Как хранить бухгалтерские документы

Сколько бюджетной организации хранить бухгалтерские документы

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации закреплены в Федеральном законе «О бухучете» № 402-ФЗ, а также в специальном перечне, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Но некоторые данные по срокам обеспечения сохранности документации разнятся.

Разберемся, зачем вообще сохранять бланки, отчеты и регистры, а также что делать, если сроки хранения по закону и по перечню не соответствуют.

Зачем хранить

Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, а также вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете.

При отсутствии любого из бухдокументов подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении будет проблематично.

При любой проверке контролирующий орган первым делом запрашивает первичные и учетные документы, чтобы сверить данные учета с фактическими показателями.

За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей. Если компания крупная, то совокупная сумма штрафа может исчисляться десятками тысяч рублей. Все штрафы перечислили в конце статьи.

Что главнее: закон или перечень

Нередко в действующей законодательной базе встречаются противоречия. Например, бухгалтерскую документацию по закону № 402-ФЗ нужно сохранять пять лет, а в перечне из Приказа № 558 сроки хранения распределены по видам и значимости. Как быть в таком случае бухгалтеру бюджетного учреждения и сколько хранить бухгалтерские документы, чтобы избежать наказаний?

Разберемся в ситуации на примере. Допустим, что в перечне № 558 для определенного бланка указан срок в четыре года, но сохранять этот бланк нужно пять лет. Почему? Такие указания содержит закон № 402-ФЗ.

Или, наоборот, в законе 402-ФЗ указано 5 лет, а в перечне — 10. Тогда храните документ не менее 10 лет. То есть обеспечьте сохранность на больший срок, который указан в одном из двух нормативных актов.

Соблюдайте аналогичный порядок хранения бухгалтерских документов для электронной документации.

Особенности и порядок хранения документации

Определим ключевые особенности и правила обеспечения сохранности документов бухгалтерии:

1. Назначьте ответственного за сохранность документов и первичных бланков. Пропишите обязанности в должностных инструкциях, ознакомьте ответственного сотрудника под подпись. Подписанную копию обязательно сохраните в личном деле работника.
2. Закрепите в учетной политике, сколько лет хранятся бухгалтерские документы, в разрезе бланков. Либо утвердите такой перечень отдельным приказом.
3. Рассчитывайте сроки с даты последнего использования регистра. Такие указания содержатся в п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ.
4. Электронные архивы, подлежащие хранению в учреждении, подписывайте электронной подписью, оформленной на имя руководителя, главного бухгалтера или иное ответственное лицо. Работа с электронной документацией без ЭП не допускается.
5. Документация, подлежащая передаче в архив (на хранение), должна быть подписана, прошита и пронумерована в установленном порядке.

Утверждаем сроки хранения документов

Период сохранности документов бухучета необходимо закрепить документально. Например, в приложении к учетной политике или в отдельном локальном распоряжении по учреждению. Используйте в работе памятку по срокам хранения бухдокументов.

Актуальная таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации:

Вид документаПериод храненияСсылка на нормативно-правовой акт

Регистры бухгалтерского учета, журналы учета	Не менее 5 лет.	Ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ.
книга	Не менее 5 лет при условии проведения соответствующей проверки или ревизии. Например, проверка счетной палаты или ревизия финансового отдела.	Ст. 361 Перечня Минкультуры.
Учетная политика и иные стандарты ведения бухучета	Не менее 5 лет после истечения года, в котором документы использовались в работе (для составления отчетности, осуществления расчетов, применения стандартов и нормативов).	Ч. 2 ст. 29 закона 402-ФЗ.
Финансовая бухотчетность и аудиторские заключения по ней	Годовая хранится постоянно.Квартальная — не менее 5 лет. При отсутствии годовой — постоянно.Месячная сохраняется 1 год. При отсутствии годовой и квартальной — постоянно.	Ст. 351 и ст. 408 Перечня.
Бланки кассового учета (ордера, журналы учета, кассовая книга, чеки, чековые книжки, прочее)	Не менее 5 лет при условии проведения ревизии.	Ст. 362, ст. 459 Перечня.
Путевые листы и журналы учета путевых листов	5 лет.	Ст. 842 и 844 Перечня.
Бухдокументы по расчетам с персоналом по оплате труда (табели, приказы, расчетные ведомости, больничные листы, расчеты отпускных и прочее)	Не меньше 5 л.Если в организации не ведутся лицевые счета по сотрудникам, то обеспечьте сохранность на 75 л.	Ст. 412 и 415 Перечня.
Инвентаризационные описи	Постоянно.В отношении товарно-материальных ценностей — не меньше 5 л.	Ст. 427 Перечня.
Документация по учету объектов основных средств	Постоянно.	Ст. 429 Перечня.
Договоры, соглашения и контракты на поставку товаров, оказание услуг, выполнение работ, в том числе государственные и муниципальные контракты	Не меньше 5 л.В отношении гос. и муниципальных контрактов на важные, крупные поставки — постоянно.	Ст. 272, 436, 440, 456 Перечня.

