Возврат в кассу выплаченные необоснованные суточные

Иск о взыскании излишне перечисленных денежных средств удовлетворен, так как факт излишне выплаченной в возмещение командировочных расходов по найму жилья суммы установлен судом и подтвержден материалами дела

Судья: Лисейкин С.В.

А-13

Судебная коллегия по гражданским делам Красноярского краевого суда в составе:

председательствующего Баимовой И.А.

судей Сударьковой Е.В., Беляковой Н.В.

при секретаре Р.

рассмотрела в открытом судебном заседании по докладу судьи Баимовой И.А.

гражданское дело по иску МО МВД России «Канский» к К.А.В. о взыскании излишне перечисленных денежных средств,

по апелляционной жалобе представителя МО МВД России «Канский» — Х.,

на решение Бородинского районного суда Красноярского края от 10 июня 2014 года, которым постановлено:

«В удовлетворении исковых требований МО МВД России «Канский» к К.А.В. о взыскании излишне перечисленных денежных средств отказать в полном объеме».

Заслушав докладчика и представителя МО МВД России «Канский» Х. (на основании доверенности от ), судебная коллегия,

установила:

МО МВД России «Канский» обратилось с иском в суд к К.А.В. о взыскании излишне выданных в связи со служебной командировкой денежных средств в размере 27 500 руб.

Требования мотивированы тем, что с К.А.В. проходил службу в МО МВД России «Канский» Приказом от N откомандирован в г. Омск для прохождения промежуточной аттестации, в связи с чем, авансом получил денежные средства на командировочные расходы в сумме 46 300 руб., в том числе за найму жилья в сумме 27 500 руб.

, исходя из нормативных размеров возмещения расходов по найму жилья в размере не более 550 рублей в сутки за 50 суток, а также суточные в сумме 10 800 руб. и денежные средства на оплату проезда в сумме 8 000 руб. По возвращению из командировки ответчик предоставил авансовой отчет от N на общую сумму 45 437,20 руб.

с приложением документов, подтверждающих данные расходы, в том числе фактические расходы на проживание во время нахождения в командировке с в размере 1 100 рублей в сутки за 50 суток, а всего в сумме 55 000 рублей.

На основании рапорта К.А.В. от об оплате расходов за проживание во время нахождения в командировке с в сумме 55 000 рублей (из расчета 1 100 рублей в сутки за 50 суток) платежным поручением от N ответчику была перечислена на возмещение командировочных расходов ранее не возмещенных по найму жилья сумма 55 000 руб.

, без учета ранее выплаченного авансового платежа за наем жилого помещения в сумме 27 500 руб. Таким образом, бухгалтер произвела переплату денежных средств из средств федерального бюджета в размере 27 500 руб. в счет оплаты командировочных расходов по найму жилья К.А.В.

, которые были им излишне получены и не возвращены в бюджет, что установлено служебной проверкой (заключение от ).

Судом постановлено приведенное выше решение.

В апелляционной жалобе представитель МО МВД России «Канский» Х.

просит отменить решение суда, ссылаясь на неверный вывод суда по существу спора, поскольку бюджетные денежные средства, излишне выплаченные работнику в возмещение командировочных расходов по найму жилья, не относятся к выплатам в качестве средств к существованию, перечисленным в ст. 1109 ГК РФ, не подлежащим возврату, поскольку имеют компенсационный характер.

Проверив материалы дела и решение суда первой инстанции, выслушав представителя истца, поддержавшего доводы апелляционной жалобы, обсудив доводы апелляционной жалобы, судебная коллегия приходит к следующему.

Как следует из материалов дела и установлено судом первой инстанции, с К.А.В. проходил службу в МО МВД России «Канский».

Приказом от N К.А.В. с направлен в командировку продолжительностью 54 дня для прохождения промежуточной аттестации в .

Из платежных поручений от N следует, что для авансирования командировочных расходов, К.А.В. были перечислены денежные средства в размере 46 300 руб., в том числе 27 500 руб. в счет возмещения расходов по найму жилья.

Кроме того, на основании авансового отчета от N, представленного ответчиком, с приложением документов о фактических расходах по найму жилого помещения за период нахождения в командировке с в сумме 55 000 рублей (из расчета 1 100 рублей в сутки за 50 суток) и его рапорта с просьбой оплатить расходы за проживание во время нахождения в командировке в размере 55 000 руб., К.А.В. в счет возмещения данных расходов, платежным поручением от N перечислены денежные средства в размере 55 000 руб.

