Подпись бухгалтера в кассовых документах

Кто подписывает кассовые документы если бухгалтер один в организации

Также в ч. 4 ст. 8 Закона № 996 указано, что для обеспечения ведения бухгалтерского учета предприятие самостоятельно избирает формы его организации.

Одна из таких форм – самостоятельное ведение бухгалтерского учета и составление отчетности непосредственно собственником или руководителем предприятия (директором). Однако эта форма организации бухгалтерского учета не может применяться на предприятиях, отчетность которых должна обнародоваться, и в бюджетных учреждениях.

В соответствии с Положением № 88 фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение, первичные документы, созданные в письменной или электронной форме. Первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п.

2.4 Положения № 88. Первичные документы должны быть подписаны лично лицами, ответственными за осуществление хозяйственной операции, а подписи могут быть скреплены печатью.

Кассовые операции

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно ().

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на . В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит.

Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП ().

Как избежать ошибок при ведении кассовых операций

Это предусмотрено п.

4 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210.

Если кассовые операции ведет руководитель, он же подписывает кассовые документы.

Чтобы проверяющие не сочли, что кассовые операции в организации ведет «неустановленное лицо», нужно корректно оформить факт передачи работнику соответствующих полномочий:

• Заручиться согласием работника на ведение кассовых операций.
• Если сотрудник не против взять на себя ведение кассовых операций, то нужно внести дополнения в трудовой договор. Если работник будет выполнять обязанности кассира в основное рабочее время, то нужно руководствоваться правилами совмещения профессий, закрепленными ст. 60.2 ТК РФ.
• Издать распорядительный документ, например, приказ руководителя организации.
• Заключить с работником договор о материальной ответственности.

Лимит

Баланс группа компаній

№ 25-113/2453-11507 (издано в 2006 году), где анализируются различные нормативные документы и делается вывод, что при оформлении кассовых операций кассовые документы нужно заверять собственноручно.

Во избежание споров с контролирующими органами и в связи с опасностью непризнания кассовых документов с факсимильными подписями и как итог – применением штрафов рекомендуем вам оформлять кассовые документы только собственноручными подписями.

Документы на выдачу наличных должен подписывать директор (п.

26 ). На предприятии есть несколько руководителей: генеральный директор, исполнительный директор, директор по производству. Кто из них имеет право подписывать кассовые документы?

Эти моменты могут быть прописаны, прежде всего, в учредительных документах предприятия. 11).

Подписание кассовых документов по доверенности

Из форм этих документов и порядка их заполнения следует, что в них необходимо наличие подписи главного бухгалтера (бухгалтера, руководителя).

4 ст. 9 Закона № 129-ФЗ), считаем, что при заполнении данных документов должны стоять подписи именно тех лиц, которые и будут непосредственно исполнять операции по приему (выдаче) денежных средств, контролю правильности заполнения кассовой книги, по приему и оприходованию денег по кассе.

При этом в строке «главный бухгалтер» (в строке «бухгалтер», в строке «руководитель»)

За отсутствие в кассовых документах подписи главбуха ответственности нет

В этих формах предусмотрена строка для подписи и ФИО главного бухгалтера.

Особенности составления кассовых документов закреплены в Положении о порядке ведения кассовых операций (утверждено , далее — Положение № 373-П).

Согласно п. 2.

1 кассовые документы юридического лица оформляет: — главный бухгалтер; — бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа; — руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера). При этом приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии руководитель, кассир.

А расходный кассовый ордер — руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель, кассир. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем (п. 2.2 )

Кассовые документы можно оформлять в электронном виде

Журнал «» Если бухгалтер работает дистанционно, то он может оформить кассовые документы в электронном виде и заверить их электронной подписью (Письмо Банка России от 11 августа 2014 г.

Если оформление кассовой «первички» возложено на другого сотрудника (например, кассира), в организации составляется специальный распорядительный документ. Если же бухучет ведет внешний бухгалтер, то он и составляет кассовые документы. Оформлять и подписывать кассовую «первичку» может и глава предприятия, но это касается малых и средних компаний.

Ведь их руководителям можно вести бухучет самостоятельно (п.

