Регистрация журнала кассира-операциониста

Журнал кассира-операциониста. Как заполнять?

Во многих нишах бизнеса за реализацию товара или оказание услуги ведётся два варианта расчёта с клиентом — наличными деньгами и безналичным способом. Для того чтобы осуществлять принятие наличных средств почти всегда используется контрольно-кассовая техника.

Такие аппараты, называемые сокращённо ККМ или ККТ фиксируются при установке в налоговом ведомстве. Причём фиксация происходит как самой машинки, так и его контрольной ленты (ЭКЛЗ), которая потом будет пригодна для считывания информации.

Подробнее о правилах регистрации ККМ вы можете прочитать в другой статье на нашем сайте.

А вот данные по приходу и расходу с помощью контрольного аппарата записываются как раз в журнал кассира-операциониста. Записи эти делаются ежедневно, исключая те дни, когда операций совершено не было. В дальнейшем этот документ будет проверяться сотрудниками налогового управления.

Когда журнал кассира-операциониста предоставляется в ФСН

• Нужно переделать регистрацию карточки кассового аппарата.
• Журнал закончен и требуется заведение новой книги.
• В случае проверки, которая организуется и инициируется самой налоговой (отдельно о видах проверок читайте в статье на нашем сайте).

При этом законом не запрещается устанавливать любое количество кассовых аппаратов фирмой. Однако все они должны быть установлены верно и обязательно быть зарегистрированы.

Важно понимать разницу между кассой фирмы и кассой ККМ.

Так, наличные средства, которые получены при использовании контрольно-кассовой аппаратуры:

• Должны быть учтены в тот же день, когда они поступают.
• Могут быть возвращены покупателю только в тот же день, когда они поступили от него. (Для реализации процедуры возврата товара существует свой регламент, и он будет рассматриваться отдельно).
• Эти средства отсутствуют вначале смены и после закрытия.
• Средства в течение этого же дня сдаются в инкассацию, либо же в конце кассового дня — в кассу фирмы. При этом оформляется приходный кассовый ордер по окончанию смены и передаче денег.

• В денежном шкафу/ящике/сейфе средства могут быть только для размена. При этом средства выдаются вначале кассовой смены из кассы фирмы. Опять же оформляется ордер (расходный).

Важно! Грубым нарушением будет считаться закрытие кассового дня на следующий день. В случае обнаружения, на кассира будет наложены штрафные санкции в размере до 4-х тысяч рублей за одну ошибку. А фирма поплатиться суммой в размере порядка 50 тысяч рублей.

Порядок учёта кассовых данных

На каждый ККМ ведётся свой журнал кассира-операциониста. Рассчитывается один журнал примерно на 1000 дней, когда касса открывается и закрывается. После этого заводится новая книга учёта.

Что нужно, чтобы поменять журнал кассира-операциониста

Понадобятся документы, которые примет налоговое ведомство и оформит процедуру смены журнала. В пакет входят:

1. Журнал, который подлежит замене на новый
2. Новая книга. Журнал будет пустой, но предварительно его нужно прошить и заверить по всем правилам (На титульном листе нового журнала обязательно следует указать данные кассового аппарата).
3. Паспорт вашей ККМ.
4. Карточка учёта.
5. Договор с компанией, которая занимается обслуживанием кассовой машинки.
6. Последний Z-отчёт (отчёт закрытия кассы за последний день). При этом оставшиеся средства не будут переноситься на начало следующего дня.

Если документы предоставляет сотрудник фирмы, нужно будет к пакету документации приложить также и доверенность на него. Причём если речь идёт об индивидуальном предпринимателе, то доверенность нужно обязательно нотариально заверять. А организации могут предоставлять документ в свободной форме, подтверждающий, что сотрудник состоит в штате.

Что касается пакета документов для замены журнала, то лучше предварительно уточнять его состав в конкретном отделении налоговой инспекции, так как существуют небольшие региональные отличия по списку нужной документации.

Менять журнал по окончанию года необязательно. По крайней мере, нет законодательных предписаний, которые это регламентировали бы.

