Порядок оформления кадровых документов при реорганизации

Как правильно оформить запись в трудовой книжке при ликвидации и реорганизации предприятия?

24.04.2018

Оформление записи в трудовой книжке при реорганизации предприятия, при ликвидации предприятия или отдельного обособленного подразделения, будут существенно отличаться.

Это связано с прекращением трудовых отношений при ликвидации, либо с изменением места работы, если происходит реорганизация.

Рассмотрим правила оформления документов с персоналом, в том числе порядок внесения записи в трудовую книжку.

Порядок оформления документов при ликвидации

Если собственники решили прекратить деятельность компании, весь персонал подлежит увольнению. В этом случае документальное оформление происходит следующим образом:

• издается приказ о предстоящем увольнении штата;
• каждому сотрудники в индивидуальном порядке вручается письменное предупреждение о расторжении трудового контракта – этот документ вручают не позднее 2 месяцев до назначенного срока увольнения

• после истечения двух месяцев издаются приказы о прекращении трудовых отношений

• в трудовую книжку вносится запись с указанием п. 1 ст. 81 ТК РФ

Как правило, оформлением  документов занимаются специалисты кадровой службы предприятия. Основаниями для внесения любых записей в трудовые книжки являются приказы, изданные работодателем.

Если увольняемый сотрудник отказывается от ознакомления с предупреждением или приказом о прекращении трудовых отношений, составляется комиссионный акт.

Поскольку ликвидация предприятия связана с полным прекращением деятельности, перевод сотрудника на другое место работы не происходит. При последующем трудоустройстве в новую организацию, в трудовой книжке будет сделана запись о возникновении трудовых отношений. Внесение записи происходит по следующим правилам:

• любые сведения в трудовую книжку вносятся только после издания приказа;
• помимо указания статьи ТК РФ и основания увольнения, в трудовой книжке отражаются реквизиты приказа руководства (дата и номер);
• запись в трудовой книжке удостоверяется подписью лица, ответственного за кадровое делопроизводство, а также печатью предприятия;
• в книжке отражаются сведения о стаже, отработанном на предприятии на момент увольнения.

Трудовая книжка выдается сотруднику под роспись в последний день работы. О получении документа сотрудник ставит личную подпись в журнале кадровой службы. Если книжка направляется по почте, в личное дело подшивается квитанция об отправке.

В случае, если предприятие возобновит свою деятельность, сотрудник может восстановиться на работе через суд. По судебному акту запись в трудовой книжке об увольнении может быть аннулирована – это сделает представитель работодателя при восстановлении гражданина на работе.

Пример записи об увольнении при ликвидации организации

Образец записи в трудовую книжку об увольнение при ликвидации

При реорганизации

Реорганизация предприятия сопровождается изменениями в учредительных документах компании – они подлежат регистрации в ИФНС. Продолжение трудовых отношений в этом случае происходит с учетом следующих нюансов:

• если реорганизация происходит в форме присоединения, ранее действовавшее предприятие прекращает свою деятельность – каждый сотрудник подлежит переводу в новую организацию, а если это невозможно, то фиксируется увольнение с общим порядком двухмесячного предупреждения;
• аналогичные процедуры проводятся при слиянии или выделении компаний – если штат новой организации позволяет перевести всех сотрудников, увольнение не допускается, а в трудовой книжке отражаются сведения о новом работодателе.
• если реорганизационные мероприятия проходят путем преобразования, будет изменена организационная форма компании (например, вместо ООО будет создано ОАО) – расторжение трудовых отношений не происходит, а в трудовой книжке и договоре отражается изменение сведений о работодателе;

Если реорганизационные действия сопровождаются исключением исходного предприятия из ЕГРЮЛ, общие правила ликвидации будут применяться только в случае, если отсутствует возможность трудоустройства у нового работодателя. Например, реорганизация может сопровождаться изменением профиля деятельности компании, при котором отдельные штатные единицы будут не нужны.

