Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году

Компенсации за использование личного авто в служебных целях в 2019 году

В коммерческих организациях часто используется личные автомобили работников, т.е. принадлежащие им по документам, для основной деятельности. Но работник, используя личный автомобиль, вправе рассчитывать на возмещение расходов, понесенные для получения прибыли владельцем компании.

Компенсацию за использование автомобиля работника определяется локальными актами, основанные на актах законодательства, которые в свою очередь также ограничивают выплаты по понесенным суммам затрат. Расходы по автомобилю сверх законных нормативов учесть нельзя.

Рассмотрим, какая предусмотрена компенсация затрат за использование авто работником.

Нормативное регулирование использования личного авто

В связи с необходимостью использования личных автомобилей в производственной деятельности законодательно урегулированы вопросы возмещения затрат, защищающих как работников, так и работодателей.

Ст. 188 ТК РФ определяет возмещение таких расходов на основании заключенного двустороннего трудового договора

НК РФ ч.2 определяются затраты, которые можно списать и признать как расходы на производство и реализацию

Постановление от 02.07.2013 N 563 определяет порядок и размер компенсации

Локальные акты компании: трудовой и коллективный договор, положения и т.д.

Основание для компенсации личного авто

Основные условия выплат за применение в работе личных авто урегулированы законодательно, поэтому нужно учесть такие основания для выплаты:

• приказ руководителя, отражающего сумму компенсации на основании приложенных документов
• произведение работнику выплаты при использовании для работы, связанной с разъездами по должностной инструкции
• размер компенсации с учетом законодательства
• выплата производится 1 раз в месяц
• когда работник на пользуется личным авто, компенсация не выдается

Использование имущества работников в виде автомобиля для целей работы сотрудником, как то: износ, ремонт, стоянка, бензин, должно быть оформлено документально. Можно использовать такие варианты:

1. выплата компенсации по ТК РФ
2. заключение договор аренды
3. оформление безвозмездного пользования

Во всех случаях есть выгода и недостатки как для сотрудника, так и для работодателя.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Заместитель директора Департамента налоговой и  таможенно-тарифной политики С.В.Разгулин

Оформление безвозмездного использования имущества

При оформлении безвозмездного использования авто сотрудника имеет такие стороны выгоды и недостатков:

Таким образом, такой способ оформления является самым невыгодным для обоих сторон, поэтому применяется очень редко.

Договор аренды личного автомобиля

При заключении такого договора нужно учесть, что оформляется он только как без экипажа (работник передает машину без услуг водителя).

При оформлении аренды имеются такие стороны выгоды и недостатков:

Для того, чтобы подтвердить расходы по налогам, нужны такие документы:

• акт приема-передачи (с отражением характеристик)
• ПТС, ОСАГО и свидетельство о гос. регистрации (копии)

Сумма арендной платы регулируется соглашением сторон (в рассматриваемом случае: сотрудника и работодателя) и зависит от характеристик машины, износа, средняя стоимость аренды по району и т. д.

Важно! В договоре можно отразить сумму платежа в зависимости от времени работы, пробега и т.д., а не в виде фиксированной суммы.

Порядок компенсации использования по ТК

Размер компенсации может быть в любом размере, т.к. ТК РФ не отражает ограничений, но это должно быть конкретизировано в доп. соглашении к договору с работником.

При оформлении компенсации авто работника по ТК РФ выделяются следующие выгоды и недостатки:

Пример расчета компенсации

Организация по доп. соглашению с Булатовым И.Т. платит ему компенсацию за использование его машины в сумме 5000 руб. в месяц, куда входит: износ, ремонт, стоянка, бензин. С 14 по 21 января 2019 года он был на больничном. В январе 17 рабочих дней, т.е. отработано за январь – 11. Сумма компенсации за январь составит:

5000 руб. / 17 дн. * 11 дн. = 3235,29 руб.

