Сколько лет хранить Книгу учета по УСН

Сроки хранения документов

Согласно закону об архивном делопроизводстве от 22. 10. 2004 № 125 ФЗ в РФ организации должны сохранить архивные документы, а также документы по составу предприятия в установленные правовыми актами и федеральными законами сроки. Существуют ниже следующие сроки хранения  документов:

Архивные документы, которые образуются в ходе работы организаций местного самоуправления, государственных органов и других организаций и ИП, с указанием сроков их хранения. Данные документы относятся к типовому перечню управленческих архивных документов.

В ходе производственной  и научно – технической деятельности  организаций сроки хранения архивных документов утверждены Министерством культуры РФ.

Главным архивом утвержден типовой перечень документов, которые образуются в период работы ведомств, госкомитетов и министерств.

Сроки хранения документов в организации

Рассмотрим следующие виды документов и сроки их хранения:

• Документ подтверждающий, что сотрудник получил образование за счет фирмы, хранится не меньше четырех лет.
• Личные карточки, трудовые договоры, личные дела – 75 лет.
• Документы, связанные с аттестацией рабочих мест – 45 лет.
• Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие документы личного состава – 75 лет.
• Приказы о взысканиях, предоставленых отпуска, командировок по России – пять лет.

Сроки хранения бухгалтерских документов                                                                                 

Данные документы необходимо хранить до тех пор, пока их могут во время проверки затребовать налоговики. Исходя из пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ,  период проверки документов  может быть за последние три года. Соответственно документы нужно хранить не меньше трех лет. Однако законодательство Налоговой инспекции добавляет к данному сроку еще один год.

Об этом указано в восьмом подпункте пункта первого 23 статьи Налогового кодекса РФ. Закон гласит – налогоплательщики должны хранить документы, которые нужны для уплаты и исчисления налогов во время четырех лет.

В их число входят следующие документы: данные налогового и бухгалтерского учета, уплата налогов, осуществление расходов и документы,  подтверждающие получение доходов.

Сроки хранения первичных документов                                                                                 

Сроки хранения первичных документов, которые предусмотрены правилами ведения бухгалтерского учета, равны пяти годам. Что касается  типовых управленческих документов, то архивным законодательством предусмотрены разные сроки хранения этих документов. Лицевые счета работников надо хранить 75 лет.

  Также утверждены технология обработки учетной информации и правила документооборота в составе учетной политики организации. В положении по ведению бухгалтерского учета и в других документах, говорится также о соблюдении графика документооборота. Но как делается данный график, нигде не объясняется.

Главный бухгалтер должен обеспечить работы по созданию графика документооборота, а утверждает его руководитель организации.  Задача этого графика – обеспечение на предприятии рационального документооборота,  должен предусматривать нормальную работу всех подразделений фирмы.

  Данный график может выглядеть в виде схемы.

  Бухгалтерские отчеты и балансы, первичные документы и учетные регистры, обязательно направляются в архив. Все перечисленные документы до попадания в архив должны находиться в специально отведенных для них местах под ключом. В металлических шкафах или в сейфах должны храниться бланки строгой отчетности.

В хронологическом порядке и в переплете хранятся  первичные документы текущего месяца, обработанные вручную.

Сроки хранения кадровых документов

Копии приказов и выписки из них, заявления и личные дела, характеристики, листки по учету кадров, автобиографии, аттестационные листы: контрольных органов организации, руководителей, исполнительных и руководящих членов, а также работников имеющих ученую степень,  государственные звания и награды – в отделе кадров хранятся 75 лет. Трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел, контракты, трудовые договоры, также хранятся на протяжении 75 лет. 75 лет также хранятся характеристики работников,  не имеющих личных дел. В кадровом учете пять лет хранятся: объяснительные и докладные записки, командировочные заявления и удостоверения, выписки из приказов, которые не вошли в состав личных дел. Не менее 50 лет до востребования хранятся в кадровом учете личные документы в подлиннике, такие как дипломы, аттестаты, свидетельства, трудовая книжка. Рекомендательные письма, резюме лиц не принятых на работу, листки по учету кадров, анкеты – хранятся в кадровом учете один год.

