Кому можно выдать деньги под отчет

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция Денис Покшан, 12 марта 12 марта 2019

На нашем форуме очень часто появляются вопросы, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет.

Чтобы помочь начинающим бухгалтерам, мы решили составить алгоритм для выдачи наличных под отчет, а также рассказать о том, как поступать в неоднозначных ситуациях, возникающих при работе с «подотчетниками».

Выдать работнику наличные деньги под отчет может потребоваться, например, в целях:

• покупки товарно-материальных ценностей;
• осуществления расходов в командировке;
• расчетов по договорам, которые заключены от имени организации.

Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет — это указание Банка России от 11.03.

14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание).

Для выдачи наличных под отчет в общем случае мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

Шаг 1: Получите заявление

Работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены: — сумма наличных денежных средств; — срок выдачи.

Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату (подпункт 6.3 Указания). Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Шаг 2: Оформите расходный кассовый ордер

После получения заявления оформите расходный кассовый ордер. Форма ордера (КО-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88. Кассовый ордер может оформить (подпункт 4.2 п.

 4 Указания): — главный бухгалтер; — бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета; — руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером. В случае их отсутствия — руководителем (подпункт 4.3 п. 4 Указания).

Шаг 3: Передайте ордер в кассу

Кассир проверяет полученный ордер. Если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается  получателем и кассиром.

Шаг 4: Проверьте кассовую книгу

По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку (подпункт 4.6 п. 4 Указания).

Если в компании нет кассира (работника, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций), то подписать кассовый ордер и выдать наличные может руководитель (пункт 4 Указания).

Авансовый отчет

Получивший деньги работник должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Отчет должен быть представлен в течение трех рабочих дней со дня (подпункт 6.3 п. 6 Указания, пункт 26 «Положения о командировках», утв. постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749):

• истечения срока, на который выдавались деньги;
• возвращения из командировки;
• выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы  (например, товарные и кассовые чеки). Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю.

Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм. После этого авансовый отчет утверждается руководителем.

Однако случается, что работник потратил меньше или больше денежных средств, чем получил под отчет. Как быть в этих случаях?

Потрачено меньше

Чтобы принять оставшиеся деньги главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.

Потрачено больше

После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Если деньги не возвращены

Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:

• получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);
• в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);
• ознакомить с приказом работника  (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

Общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы зарплаты, причитающейся работнику (статья 138 ТК РФ). Если долг превышает данный предел, то удержания потребуется производить из нескольких выплат (см. также «Как правильно производить удержания из заработной платы»).

Неоднозначные ситуации

Обсудить на форуме (16)РаспечататьВ закладки

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2014/9/9042

Сколько и на какой срок можно выдать денег под отчет — НалогОбзор.Инфо

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации.

Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.

Совет: Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, частью приказа об учетной политике.

Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Ситуация: можно ли выдать наличные деньги (рубли) под отчет иностранному сотруднику из кассы?

Ответ: да, можно.

Валютной операцией, в частности, признается отчуждение резидентом в пользу нерезидента (и наоборот) валюты РФ (рублей), а также использование такой валюты в качестве средства платежа (подп. «б» п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

При этом иностранный гражданин признается резидентом, если он имеет статус постоянно проживающего или лица без гражданства. Нерезидентами являются граждане, имеющие статус временно пребывающих или временно проживающих. Такой вывод позволяет сделать подпункт «б» пункта 6 и подпункт «а» пункта 7 части 1 статьи 1 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ.

Российская организация является резидентом России (подп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 1 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

По общему правилу валютные операции между резидентами и нерезидентами осуществляются в безналичной форме (абз. 1 ч. 2 ст. 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Исключение из этого правила составляют случаи, перечисленные в абзацах 3–5 части 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ.

Однако, вне зависимости от статуса сотрудника-иностранца, выдача ему денег (рублей) под отчет не признается валютной операцией, так как:

• при выдаче наличных денег под отчет не происходит отчуждения валюты РФ (перехода права собственности на деньги) (п. 1 ст. 235, ст. 128 ГК РФ);

• выдачу под отчет нельзя считать использованием денег в качестве средства платежа (ведь в данном случае организация не расплачивается с сотрудником (ничего у него не приобретает), а выдает ему деньги на конкретные цели, например на приобретение канцелярских товаров).

