Можно ли вести путевой лист в электронном виде

ovdmitjb

2 года ago

Содержание

Журнал регистрации путевых листов можно ли в электроном виде

Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет. Пример журнала Перейдем к документам и примерам. Для начала вы можете скачать форму журнала движения путевых листов № 8.

Алгоритм заполнения журнала прост и сводится к следующему: в журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных организацией путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено.

Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение в электронном виде В законодательстве нет никаких запретов на ведение журнала учета движения путевых листов в электронном виде. Вы можете вести журнал электронном в любом удобном виде: в Excel, 1С, облачной программе и т.п.

Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:

перечеркнуть одной линией неверную информацию;
рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
указывается надпись с правильными данными;
обязательно проставляется дата корректировочных действий;
каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

Самостоятельно разработанная форма Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

учетной политике;
приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления.

Как осуществляется учет путевых листов

Журнал учета путевых листов, образец заполнения Форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78, но она действует до сих пор и содержит обязательные реквизиты, необходимые для бухгалтерского и налогового контроля, а также для дальнейшего расчета заработной платы водителям. К обязательной информации относится:

сведения о номере и дате выдачи путевого листа;
данные о водителе, его табельном номере;
гаражный номер транспортного средства (обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, поэтому допускается не заполнять соответствующую колонку).

Записи в форме подтверждают сразу три работника:

сам водитель;
тот, кто занес сведения, (например, диспетчер);
а также бухгалтер, получивший документ.

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8

Внимание

Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику. Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей.

Важно

Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков.

Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации.

Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.

КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.

Заполняем журнал учета путевых листов

номерные знаки транспортного средства;
подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.

Если произошел возврат путевки, то в журнале делается соответствующая запись. Обязательно указывается дата возврата, подтверждаемая подписью ответственного диспетчерского работника. В форме 8 должны присутствовать подписи таких должностных лиц:

водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.

Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии.

Журнал учета путевых листов: форма 8

Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо.

ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы. Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать.

В зависимости от используемой формы документа бухгалтер может списывать ГСМ по фактическому расходу топлива или по установленным нормативам. Путевые листы дают право водителям эксплуатировать конкретное транспортное средство в рабочие часы.

В бланке указывают предполагаемый маршрут движения, остатки топлива и данные спидометра.
Дополнительно вносят сведения о специфике рабочей деятельности и времени начала рабочего дня и его окончания. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Путевые листы не заполняются при расходовании ГСМ в инструментах.

Правила заполнения журнала учета путевых листов

журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок. Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8. Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены.
Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов.

Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги.

Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов?

Запрета на ведение журналов по учету путевок в электронном формате в законодательной базе не предусмотрено. Предприятия вправе самостоятельно решать, как им организовать ведение учета:

заполнять бумажный вариант журнала;
вести таблицы в Excel;
ограничиться заполнением формы в программе 1C.

Главное требование – соблюдение формы документа, наличие обязательных реквизитов и возможность оперативно распечатать заполненные страницы бланка. Основная документация Мероприятия по мониторингу норм расхода ГСМ и обоснованности списания топлива реализуются с обязательным оформлением путевых листов и журнала их учета формы №8.

Источник: http://advokat-na-donu.ru/zhurnal-registratsii-putevyh-listov-mozhno-li-v-elektronom-vide/

Журнал учета путевых листов обязательно ли вести

Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:

перечеркнуть одной линией неверную информацию;
рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
указывается надпись с правильными данными;
обязательно проставляется дата корректировочных действий;
каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

учетной политике;
приказе об утверждении первичного бланка.

Ведение учета путевых листов на предприятии

При ручном ведении путевых листов и учете расхода ГСМ высока вероятность не заметить ошибки, допущенные при заполнении определенных частей документа, или, например, забыть о сроке прохождения очередного техосмотра.

Бумажные документы следует заполнять с особой внимательностью: указывать назначение поездки, маршрут, километраж, расход топлива и другие данные. Такая работа отнимает время и требует терпения, чего диспетчерам и водителям хватает не всегда.

Между тем правильное и разборчивое заполнение путевых листов крайне важно: если налоговая инспекция в ходе проверки обнаружит, что документ составлен неверно (например, неразборчиво написан пункт назначения или имеются другие ошибки), то у нее будет основание не признавать путевой лист в качестве документа, подтверждающего осуществление расходов на ГСМ. А еще бумажные документы имеют свойство теряться.

Программа «Путевые листы и ГСМ» позволяет вести автоматизированный контроль расходов на горючее, готовить регулярные отчеты. По сути, нужно фиксировать факты поступления и расходования ГСМ, а на их основе можно проводить анализ с помощью промежуточной отчетности, где в конкретных колонках видны отклонения факта от нормы.

