Как отразить в бухучете задолженность по подотчетным суммам

Содержание

Проводки по авансовому отчету

Как отразить в бухучете задолженность по подотчетным суммам

Деятельность любой организации зависит от его трудовых ресурсов, которые всегда готовы выполнить поставленную задачу. Для выполнения этих задач сотрудникам выделяются денежные средства, за которые они впоследствии должны будут отчитаться. Рассмотрим как отразить в проводках расчеты с подотчетными лицами по авансовому отчету.

Основные нюансы выдачи денег в подотчет

Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.

Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.

Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов. Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому.

По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ). Сумму неизрасходованных средств необходимо вернуть в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

В случае перерасхода денежных средств, при наличии документального подтверждения, сумма перерасхода возмещается сотруднику через кассу предприятия или в безналичной форме на его пластиковую карту (РКО или платежное поручение).

Выдача денег подотчет возможна при выполнении двух условий:

  1. Наличие приказа о подотчетных лицах и согласованного заявления;
  2. Полная погашенность предыдущих авансовых отчетов.

Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так:

Отражение авансовых отчетов в бухгалтерском учете

Для учета хозяйственных операций, связанных с авансовыми отчетами, используется активно-пассивный счет 71. По дебету этого счета отображается получение денежных средств, а по кредиту фиксируется перечень расходов, которые были понесены.

Перечень типовых проводок, формируемых в бухгалтерском учете по авансовым отчетам

Счет ДтСчет КтСумма проводки, руб.Описание проводкиДокумент-основание
715012 500Выдача денег подотчет из кассы предприятияРКО
7151 (52)13 100Перечислены деньги в подотчет на пластиковую карту сотрудника (в национальной или инвалюте)Платежное поручение
715512 370Выдача денег на специальный банковский счетПлатежное поручение
7150-35 890Сотруднику, который отправляется в командировку, выданы проездные документы.
50 (51, 52, 55)718 320Возврат неизрасходованных подотчетных средствАвансовый отчет и ПКО, банковская выписка
08 (10, 15)71158 000Подотчетным лицом приобретено основное средство и другие материальные ценностиАвансовый отчет и акт приема
41717 800Приобретение товаров за деньги, которые были выданы в подотчетАвансовый отчет, расходная накладная
  2023252629447110 500Командировочные расходы включены в состав:-основного производства;— вспомогательного производства;— общепроизводственных затрат;— общехозяйственных затрат;— обслуживающего производства;— затрат на сбытАвансовый отчет, подтверждающие документы
19711 890Начисленная сумма НДС по авансовому отчету (10500 х 18%)Авансовый отчет и счет
7150 (51)2 500Подотчетному лицу выдана (перечислена) сумма перерасходованных средствРКО, платежное поручение
94713 260Списание денежных средств, за которые подотчетное лицо не отчиталось в указанные сроки
73943 260Начисленная сумма задолженности за не возвращенные сотрудником подотчетные средства
70733 260Удержание не возвращенной суммы из заработной платы сотрудникаЗарплатная ведомость

Источник: //BuhSpravka46.ru/buhgalterskie-provodki/provodki-po-avansovomu-otchetu.html

Расчеты с подотчетными лицами (счет 71)

Как отразить в бухучете задолженность по подотчетным суммам
29 августа 2014      Учет расчетов

Подотчетные лица – кто это? Как учитываются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдать деньги под отчет, как это оформить документально и какие проводки отразить в бухгалтерском учете? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье ниже.

Кто такие подотчетные лица?

Это сотрудники предприятия, которым выданы денежные средства на произведение расходов, связанных с деятельностью предприятия. То есть деньги не могут быть выданы на личные цели, они должны быть потрачены только на нужды организации (хозяйственные нужды, служебная командировка и т.д.). Выдача денег подотчетным лицам должна быть правильно оформлена: документально и с помощью проводок.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Для учета денег, выданных под отчет, применяется счет 71, который так и называется «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет на сч.71 может вестись по каждому отдельному подотчетному лицу.

71 счет бухгалтерского учета – активно-пассивный, а это значит, что для него одновременно выполняются правила, действующие для активных счетов и для пассивных. Что это за правила – читайте здесь.