Кроме того, пункт 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не содержит никаких ограничений и особенностей в отношении выдачи денег (рублей) под отчет иностранным сотрудникам.

Таким образом, организация вправе выдать сотруднику-иностранцу наличные деньги (рубли) под отчет.

Ситуация: можно ли выдать наличные деньги под отчет человеку, работающему по гражданско-правовому договору?

Ответ: да, можно.

А значит, под отчет деньги можно выдать и подрядчику. Например, для покупки материалов, которые необходимы для выполнения работ по гражданско-правовому договору.

Ситуация: может ли филиал выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые числятся в головном отделении организации?

Ответ: да, может.

Обособленные подразделения не признаются отдельными юридическими лицами (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Они входят в состав организации, открывшей их.

Поэтому филиал, являясь обособленным подразделением организации, вправе выдавать денежные средства под отчет всем сотрудникам. И тем сотрудникам, которые заключили договор с филиалом, и тем, кто числится в головном офисе.

Главное, чтобы сотрудник значился в списочном составе организации. Такой вывод можно сделать из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ситуация: нужно ли заключить с сотрудником, которому выданы деньги под отчет, договор о полной материальной ответственности?

Ответ: нет, не нужно.

Кроме того, наличие или отсутствие договора о материальной ответственности при выдаче денег под отчет ни на что не влияет. В случае невозврата подотчетных сумм взыскать их с сотрудника можно и без такого договора. Объясняется это тем, что выданные суммы – аванс. А организация вправе удержать из заработка сотрудника невозвращенный аванс, выданный ему на служебные цели (ст. 137 ТК РФ).

Заявление на выдачу подотчетных сумм

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена.

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. Руководитель организации должен подтвердить свое согласие на выдачу денег, поставив на заявлении свою подпись и дату.

По новым правилам, с 1 июня 2014 года руководителю организации не нужно делать на заявлении собственноручную запись о том, какую сумму и на какой срок выдают наличные (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Внимание: предельный размер расчета наличными – 100 000 руб. по одной сделке – не применяется при выдаче подотчетных сумм сотруднику (п. 5 и 6 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Однако это ограничение действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (п. 6 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) от лица организации сотрудник должен его соблюдать.

Если лимит будет нарушен, налоговые инспекторы могут оштрафовать организацию.

Инспекторы могут установить нарушение этого правила при проверке авансовых отчетов сотрудников (кассовых чеков, квитанций, приложенных к нему). Сумма штрафа для организации в этом случае может составить от 40 000 до 50 000 руб. Оштрафовать ее руководителя инспекторы вправе на сумму от 4000 до 5000 руб. Об этом сказано в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Обычно нарушения, связанные с превышением лимита расчетов наличными, носят разовый характер (правила расчетов не нарушаются постоянно в течение длительного времени). Такие правонарушения не считаются длящимися (п.

 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 марта 2005 г. № 5). Поэтому инспекторы должны обнаружить их в течение двух месяцев, после того как сотрудник расплатится наличными (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Если они этот срок пропустили, то организацию оштрафовать нельзя.

Отчет за полученные деньги

При выдаче денег под отчет соблюдайте требование, которое установлено пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У: нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по ранее полученным деньгам.

Внимание: если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги сотруднику под отчет (он еще не отчитался по предыдущей сумме), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение правил ведения кассовых операций.

Однако ответственность за этот проступок организация несет в строго ограниченных случаях (они указаны в ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится.

Получается, что штраф за такое правонарушение законодательство не предусматривает. Такой вывод подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010, Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г.

№ А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).

Совет: Если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, то выдайте его под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник вернет деньги в кассу организации.

Если этого не сделать, то налоговые инспекторы могут наказать организацию за превышение лимита остатка наличных денег в кассе. За это нарушение организации грозит штраф от 40 000 до 50 000 руб., а должностным лицам (например, руководителю) – от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/podotchetnye_summy/skolko_i_na_kakoj_srok_mozhno_vydat_deneg_pod_otchet/59-1-0-1520

Денежные средства выданные под отчет. Кому можно выдавать деньги под отчет

», ноябрь 2017

С внесением поправок Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У порядок выдачи подотчетных денежных средств стал проще.

