Аренда личного имущества у сотрудника

Содержание

Аренда автомобиля или компенсация за использование автомобиля у сотрудника НДФЛ

В своей практике работодатели берут в аренду автомобиль у своих сотрудников, так как для них такой подход выгоднее, чем покупка нового авто. Законом предусмотрено, что за использование транспортных средств физических лиц в рабочих целях полагается компенсация. Это возмещение заключается в выплате средств за износ, топливо парковку.

Как оформить аренду автомобиля своего сотрудника?

Существует несколько схем, позволяющих арендовать транспортное средство у сотрудника. Мы рассмотрим самые распространенные способы оформления сделки. Также необходимо будет затронуть тему НДФЛ, ведь доходы граждан облагаются налогом. Какой же способ окажется наиболее предпочтительным и наименее затратным для сторон, попробуем разобраться.

Законодательное подтверждение

Ст. 188 ТК предусматривает обязанность работодателя компенсировать расходы сотрудника, который использует личное авто для выполнения служебных обязанностей. ГК закрепляет условия договора аренды транспортных средств. Ст. 632 — 641 ГК РФ рассматривает вопрос аренды с экипажем, а ст. 642 — 649 ГК – без экипажа.

Способы, посредством которых может быть арендовано авто у сотрудника

Работником может быть предоставлено авто для выполнения задач работодателя на таких основаниях:

ссуда;
компенсация за износ личного авто;
аренда.

Есть еще два варианта – передача авто в безвозмездное пользование, лизинг.

Аренда автомобиля или компенсация за использование личного автомобиля, какой вариант предпочтительней?

Каждый из выше перечисленных способов имеет свои достоинства и недостатки. Для того чтоб понять каким вариантом воспользоваться, нужно знать особенности каждого из них.

Вариант первый – ссуда. Он предполагает заключение между организацией и сотрудником договора безвозмездной эксплуатации авто. В таком порядке транспортное средство переходит на баланс предприятия и числится как арендованное имущество. При этом право собственности сохраняется за сотрудником. Эта возможность закреплена в ст. 689 ГК.

В таком варианте фирма получает возможность учета расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ), затрат по текущему и капитальному ремонту.

Более того покрываются расходы могут на оплату технического обслуживания и страхования, мойки и парковки. По факту расходы учитываются точно так же, как и по собственным авто компании.

Точно также проводится и документальное оформление расходов. Вместе с договором ссуды нужно будет оформлять накладные на ГСМ, путевые листы, страховые бумаги.

Но есть в этом варианте и недостатки. Он наименее выгоден и организации, и работнику. Ссуда – порядок безвозмездной передачи прав. В таком случае организации придется включить стоимость аренды в графу внереализованные доходы. Это требование из пункта 8 статьи 250 НК РФ.

При расчете дохода нужно обратить внимание на рыночную стоимость аренды аналогичного имущества. Главный риск заключается в том, что точно просчитать размер дохода и, а значит и вывести НДФЛ невозможно. Сотрудник такой вариант невыгоден тем, что он не получит средств за аренду. Фактически он может претендовать только на компенсацию автомобильных расходов.

Внимание! Вариант выплаты компенсации может быть использован, если ее размеры не выходят за рамки норм, установленных Постановлением Правительства № 92 от 08.02.2002. Как показывает практика, уложиться в предложенные нормативы бывает крайне сложно, что толкает работодателя на подписание договора аренды с сотрудником.

Преимущества ссуды:

учет всех расходов на транспортное средство, без всяких ограничений.

Минусы:

уплата НДФЛ по договору;
риск доначисления налога на прибыль;
необходимость оформления дополнительного договора;
отсутствие возможности выплаты дополнительного вознаграждения сотруднику;
оформление кадровой документации на управление ТС.

Вариант второй – компенсация. Этот способ отличается простотой оформления. В этом случае не потребуется заключать дополнительных договоров. Тут можно обойтись служебной запиской и приказом по предприятию. Кроме того закон не ограничивает сумму расходов за износ авто, но предусмотрены ограничения для компенсационных выплат (за аренду).