Оформление выплат за использование личного авто

Для оформления и учета компенсации, нужны такие документы:

• доп. соглашение с сотрудником
• подтверждение собственности авто сотрудника: ПТС, ОСАГО и свидетельство о гос. регистрации (копии)
• распоряжение руководителя о выплате
• путевые листы с маршрутами, платежные документы АЗС, бухгалтерская справка потраченных ГСМ, квитанции на ремонт, т.е. документы, подтверждающие затраты на авто

В связи с тем, что выплаченная компенсация отражается на налогах, документы играют важную роль для подтверждения расходов. При этом и в должностной инструкции нужно отразить поездки, как должностную обязанность.

Кроме этого необходимо отражение в должностной инструкции работника обязанностей, которые предполагаю постоянные поездки. Например, поездка для согласования договора, доставка и т.д.

Путевой лист как основной документ по использованию авто

Путевой лист является первичный документ, который подтвердит понесенные затраты по факту работы.

Путевые листы обязательны к применению для подтверждения водителем законности использования ТС в целях основной деятельности и для признания расходов для налогообложения.

На каждый вид ТС разработаны разные формы листа, но организация может сама разработать форму в зависимости от специфики деятельности с отражением обязательных реквизитов и утвердить его приказом руководителя.

Независимо от использования ТС, путевой лист необходим для:

• контроля ТС
• расчета заработной платы
• контроля расхода ГСМ
• амортизационных начислений
• учета затрат
• обоснованность перевозок для конкретного водителя

Отражение компенсации на налогах

Для цели налогообложения постановлением от 8 февраля 2002 г. № 92 установлены нормативы компенсации в месяц, зависящие от объема двигателя:

Для цели списания на затраты, эту компенсацию (в том числе и ГСМ) включают только после ее выплаты согласно подтверждающим документам, но только в пределах названных выше норм, вроде как учитывающих все затраты. Например, при использовании автомобиля работника (с двигателем до 2000 куб. см) по доп. соглашению компенсация предусмотрена в размере 3000 руб.

, но независимо от того что ГСМ в месяц составляет 1000 руб., на затраты можно будет списать только 1200 руб., с остальной суммы сверх 1200 – начисляется налог (на прибыль или единый при УСН), независимо от применяемой системы налогообложения.

Организации устанавливают в основном размер компенсации в рамках норм, установленных для списания на затраты, что невыгодно для работника.

НДФЛ с этой компенсации не удерживается согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не зависимо от того, входит ли сумма компенсации в пределы норм, но при этом автомобиль должен быть в собственности работника. Но важно компенсацию прописать в доп. соглашении к трудовому договору.

Если авто используется по договору аренды, то нужно начислять НДФЛ, страховые взносы рассчитывать не нужно.

Учет компенсации за использование личного авто

Компенсация за автомобиль выплачивается только сотрудникам, работа которых имеет регулярный характер разъездов и определяется руководителем.

Такой характер работы нужно отразить в локальных актах: должностных инструкциях, трудовых договорах и т. д.

Кроме характера работы в документах нужно отразить возмещение расходов, которые возникают в ходе эксплуатации. Размер расходов обосновывается:

• приказом руководителя
• копией техпаспорта
• должностными инструкциями

В бухучете компенсация расходов работнику отражается по кредиту 73, а по дебету – в зависимости от подразделения, где работает и выполняемых функций: 20 (23, 25, 26, 29, 44…)

При расчете отдельных налогов сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника можно учесть только в пределах нормативов.

Заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России Н. Ковязина

Пример проводок по компенсации за авто

Работник для служебных целей использует личный автомобиль HONDA Civic, стоимостью 800000 руб., с рабочими объемом двигателя 1238 куб. см. Компенсация за износ ежемесячно – 1200 руб. Документально подтверждены расходы на бензин за декабрь в размере 4000 руб. 29.12.2018 г. ему выплачена компенсация, которая была отражена:

Ошибка при аренде авто

При аренде без экипажа организация должна оплачивать затраты, которые можно учесть в расходах. При этом с платежа по аренде нужно рассчитать и перечислить НДФЛ, а страховые взносы по такому договору не начисляют.