Заявление от сотрудника стало необязательным

Ранее единственным способом предоставления работнику подотчетных сумм являлась заявка от сотрудника, подтвержденная письменным согласием руководителя. Теперь заявление от сотрудника для выдачи денежных средств под отчет стало необязательным.

С вступлением в силу изменений юрлица могут выдавать деньги под отчет, основываясь на распоряжении руководителя в письменной форме. ЦБ РФ не уточнил вид данного документа, а значит, он может составляться в свободной форме.

Но обязательными требованиями остается: сумма, подлежащая к выдаче, срок, подпись ответственного лица (руководителя) и дата. Соблюдение включения данных пунктов требует Указание Банка России от 11.03.

2014 № 3210-У, который раскрывает порядок ведения кассовой дисциплины.

Но стоит заметить, что выдавать денежные средства можно и на основании заявления самого сотрудника.

Преимущество юрлиц состоит в выборе формы использования документа. Запрета на использование одновременно двух форм нет. С одной стороны, отказ от заявления сотрудника облегчает работу бухгалтерии.

Процесс предоставления денежных средств под отчет раньше включал составление заявления сотрудником, визирование от руководителя, проверку в бухгалтерии на наличие всех пунктов, а также исправление ошибок.

А с другой стороны выплата на основании распорядительного документа не требует обязательного письменного подтверждения ознакомления сотрудником. Но рекомендуется требовать подпись работника как доказательство об изучении документа.

Неотъемлемым плюсом в нововведении является выдача авансов сразу нескольким сотрудникам. В данном случае достаточно одного письменного распоряжения руководителя с перечнем лиц для осуществления выдачи средств.

Также не запрещается использовать выдачу средств на основании приходно-кассового ордера и (или) перечислять на карточку сотрудника деньги под отчет.

В заявке сотрудника или приказе при перечислении денег на карту обязательно должны содержаться реквизиты банковской карты. В назначении платежа следует указать, что денежные средства перечисляются под отчет.

Для структурированности и единообразия порядка выплаты подотчетных сумм рекомендуется внести в учетную политику формы документов, которые будут служить базой для определения выдачи, а также зафиксировать способы перечисления.

Выдача денег при непогашенной задолженности

Также теперь деньги можно выдавать при непогашенной задолженности за предыдущие полученные авансы.

Ранее действовало правило, что сотрудник мог получить под отчет денежные средства, если за ним не числилась задолженность по ранее полученным авансам.

Сотрудник должен был полностью погасить долги на основании составления авансового отчета, предоставления подтверждающих документов и только после этого получить новую сумму под отчет.

За неисполнение данного пункта налоговые органы вправе были применить штраф до 50 000 руб.

Сейчас данное правило отменено, и нет оснований не выдавать авансы под отчет, даже если есть долги по предыдущим выдачам. На данном этапе необходимо дополнительно отслеживать задолженности по каждому сотруднику и требовать отчетность за полученные деньги. Сроки предоставления отчетных документов устанавливаются юрлицом самостоятельно.

После истечения трех дней установленного срока сотруднику необходимо отчитаться за выданные суммы. Накапливать долги нецелесообразно, так как налоговые органы при обнаружении сумм, по которым нет отчетных документов, могут удержать с них НДФЛ.

Работодатель вправе удержать данную сумму из заработной платы сотрудника при непредоставлении отчетности в срок, но только с его письменного согласия.

Например, можно в положении о подотчетных деньгах запретить выдавать авансы, если за сотрудником числятся долги, или указать допустимые ограничение по сумме задолженностей, при которой выдача запрещена.

Допустим, если за сотрудником числится задолженность более 5 000 руб., то новую сумму он сможет получить только после предоставления полного отчета по ранее полученным авансам.

Обратите внимание на суммы под отчет

Изменений по суммам выдачи средств под отчет не произошло, однако нужно быть внимательнее к суммам расчета наличными с юрлицами, если деньги для этого выдаются под отчет сотруднику.

