Обязана ли организация на упрощенке с объектом «доходы» хранить первичные документы, подтверждающие ее расходы

Первичные документы для ИП на УСН, договора, акты, счета, КУДИР

Для получении дохода у вас должна быть первичная документация, то есть просто так деньги вы получать не можете, должно быть обоснование.

Поначалу это очень непривычно, потому что когда работаешь, как физ лицо, этой бумажной волокиты нет, но на практике все не так сложно, как кажется.

Меня уже совсем не пугает выставить счет или прислать акт, учитывая, что все шаблоны у меня всегда под рукой в сервисе бухгалтерии, откуда их можно всегда скачать.

Первичная документация для ИП

Мой пост написан, исходя из того, что я выбрал упрощенную систему налогообложения (УСН 6%) и возможно есть какие-то нюансы в других системах. Тем не менее договора/акты/счета/Кудир будут у всех примерно одинаковыми и суть первичной документации тоже не меняется.

Практически все бланки и готовые шаблоны можно скачать в интернете, если они вам понадобятся. Так как я давно пользуюсь сервисом Мое Дело, то скачиваю все оттуда. Причем, там же они у меня и хранятся в заполненной форме. Счета и акты одинаковые, для договоров же есть много различных шаблонов. КУДИР тоже веду в Моем Деле.

Первичные документы для ИП — моя папка

Заключение договор ИП или акцепт оферты

Итак, прежде, чем выполнить какую-то работу или оказать услугу, вам нужно заключить договор, скрепленный подписями сторон и печатями (ИП может только подпись поставить, печать необязательна).

Если вы будете заключать договор с компанией (партнеркой), которая вам платит деньги, то договор у нее уже по-любому есть, и вам не надо будет ничего выдумывать.

Это, конечно, если там есть вариант работы по-белому с выплатами на банковский счет, а не только на электронные кошельки.

Для частных клиентов договор придется делать самостоятельно. Есть некоторая загвоздка, потому что мало кто из пользователей захочет заключать разовый договор на какие-то мелкие услуги, по типу консультаций или создание блога.

В том-то и удобство интернета, что не нужно никуда идти, и заказчик точно не захочет выходить из дома на почту для отправления оригинала договора. Но выход из ситуации есть — тот самый договор публичной оферты (пример договора).

Вы можете выложить на вашем сайте ссылку на оферту, например, рядом с кнопкой «Отправить запрос» и подписать, что при отправке такого сообщения пользователь принимает оферту.

Вы можете сами решить, какое действие больше подходит и после чего оферта считается акцептированной заказчиком (оплата счета, регистрация на сайте и тд). Таким образом, все довольны: и заказчик (его подпись не нужна), и вы, сделавший все в рамках закона.

Акт выполненных работ или оказанных услуг

После того, как вы выполнили свое дело, вы выставляете акт выполненных работ, или акт оказанных услуг. Оригинал этого акта вы должны будете выслать заказчику по почте, а он должен подписать его и выслать вам его обратно (при личной встрече это тоже можно провернуть).

Так как не каждый заказчик захочет что-то там подписывать, то обычно в договоре (или оферте) прописывается строчка, что если заказчик не подпишет акт и не вышлет его обратно, то работа/услуга считается выполненной надлежащим образом.

А на руках у вас остается бумажка с почты (нужно отправлять с уведомлением о вручении), что акт вы отправили, этого достаточно.

Скорее акты нужны самому Индивидуальному Предпринимателю, чтобы доказать, что работа была выполнена и услуга оказана, если вдруг заказчик захочет вернуть деньги назад.

В качестве первичной документации для налоговой достаточно будет выписки из банка с вашими операциями.

Пока я не нашел варианта, чтобы и акты можно было выставлять электронным способом.

Да, так можно сделать, и в договоре оферте прописать, что акт высылается по электронной почте, а далее заказчик должен подписать его и выслать обычной почтой, а если он так не сделает, то работа/услуга считается выполненной надлежащим образом.

Но мне так не рекомендовали делать, потому что у меня на руках не остается документального подтверждения отправления акта. Или, как вариант, вообще не выставлять акт и довольствоваться выпиской из банка, где есть факт оплаты работы/услуги.

Выставление счета

Еще одним первичным документом является счет. Вы его выставляете после выполнении работы/услуги вместе с актом.

Но счет необязателен, фактически, это просто ваши реквизиты, по которым заказчик должен оплатить вашу работу, и требуемая сумма оплаты. Счет частенько выставлюят по емейлу, на бланке или в более менее свободной форме.

Однако, некоторые компании все-таки могут потребовать отправлять потом и оригинал счета тоже.

