Подтверждение расходов по ГСМ по путевому листу без отметки медика

По каким путевым листам и чекам больше нельзя списать бензин — новые разъяснения чиновников. Статьи компании «Бухуслуга.Инфо »

Что не так. Инспекторов не устраивают путевые листы, в которых вместо подробного маршрута фраза «по городу» или только исходный и конечный пункты поездки — гараж компании, без указания промежуточных пунктов назначения.

Как правильно. Чтобы подтвердить расходы на бензин, включите в путевой лист подробный маршрут поездки. Инспекторы хотят видеть такие данные о маршруте, чтобы по ним можно было точно определить путь и цель поездки.

Сведений о пути движения автомобиля нет в перечне обязательных реквизитов путевого листа (приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

Но эта информация нужна, чтобы доказать налоговикам, что расходы на ГСМ обоснованны. Часто налоговиков поддерживают и суды (постановления арбитражных судов Поволжского округа от 2 декабря 2016 г.

по делу № А55-16446/2015 и Уральского округа от 8 мая 2015 г. по делу № А50-14001/2014).

Указывайте начальную, промежуточные и конечную точки поездки по возможности точно. Адрес пишите с номером дома, офиса, строения. Еще лучше дополнительно указать название контрагента, мероприятия. Тогда у проверяющих не возникнет лишних вопросов о производственной цели поездки, а вам не придется вспоминать, зачем же ее организовывали.

Формально требования указывать каждый адрес, где был водитель, нет. К тому же в начале смены водитель не всегда знает, куда его пошлют.

Но если не указать маршрут или написать общие фразы типа «по городу», «по заданию компании», инспекторы могут заподозрить, что цель поездки была непроизводственная, и снять расходы на ГСМ.

Со своей стороны можно попробовать доказать производственное назначение расходов. Путь следования можно подтвердить отчетами по эксплуатации транспортного средства, картами, товарно-транспортными накладными с адресами покупателей и поставщиков. Иногда судьи принимают такие документы (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24 апреля 2015 г. № Ф06-23360/2015).

Путевой лист без медосмотра

Что не так. Отметка о медосмотре водителя — обязательный реквизит путевого листа. Но если это единственный недостаток в документе, маловероятно, что налоговики снимут расходы только из-за этого.

Как правильно. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, подпись, расшифровка и штамп медицинского работника — обязательные реквизиты путевого листа (подп. 2 п. 7, п. 16 Порядка, утв. приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

Требование связано с тем, что закон обязывает проводить предрейсовые осмотры всех водителей компании или предпринимателя, который сам водит транспортное средство. Послерейсовые медицинские осмотры проводят только для водителей, которые перевозят пассажиров или опасные грузы (ст.

23 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

Но к отметкам о медосмотре налоговики относятся не так строго. Если в путевом листе не хватает только этих отметок, а другие реквизиты компания заполнила по всем правилам, инспекторы признают расходы на ГСМ. Если же в путевом листе налоговики найдут и другие ошибки, то могут снять расходы.

Есть и другая опасность. Инспектор ДПС может оштрафовать компанию или предпринимателя на 30 000 руб. за то, что пассажиров и багаж или груз перевозит водитель, который не прошел медосмотр (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

В законе предусмотрен еще штраф Росздравнадзора на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 11.32 КоАП РФ).

Но для компаний, у которых основной вид деятельности не перевозки, проверки Росздравнадзора и штрафы от него маловероятны.

Указывайте число, месяц, год, часы и минуты проведения предрейсового и послерейсового медосмотра водителя. Рядом должен быть штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводил медосмотр. Если нет возможности нанять медработника в штат, заключите договор оказания услуг по проведению осмотров водителей с медицинской организацией, у которой есть действующая лицензия.

Путевой лист без техосмотра

Что не так. Налоговики могут придраться к путевому листу, если заметят, что в нем нет нового обязательного реквизита — отметки о техосмотре машины.