//www.youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk

Деньги под отчет могут выдаваться только работникам предприятия, причем должен быть зафиксирован перечень этих работников в приказе. Приказ о подотчетных лицах утверждается руководителем. В дальнейшем можно будет выдавать деньги только лицам, указанном в этом приказе.

Документальное оформление выдачи денег подотчет

Деньги выдаются подотчетному лицу на основании его заявления, в котором указывается нужная сумма и срок, на который она должна быть выдана. Руководитель организации визирует это заявление, работник с заявлением идет в кассу организации для получения денег.

Выдача денег подотчет выполняется на основании расходного кассового ордера. Если за данным подотчетным лицом не числится задолженность по предыдущим выданным суммам, и он включен в приказ о подотчетных лицах, то из кассы выдается необходимая наличная сумма.

В бухгалтерском учете выдача денег под отчет оформляется с помощью проводки Д71 К50.

Сумма может быть выдана любая, в российском законодательстве ограничений нет. Но нужно помнить, что передача подотчетных денег от одного лица другому запрещена.

Кроме того, что работник может получить денежные средства наличными из кассы, он может также получить их и на свой расчетный счет в банке. Это особенно удобно, если работник находится в командировке. Если деньги выдаются безналичными средствами, то отражается проводка Д71 К51.

Работник, получивший сумму подотчет, должен в дальнейшем отчитаться о потраченных средствах: на что потрачены и в каком размере. Кроме того, он должен предоставить документы, подтверждающие произведенные расходы.

В  течение трех дней после окончания срока, указанного в заявлении работника, подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, оформленный по форме АО-1. Авансовый отчет отражает, на какие цели потрачены полученные средства, каков размер потраченной подотчетным лицом суммы. Сдавая авансовый отчет в бухгалтерию, работник также должен приложить подтверждающие документы.

Если подотчетное лицо потратило полученную сумму не в полном размере, и у него остались деньги, то их необходимо вернуть в кассу предприятия, при этом оформляется проводка Д50 К71 и заполняется документ – приходный кассовый ордер.

Если же расходы работника превысили полученную сумму, то перерасход должен быть выдан работнику из кассы на основании расходного кассового ордера, при этом отражается проводка Д71 К50.

Получив от подотчетного лица авансовый отчет с указанием целей, на которые потрачен аванс, бухгалтер должен произвести необходимые проводки для того, чтобы списать с подотчетного лица числящуюся за ним задолженность по дебету сч.71.

В зависимости от вида затрат, кредит сч.71 корреспондирует с дебетом соответствующих счетов.

Если аванс потрачен на приобретение материальных ценностей, то выполняется проводка Д10 К71 или Д15 К71.

Если подотчетная сумма потрачена на командировку, то проводка Д20 (23) К71 для производственных предприятий, или Д44 К71 – для торговых.

Если аванс потрачен на приобретение основных средств, то проводка Д08 К71.

Если аванс потрачен на покупку товаров, то проводка Д41 К71.

Если в установленный срок работник не предоставил авансовый отчет и не вернул деньги, то они списываются с кредита сч.71 в дебет сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (проводка Д94 К71).

Если всю сумму можно удержать из зарплаты подотчетного лица, то выполняется проводка Д70 К94. Если нет – то задолженность списывается в дебет сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», далее можно удерживать из зарплаты работника сумму частями каждый месяц (проводки Д70 К73).

Проводки по счету 71:

ДебетКредитНаименование операции
7150 (51)Выданы работнику деньги в подотчет
10, 1571Приняты к учету материальные ценности, приобретенные на подотчетные деньги
4171Приняты к учету товары, приобретенные на подотчетные деньги
20, 23 (44)71Списаны командировочные расходы на себестоимость продукции (в расходы на продажу)
5071Подотчетным лицом возвращена неистраченная сумма в кассу предприятия
9471Списана невозвращенная в установленный срок подотчетным лицом сумма аванса
7394Отражена сумма задолженности работника перед организацией по невозвращенному остатку подотчетной суммы
7073Удержан из зарплаты работника невозвращенный остаток подотчетной суммы

Источник: //buhs0.ru/raschety-s-podotchetnymi-licami-schet-71/

Отражение подотчетных средств в бухгалтерском учете, Комментарий, разъяснение, статья от 01 сентября 2012 года

Как отразить в бухучете задолженность по подотчетным суммам

Российскийбухгалтер, N 9, 2012 год
ПолинаКвитковская,
эксперт журнала

В бухгалтерском учетедля отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетнымсуммам предназначен специальный счет 71″Расчеты с подотчетными лицами” в соответствии с планомсчетов, утвержденным приказомМинфина РФ от 31 октября 2000 года N 94н.

