Хранение приходных кассовых ордеров

Сроки хранения приходных и расходных кассовых ордеров. Какие документы являются кассовыми

» Иные пенсионные выплаты » Сроки хранения приходных и расходных кассовых ордеров. Какие документы являются кассовыми

Учет кассовых операций неизменно привлекает общее повышенное внимание, начиная от сотрудников предприятия, завершая проверяющими органами. И не удивительно, ведь там, где финансы чаще всего встречаются злоупотребления полномочиями.

Кассовая документация предприятия или индивидуального предпринимателя должна оформляться в соответствии с установками законодательства. Формирование документов происходит вследствие передвижения финансовых средств.

Корректное заполнение форм, а также правильное обеспечение их хранения – действительно серьезная цель бухгалтерского учета организации. В статье будет рассмотрено, как хранить кассовую книгу и другие кассовые документы.

Формы учета

Документы для учета кассовых операций обладают своими периодами хранения, которые отличны от периода сохранности иных форм документации.

Проведение кассовых операций сопровождается оформлением таких документов:

• Приходно-кассовый ордер (ПКО). Этот документ следует создавать в момент поступления финансовых средств в кассу организации. Разрешается формировать ПКО один раз в течение трудового дня, но в такой ситуации необходимо соблюдение условия. В таком случае приход финансовых средств должен сопровождаться кассовым чеком либо бланком строгой отчетности (БСО);
• Расходно-кассовый ордер (РКО). Его требуется создавать при финансовых выбытиях из кассы. Необходимо после проверки лица, получающего средства (по документу, удостоверяющему личность) выдать наличность и оформить РКО. Утверждает этот документ главный бухгалтер. Руководитель предприятия может подписать РКО, если должность главного бухгалтера не предусмотрена штатным расписанием;
• Кассовая книга. В этом регистре происходит отражение всех перемещений денежных средств. Каждый день, по окончании смены кассир отчитывается в кассовой книге, производит вывод финансовых средств и осуществляет перерасчет. Заполнение книги не требуется, когда в течение дня не было никаких движений в кассе;
• Книга учета. Ее наличие требуется, когда в штате организации предусмотрено более одного кассира. В этом регистре происходит фиксация перемещений финансовых средств между старшим и младшим работником кассы. Сведения требуется вносить в процессе смены и подтверждать подписями обоих кассиров;
• Платежные и расчетно-платежные ведомости формируются при перечислении финансов (оплата труда, стипендия и прочее) подчиненным лицам.

Кассовый учет может производиться двумя методами:

• В бумажном формате;
• В электронном виде.

Где хранить

Хранение документации должно производиться в соответствии с регламентами. В полномочиях руководителя предприятия создание места для хранения и условий сохранности на протяжении полного срока хранения кассовых документов, определенного законодательством.

Данные о сроках хранения кассовых документов в организации, а также регистров кассовой документации прописана в ФЗ РФ «О бухгалтерском учете». В случае окончания определенных периодов сохранности и при отсутствии споров и судебных тяжб, разрешено уничтожение бумаг.

В качестве места хранения документации может выступать архив предприятия либо специализированные фирмы, которые при сотрудничестве, призваны обеспечивать услуги по хранению. Сохранение кассовой документации требуется производить в соответствии с установленными нормами:

• Ежедневно, не позже начала следующей смены, требуется производить сшивание по разрезу;
• Внутреннее сшивание кассовой документации производится согласно возрастанию нумерации счетов бухучета. Сначала вносят счета по Дт, после по Кт;
• Листы, подлежащие сшиванию, обязательно нумеровать;
• Прибытие кассовых документов на сохранение в подраздел архивации производится по описи, в которой прописывается количество и названия сшивов. В этот момент может прописываться соответствующая статья, которая определена предприятием.

Период сохранности

По ст.23 НК РФ бухгалтерские и налоговые документы необходимо хранить 4 года. Аналогичный период устанавливается к расходной и приходной документации. Закон№402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждает, что срок хранения кассовой книги составляет пять лет, начиная со следующего отчетного года. Кроме того, законодательство обязывает руководителя предприятия обеспечивать сохранность бумаг.

