Появился новый документ для подтверждения командировочных расходов

Подтверждение командировочных расходов в 2019 году

В командировке — то есть поездке работника по служебному поручению вне места постоянной работы — человек несет определенные расходы. Чтобы получить компенсацию, сотрудник должен подтвердить командировочные расходы, к которым относятся:

• оплата проезда на объект и по месту командировки;
• наем жилого помещения, как номера в гостинице, так и съемной квартиры или комнаты;
• услуги прачечной;
• суточные — расходы, которые возникают дополнительно в связи с нахождением вне постоянного места жительства;
• при выезде за границу оплачиваются расходы на оформление заграничных документов, провоза багажа, обмена валюты;
• посещение тематических мероприятий, которые связаны со сферой деятельности командировочного;
• страховой полис, если он необходим;
• иные расходы, которые работодатель может компенсировать по своему усмотрению (например, оплату сотовой связи, вызов и проезд на такси и пр.).

Питание в командировке не возмещается, так как суточные предполагают компенсацию этих затрат.

Как это оформляется документально?

В последние несколько лет отменено обязательное оформление командировочного удостоверения. Соответственно, отменены и такие документы, как командировочное задание и отчет по его выполнению.

После их отмены только проездные документы определяют срок пребывания работника в отъезде по служебным делам.

Опустим то, что в организации должно быть Положение о командировках, что работодатель принимает решение о направлении работника в командировку с указанием срока — это касается в большей степени документооборота организации, а не самого работника. Остановимся на том, что такое авансовый отчет о командировке, после которого работодатель принимает решение о компенсации ему понесенных в командировке расходов.

Авансовый отчет

Его работник предоставляет не позднее трех дней после возвращения из командировки. В него входят подтверждающие расходы документы:

• бланки строгой отчетности;
• квитанции;
• товарные и кассовые чеки;
• билеты и посадочные талоны;
• прочие документы.

Требования к проездным документам

Подтверждением транспортных расходов является билет на автобус, железнодорожный билет, а также авиатранспорт, к билету на самолет обязательно прикладывается посадочный талон. Если поездка осуществлялась на собственном автотранспорте, то предоставляются путевые листы и чеки ГСМ одновременно со служебной запиской установленной формы.

Если работодатель допускает оплату расходов на проезд на такси, то у водителя автомашины следует попросить квитанцию на оплату услуг и заказ-наряд.

Оплата проживания в командировке

Документальное оформление и учет командировочных расходов на проживание рассматриваются бухгалтерией особенно тщательно, ведь именно они составляют основную статью расходов.

В документы для отчета входят квитанции, гостиничные чеки, бланки строгой отчетности (с выделенным НДС и реквизитами), которые администрация отеля может разработать самостоятельно.

Некоторые дополнительные услуги также можно прилагать к отчетности, но не все. Так, не компенсируются следующие расходы:

• питание;
• посещение сауны или бассейна в гостинице;
• обслуживание в номере;
• поход в фитнес-зал и пр.

Суточные

Они начисляются бухгалтерией по предоставлению работником квитанции на проживание в Москве или ином городе. Размер суточных обычно определен в локальном нормативном акте организации или же в коллективном договоре.

Как рассчитываются суточные?

• Высчитываются суточные в соответствии с количеством дней, которые сотрудник провел в командировке, начиная с момента его отправки к месту назначения и заканчивая днем прибытия на рабочее место.
• Учитываются дополнительные затраты, возникшие в пути или по месту командировки, и могут быть подтверждены квитанциями и чеками. Если такие расходы были необходимы, то потраченные средства также возвращаются сотруднику.
• Сверхурочные – выплачиваются за праздничные или выходные дни, если таковые выпадают на время командировки.

По возвращению из поездки, командировочный должен в трехдневный срок предоставить в бухгалтерию предприятия отчет, проездные документы, квитанции, кассовые чеки и пр. бумаги.

В каких случаях командировочный предпочитает купить отчетные документы?