Как правильно. С 26 февраля в путевых листах нужно указывать дату и время предрейсового контроля технического состояния машины, подпись контролера и расшифровку (п. 16.1 Порядка, утв. приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

Проверять состояние вправе механик, любой другой сотрудник или водитель. Главное, чтобы у него было удостоверение механика по выпуску автотранспорта. Оформите такого сотрудника по совместительству контролером технического состояния автотранспортных средств.

Если в комании нет человека с таким удостоверением, заключите договор на услуги по техническому контролю транспорта с автосервисом.

Указывайте число, месяц, год, часы и минуты проведения предрейсового контроля технического состояния машины, проверяйте подпись механика и ее расшифровку. В расшифровке проверьте должность, фамилию и инициалы.

Но если в путевом листе ее нет и при этом есть другие нестыковки и недочеты, инспекторы могут посчитать, что поездку оформили лишь на бумаге. Кроме того, инспектор ДПС может оштрафовать компанию на 30 000 руб.

(ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Путевой лист без показаний спидометра

Показания спидометра при выезде транспортного средства из гаража и возвращении — важные данные путевого листа (подп. 3 п. 6 Порядка, утв. приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Именно они подтверждают пробег автомобиля и расход бензина, который можно списать.

Некоторые компании в путевых листах не указывают показания спидометра. Они считают, что достаточно маршрутов движения в километрах между пунктами назначения. Но это неверно. Показания — обязательные реквизиты путевого листа независимо от того, какие еще записи в нем есть.

Показания спидометра позволяют сверить общий пробег за рабочий день с отдельными маршрутами и рассчитать затраты на ГСМ. Показания спидометра на конец дня должны совпадать с показаниями на начало следующего дня работы автомобиля. Исключение — если сотрудник использует в служебных целях личный автомобиль, тогда показания спидометра на конец текущего и начало следующего дня могут отличаться.

Если в путевом листе нет показаний спидометра и подробного маршрута, по которому можно подтвердить километраж, налоговики снимут расходы на бензин. Поэтому следите за этими данными, расходом бензина и его соответствием пройденным километрам.

Чеки без наименования ГСМ, рваные, грязные, с неподходящим временем и местом

Часто водители покупают топливо за наличные. Тогда, чтобы подтвердить расходы на ГСМ, понадобятся чеки. Иногда водители теряют их. В этом случае суммы списать не получится. Но даже когда чеки есть, с ними не всегда все в порядке.

Не указан товар. Иногда приносят чеки, в которых не указаны товар и его количество. Такой чек не подтверждает расходы на бензин. Ведь невозможно определить, к какой хозяйственной операции он относится и к какому виду расходов.

Чек испорчен. Если чек испорчен, например его плохо напечатали, чем-то залили, изрисовали, оторвали часть, расходы списать не получится. Если информация на чеке не читается, налоговики снимут расходы. Возьмите у сотрудника объяснительную записку по подотчетной сумме с количеством товара, суммой, датой и местом покупки, а также с описанием причин утраты документов.

Со временем чеки выцветают. Поэтому сразу снимите копии чеков для архива. Они помогут подтвердить расходы на проверке.

Поддельный чек. Иногда водители приносят поддельные чеки от компаний, которые не существуют в реальности. Поэтому кассовые чеки от каждого нового контрагента проверяйте по ИНН — существует ли такая компания.

Риск подделок снизится, если водители будут обслуживаться на одних и тех же заправках. С 1 июля 2017 года продавцы будут выдавать только онлайн-чеки и подделок станет меньше.

Следите, чтобы с этой даты водители приносили только новые чеки.

Не те время и место. Место и время заправки на чеке должны соответствовать маршруту и дате рейса. Если водитель приложил чек из региона, которого нет в путевом листе, налоговики снимут такие расходы. Если, конечно, он не проезжал этот регион транзитом во время рейса. То же самое с чеками на заправку в нерабочее время.

