Нужно ли составлять авансовый отчет оплатив банковские услуги за счет личных средств

Оплата расходов чужой банковской картой авансовый отчет

2.

Из рекомендации Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России Какие документы, подтверждающие расходы на проезд, должен предъявить сотрудник по окончании командировки, если он приобрел билеты на поезд или самолет в электронной форме В бухучете понесенные расходы подтверждают первичные документы, оформленные в соответствии с требованиями статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд к месту командировки и обратно.

Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, который:

1. косвенно подтверждает произведенные расходы.
2. оформлен в соответствии с требованиями законодательства России или обычаями делового оборота государства, где они были произведены;

Это следует из положений статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Учет командировочных расходов, оплаченных банковской картой работника

Из вышеизложенного финансисты делают вывод, что работодатель обязан в установленном порядке возместить произведенные работником затраты, связанные со служебной командировкой.

Налоговый кодекс РФ – главное факт оплаты уполномоченным лицом Как нами уже было отмечено, в целях налогообложения прибыли расходы на командировки работников организации, на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, учитываются в составе прочих расходов.

В частности, они должны быть экономически обоснованы, подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Как документально подтвердить командировочные расходы в рассматриваемой нами ситуации Налоговый кодекс РФ прямо не говорит.

Возмещению расходов по проезду сотруднику, производившему оплату не своей картой

Шпаргалка для бухгалтера ☑ Внезапный отпуск: как оформить без нарушений ☑ Расчет отпускных при зарплате из двух источников финансирования ☑ Как выбрать лучшего соискателя на должность бухгалтера-расчетчика

Чем подтвердить перелет Согласно пункту 2 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г.

№ 134

«Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации»

, маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажная квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) являются документами строгой отчетности.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета, являются: маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок, в которой указана стоимость перелета; посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в билете маршруту.

Как оформить оплату расходов организации банковской картой

Такие траты сотрудник или директор обязан возместить в кассу или написать заявление, в соответствии с ним данная сумма в полном размере будет удержана из зарплаты работника, должность которого не имеет никакого значения. Чтобы избежать лишних вопросов от проверяющих инспекторов, рекомендуется издать внутренний документ, регламентирующий права и обязанности сотрудников, использующих корпоративную банковскую карту в интересах компании.

Следует четко прописать, как фиксируется выдача карты на руки сотрудникам, установить лимиты на расходование средств по той или иной статье затрат, а также порядок снятия денежных средств с карты.

Как подтвердить командировочные расходы, оплаченные банковской картой?

Ответ на этот вопрос содержится в . Как известно, затраты на командировки можно учитывать в расходах на основании при условии, что они документально подтверждены и экономически обоснованы.

Отвечая на этот вопрос, чиновники ссылаются на .

В пункте 3.1 Положения сказано следующее.

При совершении операции с использованием платежной карты составляется документ на бумажном носителе и (или) в электронной форме.

Он является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и подтверждает их совершение. Документом на бумажном носителе может быть слип, квитанция электронного терминала и другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции, уточняют в Минфине.

Такая же позиция выражена в . Причем налоговики считают, что затраты на командировки можно признать даже в том случае, если деньги списаны с банковской карты иного лица.

Но в этом случае необходимо подтвердить, что командированный сотрудник возместил такому лицу понесенные затраты. Например, это может быть расписка о возврате средств.

Минфин напомнил, какими документами можно подтвердить командировочные расходы, оплаченные банковской картой

Работник оплачивает командировочные расходы (например, проживание в гостинице) банковской картой.

Какие документы в описанной ситуации могут подтвердить расходы на командировку в целях ? Ответ на этот вопрос содержится в письме Минфина России . Как известно, затраты на командировки можно учитывать в расходах на основании подпункта 12 пункта 1 статьи Налогового кодекса при условии, что они документально подтверждены и экономически обоснованы.

Какие документы должны быть в наличии, если работник оплатил проживание в гостинице не наличными, а своей банковской картой? Отвечая на этот вопрос, чиновники ссылаются на Положение об эмиссии платежных карт, утв.

Он является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и подтверждает их совершение. Документом на бумажном носителе может быть слип, квитанция электронного терминала и другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции, уточняют в Минфине. Далее авторы письма делают следующий вывод.

«»). Такая же позиция выражена в письме ФНС . Причем налоговики считают, что затраты на командировки можно признать даже в том случае, если деньги списаны с банковской карты иного лица.

Но в этом случае необходимо подтвердить, что командированный сотрудник возместил такому лицу понесенные затраты. Например, это может быть расписка о возврате средств (см.