Сроки хранения документов обновлено: Июль 28, 2017 автором: Все для ИП

Источник: https://vse-dlya-ip.ru/ucet/uchet-oplaty-truda/sroki-xraneniya-dokumentov

Сколько хранить документы ИП

По закону ИП не обязаны вести бухучет. Но, чтобы платить налоги и взносы в фонды, предприниматель ведет бухгалтерию. Чтобы сдавать отчеты, налоги, перечислять взносы, начислять зарплаты и расплачиваться с поставщиками или клиентами, бухгалтер создает документы. Всё это — документооборот.

От чего зависит бухгалтерская документация ИП

Документооборот собственника бизнеса связан с налоговым режимом, кодами экономической деятельности, местом регистрации. Пример. Продажа цветов или шаурмы в маленьком магазине за наличные с наемным продавцом.

По новому закону № 54 ФЗ вам придется купить онлайн-кассу или вести бланки строгой отчетности (БСО). Если вы продаете сами без наемных сотрудников, об онлайн-кассе можно не беспокоиться до 2019 года. С 1 июля 2018 года печатать БСО нужно будет на специальном устройстве.

Для уроков на дому или услуг по макияжу можно не регистрировать ИП. Налоги заплатите как физическое лицо. Бухгалтерию вести не нужно.

Какие бухгалтерские документы должен вести ИП в зависимости от налогового режима

На упрощенной системе налогообложения (УСН) самая простая отчетность. Предприниматели на УСН ведут только Книгу учета доходов и расходов.

Если у бизнесмена есть работники, нужно сдавать справки, сведения о численности работников в налоговую, сведения о застрахованных лицах в Пенсионный фонд.

ЕНВД — единый налог на вмененный доход, он равен 15% от доходов. ИП на ЕНВД ведут только книгу учета доходов и расходов.

Патентный режим (ПСН) подразумевает покупку патента. Пример. Вы решили ремонтировать жилье в Московской области. Годовой патент на ремонт жилья стоит 9000 рублей. Ведется только книга учета доходов. Рассчитайте сколько стоит патент, на сайте налоговой.

ОСНО — общая система налогообложения.

Хранение документов бухгалтерского учета

Применяется, если налоговые спецрежимы не подходят для деятельности. На ОСНО документов вести больше: книгу продаж НДС, книгу покупок НДС, книгу учета доходов и расходов.

Предприниматели, которые занимаются сельским хозяйством, работают на едином сельскохозяйственном налоге. Порядок ведения бухучета, как у ИП с упрощенкой.

Ведение документации ИП осложнится, если в штате есть сотрудники: нужно платить взносы, отправлять в налоговую ежеквартальные отчеты, ежегодные справки. Но бухгалтерского учета это не касается.

Документооборот ИП в зависимости от кодов ОКВЭД, регистрации и ведения экономической деятельности

Классификатор видов экономической деятельности определяет, чем занимается бизнесмен. Некоторые коды исключают применение УСН, например, если вы решили стать страховым брокером (статья 346, пункт 3 Налогового кодекса). Документооборот будет сложнее.

Если вы парикмахер, можете выбрать, что вам выгоднее: работать на УСН или купить патент. УСН рассчитывается по месту регистрации ИП, а это всегда место жительства.

Размер предполагаемого дохода в ПСН, от которого и рассчитывается стоимость патента, будет зависеть от места, где предприниматель собрался работать. Вести нужно будет только книгу учета доходов в обоих случаях.

При этом режимы можно совмещать: применять УСН на определенные виды деятельности, а патент купить для других видов и даже работать с таким патентом в другом городе. Документов при этом будет больше, учет осложнится.

Сколько хранить бухгалтерские документы ИП

Налоговые документы ИП хранятся четыре года, бухгалтерские — пять. Например, счет-фактура — это налоговый документ, потому что она применяется для учета НДС, а накладные, акты и универсальные передаточные документы — бухгалтерские, потому что фиксируют деятельность предпринимателя, его доходы и расходы.

Бухгалтерский документооборот сложный процесс, поэтому лучше хранить отчеты пять лет. На электронные документы распространяются те же правила. Срок хранения документов ИП по бухгалтерии считается с начала налогового периода.