Скачать путевой лист 2017

Источник: https://buhusluga.info/a198929-kakim-putevym-listam.html

Что проверяет налоговая инспекция при проведении предрейсовых осмотров

ФНС с 2017 года не принимает транспортные расходы без отметки о прохождении предрейсовых осмотров, действуя согласно НК РФ и Приказу МТ №152. Путевка может стать основанием как для административной, так и для уголовной ответственности, поэтому интерес к документу особый. Что же проверяет налоговая инспекция?

Зачем налоговой нужны предрейсовые медосмотры?

Задача налоговой инспекции – найти нарушения в документообороте компании, которые дадут возможность увеличить налогооблагаемую сумму. Отсутствие предрейсовых медосмотров водителей – это шанс ФНС добиться цели.

Транспортные компании используют форму №3 (легковые автомобили) путевых листов, утвержденную Госкомстатом. Бланк содержит все необходимые атрибуты для ведения учета расходов ГСМ, зарплаты водителей и пр.

Остальным организациям разрешили использовать индивидуально разработанную форму листа, но с условием, что в нем будут обязательные реквизиты, утвержденные Приказом МТ №152 от 18 сентября 08 года.

Как видим, в реквизиты путевого листа входят данные о водителе

. В п/л должен стоять штамп медицинского работника. К этим нормативам апеллируют налоговые органы. Если закон не соблюдаются, организация будет защищать свои интересы, оспаривая решение налогового инспектора. Судебная практика показывает: есть примеры, когда поддерживается сторона ФНС, и есть, когда суд стоит на стороне налогоплательщика.

Аргументы ФНС по предрейсовым осмотрам

• Форма и необходимые реквизиты путевого листа утверждены на Федеральном уровне и обязательны к исполнению на территории России (ФЗ №259 статья 6; пункт1).
• Требования Приказа МТ №152 (пп: 2; 3) касаются юрлиц и ИП, использующих ТС.

• Когда в п/л отсутствует хотя бы один из обязательных атрибутов, документ признается недействительным. На его основании списывать расходы организации на горючесмазочные материалы не следует, так как, нарушено Российское законодательство.

Аргументы налогоплательщика

• ФЗ №259 распространяется только на нормативы ФЗ №152, то есть, на транспорт, задействованный для оказания услуг по перевозке. Когда компания не относится к этой категории, предъявление требований об обязательных реквизитах п/л, чтобы списать ГСМ, не обосновано.

• В качестве документальной обоснованности затрат используются и другие документы. Путевые листы, не имеющие отметки о прохождении предрейсового осмотра, не влияют на другие, значимые для исчисления, данные.

Отсутствие штампа медика не свидетельствуют о том, что организация не понесла затраты на ГСМ.

Вывод:

Можно заметить разное понимание того, к кому относятся требования об обязательных реквизитах п/л. Если считать, что к транспортным организациям, оказывающим услуги, есть противоречие – они используют форму №3. А Приказ №152 обращен к тем компаниям, которые используют индивидуально разработанную форму п/л., а это, как раз, нетранспортные фирмы.

Что привлекает внимание надзорных органов?

В некоторых организациях, имеющих на балансе ТС, не всегда уделяется должное внимание путевым листам. Ошибки, неполнота сведений при заполнении документа, влекут административное наказание в виде штрафа.

Обыкновенные описки, исправления, помарки не наказуемы, но они привлекают внимание проверяющих органов на предмет подлога документов.

Отсутствие отметки о проведении предрейсового тех- или медосмотра свидетельствует о нарушении в организации контроля за состоянием ТС и водителей, которые выезжают на линию без медицинского освидетельствования. Это не исполнение как трудового законодательства, так и правил ОБДД.

Ответственность наступает не за письменные ошибки, а по причине нарушения требований к работе на транспорте, который представляет собой источник повышенной опасности. Угроза здоровью и жизни людей влечет не только штрафные санкции, но и уголовную ответственность.

Государственные (АУ) организации должны оформлять путевые листы

Учреждения государственного сектора или автономные организации (АУ) так же должны выписывать п/л. Несмотря на то, что для таких учреждений путевки не являются первичным документом отчетности, контролировать работу ТС и своего работника, которому на основании п/л начисляется заработная плата, необходимо.

