Как утвердить порядок использования корпоративной карты

Содержание

Корпоративная карта: как правильно выдать и использовать

Как правильно организовать использование корпоративных карт? Какие документы оформить? Как отладить взаимодействие подотчетных лиц и бухгалтерии? Ответы на эти вопросы найдете в статье.

О том, по каким правилам выдавать деньги под отчет в 2015 году читайте в статьях:

Деньги под отчет: как потратить и отчитаться

Расчеты с подотчетными лицами в 2015 году

Чтобы выдать работникам корпоративную карту нужно:

разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);
утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»;
ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
прописать в учетной политике способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008).

Положение о порядке использования корпоративных карт

Представляет собой руководство для всех сотрудников компании, которые пользуются этими картами.

В положении об использовании корпоративных карт удобно прописать:

перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте. Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;
лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;
срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;
порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;
требования по обеспечению защиты сведений о пинкоде;
порядок действий при утрате карты;
виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.

Таблица Перечень операций по карте

Вид операции	Цель расходов	Территория
РФ	за пределами РФ
Наличные, снятые в рублях с корпоративной карты	Хозяйственная деятельность компании	+	—
Командировочные и представительские расходы	+	—
Безналичный расчет в рублях корпоративной картой	Хозяйственная деятельность компании	+	—
Командировочные и представительские расходы	+	—
Наличные, снятые в валюте с корпоративной карты	Хозяйственная деятельность компании	—	—
Командировочные и представительские расходы	—	+
Безналичный расчет в валюте корпоративной картой	Хозяйственная деятельность компании	—	—
Командировочные и представительские расходы	—	+

Вместо положения о порядке использования корпоративных карт можно оформить отдельный раздел об использовании корпоративных карт в другом локальном нормативном акте компании. Таким разделом, например, можно дополнить положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов.

Корпоративная карта: кому можно выдавать

Использовать именные корпоративные карты могут только сотрудники, на которых эти карты оформлены. То есть: чтобы оформить карту компании нужно подать в банк утвержденный руководителем список работников, которые могут пользоваться корпоративной картой.

Чтобы использовать в фирме неименные корпоративные карты, нужно издать приказ об утверждении списка должностей, на которых можно использовать неименные корпоративные карты.

Как выдать корпоративную карту

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на самих работников при условии соблюдения ими требований безопасности.

Все неименные корпоративные карты лучше хранить в сейфе. Чтобы эта карта не попала в руки тому, кому не нужно. Выдавать карту лучше по заявлению. Хотя в законодательстве этого нигде не прописано.

На какой срок выдать корпоративную карту

Корпоративные карты выдаются на срок, который определен положением. Выдать карту на более долгий срок можно только на основании распоряжении руководителя.

Как составить авансовый отчет

Порядок отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте отдельным нормативным актом не установлен. Но компания может разработать его самостоятельно, опираясь на нормы, регулирующие порядок отчета о расходовании наличных подотчетных сумм.

Срок представления авансового отчета по использованию денежных средств с корпоративной банковской карты можно установить в положении о порядке использования корпоративных карт.

Авансовый отчет по деньгам с карты работник может заполнить по унифицированной форме № АО-1. Или же разработать авансовый отчет самостоятельно.

Обратите внимание! Составляя авансовый отчет по расходованию денежных средств с корпоративной карты, работник должен приложить документы, подтверждающие его траты (чеки, квитанции и т.п.). Даже если подотчетник снял наличные с карты, помимо квитанции о снятии этих денег нужно приложить документы, подтверждающие оплату товаров (работ, услуг).

Источник: https://www.Zarplata-online.ru/art/157537-red-korporativnaya-karta-kak-pravilno-vydat-i-ispolzovat

Бухучет корпоративных карт

Как утвердить порядок использования корпоративной карты

————————————————————————— ¦ 3. Порядок использования корпоративных банковских карт ¦ ¦ ¦ ¦ 3.1. Корпоративная банковская карта предназначена для оплаты¦ ¦работниками командировочных и хозяйственных расходов компании. ¦ ¦ 3.2. Выпуск корпоративной банковской карты производится согласно¦ ¦распоряжению руководителя компании. ¦ ¦ 3.3.