Для чего нужен кассовый журнал и как его ведение регулируется законом

В первую очередь использование кассовых аппаратов прописано в 54-ФЗ от 22.05.2003 года (последняя редакция — от 8 марта 2015 года). Что этот закон регламентирует:

• Определяет виды организаций, которые в обязательном порядке должны применять в своей деятельности контрольно-кассовые аппараты. (К ним не относятся ИП на «вменёнке» и ПСН, либо те, кто использует бланки строгой отчётности).
• Определяет регламент использования реестра содержащихся в технике данных.
• Определяет требования, которые применяются к предпринимателям и фирмам, использующим в своей работе кассовую аппаратуру.
• Обозначает права налоговых органов и проверяющих ККТ.

Журнал кассира-операциониста нужен, чтобы вести учёт наличных, поступивших от клиента и переданных в кассу фирмы или предпринимателя.

Все данные, полученные при ведении журнала будут учитываться, чтобы определить базу налогового обложения. В случае ИП — НДФЛ, а также налога при УСН. В случае юрлица — налога при УСН и прибыли. Также эти данные будут служить для организованного и упрощённого оборота средств при взаимодействии с покупателями (например, при возврате денежных средств за сданный товар).

Также данные из журнала часто привязываются к складской программе учёта. Это позволяет оперативно видеть уход товара и остатки.

Требования при ведении журнала кассира-операциониста

Прошивка. Возможны два варианта — либо прошивать листы, либо — весь журнал.

Подпись руководителя. Ставится на контрольном листе с расшифровкой. Когда фирма или предприниматель использует печать, то она ставится на подпись (должна попасть и на листок).

Нумерация. Номер ставится на каждом листе. При этом нет необходимости ставить номера страниц, достаточно нумеровать сами листы.

Запись в конце. Делается она на последнем листе, при этом часть попадает на контрольный листок. Запись должна звучать примерно так: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (если есть печать, то пишем „и печатью“) такое-то количество листов». Естественно вместо «такое-то» пишем итоговую цифру количества листов.

Требования к кассиру, который заполняет журнал

• Писать чернилами тёмного цвета.
• Придерживаться хронологического порядка.
• Брать данные согласно Z-отчёту из ленты ККМ.
• Конечную сумму подсчитывать на калькуляторе (не самостоятельно).
• Использовать разные строки в журнале, если за день было снято два отчёта.
• Подписывать каждый день записи. Также это должен делать руководитель, либо другое лицо с полномочиями.
• Не имеет права на ошибки, затёрки уже написанного и исправления. Поэтому в случае, когда была допущена ошибка, запись зачёркивают. Правильные данные пишут рядышком, или чуть сверху. И обязательно указывают дату, когда исправления были сделаны. После того, как ошибка исправлена, снова ставится заверительная подпись кассира, который ранее эту ошибку допустил, а также руководителем.

Только в том случае, если исправления будут оформлены верно, наказания не предусматривается.

Титульный лист

Заполнять его нужно у нового журнала, как уже писалось выше, до того как вы будете сдавать его в пакете документов в ФСН. Указывать там нужно данные о фирме, а также информацию о ККМ, которую придётся взять их паспорта аппарата.

Также титульник должен иметь инфорацию о начале и окончании журнала. Указывается и ответственное за заполнение данных лицо. Стандартно этим лицом назначается кассир, который управляет ККМ.

Примечание: ответственность лица указывается и в его трудовом договоре. А в дополнение к нему подписывается документ о материальной ответственности назначенного сотрудника.

Порядок заполнения журнала кассира-операциониста

• Первая запись — проверочная сумма. Берётся она из нулевого чека, начинающего Z-отчёт и акт начала использования ККМ.
• Контрольная сумма — 1, 11 рублей — вписывается в столбец номер шесть.
• Остаток в конце смены также составит 1,11 рублей.
• В конце последующей рабочей смены аппарата кассиру нужно будет сократить сумму поступлений как раз на размер контрольной суммы.
• Столбцы в кассовом журнале:
• Дата смены.
• Порядковый номер отдела или секции (не нужно вписывать, если нет разделения на секции).
• Фамилия заполняющего кассира с инициалами. Если журнал заполняется одним кассиром постоянно, можно вписывать только вначале страницы. В остальных строчках уже используется знак «-/-».
• Порядковый номер отчёта фискальной памяти ККМ. Брать его следует также из отчёта Z.
• Показания контрольного счётчика. Это значение обозначает количество совершённых продаж. Эту графу следует заполнять в случаях, когда кассовый аппарат отправляется в ремонт. Первые данные будут внесены сотрудником фирмы, которая осуществляет ремонт. В последующем кассир просто дублирует информацию. Чаще всего графа будет пустовать.
• Информация о нарастающем итоге, который выводится на начало смены.
• Подпись кассира.
• Подпись старшего смены, либо администратора.
• Информация накопительного счётчика на конец дня (отчёт-Z).
• Выручка за текущий день. Здесь требуется учитывать как наличные средства, так и суммы безналичного расчёта. Но вычитать при этом суммы возвратов, в случаях, когда они есть. Эту сумму можно рассчитать собственноручно, либо воспользоваться отчётом.
• Наличка, которая сдана в кассу фирмы. Чтобы определить цифру, нужно из суммы вырученных средств вычесть эквайринговый приход и возвратные суммы.
• Количество совершённых платежей совершённых с использованием документации.
• Сумма безналичной оплаты.
• Наличные средства, внесённые в кассу фирмы.
• Сумма возвратных средств по заявлениям покупателей
• Подписи кассира (столбец номер 16), администратора (17), руководителя (18).

