Можно ли учесть при расчете единого налога расходы на аренду автомобиля в загранкомандировке

Использование личного автомобиля в командировке — компенсация

Многие профессии требуют поездки в командировки. Чтобы добраться до места назначения, работник может использовать общественный транспорт, служебный или личный автомобиль. Ограничений в этом вопросе закон не предусматривает, хотя в отчете о командировке данная информация тоже должна быть указана. 

Однако если используется автомобиль личный, то директор организации должен возместить расходы, которые были потрачены при его эксплуатации. В каком виде предусмотрена компенсация? Как ее оформить? Какие документы при этом понадобятся? На эти и другие вопросы найдете ответы далее.

Как оформить командировку на личном автомобиле в 2018 году?

Командировка на личном автомобиле имеет определенное оформление. Оно стандартное несмотря на вид транспорта, используемый для поездки к месту работы. Единственным нюансом является предоставление дополнительных документов.

Итак, чтобы оформить командировочную поездку, нужно произвести следующий порядок действий:

• Подготовить документы;
• Составить служебное задание, которое передается кадровикам, если оно необходимо;
• Издать приказ с информацией о направлении работника на его ТС;
• Оформить компенсацию в счет использования ТС;
• Произвести расчет суточных;
• Составить отчет о результатах после возвращения;
• Составить служебную записку.

Данный порядок регулируется на законодательном уровне, поэтому его нужно четко выполнять. С 2015 года стало необязательным оформление служебного задания. Поэтому руководитель самостоятельно принимает решение о его необходимости.

Использование личного автомобиля в командировке — документы

Использование личного автомобиля в командировке предусматривает необходимость оформления определенных документов.

Согласно 749 Постановления Правительствак обязательным документам относятся следующие:

• Командировочное удостоверение;
• Записка об использовании транспорта;
• Документы на аренду жилья;
• Проездные документы;
• Отчет с указанием всех растрат.

При необходимости руководитель может оформить служебное задание. При таком виде транспорта важно оформить служебную записку. Такая поездка предусматривает предоставление путевого листа при поездке на собственном транспортном средстве.

Путевой лист дает возможность подтвердить факт о том, что транспортное средство было использовано в служебных целях. Также он позволяет вести учет относительно расчета расходов на бензин.

Форма путевого листа является законно утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78, либо в учреждении ее могут разработать самостоятельно в виду особенностей самого предприятия.

В добавок водитель должен предъявить счета или кассовые чеки на покупку бензина во время поездки для списания денег из бюджета предприятия. Также желательно предоставить и другие документы, свидетельствующие о соблюдении маршрута командировки. К примеру, это могут быть накладные от поставщика или распечатки тахографа.

Образец приказа о командировке на личном автомобиле

Приказ о командировке на личном автомобиле не имеет унифицированного образца.

Оформлять его можно в произвольной форме, а именно включая в образец следующую информацию:

• Данные об организации;
• Дата, номер приказа;
• Данные сотрудника, его должность, структурное подразделение;
• Данные относительно места поездки, где будет выполняться задание;
• Дата выезда и прибытия с поездки;
• Цель поездки;
• Информация об использовании собственного транспорта;
• Данные организации, которая обязуется оплатить расходы.

В конце образца приказа необходимо поставить подпись, как руководителем, так и самим сотрудником, которого командируют.

Скачать образец 

Компенсация при использовании личного автомобиля в командировке

Использование личного автомобиля в командировке предусматривает выплату компенсации на основании статьи 168 ТК РФ и Постановления Правительства № 749.

Расходы возмещаются такие:

• Проезд в обе стороны;
• Суточные расходы;
• Аренда жилья;
• Прочие расходы, которые предусматривает работодатель, например, за парковку.

Размер компенсации рассчитывает организация. При расчете также учитывается объем двигателя транспортного средства. При объеме до 2 000 кубических сантиметров оплачивается компенсация за месяц 1 200 руб., а свыше – 1 500 руб. Налогом данная компенсация не облагается.

Существует второй вариант выплаты компенсации, который предусматривает заключения договора об аренде машины. В этом случае предприятие выплачивает сумму не в установленном законом размере, а относительно приложенных документов о затратах. По сути здесь производится выплата аренды и расходов на содержание.

Как учитывать ГСМ при использовании личного автомобиля в командировке?

