Командировочные расходы на квартиру под жилье для командированных сотрудников.

Расходы на содержание жилья для сотрудников

В ближайшей перспективе общество планирует реализацию крупного производственного проекта в удаленном регионе. Административное подразделение общества расположено в г. Б в этом регионе. В данный момент работы не производятся, штатное расписание не утверждено.

В собственности у общества имеется девятиэтажный жилой дом в г. Б. Квартиры, укомплектованные мебелью и бытовой техникой, планируется использовать для проживания:

• руководящего состава, переведенного на работу в данный регион, а не принятого в этом городе;
• производственного персонала, который будет задействован в работах. Данная категория работников будет проживать в квартирах общества на условиях договора найма служебного помещения. В обязанности проживающего в квартире работника-нанимателя входит, в частности, внесение платы за коммунальные услуги. Кроме того, планируется взимать с работника плату за проживание в сумме 40 руб. за квадратный метр (приказ общества);
• работников, командированных в г. Б. Их проживание будет безвозмездным.

Обществом проведен анализ стоимости рынка гостиничных услуг и стоимости найма жилого помещения на территории г. Б. Исходя из открытых рекламных источников, в г. Б имеется порядка четырех гостиниц, где стоимость проживания одного человека в сутки в среднем составляет 2—2,5 тыс. руб.

Вопросы

1. На каком счете подлежат отражению затраты на содержание квартир: на счете 23 «Вспомогательные производства» либо 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»?

2. Могут ли общество и работник, являющиеся сторонами сделки, быть признаны взаимозависимыми в соответствии со ст. 1051 Налогового кодекса РФ, например, по решению суда (или по иным основаниям)? К каким налоговым последствиям это может привести, как отразится на налогообложении?

3. В случае предоставления обществом своим сотрудникам для проживания по договору найма квартир по цене ниже рыночной возникает ли у сотрудника налоговая выгода определяемая как разница между рыночной ценой аренды и стоимостью найма жилого помещения, определенной по договору найма? Подлежит ли указанный доход обложению НДФЛ у работников, проживающих в этих квартирах?

4. Правомерно ли отнесение в состав расходов при исчислении налога на прибыль затрат на содержание и ремонт принадлежащих обществу квартир, предназначенных для проживания командированных сотрудников, и квартир, предназначенных для проживания лиц руководящего состава, при наличии в городе гостиниц?

5. Являются ли расходы на содержание квартир обоснованными в целях исчисления налога на прибыль в тех периодах, когда сотрудники в них не проживают? Существует ли риск возникновения спора с налоговым органом по этому вопросу и риск исключения данных расходов из состава затрат по налогу на прибыль?

6. В каких локальных нормативных документах общества в целях исключения налогового риска необходимо закрепить требование о предоставлении жилья своим работникам в случаях:

• нахождения работников в командировке;
• предоставления жилья на условиях договора найма служебного помещения;
• проживания руководящего состава общества?

Квалификация расходов на содержание квартир

Согласно абз. 2 ст.

275 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль к объектам обслуживающих производств и хозяйств (ОПХ) относятся подсобное хозяйство, объекты жилищно-коммунального хозяйства, социально-культурной сферы, учебно-курсовые комбинаты и иные аналогичные хозяйства, производства и службы, осуществляющие реализацию товаров, работ, услуг как своим работникам, так и сторонним лицам.

К объектам жилищно-коммунального хозяйства относятся в том числе жилой фонд, дома и общежития для приезжих.

Из буквального толкования данных положений ст.

275 НК РФ не представляется возможным уяснить, является ли одновременная реализация услуг своим работникам и на сторону обязательным требованием для применения данной нормы.

Либо рассматриваемая статья применяется ко всем перечисленным в ней объектам, если они реализуют услуги только своим работникам, а также если услуги реализуются и сторонним лицам.

Первый подход: к объектам ОПХ относятся объекты, которые реализуют услуги как собственным работникам, так и сторонним лицам. Данный подход основан на грамматическом толковании нормы абз. 2 ст. 275 НК РФ.

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/46593-rashody-na-soderzhanie-zhil-ya-dlya-sotrudnikov.html

Работникам по-новому стали возмещать командировочные. На 9 примерах поясняем, как это работает

В Беларуси с 23 марта ввели изменения в назначение и выплату командировочных. В соответствующем постановлении подробно расписано, как будут производиться расчеты, однако по некоторым пунктам все еще возникают вопросы. Министерство труда и соцзащиты на конкретных примерах пояснило, как будут рассчитываться и выплачиваться командировочные и суточные по новым правилам.

pixabay.com

Работник летит в Милан за счет приглашающей стороны. Что должен выплатить наниматель?