На данном счетесобирается вся информация о расчетах с работниками по суммам,выданным им под отчет на хозяйственно-операционные икомандировочные расходы.

На выданные под отчетсуммы счет 71″Расчеты с подотчетными лицами” дебетуется в корреспонденции сосчетами учета денежных средств.

На израсходованные подотчетнымилицами суммы счет 71″Расчеты с подотчетными лицами” кредитуется в корреспонденциисо счетами, на которых учитываются затраты и приобретенныеценности, или другими счетами в зависимости от характерапроизведенных расходов.

Подотчетные суммы, невозвращенные работниками в установленные сроки, отражаются покредиту счета 71″Расчеты с подотчетными лицами” и дебету счета 94″Недостачи и потери от порчи ценностей”.

В дальнейшем эти суммысписываются со счета 94″Недостачи и потери от порчи ценностей” в дебет счета 70″Расчеты с персоналом по оплате труда” (если они могут бытьудержаны из оплаты труда работника) или 73″Расчеты с персоналом по прочим операциям” (когда они не могутбыть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет посчету 71″Расчеты с подотчетными лицами” ведется по каждой сумме,выданной под отчет.

Первичные бухгалтерские документы

Принимая авансовый отчету подотчетного лица, бухгалтер торговой организации принимаетдокументы, подтверждающие расходы подотчетной суммы.

Все хозяйственныеоперации, проводимые организацией, согласно статье 9Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ “Обухгалтерском учете” должны оформляться оправдательнымидокументами. Эти документы являются первичными документами, наосновании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный бухгалтерскийдокумент – письменное свидетельство о совершении хозяйственнойоперации, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейшихпояснений и детализации.

Хозяйственные операции,не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учетуи не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетныедокументы принимаются у подотчетных лиц к учету в том случае, еслиони составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированныхформ первичной учетной документации.

Разработанные иутвержденные унифицированные формы первичной учетной документации всоответствии с постановлениемПравительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года N 835 “Опервичных учетных документах” должны применяться всемиорганизациями независимо от их организационно-правовой формы.

Работник не возвратил сумму неиспользованного аванса

Ввышеприведенном примере были перечислены все основные требования,предъявляемые к подотчетным суммам и правила их списания.

Несмотряна то что любая организация стремится организовать свои расчеты сподотчетными лицами таким образом, чтобы подотчетное лицо вовремяотчитывалось по выданным суммам, закрепляя порядок отчетности иправила списания подотчетных сумм специальным приказом, нередковозникает ситуация, когда работник несвоевременно предоставил отчетпо подотчетным суммам и не вернул в кассу неиспользованный остаток.Как поступить бухгалтеру в данном случае? В такой ситуации вопросможет быть решен двумя способами:

-работодатель принимает решение об удержании суммы задолженности иззаработной платы работника;

-работодатель принимает решение не удерживать с работника суммузадолженности. Тогда данная сумма целиком учитывается в составедоходов физического лица.

Взависимости от принимаемого способа осуществляется и отражениеданных операций в бухгалтерском учете.

Во-первых, необходимоотметить, что принять решение об удержании суммы невозвращенногоаванса из заработной платы работника работодатель имеет право наосновании статьи137 Трудового кодекса РФ:

“Удержания из заработнойплаты работника производятся только в случаях, предусмотренныхнастоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Удержания из заработнойплаты работника для погашения его задолженности работодателю могутпроизводиться:

-для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счетзаработной платы;

-для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенногоаванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводомна другую работу в другую местность, а также в других случаях;

-для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетныхошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случаепризнания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых спороввины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи155) или простое (часть третья статьи157)”.