Документацию нужно хранить постоянно либо до момента полной ликвидации экономического субъекта. При реорганизации (присоединении, реструктуризации) документация подлежит передачи на хранение во вновь созданный субъект.

Ведение налогового учета обязательно для любого экономического субъекта, в отличие от бухучета. К примеру, индивидуальные предприниматели освобождены от ведения бухучета в обязательном порядке.

А вот освобождения от налогообложения не предусмотрено. Исчислять и уплачивать фискальные платежи, в зависимости от выбранного режима налогообложения, должен каждый.

И простой гражданин, и частник, и юридическое лицо.

Помимо обязанности в уплате налогов, плательщики обязаны и предоставлять отчетность. К тому же налоговики вправе запросить документы, подтверждающие правильность исчисления взносов, сборов и фискальных платежей. Следовательно, организациям необходимо сохранять не только документы бухучета, но и регистры, первичку и отчетность в части налогового учета.

Периоды хранения отразим в таблице.

Вид документацииСрок храненияОснование

Регистры налогового учета	Не меньше 5 л.	Ст. 23 и 24 НК РФ.Ст. 392 Перечня.
Отчетность по налогам, сборам, взносам (налоговые декларации, расчеты по авансовым платежам, расчеты по страховым взносам, справки 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и прочие сведения)
Квитанции об отправке отчетности в территориальные органы Федеральной налоговой службы
Описи вложений в почтовые отправления при передаче отчетности почтой
Счета-фактуры	Не менее 4 л.	Ст. 368 Перечня.
Книги покупок, книги продаж, дополнительные листы к книгам покупок и продаж
Журнал учета полученных и выданных счетов-фактур
Книга учета доходов и расходов для организаций, применяющих упрощенный режим обложения (УСНО)	Постоянно либо до полной ликвидации учреждения.	Ст. 346.18 НК РФ.
Расчеты и сведения, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов	Не меньше 6 л.	Ст. 23 НК РФ.
Расчетные ведомости по отчислению взносов	Годовые хранят постоянно. Квартальные — не менее 5 л. При отсутствии годовой отчетности квартальные сохраняют постоянно.	Ст. 390 Перечня Минкультуры.
Расчет по форме 4-ФСС	Не менее 5 л.	П. 5.2, 6.2 и 6.3 Приказа ФСС № 19 от 12.02.2010.

Скачать

Срок истек: порядок действий

По окончанию утвержденного срока хранения документацию необходимо уничтожить. Но нельзя просто взять и выкинуть их в мусорную корзину. Чиновники утвердили специальный алгоритм действий, по которому необходимо осуществлять уничтожение документов.

Если нарушить порядок уничтожения документов учреждения, можно получить административное наказание. Например, некоторые сведения могут содержать персональные данные работников или даже государственную тайну. За разглашение такой информации предусмотрена уголовная ответственность.

Пошаговая инструкция, как уничтожить документацию с истекшим сроком хранения:

1. Создайте специальную экспертную комиссию, которая будет уполномочена проводить экспертизу документов. Обязательно включите в комиссию работников бухгалтерии, а также специалистов по налоговому учету. Для уничтожения кадровой документации — работников отдела кадров, представителей секретариата.
2. Разработайте и утвердите положение о работе экспертной комиссии. Закрепите все права, полномочия и обязанности, которые возлагаются на новую структурную единицу. С содержанием положения необходимо ознакомить членов комиссии под подпись.
3. Назначьте дату проведения заседания экспертной комиссии. Результат оформите специальным протоколом. Отразите, какие документы были включены в проведение экспертизы, обозначьте результаты проведенного анализа.
4. На основании протокола подготовьте акт об уничтожении документов бухучета или налогового учета. По завершению процедуры акт должны подписать все члены экспертной комиссии.

