Какие регистрационные книги и журналы нужно вести в кадровой службе организации
Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве — СИЗ, нормы, инструкции
13:00, 03 октября 2013 2 20 6117
В статье «Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП» мы уже перечисляли все обязательные документы.
Их можно разделить на:
- локальные акты,
- договоры,
- приказы,
- основания к приказам (заявления, докладные и служебные записки, уведомления, акты и пр.)
Все эти документы либо создаются в организации, и тогда им нужно придавать юридическую силу правильным оформлением и фактом регистрации.
Либо поступают в компанию извне, следовательно, факт получения нужно тоже фиксировать.
Поэтому у каждого работодателя должны быть следующие журналы регистрации:
1. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним
В этом же журнале можно регистрировать и договоры о материальной ответственности. А можно вести отдельный журнал регистрации договоров ИМО. Кстати, если Вы заключаете гражданско-правовые договоры со сторонними организациями и гражданами, то их тоже нужно регистрировать, но отдельно от трудовых договоров.
2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности
В этом журнале регистрируются приказы по основной деятельности, утверждающие локальные акты и штатное расписание, приказы о назначении ответственных, другие приказы, регулирующие деятельность предпринимателя (режим работы, проведение аудитов, аттестаций и т.п.). Эти приказы не являются кадровыми, но предпринимателю приходится их тоже издавать, поэтому мы указали и этот регистрационный журнал.
3. Журнал регистрации приказов по личному составу
Этих журналов должно быть минимум два. Почему? Потому что среди приказов по личному составу есть приказы с разными сроками хранения.
Заглянем в пункт 19 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. за № 558.Этот Перечень впервые дал полное перечисление вопросов, которые регулируют приказы по личному составу, отделив их от других видов приказов. Как мы видим, некоторые приказы имеют не 75 лет, а только 5 лет хранения.
А согласно п. 3.5.5. «Основных правил работы архивов» приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Поэтому приказы 75-летнего и 5-летнего срока хранения нужно формировать в отдельные дела и, следовательно, регистрировать отдельно.
4. Журнал регистрации заявлений и служебных записок
Этот журнал можно завести отдельно, а можно регистрировать эти документы в качестве входящих. Т.е. регистрировать их допустимо в Журнале регистрации входящих документов.
5. Журнал регистрации уведомлений и актов
Этот массив документов нужно регистрировать в отдельном журнале. Нередки ситуации, когда именно акты и уведомления становятся единственными основаниями для издания приказа, поэтому они в обязательном порядке должны иметь регистрационный номер.
6. Журнал регистрации справок, выдаваемых работникам
Справки можно регистрировать отдельно, а можно в качестве исходящего документа. Т.е. справки с места работы, о заработной плате, и др. можно регистрировать в Журнале исходящих документов.
Нужно ли регистрировать локальные акты?
На этот вопрос вы не найдете однозначного ответа. Мое мнение — не нужно. И вот почему. Регистрация придает документу юридическую силу, т.е. удостоверяет, что он начал действовать в определенный день. Таким действием обладает и гриф утверждения. Если локальный акт утвержден приказом, а приказ зарегистрирован, то регистрировать сам локальный акт уже не имеет смысла.
В статье мы назвали не все журналы регистрации, которые должны быть у любого работодателя, а только журналы регистрации кадровых документов.
Кроме вышеперечисленных, в обязательном порядке нужны:
- «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» и «Расходно-приходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них»;
- «Журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля»;
- «Журнала учета проверок состояния воинского учета» ( можно завести при первой проверке);
- «Журнал регистрации несчастных случаев на производстве»;.
- «Журнал учета личных дел» (если они ведутся);
- «Журнал учета прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования» (если такое освидетельствование является обязательным).
В следующей статье мы покажем, как разработать регистрационную форм для учета приказов, трудовых договоров, входящих документов.
Источник: http://slob-expert.ru/trudovoe-zakonodatelstvo/kakie-zhurnaly-registracii-kadrovyx-dokumentov-neobxodimy/
Кадровые журналы ведение которых обязательно 2018
Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности).
Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда.
[attention type=red]Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций.
[/attention]
Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве 2018
- Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве
- Кадровое делопроизводство — журналы учета
- Журналы
- Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы
- Документы предприятия службы
- Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия
Конструктор документов Кадры Кадровые документы Журналы В кадровом делопроизводстве распространена журнальная форма регистрации документов. Журналы регистрации используются для сохранности и учета документов, а также могут быть востребованы в спорных ситуациях между работодателем и работником, как дополнительное доказательство своевременности издания документа. Виды Кадровыми работниками ведутся, в частности, следующие журналы:
Кадровый учет с нуля пошагово
Если организация планирует использовать не унифицированные формы кадровых документов, их сначала необходимо утвердить соответствующим приказом руководителя.
Идеальным будет издание Положения “О кадровой политике предприятия” или «Инструкции по кадровому делопроизводству».
В таких документах прописываются все правила ведения учета на вновь созданном предприятии в соответствии с действующими нормами права.
Источник: http://rossiz.ru/obyazatelnye-zhurnaly-ucheta-v-kadrovom-deloproizvodstve/
Как правильно регистрировать кадровые документы — НалогОбзор.Инфо
Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы.
Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Зачем регистрировать документы
Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:
- обеспечить учет документов и контроль их исполнения;
- облегчить поиск документов, создать организационно-поисковые системы;
- обеспечить сохранность документов.
Многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер.
Что регистрировать
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и создания. То есть регистрировать нужно не только традиционные бумажные документы, но и те, что получены по факсу, электронной почте и другим каналам связи.
Регистрационные номера (индексы) нужно проставить на следующих документах:
- на входящих (кроме приложений к ним);
- на исходящих (кроме приложений к ним) и их копиях, которые остаются в делах организации;
- на внутренних и приложениях к ним.
На ответах на письма обычно проставляется еще и регистрационный индекс полученного документа.
Регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые и т. п.). Как правило, не регистрируют:
- поздравительные письма и телеграммы;
- документы, присылаемые для сведения (сообщения о заседаниях, совещаниях, программы мероприятий и т. п.);
- документы, не требующие исполнения и ответа;
- малоценную переписку по хозяйственным, административным, кадровым вопросам;
- письма с пометкой «лично».
Перечень нерегистрируемых документов можно закрепить во внутренних документах организации, например в инструкции по делопроизводству.
Ситуация: нужно ли повторно зарегистрировать документ, если он передается в другое структурное подразделение?
Нет, не нужно.
Документы регистрируйте только один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. Поэтому при передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Такой порядок предусмотрен в пункте 3.2.1.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Если структурному подразделению необходимы сведения о документе, то можно передать копию страницы регистрационного журнала или регистрационной карточки с информацией о документе.
Регистрационный индекс
При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.
Регистрационный индекс состоит из:
- порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
- условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).
Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.
Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.
Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Ситуация: по какому принципу присваиваются буквенные индексы приказам по личному составу?В небольших организациях обычно не разбивают приказы по личному составу на отдельные массивы, а используют один буквенный индекс для всех приказов – «к», «ок» или «лс».
В крупных организациях с большим штатом сотрудников для разных кадровых приказов устанавливаются разные буквенные обозначения. Например, «п» – прием на работу, «от» – отпуск, «к» – командировка. Тогда и цифровая нумерация в пределах каждого массива приказов будет своя.
В очень крупных организациях к буквенным индексам добавляется еще и обозначение категорий персонала. Например, «пр» – прием на работу рабочего, «пс» – прием на работу специалиста.
Регистрационная форма
Регистрировать документы можно:
- в специальных регистрационных журналах;
- на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).
Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны (например, трудовые книжки, договоры, счета).
С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, – письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам – по автору, содержанию, алфавиту и т. п.
Ситуация: какие регистрационные книги и журналы нужно вести в кадровой службе организации?