Всоответствии с данной статьей для погашения неизрасходованного исвоевременно не возвращенного аванса, выданного в связи сослужебной командировкой или переводом на работу в другую местность,а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средствна хозяйственные нужды) работодатель имеет право произвестиудержания из зарплаты работника. При этом решение об удержаниипринимается не позднее одного месяца со дня окончания срока,установленного для возвращения аванса, и при условии, если работникне оспаривает оснований и размеров удержания. В случае нарушенияуказанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос опорядке возмещения ущерба решается в суде.

Пример

Работнику организации,ответственному за проведение официального приема, в феврале быливыданы денежные средства в подотчет в сумме 15000 рублей.

После проведенияофициальных переговоров работник предоставил в бухгалтерскую службуорганизации авансовый отчет, к которому были приложены документы,подтверждающие представительские расходы, а именно:

счет-фактура ресторана, вкотором был организован заключительный обед, на сумму 13570 рублейс учетом НДС и документы об оплате данного счета;

счет-фактура оттранспортной организации за услуги доставки участников переговоровк месту встречи на сумму 1062 рубля, в том числе НДС и платежныедокументы.

Таким образом, принятыена основании авансового отчета представительские расходы составили14632 рубля.

Так как подотчетное лицополучило аванс в сумме 15000 рублей, а израсходовало только 14632рубля, у работника осталась неиспользованная сумма в размере 368рублей. Данная сумма не была возвращена работником в кассу.

Руководитель организациипринял решение об удержании неизрасходованной суммы из заработнойплаты работника. Работник согласен с решением руководителя.

Пример

Предположим, что сумманачисленной заработной платы данному работнику с начала годасоставила:

Вянваре – 5000 рублей;

Вфеврале – 5000 рублей;

Данный работник имеетправо на личный стандартный налоговый вычет в размере 400 рублей.Сначала бухгалтер организации определяет сумму налога на доходыфизических лиц за февраль.

Сначала года:

НДФЛ = (5000 + 5000 – 400 х 2 мес.) х 13% = 1196рублей.

Так как за январь суммаудержанного налога с данного физического лица составила 598 рублей,следовательно, НДФЛ к удержанию за февраль составит 598 рублей.

Учитывая, что общая суммаудержаний при каждой выплате заработной платы не должна превышать20%, определяется максимальная сумма удержания (сверх удержанногоналога на доходы физических лиц)

(5000 рублей – 598 рублей) х 20% = 880,40 рублей.

Таким образом, привыплате заработной платы за февраль с работника будут удержаны:

налог на доходыфизических лиц – 598 рублей;

сумма неизрасходованногои невозвращенного аванса, выданного на представительские расходы -368 рублей.

На руки работнику будутвыданы 4034 рублей (5000 рублей – 598 рублей – 368 рублей).

Вданном примере сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса(368 рублей) меньше максимально возможной суммы удержания (880,40рублей), по этому вся сумма удержана в одном месяце. В том случаеесли задолженность работника превышает максимально допустимую суммуудержания, то погашение производится частично.

Сначала погашаетсязадолженность в сумме, равной предельно допустимой, оставшаясясумма удерживается при последующих выплатах заработной платы.

Обратите внимание!

Удержания из заработнойплаты работника нужно производить с учетом требований статьи138 Трудового кодекса РФ, согласно которой общий размер всехудержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50%заработной платы, причитающейся работнику.

Пример

Воспользуемся исходнымиданными примера, рассмотренного выше. Однако в данном вариантеруководитель организации принял решение не удерживать сподотчетного лица сумму задолженности в размере 368 рублей.

Вэтом случае сумма невозвращенного аванса признается суммой доходафизического лица.

Согласно пункту 1статьи 210 Налогового кодекса РФ:

“1.

При определенииналоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученныеим как в денежной, так и в натуральной формах, или право нараспоряжение которыми у него возникло, а также доходы в видематериальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей212 настоящего Кодекса.

Если из доходаналогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иныхорганов производятся какие-либо удержания, такие удержания неуменьшают налоговую базу”.

Исходя из этогоорганизация, принимая решение не удерживать с работника суммуневозвращенного аванса, обязана исчислить, удержать у физическоголица и уплатить сумму налога. Налогообложение производится поставке 13%.