Акт об уничтожении документации бухучета составляйте в произвольном виде. Учитывайте требования к составлению деловой документации. В обязательном порядке укажите следующие реквизиты:

• наименование и реквизиты экономического субъекта;
• дата и место составления;
• номер в хронологическом порядке;
• наименование документа;
• состав комиссии;
• предмет рассмотрения;
• перечень документации допустимо отразить в виде таблицы (наименование, количество);
• заключение;
• подписи ответственных лиц (председатель и члены экспертной комиссии).

Акт утверждается руководителем учреждения.

Смена руководителя

Если в учреждении назначен новый руководитель, то необходимо провести передачу документации. Оформить процедуру следует специальным актом приема-передачи.

В передаточный акт включите все виды документов, не только бухучета, но и кадровую документацию, приказы по основной деятельности, штатные расписания, положения, нормативы, стандарты, документы по охране труда и прочее.

Желательно перед передачей провести инвентаризацию документов на предприятии. Для этого создайте специальную комиссию. Членами комиссии могут выступать работники бухгалтерии, секретариата, кадровики и прочие специалисты.

Порядок передачи документации от старого руководителя новому организация обязана определить самостоятельно. Алгоритм закрепите в учетной политике или отдельным локальным распоряжением по организации. Здесь же допустимо указать информацию о комиссии, ее правах, полномочиях и обязанностях.

Ответственность и наказания

За нарушение установленных правил могут наказать. Если нет документальных подтверждений полученных доходов или произведенных расходов (потеряли, утрачены вследствие ЧС, прочее), налоговики выпишут штраф 10 000 рублей по статье 120 НК РФ. Аналогичные санкции предусмотрены за несоблюдение правил и периодов обеспечения сохранности бланков.

Если данные нарушения привели к занижению налоговой базы — штраф 40 000 рублей или 20 % от неуплаченной суммы налоговых обязательств.

Накажут и ответственных должностных лиц (ст. 15.11 КоАП):

• 5000-10 000 рублей — за первый проступок;
• 10 000-20 000 рублей — за второй и последующие.

Еще за такие правонарушения предусмотрена уголовная ответственность на срок до одного года лишения свободы (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/skolko-byudzhetnoy-organizatsii-khranit-bukhgalterskie-dokumenty

Памятка по правилам хранения и уничтожения бухгалтерских документов

При определении порядка хранения документов бухгалтер должен руководствоваться нормативными актами из разных отраслей права. Среди основных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и сроки хранения бухгалтерских документов, можно выделить следующие:

• Действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105.
• Основные правила работы архивов организации (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.02);
• Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558).

Как определить сроки хранения

Для установления сроков хранения бухгалтерских документов в первую очередь следует ознакомиться с Перечнем типовых управленческих архивных документов. Он представляет собой обновленную версию более раннего перечня и включает в себя типовые архивные документы организаций (независимо от формы собственности) с указанием сроков хранения.

Все документы перечня сгруппированы по разделам, соответствующим общим для большинства организаций управленческим функциям. В частности, раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность», поможет бухгалтеру определить сроки хранения документов своего отдела.

Помимо этого, для быстрого определения сроков хранения бухгалтерских документов можно использовать бесплатный интернет-сервис «Архивист-Онлайн», который выполняет поиск заданного документа (с указанием срока хранения) по трем основным перечням, включая последний типовой перечень от 25 августа 2010 года.

Требования закона о бухучете

Не стоит забывать и о том, что с 1 января 2013 года в силу вступил Федеральный закон от 06.12.

11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, причем, эти сроки не могут быть менее пяти лет после отчетного года (ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). Отметим, что в пункте 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н), содержится аналогичное требование. 

Требования Налогового кодекса

В соответствии с Налоговым кодексом РФ, налогоплательщики обязаны хранить данные бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет. Это относится к документам, которые служат подтверждением важнейших финансовых операций: получение дохода, уплата (удержание) налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Требования к ООО и акционерным обществам

Открытые и закрытые акционерные общества должны обеспечивать сохранность документов, которые образуются в их деятельности, руководствуясь Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.