Особенности заполнения кассового журнала

В случае возврата наличных

Основное, что нужно помнить — средства, которые получаются от клиента с использованием аппарата кассы уходят в кассу фирмы или индивидуального предпринимателя.А соответственно не хранятся дольше одно смены, и уж тем более не могут быть использованы в другую смену.

Поэтому, когда приходит клиент с желанием оформить возврат, нужно обязательно смотреть на истекший срок.Когда всё происходит в рамках одного кассового дня, то деньги за возврат кассир выдаёт из кассы ККМ. При этом оформляется акт по форме КМ-3.

В остальных случаях, когда покупатель приходит в другую кассовую смену, средства возвращаются только из кассы предприятия, а не ККМ.

Важные моменты:

• Клиент имеет полное право на возвращение товара, в случае если ему он не подошёл по одному из параметров (ассортимент, размер, цвет).
• Регламентирующий возвратные операции закон — «О защите прав потребителей».
• Существует перечень товаров, которые возврату уже подлежать не могут.
• Если клиент хочет вернуть денежные средства за товар, то ему следует написать заявление на имя руководителя фирмы. Далее у фирмы есть 14 дней, чтобы это заявление было рассмотрено, а деньги возвращены.

Эквайринг

Это операции по оплате клиентом с использованием расчётных карт.

Когда приобретение совершается с помощью эквайринга, денежные средства с карты клиента попадают на расчётный счёт фирмы. При этом в журнале кассира-операциониста, деньги эти записываются в отдельный столбец, а сумма остатка по Z-отчёту не равняется размеру налички.

Аппаратура для проведения операций эквайринга может быть предоставлена банковской организацией, с которой вы заключаете дополнительный контракт. Основной особенностью является то, что банк за каждую операцию будет брать процент.

Зачастую клиенты отказываются от покупки, только потому что у них нет с собой наличности, а фирма не принимает к оплате банковские карты. При использовании аппарата эквайринга покупателю выдаётся чек.

Утеря кассового журнала

Необходимость ведения журнала по операциям эквайринга такая же, как и в случае с наличными. А отклонение от этой необходимости ведёт к крупным штрафным санкциям в отношении как кассира, так и всей организации. Также штрафы накладываются при утере журнала.

Восстановление журнала после потери можно совершить только при помощи отчётов кассира или X-отчётам. А подобные отчёты могут предоставить лишь сотрудники обслуживающей кассовую технику фирмы.

Итог

Мы разобрали основы ведения журнала кассира-операциониста. Главный вывод, который можно сделать из всего вышесказанного — заполнение журнала — это очень скрупулёзная и ответственная работа.

Хотя при некоторой тренировке и практике, она не вызовет сложностей. Однако, если вы планируете поручить это занятие конкретному человеку, убедитесь, что он обладает достаточными качествами и навыками.

Потому что в ином случае, мелки недочёты и ошибки в заполнении приведут к штрафам со стороны проверяющих органов.

Ещё статьи по теме: «ИП без кассового аппарата», «Нужен ли для ИП на патенте кассовый аппарат», «Можно ли вносить личные средства ИП в кассу»

Источник: http://businessmens.ru/article/zhurnal-kassira-operacionista-kak-zapolnyat

Журнал кассира-операциониста для онлайн-кассы: эксперта

Журнал кассира-операциониста (КМ-4) позволяет учесть все притоки и оттоки денежных средств.

