Какие санкции за неправильное оприходование материалов?

Как проходит проверка оприходованной выручки

Источник: журнал «Главбух»

Порядок проверки полноты учета выручки определен Административным регламентом, утвержденным приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н (далее – Регламент).

Для проведения такой проверки руководитель или замруководителя налоговой инспекции должен принять соответствующее решение. Перед началом проверки инспекторы обязаны предъявить поручение и служебные удостоверения.

Проверка проводится на территории компании (у предпринимателя). Инспекторы имеют право:

• беспрепятственного доступа к кассовой технике;
• запрашивать документы, связанные с применением ККТ и учетом денег;
• проверять наличные деньги в кассе и бланки строгой отчетности;
• получать информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах;
• получать необходимые объяснения, справки и сведения;
• получать пароли ККТ, необходимые для снятия показаний фискальной памяти и контрольной ленты;
• взаимодействовать с органами внутренних дел РФ;
• привлекать к административной ответственности

Максимальный срок проведения проверки не может превышать 20 рабочих дней.

Какие документы проверяют инспекторы

Перечень проверяемых документов установлен Регламентом. Сюда входят:

• журнал кассира-операциониста;
• акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам;
• журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста;
• распечатки отчетов из фискальной памяти ККТ;
• приходные и расходные кассовые ордера;
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
• авансовые отчеты, кассовая книга и др.

Инспекторы сравнивают сумму «налички», находящейся в денежном ящике кассового аппарата, с фискальным отчетом, контрольной лентой и записями в журнале кассира-операциониста.

Записи в журнале сверяются с приходными кассовыми ордерами, кассовыми отчетами и данными кассовой книги, книги учета доходов и расходов. По каждому факту расхождений инспектор вправе получить письменное объяснение.

Инспекторы сверяют кассовые чеки, распечатанные на контрольной ленте, с номерами и суммами имеющихся чеков.

Когда компании обвиняются в нарушениях

Проследим по материалам арбитражной практики, в каких случаях инспекторы делают вывод о допущенном нарушении.

Неоприходование наличных денег

В организации провели проверку полноты учета выручки. Представленные фирмой листы кассовой книги не соответствовали установленным требованиям.

Судьи разъяснили, что, если в кассовую книгу не внесены все записи, которые должны быть сделаны на основании приходных и расходных кассовых ордеров, это означает неоприходование (неполное оприходование) наличных денег в кассу (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 17 июня 2013 г. № А69-272/2013). Штраф составил 40 000 руб.

В другом случае инспекторы установили факт неоприходования «налички» при сверке фискальных отчетов с кассовыми документами. Было установлено, что суммы наличных денежных средств полученных с применением ККТ, в кассовую книгу не оприходованы. Инспекторы составили протокол об административном правонарушении.

Размер штрафа также равен 40 000 руб. (определение ВАС РФ от 11 июля 2013 г. № ВАС-8675/13). В этом деле интересно то, что судьи не сразу пришли к единому мнению. Суд первой инстанции поддержал компанию и отменил постановление инспекции, но налоговики подали апелляционную жалобу и выиграли спор в суде.

Точку в этом деле поставил ВАС.

В следующем деле судьи встали на сторону компании.

Инспекторы оштрафовали организацию за то, что выручка была оприходована на основании приходных ордеров, но без подтверждающих документов (контрольно-кассовых лент (Z-отчетов), изъятых из ККТ).

Арбитры решили, что здесь нет нарушения порядка ведения кассовых операций (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28 ноября 2013 г. № 15АП-15020/2013).

Применение ККТ с нарушениями

Инспекторы при проверке кассовых чеков на специализированном сайте установили, что значения криптографического проверочного кода (КПК) указаны неверно. Информация о данных чеках на контрольной ленте отсутствует.

Налоговики решили, что это говорит о несанкционированном вмешательстве в программное обеспечение ККТ для уменьшения выручки. То есть кассовый аппарат не защищает фискальные данные, не обеспечивает долговременное хранение информации о проведенных операциях.