Вопрос: Работника пригласили в командировку из Минска в Милан с 15 по 18 апреля.

По условиям командирования, указанном в приглашении, принимающая сторона обеспечивает работника жильем — гостиницей, обедом и ужином, а завтрак предоставляется в гостинице.

Также приглашающие предоставляют транспорт для передвижения внутри страны командирования. Но 15 апреля работника обеспечивают только ужином, а 18 апреля — обедом. Как работнику будут компенсировать расходы на жилье и выплачивать суточные?

Ответ: Расходы по найму жилья не компенсируются. Суточные выплачиваются только за 2 дня — за время нахождения работника в пути. В случае, если принимающая сторона, согласно приглашению, берет на себя расходы по обеспечению работника питанием и транспортом в пределах места командировки, направляющая сторона выплату суточных не производит (за исключением суточных за время нахождения в пути).

Однако 15 и 18 апреля работник будет находиться в пути, и за эти дни ему выплатят суточные в размере 100 евро — по 50 евро за день.

Сколько и за что возмещать, если работник едет на один день в Россию? А если на пять дней?

Вопрос: Работник едет 25 марта в однодневную командировку из Минска в Смоленск. То есть он уехал и вернулся в тот же день. В каком размере работнику компенсируются расходы по найму жилья и выплачиваются суточные?

Ответ: Расходы за жилье ему компенсируются за 1 день без представления подтверждающих документов — 120 долларов. Суточные он получит тоже за один день в размере 30 долларов.

Вопрос: Работник поехал в командировку из Минска в Смоленск на 5 дней. По документам он выехал из Минска 25 марта, прибыл в Смоленск 26-го, выбыл оттуда 28 марта и прибыл в Минск 29 марта. За сколько дней ему выплатят суточные и компенсируют расходы на жилье?

Ответ: Работнику возместят расходы на жилье за 3 дня, так как здесь день прибытия в Смоленск — 26 марта, а день отъезда — 28 марта. То есть расходы возместят за 26, 27 и 28 марта. Работник получит 360 долларов. Суточные выплачиваются за 5 дней.

Вопрос: Работник с 24 по 25 марта едет из Минска в Москву. 24 марта он выбыл из Минска, 25 — прибыл в Москву. В этот же день он вернулся в Минск. За сколько дней и в каком размере работнику компенсируются расходы по найму жилья и выплачиваются суточные?

Ответ: Расходы на жилье компенсируются за 1 день и составят 140 долларов, поскольку в данном примере днем прибытия и выбытия из Москвы является 25 марта. Суточные возмещаются за 2 дня — по 30 долларов за каждый.

Какие суммы и за что нужно возмещать работникам при командировках по стране?

Вопрос: Работник поехал в служебную командировку из Минска в Витебск на один день. По документам он выбыл из Минска 27 марта 2019 года, прибыл в Витебск 27 марта. Затем выбыл из Витебска и прибыл в Минск 27 марта. В каком размере работнику компенсируются расходы по найму жилья и выплачиваются суточные?

Ответ: При ежедневном возвращении командированного работника к месту жительства, а также однодневных командировках в пределах страны расходы по найму жилого помещения не возмещаются.

Что касается суточных, то их выплачивают за один день. По закону суточные возмещаются работнику за время пребывания в командировке, включая время нахождения в пути (за все дни служебной командировки согласно приказу).

То есть в этой ситуации работник должен получить 9 рублей суточных.

Вопрос: По приказу от 22 марта работник с 24 по 25 марта отправляется в служебную командировку из Минска в Брест. По документам он выбыл из Минска 24 марта, прибыл в Брест 25-го. В этот же день выбыл из Бреста и вернулся в Минск. За сколько дней и в каком размере работнику компенсируются расходы по найму жилья и выплачиваются суточные?

Ответ: Расходы по найму жилья компенсируются за 1 день. Поскольку работник отправился в командировку после вступления в силу изменений, то возмещение расходов производится с учетом принятых норм.