«»).

Оформляем авансовый отчет по по расходам, оплаченным корпоративной картой компании

Разработать бланк самостоятельно. С 1 января 2013 года унифицированные формы не являются обязательными для применения компаниями (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ).

Обязанность применять унифицированные формы сохранилась только в отношении кассовых документов, которые непосредственно перечислены Указанием № 3210-У. К ним относятся приходный и расходный кассовые ордера, расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость и банковские документы.

Авансовый отчет среди них не указан, поэтому его форму компания может разработать самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все обязательные реквизиты.

Их перечень приведен в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Разберемся, какие дополнительные строки нужны в авансовом отчете для отражения всех операций с использованием корпоративных карт компании.

Корпоративные карты в командировке

— 1) Если авиабилет оплачивался личной банковской картой работника, работнику нужно составить авансовый отчет.

https://www.youtube.com/watch?v=k1fMsjBo6hw

К нему нужно приложить распечатку заказа из интернет-магазина, а также копию электронного авиабилета/маршрут-квитанции. Из этих документов должно быть видно, что именно оплачено и кем.

Руководитель должен утвердить такой авансовый отчет. В случае если стоимость авиабилета оплачивается с корпоративной банковской карты, самый простой путь – также составление авансового отчета.

Поскольку даже если работнику не требуется возмещения его расходов, он должен отчитаться за деньги, потраченные с корпоративной карты.

Чек ККТ является первичным документом, подтверждающим такие расходы. Так что если даже слипа/ чека POS-терминала не будет, это не должно привести к отказу в признании расходов . 3) Организация может возместить сотруднику представительский расход путем перечисления денег на личную банковскую карту.

При этом не имеет значения, как именно был оплачен сам расход – наличными или безналично. Никаких ограничений на этот счет действующее законодательство не содержит.

Не забудьте, что работник должен составить авансовый отчет (если ему выдавался аванс) или написать заявление на возмещение расходов, в котором будет указано, какие именно расходы оплачены работником и для каких целей.

А к отчету/заявлению надо приложить сами документы, подтверждающие представительские расходы. 4) Да, можно «привязать» корпоративную банковскую карту организации к приложению Яндекс.

такси для оплаты деловых поездок на встречи с партнерами.

Вы можете попросить квитанцию, но даже если водитель такси не выдаст вам бумажную квитанцию, в личном кабинете электронного приложения такси вы сможете сделать распечатку данных по конкретной поездке.

Такую распечатку должен заверить ответственный работник (к примеру, бухгалтер) с указанием его должности и даты подписи.

Вместе с банковской выпиской такая распечатка подтвердит расходы на такси. Отметим, что в одном из вопросов, заданных ранее на этой конференции, уже рассматривался вопрос о подтверждении поездок через сервисы такси, предоставляющие только электронные документы (см. ответ специлиста Минфина В.А.

Буланцевой).

Банк экспертных заключений

К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

На основании НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме ( НК РФ).

Источник: http://domzalog.ru/oplata-rashodov-chuzhoj-bankovskoj-kartoj-avansovyj-otchet-66644/

Забрать наличные из компании

Наличные снимать не запрещено, но оплата наличными выглядит подозрительно. Налоговая и Центробанк думают, что так компания незаконно выводит деньги или обманом снижает налоги. Поэтому первое правило наличных — расплачиваться наличными редко и мало.

По закону индивидуальные предприниматели вправе тратить наличные, как хотят. Но на практике госорганы могут попросить предоставить документы и обосновать траты. Давайте на примерах:

Почему банк блокирует счет

Андрей работает программистом, у него нет сотрудников, офиса и подрядчиков. Всё, что он получает на счет — это его доход, поэтому снятие наличных вопросов не вызывает.

Иван открыл компанию по ремонту квартир, он платит строителям и дизайнерам, закупается в магазинах. Когда он снимает наличные, это выглядит подозрительно. Госорганы хотят убедиться, что он оплачивает услуги партнеров легально, а не в конверте.

Если без наличных работать не получается, держите второе правило — выдавать деньги под отчет. В переводе с бухгалтерского это означает: нельзя просто так открыть сейф и взять деньги на коньяк для клиента, нужно оформить документы.

Требования к наличным под отчет от Центробанка

Требования к выдаче наличных — в постановлении о ведении кассовых операций. За нарушение требований полагается штраф: 40 000-50 000 рублей на компанию и 4000-5000 рублей на руководителя.

А теперь обо всех требованиях по порядку.

