Командировочные удостоверения больше не нужны

Командировочное удостоверение – 2015. Что изменилось?

« Назад

18.03.2015 23:38

Особенности направления работников в командировку регламентируются Постановлением Правительства №749 от 13 октября 2008 года. Этот документ определяет, какие документы должны составлять работодатели и сотрудники при направлении в командировку и возвращении из нее, а также выплату суточных и других расходов во время командировки.

C 8 января 2015 года вступили в силу важные изменения, они  упрощают документооборот, связанный с направлением работников в служебные командировки. Эти изменения: 1) не предусматривают составления служебного задания; 2) не требуют отчета о выполненной работе; 3) отменяют командировочное удостоверение в 2015 году.

Теперь работник направляется в командировку на основании приказа руководителя, а время его фактического пребывания в командировке определяется на основании предоставленных им проездных документов.  

Отмена командировочного удостоверения и командировки за границу

В данном случае важен факт пересечения границы. Если сотрудник направляется в командировку в дальнее зарубежье, то факт пересечения границы устанавливается по отметкам в паспорте.

Если командировка осуществляется в страны СНГ, где при пересечении границы не ставятся отметки в паспорте, то факт пересечения границы можно увидеть в проездных документах сотрудника.

Документы для оформления командировки с 8 января 2015 года

• Приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9, в котором необходимо указать сроки командировки и ее цель.
• Журнал учета сотрудников, выбывающих в командировки. Теперь вместо номера командировочного удостоверения ставится номер и дата приказа о направлении работника в командировку.
• Табель учета рабочего времени.
• Авансовый отчет. По возвращении из командировки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней заполнить авансовый отчет. К нему надо приложить проездные документы и другие бумаги, которые подтверждают расходы в командировке. Если сотрудник отправлялся в командировку на личном транспорте, то он должен приложить к авансовому отчету служебную записку и документы, подтверждающие использование этого транспорта (расходы на ГСМ).
• Служебная записка от сотрудника, заполненная в произвольной форме, в том случае если он едет к месту командировки и обратно на личном транспорте. В ней указывается фактический срок пребывания в командировке, также к ней прилагаются документы, подтверждающие использование личного транспорта и то, что на него были расходы (путевые листы, чеки, счета и т. д.). Служебная записка прикладывается к авансовому отчету.

Можно ли продолжать оформлять командировочные удостоверения?

Если работодатель хочет, чтобы его сотрудники по-прежнему оформляли командировочные удостоверения, то он имеет на это право. 

Если в положении об оплате командировочных расходов содержатся требования по определенному документообороту и туда не вносились изменения, действующие с 8 января 2015 года и предусматривающие отмену командировочных удостоверений, то работники будут обязаны по-прежнему проставлять отметки в командировочное удостоверение – до тех пор, пока в соответствующий приказ руководителя не будут внесены изменения.

Если же работодатель поддерживает инициативу о минимизации  документооборота, то он может внести изменения в свой приказ или даже издать новый приказ о документообороте при направлении работников в командировку, оговорив, на основании каких документов сотрудники будут направляться в командировку. При этом не стоит забывать о том, что даже при наличии командировочного удостоверения проездные документы имеют большое значение.

Часто работодатели утверждают «Положение о командировках». В случае отказа от использования командировочных удостоверений необходимо внести соответствующие изменения в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Что для этого потребуется сделать:

• убрать упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
• указать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
• зафиксировать, что в случае поездки сотрудника в командировку на личном транспорте, по возвращении он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.

Нет документов, подтверждающих проезд и проживание в период командировки. Что делать?

Бывают ситуации, когда у работника вообще нет документов, подтверждающих проезд и проживание в период командировки. Но при этом у него есть командировочное удостоверение с необходимыми отметками.

С одной стороны, это может служить для налоговой доказательством того, что командировка действительно была. С другой стороны, в такой ситуации компания все равно будет сильно рисковать.

И это стоит иметь в виду.

В случае потери проездных документов работодателю лучше запросить подтверждение поездки у транспортной организации.