Ошибка при оформлении компенсации

В случае если поездки работника не является регулярными, то в трудовом договоре (доп. соглашении) можно не предусматривать компенсацию, а отражать каждую поездку приказом руководителя.

В служебных целях должна быть выплачена компенсация и расходы, что организация может отразить такую выплату приказом руководителя и подпись об ознакомлении приравнивается к соглашению работника и организации.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Как оформить договор аренды авто, если работник владеет автомобилем на основании доверенности?

Ответ: Если работник не собственник, то компенсация не учитывается в расходах, с нее удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы.

Для заключения договора аренды требуется согласие владельца в доверенности (право на заключение договора аренды). Договор нужно заключить на владельца и при согласии владельца его вправе подписать работник.

НДФЛ будет начисляться на владельца автомобиля, а не на работника, соответственно 2-НДФЛ оформляется на владельца.

Вопрос №2: Если работник трудоустроен дистанционно, нужно ли выплачивать компенсацию за авто? Если нужно, то имеет ли значение письменный отказ от компенсации?

Ответ: Если имеются дистанционные работники, использующие для работы, связанной с регулярными поездками, свое имущество, то работодатель обязан также платить им компенсацию, даже если работники отказываются от компенсации в письменной форме.

Источник: https://poluchi-lgoty.ru/kompensacii-za-ispolzovanie-lichnogo-avto-v-sluzhebnyx-celyax/

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году

Собственный автомобиль перестал быть роскошью и для современного человека является лишь средством передвижения. На рынке услуг преимущество имеют те компании, которые отличаются мобильностью и готовы выполнить заказ клиента в самые кратчайшие сроки. В связи с этим все чаще работодатель ищет сотрудников, готовых предоставить собственный автомобиль для использования во благо компании.

Подобная услуга обходится для бюджета компании в разы дешевле, чем аренда или покупка транспортных средств для работы, и предполагает компенсацию расходов, которые возникают у собственника автомобиля в результате его эксплуатации в служебных целях.

Подобные отношения работника с работодателем предусматривают официальное закрепление, а именно – подписание договора, в котором отображен разъездной характер работ.

Чтобы получить компенсацию за использование собственного транспортного средства, человеку следует обратить внимание на такие моменты: обязательное официальное трудоустройство и наличие в трудовом договоре положений про компенсационную выплату за использование своего личного транспортного средства в интересах компании.

Основания для выплат

Статья 188 российского Трудового кодекса определяет, что в случае использования гражданином в процессе работы персонального имущества, включая автомобиль, он может рассчитывать на определенные выплаты (при условии, что предварительное согласие на это дал работодатель):

• компенсация, которая начисляется за использование имущества;
• компенсационная выплата за износ персонального имущества;
• возмещение расходов, которые были вызваны необходимостью эксплуатации имущества в рабочих целях.

Статья 188 ТК РФ. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

Если речь идет про компенсацию, предусмотренную за использование транспорта, принадлежащего работнику, то обычно ее размер является фиксированным и не зависит от количества календарных дней в месяце. Однако, за те периоды, когда сотрудник находился на больничном или в отпуске, компенсация не начисляется.

Расходы же, которые возникают в процессе эксплуатации автомобиля, например, заправка, его ремонт или мойка, компенсируются на основании положений, которые зафиксированы в договоре между работником и работодателем. Именно в этом документе прописываются суммы возмещений, а также условия, на которых компенсация выплачивается.

Сумма компенсации по договоренности может быть выше законодательной нормы, о чем должно быть сказано в договоре.

В разных видах договоров информация может отображаться в разном виде:

Образец технического паспорта автомобиля

Сотруднику в соответствии с действующим законодательством будут возмещены:

• расходы на топливо (бензин, газ и другие горюче-смазочные материалы);
• затраты, связанные с ремонтом транспортного средства;
• за услуги, связанные с мойкой авто и чисткой салона;
• за парковку машины в рабочее время.

Компенсация расходов на горюче-смазочные материалы может производиться на основании чеков, предоставленных работником. При ведении налогового учета сумма подобных затрат не учитывается. Для осуществления выплаты определяется километраж пробега с учетом норм расходования топлива.