Каждому сотруднику должны быть предложены варианты перевода на другое рабочее место, в том числе, с изменением трудовых функций и условий оплаты труда. При отсутствии согласия специалиста на такой перевод:

• будет издан приказ об увольнении в связи с ликвидацией – он может составляться не ранее двух месяцев с даты вручения письменного предупреждения;
• на дату последнего дня работы будет произведен расчет по всем выплатам;
• сотрудник получит на руки трудовую книжку с записью по п. 1 ст. 81 ТК РФ.

После прекращения трудовых отношений подобным образом, сотрудник может самостоятельно выбирать новое место работы. Если происходит повторное трудоустройство на реорганизованное предприятие, в трудовую книжку будет внесена новая запись о начале трудовых отношений.

О любом изменении организационно-правовой формы работодателя будет внесена запись в трудовой книжке, даже если это не связано с увольнением специалиста или изменением условий его труда.

По факту внесения каждой записи в трудовую книжку граждане должны расписаться об ознакомлении.

Передача трудовых книжек новому работодателю происходит в общем порядке, одновременно с остальными документами делопроизводства.

Примеры записи в трудовой при реорганизации предприятия

Образец записи в трудовую книжку об увольнение при реорганизацииОбразец записи в трудовую книжку о переводе при реорганизации Как правильно оформить запись в трудовой книжке при ликвидации и реорганизации предприятия? Ссылка на основную публикацию

Источник: https://u-volnenie.ru/posts/po-iniciative-rabotodatelya/likvidaciya-i-reorganizaciya-v-trudovoj

Кадровые нюансы при реорганизации компании

Зачастую организации, решившись  на реорганизацию, не до конца понимают, как же оформить данную процедуру в отношениях с работниками.

У работодателя возникают следующие вопросы:  сотрудников нужно уволить и трудоустроить заново? что делать с принятыми локальными актами? какую запись внести в трудовую книжку? и многие другие.

В статье попробуем разобраться в кадровых нюансах, возникающих при реорганизации компании.

Итак, в соответствии со ст. 57 Гражданского кодекса РФ реорганизация юридического лица может проводиться в форме слияния, присоединения, разделения, выделения или преобразования.

Правопреемство при реорганизации юридических лиц происходит в следующем порядке (ст. 58 ГК РФ):

— при слиянии юридических лиц права и обязанности каждого из них переходят ко вновь возникшему юридическому лицу;

— при присоединении юридического лица к другому юридическому лицу к последнему переходят права и обязанности присоединённого юридического лица;

— при разделении юридического лица его права и обязанности переходят ко вновь возникшим юридическим лицам в соответствии с передаточным актом;

— при выделении из состава юридического лица одного или нескольких юридических лиц к каждому из них переходят права и обязанности реорганизованного юридического лица в соответствии с передаточным актом;

— при преобразовании юридического лица одной организационно-правовой формы в юридическое лицо другой организационно-правовой формы права и обязанности реорганизованного юридического лица в отношении других лиц не изменяются, за исключением прав и обязанностей в отношении учредителей (участников), изменение которых вызвано реорганизацией.

Как гласит ч. 5 ст. 75 ТК РФ, изменение подведомственности организации или её реорганизация либо изменение типа государственного или муниципального учреждения не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации или учреждения.

Отказ от работы в реорганизованной компании

Несмотря на то что законодательство напрямую не обязывает уведомлять работников о реорганизации и не устанавливает сроки для такого объявления, но всё же руководителю необходимо в письменной форме сообщить работникам о предстоящей реорганизации в разумный срок до её завершения.

Работник может  как согласиться продолжить работать дальше, так и отказаться. Отказавшихся  работников необходимо уволить  в соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. В трудовой книжке производятся записи о реорганизации и прекращении трудового договора.

Каких-либо выходных пособий в этом случае не выплачивается (если иное не предусмотрено внутренними локальными актами компании).

Перевод на новую должность

После завершения процесса реорганизации и внесения соответствующих записей в Единый государственный реестр юридических лиц работникам предлагают имеющиеся в новой организации вакантные должности, соответствующие их уровню и квалификации.