В командировку на служебном транспорте: особенности оформления

Правила не уточняют, как подтверждать дни нахождения сотрудника в командировке, если он едет в командировку на служебном транспорте, а также, как подтвердить, что он был в командировке, если у него вообще нет документов на проезд.

Работодатели сами определяют размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в локальных нормативных актах или коллективных договорах, если иное не предусмотрено нормативно-правовыми актами РФ (ст.168 ТК РФ).

Это значит, что во всех остальных случаях (за исключением тех, когда работник едет в командировку, у него есть билеты или он едет в командировку на личном транспорте) работодатель вправе сам устанавливать, как будет определяться время нахождения работника в командировке и на основании каких документов это будет осуществляться.

Если в командировку на служебном автобусе с водителем за рулем отправляются несколько сотрудников, можно написать в приказе руководителя, что работники отправляются в командировку на служебном автобусе.

В этом случае в приложении об оплате командировочных расходов можно оговорить, что при возвращении из командировки работники обязаны составить служебную записку. В служебной записке сотрудники зафиксируют работодателю, на каком автобусе они отправлялись в командировку, когда выехали и когда вернулись.

Служебная записка и путевой лист будут служить подтверждением количества дней нахождения работников в командировке. Такой документооборот следует оговорить в локальном нормативном акте.

Работник остается в командировке на выходные или направляется в командировку раньше

Время нахождения в командировке определяется на основании оформляемых документов. В Постановлении №749 есть п.19, который предусматривает выплату суточных за время задержки в пути, но только в том случае, если работник представит документы, подтверждающие факт вынужденной задержки.

В распоряжении руководителя о направлении работника в командировку должны быть четко указаны даты нахождения работника в командировке, а от работника должна быть служебная записка, в которой он просит приобрести билет на более позднюю дату или раннюю дату. При этом необходимо получить одобрение руководителя. На основании распоряжения руководителя дни командировки будут оплачиваться в соответствии с приказом. Лишние дни оплачиваться не будут.

В данном случае необходимо помнить о письме Минфина от 30 июля 2014 года №03-04-06/37503 по НДФЛ и налогу на прибыль. Если работник задержался в командировке, например, на выходные, то  обратный билет можно учесть в расходах по налогу на прибыль и он не будет являться доходом работника на облагаемый НДФЛ.  Соответственно, начислять страховые взносы не нужно.

Степан Добродумов

Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены

Источник: http://neohr.ru/kadrovye-voprosy/article_post/komandirovochnoye-udostovereniye-2015-chto-izmenilos

Нужно ли командировочное удостоверение

Постоянно оформляя и подписывая ворох бумаг в рамках трудовых правоотношений с нанимателем, да и в других сферах личной и трудовой жизни, каждый из нас давно вынес для себя вывод о бесполезности и формальности большинства из них.

Тем не менее все эти бумаги обязательны — этого требует законодательство в целях «подстраховки» от тех или иных непредвиденных неприятных ситуаций. Существуют, однако, и необязательные документы, которые напротив, имеют гораздо более глубокий смысл.

Среди них — командировочное удостоверение.

Место командировочного удостоверения в процедуре командирования

Командирование — достаточно сложный и относительно длительный процесс, который состоит не только из оформления документов, но и предварительной проверки возможности направления работника в поездку, получения его согласия при необходимости, выплаты аванса денежных средств на дорогу и пр. Каждый из этих процедурных моментов — обязательное требование трудового законодательства, прямо предусмотренное целым рядом норм (Главой 24 ТК и Положением о командировании №749 от 13.10.2008 г.).

Командировкой в соответствии с ТК считается поездка сотрудника в населённый пункт, отличный от того, где в соответствии с трудовым соглашением находится место его труда, по указанию нанимателя для выполнения связанных с должностными функциями заданий. Правовым основанием для командирования является изданный нанимателем распорядительный документ — приказ.

Процесс документального оформления командирования ни одним из отмеченных законодательных актов чётко не регламентирован.

