О налогах

Учет бланков дипломов

ovdmitjb

Новые правила учета бланков дипломов

С 30 марта действует Порядок заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации, а также их дубликатов*. Проанализируем его положения.

* Порядок заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов утвержден приказом Минобрнауки России от 13 февраля 2014 г. № 112.

А.Л. Опальская, профессор кафедры бухгалтерского учета и аудита Института экономики и управления Минэкономразвития России

Что изменилось

Новый порядок выдачи и учета документов о высшем образовании понадобился в связи с утверждением Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».

В частности, новые правила урегулировали процедуру заполнения и выдачи дубликатов дипломов. В отдельной строке нужно указать слово «дубликат». Записи должны вноситься в соответствии с документами, имеющимися в личном деле выпускника.

Если невозможно заполнить приложение к диплому, то дубликат выдается без него, а подпись председателя государственной экзаменационной комиссии не ставится.

С 30 марта утратила силу Инструкция о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утвержденная приказом Минобрнауки России от 10 марта 2005 г. № 65.

Кстати, сходные правила организации учета и выдачи для документов о среднем образовании предусмотрены приказом Минобрнауки России от 25 октября 2013 г. № 1186. Они действуют с 22 декабря 2013 года.
Далее подробно проанализируем правила учета бланков дипломов.

Дипломы надо правильно хранить

Бланки дипломов хранятся как документы строгой отчетности и учитываются по специальному реестру, форма которого утверждается самим учреждением. Это установлено пунктами 23–26 Порядка № 112.

Для учета выдачи дипломов и дубликатов в образовательных организациях ведутся книги регистрации выданных документов об образовании и о квалификации.

Типовая форма Книги учета бланков строгой отчетности (ф.

0504045) и порядок ее заполнения предусмотрены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Листы пронумеровываются, книга регистрации прошнуровывается, скрепляется печатью организации с указанием количества листов и хранится как документ строгой отчетности. Следует помнить, что записи в книгу производятся при любом движении бланков строгой отчетности. На каждый вид бланков должна заводиться отдельная книга. Если в учреждении видов бланков немного, то допускается ведение одной книги учета. В этом случае в книге выделяется необходимое количество страниц под каждый вид бланка.Также положения, касающиеся приобретения и хранения БСО, предусмотрены пунктами 14–17 Порядка осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утвержден постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Так, с лицом, которое принимает и выдает бланки строгой отчетности, нужно заключить договор о материальной ответственности.
 Бланки принимаются постоянно действующей комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов по акту (реестру). Акт (реестр), утвержденный руководителем, является основанием для принятия бланков документов на учет ответственным работником. Хранятся бланки дипломов в металлических шкафах, сейфах и (или) специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня место хранения опечатывается или опломбировывается.

Инвентаризация бланков документов происходит в сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денежных средств.

Полезные материалы по теме: «Студенческий билет – не бланк строгой отчетности» (№ 9, 2013), «Учет операций с аттестатами о среднем образовании» (№ 7, 2013), «Правила применения БСО образовательными организациями» (№ 6, 2013).

Учет ведется за балансом

Поступление бланков строгой отчетности отражается записью на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке 1 руб. за один бланк или по стоимости приобретения бланков. Порядок оценки устанавливается учреждением в учетной политике.
Учет ведется ответственными за их хранение лицами согласно пункту 337 Инструкции № 157н.

В связи с этим к забалансовому счету 03 «Бланки строгой отчетности» открываются соответствующие дополнительные аналитические счета. Это установлено пунктом 332 Инструкции № 157н.

Оплата договоров на приобретение и изготовление бланков строгой отчетности осуществляется образовательными учреждениями по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденным приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Внутреннее перемещение бланков строгой отчетности в образовательном учреждении отражается путем изменения места хранения и (или) смены материально ответственного лица на основании оправдательных первичных документов (например, Требования-накладной по ф. 0315006).

Выбытие бланков строгой отчетности учитывается по стоимости, по которой они ранее были приняты к учету.

Израсходованные, испорченные и недостающие бланки строгой отчетности списываются с забалансового учета на основании Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816), а при передаче другим учреждениям оформляется акт приема-передачи.

Аналитический учет по счету ведется по каждому виду бланков строгой отчетности в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц и мест хранения в Книге по учету бланков строгой отчетности (ф. 0504045).