03 № 03-33/пс). Общества с ограниченной ответственностью могут найти нормы о хранении своих документов в статье 50 Федерального закона от 08.02. 98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

В ней перечислены учредительные и иные организационные документы, подлежащие обязательному хранению.

Сроки хранения электронных документов

Важно отметить, что под архивным хранением бухгалтерских документов понимается не только хранение данных на бумажных носителях.

Согласно статье 5 Федерального закона об архивном деле, включение документов в состав архивного фонда не зависит от способа создания документа и вида носителя.

  Таким образом, бухгалтер обязан обеспечить сохранность не только бумажных, но и электронных документов.

https://www.youtube.com/watch?v=DEElwndhmGE

Документы учетной политики и стандарты организации, а также другие документы и средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности цифровой электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они последний раз были использованы для составления бухгалтерских отчетов (п. 2 ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

Способы хранения бухгалтерских документов

Чтобы обеспечить надлежащую сохранность архивных документов, некоторые организации прибегают к созданию собственного архива.

Это право закрепляется за коммерческими и некоммерческими организациями положениями Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

При этом у них остается свобода выбора способа хранения бухгалтерских документов — в своем архиве или на территории специализированно архивной компании. Рассмотрим подробнее оба варианта.

Организация собственного архива

Если руководство приняло решение хранить документы своими силами, то оно должно выделить под архив отдельное помещение, оснащенное средствами хранения документов (например, полками или стеллажами), системой безопасности, а также системой климат-контроля для соблюдения температурно-влажностного режима.

Кроме того, исходя из общей практики хранения архивных документов, можно дать несколько советов по созданию собственного архива:

• Если в помещении будущего архива слишком много света, то на окнах нужно повесить светонепроницаемые шторы или жалюзи. В противном случае важнейшие документы организации могут выцвести и испортиться раньше истечения сроков их хранения.  
• Если помещение архива находится на первом или цокольном этажах на оконные проемы рекомендуется поставить металлические решетки. Кроме того, в целях предотвращения несанкционированного доступа в архиве можно установить металлическую дверь.
• Необходимо разработать номенклатуру (систематизированный перечень) хранящихся в архиве дел. Номенклатура дел позволит сотрудникам организации сэкономить время при поиске необходимых документов. Копия разработанной номенклатуры дел должна храниться непосредственно в архиве организации.
• Следует разработать регламент выдачи документов из архива. Не стоит выдавать бухгалтерские документы из бухгалтерии или архива организации сотрудникам других структурных подразделений. В некоторых случаях документ может быть выдан по мотивированному запросу с разрешения главного бухгалтера.

Внеофисное хранение бухгалтерских документов

Сегодня на рынке архивных услуг большой популярностью пользуется сервис внеофисного хранения документов. При пользовании сервисом функции хранения бухгалтерских и иных документов передаются в руки профессиональной архивной компании.

Профессиональные архивохранилища оснащены современным оборудованием и выполняют все требования законодательства, предъявляемые к архивам.

В этом их главное отличие от собственных архивов организаций, которые, как правило (особенно в небольших организациях) находятся в весьма запущенном состоянии, поскольку на них не хватает ни средств, ни времени сотрудников.

К внеофисному хранению документов обычно обращаются в тех случаях, когда необходимо освободить часть дорогого офисного пространства и снизить издержки, которые связаны с созданием собственного архива и его последующим обслуживанием (аренда площадей, зарплата архивного сотрудника и др.). А для бухгалтера главным преимуществом внеофисного хранения является снижение непрофильной нагрузки за счет передачи обязанностей по работе с документами (создание архива, систематизация документов, поиск, копирование и т п.) специалистам архивной компании.

Выбор способа хранения бухгалтерских документов — собственный архив или внеофисное хранение — определяется финансовыми возможностями организации и особенностями ведения документооборота.

Как показывает российская практика, при правильном выборе архивной компании внеофисное хранение документов может стать более выгодным с точки зрения финансовых затрат на этапе создания и дальнейшего содержания архива.

Штрафы за нарушение порядка хранения бухгалтерских документов

Если документ был утерян или его содержание стало недоступным для использования, в случае архивной проверки (подробнее о ней см. «Архивная проверка: опровергаем опасные стереотипы») или визита налоговой инспекции, проверяющие могут оштрафовать организацию или ее должностных лиц — руководителя и главного бухгалтера.
Административный штраф в размере от 300 до 500 руб.

