporacia.ru

При приобретении сотового телефона необходимо установить на телефон SIM-карту. В соответствии с п. 2 Правил оказания услуг подвижной связи «SIM-карта» — карта, с помощью которой обеспечивается идентификация абонентской станции (абонентского устройства), ее доступ к сети подвижной связи, а также защита от несанкционированного использования абонентского номера».

Чаще всего SIM-карта приобретается вместе с сотовым телефоном, однако ее стоимость, по мнению автора, не должна включаться в первоначальную стоимость телефона, поскольку SIM-карта может быть поставлена в другой телефон или на одном телефоне могут применяться две SIM-карты. Таким образом, стоимость SIM-карты должна учитываться отдельно от стоимости сотового телефона.

Для целей налогового учета расходы на приобретение SIM-карты будут включаться в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст.

264 НК РФ), для целей бухгалтерского учета — в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).

Рассмотрим два варианта учета SIM-карт.

Первый вариант

При приобретении SIM-карты, срок использования которой не установлен, организация осуществляет единовременный платеж.

Для целей налогового учета затраты на приобретение SIM-карты включаются в состав текущих расходов организации в том периоде, в котором они были произведены.

Чтобы не увеличивать трудозатраты, организация в учетной политике должна закрепить положение о том, что в бухгалтерском учете расходы по приобретению SIM-карт с неустановленным сроком использования учитываются в том периоде, когда эти расходы осуществлены.

Пример 1. С расчетного счета организации на расчетный счет оператора связи перечислены денежные средства за SIM-карту. Стоимость SIM-карты — 500 руб. (в том числе НДС — 76 руб.).

Данный платеж является единовременным.

В бухгалтерском учете организации используется субсчет 60-1 «Расчеты по авансам выданным».

Д-т 60-1, К-т 51 — 500 руб. — перечислена предоплата за SIM-карту;

Д-т 26, К-т 60 — 424 руб. — стоимость SIM-карты включена в состав общехозяйственных расходов организации (500 руб. — 76 руб.);

Д-т 19, К-т 60 — 76 руб. — начислен НДС;

Д-т 68, К-т 19 — 76 руб. — принят к вычету НДС;

Д-т 60, К-т 60-1 — 500 руб. — зачтена сумма предоплаты.

Второй вариант

При покупке SIM-карты расходы на ее приобретение зачисляются на лицевой счет абонента в счет оплаты будущих услуг связи. В бухгалтерском учете организации стоимость таких SIM-карт не учитывается.

Стоимость SIM-карты отражается на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные», до тех пор, пока оператор сотовой связи не выставит счет за оказанные услуги.

Пример 2. Воспользуемся условиями предыдущего примера, только теперь стоимость SIM-карты зачисляется оператором связи на личный счет абонента в счет оплаты будущих услуг сотовой связи. Через месяц за разговоры, произведенные по сотовому телефону в прошлом месяце, оператор связи выставил организации счет на общую сумму 300 руб. (в том числе НДС — 46 руб.).

В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом:

Д-т 60-1, К-т 51 — 500 руб. — оплачена SIM-карта;

Д-т 26, К-т 60 — 254 руб. — отражены в составе общехозяйственных расходов услуги связи (300 руб. — 46 руб.);

Д-т 19, К-т 60 — 46 руб. — учтен НДС, предъявленный оператором связи;

Д-т 68, К-т 19 — 46 руб. — принят к вычету НДС;

Д-т 60, К-т 60-1 — 300 руб. — зачтена часть стоимости SIM-карты в счет оплаты расходов на услуги связи.

организация приобретает сотовые телефоны, заключает договор с оператором сотовой связи и выдает уже подключенные телефоны сотрудникам;

в служебных целях используются личные телефоны сотрудников с последующей компенсацией их расходов.

Каждый из них имеет как достоинства, так и недостатки. Рассмотрим эти способы.

Использование сотового телефона сотрудника

При использовании личных сотовых телефонов сотрудников в служебных целях у бухгалтера предприятия возникают вопросы возможности учета суммы компенсации в целях налогообложения прибыли организаций и необходимости налогообложения выплаченной компенсации. В основе решения этих вопросов лежат положения п. 1 ст. 252 НК РФ. Для того чтобы расходы на сотовую связь можно было учесть при расчете налога на прибыль организаций, должны одновременно выполняться условия, перечисленные в этом пункте:

размер таких расходов должен быть экономически обоснован;

эти расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, т.е. носить производственный характер;

указанные расходы должны быть документально подтверждены.

Документальное подтверждение расходов

Одной из причин возникновения конфликтов между налоговыми органами и налогоплательщиками является то, что действующим налоговым законодательством не определен точный перечень документов, на основании которых можно признавать расходы на сотовую связь в целях налогообложения прибыли.

По мнению официальных (налоговых и финансовых) органов в минимально необходимый комплект документов входят:

договор с оператором мобильной связи на оказание услуг связи;

перечень должностей работников, которым необходима сотовая связь для исполнения ими своих служебных обязанностей;

детализированные счета оператора связи.

Наличие первых двух документов никаких возражений у налогоплательщиков не вызывает, а вот по поводу детализированных счетов возникают споры.