Юрлицо имеет право выдавать под отчет своим сотрудникам любые суммы – ограничения законодательством не предусмотрены. Но работодатель должен учитывать, что между юрлицами ограничены и не должны превышать более 100 000 руб. по одному договору.

Если юрлицо захочет приобрести товар или услугу за наличный расчет от своего лица и выдаст аванс сотруднику более 100 000 руб. для осуществления покупки, то произойдет нарушение кассовой дисциплины.

По данному пункту предусмотрен штраф в размере 50 000 руб. При такой сделке выдавать деньги под отчет можно в сумме до 100 000 руб.

Поэтому осуществлять крупную покупку за наличный расчет необходимо по нескольким договорам и в предусмотренной законодательством сумме лимита.

Пример

Компания «Бухгалтер» хочет приобрести компьютерное оборудование у компании «Поставщик». А именно: монитор – 25 600 руб., системный блок – 55 200 руб., блок питания – 16 000 руб., клавиатура и мышь – 5660 руб., за наличный расчет в общей сумме 102 460 руб.

Чтобы не нарушить кассовую дисциплину, необходимо заключить два договора от имени компании «Бухгалтер». И тогда факт покупки не будет противоречить законодательству.

Следует отметить, что лимита по наличным расчетам между физическими и юридическими лицами не существует. Поэтому сотрудник может приобрести товар, услуги от своего имени, в этом случае соблюдать ограничение в пределах 100 000 руб. не надо.

На нашем форуме очень часто появляются вопросы, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет. Чтобы помочь начинающим бухгалтерам, мы решили составить алгоритм для выдачи наличных под отчет, а также рассказать о том, как поступать в неоднозначных ситуациях, возникающих при работе с «подотчетниками».

Алгоритм выдачи наличных

Выдать работнику наличные деньги под отчет может потребоваться, например, в целях:

• покупки товарно-материальных ценностей;
• осуществления расходов в командировке;
• расчетов по договорам, которые заключены от имени организации.

Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет — это указание Банка России от 11.03.

14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание).

Для выдачи наличных под отчет в общем случае мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

Шаг 1: проверьте наличие задолженности

Уточните, не числится ли за работником задолженность по ранее полученным под отчет денежным средствам. Если за прошлые суммы работник не отчитался, то выдавать новую сумму нельзя.

Шаг 2: получите заявление

Работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены:- сумма наличных денежных средств;- срок выдачи.

Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату (подпункт 6.3 Указания). Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Шаг 3: Оформите расходный кассовый ордер

После получения заявления оформите расходный кассовый ордер. утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88 .Кассовый ордер может оформить (подпункт 4.2 п.

4 Указания):- главный бухгалтер;- бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;- руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером. В случае их отсутствия — руководителем (подпункт 4.3 п. 4 Указания).

Шаг 4: Передайте ордер в кассу

Кассир проверяет полученный ордер. Если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром.

Шаг 5: Проверьте кассовую книгу

По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку (подпункт 4.6 п. 4 Указания).

Если в компании нет кассира (работника, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций), то подписать кассовый ордер и выдать наличные может руководитель (пункт 4 Указания).

Если деньги не возвращены

Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:

• получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);
• в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);
• ознакомить с приказом работника (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

Выдача денег в подотчет

Очень часто хозяйствующие субъекты осуществляют часть своих расходов, связанных с их деятельностью, через представителей – работников, которым в подотчет выплачиваются денежные средства. Выдача этих денег строго регламентирована Порядком ведения операций по кассе, и проверяется соответствующими компетентными органами.

Для чего выдаются деньги в подотчет

Подотчетные суммы — это деньги, выдаваемые работникам предприятия для осуществления определенных расходов. Подотчетные лица устанавливаются в компании либо на основании приказа, либо прописываются в учетной политике.

Ими могут быть как работники организации, так и подрядчики, с которыми она заключила гражданские договоры. При этом в данных нормативных актах желательно также отразить виды расходов, на которые могут выдаваться средства и на какой срок.