Предложения должны быть оформлены в письменной форме и вручены работникам под подпись. В случае согласия работника необходимо перевести его на новую должность. В трудовой книжке делаются записи о реорганизации и переводе работника.

А при отказе сотрудника от предложенных ему вакантных должностей трудовые отношения с ним прекращаются в соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. 

Сокращение численности или штата

Как правило, при реорганизации изменяется штатное расписание, в него могут вводиться новые структурные подразделения, должности, отдельные должности могут быть исключены. В таком случае при исключении каких-либо должностей из штатного расписания работники подлежат сокращению.

И в этом случае можно говорить не о приоритетном праве приёма на работу сотрудников, а о преимущественном праве на оставление на работе при сокращении численности работников или штата.

Преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией.

При равной производительности труда и квалификации предпочтение в оставлении на работе отдаётся семейным при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию), лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком, работникам, получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание, инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества, работникам, повышающим квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

Если же в новом штатном расписании должность работника сохранена, оснований для его увольнения в связи с сокращением штата нет. В этом случае изменяются условия трудового договора, о чём работник не позднее чем за два месяца должен быть извещён в письменной форме. Если он согласен с такими изменениями, трудовые отношения с ним продолжаются. Никакой записи о переводе не делается.

Заполняем трудовую книжку

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69,  не устанавливает порядок внесения  записи при реорганизации юридического лица, однако такую запись следует внести.

Эта запись нужна для того, чтобы все сведения в трудовой книжке соответствовали друг другу. В противном случае появится расхождение в сведениях о работодателе, указанных при приёме на работу и в конце записей (на оттиске печати при увольнении).

В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 фиксируется основание переименования ‒ приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Нюансы для работниц, находящихся в декретном отпуске

Зачастую возникает вопрос о работниках, которые находятся в отпуске по уходу за ребёнком. Что делать с ними при реорганизации? Их  необходимо также уведомить о начале соответствующей процедуры.

Расторжение трудового договора возможно только по собственному желанию работницы, которая находится в отпуске по беременности и родам (декретном отпуске). Увольнение по инициативе руководителя организации в период реорганизации не допускается.

Такие гарантии для данной категории работников закреплены в ст. 261 ТК РФ. Таким образом, даже если работница откажется от работы в новой организации, уволить её нельзя.

  А в случае перевода такой работницы на другую должность с ней  заключается дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении трудовой функции работника. Оформить необходимые документы по переводу можно и не выходя из декретного отпуска на работу, поскольку закон позволяет это сделать.

Спецоценка условий труда

Ещё один практический вопрос, который встаёт перед руководителем реорганизованной организации: нужно ли проводить внеплановую специальную оценку условий труда? Обычно при  реорганизации создаются  новые рабочие места. В соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ  ввод в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест является основанием для проведения внеплановой спецоценки на указанных рабочих местах.

Сама по себе процедура реорганизации компании не является основанием  для проведения внеплановой спецоценки.

Источник: https://www.4dk.ru/news/d/20180112000000-kadrovye-nyuansy-pri-reorganizatsii-kompanii

Процедура реорганизации в кадровых документах, что нужно знать специалисту

При изменении статуса юридического лица работодатель обязан учесть интересы трудящихся. Процедура реорганизации должна быть отражена в кадровых документах. Нужно знать, что алгоритм действий обязателен к исполнению.

Нельзя расторгнуть трудовые отношения только по причине нововведений на предприятии. Заранее стоит предупредить человека о смене условий труда.

Отразить это во всех документах, при реорганизации в виде присоединения или любым другим способом необходимо правильно уволить или сократить штат.

Реорганизация: все, что нужно знать кадровику

Законодатель четко определил, что изменение подчиненности предприятия новому собственнику – нельзя считать основанием расторжения трудовых контрактов. Стоит понимать, что реорганизация предприятия – это существенное изменение условий труда.