Определением ВАС РФ от 13 ноября 2012 г. № ВАС-14289/12 высшие арбитры поддержали это решение.

Какое время должно быть в кассовом чеке

Контролирующие органы иногда дают противоречивые разъяснения. Рассмотрим такой пример. Кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745. В частности, одними из таких реквизитов являются дата и время покупки.

Указанное на пробитом кассовом чеке время покупки не должно отличаться от реального времени наличных расчетов Расхождение не может превышать 5 минут (письмо ФНС России от 10 июля 2013 г. № АС-4-2/12406@). То есть выдавать покупателю кассовый чек, пробитый заранее, нельзя.

Налоговики разъяснили, что в таком порядке выдают чеки и организации, торгующие дистанционно (в том числе через интернет-магазины).

Однако заметим, что чуть раньше ФНС России придерживалась иной позиции, согласно которой покупателю можно было передавать кассовый чек, пробитый заранее (письма ФНС России от 6 мая 2013 г. № АС-4-2/8265, от 1 февраля 2012 г. № АС-4-2/1503). Главное – чтобы в тот же день.

Специалисты Минфина России в письме от 24 мая 2013 г. № 03-01-15/18769 разъяснили, что отсутствие на чеке времени (или же расхождение времени покупки с реальным временем) является нарушением требований законодательства. Во избежание споров следует указывать в чеке реальное время.

В противном случае свою правоту придется доказывать в суде.

Что происходит по окончании проверки

По результатам проверки составляется акт в двух экземплярах. В акте инспекторы указывают перечень полученных документов, а также отражают выявленные нарушения. Или же делают запись об их отсутствии. В письме ФНС России от 8 июня 2007 г. № ШТ-6-06/458@ приведена форма акта. В нем не допускаются помарки, подчистки и иные исправления.

Если в ходе проверки выявлены нарушения, налоговики возбуждают административное производство. Для этого инспектор составляет протокол и направляет его своему руководителю. Он должен рассмотреть дело не позднее 15 дней.

Копия постановления о назначении штрафа вручается под расписку сразу после рассмотрения дела. Или же ее могут выслать по почте в течение трех дней (п. 2 ст. 29.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

За какие нарушения могут оштрафовать

Напомним, за какие именно кассовые нарушения организацию или индивидуального предпринимателя могут наказать.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью

Налоговики штрафуют за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (п. 1 ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). То есть прежде всего за неисполнение требований Порядка, утвержденного Указанием Банком России от 11.03.2014 № 3210-У (далее – Указания № 3210-У). К таким нарушениям относятся:

• расчеты наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
• неоприходование (неполное оприходование) в кассу наличности;
• несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
• накопление в кассе «налички» свыше установленных лимитов.

Размер штрафа в таких случаях составит (п. 1 ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях):

• для фирм – от 40 000 до 50 000 руб.;
• для должностных лиц – от 4000 до 5000 руб.

Нарушение использования ККТ

Кроме того, предупреждение или штраф можно получить за (п. 2 ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях):

• неприменение контрольно-кассовой техники;
• применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям либо используется с нарушениями;
• отказ в выдаче по требованию покупателя товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денег за товар (работу, услугу).

Размер штрафа составит от 30 000 до 40 000 руб. – для организации от 3000 до 4000 руб. – для должностного лица, от 1500 до 2000 руб. – для граждан.

Е. Шестакова,
генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент», к. ю. н.

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/45175-kak-prohodit-proverka-oprihodovannoy-vyruchki.html

Фальсификация результатов переучета: как избежать и как бороться?

В данной статье мы поговорим про инвентаризацию и про те нюансы, которые позволяют сотрудникам уходить от ответственности за те злоупотребления, которые они могли произвести с вашими товарами.