Выплаты денежных средств работнику осуществляются на основании такого документа, как заявление о выдаче денег под отчет, в котором он обязательно должен указать для чего нужны эти средства. Подтверждением осуществления расходов является авансовый отчет, составленный работником. При чем основания в нем должны совпадать с целями, указанными в заявлении на выплату подотчетных сумм.

На какие цели могут выдавать деньги в подотчет

Законодательство определяет основные направления расходования денег, выплаченных в подотчет. На что могут быть выданы деньги в подотчет:

• На служебные поездки (командировки). Сюда относятся выдача денег на проживание, питание, суточные и другие траты.
• На оплату услуг и работ.
• На покупку товарно-материальных ценностей.
• На представительские расходы и т. д.

Внимание! Нельзя выдавать деньги на приобретение основных средств, а также для осуществления в крупных размерах расчетов между предприятиями и предпринимателями (свыше установленного лимита в размере 100000 рублей).

Подотчетные деньги выплачиваются сотруднику несколькими способами. Выдать деньги под отчет можно через кассу хозяйствующего субъекта. В этом случае применяется расходный кассовый ордер.

При выдаче наличными любой работник, независимо от занимаемой должности, должен составить заявление установленного образца с указанием целей выдачи и срока. Если оно будет отсутствовать, то при проверке может быть наложен штраф в 50 тысяч рублей. Написанный документ визирует своей подписью руководитель фирмы.

Внимание! Заявление директора отличается по формулировке, поскольку он не просит выдать ему подотчет, а устанавливает факт такой необходимости.

Кроме этого, в заявлении должно присутствовать пустое поле для бухгалтера, в котором он обязан сделать пометку – если или нет у данного работника задолженность по ранее полученным суммам. Запрещено выдавать сотруднику подотчет, если он еще не отличался по предыдущему разу! В противном случае контролирующие органы также могут выписать за это штраф до 50 тысяч рублей.

  Как зарегистрировать онлайн кассу — инструкция

Если такого документа не будет, то при проверке налоговый орган может посчитать, что было произведено перечисление дохода и удержать с этой суммы НДФЛ.

Также в платежном поручении в графе «Назначение платежа» должно быть указано, что это именно перечисление подотчетной суммы.

К сведению! Документом, подтверждающим расход подотчета с карты, является чек из терминала или банкомата, а также банковская выписка, которые прикладываются к авансовому отчету.

При перечислении на карту дополнительной суммы суточных, если командировка была по какой-либо причине продлена, писать еще раз заявление не нужно. Тем не менее, отчитаться по обеим суммам он должен будет одновременно во время подачи авансового отчета по командировке.

Если подотчетная сумма потрачена не полностью, то работнику нужно вернуть наличность в кассу после утверждения авансового отчета в бухгалтерию. Во время данной операции оформляется приходный кассовый ордер, а его реквизиты (сумма, номер, дата составления) должны быть указаны внизу на первой странице авансового отчета.


Сроки выдачи денег в подотчет

В законодательстве нигде четко не регламентировано на какой срок можно выдавать подотчетные деньги. Его предприятие может устанавливать самостоятельно, внеся соответствующий пункт в учетную политику. Кроме этого, работник обязан указать срок во время написания заявления на выдачу подотчетной суммы.

Выдавать деньги под отчет на какой срок определяется окончательно руководством предприятия, часто для каждого работника индивидуально. Руководитель фирмы не освобожден от обязанности составлять заявление на выплату наличности в подотчет, а также указывать точный срок.

Важно! Отчитаться по подотчетным суммам сотруднику надо не позднее чем через 3 дня по окончании указанного периода.

Источник: https://ip-on-line.ru/kassa/vydacha-deneg-v-podotchet.html

Выдача наличных денег под отчет: сотруднику, директору, учредителю, представителю другой организации

Выдача денег под отчет – только на первый взгляд совершенно понятный процесс. Что тут сложного: работник написал заявление, а руководитель утвердил выдачу денег. Вот и все!

Однако кто именно может получать деньги под отчет? Можно ли выдать эти средства сотрудникам, которые оформлены по гражданско-правовому договору? А представитель организации-поставщика сможет получить деньги под отчет у клиента? Может ли руководитель компании сам взять средства под отчет? Вот об этом и поговорим в данной статье!