Любая хозяйственная деятельность предприятия входит в сферу бухучета. К тому же никто не отменял для таких водителей правила БДД. Обязательные реквизиты п/л необходимы, чтобы исполнялись требования Российского законодательства. В подтверждение этой позиции вынесено Постановление АС УО от 22.11.2016 № Ф09-10245/16.

Верховный суд не принял позицию АУ, которое настаивало, что Приказ №152 распространяется только на транспортные организации. На автомобиле, принадлежащем театру, совершали поездки для нужд учреждения, и услуг по перевозке не оказывали. Все-таки суд вынес решение и поддержал сторону контролирующей инспекции.

Предписание вылилось в список мероприятий, которые необходимо исполнить.

Предписание инспекции:

1. Оформлять п/л, согласно нормам законодательства (Приказ №152), указывая все необходимые реквизиты, в т. ч. и Сведения о водителе, которое включает предсменный медосмотр. 2. Обеспечить предрейсовый контроль за техническим состоянием ТС квалифицированным специалистом. 3.

Провести аттестацию работников, отвечающих за выпуск в рейс транспортного средства в исправном виде. 4. Составить план мероприятий (проведение инструктажа), повышающий уровень безопасной езды водителями. 5.

Организовать проведение инструктажа и аттестации работников, принимаемых в качестве водителя ТС на работу, независимо от их водительского стажа. 6. Обеспечить проведение инструктажа водителей перед каждым рейсом, ознакомить с правилами по перевозке детей, опасных и тяжеловесных (габаритных) грузов. 7.

Назначить, в приказном порядке, сотрудника, ответственного за предрейсовый техосмотр транспортных средств. 8. Провести аттестацию должностного лица, отвечающего за БДД и тех. состояние автотранспорта, выезжающего на линию.

Все требования контролирующих органов правомерны,соответствуют законам РФ.

Выполняя предписание, руководители и водители повышают уровень безопасности на дорогах, чему служит контроль за состоянием ТС и правильное оформление п/л, в т. ч. и предрейсовый медосмотр.

Если используется личный автомобиль

Использование личного транспорта для собственных нужд вопросов не вызывает. Закон о п/л касается только юрлиц и ИП. Путевка понадобится в случае, когда поездка совершается по служебным делам, и есть договоренность двух сторон: водителя и работодателя. Письмо МФ от 11 июля 14 г.

№03 04 05/28243 разъясняет, что поездка по служебным делам без оформления п/л свидетельствует об экономической выгоде в размере того, во сколько можно ее оценить. Если есть выгодополучатель, значит такая деятельность облагается налогом на доходы физлиц (ст. 214 НК).

Если сотрудник организации использует собственный автомобиль для нужд работодателя, чтобы подтвердить этот факт понадобится п/л. О подтверждении цели налога на прибыль разъясняет Письмо МФ от 23 сентября 13 г. №03 03 06/1/39406, где предусмотрена компенсация затрат сотрудника на нужды организации.

Путевки, оформленные согласно условиям Приказа №152 со всеми необходимыми атрибутами, бухгалтер имеет право предъявить, как первичный отчетный документ, подтверждая расходы.

Постановление Правительства №563 от июля 13 года разъясняет порядок подтверждения выплаты компенсации за ГСМ работникам, которые использовали личный транспорт для нужд компании и предъявили для отчета квитанции, счета или чеки. Эти документы подтверждаются путевым листом, который оформлялся на сотрудника.

Следовательно: Если оформляется путевой лист, как документ подтверждающий затраты на ГСМ, то необходимо оформлять его со всеми атрибутами, в т. ч. отметкой механика и предрейсовым медосмотром. При возникновении споров с налоговой по этому поводу, судьи могут встать на сторону компании, если списание средств будет подтверждено иными документами (актами, справками, расчетами). Но в судебной практике в последнее время, наблюдается противоположное. Требования к заполнению всех реквизитов п/л ужесточаются.

