Ведение трудовых книжек и право подписи в них

Главный бухгалтер может быьь ответственным за ведение трудовых книжек

Если же нужно передать полномочия новому лицу на определенный срок, то данный приказ издается на это лицо и указывается срок действия приказа. Не запрещено срок окончания данного приказа определять событием – днем выхода на работу того работника, на которого обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возложены постоянно.

Приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, на определенный срок (на время отсутствия работника, на которого данные обязанности уже возложены).

Образец1 Нередко на практике также возникает вопрос о том, кто вносит записи в трудовую книжку единственному лицу, ответственному за ведение трудовых книжек? Полагаем, что лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Т.е. в этом случае сам себе.

Внимание

Приказ издается в произвольной форме, его формулировка может выглядеть, к примеру, так: «Назначить инспектора отдела кадров Петрову Анну Николаевну лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек». Проставляются номер приказа, дата, а также ФИО, должность и, разумеется, подпись руководителя.

Порядок ведения трудовых книжек Процедуре внесения записей в трудовые книжки работников придается очень большое значение, поэтому они должны вноситься строго по установленным правилам. Порядку ведения трудовых книжек посвящена упомянутая выше Инструкция, содержащая нормы по ведению трудовых книжек.

Правила ведения трудовых книжек в рф в 2016 году

Ведь обычно в приказ о назначении лица, ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек (например, начальника отдела кадров), вторым пунктом указывается, на кого возлагается такая ответственность в случае его отпуска, болезни, отсутствия по иным причинам. Как мы уже сказали выше, указанный приказ может быть издан на определенный срок, в том числе на период отсутствия работника, на которого обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек уже возложены.

Если можно заранее определить работника, который будет временно замещать начальника отдела кадров по любой причине его отсутствия (как правило, это другой определенный работник отдела кадров), то этого работника можно сразу указать в приказе (образец такого приказа мы привели выше).

Ответственность за ведение и выдачу трудовых книжек

А в маленькой организации может ли директор сам вести трудовые книжки? Да, это может делать сам руководитель организации. Директор издаст приказ о принятии на себя ответственности и полномочий по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

Приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Образец Каков срок действия приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками? Законом такой срок не определен.

Поэтому в приказе, которым назначается лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, работодатель может определить и срок, в течение которого работник будет ответственным за данный участок.

Работодатель может поручить работнику выполнение данных обязанностей на неопределенный срок, может ограничить данный срок определенным периодом.

Трудовые книжки. глава 2. актуальные вопросы

В данном документе отображается вся важная информация, касающаяся срока поступления на работу, увольнения, учитываются поощрительные награды и взыскания, которые служат ярким свидетельством компетентности или недостатка квалификации потенциального соискателя для будущих нанимателей. Из данной статьи вы узнаете:

• какова ответственность за неправильное хранение, учет, выдачу или ведение трудовых книжек;
• назначение ответственного за ведение трудовых книжек;
• примеры приказов о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

За ведение и учет трудовых книжек на любом предприятии принято назначать ответственного сотрудника, в роли которого могут выступать кадровые специалисты, бухгалтера или сами директора учреждений, если на предприятии трудится небольшое количество граждан.

Трудовые книжки: порядок ведения

Важно

ТК РФ такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате: – незаконного отстранения работника от работы, его увольнения или перевода на другую работу; – отказа работодателя от исполнения или несвоевременного исполнения решения органа по рассмотрению трудовых споров либо государственного правового инспектора труда о восстановлении работника на прежней работе; – задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника. Статьей 237 ТК РФ предусмотрено возмещение работодателем морального вреда, причиненного работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора.

Ответственный за ведение трудовой книжки

Для этих целей обязательно ведутся журналы учета по установленным формам:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обе эти книги должны быть обязательно прошнурованы и пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью (опломбированы) – об этом говорится в п. 41 Правил.

Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации, и в ней отражаются все операции получения и расходования бланков трудовой книжки (вкладыша в нее) с указанием серии и номера бланка.
Книга учета движения трудовых книжек ведется кадровиками.

В ней записывается информация о приеме и выдаче при увольнении всех трудовых книжек работников и вкладышах в них как принятых от работников при поступлении на работу, так и выданных работникам вновь.

Работодатель может внести изменения в трудовой договор (должностного или рабочей инструкции) лишь в связи с изменениями в организации производства и труда и исключительно с согласия работника и в порядке, определенном частью третьей статьи 32 КЗоТ. Таким образом, «назначить» работника ответственным за выполнение определенных обязанностей можно только с одновременным отражением этих обязанностей в должностной (рабочей) инструкции (трудовом договоре).

Главный бухгалтер может

Законодательство Российской Федерации предусматривает ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Лица, ответственные за ведение и выдачу трудовых книжек, в случае нарушения соответствующих правил могут быть привлечены к административной или даже уголовной ответственности.

Рассмотрим эти вопросы более подробно в нашей статье.

Отметим, что основными нормативными документами применительно к рассматриваемой нами теме являются: – Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ); – Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ); – Уголовный кодекс Российской Федерации (далее – УК РФ); – Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г.

Smm ответственным за ведение трудовых книжек

• о выполняемой им работе (приеме на работу по конкретной должности (профессии) в определенное подразделение);
• о переводах на другую постоянную работу внутри организации;
• об увольнении работника с указанием в качестве основания пункта и статьи ТК РФ;
• о награждениях и поощрениях за успехи в работе.

Информация о наложенных на работника дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносится, если только этим взысканием не является увольнение (ч. 1 ст. 192 ТК РФ). Трудовая книжка представляет собой бланк установленной Правилами формы с соответствующими степенями защиты с указанием серии и номера объемом 20 разворотов, страницы которого пронумерованы и имеют разделы, куда вносятся записи соответствующего вида (сведения о работнике (так называемый титульный лист), сведения о работе, сведения о награждениях).

Итак, в должностной инструкции (трудовом договоре) бухгалтера должно быть определен конкретный перечень обязанностей по ведению кадрового делопроизводства, в т.ч. по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек работников. О предоставлении бухгалтеру права удостоверять своей подписью записи в трудовых книжках работников также должно быть указано в должностной инструкции.

Если работодатель примет решение о делегировании бухгалтеру права подписи в трудовых книжках позже даты заключения трудового договора, он может издать соответствующий приказ о делегировании права. При таких условиях при заверении записей в трудовых книжках работников бухгалтер должен указывать свою должность.

Впрочем, выполнение обязанностей по ведению кадрового делопроизводства может быть поручено бухгалтеру в порядке совмещения должности инспектора по кадрам.

Источник: http://advokat-na-donu.ru/glavnyj-buhgalter-mozhet-by-otvetstvennym-za-vedenie-trudovyh-knizhek/

Если нет руководителя кто подпишет трудовую

Утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69. Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225. С приказом ознакомлен(а) “—“ —— 200- г.

С приказом ознакомлен(а) “—“ —— 200- г.

Инспектор по кадрам подпись А.А.

Самойлова Следует обратить внимание на то, что записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений.

В то же время инициалы в реквизите “подпись“ не являются в этом смысле сокращением, поэтому писать полностью имя, отчество необязательно. Индивидуальный предприниматель подпись В.В.

Сом Работодатель подпись А.А. Сидоров Все эти вопросы будут сняты, если индивидуальный предприниматель назначит своим приказом специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45 Правил).

Тонкости и подводные камни заверения подписью записи об увольнении в трудовой книжке

Нормы заполнения трудовой книжки достаточно точно регламентированы.

Однако проставление подписи наиболее часто производится с нарушением установленных правил.

Должен ли работник расписываться в трудовой при увольнении?

Подпись должна ставиться обязательно.

Так как трудовая является видом унифицированных документов, к ней допустимо применить нормы ГОСТ 6.30 (ред. 2003 г.)