Законом №125-ФЗ разрешается сохранение отчетности в архивах, которые самостоятельно организованы вне пределов предприятия.

Согласно приказа №588 от МК РФ, сохранность отчетности кассира должна производиться в течение 5 лет. Итак, учитывая, что максимальный период сохранности составляет 5 лет, то в течение этого срока документация подлежит хранению. Бумаги, отражающие перевод оплату труда различного типа, согласно приказу №588, должны сохраняться 75 лет, с начала следующего отчетного года.

Период действует, если не предусмотрено лицевых счетов.

Когда подобные документы задействованы в судебных разбирательствах, то период сохранности необходимо продлиться до завершения судебного дела.

Непременным атрибутом правильного и безошибочного осуществления наличных расчетов являются кассовые документы. Любая отечественная организация, прибегающая к использованию наличности, должна применять соответствующие формы.

Граждане освобождены от обязанности по оформлению каких-либо бланков.

Общие положения о кассовых документах

На территории Российской Федерации Центробанк России устанавливает правила использования наличных денег и осуществления расчетов с применением таких средств.

Центробанк Российской Федерации своими Указаниями от 11.03.

2014 № 3210-У разработал и утвердил Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства. Данный нормативный акт является основным документом, регламентирующим правила оформления и осуществления действий с наличными деньгами.

Неукоснительное соблюдение названного Порядка является непременным условием требований кассовой дисциплины при осуществлении движения наличности в кассу предприятия и из нее.

Для возможности осуществления движения наличных денег компания организует работу кассы. В данном случае имеется в виду место, где хранятся денежные средства, определяемое руководством соответствующей компании.

Работники, осуществляющие операции с наличными, обязаны отражать движение денег в кассовой книге, записи в которую вносятся на основании соответствующих расходных и приходных ордеров, отнесенных Центробанком Российской Федерации к кассовым документам.

Бланк расходного кассового ордера (форма по ОКУД 0310002) утвержден Госкомстатом России в Постановлении от 18.08.1998 № 88 и применяется для оформления операций по выдаче наличности компанией.

Следует особо подчеркнуть, что в настоящее время указанные утвержденные формы кассовых документов являются обязательными к применению, о чем прямо высказалось Министерство финансов России в Информации № ПЗ-10/2012 .

Бланки названных ордеров применяются при оформлении всех кассовых операций.

Порядок заполнения бланков расходного и приходного кассовых ордеров

Одним из условий правильного ведения кассовой дисциплины является верное заполнение бланков расходного и приходного ордеров. Такой порядок предусмотрен в Указаниях Центробанка от 11.03.2014 № 3210-У .

Все операции с наличными в компании может производить работник кассы, который уполномочен руководителем предприятия. Непременным условием наделения такого сотрудника соответствующими полномочиями является его ознакомление с правами и обязанностями под личную подпись.

Центробанк России также допускает возможность осуществления кассовых операций самим руководителем компании. Но перечень сотрудников предприятия, наделенных полномочиями оформлять кассовые документы, несколько шире.

Такие документы может оформить руководитель компании, но только если он совершает такие операции.

https://www.youtube.com/watch?v=16VX1VxkOFg

Центробанком Российской Федерации в п. 4.3 Указаний предусмотрено, что расходный и приходный ордера подписываются бухгалтером (главным бухгалтером) и кассиром, которому передаются образцы подписей лиц, наделенных правом на оформление кассовых документов.

Каждая компания самостоятельно определяет порядок изготовления расходного и приходного ордеров. Допустимыми способами является машинописное заполнение документов на бумажном носителе или же их оформление от руки. Центробанк России допускает ведение таких документов в электронном виде, для чего необходимо наличие у компании электронной подписи и специальных технических и программных средств.

В кассовые документы не допускается вносить исправления. В случае выявления ошибок соответствующие ордера должны быть оформлены заново.

Срок хранения ордеров

Руководство компании самостоятельно определяет порядок и способы хранения кассовых ордеров при условии соблюдения законодательства Российской Федерации.

Устанавливает обязанность компаний хранить документы налогового и бухгалтерского учета не менее четырех лет. Но Федеральный закон «О бухгалтерском учете» устанавливает обязанность компании хранить документы бухгалтерского учета не менее пяти лет после окончания года, являющегося отчетным.

