Принятие к учету копии квитанции

Отражаем в учете расходы на услуги нотариуса

Есть такие виды расходов, которые случаются в жизни организации не слишком часто. Однако вовсе обойтись без них вряд ли получится. Среди них – расходы на услуги нотариуса.

Возможно, вам кажется, откуда могут возникнуть сложности с их учетом? Оплатило их подотчетное лицо, включили в расходы и до свидания. Однако не все так просто, особенно для тех, кто работает на УСН.

Впрочем, и работающим на общей системе есть, на что обратить внимание. Итак, давайте начинать…

Гражданско-правовые отношения

Нотариальную деятельность в России регулируют «Основы законодательства РФ о нотариате», утв. ВС РФ от 11.02.1993г. №4462-1. Нотариальные действия могут совершать (ч.2 ст.1, ч.3 ст.2 Основ):

— нотариусы из государственной нотариальной конторы;

— частные нотариусы.

Права и обязанности при совершении нотариальных действий у них одинаковые, а оформленные ими документы обладают равной юридической силой.

За совершение действий, требующих обязательной нотариальной формы в соответствии с законодательством:

— государственный нотариус взимает государственную пошлину в размерах согласно п.1 ст.333.24 НК;

— частный нотариус взимает нотариальный тариф = размеру госпошлины (ч.2 ст.22 Основ).

Кроме того, частный нотариус может не только совершать нотариальные действия, но и оказывать правовые и технические услуги (ст.15 Основ) – с согласия обратившегося лица:

— составлять проекты заявлений, договоров, др. документов;

— изготавливать копии и выписки из документов;

— давать разъяснения нотариальных действий.

Документы для признания расходов

Нотариус после совершения нотариальных или прочих действий с согласия обратившегося лица должен выдать документы, которые подтверждают оказание услуг и их оплату:

— справка-расшифровка об оказании нотариальных услуг, которая содержит наименование услуги и регистрационный номер;

— квитанция к приходному кассовому ордеру (нотариус не обязан использовать ККТ, поэтому кассовый чек или бланк строгой отчетности вам не потребуются).

Документы заверяются подписью нотариуса и печатью. На основании этих документов расходы признаются в бухгалтерском и налоговом учете.

Получая справку, обратите внимание на два важных момента:

1. В справке должно быть конкретно написано, какие именно услуги оказаны – по видам, отдельным тарифам и числу документов. Общие формулировки типа «взыскано за нотариальные действия по тарифу», «оплата за свидетельствование верности копий» недопустимы. Кроме справки детализацию может подтвердить выписка из реестра, где нотариус регистрирует нотариальные действия.

2. Справка не имеет унифицированной формы, поэтому стоит проследить, чтобы в ней содержались все необходимые реквизиты первичного учетного документа в соответствии с законом «О бухгалтерском учете».

3. Если вы оплачиваете частному нотариусу, кроме нотариального тарифа, за услуги технического и правового характера, то они должны быть выделены в справке отдельно, иначе часть расходов в налоговом учете для вас «потеряется». Подробнее это мы обсудим ниже.

Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет расходов на нотариуса зависит от целей их произведения, а также от того, что вы оплатили – государственную пошлину или нотариальный тариф. Обычно заверять документы к нотариусу отправляется подотчетное лицо, которое и оплачивает услугу наличными.

Дебет 68 субсчет «Государственная пошлина» – Кредит 71 – оплачена государственная пошлина государственному нотариусу за совершение действий, требующих обязательной нотариальной формы в соответствии с законодательством (госпошлина – федеральный сбор, п.10 ст.13 НК);

Дебет 76 – Кредит 71 – оплачен нотариальный тариф частному нотариусу или государственному нотариусу, когда обязательное нотариальное заверение не требуется (нотариальный тариф госпошлиной не является).

Отнесение затрат также зависит  от их целей, поэтому могут использоваться 26, 44, 91 счет (п.5 и 11 ПБУ 10/99):

Дебет 26 – Кредит 68 (76) – управленческие расходы;

Дебет 44 – Кредит 68 (76) – расходы на продажу;

Обратите внимание: при оказании нотариусом профессиональных услуг НДС не начисляется и не уплачивается.