Кадровая служба организации обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Формы этих книг утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
Кроме того, в кадровой службе ведут журналы:
- регистрации приемов на работу;
- регистрации переводов сотрудников;
- регистрации увольнений с работы;
- регистрации трудовых договоров;
- регистрации кадровых приказов и т. п.
Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.
Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Источник: http://NalogObzor.info/publ/kadrovyj_uchet/dokumentooborot/kak_pravilno_registrirovat_kadrovye_dokumenty/113-1-0-3040
Обязательные для ведения журналы в кадровой службе
№ 33. Информационно-справочные документы Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока. Первый блок – входящая информационно-справочная документация:
- заявки, жалобы, предложения граждан.
- указания вышестоящих организаций;
- письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;
- отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
Второй – исходящая информационно-справочная документация:
- ответы на входящие запросы;
- инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т.
Списки работников, уходящих на льготную пенсию 50 лет 33 Переписка о назначении — государственных пенсий и пособий; — льготной пенсии То же.
Кадровое делопроизводство — журналы учета
В случае предоставления работнику отпуска, который не соответствует графику отпусков, работник должен написать заявление с просьбой о предоставлении отпуска.
Приказы о предоставлении отпуска составляются работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляются работнику под расписку.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала (ч.3 ст. 123 ТК РФ). Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». На основании приказа также делаются отметки в личной карточке и лицевом счете. Печать на приказе (распоряжении) не ставится.
Какие журналы обязательно нужно вести в организации?
Можно использовать типовую форму, которая ранее была утверждена
Можно использовать типовую форму, которая ранее была утверждена
© Материал из КСС «Система Кадры» Готовые решения для службы персонала на vip.
Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве 2019
Чем он больше, тем выше оплата больничного, а в будущем — сумма пенсии.
Перечень обязательных кадровых документов, оформляемых при заключении рабочих отношений, следующий:
- медицинская книжка. Она необходима, если работа сотрудника связана с вредными или опасными условиями труда.
- трудовая книжка. О правилах заполнения мы писали в статье «Правила оформления трудовой книжки»;
- трудовой договор. Об оформлении контракта смотрите в материале «Трудовой договор: бланки и образец»;
Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал.
- Важно Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и другие журналы учета и регистрации Вы можете заказать здесь Необязательные документы К необязательным документам относят должностные инструкции, локальные нормативные акты о структурных подразделениях, какие-то служебные записки, некоторые виды журналов учета и др.
Какие журналы учета и регистрации нужно вести в кадровой службе
Очевидно, что если в организации нет материально-ответственных лиц, то Журнал договоров о материальной ответственности ей не пригодится.
А с 8 августа 2015 года стало не обязательно вести журналы учета командированных сотрудников ().* Из справочника:
Документы в кадрах обязательные
Помогают избежать конфликтов с сотрудниками.
Журналы
Конструктор документов>Кадры>Кадровые документы> В кадровом делопроизводстве широко используются журналы по кадрам.Они нужны для хранения и учета документов, а также могут быть востребованы в случае спора между работодателем и работником как дополнительное доказательство своевременности издания документа.Виды журналов по учету кадров Кадровыми специалистами ведутся, в частности, следующие журналы:
- регистрации заявлений;
- регистрации уведомлений;
- регистрации представлений;
- регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу;
- учета работников, выбывающих в служебные командировки;
- регистрации несчастных случаев на производстве.
по приказам по кадрам могут понадобиться для фиксации сверхурочной работы и отгулов, учета использованных и неиспользованных дней отпуска.Указываются следующие сведения: наименование журнала, наименование организации, дата начала и окончания ведения, порядковые или регистрационные номера вносимых документов, должность и данные кадрового специалиста, регистрирующего документ, данные и должность работника, в отношении которого создан документ. В этом разделе представлены журналы по приказам по кадрам, необходимые для ведения кадрового делопроизводства. Чтобы скачать готовый документ, выберите подходящий шаблон и внесите в него соответствующие данные.