В приведенном примере работник прибыл и убыл из Бреста в один и тот же день, расходы по найму жилья компенсируются за 1 день в размере 50 рублей, если, конечно, он не предоставит подтверждающих документов на другую стоимость жилья.

Суточные же работнику должны выплатить за 2 дня, потому что их возмещение производится за все время пребывания в служебной командировке, включая дорогу.

Вопрос: Работник поехал в командировку из Минска в Витебск на 2 дня — с 24 по 25 марта. В документах написано, что он выбыл из Минска 24 марта, в Витебск приехал в этот же день. Выбыл из Витебска 25 марта и приехал в Минск. За какое количество дней и в каком размере работнику компенсируются расходы по найму жилья и выплачиваются суточные?

Ответ: Поскольку день прибытия в Витебск — 24 марта, а день отъезда оттуда — 25 марта, то расходы на жилье в данной ситуации компенсируются за 2 дня.

Вопрос: Работника отправили в служебную командировку из Минска в Брест с 25 по 29 марта. В документах указано, что он выехал из Минска 25 марта, приехал в Брест 26-го, уехал 28-го и приехал в Минск 29 марта. За какое количество дней и в каком размере работнику компенсируются расходы по найму жилья и выплачиваются суточные?

Ответ: Расходы по найму жилья компенсируются за 3 дня, так как в приведенном примере работник приехал в Брест 26 марта, а уехал 28 марта. На компенсацию расходов на жилье он получит 150 рублей — по 50 рублей за каждую ночь в Бресте.

Подтверждающие документы не нужны. Но если расходы по найму жилья превысят эту сумму, то наниматель сможет возместить траты в пределах стоимости одноместного номера в гостинице, в которой он жил.

В таком случае нужны подтверждающие документы.

Суточные работник получит за 5 дней, потому что в командировке он находился с 25 по 29 марта включительно. Сумма будет равна 45 рублям — по 9 рублей за каждый.

Вопрос: Работник поехал в командировку из Минска в Барановичи с 9 по 12 апреля. Наниматель до отправления работника в поездку заключил договор с гостиницей в Барановичах и оплатил его проживание. Будут ли работнику компенсироваться расходы на жилье и в каком размере?

Ответ: В этом случае компенсации не будет. При оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилья возмещение расходов не производится.

Источник: https://finance.tut.by/news632489.html

Правила оплаты проживания в командировке в 2019 году

Направляя сотрудника в служебную поездку, работодатель должен не только сохранить на такой период его зарплату, компенсировать расходы на проезд, выплатить денежное содержание, но и произвести оплату проживания в командировке в 2019 году. Возмещение этих расходов является одной из обязанностей руководителя компании.

Выплата за проживание в гостинице

Законодательство устанавливает обязательство работодателя выплачивать убытки, понесенные в связи с оплатой гостиницы в командировке. Но, кроме такого положения, компания может самостоятельно разрабатывать и принимать внутренние правовые акты, регламентирующие порядок возмещения расходов.

Основными положениями, делающими возможным оплату проживания в командировке являются:

1. Направление сотрудника по служебным делам должно сопровождаться изданием приказа о рабочей поездке. Такой документ удостоверяет осуществление действий работником в интересах организации.
2. Оплата затрат осуществляется на основании подтверждающей проживание документации. Это обязательное условие для компенсации таких расходов.
3. Юридические лица обладают правом устанавливать пределы сумм, возможных к возмещению. Такое правило наиболее характерно для государственных учреждений и направлено на сохранение бюджетных средств. Ими устанавливается минимальный лимит для своих сотрудников.

ВАЖНО! Бюджетные организации не вправе отказать работнику в возмещении понесенных расходов в командировке. Существование приказа об отправлении в рабочую поездку и представлении подтверждения факта проживания, учреждения обязаны компенсировать затраты.

В бюджетном учреждении

Преследуя экономию материальных средств, государственные учреждения производят оплату проживания в командировке по наименьшим нормативам. Обычно, такая сумма не более двух тысяч рублей в сутки.

Для этого командировочному необходимо:

• В недвижимости размещения нужно в обязательном порядке оформить документ, подтверждающий понесенные траты. Может быть представлена справка, подтверждаемая кассовым чеком по установленной форме. Его выдача удостоверяет факт передачи денежных средств. Документ должен быть составлен в соответствии с требованиями постановления Правительства №359 и содержать следующие реквизиты:

1. Наименование платежной бумаги.
2. Серию и номер.
3. Название организации, предоставляющей услуги.
4. Подпись и печать организации.