Ведение трудовых книжек и право подписи в них

Если в организации нет отдела кадров, то руководитель может либо сам заверить трудовые книжки, либо приказом назначить сотрудника, ответственного за их ведение.

Возложить эту обязанность руководитель может, в том числе, на главного бухгалтера. Таким образом, в данной ситуации можно оформить приказ о возложении обязанностей по ведению трудовых книжек на главного бухгалтера.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух 1.

Ситуация: какие записи о работе в трудовой книжке нужно заверить подписями и печатью Записи о переводах внутри организации, работе по совместительству, присвоении дополнительной профессии и т.

№ 225)

Вход на сайт

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

о порядке ведения трудовых книжек работников поощрениях за успехи в работе, внесенные в трудовую книжку за время его работы, заверяются ПОДПИСЬЮ НАНИМАТЕЛЯ ИЛИ УПОЛНОМОЧЕННОГО ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя либо гражданина, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора, — печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя, зарегистрировавшего трудовой договор с домашним как видите (выделено автором.

) учинять такую подпись в ТК может любое уполномоченное нанимателем лицо, в том числе и кадровик. о порядке ведения трудовых книжек работников поощрениях

Онлайн журнал для бухгалтера

Подписывать важные документы может не только руководитель. Особенно остро этот вопрос стоит, когда начальство ушло в отпуск.

Кто может заместить его? Кто подпишет приказы, больничные листы и др. вместо него? Поможем сориентироваться.

Доверенность должна обязательно иметь подпись руководителя, дату подписания и печать, если фирма с ней работает.

Доверенность в любое время может быть отменена начальником. Вправе от нее отказаться и сотрудник, на которого она выписана.

Прием и — увольнение директора: кадровый учет

ШАГ 1.

Проверка кандидата в директора «на дисквалификацию». Назначение на должность директора дисквалифицированного лица (то есть лица, лишенного судом права занимать руководящие должности) чревато для организации штрафом в размере до 100 тыс.

руб. ч. 2 ст. 14.23 КоАП РФ ШАГ 2. Принятие собственниками решения о назначении директора.

69 Закона № 208-ФЗ . внеочередного общего собрания участников ООО «Акварель» Антонов Валерий Владимирович — доля в уставном капитале 50% Колмаков Александр Владимирович — доля в уставном капитале 50% 1. Москвы 15.08.2005)

Как сделать запись в трудовой книжке генерального директора?

Нужно подготовить кадровые документы для руководителя?

Форма, а также нормы ведения и хранения документа, подтверждающего стаж и характер занятости работника, зафиксированы законодательством.

Порядок внесения записей регламентируется Инструкцией Минтруда России: сначала нужно обозначить название организации; затем проставить номер отметки и дату; теперь можно вписать сведения о работе по существу; в последней графе необходимо указать реквизиты документа-основания.

Заверение записи об увольнении в трудовой книжке: тонкости и подводные камни

Во избежание проблемных ситуаций предлагаем разобраться во всех нюансах данного вопроса с помощью тщательного анализа соответствующих правовых норм.

Не будем подробно останавливаться на формулировках этой записи, поскольку современный вариант «Инструкции по заполнению трудовых книжек» доступен и включает в себя все формулировки для наиболее распространенных причин увольнения сотрудника.

Ниже рассмотрим подробнее каждый пункт всей процедуры и того, кто ее подписывает.

Но прежде чем начать, хотелось бы убедиться, что вы знаете, как выглядит запись в трудовой книжке при сокращении должности, что писать при увольнении по собственному желанию. Иначе вы просто не поймете о чем идет речь. Именоваться такой руководитель может как угодно (директор, гендиректор, президент и т.

д.)

Конференция ЮрКлуба

Учредитель? У нас нету, тока главбух, она может?

на самом деле, ничего страшного не будет, если подпишет трудовую «лицо, председательствующее на ОСУ» — тот, кто подписывал документ (протокол, решение) о прекращении полномочий гендира.