может быть назначен должностному лицу за несоблюдение правил хранения документов (ст. 13.20 КоАП РФ). Если же по причине отсутствия документов более чем на 10% было искажено содержание бухгалтерской отчетности, бухгалтер или руководитель могут быть оштрафованы на сумму от 2 000 до 3 000 руб. за грубое нарушение порядка хранения документов и правил ведения учета (ст. 15.11 КоАП РФ).

Самой «дорогой» потерей для организации может стать утрата документов, на основании которых ведется налоговый учет.

Согласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие определенных документов признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За данное нарушение организация может быть оштрафована на сумму от 10 000 до 30 000 рублей.

К таким последствиям приведет отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета.

В случае утраты первичных документов руководитель организации должен назначить комиссию по расследованию причин утраты (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105).

В ситуациях, когда бухгалтерские документы были утеряны в результате форс-мажорных обстоятельств (например, стихийное бедствие) или противоправных действий третьих лиц (кража, умышленный поджог), данный факт должен быть подтвержден сотрудниками соответствующих органов. Так, при пожаре таким подтверждением является справка службы пожарного надзора, в случае хищения документов — справка из полиции.

Уничтожение бухгалтерских документов

Первым этапом процедуры уничтожения документов является оценка документов организации с целью установления сроков их ранения. Для экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архив должна быть сформирована постоянно действующая экспертная комиссия.

Обычно в состав экспертной комиссии, утверждаемой руководителем, входят специалисты разных структурных подразделений организации, которые могут определить ценность  документов и принять решение об уничтожении тех документов, сроки хранения которых истекли.

При ликвидации организации необходимо также создать экспертную комиссию для экспертизы и последующего упорядочивания архивных документов ликвидируемой организации с целью передачи на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом) или уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, то уничтожение бухгалтерских документов производится без согласования с архивными органами. В таких организациях документы, подлежащие уничтожению, определяются после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу — после подписания руководителем.

После того как экспертная комиссия провела экспертизу ценности бухгалтерских документов, ей необходимо подготовить акт о выделении дел к уничтожению, который содержит список документов с истекшими сроками хранения. Единой формы акта о выделении дел к уничтожению нет, и организация должна разработать, а затем утвердить его в индивидуальном порядке.

Общая процедура уничтожения документов установлена в пункте 9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007» (утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.07 № 28-ст).

Обратите внимание: документы могут быть уничтожены только при условии проведения инвентаризации за указанный период. Если инвентаризация не проводилась, проводить уничтожение нельзя.

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). К примеру, для дел, составленных в 2010 году, срок хранения начинается с 1 января 2011 года.

Для проведения оперативной утилизации или уничтожения большого объема бухгалтерских документов целесообразно обратиться за помощью к профессиональным архивистам, которые, помимо всего прочего, помогут исключить риски ошибочного отбора документов на уничтожение.

Кроме того, бухгалтер будет избавлен от необходимости выполнять работу, выходящую за рамки его прямых обязанностей, а документы (включая акт о выделении дел к уничтожению) будут отвечать всем требованиям законодательства.
Напоследок отметим, что уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения влечет административную ответственность.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов бухгалтер может быть оштрафован на основании статьи 13.20 КоАП РФ.

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2013/8/7672

Хранение первичных бухгалтерских документов

Местом хранения первичной документации может быть отдельное помещение, сейф или шкаф. Например, для хранения бланков строгой отчетности должны использоваться сейфы, металлические шкафы или специальные помещения. Хранению в сейфах подлежат и документы, составляющие «коммерческую тайну».

При наличии возможности для хранения документации организуется архив, в который передаются документы бессрочного и долгосрочного хранения, остальные документы могут храниться в бухгалтерии до момента их уничтожения. Представители малого предпринимательства, как правило, лишенные возможности организации архива, хранят документы в бухгалтерии в специально оформленных папках.