Данные обстоятельства подтверждены приложенными в делу финансовыми документами, а также заключением служебной проверки МО МВД России «Каннский» от , установившей факт необоснованной переплаты бухгалтером Б вследствие ненадлежащего контроля оформления платежных документов 27 500 рублей К.А.В. в счет оплаты командировочных расходов, которые последний не возвратил.

Отказывая в удовлетворении требований МО МВД России «Канский» о взыскании с ответчика указанной суммы, суд первой инстанции исходил из положений ст.

137 ТК РФ, определяющей исключительные случаи взыскания с работника излишне выплаченной заработной платы, а также ст.

1109 ГК РФ, устанавливающей невозможность взыскания в качестве неосновательного обогащения денежных сумм, предоставленных гражданину в качестве средств к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки.

Учитывая, что доказательств выплаты К.А.В.

спорной суммы в результате счетной (арифметической) ошибки, либо наличия в его действиях виновных и недобросовестных действий не имеется, суд пришел к выводу об отсутствии правовых оснований для удовлетворения иска, поскольку 27 500 руб.

были излишне выплачены ответчику в счет возмещения расходов по найму жилья при нахождении в служебной командировке в связи с трудовыми отношениями сторон и были ему предоставлены в качестве средств к существованию.

Судебная коллегия не может признать верным вывод суда по существу спора, поскольку он не соответствует обстоятельствам дела и нормам материального права.

В соответствии с ч. ч.

2, 4 ТК РФ удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях. Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев: счетной ошибки; если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое; если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

По смыслу данной нормы под средствами к существованию понимаются регулярно выплачиваемые гражданину денежные суммы, обеспечивающие его повседневные потребности.

Возмещение расходов по найму жилого помещения, предусмотренные ст. 168 ТК РФ является компенсацией (абз. 1 ч. 1 ст. 165 ТК РФ) при направлении работника в служебные командировки и по своей правовой природе не является заработной платой и не относится к денежным суммам, предоставленным гражданину в качестве средств к существованию.

При таких обстоятельствах оснований для отказа в удовлетворении требований МО МВД России «Канский» о взыскании с ответчика излишне выплаченной в возмещение командировочных расходов по найму жилья суммы не имелось.

В этой связи, решение суда подлежит отмене с принятием по делу нового решения о взыскании с К.А.В.

в пользу МО МВД России «Канский» излишне выданных в связи со служебной командировкой денежных средств в размере 27 500 рублей.

Учитывая удовлетворение исковых требований МО МВД России «Канский» к К.А.В. с последнего в силу ч. 1 ст. 103 ГПК РФ подлежит взысканию в доход бюджета Канского района Красноярского края государственная пошлина в сумме 1 025 рублей, от уплаты которой истец был освобожден при подаче иска в силу закона.

Процессуальных нарушений, влекущих отмену решения, судом не допущено.

Руководствуясь ст. ст. 328, 329 ГПК РФ, судебная коллегия

определила:

Решение Бородинского районного суда Красноярского края от 10 июня 2014 года отменить. Принять по делу новое решение.

Взыскать с К.А.В. в пользу МО МВД России «Канский» излишне выданные в связи со служебной командировкой денежные средства в размере 27 500 руб.

Взыскать с К.А.В. в доход бюджета Канского района Красноярского края государственную пошлину в размере 1 025 руб.

Источник: http://www.ourcourt.ru/krasnojarskij-kraevoj-sud/2014/08/13/4093.htm

Как выдать и вернуть деньги на командировочные расходы?

При отправлении сотрудника в командировку ему необходимо выдать деньги на наем жилья, проезд и средства на суточные расходы, размер которых установлен на основании регламентных документов. Каким образом определить сумму аванса и как произвести выдачу и возврат оставшейся суммы денег, а также как поступить с перерасчетом?

Определение суммы аванса на командировку

Сумма аванса самостоятельно определяется организацией с учетом срока командировки, норм расходов по найму жилья, суточных расходов, а также стоимости проезда в место назначения и обратно. Размер суточных и нормативы должны быть прописаны в коллективном оговоре или же в локальных нормативных актах организации.