Необходимые документы

Для получения сотрудником компенсационных выплатх в случае использования ним личного транспорта для достижения целей компании, в наличии должны быть определенные документы:

• Документ нормативного характера, принятый руководством компании, устанавливающий, что некоторые должности в фирме подразумевают использование разъездного характера выполнения работы, а также условия для начисления компенсационных выплат. К примеру, Положение про подобный характер работы или локальный приказ, определяющий список должностей с разъездным характером работы.
• Должностные обязанности, в которых прописано, что должен делать сотрудник в рамках своего рабочего функционала, и указано, что выполнение обязанностей невозможно без регулярных выездов (к клиентам для переговоров, проведения ремонтных работ и т.д.).
• Соглашение между сторонами трудовых отношений про использование в служебных интересах личного транспортного средства. Допускается оформление соглашения отдельным документом, который является приложением к трудовому контракту, или же оно может содержаться непосредственно в тексте самого трудового договора. В допсоглашении должна быть зафиксирована такая информация:
  • основные характеристики автомобиля (тип, год выпуска, марка, объем двигателя и т.д.);
  • в каком размере будет выплачиваться компенсация;
  • какие расходы будут возмещены владельцу транспортного средства, порядок их расчета;
  • документы, которые нужно предоставить работнику для подтверждения расходов и получения компенсации;
  • порядок осуществления выплат.

  К подобному соглашению прикладывается копии подтверждающих документов:

  • паспорт авто;
  • свидетельство про госрегистрацию;
  • страховой полиса ОСАГО, в который вписан сотрудник, если автомобиль не принадлежит ему на правах собственности.
• Приказ руководства компании (работодателя) про установление компенсации за использование персонального транспорта работника в рабочих целях. Данным документом закрепляется список ответственных лиц и порядок возмещения расходов, связанных с использованием собственного транспорта работником.
• Документы, которые являются подтверждением фактического использования сотрудником личного автомобиля в служебных целях и размер понесенных в связи с этим расходов.

Человек может рассчитывать на возмещение расходов, если предоставит:

• чеки, полученные на АЗС во время заправки транспортного средства;
• квитанции на мойку машины, ее ремонт;
• расчет расходов топлива, исходя из километража.

Для покрытия расходов работника, связанных с эксплуатацией его личного автомобиля в целях компании, необходимы бумаги, подтверждающие такие расходы, а именно:

• квитанции про заправку авто;
• платежные документы, подтверждающие оплату услуг мойки, ремонтных работ и т.д.;
• расчет расходов, которые понес сотрудник, например, расход бензина будет рассчитываться, исходя из количества километров, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива.

Образец свидетельства о регистрации транспортного средства

Процесс получения выплат

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году будет получена работником при условии осуществления следующих действий:

1. С работодателем должна быть достигнута договоренность относительно выплаты компенсации за эксплуатацию авто в рабочих целях.
2. Заключается контракт, на основании которого будут производиться все выплаты.
3. Если при устройстве на работу в трудовом контракте не была зафиксирована договоренность про привлечение автомобиля сотрудника, он должен подать заявление на имя руководителя. В случае же внесения необходимой информации на этапе трудоустройства, подавать отдельно заявление не понадобится.
4. В случае передачи транспортного средства в аренду или длительное пользование, должен быть составлен акт приема-передачи.
5. Для получения компенсации работодателю предоставляются все документы, которые подтверждают сумму расходов, понесенных владельцем автомобиля в процессе работы.

Образец полиса ОСАГО

Как рассчитывается размер возвращаемых финансов

Какой бы режим налогообложения не использовал работодатель, компенсацию за эксплуатацию транспортного средства сотрудника он должен включать в расходы на дату, когда была произведена выплата.

Размер возмещения определяется трудовым договором и дополнительным соглашением к нему, однако, нужно учитывать, что при использовании легкового автомобиля размер компенсации, которая учитывается в расходах, не должен превышать норматив, который утвержден Постановлением Правительства России.