ПРИМЕР

Академия (бюджетное образовательное учреждение), согласно утвержденной в Рособразовании заявке, приобрела и оплатила бланки документов об образовании в количестве 200 шт. на сумму 160 000 руб. за счет субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания и 150 шт.

на сумму 120 000 руб. за счет средств от приносящей доход деятельности. Учетной политикой установлено, что бланки отражаются в условной оценке один бланк – 1 руб.

По окончании учебного года выпускникам академии, прошедшим итоговую аттестацию и получившим образование на бюджетных местах, было выдано документов об образовании – 180 шт., получившим образование на платной основе – 145 шт.

Списаны по акту испорченные бланки в количестве 8 шт.

(из числа приобретенных за счет субсидии на госзадание). Данные операции будут отражены в бухгалтерском учете бюджетного учреждения следующими записями:

* Одновременно суммы выбытия отражаются на забалансовом счете 18.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/8579-novye-pravila-ucheta-blankov-diplomov

Бюджетный учет: как хранить, учитывать и списывать БСО в бюджетном учреждении

Бланки строгой отчетности (БСО) — разновидность документов, которые используются для фиксации состояния либо права на что-либо, подтверждения полученного статуса и пр. БСО подлежат особому учету, поэтому они в обязательном порядке содержат набор идентификационных параметров:

Дублировать серии и номера на бланках, имеющих отрывные части, запрещено. Исключение — бланки, которые заполняются в двух экземплярах с применением копировальной бумаги. Там идентификационные параметры повторяются. (Также см. статью о БСО в коммерческих организациях «Как создавать и учитывать бланки строгой отчетности»).

В деятельности учреждения можно выделить три направления, связанные с учетом бланков строгой отчетности:

Единого реестра БСО в России пока не существует. Основные формы бланков, которые часто используются в бюджетной сфере:

Активнее всего бланки строгой отчетности используются в медицинских и образовательных учреждениях.

Однако такие документы, как трудовые книжки или листки нетрудоспособности, необходимы в учреждениях любой отраслевой принадлежности.

Это значит, что бухгалтер должен обладать полным спектром знаний об обращении, учете и хранении БСО. Конкретный набор документов для той или иной организации зависит от специфики ее деятельности и утверждается руководителем.

Нормативные правовые акты

Для бухгалтера основополагающими нормативными правовыми актами (НПА), которые регулируют учет бланков строгой отчетности в бюджетных учреждениях, являются несколько инструкций:

Кроме того, необходимо знать отраслевые НПА, которые регламентируют структуру конкретных бланков, правила их заполнения, учета и хранения. Так, если форма школьного аттестата утверждена государственным органом (приказ Минобрнауки России от 27.08.

13 № 989 «Об утверждении образцов и описаний аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и приложений к ним»), следует применять именно ее.

Аналогичные приказы действуют для документов о высшем образовании, трудовых книжек, листков нетрудоспособности и других БСО.

Где взять бланки строгой отчетности

Обеспечивать себя необходимыми бланками строгой отчетности бюджетные учреждения должны самостоятельно. Как было сказано выше, если необходимая форма БСО утверждена госорганом, применять можно только ее. В этом случае организация приобретает нужное количество бланков у их производителя. Данные о них размещены на сайте ФНС России в разделе «Лицензии, разрешения, реестры».

Казенные и бюджетные учреждения в вопросах приобретения бланков должны опираться на положения федерального закона от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», а автономные — федерального закона от 18.07.11 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Второй вариант — самостоятельно разработать и изготовить отдельные виды бланков, например служебные удостоверения. Согласно положению об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (постановление правительства РФ от 06.05.

08 № 359), чтобы сформировать БСО, можно использовать автоматизированные системы. Печатать можно только типографским способом. Однако надо учитывать, что к автоматизированной системе предъявляется огромное число требований: защита от несанкционированного доступа, возможность сохранять уникальный номер и серию бланка и пр.

Поэтому государственные (муниципальные) учреждения зачастую предпочитают приобретать уже готовые документы.

Расходы, связанные с изготовлением и/или приобретением бланков, бухгалтер должен отнести на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Почтовые марки или маркированные конверты относят к денежным документам и учитываются на счете 0 201 35 000 «Денежные документы».

Как и где хранить БСО

Один из необходимых шагов на начальном этапе работы с БСО — назначить ответственных.

Руководитель своим приказом формирует специальную комиссию, в обязанности которой входит контроль за оборотом бланков.