Таким образом, с даннойсуммы необходимо произвести удержание налога на доходы физическихлиц.

Сумма дохода уфизического лица с начала года составит:

вянваре – 5000 рублей;

вфеврале – 5000 рублей + 368 рублей.

Определим сумму налога надоходы физических лиц.

Сначала года:

НДФЛ = (5000 рублей + 5368 рублей – 400 х 2 мес.) х 13% =1244 рублей.

Так как за январь суммаНДФЛ, удержанного с данного работника, составила 598 рублей, то кудержанию за февраль следует 646 рублей.

Следовательно, на рукиработник получит сумму в размере 4354 рубля (5000 рублей – 646рублей).

Используя этот вариант,бухгалтер неизменно столкнется с вопросом, нужно ли начислять суммуЕСН и взносов на обязательное социальное страхование от несчастныхслучаев на производстве и профессиональных заболеваний на суммуневозвращенного аванса, если данная сумма учитывается в составедоходов физического лица.

Врассматриваемом выше примере сумма невозвращенного авансаотражается в бухгалтерском учете в составе прочих расходов:

Дебет 91″Прочие доходы и расходы” субсчет “Прочие расходы” Кредит73″Расчеты с персоналом по прочим операциям” субсчет “Расчеты повозмещению материального ущерба”.

Данные расходы неучитываются для целей налогообложения прибыли на основании пункта49 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Следовательно, наосновании пункта 3статьи 236 НК РФ стоимость невозвращенного аванса не признаетсяобъектом налогообложения по ЕСН, так как данные расходы не снижаютналогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Данная точка зренияверна только для плательщиков налога на прибыль.

Пункт 3статьи 236 Налогового кодекса РФ:

“Указанные в пункте 1настоящей статьи выплаты и вознаграждения (вне зависимости отформы, в которой они производятся) не признаются объектомналогообложения, если:

уналогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены красходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыльорганизаций в текущем отчетном (налоговом) периоде;

уналогоплательщиков-индивидуальных предпринимателей или физическихлиц такие выплаты не уменьшают налоговую базу по налогу на доходыфизических лиц в текущем отчетном (налоговом) периоде”.

Источник: //docs.cntd.ru/document/902372120

Как в бухгалтерии отражаются подотчетные суммы

Как отразить в бухучете задолженность по подотчетным суммам

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документами, подтверждающими произведенные расходы, являются кассовые и товарные чеки.

Если в кассовом чеке не отражено, за что произведена плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств.

При проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее:

  • даты, наименование организации на кассовом и товарном чеках должны совпадать, даты не должны приходиться на субботу, воскресенье или праздничный день.

Выдача банковской карты работнику организации отражается как выдача под отчет денежных документов:Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – К 50, субсчет 3 «Денежные документы»: выдана под отчет работнику организации расчетная карта по номинальной стоимости;Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – К 57 «Переводы в пути»: получены наличные денежные средства. Квитанции банкоматов поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающему факт списания денежных средств со счета юридического лица;Д 50, субсчет 3 «Денежные документы» – К 71 «Расчеты с подотчетными лицами»: возвращена расчетная банковская карта по номинальной стоимости подотчетным лицом.

Бухгалтерский учет подотчетных сумм

Важно

Операция осуществляется на основании заявления. Это правило касается всех лиц без исключения. На основании этого документа оформляется РКО. В заявлении нужно указать сумму, срок выдачи, дату и поставить свою подпись. Проверка Заявление сначала попадает к бухгалтеру. Он проверяет, закрыты ли старые расчеты с подотчетными лицами.

Если сотрудник не предоставил отчет о ранее использованных суммах, то выдавать ему новую наличность нельзя. Представительские расходы, командировочные, суточные – на все израсходованные деньги должен быть представлен документ. Итоги обработки отчета показывают, кто, кому и сколько должен.
Если имеется разница между выданными и использованными средствами, значит, за работодателем или сотрудником числится долг. Предоставление средств Допускается выдача подотчетных сумм путем перечисления их на зарплатную карту сотрудника.

Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерские проводки, отражение в учете

При этом должны быть соблюдены следующие условия: — работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника задолженность не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса; — общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы; — работник не оспаривает оснований и размеров удержания (согласно письму Роструда от 9.08.07 г. №3044-6-0 необходимо наличие письменного заявления работника о том, что он не против удержания суммы из заработной платы). Таким образом, если указанное заявление отсутствует, работодатель не имеет права взыскивать необходимую сумму долга по авансовому отчету, в противном случае удержание из заработной платы работника без его согласия может обернуться для организации разбирательством в суде.

Кто является подотчетным лицом и когда формируются задолженности

Как отразить в бухучете задолженность по подотчетным суммам

В любом учреждении, которое осуществляет хоть какие-то денежные операции, должен вестись бухгалтерский учет. Отдельной строкой в нем выделена задолженность подотчетных лиц, при этом важно знать, какой счет используется специалистами в данном случае.

Основные понятия

В качестве подотчетных лиц на любом предприятии выступают граждане, которым предоставляются денежные суммы. Выдаются они в качестве аванса в счет осуществления в будущем определенных хозяйственных операций. А также тем, кто должен отправиться в командировку.

По окончании деятельности, на которую предоставлялись деньги, лицо, их получившее, обязано составить отчет по расходованию. К нему прикладываются все документы, которые могут подтвердить целевое расходование средств (чеки, счета фактуры, проездные билеты и т. д.).

Если средства выделялись для проведения хозяйственных работ, то срок предоставления отчета должен определять руководитель организации. Если аванс выдавался для поездки в командировку, то срок зависит от типа поездки:

  • Если она проходит в пределах территории России, то подать отчет следует в течение трех рабочих дней после возвращения.
  • Когда выезд был зарубежный, то у командировочного есть десять дней после завершения для предоставления отчетов.

Если по завершении всех работ у подотчетного лица остаются неизрасходованные суммы, то их надлежит сдать в кассу предприятия. Все полученные деньги должны расходоваться строго по целевому назначению. Сам отчет после проверки сотрудниками бухгалтерии обязательно должен быть завизирован руководителем организации.

//www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

Подотчетным лицом может являться работник, отправляющийся в командировку

Если лицо, получившее аванс, вовремя не отчиталось по совершенным тратам, то появляется задолженность. Она должна быть каждый месяц переоценена в зависимости от изменяющегося курса российского рубля к валюте других государств. В бухгалтерском балансе задолженность таких лиц отражается по статье, которая указана в действующих законодательных актах.

Основные акты, которыми регулируется процесс

Главные документы, от которых обязаны отталкиваться бухгалтера при работе с задолженностями подотчетных лиц, составлены сотрудниками Центрального Банка РФ, Главного Казначейства и Министерства Финансов.

При работе обязательно учитываются следующие акты:

  • Указание ЦБ РФ № 3210 – У «О порядке ведения кассовых операций». Этот документ регулирует порядок выдачи денежных средств работникам учреждения.
  • Указание ЦБ РФ № 3073 – У «Об осуществлении наличных расчетов».
  • Приказ Казначейства РФ № 10н « Об утверждении правил обеспечения наличными». Данный документ отражает порядок начисления денежных средств на банковские карты сотрудников учреждения.
  • Приказ Минсельхоза № 68 от 29.01.2002 г.

Кто может быть подотчетным лицом

Сотрудники организации при осуществлении хозяйственных операций и для поездки в командировку получают из бухгалтерии авансом денежные средства на осуществление этих целей. Именно они и являются для учреждения подотчетными лицами. Такой человек должен обладать рядом качеств:

  • Это обязательно физическое лицо.
  • Такой гражданин должен официально находиться в трудовых отношениях или с предприятием (юридическим лицом) или с физическим лицом, которое имеет статус предпринимателя.
  • Между таким лицом и организацией должен быть заключен трудовой договор в любой форме, т. е. сотрудник может быть принят на постоянную или временную работу.

Подотчетным лицам выдают аванс на будущие траты

Перечень лиц, которым могут быть выделены денежные суммы для осуществления их деятельности, обязательно визируются руководителем предприятия. Для регулирования этого процесса бухгалтера пользуются Правилами ведения кассовых операций. Например, прежде чем получить новый аванс, каждое ответственное лицо должно выполнить обязательства по предоставлению отчета по ранее выданным суммам.