Не содержится в них и прямого требования об оформлении командировочного удостоверения, так же как и служебного задания, отчёта о его выполнении и пр. Все эти момент отнесены на усмотрение нанимателя, который в соответствии со ст.

22 ТК вправе отразить чёткий порядок и условия процедуры в собственных локальных НПА (к примеру, создать положение о командировании).

Для чего всё же нужно командировочное удостоверение

Несмотря на то что командировочное удостоверение незаслуженно «обесценено» законодателем, этот документ имеет сразу несколько практически важных аспектов:

1. Подтверждение личности командированного, уточнение пункта назначения и цели поездки для контрагентов в месте командирования. Другими словами, приехав по месту назначения, работник предъявляет рассматриваемый документ, а принимающая сторона тем самым получает подтверждение цели его визита.
2. Подтверждение факта поездки для отправившей сотрудника стороны. На основании одного лишь приказа и отсутствия работника на месте в день командировки сложно судить о том, действительно ли он посетил пункт назначения, ведь в некоторых случаях задание можно выполнить и дистанционно. Командировочное удостоверение же содержит отметки о прибытии и выбытии, заверенные подписью и печатью принимающей стороны.
3. В пути к месту назначения и обратно работник может предъявить командировочное удостоверение представителю любого госоргана или предприятия, чем подтвердит факт своего служебного путешествия, его маршрут и цель.

Следует помнить, что командировочное удостоверение может служить подтверждающим документом и вообще действительно только при предъявлении паспорта или другого подтверждающего личность документа.

Какие моменты должны быть учтены в положении о командировании, как в локальном НПА организации

Для того чтобы в компании существовал чёткий механизм командирования, максимально продуманный и адаптированный к производственным реалиям, рекомендуется разработать и утвердить локальное положение в служебные поездки. Этот документ может предусматривать множество аспектов, подробно регламентировать все этапы командирования, а применительно к командировочному документу:

• закреплять его форму;
• устанавливать отделы и должности, ответственные за подготовку документа, проставление отметок о прибытии и выбытии;
• содержать правила ведения журнала регистрации удостоверений;
• определять должности, уполномоченные подписывать документ;
• устанавливать порядок проплаты расходов по командировке;
• регламентировать порядок и сроки хранения документа.

Как правило, за оформление документов в организации отвечает кадровик. Подписывает командировочные удостоверения руководитель организации.

Оформление командировочного удостоверения

Положением Госкомстата №1 от 05.01.2004г. утверждена две унифицированная форма для командировочного удостоверения — Т-10.

С 2013 года эта форма не является обязательной к применению — каждый наниматель вправе разработать собственную, более удобную для применения.

Общие правила заполнения и обращения командировочного удостоверения в организации таковы:

1. Удостоверение заполняется и подписывается у руководителя работником, на которого возложены функции по оформлению командирования, после издания приказа о командировании.
2. На подпись руководителя, как правило, проставляется круглая печать организации (условие зависит от избранной формы удостоверения, порядка, установленного локальным НПА о командировках).
3. Удостоверение может быть зарегистрировано в специальном журнале регистрации подобных документов, если таковой ведётся на предприятии.
4. Перед выдачей удостоверения работнику ответственное лицо проставляет отметку о выбытии, заверяя её собственной подписью и печатью структурного подразделения (если таковая имеется).
5. Удостоверение выдаётся командированному сотруднику под роспись в журнале регистрации.
6. Работник по прибытии в пункт назначения и при убытии из него обращается к ответственному лицу принимающей организации за проставлением аналогичных отметок в удостоверении.
7. Прибыв в командировавшую его организацию, сотрудник вновь приходит к выдавшему удостоверение лицу, которое проставляет финальную отметку.
8. Форма удостоверения может предусматривать подпись начальника структурного подразделения, в котором работает командированный работник, который должен оценить, выполнено ли служебное задание.
9. Командированный сдаёт удостоверение в бухгалтерию для начисления выплат.

Оплаченные командировочные удостоверения хранятся среди первичных учётных документов бухгалтерии в соответствии с установленными правилами их хранения, сдачи в архив и уничтожения. Согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 срок хранения командировочного удостоверения в организации составляет 5 лет.