Если организация имеет медицинскую лицензию

Налоговая инспекция проверит наличие медицинской лицензии у организации, которая проводит предрейсовые медосмотры (предоставляет услуги) сотрудников медработником, зачисленным в штат. Такая деятельность не облагается налогом только в том случае, если имеется лицензия на оказание предрейсовых (предсменных) осмотров.
В письме от 14.10.

2015 №03-07-07/58775 разъясняется, что медицинская деятельность (п. 2; ст. 149 НК РФ), подлежит лицензированию, тогда она освобождается от уплаты НДС. Поэтому налогоплательщик освобождается от налога только при наличии соответствующей лицензии.

Хотя в перечне отсутствует конкретное указание на предрейсовые осмотры, но в Письме №03-07-07/58775 этот вид деятельности приравнен к профилактике и лечению, оказываемых населению амбулаторно в клиниках или скорой помощью. Чтобы оказывать медицинские услуги необходимо иметь лицензию (ФЗ №99 ст. 12; п. 46; ч. 1).

Только деятельность организаций (по проведению предрейсовых медицинских осмотров, имеющих лицензию, не облагается налогом (НДС).

Можно ли проводить предрейсовый медосмотр без лицензии?

В некоторых организациях считают, что на основании ФЗ №323 ст. 24; ч. 4 (от 21.11.11 г.

) предрейсовый медосмотр может проводить штатный медик, имеющий сертификат об окончании специальных курсов по повышению квалификации, дающий право вести осмотр водителей перед выездом в рейс. В законе сказано: при условии создания медкабинета в соответствии с требованиями Минздрава.

Порядок организации проведения осмотров возлагается на уполномоченный орган федеральной исполнительной власти.

В результате, этот орган, то есть, МЗ издал Приказ №835н, где прописано, что предрейсовые осмотры проводит медработник от организации, имеющие лицензию на оказание данного вида услуг. Деятельность по медосмотрам водителей перед рейсом или сменой может проводить только тот, кто чье учреждение имеет лицензию на проведение предрейсовых осмотров.

Что проверяет инспекция, если договор на проведение предрейсовых медосмотров есть?

Недостаточно представить контролирующим органам только договор, заключенный с медучреждением, имеющим лицензию, дающей право проводить предрейсовые осмотры. Наличие соглашения и лицензии говорит только о том, что вы заключили с медицинской организацией договор.

Надо обосновать, что услуга по проведению предрейсового осмотра действительно оказывается, и водители проходят медицинское освидетельствование перед каждым рейсом. Для подтверждения этого факта должен быть акт, подписанный двумя сторонами, что услуги предоставлялись.

Подтвердить проведение осмотров можно с помощью журнала предрейсового осмотра. Его копия хранится на предприятии либо ведется в электронном формате.

Кроме этого к первичной документации относятся счета по оплате представленных услуг.

В счетах необходимо указывать не медицинские услуги, а услуги по предрейсовым медосмотрам водителей по Договору №… и дата.

Есть и другие судебные решения по предрейсовым осмотрам

, когда судьи придерживаются правил Приказа №152, считая, что он касается не одних транспортных организаций, но и тех, кто совершает рейсы для нужд компании. Например, решение Арбитражного суда по делу №Ф03-131/2016; Верховного суда по делу №303-КГ16-5282. Для транспортных предприятий Приказ №152 обязателен к исполнению, без вариантов.

Источник: http://predreysovye-osmotry.ru/nalogovaya-inspekciya

Путевой лист без нарушений

Подтверждением расходов по ГСМ в учреждении являются данные путевых листов, которые выписываются уполномоченным лицом перед началом рабочего дня. Неправильно заполненный путевой лист может стать причиной конфликта с контролирующими структурами. Ревизоры могут заподозрить учреждение в превышении расхода топлива и других нарушениях. Как правильно заполнить путевой лист, рассмотрим далее.

Обязательные реквизиты ипорядок заполнения путевых листов определены приказом Минтранса России от18.09.2008 № 152.