Налицо разночтения в нормативных сроках хранения кассовых ордеров, для разрешения которых целесообразно обратиться к положениям статьи 15.11 КоАП РФ .

Согласно указанной норме в случае отсутствия у предприятия кассовых ордеров в течение 5 лет по окончании отчетного года руководство организации может быть оштрафовано на сумму до 10000 рублей.

При повторном нарушении штраф возрастает до 20000 рублей, а директор предприятия может быть дисквалифицирован.

Из изложенного выше следует, что срок хранения кассовых документов составляет 5 лет после окончания отчетного года. В течение всего этого срока компания обязана обеспечить сохранность документов.

Следует отметить, что целесообразно указанный временной период учесть при установлении компанией порядка хранения приходных и расходных кассовых ордеров.

Внимание! Бесплатно скачать таблицу сроков хранения документов в 2019 году вы можете по ссылке:

Работать с документами удобно в . Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую первичку. Также она включает в себя выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование любой отчетности и многое другое.

Сроки хранения документов

Источник: https://oepress.ru/sroki-hraneniya-prihodnyh-i-rashodnyh-kassovyh-orderov-kakie.html

Форма КО-1 | Скачать образец ПКО 2019

Приходный ордер – это унифицированный бланк, который заполняется по факту поступления наличных денег в кассу организации (ИП).

Компания обязана оформить ПКО в следующих случаях:

1. Внесение средств в уставный капитал;
2. Возврат неиспользованных сумм подотчетных средств;
3. Возмещение ущерба сотрудником;
4. Реализация имущества, принадлежащего компании;
5. Возврат или поступление заемных средств;
6. Поступление денег со счета компании;
7. Приход наличной выручки от хозяйственной деятельности (на конец рабочего дня заполняется один ПКО на всю сумму выручки).

Индивидуальные предприниматели оформлять ПКО, как и другие бланки кассовой дисциплины (например: РКО, кассовую книгу и пр.), не обязаны, но могут применять такие документы по собственной инициативе в целях учета и контроля за перемещением и расходованием наличных средств.

Порядок и способы оформления ПКО

Унифицированный бланк ордера (№ КО-1) утвержден Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 №88.

Документ состоит из двух частей: приходный кассовый ордер и квитанция к ПКО.

Ордер выписывается в одном экземпляре. Нумерация производится по порядку в хронологической последовательности, датой отсчета является 1 января каждого нового года.

Лицом, в обязанности которого входит заполнение приходного ордера, может являться:

• сотрудник организации (кассир, бухгалтер и др.), назначенный распоряжением руководителя компании;
• главный бухгалтер;
• руководитель (если в штате компании нет главного бухгалтера или бухгалтера).

Подписывают ПКО: главный бухгалтер (бухгалтер или директор) и кассир.

Если руководитель организации (ИП) единолично проводит кассовые операции и оформляет первичную документацию, на ПКО ставится только подпись руководителя (ИП).

Оформление бланка производится:

1) Ручным способом.

2) На компьютере с последующей распечаткой:

• в текстовом или табличном редакторе;
• с помощью специализированных программ и онлайн-сервисов.

3) В электронном виде. При таком способе документооборота кассовые бланки должны быть заверены квалифицированной электронной подписью.

Исправления и помарки при заполнении ПКО категорически не допускаются!

Квитанция к ордеру заполняется одновременно с ПКО, подписывается и заверяется печатью.

Для проставления оттиска печати могут быть использованы:

1) Основная круглая печать организации.

Следует отметить, что с момента вступления в силу закона от 06.04.2015 №82-ФЗ организации имеют право отказаться от использования круглой печати.

2) Простые (вспомогательные) печати и штампы, находящиеся у работников фирмы, ответственных за их сохранность и использование.

Оттиск печати должен располагаться целиком на квитанции и не заходить на сам приходный ордер.

Кассир, получивший заполненный бланк из бухгалтерии, обязан:

• сверить все данные ордера;
• проверить документ на отсутствие помарок и исправлений;
• удостовериться в подлинности подписи главного бухгалтера (или другого ответственного лица);
• проверить наличие указанных приложений.