Ведение КУДИР

КУДИР — это книга учета доходов и расходов, куда вы заносите все поступления и все траты в хронологическом порядке и на основе первичных документов, которые подкрепляют ваш доход (выписки из банка, договора, акты).

В случае с УСН 6% расходы отмечать необязательно, они никак не участвуют в расчете налога, но я все равно это делалю для своего удобства. Если у вас УСН 15%, то расходы отмечать обязательно, иначе не сможете рассчитать налог.

Раньше КУДИР нужно было заверять в налоговой, но нам с вами повезло и с 2013 года этого не требуется. КУДИР можно вести на бумаге или в электронном виде, как хотите, но я за современные способы. По завершению налогового периода (для УСН календарный год) книга распечатывается и прошивается, и в новом периоде открывается новая книга. Бланк КУДИР вы можете скачать здесь.

Прошивать на самом деле необязательно, как и распечатывать. Вот если будет налоговая проверка, тогда и можно будет этим заняться, а так чего лишний раз бумагу переводить.

Зачем нужны первичные документы

Важный вопрос: нужны ли все-таки эти документы? Ответ: по закону да, но в реальности потребуются только при камеральных проверках (налоговая индивидуально вызывает). То есть в обычной жизни вы их просто храните, ведете КУДИР, и никуда ничего не сдаете. Насколько я понял из форумов, такие проверки очень редки, если речь идет о мелких ИП с УСН.

Лучше подумать о том, как минимизировать свою документацию, если ваша деятельность простая. Например, сократить количество операций — пусть какая-нибудь партнерка перечисляет деньги не раз в месяц, а пару раз в год.

Можно пользоваться агегаторами партнерок, а не каждой в отдельности.

Для частных клиентов можно подключить оплату на сайте от платежного агрегатора, по типу Робокассы, тогда все платежи у вас будут идити от сервиса (а не от клиентов), и документы, соответственно, от него же будут.

Источник: https://life-trip.ru/pervichnye-dokumenty-ip-usn/

Порядок учета расходов на УСН

Как известно, субъектам малого бизнеса (юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям), для упрощения документооборота и порядка расчета налоговых платежей, предусмотрены специальные режимы налогообложения.

Одним из этих режимов является упрощенная система налогообложения (УСН), объектами налогообложения при которой могут быть как «доходы», так и «доходы, уменьшенные на величину расходов», именно при втором варианте нужно обращать особое внимание на корректность и полноту составленных документов, подтверждающих расходы.

В данной статье мы рассмотрим основные принципы правильного документального подтверждения расходов на УСН.

Доходная и расходная часть на УСН определяются кассовым методом

Доходы возникают только после фактического поступления денег на расчетный счет или в кассу, либо после фактического получения имущества.

Также доход будет при погашении задолженности иным способом (зачет, отступное и т.п.).

Не очень приятной особенностью такого подхода является то, что авансы, полученные налогоплательщиком, при кассовом методе включаются в доходы на дату их поступления на счет или в кассу.

Расходы при кассовом методе также признаются только после их фактической оплаты. Расходы должны быть оплачены, то есть должны иметься платежные документы – платежные поручения, выписки банка, товарные чеки, кассовые чеки.

При этом оплатой товара, работ, услуг считается прекращение встречного обязательства их приобретателя перед продавцом – то есть наличие подтверждающего документа (п. 3 ст. 273 НК РФ). Таким образом авансы, уплаченные налогоплательщиком, в расходы не включаются.

Это еще одна не слишком приятная особенность кассового метода.

Перечень расходов на УСН закрытый

Он определен в п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ, расходы должны соответствовать критериям, установленным ст. 252 НК РФ, а именно — экономическая обоснованность, их документальное подтверждение, направленность на получение доходов.

Расходы на должны быть документально подтверждены

Документально подтвержденными расходами признаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Первичные документы либо должны быть составлены по утвержденным законодательством формам, либо по самостоятельно разработанным формам, но обязательно они должны содержать следующие реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;

Для удобства рассмотрения правильности оформления документов, классифицируем расходы на следующие группы:

• расходы на оплату услуг;
• материальные расходы;
• расходы на приобретение основных средств и нематериальных активов;
• расходы на оплату труда;
• прочие расходы.

Документальное подтверждение расходов на оплату услуг

Согласно ст. 38 НК РФ, услугой для целей налогообложения признается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности.