В настоящее время размер суточных установлен в размере 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для заграницы. Обращаем внимание, что организация вправе установить размер как меньше так и больше установленных сумм. Вопрос в дополнительных налогах с суточных, так при превышении данных сумм будет взиматься налог на доходы с сотрудника.

Однако стоит разумно подходить к определению размера суточных, ведь сотрудник уезжает в поезду для выполнения задач организации, а не по своей воле и устанавливая небольшие суммы означает, что ему придется тратить свои личные деньги на питание, проезд и т.д.

Выдача аванса на командировку

Порядок выдачи денежных средств из кассы предприятия определен Положением о порядке ведения кассовых операций, которое было утверждено Банком России №373-П от 12.10.2011 (далее будем указывать как Положение).

Аванс выдается из следующих денежных средств:

• Поступления в кассу организации за реализацию товара (Услуг, работ).
• Полученных с расчетного счета.

Аванс не выдается из денег, полученных от граждан для оплаты в пользу третьих лиц (к примеру по договору поручения в счет оплаты за услуги связи).

Важно! Получить деньги на командировку в под отчет может лицо у которого отсутствует задолженность по полученным ранее авансам.

Выдача командировочных производится по следующим основаниям:

• При наличии приказа, составленного по форме Т-9 (коллективная форма Т-9а).
• Заявления работника о сумме аванса и сроке выдачи с визой директора.

Выдача денег производится по расходному кассовому ордеру, который оформляется в одном экземпляре.

В “расходнике” работник должен от руки прописью записать сумму полученных денег (рубли пишутся прописью, а копейки цифрами, к примеру, пять тысяч рублей 38 копеек), а после поставить свою роспись в получении.

Деньги необходимо пересчитать  присутствии кассира, ибо в противном случае претензии по отсутствующим суммам приниматься не будут.

После выдачи денег из кассы бухгалтер подписывает “расходник” после ставят на нем свою подпись главный бухгалтер и руководитель. Денежные средства могут быть выданы как сотруднику лично – по паспорту, так и доверенному лицу по доверенности и паспорту. При много разовой доверенности необходимо приложить ее копию к расходнику, а оригинал останется у кассира.

Порядок отчета по командировочному авансу

После прибытия из командировки сотруднику необходимо предоставить в течение 3-х рабочих дней авансовый отчет, составленный по форме №АО-1 (Согласно постановления п.4.4).

В нем нужно отразить произведенные расходы в поездке согласно первичным документам, которые прикладываются к отчету (товарные чеки, кассовые, транспортные документы и т.п.).

Первичные документы желательно пронумеровать в соответствии с записями отчета.

Возврат подотчетной суммы в кассу, если образовался остаток

В том случае, если в поездке была израсходована не вся сумма аванса, его необходимо вернуть в организацию в соответствии с порядком, прописанным в п. 3.1 и 3.2 Положения.

Возврат подотчетной суммы в кассу производится по приходному кассовому ордеру 0310001 (ПКО) кассиром предприятия (Положение п. 3.4).  При этом следует проверить первичные документы, подтверждающие расход денег и отраженные в приходно-кассовом ордере.

Принимать купюры и монеты необходимо поштучно в присутствии подотчетного лица, чтобы не возникло лишних вопросом, если сумма будет разница. Пересчитанную сумму следует сравнить с суммой, отраженной в ПКО.

И если разницы нет, подписывает приходник и ставит печать (штамп), а подотчетному лицу возвращает квитанцию к приходнику. Если сумма меньше, то отчитывающийся работник должен до внести отсутствующую сумму.

Что делать если сотрудник отказывается до внести отсутствующую сумму:

• Возвращается внесенная сумма денег.
• Приходник перечеркивается и передается руководителю или главному бухгалтеру, а после вновь оформляется ПКО согласно фактической сумме денег.

Работодатель вправе вернуть недостающую сумму денег с заработной платы сотрудника, если то не произошло в установленные сроки.

Если сотрудник добровольно согласился вернуть образовавшийся долг, то по соответствующему заявлению из его заработной платы можно удерживать в счет погашения долга не более 20% начисленной ему зарплаты (ТК РФ ст. 137, ч.2, ст. 138 ч.1). При этом необходимо издать приказ руководителем, но не позже месяца с установленного срока возврата неизрасходованный суммы аванса (ТК РФ ст. 248 ч.1).