3 ст. 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Помимо перечисленных лиц кассовые документы должен подписать кассир. Он снабжается печатью (штампом) с реквизитами организации, подтверждающей проведение кассовой операции (п.

№ 63ФЗ (далее – Закон № 63-ФЗ).

В соответствии с пунктом 1 статьи 5 Закона № 63-ФЗ выделяют простую и усиленную электронные подписи. При этом различаются усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная электронные подписи.

Согласно пункту 1 статьи 6 Закона № 63-ФЗ, электронный документ, заверенный квалифицированной подписью, приравнивается к бумажному с собственноручной подписью, кроме случая, когда законодательство требует оформления документа исключительно на бумаге.

И хотя в письме № 29-1-1-ОЭ/3002 не поясняется, какую именно подпись использовать для кассовых документов, хозяйству безопаснее применять именно квалифицированную электронную подпись.

Важно запомнить Кассовые документы могут оформляться в электронном виде, если они заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.

Кто может подписать первичные кассовые документы

Счет-фактура, составленный в электронном виде, должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации или иного лица, уполномоченного на это приказом руководителя или доверенностью организации. Если поставщиком (исполнителем) является предприниматель, он должен заверить электронный счет-фактуру своей усиленной квалифицированной электронной подписью.

При составлении организацией счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер (подпись) (Ф.И.О.)» не формируется.

Такой порядок следует из положений пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ, пункта 8 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, пункта 1.5 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 10 ноября 2015 г.

№ 174н. Ситуация: как правильно оформить передачу права подписи счетов-фактур от руководителя и главного бухгалтера другим сотрудникам организации

Кто подписывает ПКО/РКО, если нет должности главбуха?

Кто вправе подписывать кассовые документы за главного бухгалтера?

Напоминаем, что наличие подписи главного бухгалтера предполагается типовыми формами № КО-1 и № КО-2, установленными в Положении № 148*.

* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2019 г. № 148. Кассовые обязанности бухгалтера установлены в пп.

Источник: http://advokatssr.ru/kto-podpisyvaet-kassovye-dokumenty-esli-buhgalter-odin-v-organizacii-12148/

Кассовые документы

Кассовые документы – это те документы, которые кассир обязан оформлять в связи с движением наличных денег в кассе. Из этой статьи вы узнаете, какие существуют кассовые документы и их основные особенности.

К кассовым документам относятся следующие:

• Приходный ордер;
• Расходный ордер;
• Журнал регистрации бумаг на поступление и расход;
• Кассовая книга;
• Книга, в которой учитываются выданные и полученные кассиром деньги;
• Авансовая отчетность;
• Расчетно-платежная ведомость;
• Отчетность кассира-операциониста;
• Данные о показаниях счетчиков ККМ к прибыли;
• Журнал, который ведет кассир-операционист.

Рассмотрим каждый из них более подробно.

Кассовые ордера

Ордера бывают двух видов: на приход и на расход. Как не трудно догадаться по названию, приходные используются при поступлении денег, а расходные – при выдаче. Ордер составляется в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается либо главным бухгалтером, либо уполномоченным сотрудником.

К приходнику прилагается чек, который должны подписать кассир и бухгалтер. Также, на нем должна быть проставлена печать организации. Он выдается лицу, внесшему в кассу деньги.

Более подробно о приходном ордере читайте в статье.

Более подробно о расходном ордере читайте в статье.

Регистрационный журнал документов

Кассовые бумаги по приходу и расходу должны быть учтены в специальном журнале. В нем проходят регистрацию, как ордера, так и заменяющие их документы (платежные ведомости, заявления на выдачу денежных средств и прочие). Бланк журнала можно найти в статье.

Кассовая книга

Данная книга необходима для того, чтобы учитывать выдачу денег и их поступление. Все страницы книги необходимо пронумеровать, а саму книгу прошнуровать и заверить штампом. На последней странице записывается общее количество листов книги.

Каждая страница делится на две части. Одна, имеющая горизонтальную линовку, заполняется как первый экземпляр, а другая – как второй. На обоих экземплярах проставляется одно число. Первый остается в книге, а второй является отрывным, он является отчетным кассовым документом.