Итак, в случае использования легкового авто, в налоговых расходах предусматривается ограниченная нормативами сумма компенсации.

Такое правило должны соблюдать компании, использующие упрощенное налогообложение, а также общую систему (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК).

Большинство компаний, для того чтоб избежать перерасчета разницы, устанавливают максимальный размер возмещения расходов на амортизацию, что учесть компенсационные расходы.

Постановление Правительства № 92, что от 8 февраля 2002 г. утверждает такие нормативы:

для легковых авто с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно — 1200 руб.;
для машин, объем двигателя, которых больше 2000 куб. см. — 1200 руб.;
для мотоциклов — 600 руб.

Обратите внимание! Нормативы установлены только для мотоциклов, легковых транспортных средств. Следовательно, законом не ограничиваются размеры компенсационных выплат по эксплуатации грузовых авто. Но схема приемлема для компаний, находящихся на общей системе налогообложения.

Упрощенщики находятся в менее выгодном положении. Их закон ограничивает в возмещении компенсации за грузовой автомобиль. В отличие от предприятий на ОСНО упрощенщики работают с закрытым перечнем расходов. А пп. 12 пункта 1 статьи 346.16 НК разрешено учитывать только компенсацию за мотоциклы и легковые транспортные средства.

Плюсы компенсации:

отсутствие необходимости заключения дополнительных договоров;
возможность оформления дополнительного вознаграждения;
отсутствие надобности издания кадрового документа;
не облагается НДФЛ и иными налогами.

Минусы компенсации:

ограниченный размер компенсации за аренду;
споры с учетом расходов на техосмотр, ремонт, ГСМ;
риски признания выплат по НДФЛ и другим налогам.

Вариант третий – аренда.

Сразу стоит отметить, что если у работодателя возникла необходимость компенсации износа авто, а также вознаграждения сотруднику, то ему предпочтительней будет использовать вариант аренды.

При оформлении ссуды максимум, что можно будет сделать, так это включить под отчет деньги на топливо. Порядок оформления договора аренды регулируется ст. 633, 643 ГК.

В таком случае удастся учесть расходы на ГСМ и ремонт, страховку и техосмотр. Но есть важное условие: в договор аренды должен быть внесен пункт, что ремонтные расходы (с уточнением типа — текущий, капитальный), техобслуживанию, страхованию несет арендатор.

Обратите внимание! Если сотрудник использует свое личное транспортное средство в служебных целях, то нужно заключать договор аренды без экипажа (это ст. 642 ГК РФ). А уже передавать в аренду машину с экипажем может только лицо, которое оформило с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ).

При этом законодательство не мешает закреплять арендованный автомобиль за собственником (сотрудником). Для этого нужно создать соответствующий приказ по предприятию. Но опять-таки, есть нюансы. В таком положении существует риск начисления дополнительных страховых налогов, так как договор может быть переквалифицирован в аренду транспортного средства с экипажем.

Плюсы аренды:

возмещение неограниченных затрат;
дополнительная компенсация для водителя.

Минусы аренды:

необходимость оформления дополнительного договора;
оформление кадровых документов на управление транспортом;
вознаграждение подлежит обложению НДФЛ;
риск добавления страховых выплат, когда собственник управляет автомобилем.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с политикой обработки персональных данных.

Здравствуйте! Меня зовут Белова Ольга Борисовна.Осуществляю деятельность в сфере юриспруденции с 2013 года. Специализируюсь преимущественно на гражданском праве.Училась в Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова. Факультет: Юриспруденция (Юрист).

Источник: https://SocLgoty.ru/kompensatsii/arenda-avtomobilya-ili-kompensatsiya-za-ispolzovanie-avtomobilya.html

Компенсацию сотруднику за личное имущество нужно прописать в соглашении

Аренда личного имущества у сотрудника

Арбитры считают, что если сотрудник использует личное имущество в интересах работодателя, то начисляемая ему за это компенсация не облагается взносами в размере, определяемом соглашением*. О том, как оформить такие выплаты, – расскажем.

* Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 23 декабря 2014 г. № 13АП-25449/2014.

А.С. Мамонтов, юрист

Что можно использовать

На практике довольно часто возникают ситуации, когда работники используют свое личное имущество в служебных целях. Например, когда у учреждения недостаточно собственных средств для приобретения определенных инструментов, оборудования или иных технических материалов.

Кроме того, если сотрудник работает дома, он может использовать свой компьютер, принтер, сканер, факс, сотовый телефон, ездить по поручениям на собственном автомобиле или ином транспорте.

Для образовательных учреждений самый часто встречающийся пример – педагог, который приходит к детям, обучающимся на дому, и использует, например, свой личный планшет или ноутбук. При этом используемое личное имущество должно быть непосредственно связано с функциональными обязанностями работника, указанными в его должностной инструкции или трудовом договоре.

Так, компенсация за использование личной машины выплачивается, когда работа сотрудника связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с его должностными обязанностями, а за использование мобильного телефона – при частых переговорах с клиентами.

ФСС России в письме от 17 ноября 2011 г.

№ 14-03-11/08-13985 также напомнил, что размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. Но при этом обязательно наличие документов, подтверждающих, что расходы сделаны работником именно в служебных целях.

Документальное оформление

Расчеты с работниками, личное имущество которых используется в интересах учреждения, могут совершаться посредством:

начисления и выплаты компенсации;
заключения договора аренды или договора безвозмездного пользования.

Заключаем соглашение

Статья 188 Трудового кодекса РФ предусматривает возмещение расходов, связанных с использованием, износом (амортизацией) личного имущества работника в служебных целях.
Для реализации права на такую компенсацию должны соблюдаться следующие условия:

получено согласие работодателя на использование личного имущества сотрудника;
заключено допсоглашение к трудовому договору об установлении размера и порядка выплаты компенсации.

В таком документе нужно отразить:

наименование личного имущества;
характеристики, отличительные признаки имущества (например, марку автомобиля, компьютера, мобильного телефона, год его выпуска, серийный номер и др.);
состояние имущества, стоимость на момент заключения соглашения, а также условия обслуживания;
порядок, размер и сроки выплаты компенсации (по причине износа имущества в процессе его использования);
порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией имущества, и подтверждения таких расходов;

Работодатель может оплачивать расходы на обслуживание в связи с использованием имущества сотрудника в служебных целях сам или возмещать сотруднику его затраты.

основания права собственности на имущество (если это возможно) (например, договор купли-продажи, товарный чек).

Если же решение об использовании имущества сотрудника в рабочих целях принимается при его трудоустройстве в учреждение, то прописать выплату и размер компенсации можно в отдельном пункте трудового договора при его заключении.

Стороны трудового договора вправе договориться между собой о выплате компенсации в любом размере. Ведь в данном случае трудовым законодательством ограничения не установлены.

Отметим, что имущество необязательно должно быть в собственности сотрудника.

Он может его арендовать или, если это автомобиль, распоряжаться им по доверенности.

Договор аренды

Учреждение может заключить с работником договор аренды его имущества (ст. 606 Гражданского кодекса РФ). Но, согласно пункту 1 статьи 609 Гражданского кодекса РФ, обязательно в письменной форме.

При заключении договора аренды имущество предоставляется работодателю за плату во временное владение и пользование или просто во временное пользование.

В договоре нужно указать: объект арендуемого имущества, его характеристики и порядок использования; права и обязанности сторон, предусмотренные статьей 606 Гражданского кодекса РФ; срок аренды; порядок, условия и сроки внесения арендной платы, ее размер.

Если в договоре не будет прописано, что имущество передается во временное владение и (или) пользование работодателя за определенную плату, то он может быть квалифицирован как договор другого вида. В соответствии с пунктом 2 статьи 616 Гражданского кодекса РФ работодатель, являющийся арендатором, обязан (если иное не установлено законом или договором аренды):

поддерживать имущество в исправном состоянии;
производить за свой счет его текущий ремонт;
нести расходы на содержание имущества.