Корпоративные карты для осуществления хозяйственных расходов¦ ¦выдаются только уполномоченным работникам, с которыми заключен договор о¦ ¦полной материальной ответственности. ¦ ¦ Сотрудник, которому выдана карта, получает возможность распоряжаться¦ ¦деньгами на специальном карточном счете компании. Денежные средства на¦ ¦корпоративной карте принадлежат компании. ¦ ¦ 3.4.

Список сотрудников, на имя которых оформлены именные¦ ¦корпоративные карты, приведен в приложении N 1. ¦ ¦ 3.5. Список должностей, замещение которых дает право пользоваться¦ ¦неименными корпоративными картами и распоряжаться денежными средствами¦ ¦компании, приведен в приложении N 2 (образец на с. 91). ¦ ¦ 3.6.

Для получения карты работник должен написать заявление на выдачу¦ ¦корпоративной карты на имя руководителя компании. ¦ ¦ 3.7. Учет приема и выдачи карт ведется в журнале учета корпоративных¦ ¦карт (приложение N 3). ¦ ¦ 3.8.

Ответственность за сохранность корпоративной банковской карты, а¦ ¦также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных¦ ¦лимитов несет держатель корпоративной карты. ¦ ¦ Об утере или хищении корпоративной банковской карты держатель обязан¦ ¦незамедлительно сообщить в кредитную организацию, выдавшую карту, с целью¦ ¦блокирования операций.

Если по вине держателя карты счет не будет¦ ¦своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с¦ ¦держателя карты. ¦ ¦ 3.9. Сведения о ПИН-коде карты являются конфиденциальной информацией.¦ ¦Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим¦ ¦лицам. ¦ ¦ 3.10.

Основанием для использования корпоративной банковской карты¦ ¦является приказ о командировании работника, служебная записка или¦ ¦утвержденная смета хозяйственных расходов компании. ¦ ¦ 3.11. Операции по карте работник — держатель карты может проводить¦ ¦только в пределах лимита, установленного для карты по договору с¦ ¦банком-эмитентом. ¦ ¦ 3.12.

При приобретении канцелярских товаров, нормативно-справочной¦ ¦литературы и оплаты иных хозяйственных расходов размер разового платежа¦ ¦корпоративной картой не может превышать 50 000 руб. по одному договору¦ ¦(счету). ¦ ¦ 3.13. Лимит для снятия наличных на территории РФ устанавливается в¦ ¦размере 100 000 руб. в день. Снимать наличную иностранную валюту на¦ ¦территории РФ не разрешается.

¦ ¦ 3.14. Лимит для снятия наличных за пределами территории РФ¦ ¦устанавливается в размере, эквивалентном 100 000 руб. в день. ¦ ¦ 3.15. За пределами территории РФ корпоративные карты разрешается¦ ¦использовать только для оплаты командировочных и представительских¦ ¦расходов. Оплата корпоративной картой за пределами РФ хозяйственных¦ ¦расходов не допускается.

Суммы, израсходованные на эти цели, к возмещению¦ ¦не принимаются, они удерживаются из зарплаты работника, нарушившего¦ ¦данный пункт. ¦ ¦ 3.16. Сотрудники, чья работа связана с постоянными командировками,¦ ¦имеют право не сдавать корпоративную карту в течение трех месяцев. Для¦ ¦других работников срок определяется индивидуально, но не более одного¦ ¦месяца. ¦ ¦ 3.17. Авансовый отчет о денежных средствах, использованных¦ ¦посредством корпоративной банковской карты, представляется в порядке и¦ ¦сроки, предусмотренные п.

Примерное положение о порядке использования корпоративных банковских карт

п. 2.2 и 2.3 настоящего Положения. ¦ ¦ 3.18. В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое¦ ¦использование корпоративной банковской карты, взимание с виновного¦ ¦работника использованной не по назначению суммы осуществляется в¦ ¦соответствии со ст. ст.

238, 241 и 248 Трудового кодекса Российской¦ ¦Федерации. ¦ ¦ 3.19. Вернуть израсходованную не по назначению сумму работник должен¦ ¦в кассу компании в течение 10 рабочих дней со дня утверждения авансового¦ ¦отчета. В противном случае она будет удержана из зарплаты.

¦ —————————————————————————

Источник — «Зарплата», 2014, № 4

(Как учитывать использование сотрудником корпоративной карты компании)

Корпоративные банковские карты получили широкое распространение. Ведь благодаря таким картам подотчетные суммы можно выдавать в «безналичном порядке».