Он относится к первичным кассовым документам, которые с июля 2017 года, не являются обязательными для заполнения. Это правило касается фирм, которые полностью перешли на использование онлайн-касс.

Хотя в ФНС форму КМ-4 теперь сдавать не нужно, для целей внутреннего учета она может оказаться полезной.

Журнал кассира-операциониста – форма для регистрации денежных потоков

Переход на онлайн-кассы предполагает автоматическую передачу сведений с ККТ в налоговые органы. Необходимо ли в этом случае удостоверять факты хозяйственной жизни на бумажных носителях? В частности, нужно ли при использовании онлайн-кассы вести журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста (КМ-4) – это первичный кассовый документ, который применяется для целей учета операций по приходу и расходу наличных и безналичных денежных средств на каждом  кассовом аппарате организации; он выступает формой учета показаний счетчиков ККТ (Постановление Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»).

Журнал нужен для того, чтобы учитывать выручку, которую получила фирма за каждую смену или рабочий день. Этот документ имел обязательное значение до 2017 года, в связи с чем к нему выдвигались такие требования:

• регистр должен был быть прошнурован и пронумерован;
• журнал скрепляли подписями руководителя фирмы, главбуха, прикрепленного к фирме налогового инспектора.

Как правило, сведения с ККТ вносились ежедневно и удостоверялись подписями кассира, главного бухгалтера и руководителя организации. Все корректировки, связанные с несоответствием данных на ленте кассового аппарата и фактической суммой выручки, также прописывались в журнале КМ-4.

До введения онлайн-касс Федеральная налоговая служба (ФНС) контролировала применение субъектами бизнеса  ККТ на базе журнала кассира-операциониста (Постановление Правительства РФ об утверждении Положения о ФНС от 30 сентября 2004 года №506).

С июля 2017 года большинство российских фирм полностью перешло на использование онлайн-касс, которые мгновенно отсылают всю информацию с ККТ в налоговые органы. Нужно ли в этом случая дублировать фискальные данные в журнале?

Нужен ли журнал кассира-операциониста для онлайн-кассы?

Порядок учета актов экономической деятельности в российской бухгалтерской практике постепенно упрощается.

Примечание: Нововведение 2013 года не затронуло кассовых документов, установленных ФЗ №54 «О применении ККТ» от 22 мая 2003 года (отчет о регистрации, кассовый чек и др.). Источник: Официальный сайт ФНС

Следовательно, теперь ИП и организациям необязательно заполнять журнал. Однако это право начинает действовать только с того момента, как фирмы окончательно переходят на применение онлайн-касс.

Примечание: Субъекты предпринимательской деятельности могут в добровольном порядке использовать форму КМ-4 даже после введения онлайн-касс для целей внутреннего учета. При этом вести они его могут в произвольной форме. Источник: Российская газета

Рис. 1 Форма КМ-4 – это проверенная многолетней практикой система учета фискальных сведений.

Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста?

Форма КМ-4 может применяться фирмой на добровольной основе для учета прихода и расхода денежных средств. С июля 2017 года она нужна не для целей отчетности в ФНС, но в качестве важного внутреннего учетного документа.

Особое значение этот первичный кассовый документ имеет для ИП, в которых не ведутся иные учетные записи. Информация же о ежедневных притоках и оттоках денежных средств может стать основой для принятия управленческих решений.

Рис. 2. Отказ от журнала кассира-операциониста избавляет от лишней бумажной работы, но лишает источника сведений о притоках и оттоках средств в течение смены. Источник: Сайт RaSzp.ru

Вести журнал КМ-4 фирмы теперь могут в любой форме, однако можно воспользоваться и прежним, проверенным практикой вариантом журнала кассира-операциониста (скачать бланк).

Для того чтобы учесть притоки и оттоки денег за смену или рабочий день в документе указываются сведения:

• со счетчика ККТ – начальные и конечные – за один рабочий период;
• величина выручки, полученная за день или смену;
• объем денежных средств, израсходованных и полученных, в наличной и безналичной форме;
• средства, переданные покупателям за возвращение ими продукции на основании чеков.

Узнайте, как закрыть смену на новой онлайн кассе. 