В заголовочной части путевоголиста указывается его номер в хроноло­гическом порядке согласно принятой вучреждении системе нумерации, а также проставляются печать или штампучреждения.

Сведения о сроке действияпутевого листа, в течение которого он может быть использован, должны включатьдату (число, месяц, год), а в случае, если лист оформляется более чем на одиндень, — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока использованиятранспортного средства (ТС).

Сведения о собственнике(владельце) ТС включают наименование, организационно-правовую форму,местонахождение, номер телефона.

В реквизите «Сведения отранспортном средстве» должны указываться:

• тип (легковой, грузовойавтомобиль, автобус и пр.) и модель ТС;

Необходимо также указывать модель автомобильного прицепа или полуприцепа, если они используются с грузовым автомобилем.

государственный регистрационный знак легкового, грузового автомобиля, грузового прицепа, полуприцепа, автобуса и пр.;показания одометра (полные километры пробега) привыезде ТС из гаража (депо) и заезде обратно;дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты)выезда ТС с места его постояннойстоянки и заезда на нее.

Сведения оводителе включают:

• фамилию, имя, отчество;
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты)проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра.

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности того или иного ТС.

Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца, на каждое ТС, используемое для перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

Ответственность сторон

Даты, время и показанияодометра при выезде ТС с постоянной стоянки и заезде на нее проставляютсяуполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя учреждения, изаверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий.

В случаевыхода из строя одометра водителю следует немедленно проинформироватьруководителя и принять скорейшие меры к устранению неисправности.

В противномслучае неисправность одометра и отсутствие данных о его показаниях в путевомлисте при контрольной проверке могут быть расценены как умысел.

Работники контрольно-ревизионных органов наделены правом назначать техническую экспертизу, которая в случае неисправности одометра может подтвердить естественные причины поломки или обнаружить факт умышленного повреждения.

Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медработником, заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Если в течение срока действия путевого листа ТС используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя. При этом дата, время и показания одометра проставляются в путевых листах тех водителей, которые первыми выезжают с постоянной стоянки и последними возвращаются на нее.

Учреждения обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации. Путевые листы должны храниться в учреждении не менее 5 лет.

Расход топлива

Фактическийрасход топлива определяется по данным приборов.

Во многих моделях автомобилейустанавливаются маршрутные компьютеры, позволяющие определять такой расход свысокой точностью, до десятых долей литра.

При отсутствии компьютерафактический расход определяется с помощью стрелочных индикаторов уровнятоплива расчетным путем, исходя из остатков на выезде и заезде, а также объемапроизведенной дозаправки.

Паспортная емкость бака автомобиля составляет 40 л. На индикаторе уровня топлива девять делений, включая крайние деления «пустой» и «полный». Цена деления составляет: 40 : (9 — 1) = 5 л.

Разовое отклонение фактического расхода от нормативного в пределах точности прибора не должно считаться нарушением. Достоверными показателями фактического расхода топлива следует считать только данные, кратные половине цены деления шкалы (в приведенном выше примере – 2,5; 5; 7,5 и т. д.).

Остаток неизрасходованного ГСМ, залитого в баки автомобилей, должен в конце месяца подтверждаться актом снятия остатков. Остаток может быть проконтролирован либо путем слива топлива, либо путем заправки полного бака.

Детектор лжи

В числе формальных признаков,на основании которых можно поставить под сомнение достоверность путевых листов,можно отметить:

1. Остаток топлива,превышающий паспортную емкость бензобака автомобиля более чем на 2-3 л.Превышение остатка в пределах2-3 литров следует считать допустимым: за счет неточности данных о емкостигорловины бака и т. д.

Иногда бухгалтеры, принимающие путевые листы с остатком,превышающим объем бензобака, пытаются оправдаться тем, что водитель используетдополнительные емкости (канистры и пр.). Это возможно как исключительныйслучай, при фактическом наличии в учреждении таких емкостей (что несложнопроверить).

Но практически трудно представить себе, чтобы водитель, имеющий утромполный бензобак и еще запас в канистре, стал бы дополнительно заправляться.

