Журналы кассира операциониста и зет отчеты хранение

Как заполнять кассовый журнал на основании отчета: правильное оформление

Заполнение журнала кассира

На должность кассиров принимают квалифицированных специалистов или обучают на рабочем месте граждан, как заполнять кассовый журнал.

Эти действия становится их ежедневной обязанностью.

Для ведения записей в документе по форме КМ-4  применяют авторучку, строго фиксируя денежные движения рабочей смены.

Функции кассы на предприятии

На предприятиях, функционирующих в различных областях, существуют кассы. В специализированных местах, помещениях ведется бухгалтерский учет денежной наличности, операций с ней, отражается информация о денежных документах.

Установка кассовых устройств позволяет выбивать чеки, подтверждающие уплату денег за продукцию.

В приказном порядке назначается человек, на которого возлагаются права кассира, с материальной ответственностью по заключенному договору. В его обязанности входит сдавать деньги в банк или получать определенные суммы.

При постоянной денежной выручке, достаточной оплатить работникам зарплату или необходимых хозяйственных расходов, у банка берут разрешение на использование денег по назначению. С ним также оговариваются лимитные остатки в кассе.

Если нет такой договоренности, сдается вся наличность, кроме сумм, предназначенных на выплату зарплаты, они находятся в магазине или организации три рабочих дня, затем остатки сдают в банк.

Фирмы приобретают кассовую книгу форма, которой утверждена законодательством. Определено вести ее на протяжении года, потом меняют на новую. Каждая страница нумеруется, все вместе прошивается, ставится печать и ведется хронологическое заполнение ручным способом.

Рост технологий позволяет электронное ведение с ежедневной распечаткой всех движений. Такой бухгалтерский учет, оформляют по установленному порядку при завершении года.

Кассовые книги, состоят из отчетов кассира с прикрепленными приходными, расходными ордерами. А также вкладных листов пронумерованных с начала и до конца года. На последнем месяце подсчитывают, количество листов  каждого месяца и выводится общая годовая сумма.

Приходный ордер показывает сколько денег поступило в кассу. Расходный документ подтвердит законность расходования материальных средств.

Ведение кассовых книг предназначено вести в обязательном порядке всем организациям, работающим с наличными, исключения не предусмотрены.

Как выдают подотчетные суммы

Для жизнеобеспечения, нормального функционирования предприятия часто требуется трата наличных средств. На закупку канцелярских  предметов выдают деньги работнику. За приобретенный товар он отчитывается авансовым отчетом, прикладывая товарный чек.

Все траты должны быть экономически обоснованы, а покупка принята на учет. Чтобы вести подобные операции сотруднику выдают доверенность, выписанная накладная продавцом, отпустившим товар, указывает наименование организации, куда направляется продукция.

Строго фиксированного срока на закупку нет, фирма устанавливает сама время, в которое подотчетное лицо должно отчитаться в трате. Только командировочные расходы ограничены трех дневным отчетом, после возвращения работника. Без отчета за выданные средства, не разрешено производить выплату новых сумм для подобных целей.

По каким правилам заполняется кассовый журнал

Кассир-операционист

Ведение журнала как основного документа в кассе магазина возложено на кассира – операциониста.

При этом, сколько установлено кассовых аппаратов, столько и журналов.

Ответственность и аккуратность, главные профессиональные черты человека, работающего на подобном устройстве и, производящем ежедневные учетные записи.

https://www.youtube.com/watch?v=16VX1VxkOFg

Кассовый журнал, как и книга, оформляется с обязательной нумерацией страниц и прошивкой их.

Документ должны подписать компетентные руководящие лица и закрепить печатью магазина. Требуется заверить в налоговой безупречность оформления, ведения журнала.

Заполнение кассир производит, используя чернила или шариковую ручку. Административными лицами ведется контроль над правильностью ведения журнала, о чем они подтверждают своими подписями.

В постановлениях Госкомстата указаны обязательные условия для правильного ведения и учета денежных потоков.

В следующих графах заносится информация:

• 1-указывают текущую дату
• 2-когда в магазине присутствует не одна торговая секция, здесь обозначают нумерацию данной точки
• 3-ФИО кассира
• 4-Z отчет и его номер в соответствии с текущей датой
• 5-заполняется налоговой инспекцией в случае необходимости зарегистрировать заново аппарат
• 6-заносят данные не обнуляемого нарастающего итога, отраженного в счетчике ККМ в начале смены
• 7 и 8 –администратор и кассир утверждают своими подписями достоверность данных
• 9-данные счетчика в конце смены
• 10- на основании отчета в соответствии с показаниями ККМ вносится сменная выручка
• 11-указывают наличные денежные средства в общей сумме
• 12-13 платежные банковские документы и деньги, оплаченные по ним

В налоговой инспекции, всегда можно получить консультацию, как заполнять кассовый журнал по безналу, они дадут правильные рекомендации. Важно вовремя обратиться. Специалисты этой контролирующей организации заинтересованы, чтобы информация в журнале была понятной и наглядной, и  была возможность легко определить выручку любого периода.