Также может быть интересно:

Что делать, если ИП не сдавал отчетность: штрафы и последствия

Как получить кредит ИП

Как получить налоговый вычет за ККТ для ИП на УСН

Сколько лет хранить бухгалтерские документы ООО

Письмо Министерства финансов РФ
№03-11-11/104 от 30.03.2012

УСН: срок хранения первичных документов

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики по вопросу сроков хранения первичных документов индивидуальным предпринимателем, применяющим упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов, сообщает следующее.

В соответствии со статьей 346.12 Налогового кодекса РФ (далее — Кодекс) налогоплательщиками налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения, признаются организации и индивидуальные предприниматели, перешедшие на упрощенную систему налогообложения и применяющие ее в порядке, установленном главой 26.2 Кодекса.

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Кодекса налогоплательщик обязан обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, в течение четырех лет.

Следует учитывать, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Таким образом, налогоплательщики — индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, независимо от выбранного объекта налогообложения обязаны хранить данные бухгалтерского, налогового учета и другие документы четыре года, если иные сроки не установлены законодательством.

Указанный порядок распространяется на хранение документов электронных систем документооборота между банком и клиентами, в том числе систем «клиент-банк».

Заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов РФ С.В.Разгулин

Источник: https://bookerlife.ru/skolko-hranit-dokumenty-ip/

Сколько лет хранить бухгалтерские документы ООО

Этот вопрос задают себе все без исключения предприниматели, недавно открывшие предприятие и не разобравшиеся в тонкостях системы. Так сколько хранить документы ООО, год, два или больше? Подробно разобраться в этом вопросе можно прочитав по пунктам Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Сроки хранения бухгалтерских документов разные.

Что можно сказать, объединяя все подпункты? Храниться бухгалтерские документы в ООО должны как минимум до тех пор, пока есть вероятность того, что налоговая проверка их может затребовать.

Согласно статьи 89 Налогового Кодекса РФ проверке подлежит период, не превышающий трёх лет предшествующих решению о проведении этой самой проверки. То есть три года храним точно, а дальше начинается самое интересное.

Статья 23 НК РФ подпункт 8 пункта 1 отчетливо нас информирует о том, что плательщики налогов обязаны хранить документацию подтверждающую начисление налога четыре года и никак не меньше. Вот так господа. Не три года, а четыре аккуратно складируем бухгалтерскую документацию и следим, чтобы ни одна бумажка не потерялась.

Каким конкретно документам отдаём предпочтение и храним как зеницу ока?

• данные налогового бухгалтерского учёта;
• документы, подтверждающие доходы;
• документальное подтверждение расходов;
• подтверждение удержания налогов;

Как отсчитать эти четыре года? Следующий день после окончания налогового периода и есть первый день отчётного четырёхлетнего срока.

Бухгалтерский учёт также подтверждает правила хранения первичной документации. Согласно приказу « о бухгалтерском учёте» №129-ФЗ бухгалтерскую отчетность следует хранить так, как указано в правилах государственного архивного дела. Но не меньше чем пять лет после того как по ним составлялась бухгалтерская отчётность в последний раз.

Что же получается? А то, что хранить документы вы обязаны строго именно тот период, в который их может затребовать для проверки налоговая служба. То есть три года. Если в результате проверки у вас не окажется документов пятилетней давности, вас могут оштрафовать за ненадлежащее хранение документации и только.

Но не всё так просто и прозрачно в бухгалтерских и налоговых дебрях. Есть документация, которую хранить следует гораздо дольше тех сроков, о которых мы с вами только что рассуждали. Что это за документы?