На что выдавать

Правила для ИП и компаний отличаются: индивидуальные предприниматели тратят наличные на свое усмотрение, ООО — только на нужды компании.

К нуждам компании относится всё, что связано с получением заказа и продажами. Например, для компании по ремонту квартир безопасно оплачивать цемент, обои, плитку. А если покупать телевизор, налоговая заподозрит незаконный вывод денег.

Кому выдавать

Наличные под отчет — для сотрудников с трудовым договором. Формально вы вправе выдавать деньги сотрудникам по договору подряда, но как правильно это делать — тема отдельной статьи. Пока держите совет: выдавать наличные только штатным сотрудникам.

Если работаете с индивидуальными предпринимателями, выдать наличные под отчет не получится.

Допустим, у вас команда дизайнеров и программистов. Дизайнеров вы оформили в штат, а программисты работают по договору услуг.

Дизайнерам полагаются наличные под отчет, а программистам — нет, хотя на практике они ваши сотрудники.

Будьте внимательнее с бухгалтерами-перестраховщиками. Они отказываются выдавать наличные, если сотрудник не подписал договор о материальной ответственности. Мол, договор защищает от растрат: если сотрудник прогуляет деньги, спишем их с зарплаты.

В этом случае перестраховываться бессмысленно. Подотчетные деньги подразумевают ответственность: если сотрудник растранжирит деньги на себя, вычитайте из зарплаты. Это законно и без договора.

Владелец компании может выдать деньги сам себе, но с одним условием: он тоже должен быть в штате. Выдавать наличные учредителю незаконно.

Сколько выдавать

В законе нет требований к сумме, поэтому вы вправе выдавать 50 000 рублей и 500 000. Крупные суммы вызывают подозрения, поэтому налоговая скорее их заметит и начнет проверку. Надежнее выдавать понемногу.

Постановление Центробанка о лимите

Чтобы обезопасить себя, соблюдайте лимит для оплаты наличными: 100 000 рублей за сделку. Одна сделка — это один договор или чек.

Вы платите за аренду зала 80 000 рублей, это меньше ста тысяч значит, всё в порядке.

Лимит в 100 000 рублей обязателен для ООО. Индивидуальные предприниматели его выполняют только для рабочих сделок, для личных — платите, сколько хотите. Налоговая строго следит за наличными всех предпринимателей, поэтому не рассчитывайте на послабления.

Кто выдает

Выдавать наличные может директор и бухгалтер. Если вы владелец компании и директор, вы можете выдать деньги самому себе. Это законно.

Если не вернуть деньги

После оплаты может остаться сдача или наличные вовсе не понадобились, тогда деньги надо вернуть. Иногда с возвратом проблемы.

Трудовой кодекс разрешает списывать долг с зарплаты — ст. 137, ТК

Если не возвращает сотрудник, риска нет. Вы вправе списать долг с зарплаты, но с учетом правила — списывать не больше 20% от зарплаты за месяц. Если долг больше, разбивайте его на несколько месяцев: сотрудник не вернул 50 000 рублей при зарплате в 30 000, вы получите деньги через девять месяцев.

Если вы директор и не возвращаете деньги, вы рискуете: налоговая может решить, что это доход, за который компания не платила налоги. Тогда она начнет проверку, потребует доначислить налоги и выставит штраф.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

В законе нет сроков для выдачи наличных — выдавайте на три дня или месяц, главное, указать этот срок в документах.

Как отчитаться за деньги

Компании и индивидуальные предприниматели по-разному отчитываются за наличные.

Если у вас ООО, вы готовите три документа: заявление на выдачу наличных, кассовый ордер и авансовый отчет. Документы понадобятся бухгалтеру для отчетов и налоговой, чтобы убедиться в законности оплаты.

ИП вправе не отчитываться совсем. Но если у вас есть сотрудники и партнеры, лучше отчитываться о наличных, так безопаснее. Возможно, у налоговой или банка появятся вопросы, тогда вы быстро на них ответите.

Срок для отчета — три дня. Срок отсчитывается с даты оплаты: если вы купили обойный клей пятого мая, сдаете отчет восьмого мая. Правила одинаковые для всех сотрудников: не важно, кто получал деньги — директор или секретарь.

Шаг 1. Снять наличные

Если планируете выдавать наличные, а денег на руках нет, обналичивайте счет. Деньги можно снять с корпоративной карты или расчетного счета через кассу банка.

Индивидуальный предприниматель снимает деньги просто так, ничего оформлять или сохранять не надо.