Расходы на личный автомобиль в командировке при ГСМ рассчитывают таким же образом, как и при использовании служебного транспортного средства. В первую очередь предоставляются чеки с АЗС. Также расчет указывается в путевых листах. Чтобы учесть ГСМ нужно просуммировать все указанные суммы.

Таким образом, при работе, связанной с командировками, можно использовать в служебных целях собственный транспорт. При этом в бюджетных документах организации должны быть учтены расходы, которые должны быть выплачены сотруднику в виде компенсации. Кроме того, необходимо заполнить все предусмотренные законом документы при оформлении поездки.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://www.samso.ru/komandirovka/ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya-v-komandirovke-kompensaciya.html

Особенности налогообложения при аренде авто у сотрудника в 2019 году

Время чтения: 7 минут

Ключевой задачей деятельности большинства компаний является обеспечение быстрой и эффективной работы. Один из инструментов, позволяющиий решить ее, – автомобильный транспорт.

Если фирма не может позволить себе приобретение транспортных средств, на помощь приходит аренда. Чаще всего арендодателями выступают именно сотрудники компании.

Рассмотрим, как происходит налогообложение при аренде авто у сотрудника в 2019 году.

Что такое аренда автомобиля

Транспорт, как и любое другое имущество, можно арендовать для различных целей. Арендодатель передает свою машину арендатору, который обязуется оплачивать установленные договором аренды взносы. Соглашением регламентируется не только размер платы, но и ответственность лица, взявшего автомобиль в аренду, за его техническое состояние, порядок возврата и расторжения договора.

Арендовать можно как легковой, так и грузовой вид транспорта. При этом взять машину получится не только на долгий срок, но и на небольшой период . Этим занимаются прокатные фирмы. Они также предоставляют услугу аренды автомобиля вместе с водителем. Еще один вариант – аренда ТС организацией у своего сотрудника.

Особенности аренды транспорта у своего работника

Использование автомобиля сотрудника фирмы для реализации потребностей компании может осуществляться разными способами. Первый вариант – компенсация за аренду транспортного средства у физлица.

Этот способ подразумевает, что сотрудник передвигается на своем авто по служебным делам и ежемесячно получает компенсацию расходов на бензин, износ авто и его ремонт.

 Оформляется такая операция дополнительным соглашением к трудовому договору.

Другой вариант – полноценная аренда транспортного средства. Сделка по найму машины юридическими лицами у физических лиц регламентируется статьями 632-649 Гражданского кодекса РФ. Арендовать автомобиль у сотрудника можно двумя способами:

При любом из вариантов компания выступает арендатором, а ее служащий – арендодателем. Однако существуют различия в плане обязанностей при эксплуатации ТС.

В первом случае, когда подразумевается наем экипажа, ответственность за поддержание имущества в надлежащем состоянии, а также за его текущий и капитальный ремонт несет арендодатель. Во втором случае вся ответственность возлагается на арендатора.

Аренда автомобиля с экипажем подразумевает, что работник сам будет оказывать работодателю соответствующие услуги.

После того как стороны определятся с типом аренды, компания должна проверить наличие права собственности на авто у сотрудника, которое позволяет ему сдавать ТС внаем.

Затем согласовывается размер арендной платы и составляется соглашение. Перед его формированием руководитель фирмы подписывает приказ на заключение договора.

Он понадобится в случае проведения налоговой проверки, если таковая будет.

Кроме соглашения должен быть составлен акт приема-передачи. Подписание этого документа знаменует передачу автомобиля арендодателем арендатору. Если происходит наем без экипажа, владелец машины должен вместе с ней передать свидетельство о регистрации ТС, талон техосмотра и страховку. Оплачивать страховую премию за ОСАГО может и арендатор, если это предусмотрено соглашением.

Договор аренды автомобиля между организацией и сотрудником организации не имеет установленного формата и не требует нотариального удостоверения.

Бланк можно скачать и заполнить от руки либо на компьютере, а потом подписать.

В части 3 статьи 607 Гражданского кодекса прописано, что договор не считается заключенным, если в нем не указаны основные характеристики автомобиля: модель, год выпуска, номера кузова и двигателя, регистрационный номер.

Бухгалтерский учет аренды авто у работника

Основанием для включения сделки по аренде в бухгалтерский учет является акт приема-передачи автомобиля. Для отражения получения машины в аренду используется забалансовый счет 001. Запись выглядит так – Дебет (Д) 001. Расторжение договора и возврат машины оформляется по кредиту этого же счета – Кредит (К) 001. На арендованный транспорт рекомендуется завести инвентарную карточку.