2. Нулевой остаток топлива по данным путевого листа(особенно если это происходит постоянно) свидетельствует о подгонке пробегадаже не под расход топлива, а под его закупку. Это вызывает сомнение также и вдостоверности документов на приобретение топлива.

3. Одинаковый остаток топливаизо дня в день. Нередко встречаются ситуации, когда ежедневно, независимо от дневногопробега, на конец смены в бензобаке остаются ровно 5 л бензина. То есть пробеги расход соответствуют закупке топлива. В отличие от нулевого остатканарушение не так очевидно, но эта ситуация также вызывает подозрения в недостоверностиучета расхода топлива.

Путевые листы могут бытьсопоставлены с другими первичными документами на предмет согласованностиуказанных в них сведений. Например, для выявления нарушений могут быть свереныпутевые листы с табелями учета рабочего времени и кадровыми приказами.

Если представлен путевой листза выходной (праздничный) день, то данный факт должен найти отражение в табелеводителя, а также сотрудника, которого возили в этот день. При отсутствииподтверждения в табеле учета рабочего времени достоверность путевого листаможет быть поставлена под сомнение.

Если к тому же для водителя или сотрудника,которого он возил в выходной день, не установлен ненормированный рабочий день,могут возникнуть претензии к исполнению требований ТК РФ.

Также следуетсопоставлять даты путевых листов с датами, когда водитель или лица, подтверждавшиепробег в путевых листах, находились на больничном, в отпуске, в командировке.

Данные путевых листов также могут быть сверены:

• с актами выполненных работ по ремонту автомобиля – в листе должен быть показан проезд к месту ремонта и обратно, а вот пробег автомобиля непосредственно во время ремонта, особенно если он занял более одного рабочего дня, должен отсутствовать;
• с авансовыми отчетами водителя – в листах отражаются поездки за покупками.

Транспортный взаимозачет

Нередковстречаются ситуации, когда в рамках одного ведомства казенные учреждения«обмениваются» ТС с последующей компенсацией расходов на топливо.

Вчисло подведомственных учреждений районного отдела культуры входят библиотекаи дом культуры, получающие финансовое обеспечение в форме бюджетных ассигнований по разнымкодам бюджетной классификации. В библиотеке есть автобус, а в доме культуры -автомобиль «Волга». Периодически библиотека предоставляет свой автобус домукультуры либо использует принадлежащий ему легковой автомобиль.

Правильноедокументальное оформление и отражение в учете таких операций вызывает убухгалтеров проблемы. Общий принцип здесь такой:

1. учреждение,которому требуется воспользоваться автомобилем другого учреждения, составляетзаявку в письменном виде;
2. учреждение,предоставляющее автомобиль, оформляет отдельный путевой лист;
3. послепоездки учреждение, предоставлявшее транспорт, передает копию путевого листаучреждению, использовавшему автомобиль;
4. учреждение,использовавшее автомобиль, производит его заправку за счет своих средств вобъеме в соответствии с путевым листом;
5. вучете операция отражается как внутриведомственная передача топлива через счет 1304 04 340 с использованием кода КБК учреждения, которое эксплуатировалоавтомобиль и произвело дозаправку за счет своих средств. При этом произойдетнекоторое рассогласование по времени операций — по датам документов списаниетоплива на основании путевого листа пройдет раньше, чем его поступление наосновании Извещения (ф. 0504805). В учете оформляются записи:

Обоим учреждениям впоследствии необходимо предоставить главному распорядителю бюджетных средств соответствующие Справки по консолидируемым расчетам (ф. 0503125) по счету 0 304 04 000.

Типичной ошибкой при осуществлении таких операций является списание топлива непосредственно в учете учреждения, использовавшего автотранспорт. В этом случае возникает две проблемы:

• в учете учреждения, использовавшего автомобиль, будет отражено списание материальных запасов на основании первичного документа, оформленного другим учреждением;
• в учете учреждения, предоставлявшего автомобиль, один путевой лист выпадет из общей последовательности.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/71204