Перечислите обязательные журналы и книги регистрации, которые должны быть в кадровом отделе?
Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.Решение о необходимости ведения остальных журналов и книг работодатель определяет самостоятельно (например, журнал учета приказов, трудовых договоров и т.д.).
Источник: http://domzalog.ru/objazatelnye-dlja-vedenija-zhurnaly-v-kadrovoj-sluzhbe-66644/
Перечень необходимых кадровых документов
* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации
Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят: · Штатное расписание (статья 57 ТК РФ); · Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ); · Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ); · При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ); · График отпусков (статья 123 ТК РФ); · Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.
График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы
Документация по личному составу
Создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п.
К этому виду документации относятся:• распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;• информационно — расчетные документы;• официальная внутренняя переписка;• журналы (книги) учета и регистрации документов.
Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности.
Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.
Распорядительные документы
Документы подтверждающие трудовую деятельность Информационно-расчетные документы
Внутренняя служебная переписка
Журнал (книги) учета и регистрации
Приказы по личному составу : — о приеме на работу- об увольнении- о переводе- о направлении в командировку-о предоставлении отпуска-о поощрении
-о наложении дисциплинарного взыскания
Приказы по основной деятельности — трудовые книжки- трудовые договора и изменения к ним
— копии приказов по личному составу
— личные карточки работников- личные дела работников
— табель учета рабочего времени
— заявление работника- служебные записки- объяснительные
— представления
— регистрация трудовых договоров- регистрация приказов о приеме, переводе и увольнения работников- регистрация приказов о предоставлении отпуска- регистрация приказов о командировках работников- регистрация командировочных удостоверений- регистрация служебных заданий- регистрация локальных нормативных актов- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним- регистрация приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий- выдача справок по личному составу
— учета больничных листов
Распорядительные документы
К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.
Первая группа — приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации).
Вторая — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.
Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников.
Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.
Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника
К таким документам относятся:- трудовая книжка,- трудовой договор,- справка о трудовой деятельности,- копии приказов о приеме на работу и увольнении.Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж.
Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы.
На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.
Информационно — расчетные документы
Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью.К их числу относятся:- личная карточка работника,- штатное расписание,- табель учета рабочего времени,- личные дела.
Форма большинства этих документов также унифицирована.
Внутренняя служебная переписка
Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.
Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.
Журналы учета и контроля
Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности).
Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:- журнал регистрации трудовых договоров;- журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;- журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;- журнал регистрации приказов о командировках работников;- журнал регистрации командировочных удостоверений;- журнал регистрации служебных заданий;- журнал регистрации локальных нормативных актов;- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;- журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;- журнал выдачи справок по личному составу;- журнал учета больничных листов;- журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.
Все ли документы обязательны?
Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:- обязательные,- рекомендованные,- зависящие от специфики организации.
Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.
Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ.
Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.
Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда.
[attention type=red]Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций.
[/attention]
Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия:
Перечень необходимых кадровых документов
| Документ | Ссылка на законодательство | В каких случаях оформляется |
| Общие документы | ||
| Правила внутреннего трудового распорядка | Ст. 189 ТК РФ | Обязательно |
| Штатное расписание | Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. | Обязательно |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них |
Источник: https://www.bizneshaus.ru/kadry4.html
Обязательные журналы учета кадровых документов
| Печатная версия Электронный журнал |
При плановой проверке инспектор ГИТ выяснит, ведут ли в компании обязательные журналы учета кадровых документов и процедур по охране труда.
Если в организации отсутствует книга учета трудовых книжек и вкладышей в них, работодателю грозит штраф до 50 000 рублей.
Повышенное наказание предусмотрено, если нет обязательных журналов по охране труда. Штраф составит до 80 000 рублей (ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ). Если журналы есть, но в них отсутствуют подписи работников, это также нарушение.
Разберемся, какие журналы необходимо вести и что делать, если получить подпись работника невозможно.
- Важная статья:
- В трудовых книжках можете не ставить печати
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Все организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек).