Источник: https://warmedia.ru/%D1%80%D0%B0%D1%81%D1%85%D0%BE%D0%B4%D1%8B-%D0%BD%D0%B0-%D1%81%D0%BE%D1%82%D0%BE%D0%B2%D1%83%D1%8E-%D1%81%D0%B2%D1%8F%D0%B7%D1%8C/

Компенсация мобильной связи сотрудникам: приказ, заявление, служебная записка, размер

Некоторые профессии неразрывно связаны с частыми переговорами, в том числе в телефонном режиме. Так как мобильная связь используется для обеспечения рабочего процесса, то и расходы должен нести работодатель. Компенсация распространяется только на рабочие звонки, поэтому нужно правильно учесть сопутствующие личные беседы.

Нормы в этой сфере

Возмещение трат работника, осуществленных им для обеспечения непрерывности рабочего процесса, закреплена ст. 164 ТК РФ. Статья 188 трудового законодательства отражает случаи, позволяющие рассчитывать на компенсацию:

Последний вариант можно применить только в том случае, когда стоимость аппарата составляет 40 тыс. руб. и более. Если же приобретение средства связи потребовало меньшей суммы, значит, оно относится к материальным затратам.

Статьи 41 и 45 ТК РФ гласят о том, что порядок компенсации расходов за сотовую связь, должен быть отражен в коллективном договоре, а также в других внутренних локальных актах.

Если договоренность была достигнута уже после подписания соглашения, то материальные изменения можно отразить в дополнительном документе.

Внимание: компенсация мобильной связи должна быть обоснована с экономической точки зрения (улучшение показателей, повышение эффективности труда и т.д.), иначе руководитель рискует получить административной наказание.

В каких случаях требуется компенсация мобильной связи сотрудникам

Затраты на телефонную связь – расходы, присущие практически любому учреждению. При чем, большая доля чаще всего принадлежит сотовым операторам.

В этом нет ничего удивительного, так как появление мобильных телефонов значительно увеличило оперативность решения рабочих вопросов, а некоторые специальности попросту не предполагают использование стационарных аппаратов (водители, торговые представители и т.д.).

Чтобы обеспечить подчиненных мобильной связью, можно использовать один из нижеприведенных вариантов:

• создание корпоративной сотовой связи путем подписания договора с сотовым оператором с последующей выдачей сим-карт подчиненным;
• представление компенсации работникам.

Действующее законодательство требует, чтобы назначению выплат предшествовали анализ экономической обоснованности и предоставление подтверждающих документов.

Ее расчет

Уточнение размера выплаты подчиненному, пользующемуся в рабочих целях личной мобильной связью, предполагает проведение переговоров, результатом которых должна стать точная сумма компенсации. Завершающим моментом является отражение достигнутой договоренности в трудовом договоре или дополнительном соглашении.

Если использование личной связи в рабочих целях является не единичным случаем для организации, то целесообразнее отразить порядок расчета и предоставления компенсаций в коллективном договоре.

Для обеспечения контроля и предупреждения нарушений со стороны сотрудников, руководитель должен включить в должностную инструкцию информацию о месячном лимите мобильной связи и возможных последствиях перерасхода.

Компенсационная выплата может быть рассчитана и перечислена только после издания соответствующего приказа, гласящего о сумме, сроках и порядке предоставления. В знак ознакомления подчиненный должен поставить свою подпись.

• Как определить точный размер положенной компенсации? Если сотрудник использует безлимитный тариф с фиксированной оплатой, то работодатель может ежемесячно перечислять ему именно эту сумму. Более целесообразной для организаций является посекундная тарификация и сниженная стоимость междугородних звонков.
• Следующий вариант расчета и оплаты требует регулярного предоставления детального отчета о звонках и стоимости каждого. В этом случае бухгалтер сначала определяет продолжительность фактически проговоренного времени, а затем перечисляет положенную сумму компенсации.

Если в организации установлен ежемесячный лимит, то каждому подчиненному должно быть известно об этом, так как превышение расходов придется оплачивать самостоятельно.

Приказ о компенсации мобильной связи сотрудникам

Если работодатель не возмещает такие расходы

Использование личного имущества подчиненных в рабочих целях, предполагает предоставление компенсации в соответствии со ст. 188 ТК РФ.

При этом статья 235 трудового законодательства гласит о том, что работодатель обязан полностью возместить причиненный ущерб (при наличии).

В основе расчета размера компенсации лежат рыночные цены, действующие на территории региона в период причинения материального вреда. Если сотрудник не возражает, работодатель может предложить натуральную форму возмещения – ремонт или замену испорченного имущества.

Порядок и срок компенсации телефонных переговоров должна быть определен и зафиксирован соглашением сторон. Информацию следует отразить письменно, например, в трудовом договоре, дополнительном соглашении и т.д.

Если работодатель не согласен компенсировать расходы, связанные с использованием личного мобильного тарифа на нужды организации, то он должен обеспечить подчиненных корпоративной связью. Не соблюдение условий соглашения о возврате трат можно обжаловать в судебном порядке.

Компенсация за использование сотрудником личного имущества описана в этом видео:

Источник: http://uriston.com/trudovoe-pravo/vyplaty/kompensatsii/mobilnoj-svyazi.html