А дальше уже сам работник либо рассчитывается этой картой, либо снимает с нее в случае необходимости наличные деньги. Организация же оперативно получает информацию о расходовании денег.

Обычно с помощью карты подотчетники оплачивают командировочные и представительские расходы.

Мы расскажем о том, как учитывать рублевые карты и расчеты по ним.

Что такое корпоративная карта

Корпоративная банковская карта — это платежное средство, предназначенное для совершения работниками организации (держателями карт) операций с ее деньгами, находящимися в банке .

Корпоративная карта открывается в банке на имя конкретного сотрудника, уполномоченного организацией на совершение операций по карте (то есть она является именной).

Но деньги на этой карте принадлежат не сотруднику, а организации.

Внимание!Корпоративная банковская карта всегда именная.

Сотрудник, которому выдана карта, получает возможность распоряжаться деньгами на банковском счете организации. Однако проводить операции держатель карты может только в пределах лимита, указанного в договоре с банком .

На практике, как правило, используют корпоративные карты двух видов :

(или) расчетные, когда расчеты проводятся за счет денежных средств организации на счете в банке либо овердрафта (краткосрочного кредита, предоставляемого банком по договору банковского счета при недостаточности или отсутствии на банковском счете организации денежных средств без заключения кредитного договора);

(или) кредитные, когда расчеты проводятся за счет кредита, предоставляемого банком по кредитному договору.

Пункт 1.4 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утв. ЦБ РФ 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение).
Пункт 1.5 Положения.

Получаем корпоративную карту

Корпоративные карты выпускаются к банковскому счету, предназначенному только для совершения операций с корпоративными картами (далее — карточный счет). К одному карточному счету может быть выдано несколько корпоративных карт. Операции по карточному счету отражаются на счете 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Карточный счет». При зачислении на него денег:

(если) выпущены расчетные карты, то перечисление денег с расчетного счета на карточный отражается по дебету счета 55 в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетные счета»;

(если) выпущены кредитные карты, то зачисление кредита на карточный счет отражается по дебету счета 55 и кредиту счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

При погашении задолженности и процентов по кредитным картам делается проводка по дебету счета 66 и кредиту счета 51.

Внимание!Блокировка одной карты не означает блокировки всего карточного счета.

Так как счет, к которому открывается карта, по сути, является обычным банковским счетом , о его открытии (закрытии) необходимо сообщать в ИФНС и во внебюджетные фонды .

Если же вы забыли это сделать, то в суде от штрафа за несообщение сведений об открытии счета можно и отбиться, если в договоре с банком будет написано, что счет предназначен для зачисления денег только от самой организации, а не от третьих лиц. Тогда карточный счет не будет соответствовать понятию «счет» в том смысле, который в него вкладывает Налоговый кодекс .

Расходы на открытие и обслуживание карты в бухгалтерском учете учитываются как прочие расходы , а в налоговом — как внереализационные .

Сама же банковская карта не представляет никакой ценности. Поэтому она не является денежным документом в том смысле, в каком этот термин упоминается в Плане счетов бухгалтерского учета. Поэтому ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете стоимость карты никак не отражается.

Источник: https://buh-experts.ru/buhuchet-korporativnyh-kart/

Форма приказа о введении в действие положения об использовании корпоративными картами

Как утвердить порядок использования корпоративной карты

К отчетам кроме документов, подтверждающих расходы, должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой. 3.

Если нет документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или если директор не утвердил авансовый отчет, то списанные с корпоративной карты суммы взыскиваются с держателя карты и будут удержаны из его заработной платы. 4.

Список работников, на имя которых оформлены корпоративные карты, приведен в приложении N 1. 5. Выдача и возврат карт ведется в журнале учета корпоративных карт по форме согласно приложению N 2. 6.

В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.

Средняя общеобразовательная школа №4 г.красноперекопска

Приложение N 1к положению от N Список работников (наименование организации) на имя которых оформлены корп оративные банковские карты ¦N¦Ф.И.О.

¦Паспортные данные¦Тип карты¦Номер карты¦ ¦п/п¦работника¦(номер, кем и ког да выдан)¦¦¦ + + + + + + ¦1¦¦¦¦¦ + + + + + + ¦2¦¦¦¦¦ + + + + + + ¦3¦¦¦¦¦ + + + + Приложение N 2к положению от N Журнал учета корпоративных карт (наименование организации) ¦Номер¦Ф.И.О.