Величина норматива зависит от того, какую мощность имеет двигатель автомобиля. Так, если он составляет до 2 тыс. куб.см – размер компенсации 1200 руб./мес., если же превышает 2 тыс. куб. см – выплата 1500 руб./мес. В случае с использованием грузового автомобиля — размер выплаты не ограничен.

Нужны ли путевые листы

Нередко возникает вопрос, а должны ли быть оформлены путевые листы для выплаты компенсации за использование личного транспортного средства или платить работнику за эксплуатацию его автомобиля можно без дополнительной бумажной волокиты. Специалисты Министерства Финансов РФ склоняются к тому, что заполнять путевые листы нужно обязательно.

Поскольку путевой лист является первичным документом, он будет служить подтверждением того факта, что транспортное средство работника использовалось им для осуществления служебных поездок. В результате ни у кого не возникнет вопросов, были ли обоснованы понесенные расходы.

Путевой лист позволяет не удерживать НДФЛ с той суммы, которая была выплачена в качестве компенсации, а также дает право не начислять на нее страховые взносы. Он также будет необходим для учета суммы компенсации, когда рассчитывается налог на прибыль и единый налог при упрощенной системе налогообложения.

Почему могут отказать

Существует ряд причин, на основании которых работодателем может быть отказано в выплате компенсации работнику за использование ним личного транспорта в рабочих целях, например:

• человек не трудоустроен официально;
• сотрудник отказывается предоставить документы, которые бы доказали размер расходов, которые возникли при использовании личного авто;
• работодатель имеет доказательства того, что машина использовалась ее хозяином в личных целях;
• утеряна какая-либо бумага из пакета необходимых для выплаты документов, в результате работник не может доказать свое право на получение компенсации.

Важные нюансы

На что стоит обратить внимание при заключении договора, в котором закреплено условие использования личного транспорта в служебных целях работником с дальнейшей компенсацией понесенных затрат:

• на получение компенсации сможет рассчитывать только работник, с которым подписан трудовой договор, закрепляющий за ним право получения возмещения;
• транспортное средство может предоставить не только его владелец, но и человек, который управляет ним по доверенности (такой сотрудник также может рассчитывать на компенсацию расходов на заправку и ремонт автомобиля);
• если работодатель сомневается в том, нужно ли платить компенсацию за эксплуатацию авто или проще выдать сотруднику премию, он должен помнить, что выплата премии предполагает уплату НДФЛ и социального взноса, а это дополнительные расходы, которых можно избежать.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://jurjur24.ru/kompensacija-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-sluzhebnyh-celjah-v-tekushhem-godu/

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях (автомобиля) в 2019 году — ГСМ, НДФЛ, расчет, выплата

Оформление компенсации за использование личного транспорта в служебных целях (автомобиля) в 2019 году обладает некоторыми особенностями, незнание которых может повлечь за собой различное недопонимание.

Эксплуатация транспортного средства работником компании в процессе своей деятельности осуществляется в производственных целях по необходимости в случае многочисленных разъездов.

Работодателем осуществляется компенсация понесенных затрат работником во время эксплуатации личного транспортного средства.

Порядок и условия начисления компенсационных выплат осуществляется по предварительной договоренности между непосредственным работодателем и сотрудником в соответствии с нормами статьи 188 ТК РФ.

Рассмотрим подробней порядок начисления компенсации за эксплуатацию личного транспортного средства в производственных целях в 2019 году.

Основные моменты

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях директору либо иному сотруднику осуществляется в большинстве случаев по достигнутым предварительно договоренностям.

Одновременно с этим, крайне важно знать о нормативной базе, на основании которой осуществляется начисление рассматриваемой выплаты.

Почему возникает такая ситуация

Необходимо обращать внимание на то, что привлечение персонального транспортного средства с целью эксплуатации для реализации служебных задач, в обязательном порядке оформляется в письменном виде, путем подписания соответствующего договора между работодателем и рабочим.

Соглашение должно быть составлено и подписано в виде отдельной документации либо в качестве дополнения к трудовому договору — в зависимости от разновидностей достигнутых договоренностей.