На первый взгляд, инвентаризация является наиболее подходящим решением проблемы, способным дать быстрое представление о состоянии товароучета в магазине или на складе. Однако, такое суждение неверно, ведь сотрудники постараются сделать так, чтобы ответственность их не постигла или постигла в неполной мере.

Таким образом, перспектива ухода от ответственности предполагает два пути: либо полное скрытие недостачи, либо уплата суммы, меньшей по сравнению с суммой всей недостачи.

Первый вариант зависит полностью от персонала, а второй вариант определяется в основном политикой компании, а именно тем способом взыскания недостачи, который в компании принят и прописан в договоре материальной ответственности. Рассмотрим оба этих пути подробнее.

Как скрыть недостачу?

И тут находится два решения: фальсификация результатов переучета и саботаж переучета. Фальсификация приводит к тому, что недостачу вы не увидите, а саботаж приводит к тому, что в результатах учета не видно вообще ничего.

Фальсификация результатов переучета: предпосылки и способы борьбы

Итак, как же сотрудники могут фальсифицировать результаты переучета в магазине? В первую очередь, можно испортить учетные остатки, то есть реальные остатки останутся прежними, а искажение их в системе учета приведет к тому, что недостача будет невидна либо неотделима от общего беспорядка в остатках.

В данном случае, сотрудники, например, искажают задним числом товародвижения или сформировать подложные движения товаров в базе данных. Таким, образом, остатки в учетной системе будут заведомо некорректны и комиссия будет сбита с толку.

Бороться с этим можно двумя этапами: первый – это подготовка базы к переучету (выходить на переучет с «кривой» базой нельзя, она должна подготавливаться, должен быть закрыт период за несколько дней до инвентаризации и восстановлена последовательность), а второй этап наступает, когда результаты переучета сброшены в программу – должен быть назначен некий тайм-аут, в течение которого необходимо перепроверить движения, закрыть период вплоть до самой инвентаризации и только после этого результаты инвентаризации могут быть приняты к тому, чтобы взыскивать недостачу. В этом случае появляется время на то, чтобы откорректировать очевидные фиктивные товародвижения, отловить явные некорректные вещи, которые в базе могут происходить. В таком случае можно быть уверенными, что результаты инвентаризации максимально корректны.

Второй вариант фальсификаций – это манипуляции непосредственно с реальными остатками товаров (подгон реальных остатков к учетным). Тут находятся несколько «подвариантов»:

1. сотрудник магазина, который может быть виновен в недостаче, участвует в инвентаризации и каким-то образом он видит то учетное количество, которое проходит по вашей товароучетной системе. В данном случае, учетное количество – это просчет руководства, поскольку ни на бланках, ни на терминалах сбора данных никакого учетного количества быть не должно. В данном случае, нечистый на руку сотрудник будет писать или вводить то учетное количество, которое необходимо для «правильного» даже не глядя на то количество товаров, которое лежит на полках.
2. сотрудник магазина, который может быть виновен в недостаче, участвует в инвентаризации, учетного количества он не видит, но может знать, что те или иные позиции, которые он собственноручно унес со склада, имеют недостачу и постарается указать в результатах инвентаризации такое реальное количество, которое будет скрывать его недостачу (при отсутствии контроля со стороны).
3. сотрудник магазина, который может быть виновен в недостаче, в инвентаризации не участвует, но заранее уведомлен о том, что она будет происходить, и постарается заранее принести на склад недостающие товары, включая в первую очередь наиболее дорогие позиции с тем, чтобы временно возместить свою недостачу и уйти от ответственности. А уже после инвентаризации эти позиции сотрудник обратно унесет туда, откуда их взял. Бороться с такой ситуацией можно в основном административными способами: во-первых, аудиторы, проводящие инвентаризацию не должны иметь отношение к переучитываемому торговому объекту, во-вторых, аудиторы не должны видеть учетные остатки ни в каком виде, и в-третьих, учет должен производиться максимально неожиданно.