Квитанция должна быть распечатана при помощи автоматизированной системы и содержать соответствующие пометки.

• Оплаченные расходы за проживание, удостоверенные соответствующими бумагами и заявлением о компенсации понесенных затрат, сдаются в бухгалтерию компании.

Выплачиваются расходы по найму жилья в ближайшую зарплату либо выдаются сразу после приема командировочного отчета. Оплата проживания может производиться до отъезда в командировку в 2019 году, в качестве авансового платежа.

Военнослужащим

Для такой категории лиц сохраняются все гарантии возмещения затрат, связанных с оплатой проживания в гостинице в командировке. Такие траты возмещаются им в полном размере Минобороны РФ. Нормативы выплат для них устанавливаются в зависимости от занимаемого им поста и статуса военного.

Нормы оплаты

Учитывая, что законодательно не устанавливаются пределы возмещения понесенных затрат, каждый работодатель определяет их границы по своему желанию. Размер компенсации может варьироваться из-за вида служебной поездки – на территории субъектов, в границах России и за её пределами – и может составлять от 1500 до 3500 руб.

При этом необходимо обращать внимание на оплату сбора на прибыль.

Компенсация стоимости аренды отеля в рабочей поездке не относится к доходу. Но такое правило, используется для получения более крупного возмещения. Поэтому НК РФ определяет ограничения, в связи с которым НДФЛ не начисляется, когда расход за проживание в гостинице не выше 3500 руб/сутки. В такой ситуации служащему полностью оплачиваются понесенные траты.

Если проживание в командировке превысило максимально установленную норму, ему могут быть компенсированы затраты, но с суммы превышения такой стоимости будет удержан налог на полученные доходы в размере 13%.

Оплата проживания без подтверждения

Возмещение трат на отель в командировке без представления удостоверяющих документов может производится только после получения согласия администрации компании.

В этом случае бухгалтерии нужно будет найти другие причины для начисления выплаты сотруднику, так как оплата затрат на жилье производится только после представления подтверждающей документации.

При их отсутствии оснований для перечисления оплаты нет.

Таким образом, отсутствие удостоверяющей документации может поставить в затруднительное положение специалистов из бухгалтерии. Невозможность удостоверить факты понесенных трат, проверить их состоятельность и действительность нахождения, лишает оснований для осуществления возмещения.

Компенсация оплаты найма жилья в командировке

Находясь в рабочей поездке, сотрудник может воспользоваться арендой квартиры. При этом у него должен быть документ, подтверждающий понесенные расходы.

В таком случае, между руководителем компании и командируемым необходимо достижение соглашения о найме жилья в командировке непосредственно у хозяина квартиры. Подтвердить период нахождения в поездке и понесенные расходы можно, заключив арендный договор между сторонами.

Письмом Минфина России от 05.12.2011г. №03-03-06\1\802 определено, что компенсация работнику оплаты арендованной недвижимости, в том числе, сумма коммунальных платежей в жилом объекте, нанятого на период командирования, входят в состав расходов по найму жилья

Если такие траты не имеют документального удостоверения, то выплаты не облагаются НДФЛ только в размере:

• Поездка по России – 700 руб. в день,
• Заграничная поездка – 2500 руб. в день.

Важно запомнить, что оплачиваются расходы за проживание, понесенные в командировке, только после того, как сотрудник сможет их подтвердить.  В противном случае, возможно взыскание с них налога на прибыль.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/komandirovka/oplata-prozhivaniya.html

Квартиры для командировочных

Посуточная аренда квартиры сотрудником в командировке в порядке вещей. Это актуально для любых организаций, в устанавливающей документации которых прописана формулировка «найм жилого помещения».

Потому в вопросе: можно ли в командировке снять квартиру, вы вправе выбирать между отелем, хостелом и частными апартаментами…

ВАЖНО: Отнеситесь внимательно к сбору подтверждающих документов, иначе компенсировать съем в служебной поездке вам никто не будет!

ДАВАЙТЕ ВМЕСТЕ РАЗБИРАТЬСЯ:

• Как подтвердить аренду жилья у агентства или частника?
• Что делать, если в выбранной квартире не предоставляют отчетность?
• Есть ли смысл рассматривать квартирный вариант, и как на нем заработать?