В период заключения соответствующего соглашения должны быть определены условия эксплуатации автотранспорта, в частности:

• продолжительность эксплуатации;
• периодичность использования;
• должностные обязанности, при выполнении которых осуществляется эксплуатация личного автомобиля.

Помимо этого необходимо говорить условиями соглашения и размер компенсационной выплаты, которая должна быть приравнена к законодательной норме либо же сверх нее.

Необходимо обращать внимание на подписание соглашения и в случае с разовой поездкой.

Основанием для начисления таких разновидностей выплат принято считать формирование Приказа, который должен быть утвержден работодателем в произвольном письменном виде.

Приказ должен быть сформирован по завершению месяца на базе расчета, осуществляемого бухгалтерским отделом компании.

Законные основания

Основным нормативно-правовым документом по праву считается Трудовой Кодекс.

В частности рекомендуется обращать внимание на статью 188, в которой подробно описан порядок и условия начисления компенсационных выплат в случае использования личного транспорта в служебных целях.

Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Процедура начисления рассматриваемой компенсации осуществляется не только в соответствии с трудовым законодательством, но и с учетом персональных договоренностей между работодателем и самим подчиненным.

Дополнительно рекомендуется знать об имеющихся особенностях, незнание которых может стать преградой для защиты персональных интересов в случае недобросовестности работодателя.

Какие затраты компенсируются

В действующем трудовом законодательстве предусматривается возможность начисления компенсационного износа персонального транспортного средства и оплаты текущих затрат, напрямую связанных с эксплуатацией автомобиля взамен:

• осуществления текущих ремонтных работ;
• компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях ГСМ;
• оплаты за парковку в течении всего трудового дня и мойки транспортного средства в частности;
• понесенных иных затрат в период эксплуатации транспортных средств.

Со слов уполномоченных представителей налогового органа, размер компенсационного начисления содержит в себе:

• износ автомобиля;
• затраты на ГСМ;
• на прохождение планового ТО и иной тип технического обслуживания.

Работодатель оставляет за собой право инициировать возмещение компенсации за ГСМ по предоставленным наемным работником чекам.

Затраты на горюче смазочные материалы подлежит покрытию непосредственным работодателем по объему понесенных фактических затрат, которые можно подтвердить документально.

В налоговом учете размеры понесенных затрат по горюче смазочным материалам не могут быть взяты во внимание.

С целью начисления рассматриваемых выплат изначально нужно установить километраж пробега, а также применять имеющиеся нормы расходования в соответствии с Минтранса либо же технической документацией конкретного транспортного средства.

Непосредственный работодатель вынужден будет покрыть исключительно те затраты, которые напрямую связаны с показателями износа и текущими понесенными затратами на применение персонального транспортного средства рабочего.

К сведению — только за факт управления автомобилем начисление вознаграждений не осуществляется.

В данном случае сотрудник использует транспортное средство в рамках взятых на себя трудовых обязанностей, за что он уже начисляет заработную плату.

Как правильно произвести расчет

Необходимо обращать внимание на то, что размеры компенсационных выплат, начисляемые в фиксированном размере предпринимателями при УСН либо ЕНВД (не имеет значения) подлежат расчету по количеству дней фактического использования автомобиля.

В период расчета необходимо установить ежедневный размер оплаты. Она определяется как частное от договорной помесячной суммы и количества трудовых дней в календарном месяце (в четком соответствии с производственным календарем).

Размер компенсации, который подлежит дальнейшему начислению, может быть рассчитан как произведение числа дней использования ТС и дневной компенсационной оплаты.

С целью официального подтверждения того, что рассматриваемый тип перечислений в действительности является компенсацией, возникает острая необходимость в тщательной документации с требуемым перечнем реквизитов согласно с критериями экономической целесообразности.

Пошаговая инструкция оформления

С целью подтверждения того, что рассматриваемая разновидность начисления не может считаться прибылью сотрудника, а непосредственно компенсацией, возникает острая необходимость в наличии некоторой документации с целью выполнения взятых на себя должностных обязанностей.