На балансовом счете 01 отражать наемный транспорт нельзя, так как он не числится на балансе компании.

Следовательно, справка о балансовой стоимости арендуемого автомобиля не является обязательным документом при сдаче бухгалтерской отчетности, поскольку ТС находится за балансом компании.

Данная справка содержит сведения о стоимости основных средств (зданий, оборудования, транспорта), принадлежащих организации, поэтому забалансовое имущество не может представлять интерес для инвесторов, страховщиков и кредиторов.

Бухучет операций, связанных с автомобилем, происходит с использованием счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Проводки выглядят так:

Название бухгалтерской операции Дебет (счета) Кредит (счета)

Начислена арендная плата за эксплуатацию транспорта сотрудника	20, 26, 44	73
Удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) из начисленной арендной платы	73	68
Арендный платеж выплачен сотруднику	73	50, 51
Суммы НДС, предъявленного в части расходов по автомобилю, приняты к вычету	68	19
Учтены расходы на содержание ТС	90	26

Затраты на ГСМ и путевые листы

При аренде транспортного средства без экипажа арендодатель оплачивает только процедуру техосмотра. Все остальные затраты ложатся на плечи арендатора. К ним относятся:

• оплата за аренду сотруднику фирмы;
• оплата парковочного места;
• страхование машины;
• текущий ремонт ТС;
• заправка автомобиля топливом.

Стоимость ГСМ может учитываться компанией как материальные затраты или как расходы на содержание служебного транспорта в зависимости от функционала, выполняемого наемной машиной.

Отражение расходования топлива в бухгалтерском учете выглядит так:

Название бухгалтерской операции Дебет (счета) Кредит (счета)

Стоимость ГСМ учтена (без налога)	10	60
Учтен НДС по бензину	19	60
Расходы на ГСМ списаны	20, 26, 44	10

Затраты на аренду автотранспорта вносятся в бухгалтерские документы в зависимости от того, какой вариант налогообложения использует фирма.

Министерством транспорта РФ разработаны нормы расхода топлива (распоряжение № АМ-23-р от 14.03.2008 года). То есть списывать расходы на ГСМ необходимо в пределах установленных норм. Однако Министерство финансов допускает, чтобы организации, которые не являются автотранспортными предприятиями, самостоятельно разрабатывали нормирование топлива.

Организациям, разрабатывающим свои нормы расхода, следует сформировать приказ об их установлении. Кроме того, для учета затрат на топливо следует их документально подтвердить. Это могут быть как кассовые чеки с автозаправочной станции, так и путевые листы.

Вопрос об обязательном составлении путевых листов спорный. С одной стороны, транспортное средство не принадлежит компании. С другой стороны, с помощью таких листов подтверждается производственная необходимость расходов. Поэтому юридическим лицам все же рекомендуется ввести маршрутные листы и отслеживать их заполнение.

Налоговый учет аренды автомобиля у работника

То, какие расходы будут учтены при расчете налога на прибыль, зависит от двух факторов:

• какие затраты возложены на арендатора по условиям соглашения с сотрудником;
• по какой системе налогообложения работает компания – общей или упрощенной (УСН).

Юридические лица, использующие метод начисления, то есть общую систему налогообложения, учитывают арендную плату в составе расходов на последнее число отчетного промежутка. Остальные затраты (ГСМ, оплату парковки и т. д.) – по датам документов, подтверждающих операции.

При УСН расходы учитываются только после того, как они были произведены и оплачены. Обязательное условие при обоих вариантах налогообложения – экономическая обоснованность затрат, а также их документальное подтверждение. В зависимости от типа затрат комплект подтверждающей документации будет меняться: чеки на бензин, путевые листы, акты, квитанции и т. д.

Налог на доходы физических лиц

В соответствии с Налоговым кодексом РФ выплата за использование личного автомобиля сотруднику признается его налогооблагаемым доходом.

Организация, которая арендует транспорт у своего работника, является налоговым агентом по указанному сбору. Поэтому удержание налога необходимо производить из начисленной арендной платы.

При этом размер налога зависит от того, является служащий резидентом или нерезидентом. В первом случае применяется ставка 13 %, во втором – 30 %.