¦Срок, на который¦Дата¦Подпись¦Дата¦Подпись¦ ¦карты¦держателя ¦карта выдана¦выдачи ¦держателя¦сдачи¦держателя¦ ¦¦карты¦работнику¦карты¦¦карты¦¦ + + + + + + + + ¦¦¦¦¦¦¦¦ + + + + + + + + ¦¦¦¦¦¦¦¦ + + + + + + + + ¦¦¦¦¦¦¦¦ + + + + + + КОММЕНТАРИЙ Форма настоящего документа приведена в качестве примера и может применяться как основа при разработке аналогичной формы с учетом специфики деятельности организации.

Приказ об утверждении положения об использовании корпоративной сотовой связи

Порядок может быть следующим: — сотрудник пишет заявление на выдачу неименной корпоративной карты с обоснованием цели предполагаемого расходования денежных средств; — уполномоченный руководитель визирует заявление работника и указывает лимит неименной карты.

Образец оформления заявления приведен ниже. Обратите внимание: никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель компании, в законодательстве не предусмотрено.

Но компания вправе самостоятельно ранжировать по должностям условия использования корпоративных карт.

Корпоративные карты выдаются на срок, определенный положением. Выдать карту на более долгий срок, отличающийся от указанного в положении компании, можно на основании распоряжении руководителя компании. Если сотрудник постоянно ездит в командировки, по отдельному распоряжению руководителя ему можно выдать корпоративную карту на более долгий срок.

Образец приказа об утверждении положения о командировках

Порядок использования корпоративных банковских карт регламентируется Инструкцией о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 18.01.2013 N 34.

Использование денежных средств находящихся на корпоративной банковской карте на предстоящие расходы определяется Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь и о признании утратившими силу некоторых постановлений Правления Национального банка Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107 (ред.

Положение о корпоративных картах

Как утвердить порядок использования корпоративной карты

¦ ¦ 3.4. Список сотрудников, на имя которых оформлены именные¦ ¦корпоративные карты, приведен в приложении N 1. ¦ ¦ 3.5. Список должностей, замещение которых дает право пользоваться¦ ¦неименными корпоративными картами и распоряжаться денежными средствами¦ ¦компании, приведен в приложении N 2 (образец на с. 91). ¦ ¦ 3.6.

Снимать наличную иностранную валюту на¦ ¦территории РФ не разрешается. ¦ ¦ 3.14. Лимит для снятия наличных за пределами территории РФ¦ ¦устанавливается в размере, эквивалентном 100 000 руб. в день. ¦ ¦ 3.15. За пределами территории РФ корпоративные карты разрешается¦ ¦использовать только для оплаты командировочных и представительских¦ ¦расходов.

Оплата корпоративной картой за пределами РФ хозяйственных¦ ¦расходов не допускается. Суммы, израсходованные на эти цели, к возмещению¦ ¦не принимаются, они удерживаются из зарплаты работника, нарушившего¦ ¦данный пункт. ¦ ¦ 3.16.

Сотрудники, чья работа связана с постоянными командировками,¦ ¦имеют право не сдавать корпоративную карту в течение трех месяцев. Для¦ ¦других работников срок определяется индивидуально, но не более одного¦ ¦месяца. ¦ ¦ 3.17.

Авансовый отчет о денежных средствах, использованных¦ ¦посредством корпоративной банковской карты, представляется в порядке и¦ ¦сроки, предусмотренные п. п. 2.2 и 2.3 настоящего Положения. ¦ ¦ 3.18.

В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое¦ ¦использование корпоративной банковской карты, взимание с виновного¦ ¦работника использованной не по назначению суммы осуществляется в¦ ¦соответствии со ст. ст. 238, 241 и 248 Трудового кодекса Российской¦ ¦Федерации. ¦ ¦ 3.19.

Раздаем корпоративные карты

Вернуть израсходованную не по назначению сумму работник должен¦ ¦в кассу компании в течение 10 рабочих дней со дня утверждения авансового¦ ¦отчета. В противном случае она будет удержана из зарплаты. ¦ —————————————————————————

Источник — «Зарплата», 2014, № 4

————————————————————————— ¦ Закрытое акционерное общество «Сладости Востока» ¦ ¦ (ЗАО «Сладости Востока») ¦ ¦————————————————————————-¦ ¦ ¦ ¦ ПРИКАЗ N 62 ¦ ¦ об утверждении списка сотрудников, имеющих право ¦ ¦ использовать корпоративные банковские карты ¦ ¦ ¦ ¦г.