на самом деле, ничего страшного не будет, если подпишет трудовую «лицо, председательствующее на ОСУ» — тот, кто подписывал документ (протокол, решение) о прекращении полномочий гендира. Учредитель 1 (ООО владеет 100%) моё мнение, что он (директор ООО) и должен подписать, или я заблуждаюсь? ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 16 апреля 2003 г.

N 225 А кто подписывает трудовую директора об увольнении? Учредитель? может подписать сам гендиректор в последний день работы.

Источник: http://152-zakon.ru/esli-net-rukovoditelja-kto-podpishet-trudovuju-12444/

Кто ответственный за ведение трудовых книжек

Законом не установлено каких-либо требований к оформлению приказа работодателя о назначении специально уполномоченного лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и ведении каждым из таких лиц отдельной книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, поэтому он составляется в свободной форме.К сожалению, нам не удалось обнаружить какой-либо правоприменительной практики или разъяснений по данному вопросу. Поэтому, учитывая, что ситуация, изложенная в вопросе, не урегулирована законодательством, а все вышесказанное является лишь нашим экспертным мнением, рекомендуем Вам обратиться за официальными разъяснениями в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) по почте (109012, Москва, Биржевая площадь, дом 1) или посредством заполнения специальной формы обращения на официальном сайте ведомства (http://www.rostrud.ru/room/obrashcheniya-grazhdan/kremlin/).

Трудовая книжка — ведение, хранение, учет

Перечислим некоторые из них:

1. Если работодателем выступает не юридическое, а физическое лицо, то оно ни в коем случае не имеет права оформлять трудовую книжку, делать в ней записи, если для работника это место работы стало первым в жизни.
2. Закон обязывает работодателя заводить трудовые книжки на сотрудников, которые находятся на своем рабочем месте более пяти дней. Правило действует, если человек работает на постоянной основе.
3. Трудовая книжка сотрудника должна содержать в себе основные сведения о работнике, информацию о его образовании, награждениях, повышениях, переводах на новое место работы, увольнениях.

Надо ли назначать ответственного за ведение и учет трудовых книжек?

Внимание За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях — иную ответственность.

Оформление трудовой книжки впервые Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии организации в установленном порядке. До сих пор, несмотря на утвержденный Приказом Минфина РФ от 22.12.

03 N 117н Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить.

Ответственность за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками

Как правило, это сотрудник кадровой службы организации. Приведем пример приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками.
МОУ «Средняя общеобразовательная школа N 34» Приказ г. Орел от 08.08.

2011 N 332-п О назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек В целях совершенствования организации документационного обеспечения кадровой деятельности организации, обеспечения надлежащего порядка при работе с трудовыми книжками работников в соответствии с п.

45 Правил ведения и хранения трудовых книжек Приказываю: Назначить ответственным за работу с трудовыми книжками работников начальника отдела кадров О.А. Слепневу и возложить на нее организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

Утвердить должностную инструкцию начальника отдела кадров от 08.08.2011. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

У ВОССТАНОВЛЕНИЕ УТЕРЯННОЙ РАБОТНИКОМ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ВЫДАЧА ВКЛАДЫША В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ ВЫДАЧА ДУБЛИКАТА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ВЫДАЧА НОВОЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ВЫДАЧА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ НА РУКИ РАБОТНИКУ ПО ЕГО ПРОСЬБЕ.

КТО НЕСЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ВЫДАЧА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ПРИ УВОЛЬНЕНИИ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПО ТРУДОВЫМ КНИЖКАМ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ОПЕРАЦИЙ С ТРУДОВЫМИ КНИЖКАМИ ЗАПИСИ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ.

