Нужно ли отразить в книге учета доходов и расходов сумму выплаченного аванса по зарплате?

Универсальный отчет по проверке расходов на оплату труда в книге учета доходов и расходов

Книга учета доходов и расходов — важный налоговый регистр, применяющийся для фиксации хозяйственных операций и определения результата хозяйственной деятельности упрощенца.

Ознакомившись с этой статьей, вы:

• узнаете, как с помощью Универсального отчета проверить корректность заполнения затрат на оплату труда, налогов и взносов и определить, какие действия нужно предпринять, чтобы эти расходы отразились в КУДиР;
• получите ссылку на готовую настройку Проверка включения расходов по оплате труда, налогов и взносов в КУДиР для использования ее в своей программе.

Ошибка заполнения расходов в КУДиР оплаты труда

В программе 1С поддерживается автоматическое заполнение отчета Книга доходов и расходов УСН: раздел Отчеты — УСН — Книга доходов и расходов УСН. Иногда возникает ситуация, когда данные в отчете заполняются некорректно, отсутствуют или неверно отражаются сведения. При этом никаких «объяснений» отчет не дает, и совершенно непонятно, где искать ошибку.

Для проверки данных по непринятому расходу на зарплату воспользуемся настройкой Универсального отчета по регистру Расходы при УСН.

Настройка Универсального отчета

Универсальный отчет в программе расположен в разделе Отчеты — Стандартные отчеты — Универсальный отчет.

Заполнение шапки отчета

В шапке отчета укажите:

• Период — период составления отчета;
• Регистр накопления — тип источника данных;
• Расходы при УСН — наименование регистра, в котором хранятся данные по принятию расходов УСН;
• Остатки и обороты — данные регистра Расходы при УСН.

Настройка отчета

Откройте настройку отчета по кнопке Настройки. Выберите Вид — Расширенный.

Для отчета Проверка включения расходов по оплате труда, налогов и взносов в КУДиР заполним вкладки:

• Отборы;
• Поля и сортировки;
• Структура.

Вкладка Отборы

На вкладке Отборы по кнопке Добавитьотбор укажите:

• 1-я строка:
  • Поле — Вид расхода, Условие — В списке, Значение — Зарплата; Налоги (взносы).

По кнопке Показать выберите команду показывать В шапке отчета.

Заполненная вкладка Отборы выглядит следующим образом:

Вкладка Поля и сортировки

На вкладке Поля и сортировки дополнительно к выставленным по умолчанию показателям по кнопке Добавить установите следующий показатель:

Используя стрелки «вверх» и «вниз», расположите поля в порядке следования. Для более компактной формы отчета оставьте флажки только на следующих показателях:

• Отражение в НУ;
• Регистратор;
• Сумма нач. остаток;
• Сумма приход;
• Сумма расход;
• Сумма кон. остаток.

В окне Сортировки по кнопке Добавить укажите систему упорядочивания данных в отчете:

• Элемент расхода — По возрастанию;
• Вид расхода — По возрастанию.

Вкладка Структура

Исходная структура отчета содержит только детальные записи. Для построения собственной структуры отчета удалите настройку, заданную по умолчанию по кнопке Удалить.

По кнопке Добавить задайте группируемые поля, как показано на рисунке.

Формирование отчета

По кнопке Сформировать отчет будет построен по заданной настройками форме.

По отчету проверяем выполнение условий — зарплата:

• начислена;
• выплачена;
• принимается в НУ.

Как видно из отчета, несмотря на то, что сотруднику Калининой С.В. была начислена и выплачена зарплата, не было выполнено третье условие для включения затрат по выплате зарплаты в расходы УСН: графа Отражение в НУ — Не принимаются. Ошибка кроется в указанном для Калининой С.В. способе отражения в НУ расходов по зарплате.

Изменив Отражение в УСН и перепроведя документы начисления и выплаты, отчет сформирует правильные данные:

• Отражение в УСН — Принимаются.