Если все правила соблюдены, кассир принимает деньги. Прилагающиеся к ордеру документы следует погасить штампом или сделать надпись от руки: «Получено» («Оплачено») с указанием даты.

Оформленный ПКО остается в организации и подшивается к отчету кассира (второй экземпляр листа кассовой книги), а квитанция передается лицу, сдавшему наличность.

Сведения об ордере вносятся в журнал регистрации ордеров (№ КО-3). Запись о принятых денежных средствах отражается в кассовой книге компании.

Инструкция: как заполнить приходный кассовый ордер

Унифицированная форма заполняется следующим образом:

1. В поле «Организация» указывается полное название компании в соответствии с учредительными документами.
2. В окне «по ОКПО», указывается соответствующий код согласно уведомлению Росстата.
3. Строка «Структурное подразделение» заполняется при наличии у компании подразделений и только в ситуациях, когда деньги сдает сотрудник представительства.
4. Далее заполняются порядковый номер бланка и текущая дата.
5. В ячейках «Дебет» и «Кредит» указываются номера счетов бухучета или коды (если компания использует кодирование).

ИП эти ячейки не заполняют.

Операции по приходу наличности в организацию отражаются по дебету счета 50 (также следует указать субсчет в соответствии с рабочим планом счетов фирмы).

По кредиту записывается корреспондирующий счет – источник прихода денежной наличности, например:

• 51 (52) – приход наличных денег с банковского счета фирмы;
• 60 – поставщик вернул аванс;
• 62 (76) – поступили деньги от заказчиков и покупателей;
• 66 (67) – получены заемные средства;
• 73-1 (2) – сотрудник возместил материальный ущерб;
• 75-1 – собственник внес долю в уставный капитал;
• 90-1 – поступила выручка от реализации продукции (услуг, работ).

1. «Код структурного подразделения» заполняется при наличии кода у подразделения, на которое оформляется ордер.
2. «Код аналитического учета» – вносится код аналитики корреспондирующего счета (если такие коды в организации предусмотрены).
3. В ячейку «Сумма» записывается полученная сумма наличных денег в числовом выражении.
4. Ячейка «Код целевого назначения» заполняется, если компания использует систему кодирования.
5. В строку «Принято от» записываются Ф.И.О. работника компании. При расчетах между контрагентами указывается название фирмы и Ф.И.О. сотрудника, который передал деньги, при этом используется предлог «через». Например: ООО «Меридиан» через Иванова К.М.

1. В строку «Основание» заносится содержание операции.
2. В строке «Сумма» расшифровывается прописью сумма поступивших средств, при этом копейки указываются цифрами.
3. В строке «В том числе» записывается ставка и сумма НДС. Если операция не подлежит обложению НДС, указывается: «Без НДС».
4. В поле «Приложение» перечисляются наименования, номера и даты прилагаемых документов.

При заполнении вручную бланков, изготовленных типографским способом, следует поставить прочерки в пустых ячейках. Также после внесения суммы прописью нужно обязательно прочеркнуть пустое место в строке, во избежание фальсификации документа.

Квитанция ПКО содержит сведения, идентичные данным приходного ордера.

Штрафы за отсутствие ПКО и сроки хранения бланка

За отсутствие первичных документов (грубое нарушение правил учета) инспекторы могут оштрафовать компанию по ст. 120 НК РФ:

• На 10 000 – 30 000 рублей;
• Или на 20% от неуплаченной суммы при занижении налоговой базы, но не менее 40 000 рублей.

Санкции за неправильное оформление ПКО не установлены, но бланк, заполненный с ошибками, могут приравнять к отсутствию документа.

Отсутствие квитанции ПКО у контрагента может привести к отказу инспекторов признать расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль (единого налога при УСН). В такой ситуации контрагент понесет дополнительные расходы по уплате налога, штрафа и пеней.

Организация обязана хранить первичную документацию, в состав которой включается и приходный кассовый ордер, на протяжении 5 лет после окончания отчетного года.

Источник: http://nalog-spravka.ru/prixodnyj-kassovyj-order-ko-1.html

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов – применение, порядок заполнения и хранения

Все денежные потоки должны контролироваться и учитываться, как известно, деньги любят счет. Данный процесс было бы невозможно осуществлять без документального подтверждения. В связи с этим законодательством РФ установлены формы документов, сопровождающих все операции с финансами и стандарты их оформления.