Документы для компенсации командировочного проживания

У командированного сотрудника есть целых пять вариантов, где остановиться, один из них – квартира. Для отчета по ней вам нужно будет предоставить в бухгалтерию:

1. Договор о найме с прописанной ценой
2. Квитанция или чек строгой отчетности с уникальным номером. При безналичной оплате действует платежное поручение от банка (при онлайн платеже у вас будет ссылка для скачивания или печати).
3. Желательно – счет или акт с указанием периода проживания и стоимости одних суток и суммы за все дни.

ПРИМЕЧАНИЕ: Оплачивать аренду квартиры должен сам командированный, а не жена или друг. В обратном случае – деньги по авансовому отчету вам не выплатят.

Когда снимаете у физ. лица – требования лояльнее

При аренде жилья в командировке у физического лица «бумажная бюрократия» несколько проще:

• От руки или на компьютере распечатывается договор, где нужно указать адрес квартиры, даты и цена проживания + реквизиты паспортов обеих сторон.
• После скрепления договорных отношений подписями командированный отдает деньги наймодателю.
• Хозяин жилплощади пишет расписку с полными данными о себе и нанимателе (ФИО, адрес прописки и паспортные реквизиты) по форме: «Получил от такого-то такую-то сумму…». Дату и подписи ставят оба участника соглашения.

Что делать, если никаких документов нет?

Такое тоже случается – человеческий фактор никто не отменял…

И в данной ситуации не все потеряно.

СОВЕТ: Пробуйте отстоять свои затраты – аргументируйте, что где-то вы жили, а учреждение не побеспокоилось за вас и не предоставило жилье.

По статистике после таких аргументов что-то возмещают, но сумма будет меньше реально потраченной. Согласиться на нее или уволиться – дело ваше…

Можно остаться в минусе или… Получить ДОХОД!

Помимо того, что в командировке МОЖНО арендовать квартиру, на ней легко и ЗАРАБОТАТЬ от 500 до 2000 руб. в день.

Эта возможность будет вам на руку, если учесть, что размер суточных чаще ничтожно мал!

***

Читайте больше полезных статей на сервисе Dokpiter –
ездите в командировку подкованным человеком.

Жилье для командировочных: 3 популярных варианта

Где остановиться в командировке, решает преимущественно сам сотрудник, исходя из бюджета поездки и личных предпочтений. Наибольшей популярностью у командированных служащих пользуются гостиницы, хостелы и квартиры, которые сдают в аренду посуточно. Каждый вариант имеет свои преимущества и недостатки.

Отель

Это самый распространенный вариант жилья в командировке, так как предусматривает максимум удобств за корпоративные деньги.

Учитывая, что сотрудник не оплачивает проживание со своего кармана, он отдает предпочтение отелю, так как в нем гостям предлагают комфортные условия и большой перечень дополнительных услуг. В стоимость аренды номера может входить завтрак.

В некоторых гостиницах можно оплатить и полный пансион. Отели чаще всего бронируют в том районе, где находится офис.

Хостел

Хостел – это жилье для командировочных работников, которые хотят сэкономить. Некоторые компании устанавливают такие бюджеты на служебные поездки, что их хватает только на проезд и проживание в хостеле.

Из преимуществ этого варианта можно выделить то, что получится завести новые знакомства – понравится тем, кто не любит оставаться в одиночестве. Из минусов – общая комната, которую придется делить с чужими людьми, и скромные условия проживания.

4.1. Аренда квартир для проживания командированных работников

Хотя и в хостелах можно арендовать отдельный номер и жить в комфорте.

Квартира

Квартиры посуточно арендуют преимущественно те, кто не хочет отказываться от домашних условий даже в служебных поездках. Такое жилье привлекает еще и тем, что имеет большой выбор вариантов по расположению. Квартиру можно снять и в центре, и в спальном районе, и на окраине города. Цены на проживание тоже отличаются широким диапазоном.

Важный нюанс при съеме квартиры на время командировки – не забыть оформить отчетные документы. Прежде чем бронировать жилье, нужно уточнить у арендодателя, работает ли он официально и сможет ли выписать квитанцию. Чек, подтверждающий оплату проживания, нужно передать в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.

Дата: 2018-06-07

Вопрос: Общество с ограниченной ответственностью (ООО) просит дать разъяснение по следующему вопросу. ООО арендует квартиру у физического лица. Данная квартира используется для проживания работников ООО в период их служебной командировки.