Как и кому можно выдать денежные средства под отчет

Указание Банка РФ №3210-У от 11.03.14г. в п. 6.3 предусматривает особые условия выдачи средств под отчет:

• деньги выдаются только на основании письменного заявления работника, которое утверждено руководителем. Причем, в заявлении должны быть обязательно указаны срок, на который предоставляются данные средства, размер суммы к выдаче, виза руководителя и дата визирования. Заявление должно быть составлено подотчетным лицом;

• на основании указанного заявления оформляется расходный кассовый ордер, к которому документ прикладывается, как подтверждение целевой выдачи средств;

• деньги выдаются работнику предприятия или предпринимателя. При этом в Указании №3210-У прямо сказано на каком основании данный работник признается сотрудником организации или ИП. Для такого признания предусмотрено только два варианта: наличие трудового договора с указанным лицом либо заключение гражданско-правового соглашения с ним. Оба эти варианта закреплены в пункте 5 Указания Банка России №3210-У. Поэтому можно без опасений выдавать средства под отчет сотруднику, который находится вне штата, но с которым заключен договор. В подтверждение этому есть еще и письмо самого Банка РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02.10.14г., прямо оговаривающего признание работником для цели выдачи ему средств под отчет того лица, с которым у организации заключен договор гражданско-правового характера. Например, договор подряда. Данное утверждение распространяется также и на сотрудников предпринимателя;

• деньги признаются выданными под отчет, если их цель – это оплата расходов, связанных с деятельностью организации или предпринимателя;

• выдача средств под отчет возможна только, если нет никакой задолженности у сотрудника по ранее полученным им средствам под отчет. На основании Указания №3210-У Банка России данная задолженность должна быть погашена в полном объеме в кассу либо документально подтвержден ее расход в полном объеме – путем сдачи авансового отчета и документов, из которых проистекает целевое расходование средств (т.е. на предпринимательскую деятельность).

Если все вышеуказанные условия соблюдены единовременно, то средства из кассы можно без опасений выдавать под отчет. А можно ли выдать деньги под отчет руководителю компании?

Директору

Стоит напомнить, что п.6.3 и п.5 Указания Банка России №3210-У оговаривают возможность выдачи средств только работникам юридического лица, которые оформлены по трудовому договору либо работают по гражданско-правовому соглашению. При этом нет никакого указания на должностные ограничения.

Что касается директора (генерального директора), т.е. главного руководителя организации, то он, как правило, работает только на основании трудового договора (причем, это может быть даже работа по совместительству) и состоит в штате компании. Поэтому он также подпадает под категорию «работник организации». А значит, он также вправе получить деньги под отчет.

— расчеты с подотчетными лицами:

Вот только как быть с оформлением заявления? В этом случае рекомендуется написать обезличенное заявление, в котором содержится не запрос на выдачу средств, а утверждение о  необходимости их получения.

Например, так: «Заявляю о необходимости получения под отчет 10000 (десяти тысяч) рублей для оплаты…». Кроме того, на директора компании распространяется также требование и о составлении авансового отчета.

А можно ли так оформить заявление, если средства под отчет получает учредитель организации?

Учредителю

Если учредитель юридического лица (т.е. его собственник) выступает в качестве руководителя компании или занимает в ней иную должность (например, простого менеджера или бухгалтера), то с ним организация обязательно заключает трудовой договор и принимает его в штат.

Фактически для целей Указания №3210-У Банка России такой учредитель становится обычным работником с должностными обязанностями и с трудовым договором. А значит, выдать ему средства под отчет можно!

Если же учредитель остается только в статусе собственника, то он не вправе получать деньги из кассы под отчет. Почему? Потому что указанное лицо не является штатным и даже внештатным сотрудником компании, а лишь ее собственником.