Поэтому необходимо предупредить человека о предстоящей процедуре. Внести соответствующие записи в кадровые документы. При необходимости подписать дополнительные соглашения. Нельзя ущемлять интересы персонала иначе споров и судебных разбирательств не избежать. Что же нужно знать кадровой службе про реорганизацию?

Правовые аспекты

Процедура изменения статуса организации должны регулироваться ст. 57 ГК РФ. Она может проходить разными способами. Это отразится как на трудовом коллективе, так и на имуществе, которое принадлежало собственнику. Виды:

• Реорганизация предприятия в форме присоединения – в этом случае все права и обязанности передаются организации, к которой юридическое лицо примкнуло. То есть, присоединяемая фирма должна полностью прекратить свою деятельность, быть исключенной из ЕГРЮЛ. Происходит смена собственника. Структура правопредшественника теряет право оставить на работе директора и главного бухгалтера. Связано это с тем, что в организации правопреемника уже есть такие должности. Такая форма предполагает и сокращение штата, введение новых единиц и упразднение ненужных.
• Слияние – две организации объединяются, передавая все имущественные права вновь образовавшемуся третьему юридическому лицу. Возникает предприятие, являющееся новым налогоплательщиком. Прежние – теряют право осуществлять деятельность и должны быть исключены из ЕГРЮЛ.
• Что нужно знать кадровику, если предстоит реорганизация в форме разделения – одно юридическое лицо должно быть разделено на новые фирмы. Эта форма преобразования не может стать причиной расторжения трудового договора по инициативе работодателя.
• Выделение – это процедура подразумевает, что у структуры может измениться как организационно-правовая форма, так и ее категория, вид и тип деятельность. В таком случае часто приходится получать новые лицензии, проходить аккредитацию. Работники могут быть оставлены на прежних должностях или уволены по причине несоответствия новым условиям труда. Например, организация меняет профиль и больше не нуждается в строительных профессиях и т.д.

Отметим, что сокращение штата в связи с реорганизацией организации должно соответствовать изменяющимся условиям труда. Если человек не готов работать на нового собственника или его не устраивает предложенная должность, уровень заработной платы – работодатель имеет полное право его уволить. Норма закреплена ч. 6 ст. 77 ТК РФ.

Посмотрите видео по теме:

Изменение статуса предприятия может произойти в добровольном порядке либо принудительно. В первом случае учредители или собственник принимают решение по мотивам, которые предусмотрены законодательством. Например, некоммерческая структура решает осуществлять предпринимательскую деятельность либо количество участников ООО достигло более 50 человек.

В любом случае на организацию, которая меняет свой юридический статус, возлагается обязанность защитить права трудящихся. Не увольнять их без оснований, заранее предупредить о нововведениях, внести соответствующие записи в кадровые документы.

Прочитайте полезные статьи по теме:

• Реорганизация: как отразить в кадровых документах

Хоть законодатель и не требует от работодателя сообщать персоналу о смене статуса предприятия, сделать это необходимо. Процедура может стать причиной изменений условий труда – значит, нужно готовить уведомления. Иначе претензий со стороны трудящихся не избежать.

Если планируется реорганизация в форме разделения или по любой другой схеме, предупреждаем об этом сотрудников не позже, чем за 60 дней до начала процедуры. Ведь при проведении смены статуса может произойти изменение штатного расписания, что повлечет упразднение должности и введение новой.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

В ситуации, когда человек попадает под сокращение – предупреждаем об этом за 2 месяца до реорганизации. Сделать это нужно только в письменном виде, получив персональную подпись трудящегося (ст.180 ТК РФ).

Проинформировать персонал, что в таком случае им будет выплачено пособие (выходное), приравненное к месячному заработку. Также придется сохранить заработок на весь период трудоустройства человека (не больше 60 дней).

Обратите внимание, что если в новом штатном расписании работнику удалось сохранить свою должность – работодатель не имеет права его увольнять или сокращать. По сути, уведомление составлять не нужно. Но если у работника существенно меняются условия труда, например, понижается оклад, меняется должность – предупреждать необходимо.