Если бы командируемые работники проживали в гостиницах, а не в арендуемой квартире, расходы ООО на оплату услуг гостиниц составили бы в несколько раз больше, чем арендная плата за соответствующий период.

Таким образом, расходы ООО на арендную плату по указанной квартире экономически оправданны, обоснованны и документально подтверждены (все необходимые документы оформляются в соответствии с действующим законодательством РФ).

Вправе ли ООО отнести к расходам в целях налогообложения прибыли организаций расходы, связанные с арендой квартиры, которая используется работниками в период их служебных командировок?

Ответ:МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИПИСЬМО

от 2 июня 2005 г. N 03-03-01-04/1/306

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу отнесения к расходам в целях налогообложения прибыли организаций расходов, связанных с арендой квартиры, которая используется работниками в период их служебных командировок, и сообщает следующее.Согласно п. 1 ст.

252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) в целях гл. 25 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.При этом пп. 12 п. 1 ст.

В случае, когда организация регулярно направляет своих работников в командировки в один и тот же населенный пункт и для этих целей арендует жилое помещение, в котором проживают командированные работники, документально подтвердить факт проживания работников именно в этом жилом помещении не представляется возможным. Поэтому в рассматриваемой ситуации расходы по аренде квартиры не являются документально подтвержденными и, значит, не могут относиться к расходам на командировки и уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль организаций.

Копия настоящего ответа направлена в Управление налогообложения прибыли (дохода) ФНС России.

Заместитель директораДепартамента налоговойи таможенно-тарифной политикиА.И.ИВАНЕЕВ

02.06.2005

Вопрос: Организация арендует в другом городе квартиру у физического лица. Данная квартира используется для проживания работников организации в период их служебной командировки.Таким образом, в течение срока действия аренды имеются периоды, во время которых в указанной квартире никто не проживает.

По условиям договора аренды арендные платежи за пользование квартирой уплачиваются арендодателю независимо от факта проживания в квартире работников организации.

Если бы командируемые работники проживали в гостиницах, а не в арендуемой квартире, расходы организации на оплату услуг гостиниц составили бы в несколько раз больше, чем арендная плата за весь период срока действия договора аренды квартиры.

Таким образом, расходы организации на арендную плату по указанной квартире экономически обоснованы и документально подтверждены (все необходимые документы оформляются в соответствии с действующим законодательством РФ).

Относятся ли к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли, расходы в виде сумм арендной платы, уплачиваемой арендодателю по договору аренды квартиры за периоды, в течение которых в указанной квартире никто из работников организации не проживал?

Ответ:МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИПИСЬМО

Источник: https://3zprint-msk.ru/kvartiry-dlja-komandirovochnyh/

Дорогая командировка, переходим на безналичный расчет | Экономическая газета

Редакция пообщалась с руководителем торговой организации, которая находится в Гродно и часто направляет менеджеров в командировки. Сейчас при командировании работников в Минск возмещение расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов должно осуществляться в размере 50 руб.

Выходит, если работник снимет жилье дешевле, ему нет смысла представлять нанимателю подтверждающие документы, поскольку дни командировки все равно должны быть оплачены по 50 руб. за каждый день проживания. Такая же ситуация при командировках за рубеж.

Например, при поездке в Польшу расходы по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов составляют 150 USD в сутки, а проживание по факту обходится работникам гораздо дешевле.

Мы обратились к нашему постоянному консультанту, аудитору Наталье БОРИСЕНКО с просьбой объяснить, есть ли способ не перегружать затраты большим размером командировочных расходов?

Сейчас много аналогичных вопросов от клиентов, говорит Наталья Валерьевна.

С принятием Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утв. постановлением Совмина от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176, постановление № 176), расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов стали занимать львиную долю в общем объеме командировочных расходов.

Возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Беларуси без пред­ставления подтверждающих документов осуществляется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него в размерах, установленных в приложении 1 (п. 15 Положения № 176). В частности, при командировании в областные центры и Минск это 50 руб. в день.

Возмещение расходов по найму жилого помещения за границей осуществляется без представления под­тверждающих документов в размерах, установленных в приложении 2 (п. 16 Положения № 176).

Законодательство защищает ин­тересы командированного работника.

Предыстория событий

Постановление № 176 вступило в силу с 23 марта 2019 года.