Соответственно, расходы по зарплате Калининой С.В. отразятся в КУДиР за 1 кв. 2018

По данным рассмотренного отчета легко найти причину, по которой затраты на оплату труда, налоги и взносы не включаются в КУДИР, и определить, что нужно сделать, чтобы исправить ситуацию.

Чтобы каждый раз не пришлось настраивать отчет заново, БухЭксперт8 советует сохранить в 1С настройки по кнопке Сохранить вариант отчета.

После ввода наименования настройки, например, Проверка включения расходов по оплате труда, налогов и взносов в КУДиР, вам не придется каждый раз настраивать отчет заново. По кнопке Выбрать настройки достаточно обратиться к сохраненной настройке.

Настройки можно выгрузить или передать по почте. Подробнее:

Скачать выгрузку настроек отчета

Источник: http://buhpoisk.ru/proverka-vklyucheniya-v-kudir-rashodov-na-oplatu-truda-nalogov-i-vznosov.html

Помощник бухгалтера в 1С

Сегодня разберём тему, вызывающую, пожалуй, наибольшее число вопросов от начинающих (и не только) бухгалтеров — порядок признания доходов и расходов при упрощенной системе налогообложения (УСН) в семействе программ 1С:Бухгалтерия 8.

Примеры будем рассматривать в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0). Но в «двойке» всё работает аналогично.

Небольшой экскурс в теорию

Нас интересует заполнение книги доходов и расходов (КУДИР). В этой замечательной книге:

• графа 4 — это колонка «Доходы всего»
• графа 5 — это «Принимаемые доходы»
• графа 6 — это колонка «Расходы всего»
• графа 7 — это «Принимаемые расходы»

Нас прежде всего интересуют графы 5 и 7. Именно они влияют на размер уплачиваемого нами единого налога.

Есть два основных режима на «упрощёнке»:

1. доходы (графа 5)
2. доходы (графа 5) минус расходы (графа 7)

Для расчёта единого налога в первом случае мы просто умножаем величину доходов на 6%, а во втором разницу между доходами и расходами умножаем на 15%.

Вкратце это всё.

Правильно посчитать доходы и расходы — это и есть самая трудная задача. Уже исходя из самого наличия четырёх колонок «доходы всего» и «доходы принимаемые», «расходы всего» и «расходы принимаемые» выходит, что не все доходы и расходы можно брать для расчёта налога.

Нужно уметь правильно определять момент признания дохода или расхода. При УСН для этого в обязательном порядке используется кассовый метод.

При кассовом методе датой получения дохода признаётся день поступления средств на счета в банках или в кассу. Причём неважно — аванс это или оплата. Деньги пришли — доход получен, а следовательно сразу попадает в графы 4 и 5.

Как видите, с доходами всё крайне просто. Любое поступление денег (в кассу или на расчётный счёт) попадает в общие и признаваемые доходы, с которых нужно уплачивать налог.

С расходами всё несколько сложнее.

Для признания расходов на приобретение материалов — нужно отразить факт их поступления и оплаты.

Для признания расходов на оплату оказанных нам услуг — нужно отразить факт их оказания и оплаты.

Для признания расходов на приобретение товаров для последующей перепродажи — нужно отразить факт их поступления, оплаты и реализации.

При оплате через авансовые отчёты — помимо вышеперечисленных условий требуется отразить факт выдачи денег подотчётному лицу.

Как видите, для многих из перечисленных ситуаций есть сразу несколько условий признания расхода. И эти условия могут выполняться в различном порядке. При том моментом признания расхода будет считаться последнее из выполненных условий.