Если работник отказывается вернуть не истраченную сумму добровольно, то произвести это можно только в судебном порядке, подав иск о возмещении ущерба. Суммы взыскиваются по исполнительным листам.

Для того, чтобы решить обоснованность перерасхода необходимо проверить следующее:

• Были ли потрачены деньги по целевому назначению.
• Наличие подтверждающих расходы документы и оправдывающих произведенные выплаты.
• Документы и подотчет были оформлены правильно.

Если условия выполнены, то работнику необходимо выдать потраченную им сумму по расходному кассовому ордеру 0310002. Дату и номер РКО нужно указать в соответствующей строке авансового отчета, которая обозначена как “Перерасход выдан по ордеру”.

Окончательно рассчитаться с работником необходимо в установленный руководителем срок (Положение п. 4.4), который должен быть разумным, ибо сотрудник может обратиться в суд с требованием компенсации за задержу и суммы долга (ГК РФ ст.395).

Порой, из-за отсутствия денежных средств в кассе возврат сумм сотруднику произвести в установленные сроки может не получиться. В таком случае сторонам необходимо договориться об установлении нового срока или о компенсации долга частями.

Полезные статьи
Суточные в 2017 году.

Источник: https://infportal.ru/kadry/kak-vydat-i-vernut-komandirovochnye.html

Как происходит возврат подотчетной суммы в кассу

Возврат подотчетной суммы в кассу это тот процесс, с которым рано или поздно приходится сталкиваться любой компании. Такое происходит в случаях, когда подотчетному лицу была выдана определённая денежная сумма, но он всю ее не потратил.

Данный работник в такой ситуации обязан вернуть оставшиеся средства в кассу предприятия, а после этого предоставить бухгалтерский отчет и всех произведенных расходах.

Но как возвращать подотчетные средства? И какие неожиданные ситуации могут возникнуть? Обо всем этом подробней мы поговорим в данной статье.

Общая информация

Компании предоставляют сотрудникам под отчет деньги на расходы в командировках и проводят это через кассу либо при помощи зарплатной карточки работника. Имеет ли право работник сам выбрать, как вернуть деньги:

• В кассу;
• На расчетный счет или;
• При помощи удержания из его дохода.

О наличии дебиторской задолженности и в частности о полной сумме работника следует оповестить заранее и официально. Подотчётный сотрудник обладает правом:

• Согласиться с представленным ему вердиктом;
• Попытаться его оспорить.

Возврат оставшихся, неиспользованных денег должен быть произведён в течение ближайших трех суток с момента завершения срока возврата выданного под отчет аванса (данный момент рассмотрен в УБР № 3210-У, п. 6.3).

Но данное правило допустимо применять только в случае возврата наличности. При необходимости вернуть безналичные средства руководство организации должно установить с подотчетным работником отдельный график возврата. Каждый из процессов должен быть зафиксирован соответствующими нормативными документами организации.

Полученные от подотчётного сотрудника средства должны быть отражены в бухучете следующими проводками:

Важно: для того чтобы произвести безналичный расчет руководство должно самостоятельно установить порядок расчета с подотчётным работником.

Отличительные черты возврата

Существует несколько различных варианта средств:

• Стандартный возврат наличными средствами;
• Возврата на рублевый или валютный счета;
• Возможен возврат на расчетный счет компании.

Для того чтобы последнее стало возможным требуется в нормативных документах сделать советующую запись о том что возврат средств на расчётный счет допустим. Кроме этого уполномоченный работник обязан обозначить в качестве назначения платежа при переводе возврат подотчётных средств. Это избавит от нежелательных затруднений с налоговой инспекцией.

Также возможны ситуации, когда подотчётное лицо попросту увольняется при этом, забыв (или намеренно) вернуть средства в кассу предприятия. Если расчет с данным работником пока не был произведен, можно удержать часть денег с его зарплаты. Но данная процедура должна быть оговорена:

• Как с самим работником;
• Так и с согласия руководства.

Только после этого возможен вычет. Согласие данного работника на сделку требуется зафиксировать в заявлении, составленном подотчётным работником. Данное заявление будет обладать законной силой с момента его составления.

Именно в этот срок руководитель и должен окончательно принять решение об удержании средств с сотрудника. Если решение в установленный срок не было принято тогда взыскать невозвращенные средства можно будет только через суд.