Передача первичных документов в архив осуществляется после полного окончания бухгалтерской обработки, причем изначально из первичных документов формируют подшивки, которые подлежат текущему хранению в бухгалтерии и последующей передаче в установленные в организации сроки уже непосредственно в архив.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Такой способ хранения документации обеспечивает удобство доступа к ним при возникновении такой необходимости. Подшивка документов в папки осуществляется последовательно в соответствии с указанной в них нумерацией помесячно.

Обложка каждой папки должна содержать следующие сведения:

• наименование организации;
• название дела;
• порядковый номер дела;
• год и месяц;
• количество страниц в папке.

Передача первичных документов в архив оформляется актом.

Для оптимизации процесса хранения рекомендуется вести журнал архивных дел, включающий следующую информацию:

• дату принятия бухгалтерских документов на хранение;
• номер места хранения (полки, стеллажа, сейфа, шкафа);
• название и номер дела;
• год и месяц, за который составлены документы;
• количество страниц в деле;
• примечания.

Замечание 1

Выдача документов из архива организации возможна только на основании письменного распоряжения главного бухгалтера.

При этом документы могут изыматься соответствующими государственными органами, в частности, органами предварительного следствия, дознания, прокуратурой, судом, налоговыми органами при наличии оформленных в надлежащем виде постановлений.

Главному бухгалтеру или иным должностным лицам организации предоставлено право снятия копий с изымаемых документов в присутствии и с разрешения представителей указанных органов.

Однако на практике представители государственных органов зачастую игнорируют это право, что может привести к утрате документов.

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов

Общий срок хранения бухгалтерских документов составляет пять лет, в том числе он действителен: для первичных документов, формирующих бухгалтерские записи, включая счета-фактуры; для учетных регистров; для расчетно-платежных ведомостей, оформляющих начисления и выплату заработной платы персоналу организации.

При этом срок хранения лицевых счетов, открываемых на каждого работника, составляет 75 лет. Если же такие счета не ведутся, указанный срок их хранения распространяется на расчетно-платежные ведомости.

Особое внимание следует обратить на сроки хранения налоговых документов, поскольку они существенно отличаются от сроков хранения бухгалтерских документов.

Например, годовые формы налоговой отчетности подлежат бессрочному хранению, также как и годовые отчеты об исполнении смет расходов.

Бессрочное хранение распространяется и на квартальную налоговую отчетность при условии отсутствия годовой налоговой отчетности.

Замечание 2

Исключение: документы постоянного хранения организаций, не формирующих государственные и муниципальные архивы, подлежат хранению на протяжении не менее 10 лет.

Исчисление срока хранения бухгалтерских документов

Исчисление срока хранения документации по общему правилу начинается с 1 января года, следующего за годом составления документа. Так, приходный ордер, составленный 5 января 2017 года, подлежит хранению по 2022 год включительно.

Существуют и исключения из общего порядка исчисления сроков хранения первичной документации:

• в отношении книг покупок и продаж – с даты последней записи в них;
• в отношении гражданских договоров – с даты окончания срока их действия;
• в отношении договоров о материальной ответственности – с даты расторжения трудового договора с материально ответственным лицом;
• в отношении свидетельств о постановке на учет в налоговых органах – с даты снятия с учета.

Ответственность за процесс организации хранения первичных документов

Организация хранения первичной учетной документации входит в зону ответственности руководителя организации, непосредственно же процесс обеспечения сохранности, оформления и передачи первичных документов в архив организации находится в ведении главного бухгалтера.

Законодательством Российской Федерации предусмотрены меры административной ответственности за несоблюдение порядка и сроков хранения первичной бухгалтерской документации в виде штрафов, налагаемых на ответственных за указанные процессы должностных лиц, в размере от двух до трех тысяч рублей.

Также ответственность в виде штрафа предусмотрена налоговым законодательством: размер ответственности за это налоговое правонарушение составляет 5 тысяч рублей.

Уничтожение хранящихся документов

Процесс уничтожения в обязательном порядке предваряется экспертизой документов, направленной на проверку правильности определения сроков хранения и уничтожения документов. Для проведения экспертизы приказом руководителя назначается специальная комиссия.

Различают два способа уничтожения бухгалтерских документов.

Первый — с помощью специализированной организации, которой документация, подлежащая уничтожению, передается по акту (накладной) под контролем работника, ответственного за сохранность документации;

Второй — своими силами (посредством сожжения или с помощью техники, предназначенной для уничтожения бумаги). Факт уничтожения в этом случае подтверждает экспертная комиссия.