Правила заполнения формы Т-10

Бланк формы Т-10 может быть заполнен как от руки, так и напечатан при помощи компьютерной техники. Однако важно помнить о том, что заполняется он исключительно на основании соответствующего приказа — именно оттуда берутся все данные.

Если сведения о цели поездки (пункте назначения, дате поездки), обозначенные в удостоверении, не соответствуют указанным в приказе, такая командировка не может быть оплачена бухгалтерией.

Заполнению подлежат следующие графы лицевой стороны бланка Т-10:

• название компании — можно указать как полное, так и сокращённое, однако, оно должно полностью соответствовать наименованию, определённому уставными документами;
• номер регистрации удостоверения и дата его оформления — в соответствии с журналом регистрации командировок;
• табельный номер сотрудника — в соответствии с данными бухгалтерского учёта;
• Ф. И. О. командированного — полностью, без сокращений;
• название структурного подразделения, в котором трудится командированный;
• наименование его должности;
• пункт назначения — наименование компании, её адрес;
• цель командирования — указывается в точном соответствии с приказом;
• дата начала и окончания командировки (временные границ указываются без учёта времени нахождения в пути);
• реквизиты подтверждающего личность документа (паспорта, служебного удостоверения и пр.);
• подпись руководителя организации или другого уполномоченного лица, печать компании.

Оборотная сторона бланка представляет собой отметки о выбытии и прибытии. Каждая отметка включает в себя:

• наименование населённого пункта (ничего другого здесь указывать не надо);
• дату;
• должность, Ф. И. О. и подпись лица, уполномоченного отмечать командировочные удостоверения в том или ином пункте назначения.

На каждой отметке проставляется печать структурного подразделения или организации. Отметки заполняются в хронологическом порядке слева направо сверху вниз.

Правила изменения и отмены командировочного удостоверения

Так как командировочное удостоверение выписывается на основании приказа, то и все изменения прежде всего должны быть внесены в приказ. Далее, в зависимости от ситуации, может быть либо выписано новое удостоверение, либо исправлено старое.

Изменения в приказ о командировании могут быть внесены другим, новым приказом, где будет указано, какие слова следует читать по-новому.

Исправления в удостоверение вносятся путём зачёркивания неверных сведений и дописывания новых с обязательным совершением «заверительной» надписи – «Исправленному с … на … верить». Надпись заверяется подписью должностного лица и печатью организации.

kadrovik.guru

Как подтвердить фактический срок командировки?

Для выплаты суточных работнику необходимо определить продолжительность его командировки. В пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (в ред. Постановления № 1595) указаны два способа определения фактических сроков командировки:

• на основании проездных документов;
• на основании служебной записки, если поездка осуществлялась на личном, служебном транспорте или автомобиле, используемом по доверенности.

Поэтому в случае использования автомобиля работник указывает даты в служебной записке, которую составляет по возвращении на работу.

Даты, указанные в служебной записке, необходимо подтвердить с помощью путевых или маршрутных листов, кассовых чеков, счетов, квитанций и других документов, подтверждающих, что сотрудник ехал именно по этому маршруту.

Отметим, что факт использования автомобиля необходимо закрепить в решении руководителя. Об этом также говорится в пункте 7 Постановления № 749.

Как определить срок командировки, если сотрудник добирался на попутке или пользовался услугами сторонней организации? Эти ситуации не упомянуты в пункте 7 Постановления № 749, тем не менее на практике они возможны. Четких правил здесь нет, но мы можем дать свои рекомендации.

Как и прежде, в 2015 году основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ руководителя организации, в котором указывается начальная и конечная даты командировки, включая время нахождения работника в пути.

Этот документ можно использовать в качестве подтверждения длительности командировки в совокупности с другими бумагами в зависимости от конкретной ситуации.

Услуги транспортной компании. Акт об оказании услуг (другой документ в соответствии с договором), служебная записка с подтверждающими документам.

Попутный транспорт. Служебная записка с подтверждающими документам.