В том случае, если необходимость в эксплуатации транспортного средства для выполнения поставленных производственных задач происходит уже после официального трудоустройства, то сторонам необходимо подписать отдельный договор к трудовому соглашению либо же вовсе договор об аренде.

Процедура управления автомобилем может быть инициирована непосредственным собственником либо третьими лицами, которые были назначены работодателем.

Соглашение на аренду подписывается с целью передачи автомобили либо иного типа транспортного средства, причем как с водителем, так и без него.

В случае отсутствия договоренностей относительно условий управления автомобилем, то водителем может выступать любое лицо.

: использование личного автомобиля в служебных целях

К арендному соглашению подлежит обязательному формированию акт приема-передачи автомобиля, который должен подписываться каждой стороной.

Какое действует налогообложение (НДФЛ)

Налогообложение рассматриваемых компенсационных выплат, начисляемых сотрудникам, напрямую зависит от типа подписанного соглашения относительно эксплуатации транспортного средства.

Необходимо обращать внимание на то, что если между сторонами подписано арендное соглашение, то полученные суммы сотрудником подлежат налогообложению в сумме 13% в случае с резидентами и 30% — для нерезидентов России.

Отражение операций бухгалтерскими проводками

Вне зависимости от того, о какой именно компании идет речь, нужно осуществлять учет дней эксплуатации транспортного средства.

Если же пользование автомобиля несет за собой системный характер в течении продолжительного времени, то рассматриваемый тип компенсационных начислений несет за собой ежемесячный характер.

По завершению календарного месяца подлежит обязательному формированию справки-счета, на базе которой должен быть составлен Приказ относительно начисления рассматриваемой выплаты.

С целью учета движения транспортных средств применяется счет 73. Одновременно с этим нужно помнить о том, что счет отнесения расходов напрямую зависит от профиля самой компании и структурного отделения, в котором официально трудоустроен сотрудник.

Включение в перечень расходов с целью БУ осуществляется при начислении рассматриваемых сумм.

Напоследок хотелось бы отметить — процесс начисления компенсационных выплат наемным сотрудникам, которые используют по производственным потребностям транспортные средства, обладает многочисленными особенностями.

С целью исключения вероятности возникновения различного рода недопонимания, крайне важно соблюдать нормы российского законодательства, в противном случае могут возникать недопонимания с налоговыми органами.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://jurist-protect.ru/kompensacija-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-sluzhebnyh-celjah/

Компенсация со стороны закона

Есть несколько моментов, которые должны учесть обе стороны – наниматель (он же – работодатель) и потенциальный работник:

• При заключении трудового договора в нём должно быть предусмотрено использование личного автомобиля в рабочих целях.
• Работодатель может составить договор аренды. Получится так, что организация будет арендовать автомобиль у его владельца-работника организации.
• Есть возможность заключать разовые договоры на оказание услуг по перевозке. Неудобства появятся в том случае, если потребуется постоянность.

Как видите, здесь всё предельно понятно.

Компенсация расходов и за что она полагается

Любые компании, заключившие договор с сотрудником на собственном автомобиле, которые хотят в дальнейшем использовать его в служебных целях, обязаны покрывать следующие затраты со стороны сотрудника:

• Бензин (или ДТ);
• Ремонт, если автомобиль сломался;
• Парковка, мойка а/м в рабочие часы.

Если хотите подойти к вопросу максимально грамотно, чтобы в дальнейшем у налоговой не возникало никаких вопросов по всем операциям, то должны быть предоставлены сопутствующие документы в подтверждение износа личного авто, возмещена тех или иных расходов.

К таковым можно отнести:

• Правильно составленный трудовой договор, где чёрным по белому написать об использовании личной машины сотрудника в служебных целях.
• Подтверждение того, что ТС реально числится как собственность сотрудника (достаточно технического паспорта).
• Взять за привычку составление справки-расчёта, где будет указана сумма компенсации, подтверждённая необходимыми документами. К ним в данном случае можно приравнять, как квитанции, так и накладные, и даже чеки.
• Издание приказа от руководителя о том, что затраты сотруднику действительно компенсируются в необходимом объёме.

pixabay.com

На какую компенсацию можно рассчитывать сотруднику?