Важно

Также в программе «Путевые листы и ГСМ» есть нормативы расходования, связанные с сезоном, маршрутом, классом автомобиля и т д. Благодаря анализу отчетов, вы сможете выявлять подозрительные выбросы, осуществлять постоянный контроль, оперативно реагировать на ситуацию и применять управляющее воздействие.

Порядок учета и списания гсм по путевым листам в 2017-2018 годах

Таких колонок девять. Ведение и хранение журнала учета путевых листов Как только книга учета заполнена, ее необходимо прошить и завизировать печатью предприятия и подписью собственника предприятия.

В основном, на предприятиях заполняет журнал учета бухгалтер по первичной документации либо другой уполномоченный сотрудник организации, в трудовом договоре которого прописана соответствующая обязанность.

Внимание

В индивидуальных случаях обязанность вести и регистрировать учет путевых листов возлагается на стороннюю организацию (если бухгалтерия ведется на аутсорсинге).В этом случае между сторонами подписывается соглашение с условиями сотрудничества, правами и обязанностями перед друг другом. Такой вариант законодательство РФ допускает. Кроме того, сдавать документ можно в электронном виде.

Путевые листы в организации

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов? Можно ли вести в электронном виде Каких-либо ограничений касательно ведения журнала учета путевых листов в электронном варианте нет ни в одном правовом акте действующего законодательства, следовательно, допускается создание учетной ведомости в электронном формате. Обратите внимание! Можно использовать любой, наиболее удобный вариант ведения, будь то обычный Excel или 1С.

Для организаций, имеющих обширный автотранспортный парк и значительный штат водителей, ведение электронной версии более предпочтительно, чем оформление вручную, ввиду значительной трудоемкости процесса.

При этом желательно, чтобы имелась возможность распечатать журнал на бумажные носители в случае надобности.

Как вести журнал Лист журнала Журнал учета путевых листов, форма 8, выполнен в табличном виде, представляя собой ведомость, разделенную на колонки.

Порядка ведения путевых листов

Общее понятие Путевой лист транспортного средства – это документ, в котором отражаются все сведения о собственнике предприятия, водителе, самом транспортном средстве, маршруте следования и расхода ГСМ.

Для учета и контроля заполнения, а также движения путевых листов в компании необходимо вести соответствующую книгу для контроля: журнал учета движения путевых листов по форме № 8.

Обращаем ваше внимание, что с 2013 года вступил в силу Федеральный закон № 402-ФЗ, в соответствии с которым форма №8 считается необязательной для заполнения, но желательной для ведения журнала учета путевых листов автотранспортных средств.

Ведение путевых листов на предприятии

Федерального Закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», без оформления путевого листа запрещается осуществление перевозок пассажиров, багажа и грузов легковыми и грузовыми автомобилями, автобусами, троллейбусами, трамваями.

Первичная учетная документация, подтверждающая расход ГСМ Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных документах» должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы. Порядка ведения путевых листов 5555) приказываю: от 30 июня 2000 г.

Автоматизированный учет путевых листов и гсм: от сложного к простому

Форма № 4 для легкового такси В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Такой лист водитель получает только на смену, после чего он должен сдать его диспетчеру. Форма № 6 для автобусов Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя.

Если организации подходят такие путевые листы, бланки скачать можно прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место.

Нужно принимать во внимание и другие требования к их оформлению.

Iii. порядок заполнения путевого листа

Крупные организации и индивидуальные предприниматели, которые используют в своей отрасли различные виды транспорта, предназначенного для грузовых и пассажирских перевозок, обязаны выдавать водителям своих автомобилей путевые листы.

Такой лист служит первичным документом для контроля над расходом топлива и фиксирования километража по маршруту движения автомобиля.

Выдача предусматривается раз в сутки в начале рабочего дня или смены, или же может выдаваться на срок до одного месяца в случае длительных командировок, когда водитель выполняет свою работу более одного дня, о чем в журнале должна быть сделана соответствующая заметка.

Для мотоблоков, бензопил и другой спецтехники оформляют акты на списание топлива. Печать на путевых листах можно не проставлять, для идентификации владельца автотранспортного средства достаточно названия предприятия (арендодателя), его адреса и телефонного номера.

Норма подкреплена текстом Приказа Минтранса от 18.01.2017 г. № 17. Поставленная на бланке печать не считается ошибкой. При эксплуатации одного автомобиля несколькими водителями в посменном режиме путевки для каждого водителя выписывают отдельно.

Журнал относится к категории первичной документации, поэтому период хранения на предприятии не может быть менее 5 лет. Каждая выданная сотруднику путевка должна быть зарегистрирована в журнале.

Документ оформляется на первой странице титульным листом. На нем указывают название организации, статус и временной интервал, за который производятся записи.

На оборотной стороне он должен быть скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. В соответствующих графах указываются фамилии и должности лиц, отвечающих за ведение и оформление журнала, и их подписи.