Для компании понадобятся документы. Если снимаете с карты, сохраняйте чек из банкомата, он пригодится бухгалтеру. Если через кассу, наоборот, берите документы с собой. Банк вправе отказать в наличных при подозрениях на незаконные операции, поэтому законность надо доказать. Например, показать заявление о наличных.

Шаг 2. Завести реестр

Реестр — это таблица, в которой вы пишете: кто получил наличные, когда, сколько и на что.

Вести реестр необязательно, но если выдаете наличные сотрудникам, он сэкономит силы. По закону нельзя выдавать новые деньги, если сотрудник не отчитался по старым. Чтобы вам не вспоминать, кому вы дали деньги, пусть об этом помнит реестр.

Требований к реестру нет, поэтому составляйте, как хотите. Реестр может выглядеть так:

Написали для вас пример реестра. Пользуйтесь на здоровье

Реестр заполняйте полностью от руки или на компьютере, а от руки расписывайтесь за отчет.

Шаг 3. Написать заявление

Если деньги выдавать можно, готовьте заявление. Заявление обычно готовит тот, кому вы даете деньги, но это необязательно.

Мы придумали два шаблона заявления. Держите!

Требований к форме заявления нет, но есть требования к содержанию. Вот, что надо написать:

• сумму — числом и прописью;
• на какой срок выдаете;
• дату составления заявления и дату выдачи наличных.

Заявление может быть таким:

Заявление подписывает директор или бухгалтер. Если выдаете деньги себе, можете подписать сами.

Есть бухгалтеры, которые советуют не подписывать заявление, если выдаете деньги сами себе. Мол, налоговая на такое косо смотрит. Это не рабочий совет: налоговиков иногда сложно понять, но они не идиоты. Налоговая понимает, что бухгалтер выдает деньги по вашему поручению, так что подписывайте всё сами.

С первого июля 2017 года деньги можно выдавать без заявления, вместо него подойдет приказ. Подготовка приказа тоже занимает время, поэтому решайте сами, что быстрее: заявление или приказ. Как подготовить приказ — тема отдельного материала, рассказывать сейчас не будем.

Шаг 4. Оформить кассовый ордер

Кассовый ордер — это документ, который подтверждает передачу денег. Его можно заполнить самим из шаблона или в программе 1С. Выглядит ордер так:

Официальный шаблон ордера можно скачать на сайте Консультанта-плюс

Подписывает ордер тот, кто выдает деньги, и сотрудник, который их получает. Подписывайте после передачи денег.

Шаг 5. Выдать деньги

Осталось выдать деньги, и всё. Как выдавать деньги, в законе не сказано. Некоторые компании оборудуют отдельный кабинет с решетками и сейфом, на языке бухгалтеров кабинет называется «касса». Если вы редко выдаете наличные, подойдет любое место, хоть коридор.

После того, как выдали деньги, напишите об этом в реестре. Так вы не забудете, когда ждать отчет и сдачу.

Шаг 6. Отчитаться о покупке

Последний шаг — отчитаться за деньги или, на языке бухгалтера, подготовить авансовый отчет. Он подтверждает, что наличные ушли на реальную покупку, а не налево, для обнальной схемы.

Как составить авансовый отчет — в журнале «Главбух»

Отчет готовите после оплаты покупки, на него есть три дня. Отчет можно составить по форме от госорганов или разработать свой вариант. Главное, написать:

• кто сдает отчет,
• за какую сумму отчитывается,
• какими документами подтверждает оплату,
• на что ушли деньги.

К отчету приложите доказательства покупки: чеки, фотографии с мероприятия, распечатки макетов — всё, что подтверждает реальность сделки. Налоговая такое любит.

Карта вместо наличных

Альтернатива наличным — банковская карта. Банки и налоговая видят, за что вы платите, поэтому оплата по картам не вызывает подозрений.

Заработать на банке: советы, чтобы пользоваться банком по полной

Карта для индивидуального предпринимателя на УСН 6% — это личная карта. Расплачивайтесь картой в магазинах или покупайте в интернете, отчитываться по расходам не придется.

ООО оплачивают только нужды компании: новые блокноты в офис, авиабилеты для командировок, стройматериалы под заказ клиента. Для подтверждения расходов понадобятся чеки и авансовый отчет, а готовить заявления и кассовый ордер не надо.

Еще картой можно оплачивать регулярные покупки. Если ваша компания пользуется сервисом с ежемесячной оплатой, укажите в нем карту банка. Оплата будет списываться автоматически в нужную дату, и вам не придется запоминать самому или ставить напоминания об оплате.