Аванс от покупателя по банку

Покупатель перечислил нам деньги на расчётный счёт в счёт предоплаты (аванс). Согласно нашему предположению (кассовый метод) эта сумма сразу попадёт в «Доходы всего» (графа 4) и «Доходы учитываемые» (графа 5):

поступление по банку -> графа 4 + графа 5

Оформляем выписку (поступление на расчётный счёт) на 2000 рублей от покупателя ООО «Волшебная Лань»:

Проводим и открываем проводки документа (кнопка ДтКт). Видим, что сумма оплаты отнеслась на 62.02 — всё верно, ведь это аванс:

Тут же переходим на вторую закладку «Книга учета доходов и расходов». Именно здесь суммы оплаты разносятся (или не разносятся) по графам КУДИР. Видим, что поступившие 2000 рублей попали сразу в 4 и 5 графы:

Аванс от покупателя по кассе

С кассой всё аналогично банку. Покупатель внёс деньги в кассу в качестве предоплаты (аванс). Согласно нашему предположению (кассовый метод) эта сумма сразу попадёт в графы 4 и 5:

поступление по кассе -> графа 4 + графа 5

Оформляем приходный кассовый ордер (поступление наличных) от покупателя «Свергуненко М. Ф.» на сумма 3000 рублей:

Тут же переходим на закладку «Книгу учета доходов  и расходов» и видим, что наша сумма целиком попала в графы 4 и 5:

Оплата поставщику за оказанные услуги

Переходим к расходам. Тут всё интереснее. Но не в случае с оплатой оказанных нам услуг. Нам достаточно ввести в программу акт об оказании услуг и его оплату, тогда сам акт (согласно кассовому методу) не сделает никаких отметок в графах КУДИР, а вот выписка по банку сразу разнесёт сумму оплаты по графам 6 и 7:

акт об оказании услуг -> ничего не сделает
оплата по банку -> графа 6 + графа 7

Вносим в программу акт об оказании услуг от поставщика «Аэрофлот» на сумма 2500:

Проводим документ и переходим к его проводкам (кнопка ДтКт). Видим, что затраты (26 счёт) отнеслись на 60.01  — всё верно:

Закладки «Книга учёта доходов и расходов» мы не видим, что и означает, что указанные 2500 не попали ни в одну из граф КУДИР. Идём дальше.

Вносим следующим днём выписку об оплате оказанных нам услуг:

Проводим выписку и смотрим её проводки. Видим, что сумма оплаты отнеслась на 60.01:

Тут же переходим на закладку «Книга учета доходов и расходов» и видим, что оплаченные 2500, наконец, попали в графы 6 и 7:

Аванс поставщику в счёт оказания услуг

А что если мы сделали поставщику предоплату за оказанные услуги (аванс)? И уже затем оформили акт об оказании услуг. Схематично это будет выглядеть так:

оплата по банку -> заполнит графу 6
акт об оказании услуг -> заполнит графу 7

Внесём в программу выписку по банку (наш аванс поставщику) на сумму 4500:

Проведём документ и откроем его проводки (кнопка ДтКт). Видим, что сумма попала на 60.02 — всё верно, ведь это аванс:

Тут же перейдём на закладку «Книгу учета доходов и расходов» и увидим, что сумма аванса попала только в графу 6:

Внесём в программу акт об оказании услуг следующим днём:

Проведём документ и посмотрим проводки:

Тут же перейдём на закладку «Книга учета доходов и расходов» и увидим, что сумма оплаты наконец попала в седьмую графу:

Оплата поставщику за материалы

Важно! Вначале правильно настроим порядок признания расходов в учётной политике — ссылка на инструкцию.

Далее будем рассуждать так. У нас кассовый метод. Вначале было поступление материалов, затем оплата по банку. Очевидно именно оплата по банку (так как поступление уже было) создаст записи по графам 6 и 7. Схематично это будет так:

поступление материалов -> ничего не создаст
оплата по банку за материалы -> заполнит графу 6 и графу 7

Внесём в программу поступление материалов на сумму 1000 рублей:

Видим, что рядом с проводками не появилась закладка «Книга учета доходов и расходов». Это значит, что документ поступления материалов в данном случае не создал записей ни по одной из граф КУДИР.

Внесём выписку об оплате материалов следующим днём:

Тут же перейдём на вкладку «Книга учета доходов и расходов» и увидим, что документ заполнил графы 6 и 7:

Аванс поставщику в счёт поставки материалов

Важно! Вначале правильно настроим порядок признания расходов в учётной политике — ссылка на инструкцию.