Единые формы и бланки приняты для так называемой простоты общения между компаниями и различными государственными структурами. Трудно даже представить, сколько времени и сил понадобилось бы затратить контролирующему лицу, разбираясь в записях на полях старых газет и в потрепанных блокнотах.

Все существенные финансовые операции совершаются через кассу компании, основываясь на письменном распоряжении из бухгалтерии. Кассир наделен материальной ответственностью, за состояние вверенной ему наличности и отчитывается за свои действия путем кассовых документов, считающихся письменным доказательством свершения любых хозяйственных операций.

Приходная и расходная кассовая документация: понятие и назначение

Скачать бланк журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО 3).

Средства, поступившие в кассу компании, фиксируются приходными кассовыми ордерами (ПКО). А выданные кассиром, расходными (РКО) соответственно. Вместо расходника, распоряжением к выплате наличных из кассы, могут послужить платежные ведомости, счета на оплату или заявления на выдачу финансов.

Каждый такой документ обладает своим цифровым кодом, присвоенным ему согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОК 11-93):

• Ф. 0310001 – Приходники;
• Ф. 0310002 – Расходники;
• Ф. 0301011 – Ведомости платежные;
• Ф. 0301009 – Ведомости расходно-платежные.

Любые документы кассовой отчетности содержат следующие обязательные реквизиты:

• Название и адрес компании;
• Характер операции;
• Стороны, принимавшие участие в сделке;
• Дату и время составления (совершения операции) и порядковый номер документа;
• Сумма наличности (цифрами и прописью);
• ФИО и подпись ответственного лица.

Кассовая документация оформляется в бухгалтерии, сотрудником, назначенным письменным приказом руководства. Затем они вручаются кассовому работнику для проведения операции. Он в свою очередь, перед выдачей финансов обязан убедиться в правильном оформлении документов и в подлинности подписи распорядителя (главбуха, директора и т.д.)

При получении наличности кассиром, корешок ПКО должен быть подписан и передан лицу, оплатившему сумму, а сам ордер, подписанный этим лицом, останется у кассира. Расходник подписывается человеком, получившим средства, и визируется штампом «Оплачено», иначе доказать факт выплаты будет невозможно.

Перед закрытием трудовой смены, основываясь на расходниках и приходниках, подсчитывается остаточная сумма налички в кассе компании, по формуле:

ОНКС= ОННС + Приход – Расход,где ОНКС – финансовый остаток на конец смены,

ОННС – финансовый остаток на начало смены.

Приход – суммарная величина всех ПКО за рабочую смену, расход – всех РКО соответственно.

Пересчитанная фактическая наличность должна совпасть с документальным остатком копейка в копейку, хотя в некоторых учреждениях допускается погрешность, определенная уставом. Переправления и зачеркивания в таковых документах не допустимы, при любых ошибках документ ликвидируется и оформляется заново.

О применении ПКО рассказано в следующем видеосюжете:

Назначение журнала

Перед передачей кассовому сотруднику тот или иной документ обязательно регистрируется в журналах приходных/ расходных кассовых документов. Фиксацию выполняет сотрудник бухгалтерии или другое ответственное лицо, определенное приказом руководителя компании.

Делается это с той целью, чтобы в руки к кассовому работнику не попал поддельный документ, и капитал не был потрачен мошенническим путем. В конце трудовой смены производится сверка зарегистрированных бумаг с ордерами, опираясь на которые действовал кассир в процессе всего дня.

Для каждой организации устанавливается кассовый лимит, превышать который категорически запрещено. Все наличные средства, сверх этого лимита должны храниться в банке. Определяется размер лимита Центробанком и обсуждается с руководством компании, в индивидуальном порядке.

Ведение регистрационного журнала позволяет определить денежный остаток в кассе на любой момент, что облегчает и ускоряет работу контролирующих органов во время проверки.

Регулирование ведения финансовых расчетов является прерогативой Центробанка РФ, им утверждены нормативные акты, коими руководствуются все учреждения, оформляя кассовую документацию.