Для корректности оформления и принятия к учету данных расходов следует помнить, что для определения и описания сути оказываемой услуги составляется договор на оказание услуг, в нем же прописывается порядок её оказания и дата подписания сторонами акта о принятии оказанных услуг, и помимо этого помогает определить – к какому периоду отнести ту или иную услугу, либо расходы будут распределяться пропорционально – в течение всего срока действия договора (например, при договоре аренды).

Таким образом, у нас получается два обязательных документа:

— письменно составленный договор,

— акт оказанных услуг (необязателен только, в случае заключения договора аренды).

Для акта не предусмотрено специально разработанной унифицированной формы, поэтому организации могут использовать самостоятельно разработанные формы, содержащие обязательные реквизиты первичного документа.

Документальное подтверждение материальных расходов

В соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ материальные расходы (в т.ч.

расходы на приобретение сырья и материалов) признаются в момент оплаты задолженности поставщику через банковский счет, либо путем выплаты денег из кассы, а при ином способе погашения задолженности (перевод долга, отступные) — в момент такого погашения.

Обратим внимание, что расходы на оплату услуг сопутствующих приобретению материальных ценностей, либо осуществлению основного вида деятельности так же учитываются в этой группе расходов, порядок их документального оформления мы рассмотрели в предыдущем пункте.

Основанием для принятия к учету служит:

• договор, товарная накладная (форма ТОРГ-12), оформленная продавцом;
• авансовый отчет подотчетного лица, с приложением к нему товарных чеков, накладных на отпуск материальных ценностей, и документов подтверждающих их оплату;
• договора на оказание услуги и акты, свидетельствующие о факте оказания услуги.

К материальным, могут быть отнесены расходы:

1. на приобретение товаров, предназначенных для перепродажи;
2. на приобретение спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренных законодательством РФ;
3. на приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренных законодательством РФ.
4. на приобретение моющих и чистящих средств для мытья пола, чистки стен и окон и т.п.
5. на приобретение материалов для упаковки реализуемых товаров и расходы на приобретение спецодежды и инвентаря. В связи с этим расходы магазинов на приобретение материалов, используемых для упаковки товаров, а также расходы на приобретение спецодежды для грузчиков и продавцов могут учитываться при определении налоговой базы по единому налогу.
6. расходы на оплату услуг по выдаче гигиенического сертификата, медицинских книжек работникам, проведению медицинского осмотра персонала и прочее.

Источник: https://firmmaker.ru/stat/nalogovye/rashodusn

Как признать расходы при УСН с объектом «доходы»?

При УСН 6% уменьшить уплачиваемый в бюджет упрощенный налог можно расходами, перечисленными в статье 346.21 НК РФ

Порядок признания расходов при применении УСН 6 % имеет свои нюансы, связанные с ограниченным перечнем расходов, которые позволяют уменьшить сумму упрощенного налога, и со спецификой расчета самого налога. Разберемся подробнее в сегодняшней статье.

Общие положения об УСН

Согласно положениям статьи 346.14 НК РФ, компания имеет право выбрать один из двух объектов налогообложения УСН: «доходы» либо «доходы минус расходы». Определиться с выбором нужно до окончания текущего налогового периода — календарного года.

При любом выбранном объекте УСН следует помнить, что как доходы, так и затраты упрощенцы учитывают кассовым методом в целях налогового учета (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Также согласно положениям статьи 252 НК РФ важно следовать общим правилам признания издержек: они обязаны иметь экономическую обоснованность и подтверждение первичными документами.

Об этом подробнее читайте в статье: «Какие затраты ООО принимаются в расходы на УСН. Часть 1»

Учет затрат при УСН «доходы» проще — часть расходов нужно также включать в налоговый учет, однако они уменьшают не налогооблагаемую базу, а уже исчисленный упрощенный налог.

Расходы, уменьшающие сумму налога по УСН «доходы»

Уменьшить уплачиваемый в бюджет упрощенный налог 6 % можно расходами, перечисленными в статье 346.21 НК РФ, а именно:

• Затраты на оплату социальных страховых взносов, уплачиваемых за сотрудников по найму.
• Издержки на выплату пособий по больничным листам, которые оплачиваются работодателем, но не покрываются выплатами по соцстрахованию.
• Расходы на выплату страховки по болезни (за исключением пособий по «травматизму») работников, в случаях, когда суммы этих выплат не превышают суммы пособий, исчисленных согласно действующему законодательству в отношении конкретного вида страхования.
• Затраты на обязательное пенсионное и медицинское страхование коммерсантов «за себя» (применимо в отношении ИП без работников).
• Издержки, понесенные на оплату торгового сбора, определенного для уплаты в казну на территории осуществления коммерческой деятельности.