Сделать это нужно не позже 60 дней до вступления изменений в силу (ст.74 ТК РФ), передав человеку уведомление о реорганизации в форме присоединения (слияния и т.д.) по образцу.

После этого работник имеет право согласиться или отказаться от предложных условий. Как отразить в документах:

• Подписать дополнительное соглашение к контракту, где оговорены новые условия.
• Внести соответствующую запись в трудовую книжку – смена названия организации правопреемника.

В уведомлении обязательно стоит отразить дату, которая совпадает с началом реорганизации на предприятии. Это число месяца, когда будут внесены изменения в ЕГРЮЛ. От него можно отсчитывать сроки предупреждений, начислять отпуск, вносить изменения в договора.

Прочитайте полезные статьи по теме:

• Реорганизация: определение и оформление

Законодатель в ст. 75 ТК РФ указал, что получать согласие от человека не нужно, ведь смена собственника не будет считаться основанием для расторжения договора. Когда человеку гарантируют сохранить нормальные условия работы и трудовую функцию – можно просто известить его о предстоящей реорганизации. Не требовать подтвердить готовность дальше исполнять обязанности.

Реорганизация началась, а кадровику человек сообщил, что не готов трудиться – специалисту нужно знать, что работника можно уволить. Основанием станет п.6 ч.1 ст. 77 ТК РФ.

Стоит учесть, что если на момент смены статуса предприятия сотрудник занимал должность с длительным отпуском, а после «перемещения» таковой будет короче – его нужно предупредить. Произвести расчеты, чтобы в будущем не занизить или не завысить базу отпускных – процедуру провести еще до начала реорганизации.

То есть, придется расторгнуть договор (при отказе работать), рассчитаться в полной мере с человеком.

Прочитайте полезные статьи по теме:

• Реорганизация работодателя. Оформляем кадровые документы

О предстоящих изменениях на предприятии должен сообщить руководитель структуры. Он издает соответствующие приказ, где указаны сроки мероприятия, причины решения и форму процедуры – слияние, присоединение и т.д. Знакомим с документом заинтересованных лиц.

После этого кадровики обязуются подготовить уведомления для персонала о реорганизации. Документ обязательно содержит (можно составить в свободной форме):

• Полное название организации, ее реквизиты, фактическое расположение.
• Сведения об адресате – должность, ФИО.
• Дата – момент фактической реорганизации и запланированного сокращения штата.
• Обязательно внести запись с формулировкой «Работник имеет право на основании ст. 75 ТК РФ отказаться от исполнения обязанностей, тогда он будет уволен по п.6. ч.1 ст. 77 ТК РФ».
• Подпись руководителя структуры и уведомляемого.
• Внести запись, где человек распишется «Предупреждение получил, на продолжение трудовых отношений согласен/ не согласен), нужное подчеркнуть.

Если новая фирма меняет свое название или реквизиты – нужно заключать дополнительное соглашение с каждый работником. В нем обязательно указываем:

• По какой схеме будет происходить реорганизация работодателя.
• Реквизиты приказа, ставшего основанием процедуры.
• Перечислить все пункты, которые претерпели изменения. Например, п.6,10,12, где указано старое название предприятия, теперь должны содержат новое. Можно воспользоваться формулировкой: «заменить слова «ООО «Лето» на «ООО Зима».

Внести в трудовую книжку работников соответствующую запись, которая отобразит смену условий труда для человека. Это может быть формулировка об изменении названия фирмы либо увольнении, если был отказ продолжать трудиться.

На практике делаем запись следующим образом – указываем следующий порядковый номер, дату пропускаем (если это не увольнение).

В соответствующем разделе «Сведения о работе» вносим данные о реорганизации, указываем новое название и дату. Графа «Основания» — делаем ссылку на приказ.

Это должно быть распоряжение работодателя, где он поручает внести соответствующие корректировки в кадровый документооборот по причине предстоящих изменений.