Возможны два варианта аренды транспортного средства: с экипажем и без него. И в зависимости от выбора будет установлена компенсационная выплата.

Договор безвозмездного пользования

В соответствии с пунктом 1 статьи 689 Гражданского кодекса РФ по договору безвозмездного пользования одна сторона (в данном случае – работник) передает имущество в безвозмездное пользование другой стороне (работодателю). В свою очередь работодатель обязуется вернуть имущество в том состоянии, в котором он его получил с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.

К договору безвозмездного пользования применяются правила, аналогичные правилам договора аренды (п. 2 ст. 689 Гражданского кодекса РФ). Однако отличительной особенностью такого договора является освобождение арендатора от платы за пользование имуществом.

Ндфл и страховые взносы

Компенсация, выплачиваемая сотруднику за использование личного имущества, не подлежит обложению страховыми взносами в ФСС России и на травматизм. Такое разъяснение дали специалисты фонда в письме № 14-03-11/08-13985.

Однако чиновники Минтруда России полагают, что если сотрудник для работы использует автомобиль, которым управляет по доверенности, то на выплаченную ему компенсацию, проведенную в учете, учреждение обязано начислить страховые взносы (письмо от 26 февраля 2014 г. № 17-3/В-92). Они обосновывают это следующим.

Транспортное средство, управляемое работником по доверенности, не является его личным имуществом. А возмещать сотруднику расходы на чужое имущество работодатель не обязан. Поэтому такое возмещение не может считаться компенсацией, выплачиваемой в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Однако у арбитров по этому вопросу иная точка зрения. Так, определением ВАС РФ от 24 января 2014 г. № ВАС-4/14 подтверждено, что сумма компенсации за использование транспорта, которым работник управляет по доверенности, не должна включаться в базу для начисления взносов.

Учтите: руководствоваться арбитражной практикой в данном случае рискованно. Скорее всего, свою позицию придется отстаивать в суде.

Зато с суммы арендной платы за личное имущество взносы уплачивать точно не нужно.

Так как к объекту обложения взносами не относятся выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности (или иных вещных прав на имущество), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
По общему правилу, предусмотренному пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, с компенсации за использование работником личного имущества на службе НДФЛ не удерживается. С этим согласился и Минфин России в письме от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996. Но сделать это можно лишь в пределах норм. Правда, утверждены они Правительством РФ только для личных легковых автомобилей и мотоциклов (постановление от 8 февраля 2002 г. № 92).

Для целей исчисления налога на прибыль норма расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля зависит от рабочего объема двигателя транспортного средства. Если его объем не превышает 2000 куб. см, норма равна 1,2 тыс. руб. в месяц, если превышает – 1,5 тыс. руб.

Важно запомнить
Учреждение обязано выплачивать компенсацию, только если использует имущество сотрудника в своих интересах. Конкретный размер такой компенсации определяется соглашением.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/101800-kompensatsiyu-sotrudniku-za-lichnoe-imushchestvo-nujno-propisat-v-soglashenii

Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете аренду личного имущества сотрудника — НалогОбзор.Инфо

Аренда личного имущества у сотрудника

Сотрудник может использовать в работе свое личное имущество: транспортное средство, компьютер, телефон, факс и т. д.

Использование личного имущества сотрудника для служебных целей организация должна оплатить. Сделать это можно:

назначив ему компенсацию;

заключив с сотрудником договор аренды.

Подробнее см. :

Как отразить в бухгалтерском учете аренду личного автомобиля сотрудника;

Договор аренды

При аренде личного имущества сотрудника организация платит ему арендную плату, предусмотренную договором (ст. 606 и 614 ГК РФ).

Ситуация: может ли договор аренды имущества быть подписан одним и тем же человеком как со стороны арендодателя, так и со стороны арендатора, если организация арендует имущество у своего руководителя?

Ответ: да, может.