Это положения о:

• порядке ведения кассовых операций в РФ;
• правилах организации обращения денежной наличности на территории РФ.

Цель этих нормативных актов очевидна: определение общих правил по работе с денежным капиталом в пределах РФ, а ведение регистрационного журнала позволяет соблюдать установленный порядок, упростить отчетность, избежать подделки и утери первичных документов.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

• для регистрации ИП
• регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

• Ведение бухгалтерии для ИП
• Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Правила оформления

Журнал заводится на этап времени, определенный уставом компании. Все его страницы должны нумероваться, прошиваться и закрепляться печатью предприятия.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов включает в себя две основные части: титульный лист и страницы учетной книги.

Его можно заполнять печатным либо электронным способами или заполнять вручную, чернилами или шариковой ручкой исключительно синего цвета.

Титульный лист учетной книги непременно содержит определенную информацию:

• Наименование самого документа;
• Название учреждения;
• Код по ОКПО (общий классификатор предприятий и организаций);
• Даты начала и окончания ведения журнала;
• ФИО и должность сотрудника, ответственного за ведение книги.

Далее следует стандартная таблица, состоящая из двух основных частей. Левая часть содержит информацию обо всех приходах в кассу компании, правая часть – для расходной документации.

Важный аспект: РКО на выдачу зарплаты и аналогичных платежей могут быть зарегистрированы лишь после осуществления операции.

Может случиться, что по каким-либо причинам сотруднику не удастся получить финансы, или в кассе не хватит денег на подобную выплату, а ордер действителен только один день (на дату его составления).

Таким образом, на следующий день документ утрачивает свою силу и актуальность, и регистрация такого документа является грубым нарушением.

Помимо этого обязательным условием заполнения регистрационной книги считается соблюдение сквозного нумерационного порядка (после номера 56 непременно следует 57, и никак иначе). Недействительный ордер будет уничтожен, документы, составленные после него, должны быть перенумерованы, а переправления и помарки в регистрационном журнале непозволительны.

Поэтапная инструкция по заполнению

Форма КО-3 содержит таблицу из восьми столбцов. Графы с первой по четвертую отведены для приходников, с пятой по восьмую – для расходной документации.

Рассмотрим подробнее, что писать в каждом столбце, согласно их нумерации:

1. Дата составления ПКО.
2. Порядковый номер ПКО.
3. Сумма поступившей наличности.
4. Источник денежного поступления.
5. Дата составления РКО.
6. Порядковый номер расходника.
7. Сумма выплаты.
8. Кому выданы деньги и на что потрачены.

Пример заполнения регистрационной книги:

Образец заполнения Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов

В журнал заносится вся информация об актах и ордерах, подтверждающих любые движения денежной наличности, что позволяет без труда отслеживать доходность и затраты компании за любой промежуток времени, а так же контролировать документооборот на предприятии.

Перед регистрацией каждый акт подвергается тщательной проверке на предмет правильного оформления, отсутствия правок и ошибок, наличия подписи и печати руководителя (или другого уполномоченного лица). При выявлении малейшего несоответствия документ не может быть зарегистрирован и отправляется на доработку.

Правила ведения и хранения. Штрафы и санкции за их нарушение

Ведется регистрационная книга чаще всего сотрудником бухгалтерии, иногда самим кассиром. В любом случае это исполнитель, назначенный приказом руководства к выполнению данных обязанностей, с которым заключен договор о материальной ответственности.

Что касается сроков хранения, регистрационная книга относится к типовым управленческим архивным документам и должна храниться на предприятии в течение пяти лет после окончания отчетного периода (конечной даты ведения журнала).

Согласно Федеральному закону №402 от 06/12/11г компания обязана создать оптимальные условия для хранения архивных документов и предоставить любой из них по первому требованию контролирующего органа.

Нарушителям правил кассовой дисциплины и ведения денежных операций грозит административная ответственность в виде штрафа (ст15п1 КоАП РФ):

• Должностным лицам от четырех до пяти тысяч рублей.
• Организациям и юридическим лицам от сорока до пятидесяти тысяч рублей.

Данные цифры являются убедительным призывом соблюдать порядок в кассовых документах и избегать различных недоразумений и ошибок в ведении отчетности.