Вышеперечисленные расходы позволяют уменьшить как авансовые платежи по упрощенному налогу, так и общий налог, уплачиваемый по итогам налогового периода, но в размере не более 50 % от суммы налога по УСН.

https://www.youtube.com/watch?v=7GCC4KlLb2M

В декларации по упрощенке, утвержденной приказом ФНС РФ от 26.02.2016 № ММВ-7-3/99@, подаваемой в периоде перечисления таких расходов, их нужно указать:

• в разделе 2.1.1 строки с 140 по 143 — для страховых взносов;
• в разделе 2.1.2 строки с 160 по 163 — для торгового сбора.

Программа учета для УСН от Бухсофт позволит грамотно вести бухгалтерский и налоговый учет на упрощенке, а также оперативно подготовить все необходимые сведения для формирования декларации УСН онлайн.

Как учесть затраты на поставщиков при УСН «доходы»?

В целях налогового учета при УСН «доходы» любые расходы второстепенны, поскольку в Книге учета доходов и расходов упрощенцы, применяющие 6 %, могут их и не указывать на свое усмотрение. При исчислении суммы налога УСН, расходы организации, в том числе и на поставщиков, не задействуются.

Однако при проверке налоговики могут истребовать документацию о закупке проданных товаров. Если документов нет, стоимость их может быть расценена контролерами как ценности, полученные на безвозмездной основе, что приведет к увеличению расчетной суммы упрощенного налога.

Налоговики могут доначислить налог и потребовать уплатить штраф (20 % от суммы недоплаченного налога, но не менее 40 тысяч рублей), а также насчитать пени (ст. 120 НК РФ).

Кроме того, с точки зрения бухучета не вести учет расходов на поставщиков в принципе нереально, ведь такой подход сведет на нет систему расчета прибыли организации.

Как вести учет расходов при УСН 6 %?

Юридические лица обязаны вести и налоговый, и бухгалтерский учет, коммерсанты же вправе ограничиться только налоговым учетом (подп. 1 п. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 313 НК РФ).

Тем не менее, есть такие бухгалтерские операции, которые требуют обязательного документального оформления на законодательном уровне вне зависимости от формы образования.

В частности документального подтверждения требуют следующие операции с учетом и доходов, и затрат:

• контроль над иностранными организациями;
• выплата вознаграждений в виде дивидендов;
• операции, связанные с уплатой по долговым обязательствам;
• наличие недвижимых объектов, которые требуют расчета налога на имущество по кадастровой стоимости;
• импорт товаров на территорию РФ;
• исполнение обязанностей компании в качестве налогового агента;
• иные операции, перечисленные в пункте 2 ст. 224 НК РФ.

Кроме того, грамотное признание расходов при УСН «доходы» пригодится, если компания будет вынуждена или добровольно захочет перейти на общий налоговый режим, а также при ликвидации и реорганизации учреждения, при смене учредителя и в иных ситуациях, связанных с хозяйственной деятельностью.

Стоит отметить, что вести КУДиР обязаны все компании на УСН (ст. 346.24 НК РФ). Порядок ее заполнения утвержден приказом Минфина РФ от 22.10.2012 № 135Н.

В частности, в документе сказано, что при УСН 6 % допускается заполнять графу 5 «Расходы» Раздела I по усмотрению налогоплательщика, однако все внесенные в графу суммы обязаны иметь отношение к получению доходов по упрощенке.

Кроме того, в пункте 2.5 вышеуказанного Порядка заполнения КУДиР говорится, что в этой графе следует указывать:

• Затраты на создание рабочих мест в рамках программы поддержки самозанятого населения, полученные из средств бюджета.
• Затраты в рамках программ господдержки бизнеса, произведенные за счет полученных из бюджета субсидий (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Компании и ИП на УСН 6 % не заполняют справочную информацию в Разделе I и полностью Разделы II и III КУДиР.

Однако для целей налогообложения им нужно заполнить графы Раздела IV «Расходы, уменьшающие сумму налога», в которых указать каждый документ отдельно, сумма которого способствует уменьшению упрощенного налога. Также в Разделе IV КУДиР нужно подвести итог по сумме всех учтенных расходов.

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/793-kak-priznat-rashody-pri-usn-s-obektom-dohody

Нужно ли подтверждать полученные предпринимателем доходы

Традиционно учету расходов уделяется наивысшее внимание. Если допустить «погрешности» в оформлении первички или хуже – потерять ее, то можно ожидать, что при проверке налоговые инспекторы расходы снимут и доначислят налоги.