Записывать кассовые операции начинают на лицевой стороне неотрываемой части после графы «остаток на начало дня». Сначала лист сгибают по отрезной линии, подкладывая отрывной лист под тот лист, который остается в книге.

Подробнее о ведении кассовой книги читайте в статье.

Книга учета денежных средств

В этой книге ведется учет выданных и полученных денежных средств. Также, применяется для учета кассовых бумаг.

Авансовая отчетность

Эта отчетность нужна для того, чтобы учитывать деньги, которые выданы на хозяйственные затраты. Этот документ оформляют работник бухгалтерии и подотчетный сотрудник в одном экземпляре.

На оборотной стороне отчета должен быть указан список документов, которые могут подтвердить, что расходы были произведены. Это могут быть различные квитанции, билеты на транспорт и так далее. Также, эти документы нужно приложить к отчету, и пронумеровать их в той последовательности, в которой они указаны в отчетности.

Расчетно-платежная ведомость

Данная ведомость оформляется при выплате зарплаты сотрудникам компании. Ее составляют бухгалтерские работники в одном экземпляре. Сотрудникам начисляют заработную плату согласно сведениям, указанным в первичных документах по учету отработанного времени.

Отчет кассира

Данную отчетность составляет кассир-операционист. Он вносит туда сведения о показаниях контрольно-кассового аппарата и выручке за день. Кассиры должны составлять такой отчет каждый день. После составления отчет подписывается и вместе со всей выручкой сдает его управляющему компании.

Если компания маленькая, кассиры сдают деньги инкассаторам. При передаче денежных средств должны быть оформлены соответствующие банковские документы.

Более полную информацию об отчете кассира можно найти в статье.

Сведения о показаниях счетчиков ККМ

Данные сведения необходимы для формирования сводной отчетности о показаниях счетчиков ККМ. Такой сводный отчет нужно составлять каждый день, он будет являться приложением к справке-отчету кассира. Его составляет старший кассир и передает бухгалтерию компании вместе со справкой-отчетом и ордерами.

Журнал кассира

В данном журнале ведется учет приходных и расходных операций по каждой ККМ. В журнале каждая страница должна быть пронумерована, а сам журнал полностью прошнурован. Делать записи в таком журнале могут только кассиры-операционисты. Записи должны быть сделаны в хронологическом порядке шариковой ручкой и без исправлений.

Советы по заполнению

1. Если сумму необходимо указать прописью, сделать это нужно с большой буквы. Копейки пишут цифрами.
2. Документы могут заполняться как на компьютере, так и вручную.
3. Неверно заполненные сведения в кассовых бумагах можно корректировать. Делается это таким образом.

   Неправильную запись перечеркивают аккуратной линией. Над ней или рядом с ней делают правильную запись. Здесь же пишут «верить исправленному». Возле этой записи должны поставить свои подписи управляющий компании и главный бухгалтер.

4. Если в документе есть помарки, описки и исправления корректором, он признается недействительным.

Сколько нужно хранить кассовые документы

В бухгалтерском и налоговом законодательстве существуют различные мнения по поводу сроков хранения кассовых документов.

В соответствии с налоговым законодательством, кассовые бумаги должны храниться в архиве компании четыре года. Бухгалтерское законодательство сообщает, что такие бумаги должны храниться, как минимум, пять лет. Министерством культуры также установлен срок хранения документов пять лет.

Таким образом, ориентируясь на максимальные сроки, кассовые бумаги должны храниться в архиве не менее пяти лет. При этом стоит учесть, что уничтожать документы можно только при условии, что за эти пять лет проводилась ревизия. Если ее не было, бумаги уничтожить нельзя даже по прошествии пяти лет.

Сроки хранения кассовых документов необходимо соблюдать, так как за их нарушение предусмотрены следующие штрафы:

• Для ответственных за хранение сотрудников – от двух до трех тысяч рублей;
• Для граждан – от двухсот до трехсот рублей.

Источник: https://okbuh.ru/kassovye-operatsii/kassovye-dokumenty

Как избежать ошибок при ведении кассовых операций

Источник: http://www.klerk.ru/buh/

Бухгалтеры иной раз не уделяют должного внимания кассовой дисциплине несмотря на то, что за нарушения предусмотрена административная ответственность Поясним, какие ошибки в ведении кассовых операций и оформлении кассовых документов случаются чаще всего, как их избежать или исправить, если они допущены.