Саботаж переучета

Здесь мы рассмотрим те мероприятия, которые позволят сотрудникам сорвать инвентаризацию как таковую: они могут предоставить некорректные остатки или не предоставить вообще никакие.

Если сотрудники заинтересованы в том, чтобы сорвать инвентаризацию, они найдут способы и методы для реализации задуманного.

Противодействовать этому можно путем привлечения независимых аудиторов из другого магазина и внедрением методики счета товаров, которая обеспечивает максимально быстрый и точный сбор данных

Как заплатить меньше?

Второй путь ухода от ответственности, как мы уже говорили, предполагает возможность заплатить меньше по результатам инвентаризации, чем стоимость украденных товаров. Данная перспектива полностью зависит от политики компании. По большому счету, существует четыре варианта взыскания недостачи:

1. взыскание полной недостачи в себестоимости
2. взыскание поной недостачи в розничных ценах
3. недостача минус излишки в себестоимости
4. недостача минус излишки в розничных ценах

Однако только один вариант их представленных является правильным с точки зрения борьбы с воровством – это взыскание недостачи в розничных ценах. Возникает резонный вопрос – почему именно данный вариант?

Расхождения бывают двух вариантов: недостатки и излишки.

Недостачи бывают от того, что либо слишком мало реальных остатков (тот случай, когда сотрудники или покупатели украли товар либо результат махинаций кассиров, когда и денег в кассе нет, и товар покупателю отдан; простить персоналу можно только товар, украденный покупателями, в остальных ситуациях сотрудников необходимо штрафовать), много учетных остатков (характеризует бардак в учете, когда либо заведен лишний приход и учетных остатков больше, чем реальных, либо товар списан, а документ списания не оформлен; оба случая представляют собой грубые ошибки операторов). Еще один вариант — это пересорт (имеется ввиду пересорт по результатам инвентаризации, а не отражающийся документами в течение учетного периода), порождающий как недостачи, так и излишки, который можно разделить на «хороший» и «плохой». «Хороший» пересорт – это равноценный пересорт, когда можно поверить, что сотрудник перепутал и пробил по кассе равноценный товар, но, например, другого цвета. «Плохой пересорт» — это неравноценный пересорт, прямое указание на злоупотребление, когда товар пробивается по цене более дешевого. Касательно излишков все точно так же, однако много реальных остатков просто не бывает, потому что это означало бы, что сотрудники приносят свои товары и продают их в магазине, что маловероятно.

Как правильно взыскать недостачу с сотрудников?

Таким образом, можно сделать следующие выводы.

Нет ни одной причины прощать персоналу недостачу в размере излишков, потому что любые расхождения, как излишки, так и недостачи, представляют собой либо прямое злоупотребление, либо грубые ошибки учета.

Взыскивание недостачи по себестоимости означает, что вы персоналу продаете товар по себестоимости, и является прямой мотивацией персонала к воровству.

Однако будет корректным к сотрудникам вычесть из суммы недостачи сумму естественной убыли, ведь не секрет, что в продуктовой рознице естественная убыль даже регламентируется законодательством, хотя управленческая убыть может от бухгалтерской отличаться по ряду причин на вашем предприятии. Нужно также понимать, что естественная убыль может достигать 0,5% в сутки от оборота – весьма значимая цифра.

Еще один момент, который касается взыскания – это возможные махинации с розничными ценами.

При взыскивании недостачи в розничных ценах и уведомлении персонала о проведении инвентаризации, сотрудник может произвести фиктивную переоценку в базе данных, занизив стоимость своей недостачи по ключевым позициям, таким образом, получив меньшее взыскание и вернув потом цену на место. Отловить такие махинации можно путем контроля розничных цен и в дополнение к этому, ограничение прав на изменение розничных цен.

Источник: http://trade-drive.ru/materialy/publikatsii/433/

Какие бывают ошибки в бухгалтерском учете, исправление ошибок в бухучете

Организации, применяющие УСН, НДС не платят. Но в некоторых случаях они вынуждены отчитываться по НДС.