Книгу оформляют по форме, утвержденной Приложением № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Вы можете приобрести готовую книгу или изготовить ее самостоятельно.
Например, распечатать специальные бланки на листах А4 и скрепить их между собой или перенести графы в большую тетрадь.
Подготовьте книгу к работе. Для этого пронумеруйте и прошнуруйте все листы, заверьте их количество подписью руководителя организации, скрепите книгу сургучной печатью или опломбируйте (абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Если этого не сделать, у инспектора будет основание вас оштрафовать (решение Смоленского областного суда от 22 июля 2014 г. по делу № 21-204/2014).
Инспектор проверит, регистрируете ли вы в книге учета все трудовые книжки и вкладыши, соблюдаете ли хронологический порядок. Сначала должны быть указаны сведения о трудовых книжках работников, которых приняли раньше.
Инспектор выяснит, расписываются ли работники в день увольнения в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, что получили трудовую книжку (постановление Самарского областного суда от 7 июля 2014 г. по делу № 4а-425/2014). Если работник получил книжку, но отказался расписаться в книге учета, составьте об этом акт и укажите его реквизиты в графе 13 книги.
Если сотрудника в день увольнения не было на работе, с его письменного согласия направьте трудовую книжку по почте письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
Сделайте об этом отметку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей (п. 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек) (образец ниже). В графе 12 книги укажите дату, когда работник получил документ.
Ее вы сможете узнать из уведомления о вручении.
Образец. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Сохраните письмо работника, в котором он дал согласие на отправку трудовой книжки по почте. Этот документ и почтовую квитанцию, подтверждающую пересылку письма, храните вместе с книгой учета 75 лет (ст. 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Журнал учета проверок
Сведения о проводимых в организации проверках отражают в журнале учета проверок. Это необязательный документ, но ГИТ проверит его наличие.
Если в компании такого журнала нет, инспектор отметит это в акте проверки (ч. 11 ст. 16 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ, далее – Закон № 294-ФЗ).
Ответственность за отсутствие документа компании не грозит. Однако вести его в интересах работодателя.
Записи в журнал вносит проверяющий (ч. 8, 9 ст. 16, п. 13 ст. 18 Закона № 294-ФЗ). Они будут доказательством в суде, если инспектор нарушит периодичность проверок. Так, ГИТ вправе проводить плановую проверку организации не чаще чем раз в три года. Если инспектор придет до этого срока, его подпись в журнале поможет признать новую проверку незаконной (ч. 2 ст. 9, ч. 2 ст. 20 Закона № 294-ФЗ).Журнал можно вести по типовой форме (ч. 8 ст. 16 Закона № 294-ФЗ). Она утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141. Можете разработать собственную форму.
В ней предусмотрите графы, чтобы указать наименование проверяющего органа, даты начала и окончания проверки, Ф. И.О. и должность лица, проводившего проверку, его подпись и т. д. Прошейте и пронумеруйте журнал.
Заверьте его печатью организации (при наличии) (ч. 9, 10 ст. 16 Закона № 294-ФЗ).
Журналы регистрации инструктажей по охране труда
С лицами, принимаемыми на работу, проводят вводный инструктаж по охране труда. Также его должны пройти командированные, школьники и студенты, которые прибыли на обучение или практику.
Кроме того, до начала самостоятельной работы с сотрудником проводят первичный инструктаж на рабочем месте. В ходе работы выполняют повторный, внеплановый и целевой инструктажи (п. 2.1.2–2.1.
7 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13 января 2003 г. № 1/29).
Работодатель обязан вести журнал регистрации вводного инструктажа и журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (первичного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, а также стажировки на рабочем месте). Если таких журналов нет, компанию оштрафуют (ст. 5.27.1 КоАП РФ, решение Краснодарского краевого суда от 21 января 2016 г. по делу № 12-104/2016).
Источник: https://www.glavbukh.ru/art/94225-jurnaly-kotorye-proverit-inspektor