Но доходы точно никто не попросит убрать из учета, даже если никаких документов по ним нет. Поэтому подтверждению доходов внимание не уделяется. Вы можете мне возразить, заявив примерно следующее: плачу же я налоги с того, что на счет приходит!

Но достаточно ли этого? Или здесь тоже нужны «доказательства вашей невиновности»?

Документы для налогового учета

Налоговый кодекс для признания любых расходов ставит обязательные условия: они должны быть экономически обоснованными, направленными на получение доходов и документально подтвержденными. Для доходов условие документального подтверждения в НК прямо не указано.

Давайте предположим наиболее простую ситуацию – ИП работает на УСН «доходы» и ведет только налоговый учет доходов, с которых уплачивает единый налог.

Согласно ст.346.15 НК при расчете налога учитываются доходы от реализации и внереализационные доходы. Доход от реализации – это выручка от продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг, от реализации имущественных прав.

На УСН действует кассовый метод, т.е. доходы признаются в день их поступления на расчетный счет, в кассу, в день получения иного имущества или имущественных прав, а также путем погашения задолженности покупателем другим способом.

Понятия «первичный документ» налоговое законодательство не содержит, это термин бухгалтерского учета. Его содержание,  также обязательные реквизиты первичных документов, приводятся в законе №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Первичный документ свидетельствует, что хозяйственная операция совершена. На основании каких документов в Книге учета могут быть отражены полученные доходы? Например, для расчетного счета:

— выписка банка;

— платежное поручение лица, от которого пришел платеж;

— мемориальный одер банка.

Если ваша выручка приходит на расчетный счет, то первичные документы по полученным доходам у вас будут. Например, вы их распечатаете из интернет-банка.

При чем здесь «отмывание» денег

Однако важно не только иметь документы, подтверждающие приход денег, но и бумаги, подтверждающие их происхождение.

В последние годы государством уделяется большое внимание т.н. «отмыванию» денег. В самом общем смысле под этим термином понимается процесс подмены реальных нелегальных источников денежных средств фиктивными легальными.

Чтобы оставаться с точки зрения законодательства «белыми и пушистыми», вам необходимо иметь возможность подтвердить происхождение ваших доходов. Т.е. объяснить, в том числе и с помощью документов, что ваша деятельность ведется реально – продаются товары, выполняются работы, оказываются услуги.

Участие в незаконных схемах «отмывания» денег влечет уголовную ответственность по целому ряду статей (среди них — пособничество в уклонении от платы налогов, организация преступного сообщества, легализация денежных средств, лжепредпринимательство).

Какие документы, подтверждающие происхождение поступлений на ваш расчетный счет у вас могут быть:

— договор (особенно при длительных отношениях с заказчиком/покупателем)

— акт выполненных работ или оказанных услуг, подписанный обеими сторонами;

— отчеты о выполнении работ;

— выставленные счета, в которых указано, за что должна быть произведена оплата.

Разные виды договоров

В ответ на приведенный выше перечень, вы можете возразить и сказать, что вся эта бумажная волокита ни к чему. За день у вас может проходить несколько клиентов, и что – с каждым подписывать договор на нескольких страницах? Да и клиенты могут заказать у вас разовую услугу, и больше вы с ними не встретитесь.

В зависимости от ситуации у вас могут быть разные варианты оформления отношений. Сделки, которые должны оформляться нотариально, мы рассматривать не будем.

Договор может быть заключен и путем направления оферты одной стороной и принятия ее другой (ст.432 ГК). Если вы что-то продаете на сайте, то вашу публичную оферту вы можете разместить на нем, она и станет вашим договором.

Если существенные условия договора прописаны в счете на оплату, то он также может рассматриваться как оферта. Оплата по счету – это акцепт оферты. Получать оплату от покупателя/заказчика по небольшим разовым продажам товаров или оказанным услугам удобно именно путем выставления счета.

Заведите отдельную папку под выставленные вами счета и подшивайте их туда. При перечислении вам платы в платежном поручении заказчик/покупатель укажет номер счета, который он оплачивает.

А вот если вы длительное время работаете с одним заказчиком, осуществляете постоянные поставки товаров, цена договора существенна, то целесообразно оформить полноценный договор, чтобы:

— предусмотреть в тексте все условия работы

— указать ответственность сторон при невыполнении условий контакта.

Договор пригодится и на случай судебных разбирательств.

Если вам нужна консультация по бухгалтерскому и налоговому учету в интернет-бизнесе, пишите мне на странице . Узнайте, чем я еще могу помочь интернет-предпринимателям, загляните на страницу .

Источник: http://buh-v-seti.ru/raschetyi-dengami/nuzhno-li-podtverzhdat-dohodyi/