Пошаговый процесс заполнения журнала кассира-операциониста удобнее всего на практике:

Примечание: По каждому возврату товаров покупателями составляется «Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам» или форма КМ-3. Только при ее наличии информация может быть внесена в журнал. Источник: Российская газета

Все перечисленные выше сведения вносит в журнал кассир-операционист по итогам каждой смены или рабочего дня, соблюдая ряд важных правил:

• сведения приводятся в хронологическом порядке;
• информация прописывается шариковой ручкой без помарок;
• строки КМ-4, в которых отсутствуют какие-либо сведения, помечаются прочерком;
• все вносимые в документ исправления удостоверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

Рис. 3. Первичный кассовый документ заполняется аккуратно, без помарок. Источник: Сайт Fmb.ru

Если до 2017 года перечисленные выше правила заполнения журнала не соблюдались, то документ признавался недействительным. После перехода же фирмы на онлайн-кассу ее руководство имеет право установить собственный порядок заполнения КМ-4 (в соответствии с потребностями внутреннего учета) или вовсе отказаться от этого первичного кассового документа.

Похожие темы

1. Учет денег
2. Как выглядит чек онлайн кассы

Источник: https://onlainkassy.ru/info/zhurnal-km-4-dlya-onlajn-kassy.html

Журнал кассира-операциониста

Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) — применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Код формы по ОКУД 0330104.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. 

Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации. 

Онлайн кассы нужен ли журнал кассира операциониста — Все о финансах

(10 5,00 из 5)
Загрузка…

Недавние изменения в законодательстве РФ, в особенности закон «О применении ККТ» №54-ФЗ, вызвали бурную реакцию предпринимательского сообщества. В связи с предложенными нововведениями, наиболее частым является вопрос от малого бизнеса: при использовании онлайн – кассы нужен ли журнал кассира-операциониста?

Что такое онлайн-касса

В соответствии с изменениями налогового законодательства, в 2017 году подавляющее большинство компаний, действующих в российской юрисдикции, были обязаны перейти на использование онлайн-касс.

Основным отличием подобной кассовой аппаратуры от классической ККТ заключается в прямой передаче сведений о совершаемых операциях на серверы Федеральной налоговой службы посредством подключения к сети Интернет. В остальном же, данный кассовый аппарат имеет стандартные функции в виде печатания чеков и хранении информации о них на фискальном накопителе.

Операционисту не нужно проходить специальное обучение, чтобы воспользоваться новой опцией, лишь доступ в Сеть и элементарные навыки использования кассовой техники.

Внедрение подобных нововведений в сфере ККТ назрело давно и было обусловлено огромным объемом «серого» рынка товаров и услуг на территории РФ. Многие сделки осуществляются вне закона, минуя кассовые аппараты, а значит и налоговую систему, то есть без какого-либо контроля со стороны государства.

Теперь же все, кто ведет торговлю или предоставляет услуги, должны иметь онлайн-кассу. По замыслу законотворцев, данные изменения помогут контролирующим органам намного эффективнее следить за объемом внутреннего рынка страны, что приведет к росту сбора налогов и улучшению торгового климата.

Помимо этого, это позволит навести порядок в торговле через сеть Интернет, а также защитить потребителей от недобросовестных предпринимателей и мошенников.

Для данных категорий была временно отложена обязанность установки онлайн-касс, однако с 1 июля 2018 года и они обязаны использовать кассовую технику с возможностью онлайн передачи данных в ФНС.

К 2019 году должен завершиться последний этап перехода на онлайн-кассы, их будут использовать все категории предпринимателей и организаций, в том числе и самозанятые граждане и ИП без нанятых сотрудников.

Какие документы не нужно заполнять

Новые законодательные акты автоматически аннулировали обязательное использование широкого списка документов, которые ранее заполнялись вручную.

Так, например, журналы, справочные отчеты, акты теперь будут программно формироваться в электронном виде. Кроме того, теперь не нужно в обязательном порядке заполнять первичные документы, регистрирующие приход денежных средств от покупателей.

В группу данных кассовых документов входят унифицированные формы, начиная от КМ-1 и заканчивая КМ-9.

Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) является первичным кассовым документом, отражающим расходные потоки денежных средств и их приход. Данный документ был утвержден Госкомстатом 20 лет назад, с тех пор именно в нём отражалась выручка торговой точки за рабочую смену.

До 2017 года форма являлась обязательной для всех организаций и имела достаточно четкие требования. Регистр документа должен быть пронумерован, а каждое внесение сведений с ККТ должно быть подписаны не только кассиром, но и главным бухгалтером и руководителем предприятия.