Источник: https://spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/suschnost_i_soderzhanie_buhgalterskogo_ucheta/hranenie_pervichnyh_buhgalterskih_dokumentov/

Как хранить первичные документы?

Закон требует от компаний на каждое действие оформлять документы с печатями и подписями, но в какой-то момент компания понимает, что воткнуть очередной документ некуда, все шкафы переполнены. Что же делать? Можно ли выкинуть это всё, или надо покупать еще шкафы, арендовать новые помещения под архив?

Чтобы не было проблем, важно соблюдать сроки хранения документов. Для большинства из них установлен срок 5 лет, но в некоторых случаях он может быть гораздо больше, например документы по сотрудникам надо хранить 75 лет, а документы, связанные с созданием организации, и бухгалтерскую отчетность надо хранить в течение всего времени существования компании.

Обязательно ли во всех случаях переводить бумагу? Какие документы можно не распечатывать?

Некоторые документы можно хранить в электронном виде, при этом распечатывать их нет необходимости:

• Банковские выписки и платежки, если у вас есть доступ в интернет-банк;
• Любые документы, которые вы получили в электронном виде с электронной подписью (например, через Контур.Диадок);
• Налоговая и бухгалтерская  отчетность, отправленная в электронном виде через Контур.Бухгалтерию, Контур.Экстерн, личный кабинет налогоплательщика и т.п. с помощью электронной подписи;
• Счета на оплату, выставленные клиентам и полученные от поставщиков. Они не участвуют в формировании налоговой базы и бухгалтерских проводках, поэтому хранить счета в бумажном виде нет необходимости, налоговики при проверке их не затребуют;

Как лучше сформировать архив?

Важно построить систему хранения рабочей макулатуры таким образом, чтобы при необходимости можно было легко найти нужную бумажку.

Так, например, если речь идет о документах по покупкам или продажам, можно их просто в хронологическом порядке хранить – тогда будет папка с документами покупок и папка с документами продаж.

Либо можно еще по поставщикам/покупателям разбить, если по каждому из них много документов.

Тогда будет по каждому поставщику и по каждому покупателю отдельная папка с документами в хронологическом порядке.

Если документов много – стоит сортировать еще и по годам: на каждый год своя папка или хотя бы подраздел в папке с крупной закладкой, чтобы легко можно было найти – где начинаются документы за нужный год.

Удобно еще вкладывать первым листом в папку реестр документов – список тех бумаг, которые в этой папке лежат. В таком списке стоит указать номер, дату, сумму документа, название контрагента, иные необходимые данные, которые позволят определить, что это нужный документ. Многие бухгалтерские программы, например, Контур.

Бухгалтерия, 1С:Бухгалтерия, позволяют распечатать такой реестр, причем можно задать любые необходимые параметры: период, за который печатается реестр, контрагент, если нужен список по конкретному поставщику или покупателю и т.д.

Главное, чтобы все документы были внесены в учетную программу – тогда писать список от руки не придется, а можно будет просто взять из программы.

Если речь идет о кадровых документах – удобнее всего сделать папки с несколькими типами документов: кадровые приказы (например, о приеме на работу, об увольнении, об отпусках, командировках и др.), личные документы сотрудников (их копии паспорта, ИНН, СНИЛС, трудовые книжки и др), зарплата (расчетные и платежные ведомости и др.).

При этом для облегчения поиска можно оригиналы кадровых приказов хранить в соответствующей папке в хронологическом порядке, а их копии – в папках по сотрудникам.

Так можно будет посмотреть все приказы скопом – скажем, если надо понять, кого в тот или иной период времени отправляли в отпуск.

Либо по конкретному сотруднику можно будет отследить его историю – когда приняли, когда отправляли в отпуска, командировки, когда уволили.

Как отсчитывать срок хранения документов?

Начало отсчета срока хранения – 1 января следующего года после даты составления. Например, документ от 05.03.2018 – хранить его надо минимум 5 лет, т.е. с 1 января 2019 по 31 декабря 2023гг, а уже 1 января 2024г можно уничтожить.