Процесс удержания денег должен быть отражен в бухгалтерском учете при помощи проводки Д 70 К 71. Но списанная сума никак не может превышать 20 процентов от оклада сотрудника. Наче это противоречит статье 137 Трудового Кодекса.

Если же подотчётное лицо уволилось и уже успело получить, расчет тогда потребовать возврат подотчетных сумм в кассу можно будет только через суд. Аналогично и в случае если данный сотрудник не согласен с размером удержания.

Сроки возврата

Как уже писалось выше работник должен отчитаться за получение под отчет средства не позже чем через три дня после того как завершится срок на который эти деньги выдавались.

Для этого он должен предоставить главбуху и просто бухгалтеру отчет (а если их как раз нет на месте тогда руководителю) авансовый отчет с подтверждающими траты документами.

С какой именно даты следует отчитывать данный срок зависит в первую очередь от того на какие именно цели были предоставлены подотчётные деньги.

1. Если средства были предоставлены под отчет на хоз. нужды, тогда он обязан за них рассчитаться в течение трех суток с момента завершения срока, на который ему предоставлялись деньги.
2. Если средства были предоставлены под отчет на командировочные траты, тогда он должен будет отчитаться в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Процесс проверки авансового отчета, а также его утверждение начальством, а кроме этого полный расчет по нему, производится в срок, установленный самим руководителем. Это означает, что вернуть данную сумму работник должен в срок, который определит и установит сам руководитель.

Ответственность подотчётного лица

Согласно действующему трудовому кодексу (пункту 2 статьи 243) за подотчётные средства и, в особенности за нерастраченные остаточные деньги работник должен нести финансовую ответственность. Если будет обнаружена недостача или невозврат денег в кассу:

• Бухгалтер предприятия должен признать факт недостачи;
• Сотрудник перестает быть ответвлённым, подотчётным лицом.

После того как факт недостачи будет обнаружен в организации должна быть проведена инспекция и выяснены причины ее возникновения.

Сам работник должен предоставит объяснение относительно невозврату оставшихся средств, в письменном виде.

Если по каким-либо причинам подотчётное лицо отказывается объясняться относительно произошедшей недостачи, тогда согласно статье 247 трудового кодекса составляется специальный акт.

Руководство должно быть в курсе, что возврат нерастраченных подотчётных средств описывается соответствующими проводками. Это необходимо для того чтобы избежать неприятностей от налоговой инспекции.

Помимо этого стоит помнить, что заявление сотрудника может являться основанием для того чтобы удержать средства из заработной платы работника.

Если данного документа нет, тогда руководство организации не имеет право удерживать материальные средства из заработной платы. Иначе уже сама организация может понести за это наказание.

Комиссия в случае перевода

Если при перечислении денег была уплачена дополнительная комиссия за перевод, то следует выяснить должен ли подотчётный работник возмещать или нет. Данный момент в первую очередь должен зависеть от формулировки в локальном акте компании. Именно в нем и описан порядок командировочных расходов, а также в положении безналичных расчетов.

Если локальными положениями организации варианты возврата аванса нерастраченного аванса через электронный банк либо возмещения банковской комиссии по подобному переводу, тогда возвращать сотруднику средства, уплаченные в банк за данную операцию, предприятие не обязано.

В этом случае в колсоглашении либо в локальных положениях компании могут быть установлены:

• Разновидности командировочных расходов;
• Размеры данного возмещения расходов;
• Порядок возмещения;
• Способы возмещения неиспользованного аванса (например, безналичные, наличные, через электронный банк и прочие);
• Список необходимых документов, требуемых для того чтобы подтвердить все расходы (это относится и к банковской комиссии или при возврате не потраченного аванса).

Ели возмещение уплаченной комиссии перечислено в нормативных документах компании, тогда организация может учитывать ее в пункте расходов налога на прибыль, как и прочие производственные расходы.

Локальные положения организации могут содержать положения о возмещении сотруднику различных расходов производимых с разрешения руководства или без него. Это относится и к возмещениям банковской комиссии при возврате средств в режиме онлайн.

Источник: http://buh-spravka.ru/buhgalterskij-uchet/kassovye-operacii/vozvrat-podotchetnoj-summy-v-kassu.html

Командировочные расходы в 2018 году: проводки в бухгалтерском учете, отражение в смете, порядок выдачи денег

Если в фирме сотрудники выезжают из своего города для выполнения служебных заданий, то получают в кассе деньги на командировочные расходы. Затем бухгалтерия получает отчёт командированного. Бухгалтерам полезно узнать, как этот отчёт проверить, провести по бухгалтерскому учёту и не заплатить лишних налогов, все ли расходы считать обоснованными и оплачивать сотруднику.