Важность документа была обусловлена необходимостью контроля Федеральной налоговой службой применения ККТ именно с помощью журнала кассира-операциониста.

Теперь же, необходимость ручного внесения данных по операциям кассовой техники стала необязательной. Данный документ в отчетных целях формируется автоматически в системе контрольно-кассового аппарата, копии чеков передаются в электронном виде в налоговую службу.

Несмотря на законодательную необязательность ведения журнала, многие руководители и бухгалтеры советуют продолжать вести отчетность, для максимально точного контроля движения денежных средств по торговым точкам и с целью более ответственного отношения кассиров к своей работе.

Документы, обязательные к заполнению

При этом, несмотря на отказ от большинства первичных кассовых документов, что сделало ведение учета более удобным, остались документы, которые обязательны к заполнению. Кроме того, появились и принципиально новые формы, которые были введены вместе с утверждением обязательного использования онлайн-касс.

Обязательна ли кассовая книга при использовании онлайн-кассы? Да, данный внутренний журнал предприятия является обязательным унифицированным регистром.

При этом руководство организации вправе самостоятельно решить, вести её в классическом бумажном варианте или воспользоваться современными технологиями и вести электронную книгу.

Для неё установлена форма КО-4, которая обязательна для всех владельцев ККТ, как старого, так и нового онлайн образца. То есть правила ведения данного документа никак не изменились и включают в себя стандартные пункты:

• Записи в документ вносятся лишь на основании кассовых ордеров, как приходных, так и расходных, каждый из которых отражается в книге;
• Остаток на конец дня, отображенный в документе, должен быть сверен с фактическим наличием денежных средств;
• Книга, которая ведется в электронном виде, в обязательном порядке должна быть распечатана, прошита и заверена.

Новые законодательные акты никоим образом не коснулись и установленных правил оформления ПКО и РКО.

Новые документы, обязательные к заполнению

Федеральный закон №54-ФЗ ввел в обиход два совершенно новых кассовых документа. Первый из них называется чеком коррекции и необходим в случае обнаружения по итогу смены превышения учтенной выручки.

Кроме того, данный документ должен быть оформлен в случае отключения электроэнергии, когда расчет с покупателями осуществляется наличными деньгами. Следует помнить, что неиспользование ККТ является административно наказуемым преступлением. В то время как данный документ позволит избежать штрафа.

Но злоупотреблять данной возможностью не стоит, по каждому подобному чеку налоговый инспектор может требовать документальных объяснений.

Вторым документом является чек с признаком «возврат прихода». Подобный чек оформляется в случае возврата клиенту денежных средств за приобретенную продукцию или полученную услугу. Документ оформляется вне зависимости от того, в какой форме денежные средства поступили от потребителя: наличными или в электронном виде.

Кроме того, повсеместное внедрение онлай-касс обосновало появление и других фискальных документов. В первую очередь, это отчеты открытия и закрытия смены, между операциями одной смены по закону не должно проходить более 24 часов. В случае если отчет об открытии смены не сформирован, касса не будет печатать кассовые чеки.

В случае необходимости достать накопитель из кассы, например при заполнении его памяти, необходимо быть уверенным в том, что все документы по операциям были переданы в налоговую службу.

Онлайн-кассы: нужно ли вести журнал кассира-операциониста

Источник: https://vseofinansah.ru/kak-zarabotat/svoe-delo/onlajn-kassy-nuzhen-li-zhurnal-kassira-operatsionista

Назначение и порядок ведения журнала кассира операциониста

Каждый индивидуальный предприниматель или организация, которые ведут предпринимательскую деятельность и проводят расчеты с клиентом посредством наличности, обязуются на законодательном уровне иметь кассу и вести операционный учет в соответствии с установленным порядком.

Любые расчеты между компанией и покупателем должны проводиться с применением специальной техники (ККМ), поэтому владелец должен купить минимум один кассовый аппарат. Также обязательной является выдача бумажных чеков, где будет указана сумма операции с ее назначением.

Используемый контрольно-кассовый аппарат должен относиться к разрешенным налоговыми органами моделям, находящимся в Государственном Реестра ККМ. В процессе регистрации кассового аппарата необходимо также произвести регистрацию формы КМ4 — «Журнала кассира-операциониста».

Если организация имеет несколько контрольно-кассовых машин, то для каждого их них требуется ведение своего журнала.