Кассовые операции ведутся кассиром или другим работником (например, бухгалтером), на которого возложены соответствующие обязанности, или даже руководителем организации. Это предусмотрено п. 4 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210. Если кассовые операции ведет руководитель, он же подписывает кассовые документы.

Чтобы проверяющие не сочли, что кассовые операции в организации ведет «неустановленное лицо», нужно корректно оформить факт передачи работнику соответствующих полномочий:

1. Заручиться согласием работника на ведение кассовых операций.
2. Если сотрудник не против взять на себя ведение кассовых операций, то нужно внести дополнения в трудовой договор. Если работник будет выполнять обязанности кассира в основное рабочее время, то нужно руководствоваться правилами совмещения профессий, закрепленными ст. 60.2 ТК РФ.
3. Издать распорядительный документ, например, приказ руководителя организации.
4. Заключить с работником договор о материальной ответственности.

Лимит остатка наличности в кассе

Юридические лица самостоятельно определяют лимит остатка наличных денег исходя из характера деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдачи наличных денежных средств (Приложение к Указанию №3210-У).

Субъектам малого предпринимательства, а также индивидуальным предпринимателям разрешено вести кассовые операции по упрощенной схеме. Например, ИП и малые предприятия могут не устанавливать кассовый лимит (абз. 10 п.

2 Указания № 3210-У).

Особенно много вопросов возникает при ведении кассовых операций обособленных подразделений. Рассмотрим несколько практических ситуаций и дадим рекомендации, как лучше действовать.

Пример 1. В обособленном подразделении организации на конец рабочего дня остаются наличные денежные средства в рамках установленного лимита. Вся наличная выручка обособленного подразделения сдается в кассу головной организации. На следующее утро деньги из кассы выдаются на размен.

Обособленные подразделения, которые сдают выручку в банк на счет юридического лица, самостоятельно определяют лимит остатка денежных средств ( п. 2 Указания № 3210-У). Вопрос, кто должен утверждать приказом данный лимит: само подразделение или головная организация.

Пример 2. Налоговый орган по результатам проведенной проверки установил, что директор филиала организации приказом утвердил новый лимит остатка в кассе филиала.

По мнению инспектора, лимит должен утверждаться приказом руководителя организации. Поэтому налоговый орган пришел к выводу, что лимит остатка в кассе филиала не установлен.

Организацию привлекли к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ (оштрафовали).

Действия налогового органа правомерны. Руководитель филиала организации не вправе утверждать лимит остатка денежных средств в кассе своим приказом. Такой приказ должен подписать руководитель юридического лица.

Кассовые документы

Оформлять кассовые документы могут разные лица:

• руководитель, если нет бухгалтера или главного бухгалтера
• главный бухгалтер, бухгалтер или иное должностное лицо, например, кассир.

Некоторые бухгалтеры и кассиры не придают значения подписям на документах. Однако все установленные формой документа подписи проставлять обязательно. Во внутренних документах организации, например, в положении о ведении кассовых операций, нужно определить, кто вправе подписывать кассовые документы и привести образцы самих подписей.

https://www.youtube.com/watch?v=qjbTfygmUaU

Обязанность хозяйственных обществ применять печать отменили, поэтому бухгалтеры задаются вопросом — ставить ли печать на первичных документах, квитанции к ПКО (форма № КО-1), кассовой книге (форма № КО-4), журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) и БСО.

С 7 апреля 2015 года АО и ООО вправе, но не обязаны иметь печать. Если общество решит иметь печать, этот факт фиксируется в уставе.

Независимо от того, предусмотрено наличие печати уставом или нет, общество имеет право не ставить печать на первичных документах, квитанциях к приходному кассовому ордеру (форма № КО-1), в кассовой книге (форма № КО-4), журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) и бланках строгой отчетности. Федеральное законодательство такой обязанности не предусматривает.

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/53797-kak-izbezhat-oshibok-pri-vedenii-kassovyh-operaciy.html