Что относим к командировочным расходам

Работникам зачастую приходится отправляться в другие населённые пункты по служебной надобности. Такие поездки (командировки) предусмотрены законом (ст.

166 ТК РФ) и предполагают выполнение конкретных заданий.

Понятие командировки не относится к наёмным работникам, у которых вид деятельности предполагает постоянную работу в дороге (водители междугородного транспорта, проводники и т. п.).

Согласно трудовому законодательству (ст. 168 ТК РФ) работнику, направленному в командировку, необходимо оплатить:

• расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• расходы по найму жилого помещения, например, оплату проживания в гостинице;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя.

К дополнительным расходам можно отнести, например, расходы на питание в кафе, проезд на городском транспорте в населённом пункте, куда сотрудник был командирован, оплату услуг такси. Сюда же относятся и расходы на услуги связи. Особенное внимание следует уделить согласованию между командированным сотрудником и работодателем представительских расходов.

Законодательство обязывает выдать из кассы сотруднику, направленному в командировку, аванс на оплату расходов в поездке. Важно, что все расходы сотрудника будут оплачиваться бухгалтерией на основании представленных им чеков и квитанций.

Вернувшись из командировки, сотрудник в течение трёх рабочих дней составляет отчёт, по которому работодатель проведёт по бухгалтерскому учёту расходы командированного сотрудника.

Если на обоснованные и документально подтверждённые командировочные расходы сотрудник потратил личные средства, бухгалтерия возвратит человеку эти деньги.

А если документально подтверждена не вся выданная из кассы сумма командировочного аванса, то неизрасходованный остаток сотрудник возвращает в кассу или эту сумму удержат из его ближайшей зарплаты.

Величина суточных при командировках устанавливается работодателем самостоятельно. Очевидно, что такая сумма должна быть экономически обоснована.

Единой нормы суточных командировочных расходов, которая была бы обязательна для всех организаций в 2018 году, не установлено. Однако законом установлен максимальный размер суточных, который для сотрудника не будет облагаться НДФЛ: для командировок по России 700 рублей в сутки, а для командировок за границу — 2500 рублей.

Какие бухгалтерские счета используются в проводках при отражении командировочных расходов

По установленному порядку сотрудник перед отъездом в командировку получает в кассе сумму на оплату командировочных расходов по расходному ордеру формы № КО-2 (скачать здесь). Бухгалтер работодателя подготавливает документ, а сотрудник расписывается в получении денежных средств.

Выданный аванс на командировочные расходы оформлен расходным кассовым ордером

Все более широкое распространение получают безналичные расчёты организаций со своими сотрудниками. Это относится не только к зарплате, но и к перечислению подотчётных сумм, в том числе командировочных, на зарплатные карты сотрудников (письмо Минфина РФ, Казначейства РФ от 10.09.2013 № 02–03–10/37209 № 42–7.4–05/5.2–554).

На имя сотрудника разумно открыть корпоративную банковскую карту, на которую можно зачислить аванс на командировочные расходы. Это особенно удобно для сотрудников, часто выезжающих в командировку.

Вернувшийся из командировки, сотрудник составляет и предъявляет авансовый отчёт (форма № АО-1). На оборотной стороне его должны быть отображены все расходы командированного. Суточные отражают отдельной строкой. Остальные расходы (оплата за билет, плата за номер в гостинице или съёмное жильё и т. п.

) отражают на основании приложенных билетов, чеков, квитанций, оформленных надлежащим образом. Эти документы должны соответствовать положениям ст. 252 НК РФ. Иначе подтвердить расходы командированному сотруднику будет невозможно.

Авансовый отчёт при сдаче в бухгалтерию подписывает командированный (подотчётное лицо), затем на документе появляется подпись бухгалтера, который проверил отчёт. После этого отчёт подписывает главный бухгалтер и утверждает директор.

Если сотрудник, вернувшийся из командировки, не использовал часть выданного аванса, он обязан вернуть оставшуюся сумму в кассу. Эта сумма может быть удержана из ближайшей зарплаты сотрудника. Если сотруднику в командировке не хватило полученного аванса на обоснованные расходы и он потратил собственные деньги, ему возмещаются работодателем такие расходы.