1. Первичные документы на приобретение имущества. Эти документы сохраняем сколько угодно долго. Для чего это нужно. Во-первых, начисление амортизации. Во-вторых при продаже имущества нужно же где-то брать подтверждение его начальной стоимости7 также не забываем о налоге на имущество.
2. Основные средства. Для убыточных компаний статьей 283 НК предусмотрено правило уменьшения налоговой базы текущего периода за счёт убытков прошлого налогового периода. Естественно документация должна это подтверждать. Убытки можно учитывать десять последующих лет, а значит и документы должны находиться в должном порядке ( статья 283 пункт 4). Налоговые инспекторы вправе затребовать для подтверждения данных по убыткам указанным в подаваемой декларации первичные документы, подтверждающие финансовый результат.
3. Для сельских предприятий, работающих с единым сельскохозяйственным налогом также необходимо хранить документы по убыткам в течение всего периода их списания. Статья 346,6 пункт 5 НК РФ.
4. Для лиц, работающих по так называемой «упрощёнке», ЕСН. Статья 346,18 пункт 7 НК Рф.
5. Для списания безнадёжной дебиторской задолженности также необходимо иметь в наличии подтверждающие первичные документы для налоговой службы. Уничтожение подтверждающих документов лишает компанию права признания безнадёжного долга в расходах, потому как сумму подтвердить будет нечем.
6. Про акционерные общества особо распространяться не будем, так как вопрос всё же звучал, как долго нужно хранить документы ООО, а не ОАО. Так вот если кратенько, то в ОАО хранить документы для налоговой отчетности – годовую бухгалтерскую отчётность, а также устав нужно столько, сколько существует компания. Если компания идёт под ликвидацию – документы направляются в государственный архив. Нужно соглашение, заключённое с архивом заранее на данную процедуру. Если такового договора не было – в архив попадает только документ по личному составу компании. Где будут храниться остальные документы, предстоит решить председателю ликвидационной комиссии, а может конкурсному управляющему.
7. Годовые отчёты по налогам компания обязана хранить не менее 10-ти лет. квартальные – пять лет, это при наличии годовых.
8. Если квартальных отчётов нет – месячные отчеты хранятся также не менее пяти лет.
9. Книги покупок и продаж, счета-фактуры следует хранить полных пять лет со дня последней записи в журнале. Пункт 15,27 «Правил ведения журналов учёта». В Перечне типовых управленческих документов есть пункт касаемо счетов-фактур, вот там говориться о том, что хранить эти самые счета-фактуры следует пять лет и точка.

Опять же, налоговые службы при проверках должны руководствоваться законодательством о налогах и сборах. А Перечень туда не входит.

Делам вывод: сколько же времени нужно хранить документы ООО? Получается, что никак не менее пяти лет, а по основным средствам так и вообще всё время существования компании. Считать срок хранения документов нужно с первого января, следующего за тем годом, когда они были созданы.

Как хранить бумажные документы?

В учётной политике предприятия должно быть прописано, как и где следует хранить документацию, а также, назначено ответственное лицо за исполнение данного пункта или даже комиссия, состоящая из наиболее квалифицированных сотрудников.

Кстати, необязательно хранить документацию в офисе. Законом не запрещено выбирать для хранения другие места, например, специализированные архивные фирмы. А вот акционерное общество обязано по закону хранить такие документы, как годовые отчеты и устав именно там, где находится головной офис.

Кстати, хранение документации в электронном виде разрешено законом с маленькой оговоркой, что на документах обязательно будет присутствовать электронная подпись ответственного за составление документа лица. Для хранения документации в электронном виде компания создаёт информационную корпоративную систему.

Документы, подлежащие длительному хранению, со временем портятся и выцветают. Чтобы содержимое их было читаемо должны позаботиться ответственные за хранение лица и своевременно сделать копии.

При ликвидации фирмы документы, подлежащие длительному хранению, сдаются в архив. Если компания реорганизуется, документы передают организации-преемнику. При выделении новой компании ей достаются личные дела перешедших в новую структуру сотрудников и документы, касающиеся сферы деятельности новой компании.

Уничтожение документов. Чтобы уничтожить документ надо сначала составить акт, который подпишет руководитель компании и только тогда можно приступить непосредственно к уничтожению документов.

Причём в акте необязательно тщательно переписывать каждую из идущих на уничтожение бумаг. Достаточно переписать название однородных групп. Что считать однородными группами следует продумать самостоятельно.

К примеру, накладные – можно считать однородными документами и так далее.

Как правильно уничтожить документы?

Просто сжечь? Ответ неверный. В таком случае можно вполне заиметь проблемы с экологическими службами.

Отдать в переработку как макулатуру? Вариант хороший, но нет гарантии, что документы не окажутся у конкурирующей компании, что не есть хорошо.

Чтобы этого не произошло, папки с документами следует передать на утилизацию с оформлением накладной. Причём, вывоз документов следует произвести под контролем сотрудника компании отвечающего за хранение документации.

Просто выбросить также нельзя потому, что по законодательству работодатель обязан хранить в тайне персональные данные сотрудников.

Что остаётся? Самое правильное будет применить специальную машинку для уничтожения бумаги. В общем, решать вам как вы будете избавляться от лишних бумаг.