Первый случай — при импорте услуг у поставщиков. Например, какая-то иностранная компания, не имеющая своего представительства на территории РФ, оказывает российской компании услуги.

Российская организация зарегистрирована на территории РФ, поэтому услуга, по сути, оказывается на территории РФ.

В данном случае российская компания является налоговым агентом и при оплате вознаграждения должна исчислить НДС за своего поставщика.

Второй случай — при аренде недвижимого имущества у госорганизаций или госучреждений. В данном случае организации, применяющие УСН, являются налоговыми агентами по отношению к этим учреждениям или организациям. Схема действий та же самая: им необходимо исчислить НДС, уплатить его в бюджет и задекларировать.

Третий случай — когда организации, применяющие УСН, работают по агентскому договору и отгрузочные документы оформляют от имени принципала, причем в этих документах выделяют НДС и оформляют счет-фактуру. В этом случае они, действуя как налоговые агенты, должны исчислять НДС, уплачивать его и подавать декларацию.

2. Организация на УСН осуществляет продажу товаров, работ или услуг, выделяя НДС

Организации, применяющие УСН, освобождаются от уплаты НДС, но бывают случаи, когда они добровольно исчисляют НДС в первичных документах (оформляют счета-фактуры, уплачивают НДС в бюджет).

В таких случаях  организации ошибочно предполагают, что раз они заплатили НДС в бюджет, значит, имеют право возместить его из бюджета. Это неправомерно: поскольку они не являются плательщиком НДС, следовательно, ни о каком возмещении речи быть не может.

Минфин и ФМС много пишут об этом, тем не менее организации продолжают совершать эту ошибку.

В каких случаях организации делают подобные ошибки? Допустим, покупателем компании является крупный завод, который предъявляет требование — чтобы поставщик являлся плательщиком НДС.

По требованию покупателя поставщик по этой сделке выделяет НДС и уплачивает его в бюджет (оформляет накладную с НДС, выставляет счет-фактуру с НДС). При этом у организации возникает соблазн на основании документов, по которым приобретали товар, возместить НДС.

В данном случае этого делать нельзя, так как компания уплачивает НДС с продажи, а с покупки НДС не возмещается в связи с применением УСН.

Завод, несмотря на то, что требует уплаты НДС, тоже не имеет права на возмещение НДС, который заплатила организация, так как организация, применяющая УСН, не является плательщиком НДС. По сути, добровольная уплата НДС является неправомерным действием.

В то же время, соглашаясь с требованиями крупных организаций и выставляя счета-фактуры с НДС, организации, по сути дела, подставляют своего покупателя, так как у него тоже возникает соблазн возместить НДС, на что он не имеет права.

3. Компании выплачивают дивиденды, предварительно не уплатив НДФЛ

При выплате заработной платы ошибки обычно не допускаются: НДФЛ должен уплачиваться либо в день выплаты заработной платы, либо раньше. Но в отношении дивидендов это правило почему-то часто забывается, то есть сначала уплачиваются дивиденды, а потом, спустя какое-то время,  НДФЛ.

4. Неверное оформление дивидендов

Особенно часто эту ошибку допускают организации, которые находятся на УСН.  

Как известно, с 2013 года все юрлица, независимо от налогообложения, должны вести учет и сдавать бухгалтерскую отчетность.

Чтобы исчислить дивиденды, они должны пользоваться этой отчетностью, в частности, отчетом о финансовых результатах, в котором указываются чистая прибыль, подлежащая распределению в качестве дивидендов.

Многие организации совершают ошибку: они пользуются не этим отчетом и, следовательно, распределяют не прибыль, указанную в этом отчете, а прибыль, которая получилась по книге доходов и расходов.

Эта ошибка влечет последующие ошибки: если вы неверно рассчитали возможную сумму дивидендов, то неверно рассчитали и чистую прибыль, а, соответственно, неправильно выплатили дивиденды. Зачастую эти суммы сильно разнятся.