Для учёта расчётов по командировкам используют счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», где по дебету отражают выданные суммы командировочного аванса, а по кредиту — расходы командированного сотрудника.

Таблица: проводки по компенсации командировочных расходов

Отдельные расходы, отражённые в авансовом отчёте, работодатель может не признать обоснованными. Эти суммы удерживают из зарплаты сотрудника, либо сотрудник самостоятельно возмещает сумму непризнанных расходов.

Таблица: проводки по суммам необоснованных затрат

В бухгалтерии проверка отчёта командированного начинается с подтверждения правильности расчёта суточных. Дневную сумму суточных умножают на количество дней командировки. В эти дни всегда входят день отъезда и день приезда. Эти даты проверяют по билетам, приложенным к отчёту.

Не имеет значения время отправления и прибытия транспорта.

Если поезд отправился 17 января в 23 часа 50 минут, то 17 января следует считать днём отъезда в командировку с платой за этот день суточных (даже если днём сотрудник находился на рабочем месте). И также днём приезда из командировки (с оплатой суточных) будем считать день, в который поезд командированного прибыл, например, в 2 часа ночи.

Командированному работнику оплачиваются все дни нахождения в пути

Суточные положено выплачивать также за выходные и праздничные дни, приходящие на срок командировки, а также за дни в пути. На выплату суточных не влияет включение стоимости питания в стоимость билета (Письмо Минфина от 02.03.2017 № 03–03–07/11901).

Расходы относят на те счета учёта, которые отражают цель работы сотрудника в командировке.

Если в приложенных к авансовому отчёту документах НДС выделен надлежащим образом (в счетах-фактурах, на бланках строгой отчётности), НДС по таким документам относим на счёт 19 и предъявляем в бюджет к вычету.

Стоимость проездного документа (билета на самолёт, автобус или поезд) возмещается работодателем. Обычно выбор категории транспорта согласовывается командируемым сотрудником с руководством, поскольку от категории транспорта зависит и стоимость билета.

Длительность командировки согласовывается работодателем и сотрудником самостоятельно и обосновывается приказом руководителя, а командировочное удостоверение оформлять с 2015 года не нужно (Постановление Правительства от 29.12.2014).

Таблица: проводки по учёту расходов командированного сотрудника

Если проезд командированного оплачивает напрямую работодатель, то билет нужно приходовать на счёте 50.3 «Касса. Денежные документы».

Налоговый учёт командировочных расходов

Российское налоговое законодательство не относит суммы, полученные от работодателя на расходы в командировке, к доходам командированного работника, поэтому такие суммы не входят в базу обложения по НДФЛ и по страховым взносам (п. 2 ст. 422 НК РФ и п. 3 ст. 217 НК РФ).

В эти необлагаемые суммы входят подтверждённые документами расходы на проезд от места расположения компании в пункт выполнения командировочного задания и обратно, а также все сопутствующие этому проезду обоснованные расходы (посадочные талоны, услуги аэропортов, оплата провоза багажа).

В состав необлагаемых сумм включены также расходы в населённом пункте, куда сотрудник был командирован. Сюда относят чеки гостиниц, чеки на оплату услуг связи.

Не облагаются налогом и суточные, но здесь установлен необлагаемый максимум: 700 рублей за день в РФ и 2500 рублей для командировки за пределы РФ. Это ограничение относится и к НДФЛ, и к страховым взносам (п. 2 ст.

Аналогично суточным производится налогообложение НДФЛ оплаты за наём жилого помещения в случае, когда не представлены документы (не более 700 рублей за день в РФ и не более 2 500 рублей за границей). Стра­хо­выми взно­сами здесь не облагается вся сумма.

В составе рас­хо­дов для расчёта на­ло­га на при­быль учитывают в полном объёме фактические командировочные расходы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), включая суточные. Эти затраты следует относить к общим расходам.

Исключение составляют оплата обслуживания в ресторане, дополнительное обслуживание в номере гостиницы и т. п. Такие расходы либо не признаются работодателем и оплачиваются за счёт личных средств командированного, либо (при согласовании с работодателем) списываются на расходы фирмы, но облагаются налогом на прибыль.