Требования законодательства при этом не нарушаются. Человек не может заключить договор сам с собой, в том числе как представитель другого гражданина или организации (п. 3 ст. 182 ГК РФ). Однако на законного представителя организации – ее руководителя – это требование не распространяется.

В соответствии с требованиями гражданского законодательства РФ организацию в сделках, как правило, представляет ее руководитель, действующий на основании устава. Поэтому организация через своего руководителя может приобретать права и выполнять обязанности. Такой вывод следует из статей 53, 91 и 103 Гражданского кодекса РФ.

Таким образом, руководитель организации, заключая сделки (например, договор аренды) от ее имени, не выступает как самостоятельный участник гражданских правоотношений. То есть считается, что договор заключила организация. Аналогичные выводы содержит арбитражная практика (см.

, например, определения ВАС РФ от 19 декабря 2007 г. № 14573/07, от 18 января 2007 г. № 16517/06, постановления Президиума ВАС РФ от 11 апреля 2006 г. № 10327/05, от 1 ноября 2005 г. № 9467/05, постановления ФАС Московского округа от 1 февраля 2008 г. № КГ-А40/14593-07, от 10 июля 2007 г.

№ КГ-А40/4605-07, Поволжского округа от 5 июля 2007 г. № А65-13887/2006).

Поэтому, если организация выступает арендатором имущества своего руководителя, руководитель может подписать договор аренды как со стороны арендодателя, так и со стороны арендатора.

Бухучет

Арендованное имущество принимайте по акту о приеме-передаче и приходуйте на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» (Инструкция к плану счетов).

В бухгалтерском учете сумму арендной платы относите на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендовано имущество сотрудника:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 76

– отражена плата за аренду личного имущества сотрудника (сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору).

Пример отражения в бухучете аренды личного имущества сотрудника

В январе ООО «Альфа» (арендатор) заключило со своим сотрудником (арендодатель) договор аренды мобильного телефона. Срок действия договора – с 1 февраля по 31 января следующего года. Стоимость телефона по соглашению сторон – 7500 руб. Ежемесячная арендная плата за телефон составляет 900 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие проводки.

В феврале:

Дебет 001
– 7500 руб. – принят на забалансовый учет мобильный телефон, полученный в аренду (на основании акта о приеме-передаче).

Ежемесячно в течение срока действия договора аренды:

Дебет 26 Кредит 76
– 900 руб. – списана арендная плата за пользование личным мобильным телефоном сотрудника.

НДФЛ и страховые взносы

Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нет, НДФЛ нужно начислять по ставке 13 или 30 процентов (ст. 224 НК РФ). НДФЛ удерживайте при фактической выплате арендной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы на сумму арендной платы не начисляйте. Связано это с тем, что выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, не признаются объектом обложения страховыми взносами. Такой порядок следует из части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и статьи 606 ГК РФ.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на арендную плату также начислять не нужно.

Объясняется это тем, что с доходов, полученных по гражданско-правовым договорам, взносы на страхование от несчастных случаев уплачиваются только в том случае, если такая обязанность предусмотрена договором (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой имущества сотрудника, учитываются в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом расходы, связанные с эксплуатацией личного имущества сотрудника, несет организация-арендатор (если в договоре не предусмотрено иное) (ст. 616 ГК РФ).

О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на ремонт имущества, арендованного у сотрудника, см. Как отразить расходы ремонт основных средств в налоговом учете.

Если организация арендует у своего сотрудника мобильный телефон, в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, можно включить и оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример начисления платы за аренду личного имущества сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения. Доходы и расходы определяет методом начисления

В январе ОАО «Производственная фирма «Мастер»» (арендатор) заключило договор аренды с начальником цеха В.К. Волковым (арендодатель). Объект аренды – личный компьютер сотрудника. Компьютер используется для контроля за выполнением производственного графика, учета нарядов, оценки незавершенного производства и т. п. Срок действия договора – с 1 февраля по 31 июля.

Стоимость компьютера по соглашению сторон – 25 000 руб. Ежемесячная арендная плата за компьютер составляет 1200 руб.