Дебиторская задолженность лиц

Все денежные суммы, которыми оперирует предприятие, необходимо учитывать в бухучете. Каждая строка баланса должна быть заполнена бухгалтером.

Если этого не сделать, то проверяющие органы могут посчитать суммы, предоставленные подотчетному лицу, как доход организации или же целевой заем.

А раз это прибыль, то с нее должен быть уплачен налог, но так как по вполне понятным причинам этого не сделано, то сотрудники налоговых органов вправе наложить штрафные санкции на организацию.

Когда в отчетности образовался дебиторский долг, то для его отражения создается отдельный документ. Если какая-то часть средств осталась неизрасходованной, то она должна быть возвращена в кассу предприятия. В случаях, когда этого по какой-то причине не происходит, вся сумма вычитается из заработной платы подотчетного лица.

Каким бы способом деньги не были возвращены в кассу, они должны найти свое отражение в балансе предприятия специальной записью, исходя из норм действующего законодательства.

Дебиторская задолженность в бухгалтерском учете отражается в разделе активов предприятия. Несмотря на то, что эта часть имущества находится в других руках, но по закону является собственностью организации. Когда составляется отчет, дебиторскую задолженность положено компоновать по срокам ее образования. Проводка ее ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями».

Далее следует выяснить, как отражать в бухгалтерском балансе задолженность по подотчетным суммам экспедитора: в актив или в пассив. Здесь следует понимать, что актив – это финансы и имущество, которые должны организации, а пассив – это то, что должна организация. Например, деньги на оплату отпуска – это пассив. А задолженность экспедитора по подотчетным суммам – это актив.

Невозвращенная часть выданных подотчетному лицу денег может быть вычтена из его зарплаты

Кредиторская задолженность и ее отражение

Если дебетовое сальдо является недоимкой персонала, то кредитовое – это задолженность самого предприятия. Если оценивать кредиторскую задолженность с позиций бухгалтерского учета, то это финансовая оценка долга организации перед другими лицами. Учет ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками».

Подобный вид задолженности необходимо отражать на активно-пассивных счетах учета расчетов. Долговые обязательства вносятся на пассивные счета учета. При фиксировании кредиторской задолженности следует руководствоваться следующими правилами:

  • Не следует допускать зачет между статьями активов и пассивов.
  • В бухгалтерском балансе такой вид задолженности всегда представлен, как краткосрочный и отражается в разделе IV.
  • Если задолженность имеется в иностранной валюте, то при составлении баланса, она должна быть переведена на российские рубли по курсу, который был установлен на отчетную дату.
  • Если организацией была получена хотя бы часть оплаты, то задолженность фиксируется в балансе в оценке за вычетом суммы НДС, которая уже была уплачена или только подлежит уплате.
  • Если задолженность образовалась по займам и кредитам, то ее отражают с учетом набегающих к концу отчетного периода процентов.

Движения средство должны отражаться в бухучете

Как списывают долг

Механизм списания каждой задолженности очень специфичен. Все имеющиеся случаи могут кардинально отличаться друг от друга. Чтобы списать остатки подотчетных сумм, следует проделать следующие манипуляции:

  • Установить срок начала исковой давности. Если лицо обязано было вернуть деньги и отчитаться 7 июля 2015 г., то такой датой считается 8 июля.
  • Затем отсчитать три года от этой даты. В данном случае это 8 июля 2018 г.
  • После чего денежная сумма признается безнадежной к взысканию, и списывается в бухучете за счет резерва по сомнительным долгам.

Следует учитывать, что списание не является аннулированием. В течение пяти лет задолженность следует отражать за балансом на счете 007.

Отражение дебиторской и кредиторской задолженностей даже для опытного бухгалтера, подчас представляет проблему. Все деньги, оказавшиеся в обороте организации, должны быть зафиксированы при составлении бухучета. Поэтому нужно следить за периодически меняющимися правилами ведения отчетности.

О расчетах с подотчетными лицами можно узнать из видео:



Источник: //MoyDolg.com/debt/yurlica-3/zadolzhennost-podotchetnyh-lic.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.