Источник: https://delo.modulbank.ru/all/corporate-cash

Из каких средств в кассе можно оплатить авансовый отчет

Если директор оплатил банковские услуги за счет личных средств, то составлять авансовый отчет не нужно. Это связано с тем, что авансовый отчет составляют только сотрудники организации, которые получили деньги под отчет.

Для возмещения расходов необходимо оформить заявление и приложить к нему документы, подтверждающие факт оплаты банковской комиссии.

В бухучете это отражается следующим образом: Дебет 91-2 Кредит 76 — отражена в составе прочих расходов банковская комиссия Дебет 76 Кредит 73 — задолженность компании по банковским услугам оплачена директором Дебет 73 Кредит 50 (51) — возмещены расходы директора по оплате банковских услуг Кроме того во избежание споров с контролирующими органами желательно оформить общий приказ по компании, в котором фиксируют возможность работников оплачивать расходы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат.

Будет ли считаться нарушением кассовой дисциплины, если под расходный кассовый ордер будет подшит авансовый отчет, соответствующий выдаче денежных средств?

Важное 26 августа 2011 г. 17:58 Компания Будет ли считаться нарушением кассовой дисциплины, если под будет подшит , соответствующий выдаче денежных средств?

Будет ли считаться нарушением кассовой дисциплины, если одной книгой будут сшиты и отчет кассира?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: По нашему мнению, указанные в условиях вопроса примеры комплектации кассовых документов, с точки зрения нарушения кассовой дисциплины, должны квалифицироваться по-разному.

Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 октября 2012 г.На вопросы отвечали эксперты ГК Л.А.

Елина, Н.А. Мартынюк, Е.А. Шаронова

С полной версией обсуждения вы можете ознакомиться: 28 сентября эксперты нашего издательства провели интернет-конференцию «Подотчет и наличные расходы».

Из заданных вопросов видно, что бухгалтеров интересуют как «вечнозеленые» темы (в частности, отношение налоговиков к выдаче под отчет сверхлимитной выручки), так и специфические (например, составление авансовых отчетов при оплате билетов для командированных с личной карты директора). Предлагаем вашему вниманию ответы на наиболее интересные вопросы участников конференции.

Участник victor314 Очень часто бывает, что в конце дня, когда инкассация уже прошла, превышен лимит кассы. Банк лимит повышает неохотно.

Так как деньги сдать некому, мы выдаем их директору в подотчет, а утром он якобы вносит их обратно.

Авансовый отчет

Получать деньги в аванс — приятно и легко.

А вот от мысли о последующей отчетности большинство сотрудников содрогается.

Здесь речь идет о покупке текущих необходимых вещей — бытовой химии, чая, кофе, печенья, приобретении ГСМ для автомобиля, расходных материалов для техники, которая не используется постоянно (например, диктофоны, фотоаппараты), трат на различные юридические услуги (оплату пошлин и сборов, услуг нотариуса и т.д.).

На деньги выдаются также авансом. Да мало ли расходов у действующего предприятия, которые проще оплатить наличными средствами, а не перечислениями через банковский счет.

Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете

> > Налог-налог 15 октября 2019 25269 Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен Под отчет (или) подотчет — как правильно называются денежные средства, выдаваемые сотрудникам для решения тех или иных производственных задач?

До 2014 года было принято, что получать под отчет наличные деньги следовало только из кассы работодателя и сделать это могли только его штатные работники. С 2014 года ситуация изменилась:

Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?

> > Налог-налог 04 сентября 2019 26247 Если подотчетное лицо потратило свои деньги, сдало авансовый отчет, а работодатель возместил ему всю сумму в качестве перерасхода, проверяющие могут переквалифицировать такую выплату в доходы сотрудника, доначислить НДФЛ и взносы.

Как правильно поступить в данной ситуации и избежать претензий налоговиков, читайте далее. Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен Выдача денежных средств (ДС) под авансовый отчет выполняется в строгой последовательности в соответствии с п. 6.3 указания Банка России

«О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»

от 11.03.2014 № 3210-У.

Сотрудник должен: Написать заявление на выдачу

Порядок выдачи денег в подотчет из кассы в 2019 году

> > > Налог-налог 23 марта 2019 21602 Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен Выдача денег в подотчет из кассы — 2019 год принес ряд изменений в данной сфере хозяйственной деятельности организаций.

Цель нашей статьи — напомнить о порядке ведения операций, связанных с подотчетом, и рассказать о нововведениях. В июле 2019 года вступили в силу изменения в КоАП (закон от 03.07.2016 № 316-ФЗ).