Поменялось положение об использовании корпоративных банковских карт

Москва 9 января 2014 г.

¦ ¦ ¦ ¦ В связи с переходом на безналичные расчеты с подотчетными лицами ¦ ¦ ¦ ¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦ ¦ Утвердить список сотрудников, имеющих право использовать¦ ¦корпоративные банковские карты и распоряжаться денежными средствами¦ ¦на них: ¦ ¦————————————————————————-¦ ¦¦N п/п¦ Должность ¦ Ф.И.О. ¦¦ ¦+——+———————————+———————————+¦ ¦¦1 ¦Генеральный директор ¦Сладкоежка В.П. ¦¦ ¦+——+———————————+———————————+¦ ¦¦2 ¦Коммерческий директор ¦Упрямый Р.А. ¦¦ ¦+——+———————————+———————————+¦ ¦¦3 ¦Директор по закупкам ¦Скряга В.Г. ¦¦ ¦+——+———————————+———————————+¦ ¦¦4 ¦Менеджер по закупкам ¦Покупайкин Н.Л. ¦¦ ¦+——+———————————+———————————+¦ ¦¦5 ¦Аудитор ¦Ватрушкин В.С. ¦¦ ¦——+———————————+———————————¦ ¦ ¦ ¦Генеральный директор Сладкоежка В.П. Сладкоежка¦ —————————————————————————

Источник — «Зарплата», 2014, № 3

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ 3. Порядок использования корпоративных банковских карт │ │ │ │ 3.1. Корпоративная банковская карта предназначена для оплаты│ │работниками командировочных и хозяйственных расходов компании. │ │ 3.2. Выпуск корпоративной банковской карты производится согласно│ │распоряжению руководителя компании. │ │ 3.3.

Корпоративные карты для осуществления хозяйственных расходов│ │выдаются только уполномоченным работникам, с которыми заключен договор о│ │полной материальной ответственности. │ │ Сотрудник, которому выдана карта, получает возможность распоряжаться│ │деньгами на специальном карточном счете компании. Денежные средства на│ │корпоративной карте принадлежат компании. │ │ 3.4.

Список сотрудников, на имя которых оформлены именные│ │корпоративные карты, приведен в приложении N 1. │ │ 3.5. Список должностей, замещение которых дает право пользоваться│ │неименными корпоративными картами и распоряжаться денежными средствами│ │компании, приведен в приложении N 2 (образец на с. 91). │ │ 3.6.

Для получения карты работник должен написать заявление на выдачу│ │корпоративной карты на имя руководителя компании. │ │ 3.7. Учет приема и выдачи карт ведется в журнале учета корпоративных│ │карт (приложение N 3). │ │ 3.8.

Ответственность за сохранность корпоративной банковской карты, а│ │также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных│ │лимитов несет держатель корпоративной карты. │ │ Об утере или хищении корпоративной банковской карты держатель обязан│ │незамедлительно сообщить в кредитную организацию, выдавшую карту, с целью│ │блокирования операций.

Если по вине держателя карты счет не будет│ │своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с│ │держателя карты. │ │ 3.9. Сведения о ПИН-коде карты являются конфиденциальной информацией.│ │Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим│ │лицам. │ │ 3.10.

Основанием для использования корпоративной банковской карты│ │является приказ о командировании работника, служебная записка или│ │утвержденная смета хозяйственных расходов компании. │ │ 3.11. Операции по карте работник — держатель карты может проводить│ │только в пределах лимита, установленного для карты по договору с│ │банком-эмитентом. │ │ 3.12.

При приобретении канцелярских товаров, нормативно-справочной│ │литературы и оплаты иных хозяйственных расходов размер разового платежа│ │корпоративной картой не может превышать 50 000 руб. по одному договору│ │(счету). │ │ 3.13. Лимит для снятия наличных на территории РФ устанавливается в│ │размере 100 000 руб. в день. Снимать наличную иностранную валюту на│ │территории РФ не разрешается. │ │ 3.

14. Лимит для снятия наличных за пределами территории РФ│ │устанавливается в размере, эквивалентном 100 000 руб. в день. │ │ 3.15. За пределами территории РФ корпоративные карты разрешается│ │использовать только для оплаты командировочных и представительских│ │расходов. Оплата корпоративной картой за пределами РФ хозяйственных│ │расходов не допускается.