5. Организации ведут предпринимательскую деятельность, которая не предусмотрена их ОКВЭДами

Часто бывает, что организация начинает какой-то новый вид деятельности — продажи или производство товаров, но не имеет права осуществлять эту деятельность, потому что этот вид деятельности не задекларирован в налоговой инспекции.

Перед тем, как заниматься новой деятельностью, нужно обязательно подать  соответствующие изменения в налоговую инспекцию.  

6. Нарушения кассовой дисциплины

У небольших организаций (особенно это касается магазинов) есть кассовый аппарат, с помощью которого они выбивают кассовые чеки, а в конце смены распечатывают кассовый сводный Z-отчет.

Они ошибочно считают, что на этом оформление кассовых документов закончено, поэтому больше ничего не делают.

На самом деле по окончании кассовой смены нужно оформить еще приходный кассовый ордер и тем самым как бы дооформить кассовый учет: внести запись об этом кассовом ордере в кассовую книгу и в отчет кассира.

7.  Налогоплательщики, применяющие УСН (выбравшие в качестве налоговой базы доходы, уменьшенные на величину расходов) и осуществляющие торговую деятельность, ошибочно в налоговом учете учитывают в расходах себестоимость товаров не в момент их продажи, а сразу после оприходования и оплаты этих товаров поставщиком

Эту ошибку допускают даже опытные бухгалтеры.

При продаже товаров себестоимость этих товаров мы учитываем в расходах при выполнении трех основных условий: эти товары оплачены поставщику, оприходованы и отгружены покупателю.

В момент отгрузки покупателю при одновременном выполнении всех этих трех условий мы можем себестоимость этих товаров учесть в расходах и, соответственно, уменьшить налогооблагаемую базу по налогу, связанному с применением УСН. Никак иначе.

8. Нарушение сроков предоставления авансовых отчетов после совершения подотчетным лицом расходов на приобретение товаров, работ или услуг

Законом предусмотрена возможность налогоплательщику самому определять период, на который выдаются подотчетные суммы. Например, подотчетные суммы могут выдавать на полгода, и человек может в течение полугода держать эту сумму в кармане, а потом совершить какой-то расход и отчитаться по авансовому отчету. Но за первым сроком, как правило, все следят.

При этом часто не следят за вторым — после того, как человек потратил часть денег, он должен в течение трех рабочих дней предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, а оставшуюся сумму внести в кассу как неизрасходованную. Часто это не делается.

В большинстве случаев человек, потратив часть суммы, продолжает оставшиеся деньги держать при себе, ошибочно предполагая, что у него осталось еще три месяца.

9. Компании делают отгрузку товаров раньше, чем оприходовали товар. То есть они отгружают то, чего нет на складе

Это нарушение связано с разными причинами. Как правило, нестыковки происходят из-за того, что документы на товары оформляются задним числом, когда товар куплен и уже продан.

Допуская такую ошибку, организация не имеет возможности списать себестоимость этого товара в расходы в налоговом учете. Если он был продан раньше, чем приобретен, значит, его себестоимость на момент продажи равнялась нулю. 

10. Некоторые директора ошибочно предполагают, что нельзя списать деньги с расчетного счета в пользу налоговой, если этот счет арестован.

Налоговая арестовывает расчетные счета в части совершения коммерческих платежей. Но в части совершения бюджетных платежей эти счета остаются свободными.

И ошибка большинства директоров заключается в том, что они часто идут платить налоги в отделение другого банка как физлицо. Налог они уплачивают, но налоговая не может найти этот платеж даже при предъявлении квитанции. В такой ситуации доказать что-то налоговой будет сложно.

Поэтому, если счет арестован, но требуется заплатить налог, надо просто осуществлять платеж со своего расчетного счета.

Павел Тимохин, эксперт компании Фингуру

Источник: https://kontur.ru/articles/1380