Порядок заполнения Журнала в 1С рассказан в данном видео уроке:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=10829

Как правильно хранить кассовую книгу

• 1 Формы учета
• 2 Где хранить
• 3 Период сохранности

Учет кассовых операций неизменно привлекает общее повышенное внимание, начиная от сотрудников предприятия, завершая проверяющими органами. И не удивительно, ведь там, где финансы чаще всего встречаются злоупотребления полномочиями.

Кассовая документация предприятия или индивидуального предпринимателя должна оформляться в соответствии с установками законодательства. Формирование документов происходит вследствие передвижения финансовых средств. Корректное заполнение форм, а также правильное обеспечение их хранения – действительно серьезная цель бухгалтерского учета организации.

В статье будет рассмотрено, как хранить кассовую книгу и другие кассовые документы.

Кассовые документы

Эта задача — одна из самых сложных. Существует множество нормативно-правовых актов, регламентирующих срок хранения кассовых документов.

Туда входят:

• Расходные ордера. ПКО выписываются при поступлении финансовых средств в кассу.
• Кассовые книги, в которых содержится общая информация об операциях организации.

  После окончания смены ответственный работник подсчитывает денежные средства.

• Расчётно-платёжные ведомости, где указываются данные о выплатах сотрудникам;
• Книги учёта денежных средств.

  Необходимы лишь тогда, когда в организации числятся несколько кассиров.

Сроки хранения

Согласно законодательству, срок хранения кассовых документов в архиве организации составляет 5 лет. Исключением из списка становятся расчётно-платёжные ведомости: если лицевые счета работников отсутствуют, то документы хранятся 75 лет.

В тех случаях, когда документы фигурируют в судебных делах, бумаги должны находиться в архиве до вынесения решения суда. Если говорить о каждом виде бумаг отдельно, то существует множество нюансов.

Плюс, необходимо следить за нововведениями (налоговым, бухгалтерским законодательством).

Какой срок хранения кассовых документов?

В некоторых случаях сроки хранения бумаг организация устанавливает самостоятельно. Если вы хотели бы узнать точный срок хранения кассовых документов, имеющихся в вашей организации, — проконсультируйтесь у наших сотрудников.

Важные нюансы хранения кассовых документов

1. Бумаги должны сшиваться каждый рабочий день с учётом возрастания номеров лицевых счетов.
2. Контролировать процесс обязан или глава организации, или кассовый сотрудник.

3. После того, как срок хранения кассовых документов истёк, делается опись бумаг перед передачей в архив (и отправкой на утилизацию также).
4. Нужно следить не только за грамотным ведением учётных документов, но и их внешним видом.

   Книги, ведомости, ордера не должны намокать, быть потрёпанными и проч.

5. Административная ответственность за правильное хранение кассовых документов лежит на руководителе предприятия. В случае неправильного хранения бумаг выписывается штраф.

Итак, если у вас есть вопросы по поводу срока хранения кассовых документов в архиве организации, обращайтесь к нам.

Порядок действий при оформлении кассовых документов в бухгалтерии

Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию, где работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:

· проверяют правильность оформления документов, их соответствие действующему законодательству и характеру совершаемых операций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;

· оформляют приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы;

· получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные бланками кассовых документов;

· регистрируют (до передачи в кассу) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);

· передают кассиру приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы вместе с приложенными к ним оправдательными и распорядительными документами.

Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписываются на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Приходный кассовый ордер и квитанция к приходному кассовому ордеру, которая является его частью, заполняются одновременно и подписываются главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. Квитанция приходного ордера выдается только после получения денег.

Унифицированная форма № КО-3

Утверждена Постановлением Госкомстата России

от 18.08.98 №88

ОБРАЗЕЦ ОБЛОЖКИ

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ

ПРИХОДНЫХ И РАСХОДНЫХ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Г.

Кассир Бобчинский Пето Иванович

должность фамилия, имя, отчество

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (раечетио-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи,

Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров, или заменяющих их документов, на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Дата добавления: 2016-11-02; просмотров: 212;

Как правильно хранить кассовую книгу

Источник: https://3zprint-msk.ru/kassovye-dokumenty/