Чтобы не возникло желания облегчить свой документальный архив раньше положенного срока, добавлю, что отсутствие регистров бухучета или счетов-фактур налогового периода считается грубым нарушением и карается штрафом в размере пяти тысяч рублей.

И это если документов недостаёт за один налоговый период. В более тяжёлых случаях штраф будет уже не 5000, а 15 000 рублей.

При занижении налоговой базы путём утраты подтверждающих доход документов налогоплательщик выплатит штраф в размере 10-ти процентов от суммы невыплаченного налога и не меньше чем те же 15 000 рублей.

Кстати и в уголовном законодательстве есть пункты относительно обеспечения сохранности бухгалтерских документов. Если будет доказана порча документов из личной заинтересованности, причастное лицо может загреметь за решётку не менее чем на год.

А ещё имейте в виду, что проверить надлежащее хранение архивной документации в вашей организации имеют право представители архивных органов. И тут вас, согласно статьи 13.20 Кодекса Российской Федерации о нарушениях правил хранения, учёта и комплектования, а также использования архивных документов могут наказать штрафом от 300 до 500 рублей или административным внушением.

Директор компании отвечает за создание мест хранения документов и а частности архивации, а главный бухгалтер должен эти самые документы организованно сохранить и правильно передать их в архив.

Источник: https://uhelp.pro/info/nalogovoe-pravo/skolko-let-hranit-buhgalterskie-dokumenty-ooo/

Нужна ли Книга доходов и расходов �П на УСН?

РљРЅРёРіР° учета РґРѕС…РѕРґРѕРІ Рё расходов (или КУДиР) – это обязательный документ (СЃС‚. 346.24 РќРљ), помогающий индивидуальным предпринимателям вести учет РїРѕ финансовым операциям.

Ее ведут РІСЃРµ Р�Рџ, Рє которым применяется упрощенная система налогообложения, независимо РѕС‚ ее формы («РґРѕС…РѕРґС‹ РјРёРЅСѓСЃ расходы» или только «РґРѕС…РѕРґ»).

Оформление, заполнение и предъявление КУДиР строго регламентировано действующим законодательством РФ.

Однако многие индивидуальные предприниматели или забывают, или не считают нужным ведение данного учетного документа.

Если Вы хотите избежать проблем со стороны налоговой или других служб, рекомендуем ознакомиться с основными нюансами ведения и использования книги учета финансовых операций.

Ответственность за отсутствие КУДиР

Ведение Книги учета доходов и расходов является обязательным для всех организаций, применяемых упрощенку. �ндивидуальные предприниматели не являются исключением.

Отсутствие КУДиР, согласно действующему Налоговому кодексу, считается грубым нарушением. Для �П в данном случае предусмотрен штраф в 200 руб.

Однако РІ зависимости РѕС‚ серьезности нарушения его размер может быть увеличен Рё РґРѕ 10 000 СЂСѓР±.

Книга учета должна быть оформлена даже при отсутствии у предпринимателя доходов. Она может быть пустой, но готовой к предъявлению контролирующим органам.

Также многие �П упускают требование хранить КУДиР в течение 4 лет по завершении налогового года. Это правило предписано в ст. 23 НК.

Содержание и правила заполнения

КУДиР должна содержать информацию, по которой будет осуществляться исчисление налога. Некоторым �П она также нужна для заполнения деклараций.

РџСЂРё разных формах отчетности («РґРѕС…РѕРґС‹ РјРёРЅСѓСЃ расходы» или «РґРѕС…РѕРґ») используются различные варианты документа Рё методы ведения.

Главным образом в Книге отображаются данные о доходах, которые формируют налогооблагаемую базу. При этом следует учитывать, что не все поступления учитываются при расчете налога.

Состав КУДиР включает несколько разделов. Первая часть представляет собой титульный лист.

В нем указывается код фирмы по ОКУД, дата начала ведения, адрес жительства или местонахождения, номера расчетных счетов, название банка и прочее. После титульного листа идут четыре раздела.