Днем получения дохода является день его выплаты из кассы или дата перечисления арендной платы на расчетный счет. Сумма налога должна быть перечислена в бюджет не позднее следующего дня после осуществления выплаты работнику.

Расходы на ремонт и техосмотр учитываются в следующем порядке: если по договору аренды эти затраты несет арендодатель, а по факту их оплачивает наниматель, то они считаются доходами первого в натуральной форме. Их следует включить в базу НДФЛ. В остальных случаях стоимость ремонта не является доходом арендодателя.

Затраты на топливо и другие аналогичные расходы не должны включаться в налоговую базу по указанному сбору. Арендатор осуществляет их в собственных интересах, значит работник никакой экономической выгоды не имеет и доходов не получает. Следовательно, налог в этом случае не уплачивается.

Закономерен вопрос о том, как правильно оформить декларацию при подаче отчетности в инспекцию. Расчет по форме 6-НДФЛ производится по всем работникам, которые получают доход от компании.

Выплата сотруднику за арендованный автомобиль (как с экипажем, так и без) отражается в следующих строках:

• 020 (размер выплаченной арендной платы).
• 130 (общая сумма выплаченной арендной платы).

По налогам будут задействованы следующие строки:

• 040 – исчисленный налог с арендной платы;
• 070, 140 – удержанный налог.

Образец декларации демонстрирует, что отражение дат операций происходит в следующих строках:

• 100, 110 – дата фактической уплаты дохода;
• 120 – день, следующий за днем уплаты.

О транспортном налоге

Несмотря на то что автомобиль сдан внаем, обязанность по уплате транспортного налога остается за владельцем ТС. Юридическое лицо, арендующее машину, платить этот сбор не должно. Кроме того, сумму налога нельзя внести в расходы нанимателя и в договоре.

Единственный способ снять с арендодателя бремя по транспортному платежу – увеличить арендную плату на размер сбора.

Тогда налог будет фактически уплачен за счет фирмы.

Нужно ли платить налог на имущество

Если договор предусматривает выкуп автомобиля, появится ли обязанность по уплате сбора на имущество после перехода прав владения машиной к организации? Нет, этого не произойдет, так как с 1 января 2013 года любое движимое имущество, поставленное на баланс в качестве основного средства, освобождается от уплаты налога.

Если же выкуп не предусмотрен, сбор платить тоже не нужно, так как машина числится на балансе предприятия. Остальные налоги и взносы зависят от того, какой режим налогообложения применяется юридическим лицом.

Расчет налога на прибыль

Рассчитывая указанный сбор, организация вправе учесть затраты, связанные с арендой, в качестве фактических расходов. Туда же она может включить плату за ГСМ и страховые взносы.

В случае с последующим выкупом автомобиля его выкупная стоимость не учитывается, так как такой транспорт является амортизируемым имуществом. С суммы, которая уплачена сотруднику за покупку, НДФЛ не удерживается.

Страховые платежи

При аренде автомобиля без экипажа страховые взносы в Пенсионный фонд и Фонд обязательного медицинского страхования не уплачиваются. В случае аренды транспорта с экипажем следует разделить платежи по аренде и управлению. Это необходимо сделать, потому что с арендной платы сборы не уплачиваются, а с суммы оплаты за услуги управления ТС перечисляются страховые взносы.

Если платежи по условиям договора не разделены, внебюджетные фонды могут удержать взнос со всей суммы целиком – и с платы за наем, и за услуги управления. Взносы в Фонд социального страхования, связанные с несчастными случаями на производстве и профессиональными заболеваниями, уплачиваются, если это предусмотрено соглашением. В остальных случаях они не являются обязательным платежом.

Налог на добавленную стоимость

В соответствии со статьей 143 Налогового кодекса РФ предоставление личного автотранспорта сотрудника в аренду работодателю НДС не облагается. В случае найма машины с экипажем необходимость начисления НДС зависит от вида затрат и условий соглашения.

Затраты на ремонт автомобиля в этом случае несет арендодатель. Таким образом, если фактическую стоимость ремонта оплачивает арендатор, эти средства выступают доходами сотрудника. Поэтому работодатель обязан начислить НДС с сумм, затраченных на ремонт. Исключением является ситуация, когда арендатор ремонтирует транспорт, поврежденный по его вине. В этом случае НДС не начисляется.