Прочитайте полезные статьи по теме:

• Реорганизация работодателя

Нужно заранее просчитать количество дней, если сотрудники будут увольняться:

• Если человек проработал 11 месяцев – нужно засчитать этот период в стаж, который даст основание на оплачиваемый отдых. То есть эта категория получит полную компенсацию.
• Отработано меньше 11 месяцев – пропорционально рассчитать сумму выплат.

Стоит учесть, что если сотрудник трудился меньше половины месяца – эти дни стоит исключить из стажа для начисления отпускных. Больше, чем 15 дней – округлить до полного месяца. При реорганизации отделов и сокращении штатов, увольнении нужно узнать и мотивированное мнение профсоюза. Касается это ситуации, когда человек будет освобожден от должности на основании п. 2 ч.1 ст.81 ТК РФ.

Если работодатель проигнорировал это требование, не получил согласия выборного органа еще до издания приказа о расторжении договора – увольнение буде признано незаконным. Сотрудника придется восстанавливать в должности и начинать всю процедуру с ним заново – от вручения уведомления до выяснения мнения профсоюза.

Прочитайте полезные статьи по теме:

• Реорганизация компании. Как отразить в кадровых документах

Это самое «проблематичное» развитие ситуации, поэтому работодатель должен четко соблюсти процедуру, чтобы избежать претензий работников и проверяющих органов.

Начать нужно с издание приказа, который подтвердит сокращение численности и штата организации. На основании распоряжения уже можно поменять штатное расписание, которое вступит в законную силу только через 2-3 месяца.

Далее необходимо создать специальную комиссию, которая будет уполномочена проводить все процедуры по высвобождению персонала и решению кадровых вопросов. Она определит точные сроки процедуры, порядок проведения реорганизации отделов и сокращение штатов:

• Комиссия обязуется довести до сведения каждого работника изданный приказ о предстоящих изменениях.
• Вручить письменное уведомление – не позже 2 месяцев.
• При массовом сокращении сообщить в службу занятости – за 3 месяца.
• Разъяснить трудящимся их права.
• Контролировать, чтобы не сократили льготные категории граждан.
• Интересоваться мнением профсоюза.

Если человек готов покинуть должность раньше установленного для сокращения, работодатель, получив письменное согласие, может его уволить. В таком случае выплачивается компенсация, которая должна покрыть все дни, оставшиеся до увольнения по закону.

При реорганизации кадровик должен знать, что до сокращения нужно уведомить об этом профсоюз. Сделать это нужно не позже 2 месяцев до начала процедуры, если планируется массовое увольнение – за 3.

Работник является членом выборного органа – обязательно выяснить мнение выборного органа. В процессе сокращения численности или штата работодатель все время обязан предлагать человеку вакантные должности. Если таковые есть – по письменному согласию с трудящимся перевести его. Не один из вариантов невозможен – допустимо уволить человека.

Нельзя забывать, что запрещено освобождать от должности персонал, кода он временно нетрудоспособен (есть больничный лист) либо находится в отпуске.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Если запланировано сокращение штата или численности при реорганизации в форме присоединения либо любой другой – работодатель должен оставить на работе людей, который при одинаковой квалификации и производительности:

• Являются «семейными» — есть на иждивении больше 2 человек.
• Признаны единственными работающими.
• Получили в процессе профессиональной деятельности на этом предприятии заболевания, увечья, являются инвалидами ВОВ или боевых действий, необходимых для защиты Родины.
• Проходящие на данный момент повышение квалификации, куда их направил глава организации.

Нельзя при реорганизации (если нет письменного согласия) расторгнуть контракт с беременной сотрудницей. Единственная возможность – ликвидация предприятия.

Реорганизация предприятия – это существенные изменения условий труда, поэтому кадровая служба должна четко придерживаться процедуры, чтобы не ущемить права и интересы сотрудников.