Что это такое

В соответствии с планом счетов организации, каждая кассовая операция должна быть проведена на 50-м счете и его субсчетах.

Если ведется стандартная форма бухучета, то регистрация проходит в главной книге КО-4, которая заполняется старшим бухгалтером.

Организации, относящиеся к малому бизнесу и ведущие бухучет по упрощенной форме, обязаны использовать для регистрации книгу учета хозяйственных операций (форма К1) либо доходов и расходов.

Записи о кассовых перемещениях денежной наличности вносятся ответственным за это кассиром в журнал кассира операциониста. Каждая запись выполняется ручкой с черной или синей пастой и заверяется подписью кассира.

На обложке журнала указываются следующие данные:

• реквизиты организации или ИП;
• ОКПО-, ОКУД — коды;
• информация о ККМ;
• дата, когда был открыт журнал;
• данные лица, ответственного за ведение журнала.

Журнал должен быть пронумерован постранично и прошит. Также необходимо наличие подписей главного бухгалтера, руководителя организации и представителя налоговой, которые скрепляются печатью организации.

Нужен ли документ

Журналом должны регистрироваться любые денежные средства, проходящие через ККМ организации. Такой подход обеспечит правильный учет выручки, а также ведение отчетности по финансам и налогам.

Когда налоговая проводит проверку в первую очередь изымается кассовая документация, по этой причине ведение журнала является ответственной задачей для предприятия и требует особой аккуратности и тщательности.

У индивидуального предпринимателя может возникнуть вопрос: нужен ли ему такой документ и кто должен заниматься его ведением, если должность кассира отсутствует.

Законодательно учет кассовых операций и денежной наличности не разделяется для различных форм собственности, поэтому вести журнал необходимо в любом случае. Если ИП не предусматривает наличия кассира, то заполнение документа должно производится руководителем.

Образец обложки журнала кассира-операциониста

Регистрация в налоговой

Приобретая контрольно-кассовую технику в 2019 году, организация или индивидуальный предпринимателя обязаны регистрировать устройство в налоговом органе. Порядок процедуры регламентируется приказом № 94н Министерства Финансов РФ от 29.06.2012. В это же время регистрируется журнал кассира операциониста.

Для соблюдения обеих процедур потребуются следующие документы:

• заявление о регистрации ККМ (бланк можно найти в интернете);
• контракт с одним из центров, осуществляющих техподдержку устройства;
• техпаспорт кассовой техники;
• журнал кассира — операциониста;
• доверенность на имя лица, подающего документы.

Скачать форму журнала КМ-4

Стоит помнить, что в зависимости от конкретного налогового органа пакет документов может быть изменен.

В процессе регистрации могут понадобиться такие документы, как договор купли ККМ, паспорт ЭКЛЗ, журнал учета вызова специалистов, ведущих техподдержку кассового аппарата. Но, в соответствии с письмом ФНС России от 31.07.2013 № АС-4-2/13871 налогоплательщик может отказать в предоставлении паспорта версии техники.

Статья 120. Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (базы для исчисления страховых взносов)

Заполнение и ведение журнала кассира операциониста

В процессе учета денежной наличности необходима обязательная прошивка журнала. Допускается прошивка как листов, так и журнала целиком.

Контрольный лист должен быть подписан руководителем с обязательной расшифровкой.

На последнем листе документа должна быть запись, указывающая количество пронумерованных, прошнурованных и скрепленных подписью либо печатью листов с обязательным попаданием на контрольный лист.

Статья 15.1. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований

В процессе заполнения кассиром должны соблюдаться следующие правила:

• допустимо применение только темных цветов чернил;
• требуется учет хронологии событий;
• каждая строка предназначена для одного кассового дня;
• информацию для записи необходимо брать из Z-отчета ККМ;
• самостоятельный подсчет итога накопительной суммы недопустим;
• если в процессе смены снималось 2 отчета, то данные должны быть записаны отдельными строками для каждого из отчета;
• ежедневно записи должны подписывать кассир и руководитель.
• исправление данных, помарки или подчистка записей недопустимы.

Титульный лист, образец которого и пример заполнения можно скачать в сети, должен быть заполнен перед подачей формы в ИФНС. Вносятся данные о предприятие, ККМ (на основании техпаспорта), ответственном лице, а также дата начала и окончания ведения журнала. Между кассиром и предприятием необходимо заключать договор о материальной ответственности.