ЗАПОЛНЕНИЕ СВЕДЕНИЙ ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ИНДИВИДУАЛЬНЫМИ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯМИ ЗАПОЛНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ПО СОВМЕСТИТЕЛЯМ, В ТОМ ЧИСЛЕ ПРИ ПЕРЕВОДЕ С ВНЕШНЕГО СОВМЕСТИТЕЛЬСТВА НА ОСНОВНОЕ МЕСТО ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ВЕДЕНИЕ И ВЫДАЧУ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ЗАДЕРЖКУ ВЫДАЧИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК РЕГИСТРАЦИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА, ЗАКЛЮЧАЕМОГО ФИЗИЧЕСКИМ ЛИЦОМ — РАБОТОДАТЕЛЕМ СВЕДЕНИЯ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ О НАГРАЖДЕНИЯХ УЧЕТ ПРИОБРЕТЕНИЯ И ВЫДАЧИ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК (БУХГАЛТЕРСКИЙ, НАЛОГОВЫЙ).

Руководитель организации вправе издать приказ в свободной форме о наделении определенных сотрудников в том или ином структурном подразделении соответствующими полномочиями, соответственно, книг учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в организации тоже будет несколько. Обоснование позиции:В соответствии с п.

45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.

2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Источник: http://law-uradres.ru/kto-otvetstvennyj-za-vedenie-trudovyh-knizhek/

Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников

В организацию кадрового делопроизводства компании входит составление обязательных документов. Грамотный делопроизводитель должен иметь всю необходимую документацию и уметь делать в ней соответствующие записи правильно. В частности, ему необходимо знать правила ведения книги учета движения трудовых книжек сотрудников.

Книга учета представляет собой журнал, в котором регистрируются по специальной форме следующие данные: создание, отправление или получение трудовых книжек сотрудниками организации. Книга хранится 75 лет в соответствии со статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного 25 августа 2010 г.

Форму книги, состоящую из 13 граф, установило постановление Минтруда Российской Федерации в 2003 г. Способ заполнения книги отличается от заполнения других регистрационных книг, которые ведутся и соответственно заполняются в течение одного календарного года. Данную книгу допустимо вести в течение нескольких лет подряд, пока не будут полностью использованы все ее страницы.

Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек

Выполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги.

В данную книгу записывают:

• трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию}
• книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании}
• вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.

Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.

Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша.

Эти две даты редко совпадают, поскольку:

• согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней}
• согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.

При обнаружении факта несовпадения даты, когда сотрудника взяли на работу, и произведения записи в его трудовую книжку или вкладыша к ней, делопроизводителем в книгу учета вносится дата приема на работу.

В пятой графе указывается фамилия сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, имя и отчество полностью.

При предъявлении сотрудником трудовой книжки образца 1938 года вы увидите, что серия и номер в них отсутствуют. В данной ситуации в шестой графе следует поставить прочерк.

Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков. При регистрации указываются серия и номер бланка.

В девятой графе отражается дата и номер распоряжения или приказа, на основании которого сотрудника приняли на работу.

В десятой графе ставит свою подпись специалист отдела кадров, который принимал у сотрудника трудовую книжку или оформлял ее впервые.

Когда регистрируется вкладыш в трудовую книжку, то в десятой графе обязательно ставит свою подпись кадровик, который проводил регистрацию.

В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша.

Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации.

В остальных случаях в данной графе ставится прочерк. Это означает, что деньги с сотрудника не взимались.

Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.

Если трудовая книжка отправляется по почте, то тогда в последних двух графах должна найти отражение следующая информация:

• дата и номер уведомления (заказного письма или телеграммы), которое было отправлено сотруднику}
• дата отправки при согласии сотрудника на отправление его трудовой книжки через почту.

Кроме того, возможно указание номеров почтовых квитанций, подшитых в дело в кадровой службе, где также находятся копии отправленного сотруднику уведомления или сопроводительного письма.

Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предполагает, что при увольнении сотруднику необходимо расписаться и за трудовую книжку, и за вкладыш, если он есть.

Требования, предъявляемые к книге учета

Книга должна быть переплетена в твердой обложке. Ее страницы должны быть прошиты нитками.