• 14-общая выручка наличных и безналичных расчетов;
• 15-отображаются средства с чеков, выбитых по ошибке, а также возращенных, неиспользованных сумм.

Необходимо четко знать, как заполнять кассовый журнал, если был возврат. Должно соблюдаться соответствие пунктов 10 и сумм с 14 и 15. Деньги возвращаются при предъявлении чеков с приложением, оформленного по законодательной форме актом.

Другие случаи предусматривают обращение в бухгалтерию с заявлением, отображающем претензию.

16, 17, 18 пункты, в которых должностные лица ставят свои подписи.

Правила хранения кассовых записей

Кассовый журнал должен быть прошит и опечатан

Регистрационные данные по кассовым операциям, должны находиться близко от расположения аппарата ККМ.

Налоговые проверки, обычно начинаются с требования, доказать соблюдение кассовой дисциплины операционистом, предоставив журнал, карточку зарегистрированного кассового счетчика, наличности и соответствия данных с отчетом.

Законодательных актов на этот счет не существуют, при отсутствии рядом с аппаратом документов, проверяющий может выдать предписание о срочной их доставке по адресу службы.

Представление о Z отчете

Зет отчетами в бухгалтерском понимании являются снятые и зафиксированные ежедневные данные по денежным операциям. Превышение суточной нормы часов в работе механизма, повлечет блокировку ККМ.

Старые устройства показывают кодовую ошибку. Современные установки, на экранах мониторов выявляют сбой в кассовой программе, от превышения суточной смены.

Все производители, выпускающие кассовые аппараты, ввели подобные ограничения по требованию законодательных актов. Они соответствуют соглашению о погашении кассы по окончанию смены, сдаче денег в бухгалтерию или инкассаторам для передачи их в банк.

В законодательстве предусмотрено, снимать зет отчеты необходимо каждый день, нарушение приведет к штрафным санкциям, проверка сразу обнаружит их несвоевременную фиксацию.

Отчет о гашении представляет собой не простой чек, это документ, который является основанием, чтобы оприходовать выручку данного кассового аппарата. С него ведется заполнение журнала, затем он прикладывается и сдается с дневной выручкой в административный орган.

По завершению обнуленная или погашенная касса будет выдавать нулевые показания.

При необходимости можно снимать сводку текущего момента, если закончилась бумага, и ее заменили, чтобы узнать сумму выручки. Такой отчет называют икс.

Где хранят отчеты

Хранение кассовых документов текущего квартала исполняют бухгалтера. Все зет отчеты вместе с остальными денежными документами сохраняются в администрации организации не меньше пяти лет.

Правила замены журнала

После полного заполнения документа,по окончанию календарного года, журнал привозят в инспекцию по налогам, которая делает отметку, что он погашен. Оформляется по заявлению, открытие нового регистра с разрешающим штампом.

Новые отметки начинают с занесения итога предыдущего журнала. От количества регистрационных книг зависит нарастающая итоговая сумма. Предусматривается не менять журнал, если он не закончен. Когда заполниться последняя страница наступит момент его смены.

При выявлении налоговиками, отсутствия учета  денежных перемещений в журнале — считается нарушением. Они фиксируют срок, с которого обнаружено не выполнение своих обязанностей кассиром и привлекают компанию, торговую точку, с помощью составленного акта, к ответственности.

Если регистрационная книга не вмещает в себя всех записей, можно ее заполнить до конца, приехать за новым в инспекцию, опять повторить все действия с заполнением, произойдет несоответствие дат и придется заплатить за это штраф, но выровнять данные, последние цифры.

В случае утери журнала, у финансистов бывали такие случаи, данные налоговикам представляют из зет отчетов. Получение новой книги происходит по всем правилам с заявления, оформления, прошив листы и сняв фискальный отчет, с которым и являются в налоговую.

С чего начинается первая запись

В налоговом органе вводится в работу контрольно-кассовая машина с выводом нулевого чека. Так налоговики регистрируют подобную технику, указывая в зет отчете проверочную сумму равную одному рублю. Первый отчет и акт о вводе аппарата в торговлю остается в налоговой инспекции. Работа кассы начнется со снятия второго отчета.

О том, как заполнять новую кассовую книгу — представлено на видео:

Как исправлять ошибки в журнале

Если нет навыков заполнения кассовых документов, появляются ошибочные записи. Они исчезнут с накоплением опыта и увеличением ответственности в ведении документов, связанных с деньгами, которые требуют предельной внимательности, скрупулёзности, аккуратности.