Табличная часть состоит из 9 колонок:

Порядковый номер путевого листа.
Дата выдачи.
Личные данные водителя.
Табельный номер.
Гаражный номер водителя и марка автомобиля.
Подпись о получении листа водителем.
Подпись диспетчера и дата приема путевого листа и других документов водителя.
Подпись бухгалтера и дата приема листа.
Примечание.

В журнале необходимо указывать информацию обо всех выданных путевых листах вне зависимости от их формы. Порядковые номера бланков должны быть сквозными.

При перевозке объемных грузов, требующих лицензии, необходимо заполнить графу «лицензионная карточка», а также указать номера товарных накладных в соответствии с перевозимым грузом, особенно если он представляет материальную ценность. В конце рабочей смены заполненный путевой лист передается диспетчеру, который обязан сделать запись в журнале с сохранением заполненного бланка «путевки».

По мере заполнения, предусмотренного внутренним распорядком организации, журнал необходимо передавать для проверки бухгалтеру. Для этого в журнале учета есть выделенная графа для отметок сдачи документации в бухгалтерию.

В случае отсутствия лица, ответственного за ведение журнала, возможно заключение договора со сторонними организациями, которые занимаются техническим обслуживанием транспорта перед выездом на линию либо предоставляют услуги стоянки транспортных средств.

Источник: http://11-2.ru/vedenie-ucheta-putevyh-listov-na-predpriyatii/

Журнал учета путевых листов в электронном виде

В них вносятся следующие данные:

Порядковые номера выданных листов;
Даты выдачи;
ФИО водителей;
Табельные номера работников;
Гаражные номера транспортных средств;
Подписи водителя, диспетчера и бухгалтера;
Примечания в случае необходимости.

Обратите внимание! Если организация ведет учет при помощи собственной разработанной формы ведомости, учетный журнал может содержать дополнительные графы, используемые конкретно взятой организацией. В случае если в учетную книгу внесены ошибочные данные, допускается внесение исправлений в соответствии с положениями 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

Ведение и хранение журнала учета путевых листов

Журнал учета путевых листов – образец заполнения

Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:

перечеркнуть одной линией неверную информацию;
рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
указывается надпись с правильными данными;
обязательно проставляется дата корректировочных действий;
каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

учетной политике;
приказе об утверждении первичного бланка.

Cdbexception

Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
Подпись и Ф.И.О. ответственного за проверку технического состояния транспортного средства (механик, контролер, мастер).
Ведется он по простому алгоритму: в журнале указывают все выписанные путевки, без исключения. Для учета используют сквозную нумерацию с соблюдением хронологического порядка.
ЖУ составляется на месяц, и каждый раз на новой странице, если в учетной политике организации не установлены другие периоды.

Подробнее о том, как правильно составить путевку, читайте в статье «Правила оформления и ведения путевых листов в 2018 году».

Бланк путевки Скачать Журнал учета путевых листов, образец заполнения Рассмотрим, как заполнить ЖУ в бюджетном учреждении, на примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» эксплуатирует легковой автомобиль марки «Рено Логан».

Журнал учета путевых листов в электронном виде скачать

Можно ли вести в электронном виде Каких-либо ограничений касательно ведения журнала учета путевых листов в электронном варианте нет ни в одном правовом акте действующего законодательства, следовательно, допускается создание учетной ведомости в электронном формате.

Обратите внимание! Можно использовать любой, наиболее удобный вариант ведения, будь то обычный Excel или 1С.

При этом желательно, чтобы имелась возможность распечатать журнал на бумажные носители в случае надобности.
Как вести журнал Лист журнала Журнал учета путевых листов, форма 8, выполнен в табличном виде, представляя собой ведомость, разделенную на колонки. Таких колонок девять.

ФИО водителя, на имя которого выписана путевка;
номерные знаки транспортного средства;
подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.

водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.

Журнал учета движения путевых листов в электронном виде

Типовая межотраслевая форма №8 Журнала учета движения путевых листов утверждена постановлением Госкомстата России №78 от 28 ноября 1997 года. Применяется если на балансе организации есть транспорте средства и выдаются путевые листы.

Эта форма позволяет вести учет выдачи и возврата диспетчеру путевых листов выданных водителю. Кроме того в Журнале учета движения путевых листов предусмотрено поле для фиксации даты приемки путевого листа бухгалтером.

В зависимости от степени автоматизации в организации Журнал учета движения путевых листов может заполняться и храниться в печатном или электронном виде. В журнал заносятся сведения о всех выданных путевых листах вне зависимости от их типа. Нумерация путевых листов сквозная.

Физически Журнал учета движения путевых листов форма №8 состоит из обложки и табличной части.

Источник: http://advocatus54.ru/zhurnal-ucheta-putevyh-listov-v-elektronnom-vide/