Из любого правила есть исключения:

• Так, если куплено основное средство (например, станок) и срок его использования скажем 7 лет, тогда только после полного списания его стоимости в расходы (через амортизацию) начинает отсчитываться срок 5 лет, после чего документы можно будет уничтожить. Т.е. в данном случае придется хранить документы целых 12 лет.
• Если компания понесла убытки и в последующие годы начинает их учитывать в уменьшение налогов (УСН/налога на прибыль) – тогда только после полного списания убытков начинаем отсчитывать 5 лет. Если убытки прошлых лет учитывали, например, в течение 4 лет, то в итоге придется хранить документы 9 лет.
• Если покупатель должен вам за товары/услуги, причем долг признан безнадежным, то можно списать сумму в расходы. Но должны быть сохранены документы, касающиеся сделки. Обычно срок исковой давности составляет 3 года, после этого момента долг может считаться безнадежным. Но если контрагент признал свою задолженность, например, подписал акт сверки, ответил на претензию, оплатил небольшую часть задолженности – срок давности начинает отсчитываться сначала. Но как бы ни пытался отодвигать сроки должник – максимальный срок давности все равно не может превышать 10 лет. В итоге документы по сделке придется хранить в течение всего времени, пока не пройдет срок исковой давности + 5 лет.

Что грозит за отсутствие документов?

Если не будет документов – жди неприятностей: могут насчитать штрафы, недоимки, пени.

Если нет документов – снимут расходы и вычеты по НДС, т.к. должно быть документальное подтверждение. Соответственно, доначислят к уплате НДС и налог на прибыль, а раз срок уплаты давно прошел – насчитают недоимки + пени и штрафы за несвоевременную уплату.

За что	Сколько	На кого	Статья закона
Несвоевременная уплата налогов	20% от суммы неуплаченных налогов	На организацию	П. 1 ст. 122 НК РФ
Отсутствие первичных документов или отчетности в течение установленных сроков их хранения Если повторно выявили отсутствие документов (за другой период например)	5-10 тыс руб 10-20 тыс руб. Или дисквалификация на срок от 1 до 2 лет	На директора На директора	П. 1 ст. 15.11 КоАП П. 2 ст. 15.11 КоАП
Отсутствие первичных документов за 1 год за несколько лет если отсутствие документов привело к занижению налогов	10 тыс руб 30 тыс руб 20% от суммы неуплаченных налогов, но минимум 40 тыс руб	На организацию На организацию На организацию	П. 1 ст. 120 НК РФ П. 2 ст. 120 НК РФ П. 3 ст. 120 НК РФ
Непредставление документов по запросу налоговой	300-500 руб 200 руб за каждый документ	На директора На организацию	П. 1 ст. 15.6 КоАП П. 1 ст. 126 НК РФ
Нет документов, связанных с созданием организации, либо нет бух.отчетности за какой-то год	200-300 тыс руб 2,5-5 тыс руб	На организацию На директора	П. 2 ст. 13.25 КоАП П. 2 ст. 13.25 КоАП

Срок хранения закончился, как лучше избавиться от документов?

Для компании выгодно официально уничтожить документы, а не просто отнести на свалку. Например, если будет судебное разбирательство и потребуют предоставить документы, надо будет подтвердить, что они уничтожены. Если же не предоставить документы и не подтвердить факт их уничтожения, могут оштрафовать на 30-50 тыс руб за неисполнение судебного решения (пункт 1 статьи 17.15 КоАП РФ)

Для уничтожения документов надо:

• издать приказ о создании комиссии (из сотрудников), которая будет проверять архив и выбирать документы с истекшим сроком хранения
• оформить акт, в котором указать уничтожаемые документы, причем каждый переписывать не обязательно, можно просто указать «накладные за 2005 год – 50 штук, крайние даты 15.03.2005-19.11.2005»
• еще в акте надо прописать способ уничтожения документов: утилизация (т.е. сдача в макулатуру на переработку) либо самостоятельное уничтожение путем сжигания, измельчения шредером, выбрасывания и т.д.
• непосредственно уничтожить бумаги. Если они передаются другой компании на утилизацию, то надо составить накладную, указать дату передачи, вес и количество документов/листов.

Таким образом, хранение и уничтожение документов – мероприятия важные и ответственные, а потому к ним стоит подходить серьезно, чтобы не нарваться на налоговые штрафы.

Источник: https://kontakt72.com/stati/kak-hranit-pervichnye-dokumenty/