Правила ведения кассовых документов, предусматривают исправления только зачеркиванием. По неверным данным должна пройти одна черта, возле которой надпись « исправленному верить».

Подобные записи должны быть заверены как кассиром, так и руководством. Нельзя ошибочные цифры стирать ластиком, удалять с помощью корректирующих веществ, выводить новые данные поверх старых.

Сложнее если неверные записи касаются целой страницы. Но корректировка возможна, следует не терять зет отчеты и, зачеркнув целую страницу, восстановить правильность с их помощью.

В налоговой придется предоставить все доказательства и объяснить, почему необходима была переписка. Убедившись в правомерности действий и неумышленной порчи журнала, инспектор должен сам удостоверить законность исправлений.

Если не было денежных операций и чеков нужен ли отчет

Если в магазине не было произведено никаких продаж, следовательно, не пробивались на аппарате чеки, отчет снять не будет возможности, заполнять кассовый журнал в таком случае не обязательно.

Есть желание показать свою дисциплинированность, можно пробить чек со значением нулевым и составить, соответствующий этой цифре отчет. Знать правила заполнения, нюансы бухгалтерских проводок по денежным операциям, необходимо для успешной работы кассиру.

Они помогут проводить постоянный контроль поступлений и расходов денег. Чтобы не было недостач, штрафов проверяющих, необходимо знать каждому кассиру, что у него творится с наличностью. Оформление документов, находящихся под контролем государственных органов, требуют серьезного отношения к себе.

Когда пропущены строки

Когда ошибочно, пропустив строки, заполнение ведется с другой страницы, можно просто поставить пропуски и продолжать вести денежный учет. Необходимо стараться не менять цвет шариковой ручки, когда они заполняются. Журнал ведется в соответствии с отчетами гашения, следующими по возрастающим данным, с порядковым номером.

Пропуск строк не внесет в нумерацию разрывов и путаницы, следовательно, и ошибок не будет. В случаях если операционист по забывчивости не заполнил графы с отчета и обнаружил впоследствии промах, запись производят двойную.

При выявлении отчетной ленты через несколько дней, корректировку проводят в конце строк с припиской, объясняющей на какую дату, был пропущен зет. Закрепление подписями руководителей и печатью, исключит штрафные санкции.

Только если нет посещений представителей из ИФНС в это время, спасет нерадивого кассира от наказания.

Заполнение документов при деятельности предприятия основанного на выдаче денег

Организации бывают не только торгующие, но и принимающие от населения продукцию: металлолом, макулатуру, бутылки. Законодательство требует использование аппарата, если ведется прием металлов.

Операции по оформлению и ведению бумаг аналогичны, только через учетный механизм вводятся суммы по расходнику, так же в конце рабочего дня снимается отчет, и выполняются по нему записи в журнал.

Регистрация такого аппарата ведется с обязательным указанием, что с его помощью производят выплаты клиентам. Производить другие операции на данном кассовом аппарате запрещается.

С течением времени изменяются кассовые аппараты, но ведение и правильный учет денежных средств требуется независимо от механизмов. Грамотное заполнение кассового журнала, исключит неприятности с налогами, избавит от штрафов.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://VyborPrava.com/trud/kak-zapolnyat-kassovyj-zhurnal.html

Z-отчет в онлайн-кассах: правила отчетности по ФЗ-54 о применении ККТ

С 1 июля 2018 года все ИП и юридические лица перешли на онлайн-кассы согласно Федеральному закону №54 от 2003 года. После перехода на новую систему индивидуальные предприниматели и организации вправе продолжать ведение старого документооборота или отказаться от него. В этой связи возникает вопрос: нужно ли снимать Z-отчёт на онлайн-кассе.

Что представляет собой Z-отчётность

Z-отчёт или отчёт с гашением – это итоговый документ (чек), который выводит с ККТ кассир, закрывая смену. Подводятся итоги, обнуляются данные и после этого нельзя совершать кассовых действий: возвратов, аннулирований и т.д.

Отчёт о гашении кассир-операционист снимает по окончании каждой смены, но не реже чем в 24 часа, учитывая следующие факторы:

• Когда выходной или (и) предпраздничный день и организация не действует, отчётность не снимается.
• Если в определённый рабочий день торговые операции не совершались, отчётность формируется даже с нулевыми показателями. Кассир-операционист в журнале ставит прочерки за весь день. В кассовую книгу записи не производит.

Поскольку все индивидуальные предприниматели и юридические лица перешли на кассовое оборудование онлайн, новая Z-отчётность немного отличается от обычной.

В отчёте о закрытии смены в онлайн-кассе отсутствуют следующие функции:

• Обнуление данных по каждой сессии;
• Запись результатов в фискальной памяти ККТ.

Зет-отчёты онлайн-касс отправляются в Федеральную Налоговую службу в автоматическом режиме.