Налог на прибыль «Мастер» начисляет ежемесячно. При расчете налога на прибыль бухгалтер «Мастера» в течение действия договора аренды ежемесячно уменьшает налоговую базу на 1200 руб.

Сумма арендной платы ежемесячно в течение срока действия договора включается в налоговую базу по НДФЛ. Детей у сотрудника нет. Поэтому стандартные вычеты по НДФЛ, предусмотренные подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ, ему не предоставляются.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы бухгалтер «Мастера» не начисляет.

В учете организации сделаны следующие проводки.

В феврале:

Дебет 001
– 25 000 руб. – принят на забалансовый учет компьютер, полученный в аренду (на основании акта о приеме-передаче).

Ежемесячно с февраля по июль включительно:

Дебет 25 Кредит 76
– 1200 руб. – списана арендная плата за пользование личным компьютером сотрудника;

Дебет 76 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 156 руб. (1200 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

Дебет 76 Кредит 50
– 1044 руб. (1200 руб. – 156 руб.) – выплачена арендная плата за использование личного компьютера сотрудника в служебных целях.

ОСНО: НДС

Предоставление личного имущества сотрудника в аренду организации НДС не облагается. Это следует из положений статьи 143 Налогового кодекса РФ и подтверждено письмом Минфина России от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21.

Налог на имущество

Арендованное у сотрудника личное имущество организация учитывает за балансом (Инструкция к плану счетов).

Если договор аренды предусматривает выкуп имущества (п. 1 ст. 624 ГК РФ), то после перехода к организации (арендатору) права собственности на него у организации появится обязанность платить налог на имущество – при условии, что имущество принято на учет в качестве объекта основных средств до 1 января 2013 года.

Движимое имущество, принятое на учет в качестве объекта основных средств с 1 января 2013 года, не признается объектом налогообложения налогом на имущество (подп. 8 п. 4 ст. 374 НК РФ). Поэтому, если право собственности на актив перешло к организации в 2013 году, исчислять налог на имущество с его стоимости не нужно.

Подробнее о том, как рассчитать данный налог, см. Как организации рассчитать налог на имущество.

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, арендные платежи не уменьшают. Такие организации не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации, применяющие упрощенку, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат, уменьшающих налоговую базу:

суммы арендной платы (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);

затраты на оплату услуг связи (если организация арендовала мобильный телефон) (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

О том, как учесть при расчете единого налога при упрощенке расходы на ремонт имущества, арендованного у сотрудника, см. Как отразить расходы ремонт основных средств в налоговом учете.

Затраты признаются только после фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Все расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 1 февраля 2006 г. № 03-11-04/2/24 и УМНС России по г. Москве от 16 марта 2004 г. № 21-09/17094).

Пример начисления платы за аренду личного имущества сотрудника. Организация применяет упрощенку. Объект налогообложения – разница между доходами и расходами

ООО «Альфа» применяет упрощенку и платит единый налог по ставке 15 процентов. В январе организация (арендатор) заключила договор аренды с секретарем Е.В. Ивановой (арендодатель). Объект аренды – личный факс сотрудницы. Срок действия договора – с 1 января по 31 декабря.

Стоимость факса по соглашению сторон – 6000 руб. Ежемесячная арендная плата – 500 руб.

Сумма арендной платы ежемесячно в течение срока действия договора включается в налоговую базу по НДФЛ. Детей у Ивановой нет, поэтому стандартные налоговые вычеты по НДФЛ, предусмотренные подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ, ей не предоставляются.

Сумма НДФЛ с арендной платы равна:
500 руб. × 13% = 65 руб.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы не начисляются.

При расчете единого налога бухгалтер «Альфы» ежемесячно включает в состав расходов арендную плату в размере 500 руб.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 и 2 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы, связанные с арендой личного имущества сотрудника, не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Расходы, связанные с арендой и эксплуатацией личного имущества сотрудника, учитывайте по правилам режима налогообложения, применяемого для деятельности, в которой занят сотрудник.