�П заполняют только те, которые относятся к расходам и доходам. Важными требованиями к ведению КУДиР являются:

• обоснование каждой записи первичным документом;
• подтверждение исправлений печатью Рё РїРѕРґРїРёСЃСЊСЋ Р�Рџ;
• написание только РЅР° СЂСѓСЃСЃРєРѕРј языке;
• внесение записей СЃ соблюдением хронологии;
• запись каждой операции РІ отдельную строку.

Какие операции нужно вносить в КУДиР

�ндивидуальные предприниматели обязаны вносить в Книгу информацию по всем хозяйственным операциям, имеющим значение для налогообложения. Как правило, в этот перечень входят:

• поступления через кассу;
• товарная выручка;
• возвраты денег покупателям;
• перечисление аванса работникам;
• полученные СЃСѓР±СЃРёРґРёРё;
• выплата заработных плат;
• оплата больничных;
• оплата НДФЛ Рё прочее.

�сключениями, которые разрешается не вносить в КУДиР, являются выигрыши, дивиденды, призы и прочие поступления, перечисленные в п. 1.1 ст. 346.15 НК.

Бумажная и электронная версии

Источник: https://buhprocons.ru/stati/nuzhna-li-kniga-dohodov-i-rashodov-ip-na-usn/

Сроки хранения документов в таблице

Сроки хранения документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ, а также в перечне «первички», утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Рассмотрим, какие бумаги нужно держать в архиве, а какие уже можно уничтожить.

Приведем сроки хранения документов в таблице.

Cм. также статью «Сроки хранения документов в организации в 2017 году«.

Сколько лет хранить документы по налогам и бух.учету

Компании и ИП должны хранить бухгалтерские и налоговые документы, которые подтверждают доходы, расходы и сумму исчисленного налога, должны 4 года. Такой срок установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Более длительный срок хранения – 5 лет – предусмотрен Перечнем для всей «первички» (п. 362).

Чтобы избежать недоразумений и претензий контролеров, лучше ориентироваться на более длительный срок.

В таблице ниже приведены отдельные документы, для которых установлены особые сроки хранения.

Таблица: Сроки хранения бухгалтерских документов в организации в 2017 году

Скачать таблицу со сроками хранения бухгалтерских документов в Word >>

Как долго хранить кадровые документы

В 2016 году законодатели сократили срок хранения документов по личному составу (федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ). К ним относятся трудовые и гражданско-правовые договоры, личные карточки. А еще — невостребованные подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств, удостоверений.

Все эти бумаги, оформленные начиная с 2003 года, теперь можно хранить не 75 лет, как раньше, а 50 лет. А вот сроки хранения документов личного состава, оформленных раньше 2003 года, остались прежними — 75 лет.

Что касается иных кадровых бумаг, то их хранить можно значительно меньше. Мы привели сроки хранения документов в таблице ниже.

Как считать сроки хранения документов, и когда они увеличиваются

Срок хранения документов надо отсчитывать с момента окончания периода, в котором организация использовала документ. А не с того дня, когда документ был оформлен.

Пример. Сотрудник уволился 20 марта 2017 года. До какой даты должна храниться его личная карточка?

Допустим, личная карточка была оформлена после 2003 года. Тогда хранить ее надо 50 лет. Отсчитывать срока надо с 1 января 2018 года. То есть хранить карточку компания должна до 31 декабря 2068 года.

Особое правило установлено для случая, когда в компании началась выездная проверка. Если на момент, когда налоговики начали такую ревизию, срок хранения документов не истек, компания должна обеспечить их сохранность в течение всей проверки. Такое мнение высказывают судьи (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2012 г. по делу № А33-5433/2011).

Допустим, срок хранения каких-то бумаг истекает в апреле 2017 года. Но в марте в компании началась выездная ревизия. Значит, пока проверка не кончится, уничтожать эти документы нельзя.

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения документов

Выше мы рассказали, какие документы нужно хранить, привели сроки хранения документов в таблице. Теперь поговорим о штрафах.

Если компания избавится от бумаг раньше положенного срока, то инспекторы могут снять расходы или вычеты НДС, поскольку они не подтверждены документами. В результате организации будут доначислены налоги, пени и штраф. Либо инспекторы могут определить суммы налогов к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ). А это также может привести к пеням и штрафам.

Кроме того, за отсутствие первичных документов налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Кстати, законом предусмотрены штрафы и за непредставление документов, чей срок хранения не истек. Для удобства мы представили их в таблице ниже.