До этого действовал иной нормативный документ, предлагающий не интересный для работника размер возмещения расходов по найму жилого помещения в случае непред­ставления подтверждающих документов.

Согласно п. 1 постановления Мин­фина от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения рас­ходов при служебных командировках» при командировках в пределах Беларуси расходы по найму жилого помещения, не подтвержденные документами об оплате, компенсировались по 2 руб. 50 коп. в сутки.

Естественно, работнику невыгодно было «терять» документы по расходам на жилье. Понятно, что за 2,5 руб. в сутки жилье никак не снимешь, даже если заселиться всей ком­панией в сдаваемую квартиру. Работникам было выгодно снять жилье, получить документы, под­тверждающие оплату, и предъявить нанимателю к возмещению в пределах установленных законодательством норм.

Такая же ситуация и с зарубежными командировками.

Ранее согласно п. 16 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.07.

2010 № 115, при командировании работников за границу оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществлялась в размере 5% от нормы расходов по найму жилого помещения.

Работникам коммерческих организаций – в размере, не превышающем 20% от нормы расходов по найму жилого помещения.

Поэтому размер возмещения расходов по найму жилого помещения работнику коммерческой организации за 1 день пребывания в Польше, например, максимально составлял 30 USD (150 х 20%) (постановление Минфина от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»).

Сегодня наниматель обязан воз­мещать сумму расходов по найму жилья в разы больше.

Переходим на безнал: чем скорее, тем лучше

Существует единственный способ снизить расходы по найму жилья – рассчитываться за помещения для проживания работников безналом.

Согласно п. 17 Положения № 176 при оплате или фактическом пре­доставлении принимающей или направляющей сторонойжилого помещения возмещение рас­ходов по найму жилого помещения не производится.

Таким образом, если наниматель (направляющая сторона) обеспечивает работника жильем, оплатив его по безналичному расчету, даже если расходы окажутся по факту в размере меньшем, нежели определено в приложениях 1 и 2, возмещать работнику при возврате из командировки наниматель ничего не должен.

Если работнику выдана в командировку корпоративная карточка (открытая к счету организации), несмотря на то что при оплате жилья денежные средства со счета организации перечисляются на счет гостиницы напрямую, считается, что работник не обеспечен нанимателем жильем в командировке. Воз­мещение будет аналогично расчетам наличными денежными сред­ствами.

Никого не должна дезориентировать ситуация, когда работник при возвращении из командировки предоставит подтверждающие документы о стоимости жилья в меньшем размере за 1 сутки, нежели определено в приложениях 1, 2, а по выписке к счету, к которому открыта корпоративная карточка, пройдут данные суммы расходов. Наниматель должен возместить работнику разницу между фактически понесенными рас­ходами на жилье, оплаченными корпоративной карточкой, и суммой расходов за наем жилого помещения, рассчитанной в соответствии с приложениями 1, 2.

Например, работник в Польше оп­латил жилье корпоративной кар­точкой на 10 дней из расчета 50 USD за 1 сутки (всего 500 USD). При воз­вращении работника наниматель дол­жен доплатить ему еще 1 тыс. USD (150 х 10 дней – 1500 USD).

Позже на сайте Министрества труда и соцзащиты было опубликовано противоположное мнение.

Читайте: «Новые указания по оплате жилья в командировке».

Параллельные советы

Нанимателям, не обеспечивающим работников жильем в командировке, можно посоветовать объективно оценивать нужность командировки, тщательно взвешивать, какое количество работников отправить в командировку, особенно зарубежную, и какое количество работников он может себе позволить командировать.

Возросшие расходы по найму жилого помещения в общих командировочных расходах – это затраты организации, учитываемые при налогообложении прибыли (п. 1 ст. 169 НК, п. 1.1 ст. 171 НК).

Такими расходами, произведенными вроде как и в рам­ках законодательства, можно на­столько завысить затраты, что по результатам деятельности организации за отчетный и налоговый периоды может быть «глубокий» убыток.

Таким образом, нанимателю целесообразно контролировать ситуацию с жильем в командировке, важно заранее бронировать и оплачивать жилье по безналичному расчету, выбрав варианты приемлемой стоимости. Оптимальный режим оплаты жилья командированным работникам – безналичный расчет.

Статья доступна для бесплатного просмотра до: 01.01.2028

Источник: https://neg.by/novosti/otkrytj/dorogaya-komandirovka