Организация может одновременно использовать арендованное имущество в деятельности, облагаемой ЕНВД, и деятельности, с которой налоги организация платит по общей системе налогообложения. В этом случае расходы, связанные с арендой, нужно распределить.

Такой порядок установлен пунктом 9 статьи 274 и пунктом 7 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.

Пример распределения расходов, связанных с арендой личного имущества сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.

Налог на прибыль «Гермес» платит ежемесячно.

В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

В мае организация заключила договор аренды с главным бухгалтером организации А.С. Глебовой. Объект договора аренды – компьютер. Компьютер предназначен для учета товаров, реализуемых оптом и в розницу. Ежемесячная арендная плата за компьютер составляет 1000 руб.

Суммы доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности за май, составляют:

по оптовой торговле (без учета НДС) – 21 000 000 руб.;
по розничной торговле – 9 000 000 руб.

Других доходов у организации не было.

Чтобы правильно распределить арендные платежи между двумя видами деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общим объемом доходов.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за май составляет:
21 000 000 руб. : (21 000 000 руб. + 9 000 000 руб.) = 0,7.

Сумма расходов, связанных с арендой компьютера, которая учитывается при расчете налога на прибыль за май, равна:
1000 руб. × 0,7 = 700 руб.

Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь–май.

Сумма расходов, связанных с арендой компьютера, которая относится к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составит:
1000 руб. – 700 руб. = 300 руб.

С суммы арендной платы бухгалтер не стал начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Сумма арендной платы ежемесячно в течение срока действия договора включается в налоговую базу по НДФЛ. Детей у сотрудницы нет, поэтому стандартные налоговые вычеты, предусмотренные подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ, Глебовой не предоставляются. Сумма НДФЛ с арендной платы равна:
1000 руб. × 13% = 130 руб.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/prochie_raschety_s_sotrudnikami/kak_otrazit_v_buhgalterskom_i_nalogovom_uchete_arendu_lichnogo_imushhestva_sotrudnika/61-1-0-1586

Аренда имущества у работника: как все верно оформить

Аренда личного имущества у сотрудника

Источник: журнал «Главбух»

Аренда имущества у работника влечет выплату ему арендной платы (ст. 606 и 614 ГК РФ).

Самым обоснованным является размер ежемесячных арендных платежей, немного превышающий сумму ежемесячной амортизации по имуществу. Рассчитать ее можно исходя из рыночной стоимости полученного имущества и срока его полезного использования. Для подтверждения этих показателей составьте бухгалтерскую справку и храните ее на случай возможной проверки со стороны налоговиков.

Да, может. Требования законодательства при этом не нарушаются.

Человек не может заключить договор сам с собой, в том числе как представитель другого гражданина или организации (п. 3 ст. 182 ГК РФ). Однако на законного представителя организации – ее руководителя это требование не распространяется.

Такой вывод следует из статей 53, 91 и 103 Гражданского кодекса РФ. Таким образом, руководитель организации, заключая сделки (например, договор аренды) от ее имени, не выступает как самостоятельный участник гражданских правоотношений.

То есть считается, что договор заключила организация.

Подтверждает такой вывод и сложившаяся арбитражная практика (см., например, определение ВАС РФ от 19 декабря 2007 г. № 14573/07 и постановления Президиума ВАС РФ от 11 апреля 2006 г. № 10327/05 и ФАС Московского округа от 1 февраля 2008 г. № КГ-А40/14593-07).

Правила бухучета

Арендованное имущество принимайте по акту о приемке-передаче и приходуйте на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». В бухгалтерском учете сумму арендной платы относите на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендовано имущество сотрудника:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 76

Пример

В январе ООО «Альфа» (арендатор) заключило со своим сотрудником (арендодатель) договор аренды мобильного телефона на один год. Срок действия договора – с 1 февраля по 31 января следующего года.

Стоимость телефона по соглашению сторон установлена в размере 7500 руб. Ежемесячная арендная плата за телефон составляет 900 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие проводки.

В феврале:

ДЕБЕТ 001

– 7500 руб. – принят на забалансовый учет мобильный телефон, полученный в аренду (на основании акта о приемке-передаче).