Все страницы книги следует пронумеровать до того момента, когда вы начнете ее заполнять. Книгу обязательно нужно прошнуровать, а концы шнура следует приклеить с листом бумаги небольшого размера с внутренней стороны обложки.

Книгу должны опломбировать или опечатать сургучной печатью. Следует правильно расположить сургучную печать: требуется, чтобы она захватывала часть листа, выглядывающие из-под листа концы шнура и часть обложки. Когда вместо сургуча используют пломбу, тогда ее ставят на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.

В книге должна содержаться заверительная надпись, где указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц в цифрах и прописью. Заверить данную книгу собственной подписью имеет право только руководитель компании.

Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?

Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек.

Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно.

На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2002 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.

Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel заводится в организации на добровольных началах. Но следует отметить, что ею пользоваться гораздо удобнее, чем бумажным вариантом, когда нужно срочно найти важную информацию.

Так как документы компании могут храниться в электронном варианте, значит, можно формировать электронный архив данной организации.

В качестве единицы учета электронной документации принимается носитель, на который осуществляется запись файла или файлов, выступающих как программно-информационный объект и  сопроводительная документация, которая может быть в двух вариантах: бумажном и электронном.

Носителем может стать компакт-диск, винчестер, съемный жесткий диск и т.д. Для удобства можно завести и использовать журнал, в котором будет отражаться поступление и выбытие электронных документов. Кроме того, можно создать и использовать еще один вспомогательный журнал, где будут учитываться миграция и перезапись электронных документов.

Сроки хранения как бумажных, так и электронных документов являются едиными. В этом отношении никаких особенностей законодательством РФ не предусматривается.

Источник: https://hr-portal.ru/article/pravilnoe-vedenie-knigi-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek-sotrudnikov

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем.

Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу.

С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Для чего издается данный приказ

Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.

Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.

Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

Является ли приказ обязательным для каждой организации

Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.

В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.

Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.

Внимание! При этом оформлять документ необходимо даже в том случае, когда руководитель — единственный работник компании, а потому автоматически принимает обязанность по оформлению книжек. В этой ситуации он оформляет приказ, в котором указывает, что принимает данные функции на себя.

Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.

Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.

Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.

Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.

бухпроффи

Важно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи. При этом в документе нужно указывать не просто количество документов, а перечислить их владельцев пофамильно.

Скачать образец приказа

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец скачать в формате Word.

Как правильно составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Для такого рода распоряжения закон не определяет какой-то обязательной формы. Ответственное лицо для его составления может использовать фирменный бланк компании, либо оформить документ самостоятельно. Но в последнем случае необходимо обеспечить наличие на распоряжении обязательных к применению реквизитов.

Так, в верхней части документа нужно указать название организации, место ее расположения, регистрационные коды, банковские реквизиты.

Следующим этапом посередине листа записывается название документа «Приказ». Очень часто на следующей строке дается его краткое содержание – например, «О назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками.

Кроме этого, на документе должны быть проставлены его дата составления, порядковый номер и место оформления (город). Под указанным номером данный приказ в дальнейшем регистрируется в журнале распоряжений по предприятию.

Приказ начинается с вводной части. В ней необходимо указать, во исполнение каких законодательных актов он выпускается.

Обычно это включает:

1. п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
2. Постановление №225, которым приняты Правила.

Дальше идет слово «Приказываю», после чего попунктно перечисляются распоряжения:

• Назначение работника, с указанием его должности, который будет отвечать за работу с трудовыми книжками;
• Назначение сотрудника, с указанием должности и доплаты, который будет исполнять данные обязанности при отсутствии первого сотрудника на своем месте (например, во время отпуска либо болезни);
• Кто будет контролировать выполнение данного распоряжения.

Документ подписывает руководитель организации.