С каждым членом комиссии заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Форма договора стандартна, она утверждена постановлением Минтруда России от 31.12.02 № 85.

Любое учреждение, которое использует в своей деятельности БСО, обязано обеспечить определенные условия для их хранения: в оборудованных сейфах, металлических или деревянных, обитых железными листами, шкафах или, в случае большого количества БСО, в опломбированных помещениях. Условия содержания должны исключать возможность несанкционированного доступа посторонних лиц к документации.

Для отдельных видов бланков существуют специальные правила. Например, для учета «больничных листов» разработана инструкция о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения (приказ ФСС России и Минздрава России от 29.

01.04 № 18/29). А учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним регламентируют правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя (постановление правительства РФ от 16.04.03 № 225).

Хранить копии/корешки бланков учреждение должно в течение 5 лет. После этого срока их можно утилизировать, однако делать это можно только через процедуру инвентаризации.

Бухучет бланков строгой отчетности

Согласно упомянутым выше инструкциям по применению планов счетов, изготовленные или приобретенные бланки обязательно должны получить отражение в бухгалтерском учете.

Они не являются материальными запасами, поэтому учет ведется по забалансовому счету 03 «Бланки строгой отчетности». Бухгалтер фиксирует количество БСО, которые находятся в учреждении на хранении или выданы сотрудникам.

Для этих целей счет может быть разделен на субсчета 03.1 «Бланки строгой отчетности на складе», 03.2 «Бланки строгой отчетности в подотчете» и др.

В бухгалтерском учете поступление бланков отражается по кредиту счета 302 26 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам по прочим работам, услугам».

Одновременно с этим следует отразить их поступление по дебету забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности». Основанием для учета становятся документы поставщика — накладные или акты выполненных работ.

Метод двойной записи в данном случае не применяется: фиксируются только факты поступления бланков или их выбытия.

Способ оценивания бланков надо указать в учетной политике учреждения: либо по цене приобретения, либо, что на практике встречается чаще всего, каждый бланк за 1 рубль.

Учреждение обязано вести журнал по прочим операциям (форма 0504071) по счету 03 «Бланки строгой отчетности». Журнал подшивается вместе с первичными документами, свидетельствующими о движении БСО.

Кроме того, для каждого вида бланков ведется отдельная книга учета бланков строгой отчетности (форма 0504045). В ней указывается дата получения или выдачи бланков, их количество и стоимость. По итогу отчетного периода данные анализируются, и выводится остаток. Листы таких книг нумеруются, а сами книги должны быть прошнурованы и опечатаны.

Инвентаризация и списание

БСО требуют особого подхода не только к вопросам их хранения и учета. Бухгалтеру очень важно знать, как списать бланки строгой отчетности. В случае порчи или выявленного брака такие бланки нельзя просто выбросить.

Контроль за состоянием БСО осуществляется при инвентаризации, в ходе которой следует проверить наличие и сохранность копий/корешков бланков, отсутствие брака, исправлений, соответствие сумм в копиях/корешках данным ведомостей или кассовых отчетов и пр.

По результатам инвентаризации формируется ведомость расхождений (форма 0504092), на основании которой и проводится списание обнаруженных испорченных или бракованных БСО. Процедура имеет строго определенный порядок. Первый шаг — подготовить акт о списании бланков строгой отчетности.

Он также может быть составлен в произвольной форме, однако бюджетные учреждения чаще всего используют установленную форму (форма 0504816). В акте обязательно перечисляются члены комиссии, период, за который происходит списание, дата. Кроме того, следует указать номера списываемых документов, их серии и причины списания.

После этого бланки строгой отчетности должны быть уничтожены. Дату уничтожения тоже фиксируют в акте. Документ должен быть подписан всеми членами комиссии и утвержден руководителем учреждения.

Примеры учета бланков строгой отчетности в бюджетном бухгалтерском учете

Пример 1.

Медицинское учреждение оказало услугу на сумму 1 250 рублей. При ее оплате через кассу потребителю была выдана квитанция. Данные операции будут отражены следующими записями:

операции

Дебет

Кредит

Сумма, 
руб.

Начислены доходы от оказания
медицинских услуг

2 205 03 560

2 401 01 130

1 250

Получены денежные средства
в кассу учреждения от клиента

2 201 04 510

2 205 03 660

1 250

Оформлена квитанция на выдачу денежных средств из кассы (отражено выбытие бланков строгой отчетности

из кассы)

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2016/8/11436

No related posts.