В данном случае вначале следует оплата, затем поступление материалов. Согласно логике кассового метода полное признание расходов (графа 7) будет возможно лишь после оформление обоих документов. Схематично это будет так:

оплата по банку в счёт поставки материалов -> заполнит графу 6
поступление материалов -> заполнит графу 7

Внесём в программу выписку об о предоплате за материалы на 3200 рублей:

Тут же перейдём на закладку «Книга учета доходов и расходов» и увидим, что выписка заполнила пока только графу 6 (расходы всего):

Для заполнения седьмой графы недостаёт документа поступление материалов. Оформим его:

Проводим документ и смотрим его проводки (кнопка ДтКт):

Тут же переходим на закладку «Книга учета доходов и расходов» и видим, что документ поступление материалов заполнил недостающую графу 7:

Оплата поставщику за товары

Важно! Вначале правильно настроим порядок признания расходов в учётной политике — ссылка на инструкцию.

В целом порядок признания расходов на закупку товаров для реализации похож на ситуацию с поступлением материалов — тут также требуется поступление и оплата. Но дополнительным (третьим) требованием является то, что расходы признаются только по мере реализации купленных товаров.

Схематично наша схема будет такой:

поступление товаров -> ничего не заполняет
оплата товаров по банку -> заполняет графу 6
реализация оплаченных товаров -> заполняет графу 7

Внесём в программу поступление товаров на сумму 31292 рубля:

Видим, что закладка «Книга учёта доходов и расходов» отсутствует, а значит документ ничего не записал в графы КУДИР.

Внесём выписку об оплате товаров поставщику:

Проведём документ и откроем его проводки:

Тут же перейдём на закладку «Книга учета доходов и расходов» и увидим, что сумма оплаты попала в расходы всего (графа 6). В седьмую графу (расходы принятые) эта сумма будет попадать по мере реализации товара.

Предположим, что весь товар продан. Оформим его реализацию:

Тут же перейдём на закладку «Книга учета доходов и расходов» и увидим, что сумма оплаты, наконец, попала в седьмую графу:

Аванс поставщику за товары

Важно! Вначале правильно настроим порядок признания расходов в учётной политике — ссылка на инструкцию.

Тут всё аналогично оплате поставщику за товары (предыдущий пункт). За исключением того, что сумма оплаты попадет в шестую графу первым же документом (выписка по банку). Схема будет такой:

оплата товаров по банку -> заполнит графу 6
поступление товаров -> ничего не заполнит
реализация оплаченных товаров -> заполнит графу 7

Оплата поставщику через авансовый отчёт

Важно! Вначале правильно настроим порядок признания расходов в учётной политике — ссылка на инструкцию.

Если в любой из описанных выше ситуаций заменить оплату по банку на оплату через подотчётное лицо — всё будет работать точно также.

Но есть нюанс. Главное условие для того, чтобы взялись расходы, оплаченные по авансовому отчёту (помимо перечисленных выше) — это собственно выдача денег подотчётному лицу (расходный кассовый ордер).

Именно документом РКО будет заполнена графа 6.

Графа 7 же заполнится при наступлении следующих дополнительных условий: авансовый отчёт + (акт об оказании услуги или поступление материала или поступление товара и его продажа). Причём эта графа заполнится документом наиболее поздним по дате.

Выплата заработной платы

Для заполнения граф 6 и 7 необходимо наличие сразу двух документов: начисление и выплата зарплаты.

Схема 1:

начисление зарплаты -> ничего не заполнит
выдача зарплаты (РКО) -> заполнит графу 6 и графу 7

Схема 2:

выдача зарплаты до начисления (РКО) -> заполнит графу 6
начисление зарплаты -> заполнит графу 7

Мы молодцы, на этом всё 

Кстати, подписывайтесь на новые уроки…  

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора). Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.

Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:

Источник: https://helpme1c.ru/usn-priznanie-doxodov-i-rasxodov-1s-buxgalteriya-8-3-redakciya-3-0