Если авто используется по соглашению (обратите внимание именно на это слово), то работнику нужно выплачивать денежные средства. И даже если предполагается разовая поездка, которая больше никогда не повторится.

Но какие же конкретно суммы полагаются? В связи с тем, что ничего подобного об этом в законодательстве не написано (в частности, в ТК), то и суммы здесь могут быть крайне индивидуальными.

С другой стороны, есть налоговые и рекомендации от данного органа, где советуют рассчитывать компенсацию с учётом следующих факторов:

• Как часто используется автомобиль или иное транспортное средство (например, мотоцикл);
• Срок полезного использования.

В связи с тем можно прийти к выводу, что работодателю есть смысл внести в соглашения хоть какую-нибудь формулу для проведения расчётов. Как вариант, это могут быть расценки словно в такси – за каждый километр пути. Собственно говоря, при необходимости ровно там же Вы их и можете «срисовать».

Учитываются ли как-либо компенсации?

Следует отметить, что согласно законодательству нашей с Вами страны, суммы компенсации никоим образом не облагаются налогами. Как следствие, в отчётах 2-НДФЛ они никак не фигурируют. И страховых взносов не требуют.

Но как же быть, если сотрудник ездить на автомобили по доверенности? Он документально не является его собственностью. Что касается данного вопроса, то никто на него по сей день не может дать корректного ответа. Всё слишком неоднозначно.

С другой стороны, есть налоговый орган, согласно ему и ТК авто должно быть в собственности, тогда о страховых взносах и НДФЛ речи быть не может. С обратной – есть судебная практика и на данный момент она доказывает обратное.

А значит, можно со спокойной душой брать человека на работу, который ездит на автомобиле по доверенности и использовать его транспорт в целях организации.

Есть же у нас ещё и налоговый учёт, с которым далеко не всё так радужно, как хотелось бы. Бухгалтерам придётся учитывать данный вид расходов.

Для двигателя объёмом большее 2 000 кубических сантиметров нормой для компенсации является 1 200 рублей, для двигателей свыше данного показателя – 1 500 рублей.

pixabay.com

В каком порядке происходит возмещение

Здесь тоже имеются различные нюансы. Предлагаем в порядке очереди мельком остановиться на каждом из них:

• На компенсацию могут рассчитывать те из сотрудников, которые работают на автомобиле. То есть, их деятельность включает в себя езду по командировкам, да и в целом является разъездной.
• Необходим личный приказ от руководителя компании – только тогда у сотрудника появляется право на использование личного ТС в целях организации с правом на последующую компенсацию.
• Работники, работающие с доверенностью на ТС, могут рассчитывать на компенсацию ровно в такой же мере, как и те, кто пользуется для этого личным автомобилем.
• Сотруднику необходимо подавать заявления для получения компенсации. В нём необходимо указать, как часто использовалось авто и при каких именно обстоятельствах. К заявлению важно приложить ряд подтверждающих документов:
• Тех. паспорт, свид-во о постановке на учёт, копия документов на транспортное средство;
• Путевой лист;
• Чеки и прочее, что может стать подтверждением факта расходов на бензин/дизельное топливо, прохождение технического обслуживания и так далее.

Можно прийти к следующему выводу, что окончательное решение о том, какая компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году принимается руководством организации. Что конкретно берётся в расчёт Вы уже знаете.

Таким образом, личный автомобиль в целом может стать для сотрудника не только возможностью получить вакантное место, но и зарабатывать немножко больше за его использование. Что касается владельцев компаний – то тут и говорить не о чём, им это очень выгодно.

Оригинал статьи размещен здесь: https://b2bmaster.ru/zakony/kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-sluzhebnyh-tselyah-v-2019-godu/

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5c45724cf6cfb300af1c26cb/5c91ea7dd2977000b3e2c5ce