ЕНВД и ОСНО

Учредитель организации решает, какую систему налогообложения ему выбрать. Впоследствии расходы, связанные с наймом транспортного средства, учитываются согласно выбранному режиму. Если налогоплательщик уплачивает единый налог на вмененный доход (ЕНВД), затраты по аренде облагаемую базу не уменьшают. Этого связано с тем, что налог высчитывается из вмененного дохода.

Однако возникают ситуации, когда организация использует транспорт для деятельности, облагаемой ЕНВД, и для сферы, которая предполагает общую систему налогообложения. В этом случае расходы на аренду необходимо распределить и отразить это распределение в налоговой отчетности.

Итоги

Для обеспечения нормальной деятельности фирма может брать в эксплуатацию транспорт своих сотрудников. Транспортное средство передается во временное пользование с возможным последующим выкупом или без него.

При этом аренда личного транспорта в служебных целях требует не только корректного составления договора найма, но и правильного отражения операций в бухгалтерском учете. Основанием для отражения является акт приема-передачи, подтверждающий сделку. Кроме того, операция найма должна отразиться и в налоговой отчетности.

Начисление налогов происходит в соответствии с режимом налогообложения, согласно которому фирма осуществляет работу.

Аренда авто:

Источник: https://1avtoyurist.ru/kuplya-prodazha/arenda/nalogi-pri-arende-avto-u-sotrudnika.html

Расходы на аренду автомобиля

Способы оформления использования транспорта (в том числе личного) в служебных целях

1. Аренда автомобиля (в том числе личного)  •  Аренда с экипажем По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст.

   632 ГК РФ).  •  Аренда без экипажа Заключив такой договор, организация просто получает автомобиль сотрудника во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).

2. Выплата компенсации за использование личного автомобиля сотрудника •  Аренда автомобиля

   Заключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта. В соглашении нужно прописать такие технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду.

   Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в п.3 ст. 607 ГК РФ. В договоре аренды транспортного средства можно предусмотреть его выкуп.

Акт оказанных услуг по аренде автомобиля нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды. Периодичность составления тоже прописывают в договоре (ежемесячно, ежеквартально). В бухучете стоимость арендованного автомобиля отражается на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. Амортизация на автомобиль, который не числится на балансе, не начисляется.

Налогообложение

При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля (в том числе сотрудника), можно учесть в сумме фактических затрат (пп. 10 п.1 ст.264, п.1 ст.252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:

• затраты на ГСМ (пп.2 п.1 ст.253 НК РФ);
• страховые платежи, если обязанность по страхованию возложена на арендатора (пп.1 п.1 ст.

  263 НК РФ, ст. 646 ГК РФ).

Документальным подтверждением расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства с экипажем являются договор аренды, акты приемки оказанных услуг в рамках заключенного договора аренды и иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора (Письмо УФНС России по г.

Москве от 30 апреля 2008 г. N 20-12/041966.1).

К таким документам, например, относятся:

• приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;
• заявки на использование арендованных автомобилей;
• копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования.

Транспортный налог и налог на имущество за арендованное транспортное средство не платится (платит собственник имущества). Если организация арендует личный автомобиль сотрудника, то НДС данная операция не облагается. Сумма арендной платы включается в доход работника для целей уплаты НДФЛ, но не облагается страховыми взносами.

* В договоре аренды может быть предусмотрен иной порядок распределения указанных расходов.

Выплата компенсаций за использование личного автомобиля сотрудника

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя или трудовой (коллективный) договор, в котором предусматриваются размеры такой компенсации. Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002г. №92.

Согласно постановлению нормы на выплату компенсации составляют:

• по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб. в месяц;
• по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см включительно — 1500 руб. в месяц.

Таким образом, независимо от фактически компенсированной организацией работнику суммы его затрат, связанных с использованием им в течение месяца личного автомобиля для служебных поездок, для целей налогообложения прибыли указанные расходы признаются только в пределах норм, установленных Постановлением №92.

При этом представители налоговых органов считают, что сотруднику  необходимо оформлять путевые листы для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

• не удерживать НДФЛ и страховые взносы с суммы компенсации;
• учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль.

Более того, поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобиля (износ, ГСМ, ремонт), стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов (письмо Минфина России от 23.09.2013г. №03-03-06/1/39239).

Расходы на ГСМ

Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники организации (водители). Средства на приобретение бензина организация выдает таким сотрудникам под отчет по РКО.

Источник: https://bporus.ru/press/publications/expenses_on_car_rent/