Первая запись журнала должна отображать проверочную сумму и акт ввода аппарата в эксплуатацию. В качестве контрольной выбирается сумма в 1,11 рублей. Остаток к концу дня должен быть таким же. В следующую смену кассиром должны быть уменьшены поступления на значение контрольной суммы.

Скачать образец заполненного журнала кассира-операциониста

В процессе заполнения колонок необходимо указать:

• дату смены;
• номер отдела либо секции (при отсутствие разбивки заполнение не требуется);
• информацию о кассире (если работает лишь один кассир, то допускается единая запись его данных в начале страницы,а в последующих строках необходимо использовать символы «-//-»);
• номер отчета фискальной памяти;
• продажи в соответствии с данными контрольного счетчика (заполнение проводит работник техцентра во время передачи аппарата для последующего ремонта);
• данные нарастающего итога на начало нового дня;
• подпись ответственного кассира;
• подпись администратора (старшего кассира);
• информацию по Z-отчету на конец дня;
• выручку за день;
• сумму наличности в кассе на основании Z-отчета;
• число платежей с примирением документов;
• сумму всех оплат по безналу;
• наличность, которая была внесена в кассу организации;
• возврат.

Скачать бланк журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур

Чтобы внести подписи кассира, администратора и руководителя необходимо использовать столбцы 16, 17, и 18.

Образец заполнения формы КМ-4

Замена на новый и внесение изменений

Если журнал закончился, то его необходимо «погасить» в налоговой при регистрации нового. Такая замена может производиться с подачей заявления на продление журнала любым из сотрудников компании, обладающим доверенностью от лица руководителя, заверенной нотариально. Также важно иметь при себе старый журнал и карточку регистрации ККМ.

https://www.youtube.com/watch?v=i43lGOJS1j0

Записи в новом журнале должны продолжать порядок старого. Остаток переносится в новый документ. Смена журналов должна проводиться в конце года, но эти требования не являются обязательными.

При возникновении вопросов допускается обращение в налоговую или к администратору, поскольку бывают случаи, когда руководители или налоговики могут высказать некоторые пожелания по поводу того или иного вопроса, касаемо заполнения. Важно помнить, что ведение журнала является ответственной задачей, которая влияет на чистоту отчетности.

Исправление ошибок

Любое предприятие должно соблюдать кассовую дисциплину, в противном случае нарушителю грозит административная ответственность. Исправление ошибки в документе допускается, однако, часто его проще заполнить повторно, нежели исправить ошибочную запись.

С журналом кассира дела несколько сложнее. Его приходится вести в течении длительного срока со строгим соблюдением хронологии, по этой причине полностью переписать документ не выйдет. Тем не менее допускается внесение исправлений на основании постановления Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132.

Если обнаружилась ошибка, ее необходимо исправить одним из следующих методов:

• При обнаружении ошибки, допущенной в текущую смену, неверную запись перечеркивают полностью и вносят в журнал новую на следующей строке. Зачеркнуть ошибочную запись нужно одной чертой, чтобы в случае необходимости она оставались читаемой.
• При обнаружении давней ошибки, требуется исправление неверного числа на правильное.

За исправления, которые были оформлены в соответствии с установленным порядком, штраф не предусмотрен. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ в п. 8 ст. 10 требует рядом с исправлением указывать дату внесения изменений, а также данные ответственного лица и его подпись. Вносить исправления могут только лица, ответственные за ведение журнала.

Сроки хранения

Журнал кассира-операциониста должен храниться рядом с местом установки кассового аппарата на протяжении всего срока эксплуатации устройства. Документ должен быть предъявлен проверяющим по их требованию.

Хранение журналов за прошлые периоды производится организацией или индивидуальным предпринимателем. Сроки хранения составляют не менее 5 лет.

После окончания указанных сроков необходимо произвести уничтожение документа. В соответствии с требованиями законодательства для этих целей должна быть составлена специальная комиссия, которая засвидетельствует факт уничтожения. Затем, руководитель организации или предприниматель должен составить акт, который заверят члены комиссии своими подписями.

Что делать если ведется онлайн-касса

На основании действующих правил как предприятие, так и ИП могут использовать контрольно-кассовую технику в соответствии с новым порядком, на который они могут перейти добровольно (онлайн кассы).

Источник: http://buhuchetpro.ru/zhurnal-kassira-operacionista/