Налог на прибыль

Расходы на услуги нотариуса (как государственного, так и частного) за совершение нотариальных действий при расчете налога на прибыль учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп.16 п.1 ст.264 НК). Учесть их можно и на УСН (пп.14 п.1 ст.346.16 НК).

Однако есть и ограничение – расходы можно признать только в пределах утвержденных тарифов (согласно НК или Основам), п.39 ст.270 НК.

На практике уплаченная частному нотариусу сумма больше нотариальных норм, т.к. в услугу включается не только сам тариф, но и стоимость сопутствующих услуг технического и правового характера. Оплату «сверх» тарифов тоже можно учесть при расчете налога на прибыль, но по другим основаниям, например:

— подготовка проектов доверенностей или договоров – юридические услуги (пп.14 п.1 ст.264 НК, письмо Минфина от 16.11.2007г. №03-03-06/2/217);

Источник: http://pommp.ru/buhgalterskiy-uchet/otrazhaem-v-uchete-rashodyi-na-uslugi-notariusa/

Виды документов для авансового отчета

Командировки, покупка товаров, оплата работ и услуг через подотчетное лицо – это абсолютно обычная практика для предприятий. Поручить сотруднику что-либо сделать, получить или оплатить – это быстро и, чаще всего, дешевле.

Но опыт аудиторских и налоговых проверок показывает, что именно в этой сфере чаще всего обнаруживаются нарушения.

Какие же документы для авансового отчета нужно приложить подотчетному лицу, чтобы его траты были обоснованными? Какие документы дают право бухгалтеру включить потрачены подотчетным лицом средства в расходы?

Подотчетное лицо – это звучит … ответственно

Подотчетное лицо – это штатный сотрудник компании или совместитель, получивший такой статус от предприятия. Статус подотчетного лица подразумевает такие обязанности:

• Получить от руководства предприятия производственно-хозяйственное задание (например, приобрести / оплатить товары, работы или услуги);
• Получить денежный аванс для осуществления трат, связанных с полученным заданием;
• Направиться на другое(-ие) предприятие(-я) по месту работы или за его пределами (командировка);
• Иметь при себе надлежащим образом оформленные документы на получение и оплату товароматериальных ценностей (доверенность, чековая книжка, корпоративная карта);
• Составить отчет об использовании денег и сдать его в установленный срок в бухгалтерию;
• Передать ценности на хранение, а документы – в бухгалтерию;
• Урегулировать денежные отношения (вернуть остаток неиспользованных денег или получить дополнительные средства на компенсацию перерасхода).

Внимание! Если с работником заключен гражданско-правовой, а не трудовой договор, то он не может поехать в служебную командировку и быть подотчетным лицом.

Авансовый отчет один, а документов к нему – много

Обязательное приложение к авансовому отчету – оправдательные документы. Для подотчетного лица важно подтвердить факт и целевое назначение трат денежных средств. Для предприятия важно обоснованно списать потраченные средства на расходы. Цели разные – и документы нужны разные.

Кассовый чек

Используется при покупке товаров в магазине или услуг в специализированных организациях (медицинские центры, гостиницы и т.п.). Его можно считать первичным документом, если он содержит обязательные для первичных документов реквизиты:

• Название документа;
• Дата (число, месяц, год) составления;
• Полное наименование продавца;
• операции (полный перечень приобретенных товаров (работ, услуг) по их номенклатуре);
• Количество и цена каждого наименования, а также сумма покупки;
• Должность, фамилия, инициалы и подпись продавца.

Такой кассовый чек оправдывает трату денег подотчетным лицом и дает основание включить эту сумму в затраты предприятия.

Если в кассовом чеке нет конкретного перечня покупок, а указано что-то обобщенное «канцтовары», «медикаменты», «услуги», то этого документа для отчета недостаточно.

Во-первых, объектом учета  является конкретный товар или услуга. Во-вторых, бухгалтер должен доказать, что приобретение необходимо для осуществления уставной деятельности.

Поэтому кассовый чек нужно дополнить товарным чеком, который детализирует покупки.