Важно! На практике при применении ККТ нового образца Z-отчёт (итоговый документ) называют отчётом о закрытии смены. Это одно и то же, так как их функции и содержание идентичны.

Нужны ли Z-отчётности при онлайн-кассах

Документ, аналогичный отчёту с гашением, предусмотрен и в кассовых аппаратах нового образца. Отчёт кассира-операциониста по онлайн-кассе привязан к промежутку времени в 24 часа. ФЗ №54 (п.2, ст. 4.

2) об использовании контрольно-кассовой техники гласит, что такое ограничение связано с запретом на формирование кассовых чеков по истечении этого временного периода с момента составления другой отчетности – об открытии смены.

Когда формируется Зет-отчётность (о закрытии сессии) в это время в онлайн ККТ уже не происходят процессы, связанные:

• С обнулением сведений.
• С фиксированием в фискальной памяти итогового результата.

Отчётность в налоговую структуру направится автоматически. Если подтверждения от неё нет, ККТ направит её повторно.

Зет-отчётность обладает рядом особенностей:

• Каждый документ имеет порядковый номер. В журнале кассира-операциониста не должно быть пропусков.
• Повторное формирование или отмена невозможна: чек уже зафиксирован в фискальной памяти техники и на контрольной ленте.
• Если на ККМ не было операций в течение суток, снимают нулевую отчётность.
• На протяжении рабочего дня разрешено формировать любое количество Зет-отчётности. Каждый чек снимается отдельно.
• Когда кассовый документ распечатан, его нельзя снимать повторно, пока не завершится текущая операция по кассе.

Важно! Самый первый чек, формируемый в налоговой службе при регистрации кассовой машины, там и остаётся. Это не повлияет на правильное оформление журнала кассира-операциониста.

Нужно ли хранить Z-отчётность по онлайн-кассе

Все документы, сформированные онлайн-кассой, хранятся в фискальном накопителе не менее 30 календарных дней. Поскольку новая ККТ передаёт налоговым органам все данные через интернет, хранить Z-отчёты по онлайн-кассе нет необходимости.

Образец отчета

В бланке отчётности о закрытии сессии кассиром фиксируется следующая информация:

• Все данные о движении денег в контрольно-кассовой технике-онлайн в течение всего дня (наличные и безналичные финансовые операции).
• Приходные операции (непосредственно выручка).
• Аннулированные чеки. Они имеют место быть, когда кассир-операционист набрал позициию, но покупка не состоялась по некоторым причинам.
• Операции на возврат денежных средств. Покупатель вернул товар в магазин и ему возвращают деньги наличностью или на пластиковую карту.
• Общие суммы по нарастающей за рабочий день.

В отчётности должны присутствовать указанные ниже сведения:

• ИНН и наименование юридического лица, использующего ККМ.
• Дата и время формирования отчётности.
• Фамилия кассира, его ИНН при наличии.
• Регистрационный номер кассового оборудования.
• Количество чеков, сформированных за смену.
• Число фискальной документации, которая не передана оператору фискальных данных (ОФД).
• Время начала передачи фискальных данных.
• Итог за рабочий день (денежные суммы по чекам по каждому признаку расчёта: возврат расхода по коррекционным чекам, приход, расход).

Важно! Основываясь на данных Z-отчёта по онлайн-кассе, операционист формирует справку и заполняет журнал.

Что делать, если забыли снять отчёт

Несмотря на то, что при пользовании кассовыми аппаратами онлайн кассиров не принуждают вести журналы и снимать Z-отчётность, обязанность по сдаче вырученных наличных денег сохраняется. Формировать документ о закрытии смены необходимо для:

• Контроля за работой операциониста-кассира.
• Быстрой оценки выручки.
• Передачи инкассаторам вырученных денег.
• Отчёта перед налоговым органом.

Можно привести немало примеров из жизни, когда кассиры забывали снять чек о закрытии смены в конце дня или делали это с опозданием. Из практики следует, что налоговая инспекция к такому нарушению дисциплины не относится предвзято, если инцидент случится единожды. Если нарушения станут повторяться систематически, налагаются штрафные санкции.

Важно! Если кассир-операционист забыл снять отчёт в конце дня, он обязан составить акт и пояснительную записку.

Документы хранят на случай проведения проверки. Отчётность о закрытии смены, сформированную на следующие сутки, прикладывают в кассовую книгу.

https://www.youtube.com/watch?v=qjbTfygmUaU

В контрольно-кассовых машинах нового образца предусмотрен документ, аналогичный Зет-отчётности – отчёт о закрытии смены. Он адаптирован согласно изменениям технических характеристик ККМ-онлайн. Важнейшей функцией отчётности является быстрая передача его в Федеральную налоговую службу.

Источник: https://onlinekassa.guru/zakonodatelstvo/z-otchet.html