Существует несколько ситуаций, которые не позволяют командировочному получить или предоставить бухгалтеру нужную документацию:

• если сотрудник решил сэкономить на расходах и немного подработать на командировочных – проживал у родственников или знакомых, снимал место в хостеле или угол в квартире;
• если владелец гостиницы не подчиняется законодательству и не указывает все свои доходы в налоговой декларации, поэтому и выдает гостиничные квитанции и пр. документы не всем проживающим;
• если у командировочного были украдены документы, либо он их потерял.

Во всех этих случаях ни о каком возвращении расходов не может быть и речи. Исправить ситуацию поможет наша компания, которая изготовит полный пакет документов или отдельные бумаги в самые сжатые сроки. Это поможет избежать неприятного разговора с начальством, получение штрафа, а то и увольнения, обеспечит полную компенсацию потраченных средств.

Почему с нами выгодно работать

Мы изготавливаем настоящие документы – подтверждение командировочных расходов, которые имеют формат, используемый той или иной гостиницей в 2019 году, обязательно вносятся в книгу учета и реестр, всегда проходят бухгалтерскую и налоговую проверку.

Если бухгалтер или налоговый инспектор потребуют подтверждения документации, то в короткие сроки организация получит заказное письмо с ответом, заверенным печатью отеля и реальной подписью управляющего гостиницей.

Проверить подлинность документов можно и на специализированном сайте.

Кроме того, сотрудничество с нами имеет следующие преимущества:

• сжатые сроки исполнения заказа – один день или даже пара часов;
• бесплатная доставка бумаг к станции метро, дешевая – по указанному адресу;
• полная конфиденциальность сведений о заказчике;
• цены, доступные для клиентов с любым доходом;
• предоставление скидок для постоянных заказчиков;
• никакой предоплаты, услуга оплачивается при получении документации.

Заказать документы о подтверждении расходов на командировку можно по телефону, или заполнив форму на нашем сайте, отослав СМС. В заявке клиент должен указать личные данные – ФИО, дату и время заезда/выезда из отеля, наименование последнего, стоимость проживания в сутки.

Источник: https://msk-chek.ru/chto-predstavlyayut-soboj-dokumenty-po-komandirovochnym-rashodam/

Отмена командировочных удостоверений: как теперь подтверждать расходы на командировки и освобождение выплат от НДФЛ и взносов

Служебная командировка влечет для работодателя много расходов, которые нужно возместить работнику. Для осуществления и учета выплат бухгалтерия должна располагать подтверждающими документами. Ранее к ним относились командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении.

Однако с 8 января 2015 года при направлении работника в служебную командировку работодатель не обязан оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, а работнику отчет о выполнении задания. В итоге получилось, что остался лишь один обязательный документ — приказ о направлении работника в командировку.

В этом приказе просто нужно оговорить цель командировки и ее срок.

Период поездки подтвердят проездные документы

Фактический срок нахождения работника в командировке теперь определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении. Так, к примеру, если работник летит в командировку на самолете, то дата начала и окончания деловой поездки подтверждаются авиабилетами.

Если же работник отправился в командировку на личном транспорте, то по возвращении ему потребуется составить служебную записку и указать в ней даты убытия и прибытия. К ней также нужно будет приложить подтверждающие документы (например, кассовые чеки на бензин, квитанции об оплате парковки и др.).

Если работник потеряет проездные документы, работодателю потребуется дополнительно запросить у транспортной организации подтверждение поездки. Определять срок нахождения в командировке по командировочному удостоверению больше нельзя.

Документальное оформление командировочных расходов

Трудовой кодекс (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) обязывает работодателя возместить командированному работнику среди прочего:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные.

Если с 8 января 2015 года отказаться от оформления командировочных удостоверений и служебных заданий, то проблем с «освобождением» обозначенных командировочных расходов от НДФЛ и страховых взносов не возникнет. Также можно будет признать и расходы при расчете налога на прибыль. Поясним подробнее.