Суммы, израсходованные на эти цели, к возмещению│ │не принимаются, они удерживаются из зарплаты работника, нарушившего│ │данный пункт. │ │ 3.16. Сотрудники, чья работа связана с постоянными командировками,│ │имеют право не сдавать корпоративную карту в течение трех месяцев. Для│ │других работников срок определяется индивидуально, но не более одного│ │месяца. │ │ 3.17. Авансовый отчет о денежных средствах, использованных│ │посредством корпоративной банковской карты, представляется в порядке и│ │сроки, предусмотренные п.

Корпоративная карта: ответы на главные вопросы

4. Список работников, на имя которых оформлены корпоративные карты, приведен в приложении N 1.

5. Выдача и возврат карт ведется в журнале учета корпоративных карт по форме согласно приложению N 2.

6. В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.

Приложение N 1
к положению от _______ N __

Список работников _______________________________ (наименование организации) на имя которых оформлены корп оративные банковские карты —————————————————————————- ¦N ¦ Ф.И.О.

¦ Паспортные данные ¦Тип карты¦ Номер карты ¦ ¦п/п¦ работника ¦(номер, кем и ког да выдан)¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+—————-+—————————+———+—————-

Приложение N 2
к положению от _______ N __

Журнал учета корпоративных карт ___________________________ (наименование организации) ————————————————————————— ¦Номер ¦Ф.И.О.

¦Срок, на который¦Дата ¦Подпись ¦Дата ¦Подпись ¦ ¦карты ¦держателя ¦карта выдана ¦выдачи ¦держателя¦сдачи ¦держателя¦ ¦ ¦карты ¦работнику ¦карты ¦ ¦карты ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———+———-+—————-+——-+———+———+———-

КОММЕНТАРИЙ

Форма настоящего документа приведена в качестве примера и может применяться как основа при разработке аналогичной формы с учетом специфики деятельности организации.

Источник: https://bookerlife.ru/polozhenie-o-korporativnyh-kartah/

Корпоративная карта: ответы на главные вопросы

Как утвердить порядок использования корпоративной карты

Вместо чековых книжек банки стали переводить компании на корпоративные карты. Преимущества очевидны. Не надо ездить в банк за деньгами, а снять наличные можно в любое время. Но при работе с картами возникает много вопросов. Ответы на них в статье.

Банки борются с неучтенными наличными из-за страха потерять лицензию. Читатели прислали в редакцию десятки писем о том, что банкиры принудительно заставляют клиентов отказаться от чековых книжек и перейти на корпоративные карты. У компаний, для которых бизнес-карты в новинку, появляется множество вопросов. Мы ответили на десять самых частых из них.

Что такое корпоративные банковские карты и как их оформить?

Корпоративная карта — это карта, привязанная к специальному счету компании. Она предназначена для оплаты представительских и командировочных расходов, а также сдачи наличной выручки на счет компании через терминалы банка. Обычно банк выдает именные карты, которые оформляют на конкретных сотрудников. К счету можно привязать одну или несколько карт.

Перечень документов для оформления корпоративных карт в каждом банке разный. Но в большинстве алгоритм действий для клиентов следующий.

Шаг 1. Заключить с банком договор о выпуске и обслуживании бизнес-карт, где отображаются сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться картами. К договору надо приложить заявления сотрудников на выпуск карт и доверенности на них от компании. Формы заявлений у каждого банка свои.

Шаг 2. Открыть специальный счет для расчетов корпоративными картами и установить расходные лимиты по картам.

Шаг 3. Получить карты. В некоторых банках бизнес-карты может получить один сотрудник, у которого есть доверенность. В других — корпоративные карты выдаются только «физику», на чье имя карта выпущена, при предъявлении паспорта.

Надо ли утверждать специальное положение о корпоративных картах?

Банковские правила не регулируют порядок работы с бизнес-картами внутри компании. В то же время стоит утвердить внутреннее положение (см. образец 1). В нем надо определить круг работников, которым компания будет выдавать карты, и лимит расходования средств.

Средства на карте сами по себе не являются подотчетными, но они станут ими, когда сотрудник снимет наличные или проведет расчет корпоративной картой. Поэтому в положении необходимо записать, для оплаты каких расходов можно использовать карту (командировочных, представительских, хозяйственных), а также в какие сроки сотрудники должны отчитаться о потраченных средствах.

Как проконтролировать, чтобы работники не сняли с карт лишнее?