Кассовые чеки – довольно проблемные документы. Из-за низкого качества печати некоторые реквизиты могут плохо читаться. А во время хранения они выцветают и могут становиться чистыми листами бумаги. Чтобы обезопасить себя, нужно делать копию чека сразу после его получения и заверять ее или у продавца, или у своего руководителя. Эти копии нужно хранить рядом с чеками.

Товарный чек

Документ не имеет унифицированной формы, но должен содержать реквизиты, обязательные для первичных документов. Номер и печать на товарном чеке необязательны. Но если товарный чек идет в дополнение с кассовым, то их даты и суммы должны совпадать.

Субъекты на ЕНВД имеют право работать без ККТ и не выдавать кассовые чеки. От них оправдательным документом будет именно товарный чек.

Квитанция ПКО

Документ, подтверждающий оплату, но не подтверждающий факт получения товара или услуги.

Для подотчетного лица он важен, но обязательно должен сопровождаться накладной или актом выполненных работ, чтобы бухгалтер мог подтвердить расходы.

Многие бухгалтера хранят квитанции ПКО прикрепленными к авансовому отчету, а накладные и акты в отдельных папках. Это непринципиально. Главное – вовремя найти нужный документ.

Бланки строгой отчетности

Документ печатается типографией и может иметь определенную степень защиты. К ним относятся талоны, путевки, билеты, абонементы, проездные документы, почтовые накладные или квитанции. Обязательные реквизиты:

• Название, серия и № (из 6 цифр) документа;
• Название предприятия или Ф.И.О. предпринимателя;
• Адрес;
• Индивидуальный налоговый номер;
• Вид и стоимость услуги;
• Сума;
• Дата оплаты;
• Должность, фамилия и инициалы ответственного лица.

При авиаперелете важно также иметь посадочный документ. Он позволяет идентифицировать командированного сотрудника (Ф.И.О пассажира, маршрут, стоимость, дата перелета).

Новые трудности у бухгалтеров возникают с использованием электронных билетов. Сам электронный билет необходимо распечатать на бумажном носителе. К нему приложить посадочный документ. А как факт его наличной оплаты сопроводить чеком ККТ, чтобы стоимость билета можно было отнести на расходы.

Иногда документы, подтверждающие оплату, имеют дату выходного или праздничного дня. Это вызывает вопросы у налоговиков и ревизоров. Почему человек совершал покупки в нерабочее время? На самом ли деле он совершал эти покупки для предприятия, а не в личных целях? Если невозможно обосновать необходимость трат в такие дни, их лучше избегать.

 «Верь, да оглядывайся!» Или как могут обманывать поставщики

Часто виновником нарушений в расчетах с подотчетными лицами являются не сотрудники, составившие авансовый отчет, а недобросовестные поставщики и подрядчики. Они намеренно или по халатности делают оправдательные документы недействительными.

Совет: Составьте детальную памятку для подотчетных лиц. Укажите, какие реквизиты и как именно должны быть обязательно заполнены для каждого вида оправдательного документа. Отдельно отметьте документы, которые нельзя принимать от продавцов товаров и услуг (например, расписки, справки, заявления и т.п.). Периодически проводите семинары для подотчетных лиц.

Основные риски для подотчетного лица и его предприятия со стороны продавца:

• Невыдача кассового или товарного чека;
• Использование ККТ старого образца (это особенно актуально с 2017 года);
• Выдача не фискальных кассовых чеков по причине использования ККТ, незарегистрированной в налоговом органе;
• Выдача чеков произвольной формы с частично отсутствующими обязательными реквизитами продавца;
• Отсутствие сданной отчетности на сайте Росстата РФ (это ставит под сомнение правомерность факта покупки и принятия сумм НДС к вычету);
• Отсутствие в документах подписей, печатей или ссылок на доверенность подотчетного лица;
• Выдача бланков строгой отчетности с не полностью заполненными реквизитами и другими нарушениями.

Источник: http://buh-spravka.ru/buhgalterskij-uchet/pervichnyj-uchet-dokumentooborot-arhiv/dokumenty-dlya-avansovogo-otcheta.html