Внимание! После этого перечисляются сотрудники, упомянутые в тексте документа. Каждый из них должен в подтверждение знакомства с документом проставить свою подпись.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост! (1 5,00 из 5)

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-vedenie-trudovyh-knizhek.html

Правила ведения и хранения трудовых книжек

На сегодняшний день трудовая — это основной документ, подтверждающий стаж и раскрывающий профессиональный путь работника. Именно на основе этого документа смотрят стаж, рассчитывают компенсации и другие выплаты, фиксируют поощрения и награды, которыми работодатель стимулирует своего работника за добросовестное исполнение должностных обязанностей.

Какими нормами руководствоваться

Порядок ведения, заполнения и хранения подробно рассматривается в следующих документах:

Порядок оформления при трудоустройстве

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил, наниматель обязан вести ТК на каждого сотрудника, с которым заключен договор. Запись об этом должна быть внесена в течение 5 дней после выхода нового сотрудника на работу.

Если гражданин трудоустраивается впервые, то бланк ему должен выдать наниматель. Перед этим нужно получить от поступающего на работу письменное заявление на заведение трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия.

При выдаче ТК сотруднику руководитель взимает с него плату, равную расходам на ее приобретение.

Общие требования

Требования

и правила

Титульная страница

Сюда вносят персональные данные владельца трудовой книжки:

• Ф.И.О.;
• дату рождения;
• информацию об образовании;
• профессию;
• специальность.

Вся информация вносится на основании предоставленных работником документов. Инструкция по ведению трудовых книжек 2019 года не добавила каких-то новых сведений. Информация со слов работника не вносится.

После заполнения кадровый работник, который вносил информацию, ставит свою подпись и передает трудовую работнику, чтобы он проверил, все ли правильно внесено. Если все правильно, то работник ставит свою подпись. Если допущены ошибки или неточности, бланк подлежит уничтожению.

В этом случае будет заведен новый бланк трудовой, но работник за него уже ничего платить не будет, потому что ошибка была допущена работодателем.

Сведения о работе

В этом разделе указывается информация:

• о приеме на работу;
• повышении в должности;
• переводах (постоянных);
• присвоении разрядов;
• об увольнении.

Все сведения вносятся в строгом соответствии с теми формулировками, которые указаны в трудовом договоре сотрудника и соответствующем приказе. С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.

Сведения о награждениях

По сути мало чем отличается от предыдущего раздела, но есть свои нюансы. В этот раздел вносят информацию о награждении:

• государственными наградами;
• почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами;
• другими видами поощрения, предусмотренными у конкретного работодателя.

Сведения о денежных премиях, которые носят регулярный характер, в этот раздел не вносят.

Общий порядок ведения и хранения

По правилам, ответственность за сохранность бланков трудовых лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков (как минимум двое, чтобы была возможность замены). Такое решение оформляется приказом.

Приказ о ведении трудовых книжек, образец

Скачать

Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они могут храниться в отделе кадров и выдаются при оформлении работников, трудоустраивающихся впервые, а также при необходимости выдачи дубликата. Все бланки подлежат строгому учету и хранятся в соответствии с правилами.

Для учета ТК необходимо вести две книги:

• приходно-расходную книгу для учета ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании). В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа;
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ее ведет кадровая служба). В ней регистрируются все документы, принятые на хранение от работников при трудоустройстве и увольнении, с указанием серии и номера.

Книги сотрудников и вкладыши должны храниться в сейфе в отделе кадров, позволяющем обеспечить их сохранность.

ТК хранится у руководителя до дня расторжения договора с сотрудником. В отдельных случаях трудовая книжка выдается на руки гражданину для предъявления в Пенсионный фонд или органы социальной защиты. За ее хранение в это время ответственность несет владелец.

Правила выдачи копий трудовых книжек

По общему правилу, по письменную заявлению работника администрация обязана сделать копию трудовой книжки и выдать ее сотруднику в трехдневный срок с даты обращения. Копия заверяется записью, печатью организации (если есть) и подписью с расшифровкой ответственного кадрового работника.

Подробнее: как заверять копии трудовой книжки

Источник: https://clubtk.ru/pravila-vedeniya-i-khraneniya-trudovykh-knizhek