Поэтому средства, выданные указанному лицу из кассы, могут расцениваться, как предоставление займа. Такая трактовка выдачи средств не противоречит закону, но в этом случае:

• придется оформить с учредителем договор займа (не кредита!);
• снять средства с расчетного счета, поскольку запрещено расходование наличной выручки для выдачи займов (Указание Банка РФ №3073-У от 07.10.13г.);
• кроме того, даже если учредитель потратит указанные средства на нужды предприятия, то подотчетными они все равно не будут являться. В этом случае тогда следует оформить, например, договор купли-продажи, чтобы получить от учредителя приобретенные им активы для компании.

А если деньги из кассы на нужды своей фирмы возьмет предприниматель?

Предпринимателю

Действительно, если следовать норме п.6.3 и п.5 Указания №3210-У, то индивидуальный предприниматель не вправе получить средства под отчет, поскольку у него не заключен договор с самим собой ни трудовой, ни гражданско-правовой.

Однако Указание №3210-У регламентирует лишь порядок выдачи средств под отчет сотрудникам организации и предпринимателя, устанавливая для них следующее ограничение: получить деньги из кассы под отчет могут только те сотрудники, которые работают по трудовому или гражданско-правовому соглашению.

И при этом в Указании №3210-У нет никакого запрета на получение средств самим предпринимателем для целей своей деятельности. Более того, в п.1 статьи 861 Гражданского Кодекса РФ прямо говорится, что в случае расчетов с участием граждан, которые не связаны с их предпринимательской деятельностью, указанные расчеты могут осуществляться наличными средствами без ограничений в сумме.

Из этого положения вытекает обратное: при реализации гражданами наличных расчетов, которые связаны с их предпринимательской деятельностью, возникают ограничения по сумме расходования.

Иными словами, гражданское законодательство РФ разрешает предпринимателям расход наличных средств на свою предпринимательскую деятельность, но в определенных пределах.

Это же поддерживает и п.2 Указания  Банка России №3073-У от 07.10.13г.: предпринимателю запрещается тратить наличную выручку, кроме оплаты им товаров, работ и услуг.

Но, чтобы осуществить такую оплату, потребуется соблюсти ряд условий:

• деньги на цели предпринимательской деятельности должны быть оплачены за счет средств, которые получены предпринимателем при реализации данной деятельности;
• расходы должны иметь документальное подтверждение, из которых вытекает их связь с предпринимательской деятельностью;
• платежи должны быть осуществлены в пределах установленного для наличных расчетов лимита, т.е. не более 100 тыс.рублей в рамках одного договора.

Т.е. выдавая предпринимателю деньги на оплату им расходов, в расходном кассовом ордере следует указать целевой характер выдачи средств. Например, так: «Для оплаты товаров по договору №1 от 16.11.15 г. через ИП Иванова В.В.».

В случае если предприниматель уже израсходовал свои собственные средства, то рекомендуется выдать ему из кассы потраченные им средства в качестве компенсации, чтобы подтвердить наличную оплату указанных расходов. В расходном ордере нужно будет указать, например: «погашение долга по оплате через ИП Иванова В.В. за …. по накладной №…. от …».

Стоит отметить, что предприниматель не обязан составлять авансовый отчет.

А можно ли выдать деньги в безналичном порядке?

Конечно, можно. В этом случае можно воспользоваться либо корпоративной картой, которая оформлена на организацию или на предпринимателя. Либо можно просто перевести средства с расчетного счета на зарплатную карту подотчетного лица или на личную карту самого предпринимателя.

Однако во избежание неприятностей вроде начисления на подотчетную сумму страховых взносов и причисления ее к доходу работника, следует при переводе средств на карту в платежном поручении обязательно указать, что данные средства перечисляются под отчет.

Кстати, использование зарплатных карт для перевода на них подотчетных сумм подтверждено совместным письмом Минфина РФ и Федерального Казначейства РФ №№02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013г.

Но для подстраховки следует все-таки, например, в Положении о подотчетных средствах или в коллективном договоре предусмотреть возможность выдачи средств под отчет на зарплатную карту сотрудника.

Несмотря на то, что авансовый отчет и 3-х дневный срок относятся только к наличным подотчетным суммам, во избежание разногласий с контролирующими органами следует и при безналичном расходовании подотчетных средств соблюсти указанные требования.

Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/buhgalteriya/raschety/nalichnye/podotchet/komu-mozhno-vydat.html