На каждую карту можно установить лимит расходов. Например: на снятие наличных в день, разовые расчеты корпоративной картой, операции за рубежом и др. Те же лимиты можно установить и в договоре с банком.

Чтобы сотрудники не воспользовались картой в личных целях, в положении стоит записать, что компания вправе удержать из зарплаты сотрудника все средства, за которые он не отчитался.

При этом в договоре с банком можно записать перечень телефонов, на которые будут приходить SMS-оповещения о каждой операции по счету карты.

Может ли один работник передать карту другому сотруднику?

Обычно банк оформляет именные карты на конкретных работников. Поэтому использовать карты вправе только их держатели. Но компания может прямо установить такой запрет в своем внутреннем положении. Заодно можно написать, что за сохранность карты отвечает работник, на которого она оформлена.

Можно ли снять деньги с корпоративной карты, чтобы раздать зарплату?

По общему правилу бизнес-карты не предназначены для выдачи зарплаты. Но нет и ограничений для таких операций. Поэтому кассир может снять деньги с бизнес-счета, внести их в кассу по приходнику, а затем раздать наличные сотрудникам, у которых нет банковских карт. Для этого надо оформить платежную ведомость и расходный кассовый ордер.

Вправе ли сотрудник снять с бизнес-карты свою зарплату?

Использовать корпоративную карту сотрудник вправе для оплаты командировочных и представительских расходов. Под эти расходы банк и оформляет карту.

Сотрудник, который снимает с карты средства или перечисляет их на другой счет, должен отчитаться за них, как и за наличные деньги из кассы.

Поэтому снимать деньги или использовать корпоративные карты для перечисления зарплаты и других выплат социального характера сотрудники не вправе. Для этого предусмотрен другой вид банковских карт — зарплатные.

Нужно ли требовать у сотрудника заявление о расходовании подотчетных с карты?

По общему правилу заявление нужно оформить, если компания выдает подотчетные из кассы (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).

О том, надо ли оформлять заявление о расходовании средств с карты, в банковских правилах не сказано. В то же время компания сама может установить такой порядок, чтобы знать, кто и сколько денег планирует потратить.

Когда сотрудник снимет наличные или расплатится картой, то должен отчитаться о расходах.

Как учесть деньги, которые сотрудник израсходовал в командировке?

Все деньги на бизнес-счете принадлежат компании. В момент пополнения корпоративного счета сотрудники еще не получают деньги. Значит, операции по пополнению счета отражают по дебету счета 55 «Специальные счета в банках».

А вот после оплаты картой или при снятии наличных надо сделать записи по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Обо всех операциях, проходящих по счету, к которому привязаны корпоративные карты, компания может узнать из выписки и на основании этого документа сделать записи в учете.

Можно ли оплатить картой покупки дороже 100 тыс. рублей?

Расчеты наличными между компаниями по одному договору не могут превышать 100 тыс. рублей (п. 6 Указания Банка России от 07.10.13 № 3073-У). Но, если работник платит картой, такие расчеты не считаются наличными. Поэтому лимит можно не соблюдать.

В то же время при крупных покупках (обычно более 100 тыс. рублей) банки часто требуют представить документы, подтверждающие расходы. А если работники снимают много наличных, просят пояснения, на какие цели. На запрос безопаснее ответить (см. образец 2).

Можно ли списать расходы на оформление и обслуживание карт?

За открытие и обслуживание карт банк берет комиссию. Эти суммы можно списать как расходы на услуги банка (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ). Затраты подтверждает договор и банковская выписка.

1. Экономия времени. Работник может снять деньги или пополнить счет, не посещая банк. Достаточно найти банковский терминал. Причем доступ к счету круглосуточный.

2. Безопасность. Сотрудник не потеряет деньги. А если у него украдут карту, то ее можно сразу заблокировать и ограничить доступ к счету.

3. Контроль расходов. Компания может установить лимит по расчетам корпоративной картой и подключить смс-оповещение. Это позволит в режиме реального времени контролировать, сколько тратит работник.

4. Конвертация валюты. Картой можно расплатиться за рубежом, и не надо отдельно покупать валюту. Рубли автоматически переводятся в другую валюту.

5. Сокращение расходов. Тарифы на снятие наличных с карт обычно ниже, чем при снятии наличных по чеку в банке.

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/48530-qqe-16-m3-korporativnaya-karta-otvety-na-glavnye-voprosy