НДФЛ

Командировочные расходы не облагаются НДФЛ при условии их документального подтверждения (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Но если подтверждающие документы отсутствуют, то НДФЛ требуется начислить.

Такой подход высказывался, например, в письме Минфина России от 05.02.10 № 03-03-05/18 (см.

«Минфин разъяснил, какими документами можно подтвердить расходы по проезду к месту командировки, если проездной билет утерян»).

Вместе с этим прямого требования о наличии командировочного удостоверения для освобождения командировочных расходов от НДФЛ в Налоговом кодексе нет.

Поэтому ещё до отмены командировочных удостоверений судьи приходили к выводу, что отсутствие удостоверения не является основанием для доначисления налога (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.11.10 № 09АП-27072/2010).

Следовательно, если отказаться от командировочных удостоверений сейчас, после их отмены, то рисков в отношении НДФЛ тем более не возникнет.

Страховые взносы

Командировочные расходы, в частности, суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд и наем жилого помещения не облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). То есть одним из условий освобождения от взносов тоже является документальное подтверждение.

Заметим, что прежде (до 8 января 2015 года) командировочное удостоверение являлось приложением к авансовому отчету (п. 26 «Положения о командировках», утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

И в случае отсутствия этого  приложения чиновники настаивали на том, что страховые взносы следует начислять (письмо Роструда от 07.10.13 № 17-4/1647; см.

Однако теперь командировочное удостоверение отменено. Поэтому если его не приложить его к авансовому отчету, то никакого нарушения не будет. Соответственно, не будет и оснований для доначисления взносов.

Налог на прибыль

По общему правилу, расходы организации, связанные с направлением работника в служебную командировку, в целях расчета налога на прибыль признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Для целей налогообложения прибыли расходами признаются документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документально подтвержденными считаются затраты, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Как и в ситуации со страховыми взносами, официальные органы прежде считали: если не приложить к авансовому отчету командировочное удостоверение, то затраты нельзя включать в состав расходов (например, письмо ФНС России от 25.11.09 № МН-22-3/890). Но поскольку теперь командировочное удостоверение отменено, то такой подход в принципе невозможен.

Также затраты на командировку должны быть экономически обоснованы и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). А если цель командировки (которая указана в приказе) связана с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, то расходы на такую командировку должны признаваться экономически обоснованными.

Причем, налоговики и раньше высказывались, что производственный характер командировки подтверждается не только командировочным удостоверением, но и приказом о направлении в командировку, поскольку эти документы, по сути, имеют одно и тоже назначение (письмо УФНС РФ по г. Москве от 28.03.06 № 20-12/25181).

То есть и в этой части проблем быть не должно.

Можно продолжить оформлять командировочные удостоверения

Работодатель, в принципе, может продолжить оформлять командировочные удостоверения и служебные задания (к примеру, для своих внутренних целей и учета). Запрета на это нет.

Однако в этом случае командировочное удостоверение больше не будет являться документом, подтверждающим деловую поездку.

И его нельзя будет считать документом, который сам по себе, без других документов (приказ, билеты), подтверждает расходы на командировку и дает право на освобождение выплат командированному работнику от НДФЛ и взносов.

Как работодателю зафиксировать отказ от командировочных удостоверений

По общему правилу, порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются внутренними документами работодателя или коллективным договором (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Поэтому довольно часто в этих целях работодатели утверждают «Положение о командировках».

Если компания решит отказаться от использования командировочных удостоверений, то соответствующие изменения нужно будет внести в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Для этого, в частности, потребуется:

• исключить упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
• прописать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
• закрепить, что в случае поездки работника на личном транспорте, по возвращении из командировки он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.

Также заметим, что информация о выбытии работника в служебную командировку отражается в специальном журнале (п. 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв.

приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н). В этом журнале есть специальная графа, в которой прежде указывали дату и номер командировочного удостоверения. Однако теперь это можно не делать (например, можно ставить прочерк или вообще ничего не писать).

И нарушения в этом не будет.

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/comments/2015/1/9458