Ежемесячно в течение срока действия договора аренды:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76

– 900 руб. – списана арендная плата за пользование личным мобильным телефоном сотрудника.

Расчет налогов

НДФЛ. Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нет, НДФЛ нужно удерживать по ставке 13 или 30 процентов (ст. 224 НК РФ).

Важная деталь: НДФЛ удерживайте при фактической выплате работнику арендной платы. И в тот же момент перечисляйте в бюджет.

Страховые взносы. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование с суммы арендной платы не начисляйте. Связано это с тем, что выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, не признаются объектом обложения страховыми взносами.

Такой порядок следует из части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на арендную плату также начислять не нужно (ст. 5 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Налог на прибыль. При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой имущества сотрудника, учитываются в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом расходы, связанные с эксплуатацией личного имущества сотрудника, несет организация-арендатор (если в договоре не предусмотрено иное).

Если организация арендует у своего сотрудника мобильный телефон, в состав расходов, уменьшающих прибыль, можно включить и оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример

В январе АО «Производственная фирма “Мастер”» (арендатор) заключило договор аренды с начальником цеха Волковым В. К. (арендодатель). Объект аренды – личный компьютер сотрудника.

Компьютер используется для контроля за выполнением производственного графика, учета нарядов, оценки незавершенного производства и т. п. Срок действия договора – с 1 февраля по 31 июля 2015 года.

Стоимость компьютера по соглашению сторон – 35 000 руб. Ежемесячная арендная плата за компьютер – 1200 руб.

Налог на прибыль «Мастер» начисляет ежемесячно. При расчете налога на прибыль бухгалтер «Мастера» в течение действия договора аренды ежемесячно уменьшает налоговую базу на 1200 руб.

Сумма арендной платы ежемесячно в течение срока действия договора включается в налоговую базу по НДФЛ. Стандартные вычеты по НДФЛ Волкову не предоставляются.

В учете организации сделаны следующие проводки.

В феврале:

ДЕБЕТ 001

– 35 000 руб. – принят на забалансовый учет компьютер, полученный в аренду (на основании акта о приемке-передаче).

Ежемесячно с февраля по июль включительно:

ДЕБЕТ 25 КРЕДИТ 76

– 1200 руб. – списана арендная плата за пользование личным компьютером сотрудника;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 156 руб. (1200 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50

– 1044 руб. (1200 – 156) – выплачена арендная плата за использование личного компьютера сотрудника в служебных целях.

НДС. Предоставление личного имущества сотрудника в аренду организации НДС не облагается. Это следует из положений статьи 143 Налогового кодекса РФ и подтверждено письмом Минфина России от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21.

Налог на имущество. Арендованное у сотрудника личное имущество не является собственностью организации. Значит, уже на этом основании не нужно платить налог на имущество.

Но даже если компания выкупит у работника любое движимое имущество рассчитывать с его стоимости налог не придется. Ведь с 1 января 2013 года все движимые основные средства налогом на имущество не облагаются (подп. 8 п. 4 ст. 374 НК РФ).

Упрощенка. Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, арендные платежи не уменьшают. Такие организации не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

суммы арендной платы (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
затраты на оплату услуг связи (если организация арендовала мобильный телефон) (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Затраты признаются при расчете налога только после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Разумеется, расходы при этом должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.

ЕНВД Этим налогом облагается вмененный доход (п. 1 и 2 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы, связанные с арендой личного имущества сотрудника, не влияют.

Общая система + ЕНВД. Расходы, связанные с арендой и эксплуатацией личного имущества сотрудника, учитывайте по правилам режима налогообложения, применяемого для деятельности, в которой занят сотрудник.

Организация может одновременно использовать арендованное имущество в деятельности, облагаемой ЕНВД, и деятельности, с которой налоги организация платит по общей системе налогообложения В этом случае расходы, связанные с арендой, нужно распределить.

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/48571-arenda-imuschestva-u-rabotnika-kak-vse-verno-oformit.html