Если такое произойдет, человек будет уволен незаконно, переведен принудительно (без согласия) не другую работу – он имеет право обратиться в инспекцию по охране труда. Жаловаться в прокуратуру и подавать иски в суд.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Источник: https://www.pro-personal.ru/reorganizatsia

Прием передача дел и кадровых документов по правилам

   Не важно, с каким настроением кадровик увольняется с предприятия, правопреемнику отдел он должен передать в рабочем состоянии, чтобы не оставить о себе нехорошего впечатления и не выказать непрофессионализм.

Однако на практике приём – передача дел отдела кадров не всегда оформляется как надо, а иногда и не производится совсем, ведь нет чётких правил, регулирующих эту процедуру.

Определённый порядок всё же сложился, и он не противоречит законодательству, а значит, что вполне может применяться при смене кадрового работника.

Приём передача кадровой документации

Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе. Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти. А ведь в практике были и такие случаи, что увольняющийся не только не передавал дела, но и умышленно их уничтожал. Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь.

А если всё будет оформлено как надо, и отдел кадров будет работать по графику даже с новым работником, о предыдущем кадровике останутся только положительные впечатления.

Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков:

• создаётся комиссия по передаче дел;
• проверяются кадровые документы;
• составляется акт приёма-передачи.

А теперь всё по порядку и подробно.

Создаём комиссию

Основанием к созданию комиссии и вообще начала процедуры передачи дел, конечно, должен быть приказ вот такого плана. В приказе нужно отразить:

• для чего нужна комиссия;
• её состав;
• задачи.

При этом в члены комиссии обязательно нужно включить и увольняющегося кадровика.

Начинаем проверку документов

В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:

• полноту и состав кадровых дел;
• порядок регистрации документов (журналы регистрации);
• систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
• программное обеспечение.

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК. Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».

Обязательно нужно проверить кадровые документы организации, а именно наличие:

проверяем наличие документов

• копий учредительных документов и Устава фирмы;
• штатного расписания;
• ПВТР и колдоговора;
• графика отпусков;
• ЛНА (положения об ОК, об оплате труда, по дисциплине, о коммерческой тайне, о защите персональных данных);
• графиков сменности;
• должностных инструкций;
• трудовых договоров;
• договоров о материальной ответственности;
• приказов по основной деятельности;
• приказов по личному составу (о приёме, увольнении, переводах, дисциплине);
• личных карточек;
• личных дел;
• трудовых книжек.

Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни документы и присутствовать другие.

После проверки нужно все документы занести в акт.

Акт приёма передачи кадровой документации

Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика.
Оформляется документ так:

• прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
• вставляется гриф утверждения директора;
• пишется – кто кому передаёт документы;
• заполняется таблица;
• проставляются визы всех членов комиссии.

Примерный акт передачи дел можете скачать тут.

В таблицу можно занести столбцы:

• номер подпункта;
• название документа (или дела);
• количество листов;
• период времени документов;
• данные об отсутствии или повреждении документов или дел.

внимание!

Важно:в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.

Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом.

Акт приёма передачи трудовых книжек

Этот документ должен содержать данные всех имеющихся трудовых книжек:

• ФИО работника;
• серия и номер книжки (и вкладыша);
• наличие записи о работе.

Можно включить в акт сведения:

• о невостребованных трудовых;
• о наличии бланков книжек и вкладышей.

Пример акта можете взять здесь.

Если документы передать некому

Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не оформлена. Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:

• точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
• проверить наличие документов;
• составить вышеприведённые акты.

Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер.

внимание!

Важно:после подписания актов обязательно нужно издать приказ, что вы несёте ответственность с момента принятия дел.

В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести.

Заключение

Описанная выше процедура может применяться и в том случае, когда увольняется не единственный кадровик фирмы, а один из работников отдела кадров. Тогда учитывать нужно не все документы ОК, а только те, которые передаются. Например, если увольняется табельщик, проверить нужно только табеля учёта времени – их заполнение и соответствие законам.

Источник: https://pravo-v-dele.ru/dokumenty/peredacha-kadrovyx-dokumentov.html