Общим основанием для приёма НДС к вычету является наличие счёта-фактуры. Для командировочных расходов можно принимать другие документы с выделенной суммой НДС, например, железнодорожные билеты (п. 1 ст. 172 НК РФ).

С 01.01.2017 услуги железной дороги по перевозке пассажиров облагаются по ставке НДС 0% (пп. 9.3 п. 1 ст. 164 НК РФ), поэтому к вычету по НДС может быть принят с оплаты за пользованию постельными принадлежностями.

Источник: https://ozakone.com/trudovoe-pravo/garantii-i-kompensatsii/komandirovochnyie-rashodyi-provodki.html

Возврат подотчетных сумм

В избранноеОтправить на почту Расчеты с подотчетными лицами проводки могут предусматривать самые разнообразные. Основные из них будут рассмотрены в этой статье.

Учет расчетов с подотчетными лицами — проводки Примеры с проводками по расчетам с подотчетными лицами Итоги Учет расчетов с подотчетными лицами — проводки Требования к оформлению кассовых операций, в том числе и к выдаче подотчетных сумм, установлены указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Но в подотчет деньги можно выдавать не только из кассы. Подотчетники — это лица, получившие денежные средства от предприятия или ИП на определенные хозяйственные (целевые) нужды и обязанные в установленный срок отчитаться по расходованию таких средств (или вернуть их остаток, если не все средства потрачены).

Оформляем возврат подотчетных сумм

Внимание

Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель. Подробно мы рассказывали в статье о том, как организовать расчеты с подотчетными лицами. Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — приходным кассовым ордером.

Также мы писали о правилах ведения кассовой дисциплины. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации.

Пример возврата в кассу Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии.
Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения.

Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

Расчеты с подотчетниками — проводки, примеры, законы

В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.

Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.

Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно.

Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации. Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно.

Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.

Отражение «подотчета» в бухгалтерском учете

Подотчетными могут быть:

• лица, работающие на предприятии или у ИП на постоянной основе;
• совместители;
• лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (п. 5 указания № 3210-У).

Денежные средства предприятия в подотчет выдаются:

• из кассы предприятия;
• в безналичной форме:

• на карту подотчетного лица;
• на корпоративную карту предприятия, доступ к которой получило подотчетное лицо.

Бухгалтерский учет подотчетных операций имеет широкий спектр возможных проводок.

Порядок расчетов с подотчетными лицами — проводки

Важно

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Ситуация: когда сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды, если срок их возврата не установлен? В день их получения. Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Как происходит возврат подотчетной суммы в кассу

Инфо

Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в указании ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан.

По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Совет: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы на хозяйственные нужды.

д.) для организации. Она выполнила задание, израсходовав не всю сумму, полученную под отчет.

15. учет расчетов с подотчетными лицами

Источник: https://3zprint-msk.ru/vozvrat-podotchetnyh-summ/

Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

Есть два способа осуществить возврат подотчетных средств:

• принести деньги в кассу учреждения, и тогда кассир самостоятельно внесет сумму на Р/С учреждения;
• перечислить задолженность самостоятельно.

Разберем, как правильно оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки для бухучета приведем в таблице.

Чтобы сотрудники самостоятельно возвращали деньги сразу на расчетный счет госучреждения, закрепите такую возможность в учетной политике или в отдельном локальном акте. Например, в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Возврат подотчетных сумм в кассу бюджетного учреждения

Сотрудник, получивший денежные средства на основании распоряжения руководителя, обязан предоставить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней с момента окончания периода, на который выдан подотчет. Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У.

Причем сотрудник сдает не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (квитанции, билеты, чеки, накладные и прочее). Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель.

Подробно мы рассказывали в статье о том, как организовать расчеты с подотчетными лицами.

Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — приходным кассовым ордером. Также мы писали о правилах ведения кассовой дисциплины. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации.

Пример возврата в кассу

Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

Операция

Дебет

Кредит

Сумма, рублей

Возврат на расчетный счет

Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.

Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.

Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.

КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:

• за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
• выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
• выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
• на госпошлины — 00000000000000000852.

Пример возврата на расчетный счет

Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей.

По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С.

В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.

В таьлице собраны проводки, которые понадобятся, чтобы отразить в бухучете возврат подотчетных сумм на счет.

Операция

Дебет

Кредит

Сумма, рублей

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/oformlyaem-vozvrat-podotchetnykh-summ